Guide pratique Mobilité des jeunes dans Erasmus+

ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ DES ACTEURS DE JEUNESSE Guide pratique Erasmus+ Jeunesse à destination des porteurs de projets

Août 2018 – Version 1

ATTENTION : ce document n’est pas exhaustif, il sert de complément à la lecture du Guide du programme.

Seul le Guide du programme en version anglaise fait foi.

ERASMUS+ EN BREF

ERASMUS+ EN BREF Erasmus+ est le programme de l’Union Européenne (UE) pour l’éducation, la formation, la jeunesse et le sport.

Il s’articule autour de trois actions-clés :   

Action-clé 1 : Mobilité pour tous quel que soit l’âge et le niveau de formation, y compris en dehors du cadre scolaire (échanges de jeunes, activités de volontariat, mobilité des acteurs de jeunesse) Action-clé 2 : Coopération pour l’innovation et l’échange de bonnes pratiques Action-clé 3 : Soutien à la réforme des politiques de jeunesse.

Doté d’un budget de 14,7 milliards d’euros sur la période 2014-2020, le programme est ouvert à un grand nombre de pays, la majorité en Europe.

Dans chaque pays participant au programme, les Agences nationales Erasmus+ assurent plusieurs missions : information du public, soutien pédagogique et financier, valorisation des résultats, contribution aux politiques, etc.

Le volet « Jeunesse » du programme européen Erasmus+ est dédié au développement des activités d’éducation non formelle se déroulant en dehors du cadre scolaire ou professionnel et est doté d’un chapitre budgétaire distinct. Il s’adresse à tous les jeunes de 13 à 30 ans – quel que soit leur niveau de diplôme ou de formation – et aux acteurs de jeunesse (association, collectivité, établissement public ou plus largement tout organisme œuvrant dans le domaine de la Jeunesse, etc.).

Le programme vise à :    

Développer les compétences et qualifications des jeunes, particulièrement celles des plus fragilisés ; Promouvoir la participation à la vie démocratique et la citoyenneté en Europe ; Favoriser le dialogue interculturel, l’inclusion sociale et la solidarité ; S’ouvrir au multilinguisme, à l’apprentissage des langues et à la diversité linguistique.

Au niveau français, le programme Erasmus+ Jeunesse & Sport est géré par l’Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport, faisant partie de l’Agence du Service Civique.

L’Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport dispose d’un réseau de Responsables Europe et International Jeunesse (REIJ) au sein des Directions Régionales de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale (DRJSCS), plus particulièrement chargés de la coordination régionale de la mobilité européenne et internationale des jeunes ainsi que du développement des programmes de mobilité dans le cadre de l’éducation non formelle et de la dimension européenne et internationale des politiques jeunesses.

Les REIJ sont donc vos correspondants régionaux, qui pourront vous accompagner et vous conseiller sur les projets de mobilité européenne que vous souhaitez déposer. Vous pourrez retrouver leurs coordonnées à l’adresse suivante : www.erasmusplus-jeunesse.fr/map_contacts.html

Ce guide s’adresse aux porteurs de projets souhaitant se lancer dans la mobilité européenne grâce aux échanges de jeunes ou à la mobilité des acteurs de jeunesse, ou ceux déjà lancés, à la recherche d’informations précises sur le cadre administratif de leurs projets.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

3

SOMMAIRE

SOMMAIRE ERASMUS+ EN BREF

3

SOMMAIRE

4

CYCLE DE VIE D’UN PROJET

5

Préparation du projet 6 Examen des demandes de subvention 23 Mise en œuvre du projet 26 FOCUS - Pendant les activités 30 Finalisation du projet 32 FOCUS - Visibilité et valorisation des projets 35

TABLES DES MATIÈRES

37

ANNEXES

38

4

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

CYCLE DE VIE D’UN PROJET

CYCLE DE VIE D’UN PROJET Date limite de dépôt du projet (R1 – R2 – R3) Environ 1 an avant le dépôt

Préparation du projet

 Choix du thème principal  Recherches de partenaires  Création des codes PIC le cas échéant  Identification des participants Ajustement / aboutissement des thèmes  Conception et écriture du projet

Publication des résultats & début du projet

De 3 à 24 mois maximum

3 mois

Examen des demandes de subvention

 Instruction formelle (Agence)  Instruction pédagogique (Experts)  Comité National d’Evaluation : validation de la liste finale des projets financés en fonction du budget disponible

Fin du projet

Mise en œuvre du projet

 En amont, versement de 80% du montant de la subvention  Début du projet entre 3 et 6 mois après la date de dépôt  Visite de planification préalable, si demandée (ECH)  Déroulé de(s) Activité(s)

Dans les 2 mois suivant la fin du projet

Finalisation du projet

 Rapports financier et pédagogique à compléter sur Mobility Tool +  Versement du solde (au maximum, 20 % restants de la subvention ou demande de remboursement d’un trop perçu, le cas échéant)  Valorisation

et diffusion des résultats

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

5

Mise en œuvre du projet

Préparation du projet

Finalisation du projet

ÉCHANGES DE JEUNES Les échanges de jeunes permettent à deux (ou plusieurs) groupes de jeunes issus de différents pays de se rencontrer autour d’un thème d’intérêt commun. Les participants vont vivre une expérience éducative ensemble pendant une période allant de 5 à 21 jours.

Pendant un échange de jeunes, les participants réalisent tous ensemble un programme d’activités (composé d’ateliers, d’exercices, de débats, de jeux de rôle, de simulations, d’activités en extérieur, etc.) qu’ils ont eux-mêmes élaboré et préparé avant la rencontre.

Ces rencontres permettent de développer des compétences diverses, de prendre conscience de réalités sociales et culturelles différentes, de découvrir d’autres cultures, habitudes et styles de vie, tout particulièrement grâce à l’éducation par les pairs et de contribuer au renforcement de valeurs tels que la solidarité, la démocratie et l’amitié.

Le processus d’apprentissage des échanges de jeunes est fondé sur des méthodes d’éducation non formelle. Les échanges de jeunes sont basés sur une coopération transnationale entre deux ou plusieurs organisations participantes de différents pays dans l’Union Européenne et ailleurs.

Les activités suivantes ne sont pas éligibles à une subvention au titre des échanges de jeunes :    

Les voyages d’étude universitaires ; Les activités d’échange à but lucratif ; Les activités d’échange pouvant considérées comme du tourisme ; Les festivals, les vacances, les tournées.

Une organisation à but non lucratif, une association, une ONG;  Une ONG européenne de jeunesse (ONGE);  Une entreprise de l’économie sociale et solidaire;  Un organisme public local ou territorial ;  Un groupe de jeunes actifs dans le travail de jeunesse pas forcément constitué en association (groupe informel de jeunes) Ou encore :

6

Un organisme public national ;

Toute organisation ou groupe informel de jeunes établi dans un pays membre du programme peut assumer le rôle de demandeur. Cette organisation soumet une demande au nom de toutes les organisations participantes associées au projet (partenaires).

Les projets de mobilité des jeunes sont financés de manière spécifique (voir la section «Règles de financement») si le demandeur est:    

Un organisme public au niveau régional ou national, Une association de régions, Un groupement européen de coopération territoriale Une organisation à but lucratif active dans le domaine de la responsabilité sociale des entreprises.

Une copie PDF de la demande de subvention déposée doit impérativement être envoyée pour information à votre correspondant régional : www.erasmusplusjeunesse.fr/map_contacts.html

Une organisation éligible peut être:



2. Qui peut déposer une demande ?

être

1. Organisations éligibles 

Une association de régions ; Un groupement européen de coopération territoriale;  Un organisme à but lucratif œuvrant dans le cadre de la responsabilité sociale des entreprises.

Ces organisations doivent impérativement être établies dans un pays du programme ou dans un pays partenaire voisin de l'UE (voir la section «Pays éligibles» en partie A du Guide du Programme).  

3.

Nombre organisations

et

profil

des

Un échange de jeunes est transnational et implique au moins deux organisations partenaires de différents pays. Une de ces deux organisations doit nécessairement être du pays dans lequel la demande de subvention est déposée.

Le porteur de projet doit obligatoirement avoir un rôle d’organisation, d'envoi ou d’accueil dans chaque activité prévue. Dans tous les cas, le

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Préparation du projet

coordinateur ne pourra pas être une organisation issue d’un pays partenaire voisin de l’UE. Activités d’échanges de jeunes « pays programme » : toutes les organisations participantes doivent être issues d’un pays dit « du programme ».

Activités d’échanges de jeunes « pays partenaires voisins » : ces activités doivent inclure au moins une organisation participante issue d’un pays membre du programme et au moins une organisation participante issue d’un pays partenaire voisin de l’Union européenne.

Pour la liste des pays éligibles, se reporter à la partie A du guide du programme.

Pour la différence entre « pays programme » et « pays partenaires voisins », se reporter au « 5.1.

Pays programme / pays partenaires » de la partie « Démarches administratives » du présent guide.

Les jeunes participants doivent avoir l’âge minimal requis à la date de début de l’activité et l’âge maximal à la date de dépôt du projet.

Pour la question de l’accueil collectif de mineurs, se reporter à l’annexe 4 du présent guide.

