Gestión eficaz del tiempo
Dirección, coordinación y supervisión técnica
C.E.E.I. GALICIA, S.A.
AUTOR Proxectos Consultoría e Formación SL. COLABORADOR Ana Núñez González EDITA C.E.E.I. GALICIA, S.A. (c) de la edición: C.E.E.I. GALICIA, S.A. D.L DISEÑO Y MAQUETACIÓN Proxectos Consultoría E Formación S.L. Producciones Khartum S.L. IMPRIME Santiago de Compostela, C.E.E.I. GALICIA, S.A. 2009 Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización escrita de los titulares del “Copyright”, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio o procedimiento, incluidas la reprografía y el tratamiento informático y la distribución de ejemplares de la misma mediante el alquiler o los préstamos públicos.
ÍNDICE 0. Introducción 0.1 Objetivos de este cuaderno
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0.2 La importancia de la gestión del tiempo
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1. El sistema de administración inteligente del tiempo: concepto 1.1 El control del tiempo en el trabajo
2. Proceso de construcción de un sistema de administración inteligente en el tiempo
9 12
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2.1 Determinar los objetivos y programar el tiempo
15
2.2 Eliminar actividades
18
2.3 Revisar la propia actitud y comportamiento
18
2.4 Plan de mejora personal
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3. Los devoradores de tiempo
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4. Trucos para la gestión del tiempo
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5. Plan de acción para mañana 6. Delegación, priorización y organización de las actividades
29 33
6.1 ¿Por qué no se delega?
36
6.2 Ventajas e inconvenientes de la delegación
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6.3 El proceso de delegación
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Gestión eficaz del tiempo ÍNDICE
5
3
0. Introducci贸n
0.
Introducción
0.1 Objetivos de este cuaderno El objetivo del presente manual es transmitir algunas pautas y metodologías que permitan mejorar la organización personal diaria. Dada la diversidad de tareas que se tienen que desarrollar a diario es necesaria una buena organización que permita el aprovechamiento excelente de cada jornada de trabajo.
Además, una buena gestión del tiempo generará hábitos de trabajo saludables que poco a poco irá trascendiendo a otros niveles hasta llegar a mejorar el balance de resultados.
0.2 La importancia de la gestión del tiempo 7
“El tiempo es el recurso más importante; quien no lo sabe aprovechar, no sabe administrar nada”. Peter Drucker.
En la actualidad las responsabilidades de los empresarios y profesionales aumentaron: los plazos se acortan, la cantidad de trabajo aumentó y en la actualidad hay que trabajar más horas para poder controlar, tanto el volumen creciente de información como las nuevas responsabilidades. De aquí la importancia de saber gestionar bien el tiempo del que se dispone; ya que de esta gestión dependerá el alcance de los objetivos marcados y, por tanto, el buen funcionamiento del negocio.
Gestión eficaz del tiempo INTRODUCCIÓN
1. El sistema de administraci贸n inteligente del tiempo: concepto
1.
El sistema de administración inteligente del tiempo: concepto
Con el fin de conseguir los objetivos de la organización y mejorar sus resultados, muchas personas adoptan el sistema de administración inteligente del tiempo. Son los conocimientos y estrategias necesarias para la correcta organización y optimización del tiempo de trabajo. Es importante llegar a comprender la naturaleza y funcionamiento de cualquier recurso antes de poder utilizarlo adecuadamente. Esto es especialmente aplicable al tiempo, debido a que el concepto que se tiene de él varía de una persona a otra. El tiempo es un recurso conocido y perfectamente delimitado, con una serie de cualidades que sirven para definirlo: • No se puede almacenar, el tiempo desperdiciado es irrecuperable. • Es medible. • Es equitativo: son 24 horas para todos. • Es escaso, indispensable, limitado e inexorable. La gestión eficaz del tiempo son las medidas y actuaciones que se realizan para conseguir los objetivos marcados en el menor tiempo posible, optimizando el tiempo de duración de las tareas. 11
La gestión eficaz del tiempo permite a cualquier profesional efectuar el análisis de su situación actual y establecer planes y medidas de actuación que le permitan mejorar de forma considerable su organización diaria. Una buena gestión del tiempo permitirá: • Obtener una mejor visión de las actividades y prioridades que la persona tiene delante. • Alcanzar consecuente y sistemáticamente los objetivos que la persona se propuso. • Tener más tiempo libre para la creatividad o para el descanso. • Estar más motivado/a. • Aprovechar mejor las horas.
