Eviter les 7 péchés des présentations en ligne by Xavier de Mazenod

APPRENEZ À COMMUNIQUER ! COMMENT ÉVITER LES SEPT PÉCHÉS DES PRÉSENTATIONS EN LIGNE ET EN DIRECT Un rapport de 1080 Group Rédigé pour Citrix Online Août 2009

CE QUE VOUS APPRENDREZ Bien qu’il y ait un consensus sur le fait que la communication directe reste le meilleur moyen de former une personne ou de distribuer et vendre un produit, trop souvent les bénéfices ne compensent pas les coûts. Les présentations en ligne et en direct représentent un bon compromis. Les présentations en ligne au cours de sessions virtuelles appelées « webinaires » mettent en contact les animateurs et l’audience depuis leur bureau dans le monde entier et en temps réel, ce qui amplifie la portée de la diffusion des messages clé tout en réduisant les frais de déplacement. Cependant, cette opportunité de communication soulève une question importante : Comment les animateurs doivent-ils procéder pour fournir des présentations percutantes et convaincantes auprès de personnes qui ne se trouvent pas dans la même salle ? Pour comprendre comment les animateurs s’y prennent pour relever ce défi, 1080 Group, LLC a réalisé des études quantitatives et qualitatives en mai et juin 2009 en interrogeant plus de 600 professionnels sur la manière de planifier, élaborer et offrir des présentations en ligne efficaces. Les résultats indiquent que les webinaires sont devenus une pratique courante dans les entreprises, que ces dernières ont l’intention d’y avoir de plus en plus recours et que cela permet bel et bien aux animateurs d’atteindre une audience à distance. Cependant, ces mêmes résultats soulignent l’importance d’éviter des erreurs fréquentes. Ce rapport donnera aux animateurs en ligne les outils nécessaires pour organiser des rencontres plus efficaces en indiquant : • Les principaux résultats des études réalisées • Les sept erreurs critiques commises lors des présentations en ligne et les moyens de les éviter • Une liste de contrôle à utiliser par les animateurs lors de la préparation d’un webinaire

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LES ANIMATEURS PRÉVOIENT D’INTENSIFIER LE RECOURS AUX PRÉSENTATIONS EN LIGNE La pratique des webinaires est arrivée à un moment charnière Parmi les personnes interrogées, 91 % ont déjà assisté à un webinaire et ont l’intention d’intensiﬁer de 148 % le recours aux webinaires au cours des six prochains mois, d’une moyenne mensuelle passant de 2,1 à 5,2.

Neuf personnes sur dix ont déclaré avoir déjà assisté à un webinaire et 35 % des personnes interrogées ont organisé au moins une présentation.

Pourquoi utiliser des webinaires ? • Réduit les frais de déplacement • Permet de se concentrer sur d’autres tâches • Ajoute un élément visuel aux audioconférences • Évite les inconvénients du voyage

Indépendamment de leur niveau d’expérience ou de leur fréquence d’utilisation des webinaires, toutes les personnes interrogées sont d’accord sur le fait que la réduction des frais de déplacement (voir barre latérale) en est le principal avantage. Cependant, un examen des réponses fournies par les animateurs les plus expérimentés indique qu’ils sont certes d’accord sur cet avantage, mais qu’ils apprécient davantage les avantages secondaires : • Réduit les frais de déplacement • Permet d’atteindre une audience qui serait autrement inaccessible • Nous permet de former plus d’employés ou de clients Proﬁt Les webinaires ne sont plus une nouveauté réservée aux seuls pionniers. Par conséquent, pour toute personne qui souhaite diffuser un message, cette tendance entraîne un changement de paradigme, à savoir de « Dois-je avoir recours à des webinaires ? » à « Lors de mes présentations en ligne, comment dois-je procéder ? ».

Etude 1080 Group Mai et juin 2009

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La « facilité d’utilisation » citée comme le principal facteur de réussite Une liste de 17 points a été présentée aux personnes interrogées pour quatre catégories de présentation : contenu, conception, livraison et logistique. Lorsqu’on leur a demandé d’évaluer chaque point par ordre d’importance pour le succès d’un webinaire, il est en ressorti que les quatre principaux facteurs de réussite sont : • La facilité d’utilisation pour y accéder et y participer • La qualité de la voix de l’animateur ou de la prestation • La clarté du message et/ou de l’appel à passer à l’action lors de la présentation • La précision de la description du contenu du webinaire dans l’invitation et/ou la page d’inscription Profit La technologie n’est qu’un moyen qui permet d’accéder aux bénéfices des webinaires. Mais elle ne doit pas être au détriment d’une communication efficace. La priorité d’une présentation efficace reste la compréhensibilité du contenu, l’utilité et la précision lors de la communication. Principal domaine de croissance : « Maintenir les participants concentrés » Les personnes interrogées ayant l’expérience des webinaires ont indiqué que le « maintien de la concentration » est le problème principal. Lorsqu’on leur a demandé d’évaluer leur chance de réussite avec les webinaires (par opposition à une communication en personne), ces animateurs se sont dit les moins préparés.