Des leaders impliqués dans l’échange de jeunes.

Un leader est un majeur qui accompagne les jeunes participants à un échange de jeunes, afin de veiller à leur apprentissage, à leur protection et à leur sécurité. 

7. Nombre de participants Au minimum 16 et au maximum 60 jeunes participants (sans compter le ou les LEADER(s)).

Au minimum 4 jeunes participants par groupe (sans compter le ou les LEADER(s)).

Chaque groupe doit inclure au moins un LEADER.

4. Durée l’activité

du

projet

et

durée

de

Un projet peut durer entre 3 et 24 mois. Les dates de projet correspondent aux dates inscrites dans la convention (Pour plus d’informations sur la distinction projet et activités, voir 5.7. Activités de la partie « Les démarches administratives »).

Une activité d’échanges de jeunes doit durer entre 5 et 21 jours (hors voyage) et doit impérativement être comprise dans les dates du projet.

5. Lieu de l’activité

Un groupe de participants du pays de l'organisation d'accueil doit participer à chaque activité.

8. Visite de planification préalable En amont d’un échange de jeunes, le porteur de projet peut prévoir une visite de planification avec ses partenaires et sur le lieu où se déroulera la rencontre.

Plusieurs conditions sont à respecter : 

L’échange doit se dérouler dans le pays du demandeur ou celui d’un des partenaires du projet. 

6. Participants éligibles Les participants suivants sont éligibles : 



Le nombre de participants peut atteindre deux personnes par groupe, à condition que l’un des deux soit un jeune prenant part à l’échange de jeunes.

La subvention ne peut couvrir plus de deux jours de visite de planification (hors voyage).

Il ne peut y avoir qu’une visite de planification préalable par activité.

Des jeunes entre 13 et 30 ans, résidents dans les pays des organisations d’envoi et d’accueil.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

7

Exemple de projets ACTE : Agir en Citoyens pour notre Territoire Européen Type de projet : Echange de jeunes Nom du porteur de projet : Ville de Suresnes (Ile de France) Partenaires : Kneginja Ljubica (Serbie) Grad Kragujevac (Serbie) IFAC (France) Subvention Erasmus+ 12 994 € « Mettre sa citoyenneté en action » tel était le leitmotiv de la rencontre organisée en juillet 2016 par la Ville de Suresnes dans le cadre de son jumelage avec Kragujevac (Serbie).

Vingt-quatre jeunes de 15 à 22 ans ont participé à plusieurs activités : ateliers participatifs et ludiques, visite d’institutions, réalisation collective d’un journal, exposition photographique dans des manifestations publiques.

8

Ils ont développé leur esprit critique lors de débats d’actualité avec des experts : prévention de la radicalisation, éducation aux médias et aux réseaux sociaux, etc.

Ensemble, ils ont rédigé une charte du jeune citoyen européen.

Chaque jeune a reçu un certificat YouthPass lors d’une cérémonie en présence du ministre conseiller de l’Ambassade de Serbie et du maire de Suresnes. Les participants ont également pu partager leurs compétences et expériences dans le cadre du Conseil Communal des jeunes.

Depuis, Suresnes s’est engagée dans d’autres projets de coopération internationaux, une opportunité pour la collectivité de renforcer les politiques publiques de jeunesse et de valoriser la dynamique et la transversalité des services territoriaux.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Préparation du projet

MOBILITÉ DES ACTEURS DE JEUNESSE Ces activités soutiennent le développement professionnel des acteurs jeunesse en proposant à ceux-ci de participer à des séminaires transnationaux/internationaux, des formations, des évènements de mise en contact, des visites d’étude ou encore d’effectuer une période d’observation en situation de travail à l’étranger dans une organisation active dans le domaine de la jeunesse.

demandeur est: un organisme public au niveau régional ou national, une association de régions, un groupement européen de coopération territoriale une organisation à but lucratif active dans le domaine de la responsabilité sociale des entreprises.

Une copie PDF de la demande de subvention déposée doit impérativement être envoyée pour information à votre correspondant régional : www.erasmusplusjeunesse.fr/map_contacts.html

Toutes ces activités sont mises en place par les organisations participant au projet.

La participation d’acteurs de jeunesse à ce type d’activité contribue au renforcement des capacités de leur organisation et doit avoir un impact clair dans leur travail auprès des jeunes

1. Organisations éligibles Une organisation éligible peut être : Une organisation à but non lucratif, une association, une ONG;  Un groupe informel de jeunes actifs dans le travail de jeunesse ;  Une ONG européenne de jeunesse (ONGE);  Une entreprise de l’économie sociale et solidaire ;  Un organisme public local ou territorial ;  Un organisme public national ;  Une association des régions ;  Un groupement européen de coopération territoriale ;  Un organisme à but lucratif œuvrant dans le cadre de la responsabilité sociale des entreprises.

Cette organisation doit impérativement être établie dans un pays du programme ou dans un pays partenaire voisin de l'Union Européenne (voir la section «Pays éligibles» à la partie A du Guide du Programme). 

3.

Nombre organisations

Les projets de mobilité des jeunes sont financés de manière spécifique (voir la section «Règles de financement» du Guide précédemment cité) si le

profil

des

Un projet de mobilité des acteurs de jeunesse est transnational et implique au moins deux organisations partenaires (à l’envoi et à l’accueil) de différents pays. Une de ces deux organisations doit nécessairement être du pays dans lequel la demande de subvention a été déposée.

Le coordinateur du projet doit assumer un rôle d’envoi ou d’accueil dans chaque activité prévue.

Dans tous les cas, le coordinateur ne pourra pas être une organisation issue d’un pays partenaire voisin de l’UE. Activités au sein des pays dits « programme » : toutes les organisations participantes doivent être issues d’un pays du programme.

Activités avec les pays partenaires voisins de l’Union européenne : ces activités doivent inclure au moins une organisation participante issue d’un pays membre du programme et au moins une organisation participante issue d’un pays partenaire voisin de l’Union.

Pour la liste des pays éligibles, se reporter à la partie A du guide du programme.

Pour la différence entre « pays programme » et « pays partenaires voisins », se reporter au « 5.1.

Pays programme / pays partenaires » de la partie « Démarches administratives » du présent guide.

2. Qui peut déposer une demande ?

Toute organisation ou groupe informel de participants établi dans un pays membre du programme peut assumer le rôle de demandeur/porteur de projet. Cette organisation soumet une demande au nom de toutes les organisations participantes associées au projet.

et

4. Durée l’activité

du

projet

et

durée

de

Un projet peut durer entre 3 et 24 mois. Les dates de projet correspondent aux dates inscrites dans la convention (Pour plus d’informations sur la distinction projet et activités, voir 5.7. Activités de la partie « Les démarches administratives »).

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

9

Une activité de mobilité d’acteurs de jeunesse doit durer entre 2 jours et 2 mois consécutifs (hors voyage) et doit impérativement être comprise dans les dates du projet.

6. Participants éligibles Les participants éligibles sont des personnes impliquées dans le travail de jeunesse (bénévoles, salariés, etc.).

7. Nombre de participants

5. Lieu de l’activité La mobilité doit se dérouler dans le pays du demandeur ou celui d’un des partenaires du projet.

Jusqu’à 50 participants (y compris, si c’est pertinent, des formateurs et facilitateurs) pour chaque activité prévue pour le projet.

Exemple de projets La magie du cirque social Type de projet : Mobilité des acteurs de jeunesse Nom du porteur de projet : Nomadways (Hauts de France) Partenaires : Her Yerde Sanat Dernegi (Turquie) Subvention Erasmus+ 6 520 € Le projet « La magie du cirque social » est la rencontre de deux associations agissant dans des contextes socioculturels différents, avec le cirque comme outil d’inclusion sociale.

Nomadways a pour vocation d’innover dans le domaine des arts vivants et y valorise un dialogue pluridisciplinaire, intergénérationnel et multiculturel. L’association Her Yerde Sanat gère une école de cirque social pour des enfants et jeunes de communautés défavorisées de

10

Mardin, au Sud-Est de la Turquie.

Cette visite d’étude de quatre mois en Turquie a permis aux travailleurs de jeunesse, d’échanger leurs pratiques, de développer leur créativité et leurs compétences en cirque social, en gestion de projet et en techniques d’animation.

Le livret pédagogique produit suite à la visite d’étude a été diffusé via le portail internet de Salto-Youth ; il contribue ainsi à développer la qualité des projets de cirque social et du travail de jeunesse en Europe.

Depuis Nomadways a réitéré cette expérience en Egypte.

Cette activité Erasmus+ lui a permis d’élargir ses réseaux de partenaires et de créer de nouveaux projets jeunesse alliant art, pédagogie et identité européenne.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Préparation du projet

CONCEPTION D’UN PROJET La phase d’avant-projet permet de construire les fondations sur lesquelles votre projet va se développer ; elle est donc déterminante pour toutes les phases du projet.

Une phase d’avant-projet réussie devrait déboucher sur :  Une idée de projet concrète et réaliste, fondée sur les besoins exprimés par les participants ;  Un partenariat fonctionnel et solide ;  Un document de candidature dûment rempli.

1. Penser son projet Développer un projet prend du temps. Le travail préparatoire doit s’entamer plusieurs mois avant la date de dépôt visée.