Gestión eficaz del tiempo El sistema de administración inteligente del tiempo: concepto
Y además, gestionar el tiempo significa: • Tener claros los objetivos que se desean alcanzar. • Ser conscientes de cómo se está utilizando el tiempo. • Conocer las prioridades. • Planificar las tareas sin olvidar las prioridades. • Saber gestionar las interrupciones. • Mejorar la efectividad de las reuniones. • Tener la fuerza de voluntad y disciplina que ayude a hacer las cosas en su momento. Independientemente del que se trate, no dejarlo “para mañana”.
El tiempo es el recurso más precioso que si se malgasta, entrañará: • Tensión. • Costes económicos. • Pérdida de oportunidades.
1.1 El control del tiempo en el trabajo 12
Hablar de control del tiempo es hablar de incrementar el tiempo que se tiene a nuestra disposición, es decir, aquel que puede utilizar libremente según nuestro criterio y necesidades. En la jornada laboral surgen imprevistos, demandas del interior y del exterior, visitas, etc. que no se pueden anticipar y que roban un tiempo muy preciado. El tiempo que se tiene realmente bajo control no suele pasar del 20% de la jornada laboral. Lo interesante es incrementar este tiempo y acercarse al 60%, dejando el resto como margen para poder hacer frente a los posibles imprevistos que surjan. Para aumentar dicho control lo primero que se debe hacer es planificar la distribución y uso del tiempo entre las distintas tareas para luego poner en marcha procedimientos de control de tiempo dedicado a tareas secundarias y mal diseñadas. A continuación se muestra un sistema de gestión del tiempo de cuatro pasos.
Gestión eficaz del tiempo El sistema de administración inteligente del tiempo: concepto
2. Proceso de construcci贸n de un sistema de administraci贸n inteligente en el tiempo
2.
Proceso de construcción de un sistema de administración inteligente en el tiempo
As catro etapas que conforman o ciclo para a correcta xestión do tempo enuméranse a continuación e, de seguido, explícase cada unha delas por separado: 1. Determinar los objetivos y programar el tiempo. 2. Eliminar actividades. 3. Revisar la propia actitud y el comportamiento. 4. Establecer el plan de mejora personal.
2.1 Determinar los objetivos y programar el tiempo Para conseguir mejorar la gestión del tiempo se deben: • Tener muy claros los objetivos, establecer planes realistas y concentrar todos sus esfuerzos para alcanzarlos. • Es preferible realizar la planificación por escrito, ya que esto facilitará: - Visión conjunta y global de las actividades a realizar. - Mayor compromiso con el plan. - Registro del tiempo empleado para posteriores análisis. • Reservar tiempo para compromisos especiales y tareas destacadas.
Los objetivos Cuando se marcan objetivos, se pueden establecer las prioridades y utilizar al máximo las propias aptitudes para alcanzar el éxito. Además marcar objetivos ayuda a mantener la perspectiva y a no dejarse llevar por los acontecimientos.
Gestión eficaz del tiempo Proceso de construcción de un sistema de administración inteligente en el tiempo
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Los objetivos contribuirán a que la empresa sea eficaz y funcione con éxito si: • Son claros. • Están bien definidos. • Son conocidos por todos los que han de contribuir en su realización. • Se controla la consecución de los mismos. Además los objetivos deben ser: • Importantes, deben tener un componente de reto ya que esto motiva para alcanzarlos. • Pocos, no establecer más objetivos de los que se pueden alcanzar. • Concretos, referidos a una meta o resultado específico. • Compatibles, por ejemplo con otros objetivos. • Asequibles, deben implicar dificultades para la motivación pero si son inalcanzables se convierten en elementos desmotivadores. • Cuantificables. • Escritos, quedar registrados para poder ser consultados y comparados con la realidad.
Programar el tiempo La programación del tiempo es el establecimiento de previsiones en cuanto al propio tiempo, con el objetivo de alcanzar de la mejor forma posible los objetivos perseguidos.
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Dedicándole unos minutos diariamente a la programación del trabajo al comienzo de cada día, se obtienen considerables ahorros de tiempo dentro de la propia jornada. Para esto es importante dedicar la cantidad de tiempo adecuada a la planificación.
Tras fijar unos objetivos realistas y asequibles, se debe empezar a programar el tiempo: • Anotar las tareas a realizar. • Asignar el tiempo estimado de cada actividad. • Calcular el tiempo diario planificado. • El tiempo diario programado no debe superar el 60%.
Gestión eficaz del tiempo Proceso de construcción de un sistema de administración inteligente en el tiempo
Además es necesario: • Trabajar con agenda. • Distribuir las actividades a lo largo de la jornada. • Asignar períodos suficientes, sin ser excesivamente generoso. • Ajustar el tiempo sobre la base de la rentabilidad y la perfección. • Recordar en todo momento que se debe: - Establecer prioridades. - Agrupar actividades. - Delegar tareas.