« La clé est l’engagement de l’audience, ce qui signiﬁe interagir et éviter les monologues ». Bettina Davis Ancienne directrice principale des formations Intel Corporation

Un examen approfondi des données indique que les animateurs qui disent avoir une grande expérience des webinaires sont ceux qui se disent le mieux préparés pour s’adresser à une audience en ligne. Proﬁt Toutes les personnes interrogées sont d’accord sur le fait que les webinaires présentent de nombreux avantages, mais il ressort de l’étude que les animateurs les plus expérimentés sont les plus à l’aise face à une audience à distance. S’adresser à une audience à distance nécessite de la pratique et ceux qui s’y investissent seront les mieux récompensés.

COMMENT ÉVITER DE COMMETTRE LES SEPT PÉCHÉS CAPITAUX DES PRÉSENTATIONS EN DIRECT ET EN LIGNE ? Pour atteindre votre objectif au cours d’une présentation en direct et en ligne, il est essentiel de comprendre les clés du succès. Cette section identiﬁe les erreurs critiques, bien qu’évitables, ainsi que les mesures à prendre pour maîtriser cette pratique le plus vite possible.

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Avant la tenue de votre présentation en ligne Erreur n° 1 : ne pas investir dans le succès de sa présentation en ligne. Près de la moitié des participants a indiqué consacrer plus de temps aux présentations en personne qu’aux présentations en ligne. Cependant, lorsqu’on leur a demandé de comparer leur degré de préparation pour ces deux formats, ils ont indiqué « l’interaction convaincante » et « la conception des diapositives » comme leur point faible lors des présentations en ligne. Ces mêmes personnes considèrent l’avantage « possibilité de se concentrer sur d’autres tâches » comme venant après la réduction des frais de déplacement. D’après les réponses des animateurs les plus expérimentés qui bénéﬁcient le plus des webinaires, il semble que l’investissement du temps économisé dans l’élargissement des compétences professionnelles est fortement rentable. Passez à l’action • N’oubliez pas que le format électronique transforme la livraison et la réception des messages • Adoptez une perspective « adaptation à un nouvel environnement de communication » • Consacrez le temps économisé à votre travail et à votre audience

« Les meilleurs événements sont ceux qui proposent des idées réalisables. Expliquez clairement comment votre événement aidera à résoudre un problème, puis tenez votre promesse. Les participants en redemanderont ! » Tim Kopp Directeur principal du marketing ExactTarget

Planiﬁcation de votre présentation en ligne Erreur n° 2 : manque de clarté sur ce qui motive l’audience Naturellement, une question posée fréquemment est « Comment amener les gens à participer ? » Une plus grande participation signiﬁe souvent une meilleure opportunité pour délivrer les connaissances et les compétences qui vous permettent d’atteindre vos objectifs. Lorsqu’on leur a demandé d’évaluer les présentations en ligne du point de vue de l’audience, les personnes interrogées ont envoyé un message clair aux animateurs au sujet du contenu, les deux facteurs de réussite étant : • La clarté du message et/ou de l’appel à passer à l’action lors de la présentation • La précision de la description du contenu du webinaire dans l’invitation et/ou la page d’inscription On a plus de chance d’obtenir une large participation et une participation de qualité quand les personnes peuvent répondre à la question « Quelle est l’utilité pour moi ? » Si vous ne connaissez pas leurs motivations, vous ne serez pas capable de créer des messages qui les inciteront à s’inscrire.