Il est nécessaire de : 





Se poser les bonnes questions : une mobilité, oui, mais à quelles fins ? Comment cette mobilité s’inscrit-elle dans la mission de ma structure ? Quelle place vont pouvoir prendre les participants dans le développement du projet ?

Bien cibler son public et cerner ses motivations.

Il est bon de s’assurer de la diversité du futur groupe. Établir un diagnostic des besoins des futurs participants et des organisations participantes – en commençant par la vôtre – afin d’identifier les aménagements nécessaires à la mise en œuvre de cette mobilité ainsi que les compétences et outils dont vous ne disposez pas.

2. Fonder son projet sur l’éducation non formelle Les projets de mobilité pour les jeunes et les acteurs de jeunesse du programme Erasmus+ se fondent sur l’éducation non formelle.

L’éducation non formelle est un processus d’apprentissage social, centré sur l’apprenant, à travers des activités ayant lieu en dehors du système formel d’éducation et de formation.

Par définition volontaire et intentionnelle, l’éducation non formelle couvre un vaste éventail de domaines d’apprentissage : travail de jeunesse, clubs de jeunes, associations sportives, service

volontaire, etc. En plus d’avoir lieu en dehors de l’école et du temps scolaire, l’éducation non formelle implique également une autre façon d’apprendre et porte principalement sur des objectifs liés à l’intégration et à la participation active des apprenants dans la société à tous les égards.

Les objectifs ainsi que les méthodologies de l’éducation non formelle prennent en compte le développement global de l’individu et, dans une large mesure, l’expérience personnelle de l’apprenant. Par conséquent, l’éducation non formelle fournit un cadre approprié pour répondre aux aspirations et aux besoins individuels et pour développer des savoir-faire, savoir-être et compétences. A cet effet, le Youthpass permet de valoriser les compétences acquises dans le cadre de l’éducation non-formelle (Voir Youthpass).

Les principes et pratiques de l’éducation non formelle doivent être mis en application tout au long du projet. Il ne s’agit donc ni d’un projet scolaire, ni d’un projet où la pratique (sport, théâtre, chantier, musique, etc.) est la finalité (par exemple, stage de danse ou rencontre sportive). La pratique est le support pour la rencontre entre les participants.

Il est nécessaire de prévoir des méthodes favorisant l’apprentissage interculturel car il ne suffit pas de réunir des participants de différents pays pour qu’un projet se produise immédiatement et que les stéréotypes tombent.

En outre, il sera opportun de réfléchir à comment le groupe international sera géré, comment la vie collective au quotidien sera organisée ou encore comment les groupes pourront interagir et communiquer.

3. Convaincre projet

du

bien -fondé

du

L’idée d’un projet de mobilité est susceptible de susciter certaines craintes et réticences, chez les parents des participants, élus locaux, etc. La mobilité vient en effet bouleverser la vie de tous les jours et traîne un certain nombre d’idées reçues, que ce soit sur le manque de capacité des jeunes et

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

11

des participants de manière générale, ou la trop grande complexité d’un tel projet.

N’hésitez pas à poser vos questions, même si cellesci vous paraissent très directes ou taboues.

Il s’agit alors de rassurer vos interlocuteurs notamment grâce à des témoignages et à l’expérience d’autres structures.

Pour éviter les malentendus, n’hésitez pas à demander à votre interlocuteur de répéter ou de reformuler quand le besoin s’en fait sentir.

Vous trouverez sur le blog de l’Agence Erasmus+ Jeunesse & Sport des témoignages de porteurs de projet : www.erasmusplus-jeunesse.fr/

Parfois, les mots ont des limites : utilisez alors d’autres moyens d’expression comme l’image.

Il est également essentiel de communiquer avec les participants directement et de s’appuyer sur leurs motivations et attentes.

Vous éprouvez des difficultés à trouver des partenaires européens ? Voici quelques pistes :  

4. Construire un partenariat solide

 

Le partenariat est à la base de tout projet. Il faut donc faire en sorte de le construire avec soin.

Il est essentiel de : Choisir des partenaires en fonction de leur complémentarité et de leur expérience – c’est le moment d’utiliser votre diagnostic des besoins.

Penser à la fois au niveau local et au niveau international.

Construire le projet et de définir ses objectifs ensemble.



 

Conseils Pour être sûr qu’un partenaire est fiable, le secret est la communication.

Base de données OTLAS : www.otlas.eu Portail européen Jeunesse avec la base des organisations de volontariat européen accréditées : europa.eu/youth/fr Jumelages de votre ville Offre d’activités de formation et coopération (TCA) proposées par les Agences nationales Erasmus+ Jeunesse et les centres de ressources Salto-Youth

6. Impliquer les jeunes échanges de jeunes

dans les

Donner de la place aux jeunes dans votre partenariat, ils sont les premiers concernés par le projet. Il est essentiel de tendre vers une participation active des jeunes à toutes les étapes du projet.

Il faut avoir beaucoup de contacts et poser toutes les questions relatives à l’organisation, à leur expérience, à leurs valeurs, à ce qu’ils ont envie de faire réellement sur le terrain pour s’assurer que cela corresponde à ce qu’on attend. Il faut surtout communiquer sur la durée.

PARTICIPATION ACTIVE

Il est également important de s’assurer qu’on soit toujours sur la même longueur d’onde et pourquoi pas se renseigner un peu sur les projets qu’ils ont déjà menés et sur d’éventuels autres partenaires qu’ils auraient dans d’autres pays.

Participation conseil

Si le courant passe mal et si vous avez des doutes, n’hésitez pas à considérer de changer de partenaire.

La situation peut paraitre inconfortable, mais cela peut permettre de relancer le projet sur des bases plus saines et sereines. Il faut alors prendre contact avec l’Agence.

Participation Participation manipulative Non participation

5. Impliquer les participants Testez et identifiez les moyens de communication qui fonctionnent avec vos partenaires, que ce soit pour les échanges d’information et le partage de documents (e-mails, visioconférence, chats, téléphone, plateforme de partage en ligne, etc.).

12

Pyramide de la participation de Roger Harts



Non-participation : Les jeunes ne participent à aucune activité.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Préparation du projet









Participation manipulative : Les jeunes sont utilisés pour défendre des causes qui ne viennent pas d’eux. Inconsciemment, par leur simple présence, ils participent à une cause, à un projet, sans l’avoir vraiment décidé.

Participation : Première étape positive : les jeunes décident de participer dans des activités organisées par d’autres.

Participation conseil : Les jeunes donnent leurs opinions et conseils sur des questions qui les intéressent, qu’ils trouvent importantes mais la décision finale est prise par les porteurs de projets.

Participation active : Le jeunes participent au processus de décision ou décident pour euxmêmes.

différents rapports à l’espace social, etc.), le participant peut être déstabilisé par d’autres pratiques et se replier sur lui-même.

Il est essentiel, lors d’un échange ou d’une mobilité de permettre aux participants d’agir sur les trois premières étapes du processus d’apprentissage interculturel :

Ethnocentrisme

Attention aux autres

Exemples DE LA SIMPLE PARTICIPATION …

… A LA ACTIVE

PARTICIPATION

Les billets sont achetés pour les jeunes

⟩

Les jeunes participent à la recherche d’opportunités de transport et s’accordent sur les modalités d’acquisition.

Le programme est défini à l’avance

⟩

Non seulement les jeunes sont consultés, mais ils sont force de proposition.

Le budget est géré par les encadrants

⟩

Les jeunes sont impliqués dans la gestion budgétaire du projet.

Empathie

Acceptation / Respect

Appropriation sélective

7. Préparer les participants à la dimension interculturelle de l’échange Selon la théorie de l’iceberg (voir Annexe 5), la culture serait comparable à un iceberg, comportant une partie visible et une partie cachée.

Lors de votre projet, il est nécessaire d’aborder la culture dans son ensemble et pas seulement la partie immédiatement perceptible. Il s’agit donc de : 



Travail à faire durant le projet

Donner des outils aux participants pour mieux comprendre comment fonctionnent les autres cultures (par des exercices pratiques, des jeux de simulation, des discussions, etc.).

Plutôt que de se bloquer sur ses habitudes et d’être réticent vis-à-vis de la différence, un participant préparé saura relativiser ce qu’il vit.

Accompagner les participants dans la confrontation avec d’autres coutumes, pratiques, habitudes. Sans préparation (sur les différents modes de communication, les

Enrichissement

Ethnocentrisme (centré sur soi, sur sa propre culture) : C’est le stade de départ, où notre seule référence reste liée à la culture de notre (nos) groupe(s) d’appartenance(s), qui est la norme. Tout ce qui s’en démarque est jugé négativement et inférieur. 

 Attention aux autres (prise de conscience) : C’est la phase de découverte d’autres groupes culturels, avec leurs différences en termes de mode de vie, de normes et valeurs, etc.

La première étape pour rompre avec une posture ethnocentrique consiste à prendre conscience qu’il existe d’autres groupes culturels qui n’ont peut-être

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

13

pas exactement les mêmes façons de vivre, de penser.  Empathie (compréhension) : Essayer de comprendre pourquoi d’autres groupes peuvent penser, vivre différemment que nous. Il s’agit de dépasser le stade de l’émotionnel et du jugement systématique.

