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Manual básico de Excel 2 0 0 1 3
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Indice: Portada…………………………………………………………………………………………………1 Índice………………………………………………………………………………………………….2 Presentación…………………………………………………………………………………………3 Microsoft Excel………………………………………………………………………………………………….4-24
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Presentación: En el siguiente manual, se presenta detalladamente la manera de utilizar Microsoft Excel. Excel nos presenta hojas de cálculo, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.
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Microsoft Excel 2013 Al abrir el programa de Excel, lo que veremos es nuevo, más limpio pero también está diseñado para ayudarnos a lograr resultados profesionales con rapidez. Encontraremos muchas características nuevas que nos permiten olvidarnos de barreras de números y dibujar imágenes más persuasivas de sus datos, guiándonos hacia decisiones mejores y más fundamentadas.
El nuevo diseño de Excel, permite trabar con facilidad por medio de las plantillas, solo basta con ingresar los datos y empezar a trabajar. Entre las plantillas para utilizar están los presupuestos, calendarios, formularios, informes.
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Un libro, una ventana En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos libros a la vez. Hace la vida más sencilla cuando trabaja en dos monitores.
Nuevas funciones de Excel Encontrará varias funciones nuevas en las categorías de función de matemáticas, trigonometría, estadística, ingeniería, fecha y hora, búsqueda y referencia, lógica y texto. También son novedades algunas funciones de servicio web para hacer referencia a servicios web compatibles con la Transferencia de estado de representación (REST) existente. Busque detalles en Nuevas funciones de Excel 2013.
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Crear un nuevo libro Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos. Haga clic en Archivo > Nuevo. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco.
Introducir los datos Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 de una hoja nueva. Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A. Escriba texto o un número en la celda. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente. Usar Autosuma para sumar los datos Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido de hacerlo es medianteAutosuma. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los números que desea agregar.
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Diseñado por: Adriana Juárez Haga clic en Inicio > Autosuma o presione Alt+=.
La Autosuma suma los números y muestra el resultado en la celda que seleccione.
Crear una fórmula simple Sumar números solo es una de las cosas que puede hacer, pero Excel puede hacer también otros cálculos. Pruebe algunas fórmulas sencillas para sumar, restar, multiplicar o dividir los números. Seleccione una celda y escriba un signo igual (=). Esto indica a Excel que la celda contendrá una fórmula. Escriba una combinación de números y operadores de cálculo, como el signo más (+) para la suma, el signo menos (-) para la resta, el asterisco (*) para la multiplicación o la barra invertida (/) para la división. Por ejemplo, escriba =2+4, =4-2, =2*4 o =4/2. Presione Entrar. De este modo se ejecuta el cálculo. También puede presionar Ctrl+Entrar si desea que el cursor permanezca en la celda activa.
Aplicar un formato de número Para distinguir entre los distintos tipos de números, agregue un formato, como moneda, porcentajes o fechas. Seleccione las celdas que contienen números a las que desea cambiar el formato. Haga clic en Inicio > la flecha que se encuentra junto a General.
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Diseñado por: Adriana Juárez Seleccione un formato de número.
Si no ve el formato de número que está buscando, haga clic en Más formatos de número.
Escribir los datos en una tabla Un modo sencillo de acceder a gran parte del potencial de Excel es poner los datos en una tabla. Esto permite filtrar u ordenar rápidamente los datos para empezar. Seleccione los datos haciendo clic en la primera celda y arrastrándola a la última celda de los datos. Para usar el teclado, mantenga pulsada la tecla Mayús a la vez que presiona las teclas de flecha para seleccionar los datos.
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Haga clic en el botón Análisis rápido selección.
de la esquina inferior derecha de la
Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para poder ver el aspecto que tendrán los datos. Si le gusta, haga clic en el botón.
Ahora puede jugar con los datos: fíltrelos para ver solo los datos que desee u ordénelos para que vayan, por ejemplo, del mayor al menor. Haga clic en la flecha encabezado de tabla de una columna.
del
Para filtrar los datos, desactive el cuadro Seleccionar todo para borrar todas las marcas de verificación y active los cuadros de los datos que desee mostrar en la tabla.
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Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A.
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Mostrar los totales de los números Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números. Seleccione las celdas que contienen los números que desea agregar o contar. Haga clic en el botón Análisis rápido selección.
de la esquina inferior derecha de la
Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales.
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Dar significado a los datos El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca. Haga clic en el botón Análisis rápido de la selección.
que aparece en la esquina inferior derecha
Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos.
Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas.
Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción.
Mostrar los datos en un gráfico La herramienta Análisis rápido recomienda el gráfico adecuado para los datos y le ofrece una presentación visual con unos pocos clics del ratón. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mostrar en un gráfico. Haga clic en el botón Análisis rápido de la selección.
que aparece en la esquina inferior derecha
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Diseñado por: Adriana Juárez Haga clic en Gráficos, muévase por los gráficos recomendados para ver cuál se adapta mejor a sus datos y haga clic en el que desee.
NOTA Excel muestra distintos gráficos en esta galería en función de lo recomendado para sus datos.
Rellenar una columna completa de datos
Relleno rápido es como un asistente de datos que termina el trabajo por usted. Tan pronto como detecta lo que desea hacer, Relleno rápido introduce el resto de los datos de una sola vez, siguiendo el patrón que reconoce en los datos.
Crear un gráfico adecuado para los datos
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Diseñado por: Adriana Juárez Con las Recomendaciones de gráficos, Excel recomienda los gráficos más adecuados para los datos. Eche un vistazo rápido para ver el aspecto de los datos en los distintos gráficos y elija aquel en el que se muestren mejor las ideas que desea presentar.
Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos
Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos de tabla dinámica, la segmentación de datos puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de consultas y otras tablas de datos. Más sencilla de configurar y de usar, la segmentación de datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qué datos está mirando.
Cambios en la cinta de opciones para gráficos
El nuevo botón Gráficos recomendados de la pestaña Insertar le permite elegir entre una gama de gráficos adecuados para sus datos. Los tipos relacionados de gráficos, como los gráficos de dispersión y de burbujas, se encuentran en un paraguas. Además, hay un nuevo botón para gráficos combinados, un gráfico favorito entre las demandas de los usuarios. Al hacer clic en un gráfico, también verá una cinta
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Diseñado por: Adriana Juárez Herramientas de gráficos más sencillos. Con solo una pestaña Diseño y Formato, debería ser más fácil encontrar lo que necesita. Ajustar gráficos con rapidez
Tres nuevos botones le permiten elegir rápidamente y obtener una vista previa de los cambios en los elementos de gráfico (como títulos o etiquetas), el aspecto del gráfico o en los datos que se muestran.
Etiquetas de datos más enriquecidos
Ahora puede incluir texto actualizable y enriquecido desde puntos de datos o cualquier otro texto en sus etiquetas de datos, mejorarlos con formato y texto de forma libre adicional, y mostrarlos casi en cualquier forma. Las etiquetas de datos permanecen en su lugar, incluso cuando cambia a un tipo de gráfico diferente. Puede conectarlos a sus puntos de datos con líneas guía en todos los gráficos, no solo los circulares.
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Incrustar datos de hoja de cálculo en una página web Para compartir parte de la hoja de cálculo en la web, basta con incrustarla en su página web. Otros usuarios podrán trabajar con los datos de Excel Web App o abrir los datos incrustados en Excel.
Guardar y compartir archivos en línea
Excel hace más sencilla la acción de guardar sus libros en su propia ubicación en línea, como su SkyDrive gratuito o el servicio de Office 365 de su organización. También resulta más sencillo compartir sus hojas de cálculo con otros usuarios. No importa qué dispositivo estén usando o dónde se encuentren, todo el mundo trabaja con la versión más reciente de la hoja de cálculo — e incluso pueden trabajar juntos en tiempo real.
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Análisis de datos instantáneos
La nueva herramienta Análisis rápido permite convertir los datos en un gráfico o tabla en dos pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional, minigráficos o gráficos, y haga que su elección se mantenga con solo un clic del ratón.
Crear una tabla dinámica para adaptar datos
La selección de los campos adecuados para resumir sus datos en un informe de tabla dinámica puede resultar una ardua tarea. Ahora puede recibir ayuda. Cuando crea una tabla dinámica, Excel recomienda varias maneras de resumir sus datos y le muestra una vista previa rápida de los diseños de campo para que pueda elegir las impresiones que está buscando.
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Usar una lista de campos para crear diferentes tipos de tablas dinámicas
Cree el diseño de una tabla dinámica que usa una o varias tablas mediante la misma lista de campos. Renovada para alojar tablas dinámicas de una o varias tablas, la lista de campos facilita la búsqueda de los campos que desea en su diseño de tabla dinámica, cambie al nuevo modelo de datos de Excel agregando más tablas, y explore y navegue a todas las tablas.