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« Étant donné ce que nous connaissons sur les limites de la mémoire, les animateurs doivent de nos jours se concentrer sur les points essentiels et trouver des façons plus convaincantes de les présenter ». Cliff Atkinson, auteur Beyond Bullet Points

Passez à l’action • Identifiez l’audience que vous souhaitez ou que vous avez besoin d’attirer • Identifier les contraintes ou problèmes pour lesquels l’audience sera la plus prête à passer à l’action • Élaborez une proposition claire basée sur ce que votre audience souhaite entendre en trouvant un compromis avec ce que vous avez à dire Erreur n° 3 : centre de la présentation mal défini Les animateurs ont parfois tendance à faire de leurs présentations un « fourre-tout ». Les études confirment que cela est contre-productif. Lorsqu’on a demandé aux personnes interrogées d’identifier ce qui est le plus ennuyant d’un point de vue de l’audience, les principales réponses furent : • L’animateur essaie de couvrir un trop grand nombre de points • L’animateur s’éloigne du message L’impact n’est efficace que quand l’animateur transmet des connaissances et des compétences dont l’audience se souviendra à long terme. Cependant, la mémoire à court-terme limite la quantité d’informations pouvant être assimilées et retenues au cours d’une seule session. Une fois les défis qui motivent votre audience identifiés, vous devez impérativement vous concentrer sur les quelques points clés qui auront l’impact le plus fort. Le logiciel de webinaire permet aux animateurs en ligne de continuer à écouter et à apprendre tout en aiguisant le sujet du séminaire au fur et à mesure de l’inscription et de la participation. Passez à l’action • Demandez-vous : « Si l’audience ne se souvient que de quelques points clés, quels doivent être ces points clés ? » • Éliminez ce qui n’a aucun rapport direct avec ces points clés • Utilisez les données d’inscription, des enquêtes, des sondages et les autres outils pour aiguiser le contenu

Élaborez votre présentation en ligne Erreur n° 4 : pensez en termes de mots et non pas d’idées et d’images L’audience mémorisera plus facilement les points clés si la présentation a un impact émotionnel. Étant donné que le changement de « contexte » renforce l’importance des diapositifs de la présentation, vous réussirez à optimiser l’impact de votre présentation si vous optimisez son impact visuel. Les images ont la capacité de créer des émotions, de raconter une histoire ou d’illustrer un point plus rapidement et plus efﬁcacement que les mots, à condition bien sûr qu’elles soient pertinentes. Lorsqu’interrogées

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« En tant que formateur à distance expérimenté, je sais que l’interaction est un facteur clé de la motivation. En tant que participant, si je sais déjà que je pourrai obtenir une vraie réponse à une question, il y a bien plus de chances que je participe à l’événement en direct ». Lynn Seraﬁnn, MAED, CPCC, formatrice et auteur du best-seller The Garden of the Soul: Lessons from Four Flowers that Unearth the Self Prix : Microsoft UK Prix 2005 de l’enseignant innovateur (Innovative Teacher of the Year Award)

sur le format des présentations, les personnes interrogées ont indiqué « l’utilisation d’images pertinentes » comme facteur de succès. Cependant, une approche visuelle ne signifie pas que tout doit passer par l’image. Les tableaux et graphiques peuvent remplir la même fonction. L’entreprise reste identique : les images sont plus parlantes que les mots et ont un plus fort impact. Passez à l’action • Identifiez ce que l’argument que vous avancez signifie pour l’audience • Passez en revue des images ou graphiques qui ont le potentiel de capter l’audience, d’appuyer votre propos et de renforcer l’impact de votre présentation • Choisissez des images et graphiques faciles à comprendre et convaincants Erreur n° 5 : faire un panorama diapos en ligne Lors des présentations en ligne, le point focal de l’audience n’est plus l’animateur devant l’audience mais l’écran de l’ordinateur. Il est certes important de renforcer l’impact visuel de votre présentation, mais en vous concentrant uniquement sur des diapositives, même de grande qualité, vous pourriez oublier de faire participer l’audience. Une audience dont l’attention est captée par des contenus audiovisuels a une plus grande chance de retenir les informations que si la présentation est uniquement orale, et ceux qui, d’une façon ou d’une autre, participent activement auront une plus grande chance de se souvenir des enseignements dispensés. Le logiciel de webinaire comprend des outils qui vous permettent de faire intervenir l’audience de diverses façons. Lorsque les sondages, questions-réponses, chat, enquêtes, demandes d’intervention et indicateurs d’attention sont utilisés consciemment, ils permettent aux animateurs en ligne de stimuler l’intérêt des participants, de dialoguer avec eux et de les « surveiller ». Passez à l’action • Réfléchissez à la manière de stimuler l’intérêt des participants lors de séminaires traditionnels et appliquez ces activités à un nouvel ensemble d’outils • Identifiez les changements et opportunités • Augmentez la fréquence d’interaction autour des enseignements que vous dispenseriez au cours d’un séminaire traditionnel