Cependant, on met encore probablement l’accent sur ce qui est étrange et différent et l’autre culture est l’objet d’une comparaison généralement défavorable, avec sa propre culture, même s’il n’y a pas d’antagonisme déclaré.  Acceptation / respect Commence lorsque la personne reconnaît et accepte la valeur a priori des différences culturelles qu’elle rencontre. Il est possible à ce niveau d’accepter d’autres cultures telles qu’elles sont sans les comparer à sa propre culture ni les juger. Nos préjugés sont souvent attaqués. On peut aussi respecter les aspects les plus différents, mêmes si ces différences n’emportent pas notre accord.

DU VOYAGE TOURISTIQUE …

Les jeunes visitent la ville en bus.

Les jeunes restent par groupes nationaux.

Les jeunes reçoivent un point de vue unique sur les pays qu’ils étudient / visitent.

Les jeunes ne réfléchissent pas sur les représentations des autres cultures.

⟩

⟩

⟩

⟩

… AU PROJET INTERCULTUREL Les jeunes participent à un jeu de découverte de la ville, en interagissant avec la population.

Les jeunes se mélangent et éprouvent toute la difficulté d’évoluer dans un groupe multiculturel en même temps qu’ils en découvrent l’intérêt.

Les jeunes cherchent à mieux apprécier les multiples facettes des cultures étudiées / visitées.

Les jeunes questionnent les représentations qu’ils ont des autres pays et l’image qu’eux-mêmes renvoient.

Appropriation sélective (j’intègre ce qui m’intéresse) : En connaissant mieux les aspects de l’autre culture, je peux être conforté dans ma façon de vivre et de penser. Mais je peux aussi apprécier certains aspects de l’autre culture, que je trouve plus satisfaisant sur le plan personnel. Je décide alors d’inclure (ou non) certaines valeurs, comportements, dans ma propre identité culturelle. 

 Enrichissement/adaptation : De sa propre identité culturelle : ses propres valeurs, normes, codes et comportements.

14

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Préparation du projet

8.

Concevoir un programme d’activités en lien avec le thème du projet Le programme d’activités rassemble tout ce que vous allez concrètement mettre en place avant, pendant et après l’échange.

L’élaboration collective d’un programme est un élément clé qui conditionne la réussite d’un partenariat et la participation active des jeunes.

Vouloir l’imposer peut entraîner une situation de non-adhésion ou une consommation passive d’activités.

8.1. Connaissance mutuelle Il est important de veiller, dès le début de la rencontre, à faciliter une prise de contact entre les participants. Ce sont les « ice-breakers » permettant de briser la glace. Mais, il ne suffit pas de connaitre les prénoms de la plupart des personnes impliquées dans l’échange pour prétendre mieux se connaître !

A vous donc de mettre en place des activités pour que les participants comprennent mieux ce que signifie d’être originaire de tel ou tel pays, de vivre en ville ou en campagne, etc. A vous également de permettre à tous de s’exprimer sur les différentes représentations qu’ils ont des différentes cultures représentées.

8.2. Activités autour d’une thématique Parce que faire et créer ensemble est un des meilleurs moyens d’apprendre à se connaître, il est fortement recommandé de travailler sur un projet tout le long de l’échange de jeunes ou de la mobilité d’acteurs de jeunesse : monter un spectacle de percussions, sensibiliser un village à la protection de la nature, réaliser un film, réhabiliter un centre de jeunes.

N’oubliez pas que l’environnement local ne se limite pas à ce qu’en présentent les guides de tourisme : découvrir un territoire, c’est aller au-delà de sa façade touristique. Il peut ainsi être pertinent de mettre en place des activités qui permettent d’interagir avec la population locale.

8.4. Temps de discussion et d’évaluation Il est important de prendre du recul pendant l’échange pour discuter de son vécu. Vous pouvez ainsi créez des espaces de dialogue (national ou international selon les capacités linguistiques des participants) dans lesquels les participants peuvent partager sur ce qu’ils vivent et ressentent. Ainsi, vous comprendrez mieux ce qui se passe et pourrez faire un retour aux participants, quitte à adapter le planning d’activités.

Aussi, un temps d’évaluation intermédiaire, suivi d’une évaluation finale, permettent d’apprécier la qualité du séjour que vous organisez.

8.5. Temps informels Un échange de jeunes ou une mobilité d’acteurs de jeunesse ne sont pas seulement des successions d’activités. Il faut prévoir des temps aux participants pour qu’ils puissent s’organiser selon leurs envies et besoins à un moment donné.

Prévoir des temps informels ne veut pas dire ne rien prévoir : il faut prévoir des temps collectifs où les participants seront plus autonomes mais où l’aspect collectif reste présent.

La partie informelle d’un échange de jeunes ou d’une mobilité d’acteurs de jeunesse est aussi importante que le reste : logement collectif partagé par les participants, temps de repas collectifs, gestion des tâches quotidiennes, etc.

Plusieurs étapes seront nécessaires pour réaliser ces projets avec les participants, étapes qui permettront de créer des affinités, de souder le groupe et de développer différents types de compétences (techniques ou sociales) parmi les participants.

8.3. Découverte du milieu Le projet prend place dans un environnement local qu’il importe de découvrir par des excursions, des visites, rallye pédestre ou à vélo, activité sportive, reportage photo ou vidéo, etc. Faites en sorte que les activités prévues soient précédées d’une phase de sensibilisation et soient adaptées au public auquel vous vous adressez.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

15

DÉMARCHES ADMINISTRATIVES L‘ensemble des démarches administratives sont dématérialisées et se font donc uniquement en ligne.

Vous trouverez sur le site de l’Agence Erasmus+ Jeunesse & Sport les formulaires, le guide du programme ainsi que des tutoriels :: site.erasmusplus-jeunesse.fr Vous y trouverez également le contact de votre correspondant régional, pour un accompagnement sur votre projet : www.erasmusplusjeunesse.fr/map_contacts.html

Les particuliers ne peuvent pas faire une demande de subventions directement mais doivent s'adresser à une organisation (association, collectivité, etc.) qui porte le projet et obtient les financements.

1. Enregistrer les structures d’obtenir un code PIC

1.2. Enregistrer les structures pour obtenir le code PIC sur le portail unique des participants L’enregistrement se fait une seule fois, pour la durée totale du programme Erasmus+, via le portail des participants URF accessible à l’adresse suivante : ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en /home.html

Identifiez-vous avec vos identifiants ECAS en cliquant sur , puis cliquez sur « ORGANISATIONS » puis « Register ».

afin

Il est conseillé de s’enregistrer bien en amont des dates de dépôt.

Le code PIC est le numéro d’enregistrement indispensable à tout porteur de projet ou partenaire dans Erasmus+.

Un tutoriel est également disponible sur le site de l’Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport dans la rubrique « Tutoriels pour outils informatiques» : site.erasmusplus-jeunesse.fr/documents-atelecharger.html

1.1. Créer un compte ECAS ECAS est le service d'authentification de la Commission européenne. Il permet aux utilisateurs autorisés d'accéder à un large éventail de systèmes d'information gérés par la Commission, simplement à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe.

Pour le créer, vous devez vous rendre sur le site webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi et cliquer sur le bouton « Sign up » puis choisir « External ».

Vous devrez ensuite choisir un nom d’utilisateur puis renseigner les informations demandées.

Attention : nous vous recommandons d’utiliser une adresse électronique générique afin d’éviter toute perte de votre identifiant et qu’elle soit accessible à d’autres si vous quittez votre structure.

16

Vous pourrez enfin valider après avoir pris connaissance du document en lien et coché la case afférente.

Ensuite,

cliquez

sur

le

bouton :

.

Renseignez les champs demandés pas-à-pas : Nom de la structure / Choix du Pays, puis les sections qui s’affichent au fur et à mesure.  Business Reg. Number : Ce champ correspond à votre numéro SIRET. Apparaissant dans la convention, si ce champ n’est pas correctement rempli et en cas d’acceptation de votre projet, le versement de la subvention ne pourra avoir lieu.  Legal Adress Information : Il est impératif que ce champ soit correctement rempli, chaque élément doit être au bon endroit (par exemple, le code postal est à compléter dans « Postal Code » et non dans une autre section. Il est primordial que l’adresse renseignée soit identique à celle indiquée dans votre fiche INSEE à jour (que vous pouvez contrôler en vous rendant à l’adresse suivante : avis-situationsirene.insee.fr/) et à celle du RIB. Tous les documents doivent indiquer exactement la même adresse.  Registration date : Correspond à la d’enregistrement de la structure en préfecture.

date

 Registration Authority : « Préfecture Pensez à bien remplir chacun ». des champs du formulaire, certains sont facultatifs à cette étape mais deviennent obligatoires dans les formulaires en ligne.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Préparation du projet

Passez à la page suivante en cliquant sur pour continuer l’enregistrement de votre structure, jusqu’à la soumission complète grâce au bouton .