Se debe optimizar al máximo el tiempo pero planificando en un tiempo intermedio, suficiente pero sin ser excesivo. Debe señalarse que el tiempo dedicado a planificar a menudo se percibe cómo una pérdida de tiempo, pero lo cierto es que planificar permite un mayor ahorro de tiempo posterior. Para lograr una correcta programación del tiempo puede resultar útil analizar objetivamente como se está utilizando el tiempo. Para eso basta con registrar las actividades que se realizan a lo largo de un intervalo de tiempo lo suficientemente amplio para que sea representativo, por ejemplo un día o una semana. Si la actividad se repite diariamente, con un día será suficiente. Una vez registrada la información se elaborará un cuadro donde queden reflejadas las tareas, la frecuencia con la que aparecen, el tiempo que se le dedica la cada una de ellas y el porcentaje que esto supone. De los resultados que se obtienen, se analizan las tareas que ocupan la mayor parte de nuestro tiempo para determinar si son realmente importantes. Sería interesante clasificar las tareas dependiendo de su grado de importancia. También sería conveniente analizar el nivel de interrupciones que se producen y, en caso de que este sea muy elevado, debe realizarse también un registro para determinar la naturaleza de estas.
Gestión eficaz del tiempo Proceso de construcción de un sistema de administración inteligente en el tiempo
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2.2 Eliminar actividades Para una correcta gestión del tiempo se deben eliminar actividades de su agenda respetando una serie de normas: • Ante el dilema de suprimir o mejorar una tarea, siempre que sea posible, se suprimirá. • Sólo se deben realizar las actividades que contribuyan a la consecución de objetivos. • Evitar los compromisos inútiles.
2.3 Revisar la propia actitud y comportamiento Los factores que debemos revisar para conseguir un cambio de actitud y comportamiento conjuntos son, por un lado, los estilos de comportamiento respecto al tiempo, y por otro, practicar ó no la delegación. Hay factores y actuaciones de quien tiene personal a su cargo que debe analizar y, en su caso, corregir para administrar su tiempo adecuadamente. Algunos de los más frecuentes son:
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• No dar instrucciones suficientemente claras. Los trabajadores temen equivocarse y acuden continuadamente a su responsable para pedir consejo. • Tener debilidad por ciertos trabajos que los guarda exclusivamente para sí. • Querer controlar personalmente todo ya que no tiene confianza en sus trabajadores. • No delegar en sus trabajadores, por lo que se ve obligado a solucionar problemas sin importancia. • Tener impaciencia por ver el trabajo terminado por lo que muchas veces ya lo realiza incluso personalmente. • No formar adecuadamente a sus trabajadores y, para ahorrarse molestias, va retrasando determinados trabajos. • Tomar decisiones precipitadas. • Prestar demasiada atención a los detalles, obsesionarse con la perfección puede consumir mucho tiempo y que se dejen hacer cosas importantes. • Alterar con frecuencia la agenda sin considerar las consecuencias que representan para sus trabajadores. • Interrumpir el trabajo continuamente debido a los imprevistos.
Gestión eficaz del tiempo Proceso de construcción de un sistema de administración inteligente en el tiempo
A continuación se hace mención de una serie de problemas que se pueden presentar y las posibles soluciones que pueden tener.
PROBLEMA
SOLUCIÓNS
Querer abarcar demasiado: realizar estimaciones de tiempo de realización de las tareas demasiado optimista.
• Analizar el empleo del tiempo para conocer las desviaciones. • Detallar más los planes.
Indecisión: aparcar los temas más conflictivos.
• Determinar prioridades y efectuar las tareas en el orden establecido.
Inseguridad: Emplear demasiado tiempo.
• Buscar apoyo en otros profesionales y colaboradores.
Falta de conocimiento: desmotivación, consumo elevado de tiempo y errores de ejecución.
• Identificar carencias. • Iniciar programa de formación.
Desconocimientos del ritmo biológico: el rendimiento varía a lo largo del día en función do reloj interno y el ritmo de trabajo.
• SE DEBE TENER EN CUENTA EL PROPIO RELOJ INTERNO A LA HORA DE PLANIFICAR TAREAS REALIZANDO EN LOS MOMENTOS DE MÁS ENERGÍA AQUELLAS QUE REQUIERAN MÁS ESFUERZO Y CONCENTRACIÓN.
Egoísmo: condicionar a los trabajadores a fijar un horario de entrada y salida, comidas, descansos...