Crear relaciones entre tablas Cuando tiene datos de diferentes orígenes de datos en varias tablas en el modelo de datos de Excel, la creación de relaciones entre dichas tablas facilita el análisis de sus datos sin tener que consolidarlos en una tabla. Usando las consultas de MDX, puede aprovechar más las relaciones de tabla para crear informes de tablas dinámicas significativas.
Guarde el trabajo Haga clic en el botón Guardar o en la barra de herramientas de acceso rápido o bien, presione Ctrl+G.
Si ha guardado el trabajo antes, ha acabado. Si esta es la primera vez, continúe completando los siguientes pasos:
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Diseñado por: Adriana Juárez En Guardar como, elija dónde desea guardar el libro y desplácese a una carpeta. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el libro. Para finalizar, haga clic en Guardar.
Imprimir Haga clic en Archivo > Imprimir o presione Ctrl+P. Obtenga una vista previa de las páginas haciendo clic en las flechas Página siguiente y Página anterior.
La ventana de vista previa muestra las páginas en blanco y negro o en color, en función de la configuración de su impresora. Si no le gusta la manera en que se imprimirán las páginas, puede cambiar márgenes de página o agregar saltos de página. Haga clic en Imprimir.
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DATO IMPORTANTE
La primera vez que abres Excel 2013, la cinta de opciones mostrará siete pestañas: Inicio:Contiene los comandos necesarios para aplicar formato y editar las hojas de Excel. Esta pestaña organiza los comandos en siete grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar. Insertar:En esta pestaña encontramos los comandos para insertar elementos a nuestra hoja como tablas y gráficos. Los grupos de comandos de esta pestaña son los siguientes: Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráficos, Informes, Minigráficos, Filtro, Filtros, Vínculos, Texto y Símbolos. Diseño de página:Aquí se encuentran los comandos utilizados para preparar nuestra hoja para imprimir y organizar los elementos dentro de la hoja. Los grupos de esta pestaña son: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar. Fórmulas:La pestaña fórmulas contiene los comandos para agregar funciones y fórmulas a nuestras hojas de Excel así como buscar cualquier error en las fórmulas. Los grupos de esta pestaña son: Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo. Datos:Contiene los comandos para importar datos provenientes de otras fuentes y trabajar posteriormente con ellos aplicando algún filtro o quitando duplicados. Los grupos de la pestaña Datos son: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema. Revisar:En esta pestaña están localizados los comandos para revisar, proteger e insertar comentarios en las celdas de la hoja. Los grupos en los que están organizados los comandos son: Revisión, Idioma, Comentarios, Cambios. Vista:Comandos utilizados para cambiar la vista de la hoja y ocultar algunos de sus elementos. Esta pestaña contiene los siguientes grupos: Vistas de libro, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros.
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cada pestaña está formada por grupos y es precisamente dentro de cada grupo donde encontramos los botones de comando. También puedes ver que junto al nombre de algunos grupos, en la esquina inferior derecha, se muestra una pequeña flecha que es conocida como un indicador de cuadro de diálogo y al hacer clic sobre él se mostrará un cuadro de diálogo con más comandos relacionados con dicho grupo. Pestañas contextuales Las siete pestañas mencionadas previamente no son las únicas que se muestran en la cinta de opciones, también existen otro tipo de pestañas conocidas como pestañas contextuales y que se muestran solamente cuando estamos trabajando con algún objeto en particular. Por ejemplo, cuando insertamos un nuevo gráfico en una hoja, Excel mostrará las pestañas Diseño y Formato las cuales tienen comandos especiales para trabajar con el gráfico:
Como puedes observar en la imagen anterior, las pestañas contextuales están agrupadas e identificadas con el nombreHerramientas de gráficos. Si quitamos la selección del gráfico entonces las pestañas contextuales desaparecerán y volverán a mostrarse cundo volvamos a seleccionar de nuevo el gráfico. Ocultar la cinta de opciones En ocasiones necesitamos incrementar el espacio para trabajar con nuestros datos dentro de una hoja de Excel. Para ganar un poco de espacio en pantalla podemos ocultar la cinta de opciones haciendo clic en el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones que se encuentra en la esquina superior derecha de la ventana. Al pulsar el botón se mostrarán tres opciones:
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BIBLIOGRAFÍA
Programa Microsoft Excel 2013
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