Le RIB (dont l’adresse doit correspondre à l’adresse renseignée dans « Legal Adress Information » et donc à celle de votre fiche INSEE) La décision du conseil municipal nommant le Maire

1.3. Joindre les documents obligatoires pour finaliser votre profil Pour finaliser l’enregistrement de votre structure, il faut joindre certains documents légaux : 

Pour les structures hors organismes publics :



La fiche INSEE de l’année en cours (à mettre à jour tous les ans dans le PIC) La fiche d’identité légale La fiche d’identification financière Le RIB (dont l’adresse doit correspondre à l’adresse renseignée dans « Legal Adress Information » et donc à celle de votre fiche INSEE) La copie de la Carte National d’Identité pour le leader dans le cas d’un dépôt par un groupe informel La copie de la parution au JO Les statuts datés et signés, certifiés conformes à l’original Le dernier PV d’Assemblée Générale, à mettre à jour chaque année Une délégation de signature, le cas échéant (comprenant noms, prénoms, fonctions du délégataire et du délégant) Si votre projet a un budget de plus de 60 000 euros, tout document comptable permettant de vérifier votre capacité financière : bilan comptable, compte de résultat, détail des subventions publiques reçues, etc.

  



   



Peuvent être considérées comme ayant la capacité financière, professionnelle et administrative suffisante, les organisations dont plus de 50% des ressources annuelles proviennent de sources publiques.

A défaut, la capacité financière, professionnelle et administrative des structures est contrôlée grâce à un outil de la Commission Européenne, et enfin grâce à la garantie financière exigée par l’Agence nationale.



Pour les organismes publics (communes, collectivités, établissements scolaires, etc.) :



La fiche INSEE de l’année en cours (à mettre à jour tous les ans dans le PIC) La fiche d’identité légale La fiche d’identification financière

 



Lien pour accéder à la fiche entité légale :

ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_con tracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm



Lien pour accéder à la fiche identification financière :

ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_con tracts/financial_id/financial_id_en.cfm

Ces documents sont à joindre dans la partie « Documents » après validation de votre PIC. Il est primordial de nommer les documents que vous soumettez en ligne, de façon claire avec la date de la version :

1.4. Modifier des éléments du PIC Afin de modifier des éléments du PIC d’une structure déjà existant, il vous suffit de vous rendre à l’adresse suivante : ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en /home.html

Connectez-vous avec vos identifiants et cliquez sur « Organisations » puis « My Organisations » pour faire apparaître toutes les structures que vous avez enregistrées et enfin sur l’icône la page de modification.

pour accéder à

Si vous souhaitez ajouter des documents au PIC, il vous suffit d’aller dans la partie « Documents » puis « Add document » en nommant et datant correctement les documents que vous soumettez.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

17

2. Où déposer la demande ?

Les demandes de subvention doivent être déposées auprès de l’Agence nationale du demandeur.

Pour les porteurs de projet français, les demandes doivent donc être déposées auprès de l’Agence Erasmus+ France Jeunesse et Sport.

3. Dates de dépôt Chaque année, est publié un appel à propositions européen fixant les dates de dépôt des candidatures.

Pour l’année 2018, les demandes de subvention doivent être soumises aux dates suivantes : 





Le 15 février 2018 au plus tard à 12 heures (midi, heure de Bruxelles) pour les projets débutant entre le 01 mai et le 30 septembre de la même année (Round 1) ; Le 26 avril 2018 au plus tard à 12 heures (midi, heure de Bruxelles) pour les projets débutant entre le 01 août de la même année et le 31 décembre de la même année (Round 2) ; Le 04 octobre 2018 au plus tard à 12 heures (midi, heure de Bruxelles) pour les projets débutant entre le 01 janvier et le 31 mai de l'année suivante (Round 3).

4. Déposer une candidature en complétant le formulaire en ligne Le lien du formulaire est disponible sur le site webgate.ec.europa.eu/web-eforms/screen/home

L’accès à ce formulaire n’est possible qu’avec un compte ECAS. Le formulaire – s’adaptant au fur et à mesure de sa complétion - pour les activités d’échanges de jeunes et de mobilité des acteurs de jeunesse est le formulaire Mobilité des jeunes (KA105).

En dehors des dates de dépôt, la Commission Européenne met à disposition les modèles des formulaires - en anglais uniquement - sur son site internet : ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/resources/documents/applicants/forms_en

Le formulaire se découpe en 11 sections, il est nécessaire de remplir et valider chaque section

Les champs obligatoires sont indiqués en rouge.

Ils doivent obligatoirement être remplis afin de soumettre le formulaire de candidature.

Si un champ est obligatoire mais qu’il ne vous concerne pas, vous pouvez mettre une croix afin de ne pas être bloqué dans la saisie du formulaire.

Un guide technique des formulaires de candidature en ligne est disponible à l’adresse suivante : webgate.ec.europa.eu/fpfis/wikis/pages/viewp age.action?spaceKey=NAITDOC&title=FR_Guide +technique+des+formulaires+de+candidature+e n+ligne Si vous avez des questions supplémentaires ou si vous rencontrez un problème technique, veuillez contacter l’Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport.

Pensez à annexer l’ensemble des documents requis pour que le dossier soit éligible (Voir Instruction formelle).

Il est recommandé d’indiquer la durée maximale de 24 mois, afin d’avoir de la souplesse dans les dates d’activités en cas d’imprévus et pour prévenir les démarches administratives de prolongation d’un projet.

5.

Précisions budgétaire de subvention

sur la partie la demande de

La partie « Activités » est déterminante pour calculer le montant de la subvention finale. En effet, une fois le formulaire soumis, le budget de votre projet ne pourra jamais être modifié à la hausse.

partie pour ainsi voir apparaitre le bouton pouvoir soumettre son projet.

et ainsi

18

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

En revanche, lors de l’instruction formelle (Voir Instruction formelle) et lors du rapport final (Voir Rapport final), l’Agence pourra revoir le montant de votre subvention à la baisse.

Préparation du projet

Il est donc important de comprendre et de remplir correctement les éléments suivants : 5.1. Pays programme / pays partenaires Les pays membres du programme peuvent participer à toutes les actions du programme Erasmus+. Ce sont tous les Etats membres de l’Union Européenne, ainsi que les pays tiers qui participent au programme (ancienne République yougoslave de Macédoine, Islande, Liechtenstein, Norvège, Turquie).

Les pays partenaires peuvent participer au programme Erasmus+ sous certaines conditions.

L’ensemble de la liste de ces pays est détaillée dans le guide du programme Erasmus+.

l’autre pays partenaire) alors même que l’activité est unique.

De plus, à chaque round, un budget différent est appliqué aux activités pays partenaires et aux projets pays programme. Ainsi, sur l’enveloppe annuelle allouée aux projets de mobilité et d’échanges, 25% est réservée aux projets incluant des pays partenaires.

Plusieurs partenaires d’un même pays (programme ou partenaire) peuvent participer à un seul et même projet. Cependant, il faut faire attention à ce que cela ne soit pas disproportionné. L’équilibre des groupes est également un élément de qualité lors de l’expertise de votre projet.

A partir du moment où au moins un des pays de votre activité est un pays partenaire, l’ensemble de l’activité (d’échange ou de mobilité) sera considéré comme une activité pays partenaire.

5.2. Tranches kilométriques Afin de sélectionner la bonne tranche kilométrique, vous devez calculer la distance à l'aide du calculateur de distance.

Il ne faut donc pas distinguer - lors de la saisie de la demande de subvention ou lors du rapport final – une activité en deux (une pays programme et

Pour y accéder : ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/resources/distance-calculator_fr

BUDGET DU PROJET : RECAPITULATIF DES COUTS ELIGIBLES Coûts exceptionnels

Frais de visas et dépenses liées (frais de sortie du territoire, assurances obligatoires, etc.), coûts des vaccins, logement et nourriture lors de la visite de planification préalable (2 jours max).

Remboursement au réel sur justificatifs.

Soutien des besoins spécifiques

Pour les participants en situation de handicap : matériel, accompagnateurs, traducteurs, etc.

Remboursement au réel sur justificatifs.

Forfait calculé en fonction de la durée du séjour par participant.

Soutien organisationnel

Voyage

Comprend : nourriture, logement, visites, matériel (petit matériel, location de matériel, etc.), communication, transports locaux durant l’activité, etc.

Forfait calculé selon la distance entre le lieu d’envoi des participants et l’endroit de l’activité (cf. Calculateur de la Commission Européenne). + le cas échéant, les frais de voyage de la visite de planification préalable (selon le même mode de calcul).

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

19

Avec cet outil, vous devez entrer les villes d'origine et de destination de deux pays donnés et obtenir le calcul de la distance les séparant.

Si le participant a besoin de se rendre dans une ville de départ plus éloignée pour pouvoir atteindre sa destination finale (par exemple, pour rejoindre l'aéroport), il est possible de choisir cette autre ville comme point de départ. Il faudra alors créer un flux spécifique pour ce participant.

La tranche kilométrique correspond à la distance entre le lieu d'origine et le lieu de destination pour un aller, et non pas un aller-retour.

Le coût unitaire est calculé sur la base de la distance d'un aller ; cependant le montant des frais de voyage indiqué couvre les coûts de voyage dans les deux sens.

Voir l’annexe 2 - Tableau de la participation aux frais de voyage.