• REFLEXIONAR SOBRE SI LAS PAUTAS DE COMPORTAMIENTO SON ADECUADAS PARA EL CONJUNTO DE LA ORGANIZACIÓN.
Malas costumbres: hábitos que acostumbran a estar bastante arraigados y que diferencian a los individuos.
• Eliminar os hábitos negativos. • Ver que hábitos no conducen a ningún objetivo práctico y abandonarlo.
Gestión eficaz del tiempo Proceso de construcción de un sistema de administración inteligente en el tiempo
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2.4 Plan de mejora personal El plan de mejora personal implica, necesariamente, la elaboración de un plan de mejora del trabajo, lo cual tiene que tener en cuenta las actitudes y comportamientos actuales y una visión crítica de las mismas para trazar después el plan de mejora. Se deben de tener en cuenta las siguientes consideraciones antes de efectuar el plan de mejora personal: • Recordar que siempre se deberá tener tiempo de respuesta para poder hacer frente a los múltiples imprevistos. Este puede ser tan importante como el tiempo que se tenga bajo control. • No se debe esperar en ningún caso alcanzar el 100% de control sobre el tiempo. • Un objetivo de tiempo bajo control del 50% al 60% puede ser el excelente para la mayoría de profesionales. • Debe recordarse que no existe una “fórmula mágica” para la gestión del tiempo. Cada uno debe encontrar su fórmula, ver que es lo mejor y factible dentro de las posibilidades y entornos propios.
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Gestión eficaz del tiempo Proceso de construcción de un sistema de administración inteligente en el tiempo
3. Los devoradores de tiempo
3.
Los devoradores de tiempo
A lo largo de cualquier jornada laboral, diferentes tipos de urgencias y eventualidades imprevisibles pueden hacer cambiar la planificación del trabajo cotidiano provocando no cumplir con los objetivos marcados, además de estrés y ansiedad. Estas eventualidades tienen en común el súbito requerimiento del tiempo, atención, esfuerzo, etc. por parte de la persona con la consiguiente distracción y descarrilamiento de la rutina diaria. Los viajes inesperados, las reuniones, las llamadas imprevistas, las visitas sin cita previa de compañeros, clientes o proveedores, las charlas en los pasillos, los compromisos... Muchas de estas urgencias tienen solución, lo difícil es saber predecir que van a aparecer, cuando y como. Esta habilidad se concentrará en la previsión de los imprevistos y en la estimación idónea del tiempo que requieren. En general, los “enemigos” más buscados en toda la empresa son: • La avalancha de correos electrónicos. • Las continuas interrupciones: teléfono, visitas inoportunas... • La falta de objetivos y de planificación. • El cambio continuo de prioridades. • Las reuniones interminables e inútiles sin orden del día. • La falta de ayuda. • La incapacidad de decir “no”. • El desorden, que obliga a perder tiempo en la busca de cosas y documentos. Todo esto lleva a culpar “a los demás”, pues eso justificar de cierta manera el comportamiento del responsable, pero esto no es cierto. En el momento en que uno se de cuenta de que el enemigo está dentro y no fuera, se dará cuenta de que se puede combatir mucho mejor, ya que al depender de uno mismo, incluso se puede cambiar más fácilmente.
La clave para la correcta administración del tiempo consiste en aumentar el tiempo bajo control. El problema aparece cuando el tiempo controlado es mínimo, por ejemplo sólo un 25% del total.
Gestión eficaz del tiempo Los devoradores de tiempo
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Existen diferentes elementos que interfieren en conseguir el control del propio tiempo. Los más destacados son “pasaba por aquí” y las llamadas telefónicas.
“Pasaba por aquí” Las visitas inoportunas son, en muchas ocasiones, algo habitual y difícil de controlar. De encontrarse en una de esas situaciones, debe intentarse que ese visitante: • No acabe de entrar: en este caso un/una secretario/a que ponga freno al visitante resulta más impersonal y menos comprometido. • No se siente: el ideal es adelantarse y dirigirse hacia el visitante inoportuno para impedir que llegue a la mesa. • Que se vaya lo antes posible: pero siempre sin perder los nervios ni el control. En caso de que se trate de alguien con quien hay confianza se puede emplazar a esa persona a resolver el tema en otro momento.