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Planiﬁer les outils et les compétences de la présentation Séminaire traditionnel

Séminaire en ligne (webinaire)

Projecteur

Partage sur bureau, tours Web

Tableau

Outils d’annotation et de dessin

Surveiller l’audience

Indicateur d’attention, indicateur de demande d’intervention, gestionnaire des questions

Appréciation de l’audience ou discussion de groupe

Audio : téléphone/VoIP Écrit : questions/réponses, tchat

« Mains levées » parmi l’audience

Indicateur de demande de participation, sondage

Collaboration

Tchat, questions/réponses, tableau partagé, bureaux partagés, clavier partagé et contrôles de la souris

Documentation

Partage de documents

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« NE LISEZ PAS votre présentation. La lecture est un réﬂexe facile car l’audience n’est pas là pour vous VOIR. Cependant, la monotonie de la diction vous trahira et l’audience décrochera ». Ann Handley Directrice principale des contenus, MarketingProfs

Tenue de votre présentation en ligne Erreur n° 6 : ignorer l’audience Pour ce qui est de la tenue de la présentation, les principales sources d’agacement mentionnées par les personnes interrogées sont : • L’animateur lit le contenu des diapositives • L’animateur lit un texte rédigé au préalable Le message aux animateurs est clair : « Parlez-nous ! » En face à face, on a plus facilement tendance à regarder son audience pour ne consulter ses notes que de temps en temps. En ligne, nous ne sommes pas devant l’audience, ce qui renforce la tendance à « coller à la diapositive » et à en lire le contenu. La solution consiste à apprendre une nouvelle méthode pour ne pas perdre l’audience de vue. À la façon d’un pilote qui apprend à piloter à la fois par instinct et en s’aidant des instruments de navigation, les animateurs en ligne arrivent à ne pas perdre le contact avec leur audience en apprenant à gérer les outils d’interaction disponibles dans les solutions de webinaire et en répondant en temps réel aux signaux de l’audience. Passez à l’action • Privilégiez l’authenticité par rapport à la perfection • Interagissez avec les membres de l’audience par « contact visuel » au moyen des outils d’interaction Erreur n° 7 : négligez le « langage corporel » virtuel Après la « facilité d’utilisation », le deuxième facteur de succès mentionné par les personnes interrogées est la « qualité de la voix de l’animateur ou de la prestation ». Inversement, après les principales sources d’agacement mentionnées précédemment (lire les diapos ou un texte rédigé au préalable), les personnes interrogées ont mentionné « la monotonie et un rythme constant ». Si l’audience ne vous voit pas en personne, cela reste une expérience audiovisuelle basée sur votre propre prestation. La solution, qui sera également l’opportunité pour vous de renforcer votre impact, ne consiste pas seulement à éviter une prestation monotone, mais aussi à capter votre audience avec des mouvements visuels. Passez à l’action • Répétez, enregistrez-vous et écoutez-vous ! Les solutions de webinaire offrent une touche d’enregistrement/lecture qui vous permettra de vous évaluer • Aidez-vous des outils d’annotation et des pointeurs pour orienter la présentation visuellement