5.3. Leaders de groupe / Formateurs / Facilitateurs et Accompagnateurs Les leaders de groupe / formateurs / facilitateurs sont des majeurs qui accompagnent les jeunes participant à un échange de jeunes, en vue de veiller à leur protection, à leur sécurité et à leur apprentissage efficace lors de l’expérience de mobilité.

Il est indispensable - sous peine d’inégibilité de la demande – d’avoir au moins un leader de groupe/formateur/facilitateur par groupe, dans le cadre des échanges de jeunes.

Il peut y en avoir plus si les participants sont mineurs et/ou des jeunes avec moins d’opportunités.

Les accompagnateurs correspondent aux personnes accompagnant les participants en situation de handicap. Ils ne sont donc à prévoir dans la demande de subvention qu’en cas de besoins spécifiques.

accompagnant, de leur lieu d’envoi jusqu’à l’endroit de l’activité, plus trajet retour.

En cas de contrôle ou d’audit de votre projet, pour justifier le mode de transport des participants en véhicule, il faudra pouvoir présenter :  Tout justificatif prouvant le trajet entre la ville de départ et la ville d’arrivée, daté aux dates de départ et d’arrivée,  Les tickets de péages, le cas échéant,  Une impression d’un plan récapitulatif pour justifier du nombre de kilomètres (par exemple, mappy)  Une attestation sur l’honneur du conducteur détaillant : la liste des participants, le trajet effectué, etc.  Une copie de la carte grise et une attestation de prêt en cas de prêt du véhicule,  La facture en cas de location du véhicule (par exemple, facture de location du car).

Pour certaines destinations (comme pour les régions ultrapériphériques) : lorsque le forfait ne couvre que 70% ou moins du prix réel du billet, le porteur de projet peut alors ne pas demander de forfait voyage (en mettant la tranche kilométrique équivalent à 0 euros) et demander à la place 80% du prix réel du billet dans la ligne coûts exceptionnels.

Néanmoins, le porteur de projet devra fournir un devis aux dates de voyage, précisant le prix, permettant à l’Agence de vérifier le montant demandé.

5.5. Coûts exceptionnels Les coûts exceptionnels correspondent aux frais de visas et dépenses liées (frais de sortie du territoire, assurances obligatoires, etc.), coûts des vaccins, et/ou logement et nourriture lors de la visite de planification préalable (2 jours max).

Le remboursement de ces coûts exceptionnels se fait au réel, à la lecture des justificatifs envoyés à l’Agence au moment du rapport final.

5.4. Soutien organisationnel et voyage Pour les frais liés au soutien organisationnel et aux voyages, la contribution accordée par l’Agence se fonde sur des forfaits.

Ces coûts exceptionnels sont à prévoir au moment de la demande de subvention : le remboursement n’est possible que si une estimation de ces coûts a été indiquée dans la demande de subvention. L’Agence ne pourra rembourser plus que ce qui a été prévu dans cette demande.

Le soutien organisationnel correspond à tous les coûts directement liés à la réalisation des activités de mobilité : par exemple, nourriture, logement, visites, matériel, communication, transports locaux, etc.

La contribution aux frais de voyages correspond aux trajets des participants et des personnes les

Dans le cadre d’un échange de jeunes, l’éligibilité de coûts servant à faciliter la participation des jeunes avec moins d’opportunités n’est acceptée qu’à titre exceptionnel, après étude approfondie par l’Agence de différents éléments, dont :  Un devis qui doit être joint à la demande de subvention (l’auto-facturation étant impossible),





20

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Préparation du projet

Cependant, il est préférable de saisir alors deux flux (le flux français et le flux du partenaire) afin

Jour 3

Jour 4

Jour 5

Jour 6

Jour 7

Activités

Activités

Activités

Voyage

Journée entière

Jour 2

Activités

Cas n°1 : Jour 1

Pour l’activité ci-dessus, la répartition jours d’activité / jours de voyage, dans le budget du dossier de demande de subvention, sera la suivante :

Cas n°2 : 1

Matin

Aprèsmidi

2

3

4

5

6

7 Activités



Activités

5 jours d’activité + 2 jours de voyage

Voyage

Pour les mobilités des acteurs de jeunesse, vous pouvez ne prévoir qu’un flux. Par exemple, dans le cas d’un job-shadowing : le flux du groupe français allant dans le pays du partenaire, ou l’inverse.



Activités

5.8. Nombre de flux par activité A minima, il faut saisir deux flux pour les échanges de jeunes : un flux français et le flux du partenaire (cf. Instruction formelle).

Il faut distinguer 3 cas :

Activités

Une activité est unique quand elle se déroule au même endroit et aux mêmes dates. Ainsi, lors de la demande de subvention et sur Mobility Tool pour le rapport final, il ne faut pas distinguer artificiellement une activité pourtant unique en plusieurs activités (par exemple : une activité pour les pays programme et une autre pour les pays partenaires alors même, qu’en pratique, elles constituent la même activité).



Activités

Cependant, il est recommandé de ne pas prévoir trop d’activités dans un même projet - impliquant alors une ingénierie et un budget importants.



Une journée du planning d’activité ne peut être à la fois un jour d’activité et un jour de voyage dans la demande de subvention.

L’ensemble des participants à une activité doivent avoir le même nombre de jours d’activité (sauf dans certains cas pour la mobilité des acteurs de jeunesse), contrairement au nombre de jours de voyage, qui peuvent varier selon le lieu de départ des participants.

Dans tous les cas, les organismes proches géographiquement du lieu d’activité ne pourront bénéficier des jours de voyage.

Activités

Il faut au minimum une activité par projet, pour que ce dernier soit éligible.



Activités

5.7. Activités Un projet peut comporter plusieurs activités. Une activité est une coopération transnationale entre deux ou plusieurs organisations participantes de différents pays permettant à des groupes de jeunes/participants issus de ces différents pays de se rencontrer et de vivre ensemble pendant une période donnée.

5.9. Répartition jours d’activité / jours de voyage Le fait d’identifier correctement dès la demande de subvention les jours de voyage et les jours d’activité, conformément à votre planning d’activités annexé, évitera dans la majorité des cas un réajustement de votre budget par l’Agence.

Voyage

5.6. Besoins spécifiques Les besoins spécifiques correspondent aux coûts supplémentaires pour l’accompagnement des participants en situation de handicap : matériel, accompagnateurs, traducteurs, location de véhicules adaptés, etc.

Comme pour les coûts exceptionnels, les besoins spécifiques sont à prévoir au moment de la demande de subvention : le remboursement n’est possible que si une estimation de ces coûts a été indiquée dans la demande de subvention. L’Agence ne pourra rembourser plus que ce qui a été prévu dans cette demande.

d’obtenir les forfaits pour les coûts organisationnels pour les deux groupes.

Voyage

La partie narrative de la demande de subvention qui doit expliquer de façon complète et précise le dispositif qui sera mis en œuvre.

Activités



Pour l’activité ci-dessus, la répartition jours d’activité / jours de voyage, dans le budget du dossier de demande de subvention, sera la suivante :

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

21

7 jours d’activité + 0 jour de voyage

  

Ou 5 jours d’activité + 2 jours de voyage

Soirée

3

4

5

6

7

Voyage

Activités

Activités

Activités

Activités

Activités

2

Activités

Matin + Aprèsmidi



Activités

Début de matinée

Voyage

Cas n°3 : 1



Pour l’activité ci-dessus, la répartition jours d’activité / jours de voyage, dans le budget du dossier de demande de subvention, sera la suivante : 5 jours d’activité + 2 jours de voyage

Jours de repos En principe, seuls les jours d’activités sont subventionnés.

Vous pouvez cependant prévoir des jours de repos, dans votre planning d’activité. L’Agence n’accordera de forfait journalier pour ces jours-là que si des activités en collectif sont prévues.

5.10. Participants Dans le cadre de votre projet, vous pouvez adapter les flux des participants et augmenter ou diminuer le nombre de participants entre les différents partenaires, à condition que soient respectés :

22

La cohérence du projet, Le montant maximal prévu par la convention, Les critères d’éligibilités des actions (4 participant par groupe national et 1 leader dans le cadre d’un échange de jeunes), Les groupes nationaux de participants ne doivent pas être disproportionnés.

Ainsi, par exemple, dans le cadre d’un échange de jeunes prévoyant 2 groupes nationaux différents (France et Italie), composés chacun de 5 jeunes et d’1 group leader, il est possible d’avoir finalement un groupe français comprenant 4 participants et 1 group leader, et un groupe italien comprenant 6 participants et 1 group leader.

Il faut cependant en informer l’Agence et demander validation à la personne en charge de votre dossier.

6. Dépôts Hors France Il est impératif de prévenir l’Agence de tout dépôt de demande de subvention réalisé Hors France.

Veuillez donc faire parvenir à votre chargé de mission et à votre correspondant en région (REIJ), une copie des demandes de subvention dans lesquelles vous apparaissez et déposées par vos partenaires.

Il est important pour l’Agence et les correspondants de pouvoir localiser les jeunes et les acteurs de jeunesse dans les différents pays et ce pour intervenir dans les meilleurs délais en cas d’urgence.