Llamadas telefónicas El teléfono es uno de los medios más eficaces para ahorrar tiempo. Las principales ventajas son la rapidez y la posibilidad de diálogo, pero requiere, por parte de los interlocutores, estar sincronizados, que estén disponibles a la vez y deseen comunicarse. Pero para paliar el efecto negativo que provocan las llamadas telefónicas, se deben poner en práctica una serie de consideraciones: • Respecto a las llamadas que realiza, se debe: 24
- Agruparlas y realizarlas todas en mismo momento. - Agrupar las llamadas en bloques, uno por la mañana y otro por la tarde. - Planificar las llamadas con antelación. • Respecto a las llamadas que recibe, debería: - Si se dispone de una persona intermediaria que reciba las llamadas (secretario/a, telefonista,...), este debería intentar resolver las llamadas no urgentes. - Informar a esta persona intermediaria que pase sólo aquellas llamadas importantes para la actividad diaria de la empresa. - Establecer una franja horaria en la que se deseen recibir las llamadas.
Estos son una serie de recursos para intentar paliar los efectos de los “devoradores de tiempo” más habituales. Una buena organización del tiempo y evitar en todo el posible las interrupciones que no estén programadas, le permitirá a la persona gestionar su tiempo de una forma más eficaz.
Gestión eficaz del tiempo Los devoradores de tiempo
4. Trucos para la gesti贸n del tiempo
4. Trucos para la gestión del tiempo
A continuación se exponen una serie de “trucos prácticos” para conseguir que el trabajo sea más eficaz. 1. - Decidir a donde quiere ir, es decir, tener los objetivos muy claros. Establecer una serie de objetivos motivadores, claros, cuantificados, con un plazo determinado, que supongan un reto pero que sean asequibles. 2. - Llevar una planificación en la agenda diaria y dejar constancia del desarrollo del día: Antes de iniciar la jornada, destinar unos minutos al día a la planificación de nuestra propia agenda y preparar un programa de trabajo. Anotar todos los temas a resolver, imprevistos que vayan surgiendo a lo largo del día, etc. 3. - Realizar una lista de prioridades: Puede simplificarse el proceso con una única lista donde las tareas estén ordenadas por importancia y una vez se vayan realizando, ir eliminándolas. Otra posibilidad es desarrollar varias listas a la vez: una lista con las tareas urgentes y muy importantes, otra con tareas de prioridad media para las tareas menos urgentes o de importancia media, y otra lista de prioridad baja para las tareas que le gustaría hacer cuando tenga tiempo. Se deben fijar las prioridades de acuerdo con su importancia, no por su urgencia. Debería hacerse primero lo importante, antes que lo urgente. 4. - Se debe intentar centralizar su atención en una única tarea: debe evitar encarar múltiples cuestiones a la vez. Debe centrarse en una sola, solucionarla y luego, pasar a la siguiente. Tampoco debe dejar temas sueltos, sin resolver. Debe perderse la costumbre de demorar asuntos. Debe intentar hacerse primero lo más difícil y después lo fácil. 5. - Agrupar acciones o asuntos que puedan tener cierta relación entre ellos facilita la atención y la agilidad en su resolución. 6. - Dividir los trabajos grandes en tareas manejables, estableciendo un plazo para llevar a cabo cada paso. Esto ayudará a conseguir finalizar cualquier proyecto con menos estrés. 7. - Debe contarse con los colaboradores: saber delegar las tareas, coordinándose con ellos y determinando las responsabilidades de cada uno, sin asumir funciones que no le corresponden ni asignar otras que les son propias. 8. - Valore su capacidad real: se debe tener en cuenta su capacidad y la de su equipo. También hay que aprender a decir “no” en determinados momentos, tanto de cara al personal que trabaja en la organización como a su cliente. Siempre es preferible una negativa inicial que crear expectativas o establecer compromisos que finalmente no se cumplirán. Debe ser consciente de sus limitaciones. Gestión eficaz del tiempo Trucos para la gestión del tiempo
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9. - Aprovechar sus ritmos biológicos: Para sacar el mayor partido a su tiempo, se debe tratar de realizar los trabajos más difíciles, los que requieren una mayor concentración, en aquellos momentos del día en los que los niveles de energía y atención son mayores. 10. - Aprovechar el tiempo desperdiciado, es decir, aprovechar las interrupciones, los minutos con los que nadie cuenta. Reuniones que empiezan tarde, mientras se espera la devolución de una llamada, descargando un programa de Internet, mientras se espera a que el cliente termine de hablar por teléfono, etc. Estos minutos son tan escasos y no son sistemáticos por lo que nadie los tiene en cuenta y se pierden. En cualquiera de estos casos, supone un ahorro de tiempo, por lo tanto, debe aprovechar estos minutos. Tiene muchas posibilidades, puede aprovechar para planificar, preparar proyectos de ejecución de una tarea; también puede aprovechar para liquidar tareas que requieren poco tiempo para su ejecución y que es conveniente realizarlas. 11. -Mantener la orden y la limpieza del escritorio eliminando todo lo que no sirva. 12. - También se debe dedicar un momento del día a planificar nuevas estrategias, también es muy importante pensar en el futuro.