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CE QUE VOUS DEVEZ RETENIR ! Seuls 6% des 600 personnes interrogées ont dit avoir un budget en augmentation au cours des derniers mois tandis que 74 % de ces personnes ont signalé que leur budget a diminué ou « stagné, bien qu’avec une tendance à la baisse ». Dans ce contexte, la croissance rapide du recours au webinaire pour atteindre les clients potentiels, les clients existants, les formateurs et les employés n’a rien de surprenant. Le message envoyé aux animateurs de présentations en direct et en ligne est partout le même : « Vous pouvez me convaincre, même si je ne suis pas là devant vous ! » Mettez l’audience au centre de vos présentations ! Vous susciterez l’intérêt de l’audience et saurez convaincre si votre prestation représente une plus-value pour les participants. Assurez-vous de savoir ce qui peut les motiver, aiguisez votre message et offrez exactement ce que vous avez annoncé en premier lieu. Expérimentez ! Souvenez-vous que la technologie en ligne transforme la livraison et la réception du message. Avec un peu d’expérience et d’effort de planification, les webinaires peuvent représenter une interface audiovisuelle extrêmement efficace. Pensez en termes d’images pour avoir un impact émotionnel et prévoyez des possibilités d’interaction dans vos présentations pour faire des membres de l’audience de véritables participants actifs. Soyez authentique ! Les membres de l’audience sentent si vous communiquez auprès d’eux ou si vous communiquez avec eux. Utilisez les outils de votre solution de webinaire pour surveiller votre audience et contrôler le degré d’attention des participants. Faites en sorte qu’ils ne décrochent pas en alliant langage corporel et outils de webinaire avec votre plus précieux atout, à savoir une voix authentique. *** Informations sur 1080 Group, LLC Roger Courville est l’auteur de l’ouvrage The Virtual Presenter’s Handbook. Il intervient fréquemment dans des séminaires sur l’utilisation des communications en ligne et en direct en vue de l’amélioration de la productivité. Roger est le directeur de 1080 Group, LLC, une société de formation et de conseils indépendante qui aide les entreprises à découvrir et à optimiser les présentations et séminaires en ligne. À sa connaissance du monde des affaires s’ajoute celle d’experts confirmés qui ont rejoint 1080 Group. Ensemble, ils ont collaboré avec des centaines de clients sur des milliers d’événements dont le nombre de participants dépassait le million de personnes. Ressources supplémentaires de 1080 Group www.TheVirtualPresenter.com - Le blog de Roger et le site de son livre www.WebSeminarTips.com - Conseils de réalisation de séminaires en ligne www.WebSeminarToolkit.com - Outils pour les réalisateurs de séminaires en ligne www.twitter.com/1080Group - Roger sur Twitter © 2009 1080 Group, LLC. Tous droits réservés. Sans le consentement écrit explicite de 1080 Group, LLC, la reproduction de ce document dans un quelconque format, en partie ou dans son intégralité, pour un quelconque usage est interdite. © 2009 1080 Group, LLC

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LISTE DE CONTRÔLE POUR LA RÉALISATION DE PRÉSENTATIONS EN LIGNE Gardez cette liste pour vous y reporter ultérieurement

Étape

Questions clés

Identiﬁez votre audience et les contraintes probables qui feront que les participants passeront à l’action

Quelle est votre audience idéale ? Quels sont leurs souhaits, besoins ou désirs ? Quelles sont les contraintes ou les opportunités de réussite qui les motiveront pour passer à l’action ?

Élaborez une proposition claire

L’audience comprendra-t-elle clairement les objectifs que vous lui proposez ? Ces propositions sont-elles clairement déﬁnies dans l’invitation ou sur la page d’inscription du webinaire ?

Identiﬁez quelques points clés faciles à retenir

Si l’audience devait ne mémoriser que quelques idées clés, lesquelles seraient-elles ? Proposez-vous des questions, des sondages ou des enquêtes au moment de l’inscription pour aiguiser votre présentation avant ou pendant la tenue du webinaire ?

Réalisez vos diapositives en attachant une importance à l’élément visuel

Quel est l’argument clé développé sur une diapositive ? Sur quelles images, graphiques ou tableaux pouvez-vous vous appuyer ? L’image est-elle parlante et convaincante ?

Mettez en place une expérience audiovisuelle pour l’audience

Avez-vous réﬂéchi au moyen que vous utiliseriez pour susciter l’intérêt de l’audience si vous lui faisiez face ? Avez-vous identiﬁé les moyens qui ne s’appliquent pas au contexte virtuel ? Quels sont les éléments qui changent ? Quelles sont les possibilités offertes par le contexte virtuel et qui n’existaient pas dans les séminaires traditionnels ? Comment pourriez-vous augmenter la fréquence de l’interactivité pour garder l’attention de votre audience éveillée ?

Parlez à l’audience, pas Avez-vous vraiment compris que l’audience privilégie l’authenticité par rapport à la à l’ordinateur !

perfection ? Avez-vous répété votre présentation pour ne pas être tenté de lire les diapositives ? Quels outils de webinaire utiliserez-vous pour « surveiller » l’audience ?

N’oubliez pas le langage corporel virtuel

Êtes-vous naturel comme vous le seriez avec un collègue de conﬁance ? Avez-vous identiﬁé les outils avec lesquels vous vous sentez le plus à l’aise pour diriger l’attention de l’audience (par ex. annotations, pointeurs, marqueurs, etc.) ?

Si vous souhaitez poursuivre votre lecture sur les moyens de réaliser des présentations en ligne efﬁcaces, consultez le site www.TheVirtualPresenter.com

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