Vous pouvez retrouver les contacts correspondants régionaux sur notre site :

des

www.erasmusplusjeunesse.fr/map_contacts.html

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Préparation du projet

Examen des demandes de subvention

Mise en œuvre du projet

Finalisation du projet

Examen des demandes de subvention

Le processus de sélection des projets faisant l’objet d’un soutien financier du programme Erasmus + est strictement régi par les règles et procédures fournies par la Commission Européenne. L’Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport, chargée de gérer les fonds du volet Jeunesse du programme sur le territoire français, agit en stricte conformité avec ces règles.

FOCAL 2018 En 2018, comme en 2017 au moment de la sélection des projets, l'accent sera mis sur les axes suivants :



atteindre les jeunes marginalisés, promouvoir la diversité, le dialogue interculturel et interreligieux, les valeurs communes de liberté, de tolérance et de respect des droits de l’Homme, ainsi que sur les projets qui soutiennent l'éducation aux médias, la pensée critique et esprit d'initiative des jeunes ;



doter les travailleurs de jeunesse des compétences et méthodes nécessaires pour transférer les valeurs fondamentales communes de notre société, en particulier face à la difficulté d'atteindre les jeunes et prévenir la radicalisation violente des jeunes.

À cet égard, compte tenu du contexte critique en Europe - et compte tenu du fait que le travail de jeunesse, les activités d'apprentissage non formel et le volontariat peuvent contribuer de manière significative à répondre aux besoins des réfugiés, des demandeurs d'asile et des migrants et/ou sensibiliser à cette question au sein des collectivités locales – une attention particulière sera également accordée pour soutenir des projets de mobilité impliquant ou mettant l'accent sur les réfugiés/demandeurs d'asile et les migrants.

INSTRUCTION FORMELLE

Et s’il ne respecte pas les critères d’éligibilité suivants : 

 L’instruction correspond à la vérification par le personnel de l’Agence de l’éligibilité formelle de la demande de subvention selon les critères définis dans le Guide du programme.

Pour être éligible, le projet doit respecter l’ensemble des critères d’éligibilité liés à l’action au titre de laquelle la proposition est soumise. Un projet qui ne respecte pas ces critères au stade de la candidature sera rejeté sans autre évaluation.

Un projet pourra être rejeté, au stade de la candidature, s’il ne comporte pas :  

Un planning par activité dûment complété.

La déclaration sur l’honneur signée par le représentant légal et tamponnée.



Le nombre minimal et maximal de participants par groupe et pour l’ensemble des participants (voir Echanges de jeunes et Mobilité des acteurs de jeunesse).

Le type de structure (voir Organisations éligibles).

A minima, deux flux pour les échanges de jeunes : un flux français et le flux du partenaire.

Certains critères d’éligibilité (par exemple, durée, profil des participants, etc.) pourront uniquement être vérifiés au stade de la mise en œuvre du projet ou du rapport final (et non de la candidature). Au stade de la candidature, les candidats sont invités à déclarer que le projet respectera ces critères.

Cependant, s’il apparaît au stade de la mise en œuvre du projet ou du rapport final que ces critères n’ont pas été satisfaits, les participants ou l’activité pourront être jugés inéligibles et faire l’objet d’une réduction ou d’un recouvrement en conséquence de la subvention européenne initialement allouée au projet.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

23

avis favorable ou défavorable. Un score minimal de 60/100 est requis pour prétendre à un soutien financier du programme.

INSTRUCTION PÉDAGOGIQUE Pour les projets éligibles, vient ensuite l’évaluation qualitative du contenu des projets. Cette étape est réalisée par des experts externes sur la base d’un cahier des charges et d’une grille d’analyse Cette évaluation qualitative donne lieu à l’attribution d’une note, qui permet de recevoir un

 (30 points maximum)

Pertinence du projet





24

(40 points maximum)



(30 points maximum)

Impact et diffusion

Qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet



         

 



Le projet doit également obtenir au moins la moitié du nombre maximum de points pour chacune des catégories de critères d’attribution susmentionnées (c’est-à-dire 15 points minimum pour les catégories “Pertinence du projet” et “Impact et diffusion” et 20 points minimum pour la catégorie “Qualité de la conception et de la mise en œuvre du projet”).

Les projets sont évalués sur la base des critères suivants:

La pertinence de la proposition par rapport:  aux objectifs de l’action (voir la section “Quels sont les objectifs d’un projet de mobilité”);  aux besoins et objectifs des organisations participantes et des différents participants.

La mesure dans laquelle la proposition permet:  d’atteindre des jeunes défavorisés, y compris les réfugiés, les demandeurs d’asile et les migrants;  de promouvoir la diversité, le dialogue interculturel et interreligieux, les valeurs communes de liberté, de tolérance et de respect des droits de l’homme ainsi que de mettre en œuvre des projets renforçant l’éducation aux médias, la réflexion critique et l’esprit d’initiative chez les jeunes;  de doter les animateurs de jeunes des compétences et méthodes nécessaires pour transmettre les valeurs fondamentales communes de notre société, en particulier aux jeunes difficiles à atteindre, et éviter une radicalisation violente des jeunes.

La mesure dans laquelle la proposition permet:  aux participants de retirer des acquis d’apprentissage de qualité;  aux établissements participants de renforcer leurs capacités et leur dimension internationale.

La mesure dans laquelle la proposition fait intervenir des nouveaux venus dans l’action.

La clarté, l’exhaustivité et la qualité de toutes les phases de la proposition de projet (préparation, mise en œuvre des activités de mobilité et suivi).

La cohérence entre les objectifs du projet et les activités proposées.

La qualité des modalités pratiques, de la gestion et des dispositifs de soutien.

La qualité de la préparation offerte aux participants.

La qualité des méthodes d’apprentissage non formel participatives proposées.

La mesure dans laquelle les jeunes sont activement associés à tous les niveaux du projet.

La qualité des mécanismes de reconnaissance et de validation des acquis d’apprentissage des participants, ainsi que l’utilisation cohérente des outils de transparence et de reconnaissance européens.

L’adéquation des mesures visant à sélectionner et/ou à associer les participants aux activités de mobilité.

Dans le cas d’activités avec des pays partenaires voisins de l’Union, la représentation équilibrée d’organisations de pays participant au programme et de pays partenaires.

La qualité de la coopération et de la communication entre les organisations participantes, ainsi qu’avec les autres acteurs concernés.

La qualité des mesures d’évaluation des résultats du projet L’impact potentiel du projet:  sur les participants ainsi que sur les organisations participantes pendant le cycle de vie du projet et au-delà;  en dehors des organisations et des personnes participant directement au projet, au niveau local, régional, national et/ou européen.

L’adéquation et la qualité des mesures visant à diffuser les résultats du projet à l’intérieur des organisations participantes et en dehors de celles-ci.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Examen des demandes de subvention

COMITÉ NATIONAL D’ÉVALUATION Sur la base des avis rendus par les experts, s’effectue ensuite la sélection finale des projets, qui est déterminée par l’enveloppe budgétaire allouée pour le round concerné.

PUBLICATION DES RÉSULTATS La liste des résultats est publiée à l’issue du processus de sélection sur le site de l’Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport dans un délai de 10 à 12 semaines après la date butoir concernée : site.erasmusplus-jeunesse.fr/resultat.html

En effet, la Commission européenne demande aux agences nationales de respecter une double ventilation budgétaire : 



Par action clé /type de mobilité (par exemple, le budget alloué aux projets de mobilité en coopération avec les pays partenaires ne peut dépasser 25% maximum de l’enveloppe totale pour l’action clé 1) Une répartition par round, afin d’être en mesure de pouvoir subventionner des projets sur l’ensemble de l’année.

La validation de la liste des projets soutenus dans le cadre du programme, réalisée par les membres du Comité National d’Evaluation en premier lieu et visée en dernier lieu par le Directeur de l’Agence du Service Civique, se fait donc en fonction des notes attribuées et du budget disponible, round par round.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

25

Préparation du projet

Examen des demandes de subvention

Mise en œuvre du projet

Ces mandats doivent comporter :

CONVENTION ET SUBVENTION

 



1. Signature de la convention Si le projet Erasmus+ est accepté, une convention financière est établie et envoyée au demandeur.

Les documents suivants : 



  

Finalisation du projet

Quatre exemplaires de la convention renseignées de façon manuscrites aux endroits indiqués (page 1 et 9 : numéro SIRET et coordonnées bancaires), paraphés sur chaque page, recto-verso, datés, tamponnés et signés, précédée de la mention « Lu et approuvé » ; Quatre exemplaires de l’Annexe II (fiche budgétaire) paraphés sur chaque page, rectoverso; Le RIB de votre structure ; La fiche INSEE de l’année en cours Une délégation de signature, le cas échéant (comprenant noms, prénoms, fonctions du délégataire et du délégant).

Sont à retourner, par le ou la responsable du projet, par voie postale, dans un délai de 30 jours à l’Agence Erasmus+ Jeunesse & Sport : Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport Action KA1 Erasmus+ Jeunesse 95 avenue de France



Le nom légal des structures, Les noms des représentants et les adresses correspondants à ceux renseignés dans le PIC (pour le porteur de projet, l’adresse doit être celle figurant sur l’avis de situation INSEE) Les signatures des représentants légaux (figurant dans le PIC) du porteur de projet et du partenaire, Le cachet du porteur de projet – à défaut, une attestation originale.