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Gestión eficaz del tiempo Trucos para la gestión del tiempo
5. Plan de acci贸n para ma帽ana
5. Plan de acción para mañana
El “Plan de acción para mañana” consiste básicamente en planificar con antelación la jornada, programando las tareas a realizar al día siguiente, para lo cual debe establecerse cuáles son las actividades prioritarias y los tiempos de realización de cada una de ellas. Debe tenerse en cuenta también, el tiempo que le van a robar los imprevistos como llamadas inoportunas, reuniones de última hora... El “Plan de acción para mañana” puede plasmarse en una serie de consejos prácticos pero fundamentales para gestionar el día a día: 1. Repasar las actividades pendientes para el día: Debería empezarse la jornada laboral repasando las actividades que se van a realizar a lo largo del día (o por lo menos las que se van a intentar realizar) y que ya debieron ser planificadas el día anterior. 2. Tiempo propio: Se debe tener en cuenta que se necesita tiempo real para ordenar, aclarar las ideas y preparar el trabajo. Se necesita tener tiempo de trabajo en solitario, tiempo productivo sin interrupciones. 3. Trabajos menos prioritarios: Hay ciertas horas que son menos productivas ya que las interrupciones serán continuas, normalmente a partir de las 10 de la mañana es cuando la gente comienza a estar en activo, por lo que el ideal sería dejar las tareas menos prioritarias para estas horas ya que las interrupciones serán continuas. 4. Descanso: Se debe romper la monotonía, por ejemplo, con una comida o un paseo que ayude a desconectar por un momento y afrontar la tarde con más energía. 5. Despedida y cierre: conviene dedicar un poco de tiempo al final de la jornada laboral a ordenar y recoger, y para planificar el trabajo del día siguiente. 6. Examen de conciencia: analizar que fue lo que se hizo, lo que quedó pendiente, porque no se pudo hacer y cómo se puede arreglar. Es muy útil realizar un examen de conciencia al final del día. Su realización apenas lleva unos minutos y con él se puede hacer un repaso de las actividades que se tenían planeadas para el día, compararlas con las que realmente se consiguieron realizar y analizar las razones por las que algunas quedaron pendientes. Así aprender a conocerse mejor, a ser más realista en las planificaciones y evitar el malgastar el tiempo.
Gestión eficaz del tiempo PLAN DE ACCIÓN PARA MAÑANA
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Para realizar esta evaluación es de utilidad emplear una tabla en la que se recojan las actividades planificadas y las realizadas, junto con las razones de desajuste, para poder volver a revisarlas en el futuro, si es necesario. Un ejemplo de la tabla sería.
Acciones planificadas
Acciones realizadas
Razón del desajuste
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Gestión eficaz del tiempo PLAN DE ACCIÓN PARA MAÑANA
6. Delegaci贸n, priorizaci贸n y organizaci贸n de las actividades
6. Delegación, priorización y organización de las actividades
No es fácil delegar, puesto que esto supone mucho más que “asignar tareas”, además, hacerlo con garantías de éxito exige valorar un conjunto de factores. Cuando se delega bien, con eficacia, quien lo hace está ofreciendo una oportunidad para “crecer” a sus trabajadores. Se cuenta con personas suficientemente maduras profesional y emocionalmente, a las que se les puedan confiar determinadas tareas y responsabilidades; podrá dedicar más tiempo a temas que no puede delegar y que reclaman su atención prioritaria.
Delegar supone confiar una tarea a una persona pero sin dejar de asumir la responsabilidad que esa tarea implica.
Pero además existen otras razones para la delegación: • Estimular procesos de maduración en determinados trabajadores. • Desarrollar sistemas de gestión más autónomos de algunas personas respecto al gerente para romper situaciones viciadas de dependencia. • Propiciar futuras promociones probando el desempeño puntual en algunas tareas y responsabilidades. El proceso de delegación puede ser formulado desde muchos puntos de vista. Uno de ellos puede ser entender la delegación como el proceso que se sigue para encomendar y responsabilizar a un colaborador, una tarea sobre la que se tiene responsabilidad y cuya realización atañe a quien delega. Este debe delegar cuando su responsabilidad va más allá de sus capacidades, incluso cuando tenga la responsabilidad absoluta. Otro de los puntos de vista supone entender la delegación como la clave para animar y motivar al personal, para que se sientan más implicados en los procesos y decisiones que afectan a sus tareas. Este punto de vista parte de la base de que el trabajo básico de cualquiera responsable de una empresa es enseñar y formar los trabajadores.
Gestión eficaz del tiempo Delegación, priorización y organización de las actividades
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Para aclarar lo que se debe hacer a la hora de delegar, Peter Drucker decía que hay tres tipos de tareas: 1. Las tareas que no son necesarias, se deben eliminar. 2. Las tareas que puede hacer otro, se deben delegar. 3.Las tareas que no se pueden delegar y que son fundamentales para la consecución de los objetivos, se deben hacer tan bien como sea posible. Para la correcta aplicación del concepto de delegación debemos emplear dos mecanismos básicos: • Autonomía: es la autoridad que puede ejercer un delegado sin tener que consultar con su superior, estableciendo unos límites. • Control: la persona que delegue no puede renunciar a ejercer la influencia directa en la tarea del delegado, pues el fin último es cumplir los objetivos.
6.1 ¿Por qué no se delega? Hoy en día, delegar es fundamental para cualquier responsable e iniciar este proceso supone entender claramente que una de las misiones de su cargo es saber dirigir, no sólo hacer. 36
Muchas son las excusas alegadas para no delegar tareas en los trabajadores de una empresa o en otros compañeros. Esto se conoce con el nombre del síndrome “hágalo usted mismo” Las razones alegadas con mayor frecuencia para no delegar, nos permiten agrupar los gerentes en tres categorías bien delimitadas: • Aquellos que piensan que están cediendo control y poder, cuando en realidad lo están incrementando. Cuando se delega se aumenta el nivel de control a través del esfuerzo de los empleados y se les da más poder, lo cual, en definitiva, le da más poder al gerente. • Los que piensan que pueden hacer mejor el trabajo y sin duda, con mayor rapidez, que cualquiera de los empleados a quien se le podría delegar. Esto puede llegar a ser cierto pero se debe pensar en que tipo de trabajo puede ser delegado. Quien delega tiene que decidir el nivel de desempeño, encontrar a alguien que pueda alcanzar ese nivel y luego, delegar. Puede que se lleve una grata sorpresa. • Los gerentes que sufren de “paranoia del puesto”. Creen que sus subordinados quieren alcanzarlos y que si delegan tareas importantes a sus empleados llegarán a estar mejor preparados, a tener más experiencia y, en consecuencia, con el tiempo estarán en condiciones de robarles el trabajo o el negocio.
Gestión eficaz del tiempo Delegación, priorización y organización de las actividades
La única forma de preparar las organizaciones para enfrentar los desafíos que hoy se formulan en el mercado actual y ocuparse de la competencia nacional e internacional, es hacer crecer y desarrollar el personal propio. A largo plazo los gerentes que traten de retener todo el poder y el control acabarán matando a sus organizaciones porque no prepararon sus empleados para aceptar nuevos desafíos. Delegar puede generar un altísimo grado de motivación. Además, delegando, los gerentes evitan crear personas indispensables, que por ese motivo no pueden ser ascendidas. Es más, si no delega, la primera persona indispensable que se creará será el propio gerente y esto anula sus posibilidades de crecimiento.
Saber delegar es esencial y hacerlo con eficacia proporciona ventajas para todos.
6.2 Ventajas e inconvenientes de la delegación El proceso de delegar es parte integral del papel del directivo y ofrece ventajas e inconvenientes incluso para él, para su personal y para su empresa. Así, las ventajas de la delegación se pueden formular en dos niveles:
Ventajas para quien practica la delegación • Las personas responsables de una empresa deben dedicarse a planificar, organizar, dirigir, controlar e innovar. Aquellas que delegan tareas disponen de más tiempo para cumplir sus deberes y perfeccionar sus conocimientos y son por lo tanto, más valiosas para la empresa. • La delegación permite a sus responsables liberarse de sus tareas cotidianas para poder estar en condiciones de evaluar el cumplimiento de los objetivos de la empresa. • La delegación permite que los responsables de la empresa se mantengan centrados en los temas prioritarios, dejando más tiempo para dedicarlo a asuntos importantes vinculados con las responsabilidades del propio puesto de trabajo.
Gestión eficaz del tiempo Delegación, priorización y organización de las actividades
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Ventajas para quien recibe la delegación: • Mediante la delegación de tareas, el responsable de la empresa puede valorar a sus trabajadores de acuerdo con el trabajo realizado y los resultados obtenidos. • La delegación proporciona a los trabajadores la ocasión para demostrar sus conocimientos y su capacidad para tomar decisiones. Los motiva a desarrollar trabajos que necesitan un mayor grado de responsabilidad. • Los trabajadores se sentirán más integrados en la organización, participando en tareas que les permitan desarrollar sus competencias profesionales, generando proactividad y responsabilidad. • Asumir nuevas responsabilidades supone un reto. Los trabajadores encuentran su propio trabajo más interesante con lo cual incrementan su autoestima.
En cuanto a los inconvenientes, tenemos que las principales limitaciones en el proceso de delegación son dos:: • No todas las tareas son delegables. • No se deben delegar aquellas tareas que se desconocen o no se saben hacer.
6.3 El proceso de delegación El proceso de delegación supone, por tanto, comprender y aplicar las siguientes fases: 38
• Elegir las tareas a delegar. • Asignar trabajo a otras personas. • Transferir la tarea delegada. • Controlar la delegación. • Evaluar los resultados.
Para poder delegar con eficacia, se deben seguir una serie de pasos: 1.-Fijar un objetivo claro. Fijar exactamente hasta donde se delega la tarea y asignar tiempo. 2.- Seleccionar una persona para delegarle tareas. No se debe elegir automáticamente al mejor empleado, se deben pedir voluntarios y así comprobar quien está dispuesto a tener más responsabilidades.
Gestión eficaz del tiempo Delegación, priorización y organización de las actividades
3.- Si es necesario, capacitar a la persona elegida en la tarea a realizar. Delegar debe aumentar la confianza, por lo tanto, se debe seleccionar una misión que exija pero que no “quiebre” al empleado. 4.- Cuando discuta el proyecto, pedir a los empleados que den ideas. Ellos pueden ver el problema desde una óptica diferente. Además, esto es una garantía de que el empleado comprendió la tarea. 5.- Asignar el trabajo y explicar a la persona por que fue elegida. 6.- Proporcionar una guía. Esto no significa decirle como tiene que hacer el trabajo, sino brindarle los hechos necesarios y sugerirle posibles enfoques. 7.- Hacer un “contrato de delegación”. Esto determinará el nivel de libertad con el que el empleado podrá moverse con recursos, la frecuencia del seguimiento a realizar y la forma con la que se medirá el desempeño. 8. Mantener el control sobre todos los aspectos del proyecto. 9. Brindar un feedback, tanto positivo cómo negativo. 10. Evaluar el proyecto terminado e identificar como funcionó la delegación. Revisar los errores cometidos a la hora de delegar tareas puede servir como instrumento de aprendizaje. 39
Siguiendo estos pasos, los gerentes pueden delegar con eficacia todo tipo de trabajos. Pero también es muy importante determinar si se está delegando el tipo correcto de tareas. Para una correcta delegación es fundamental organizar las actividades a delegar y otorgarles una prioridad. Así podemos distinguir entre tareas que pueden y deben ser delegadas, que son fundamentalmente: • Trabajos rutinarios y que sean habituales. • Temas no vinculados con la razón de ser del puesto de trabajo de quien delega. • Cuestiones urgentes que no se puedan atender por estar centrados en otros temas que también demandan atención. • Asuntos para los que sean necesarios conocimientos o habilidades especiales de los trabajadores. • Cuestiones de detalle que no se pueden atender por falta de tiempo.
Gestión eficaz del tiempo Delegación, priorización y organización de las actividades
Las tareas que no se pueden delegar son aquellas incluidas en áreas clave, como el control general sobre el desempeño de un equipo de trabajo, los aspectos relacionados con los recursos humanos y los aspectos relativos a las estrategias empresariales. Por ejemplo: •La definición de metas y objetivos empresariales. • El mantenimiento de la disciplina y la moral en la empresa. • La dirección del grupo de trabajadores. • Las decisiones importantes de coordinación. • El control del conjunto de las actividades. • Las decisiones de importancia económica superior. • Las decisiones o negociaciones con una importancia superior.
Delegar con eficacia va más allá de aprender que, como y por que delegar. La gente no aceptará que le deleguen a una tarea a menos que confíen en su superior. Para ir construyendo una relación de confianza con sus empleados, un gerente debe saber escuchar, luego, prestar atención a las pequeñas cosas de esa relación e impedir que las dificultades menores se conviertan en grandes. El superior debe intentar cumplir las promesas que hace y, finalmente, es importante que se disculpe cuando se cometen errores. La delegación de tareas es fundamental para el éxito de una empresa. Según estudios existentes, un uso eficaz de la informática y de la delegación podrían triplicar el tiempo disponible para pensar. 40
Gestión eficaz del tiempo Delegación, priorización y organización de las actividades
UNIÓN EUROPEA FONDO SOCIAL EUROPEO “O FSE inviste no teu futuro”