Ces mandats doivent être impérativement dactylographiés et correspondre en tout point aux informations figurant dans le PIC des structures concernées.

3. Versement de 80% du montant de la subvention La subvention Erasmus+ Jeunesse allouée est versée en deux règlements : 



Un préfinancement à hauteur de 80% du montant de la subvention après signature de la convention par l’Agence, Puis un solde correspondant aux 20% restants de la subvention (ou une demande de remboursement d’un trop perçu le cas échéant), après étude et analyse du rapport final.

Si la subvention s’élève à plus de 60 000€, la capacité financière de la structure sera vérifiée et la convention sera établie ou non en fonction du résultat.

75013 Paris Dans le cas où votre dossier serait rejeté, vous recevrez une lettre de rejet vous précisant le motif.

2. Mandats Il vous sera également demandé de remplir, de faire signer et de faire parvenir à l’Agence un mandat par partenaire – par voie électronique si vous ne l’avez pas déjà fait lors du dépôt de la demande de subvention. Ils doivent être parvenus à l’Agence avant le CNE.

26

4. Début du projet Le projet peut commencer au plus tôt trois mois après la date butoir, selon les règles imposées par la Commission Européenne, voir Les dates de dépôt.

Mais il est conseillé de prévoir un délai supplémentaire avant de commencer les activités.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Mise en œuvre du projet

AVENANTS

1.

Protection participants

Toute modification substantielle de la convention nécessite la réalisation d’un avenant :

Les bénéficiaires de la convention doivent mettre en place des procédures et dispositions appropriées pour s’assurer la sécurité et la protection des participants pendant la réalisation de leur projet.

Changement dans le partenariat : annulation / remplacement d’un partenaire.

Modification des dates de projet.

Ils doivent ainsi vérifier qu’une couverture d’assurance est prévue pour les participants impliqués dans les activités de mobilité à l’étranger.

 

Dans ce cas, il est nécessaire de prendre contact avec le ou la chargé(e) de mission en charge de votre projet à l’Agence par écrit, qui préparera, après acceptation, cet avenant et vous l’enverra par courrier électronique.

Après impression, il vous faudra alors envoyer à l’Agence – par voie postale – cet avenant signé en quatre exemplaires.

Toute demande d’avenant doit être reçue par l’Agence en temps utile, avant que le changement ne prenne effet, et dans tous les cas un mois avant la date de fin du projet. Pour être valide, tout amendement à la convention doit être édité par l’Agence avant la fin de la convention.

Les avenants ne peuvent avoir pour objet de remettre en question ou de dénaturer le projet initial validé par l’Agence. Par exemple, la venue de partenaires extérieurs au projet et en grand nombre ou des participants, non prévus initialement.

OBLIGATIONS DU PORTEUR DE PROJET La signature de la convention engage juridiquement le porteur de projet à mettre en œuvre le projet et vaut acceptation des conditions générales téléchargeables dans la rubrique Bases légales Erasmus+ disponible dans la partie « Documents à télécharger » : site.erasmusplus-jeunesse.fr/documents-atelecharger.html

L’ensemble des obligations à respecter par le porteur de projet sont inscrites dans la convention signée avec l’Agence.

et

sécurité

des

Relisez attentivement les différentes clauses de votre contrat d’assurance afin de vous assurer qu’elles couvrent suffisamment les risques liés à votre voyage, y compris la visite de planification préalable.

Vous pourrez rapatriement.

compléter

par

une

assurance

2. Participants mineurs Dans le cas des échanges de jeunes, les bénéficiaires doivent obtenir le consentement des parents / tuteurs des participants mineurs préalablement à toute activité de mobilité.

Si votre projet d’échange en France compte au moins sept mineurs, le séjour doit être déclaré auprès de votre Direction Départementale chargée de la Jeunesse et des Sports : Direction Départementale de la Cohésion Sociale (DDCS) ou de Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations (DDCSPP).

L’ensemble des règles de fonctionnement concernant les séjours spécifiques des mineurs est à retrouver en annexe IV.

3. Inscription sur Ariane en c as de sortie du territoire Pour tout séjour à l’étranger quel qu’en soit la durée et le pays du séjour, il est fondamental que les participants français s’inscrivent sur Ariane pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.ht ml .

Ariane vous permet, lorsque vous effectuez un voyage ou une mission ponctuelle, de vous signaler gratuitement et facilement auprès du ministère des Affaires étrangères et du Développement international.

Ce signalement nous permet, en cas de problème sur place, de pouvoir faire intervenir très rapidement le Ministère des Affaires Étrangères.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

27

régulier, aboutissant à l’auto-évaluation « en dialogue » (entre participants et référents) des résultats concrets de ces apprentissages. En termes de savoir, savoir-faire et/ou savoir-être et en suivant le cadre européen des 8 compétences clés.

Après l’activité, à réaliser pendant une période plus ou moins longue un suivi individualisé pour la valorisation des résultats d’apprentissage.

4. Certificat YOUTHPASS Les bénéficiaires doivent informer les participants impliqués dans le projet sur leur droit à recevoir un certificat Youthpass.



4.1. Un instrument européen pour valoriser une expérience acquise avec le programme européen ERASMUS+ Jeunesse Le Youthpass est un outil développé pour permettre la reconnaissance des résultats de l'apprentissage non formel & informel acquis par les participants aux activités du programme Erasmus + « Jeunesse ».

Il se concrétise par la remise d'un certificat individuel pour les participants qui en font la demande, comprenant deux parties : une partie de présentation de l’activité et une partie d'autoévaluation des résultats d'apprentissage - suivant le cadre européen de référence des 8 compétences clés.

Avec le Youthpass, participants et organisateurs de projets mettent en place ensemble un processus individuel et collectif d'auto-évaluation réciproque : chacun se demandera s'il a atteint ses objectifs.

La démarche Youthpass va permettre de faire un point sur soi-même et sur ce qu’un projet a permis de développer en termes de savoirs, savoir-faire et/ou savoir-être.

4.2. Une démarche intégrée tout au long du projet La mise en place de la démarche Youthpass permet de développer et renforcer le caractère d’éducation non formelle et informelle des activités du programme Erasmus + Jeunesse, en amenant les organisateurs, animateurs, tuteurs, formateurs, accompagnateurs :  

28

La démarche Youthpass favorise le regard rétrospectif sur le chemin parcouru et encourage à réfléchir sur la suite.

Lorsque la participation à une activité du programme est proposée à des jeunes ayant moins d’opportunités dans le cadre d’un parcours d’insertion, l’obtention du certificat Youthpass peut représenter pour eux un élément important de valorisation de leurs acquis.

Important : Même si le certificat Youthpass n'est délivré qu'à la fin des activités, il faut y penser avant, lors du montage du projet et le prévoir dans le programme des activités. Le processus mis en place est un champ de la demande de subvention et un des critères d’analyse des projets.

L’outil Youthpass est disponible sur le site internet : www.youthpass.eu

Pour aller + loin 

Le Youthpass en 10 leçons : un document utile à tous les bénéficiaires : site.erasmusplusjeunesse.fr/uploads/images/documents/Youthp ass%20en%20dix%20lec%CC%A7ons%20oct%20 2011.pdf



The story of Youthpass (Vidéo) : www.youthpass.eu/fr/about-youthpass/video/



Des publications Youthpass :

(en

anglais) sur

le

site

www.youthpass.eu/fr/publications



Découvrez l’étude d’impact sur le Youthpass 2012-2013 : www.youthpass.eu/fr/aboutyouthpass/youthpass-impact-study/

En amont, à définir de manière individuelle et collective des objectifs précis d’apprentissage Pendant l’activité, à mettre en place un accompagnement pour un suivi continu et

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Mise en œuvre du projet

CONTRÔLE SUR SITE Les contrôles sur site sont réalisés par l’Agence et/ou la Commission Européenne dans les locaux des bénéficiaires ou tout autre lieu pertinent selon son projet.

Durant ces contrôles, les bénéficiaires doivent mettre à disposition de l’Agence les documents originaux comme spécifiés dans le contrôle du rapport final et le contrôle sur pièces.

Il existe trois types possibles de contrôles sur site : Contrôle sur site pendant la mise en œuvre du projet Le contrôle se déroule durant la mise en œuvre du projet afin que l’Agence nationale soit en mesure de vérifier directement la réalité et l’éligibilité des activités menées et des participants. 

Contrôle sur site après la réalisation du projet (audit système): Le contrôle est effectué après la fin du projet et généralement après le contrôle du rapport final. 

En complément de la mise à disposition des documents justificatifs, le bénéficiaire doit permettre à l’Agence nationale d’accéder à ses livres comptables/registres comptables.  Audit de la Commission Européenne : Ce contrôle du bénéficiaire est effectué afin de déterminer la conformité avec les engagements pris. Le bénéficiaire doit permettre à la Commission Européenne de vérifier la réalité et l’éligibilité des participants et des activités menées dans le cadre du projet. Ces audits peuvent avoir lieu plusieurs années après la fin et le solde des projets.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

29

FOCUS – Pendant les activités 1.4. Visites culturelles Aller voir un film, un spectacle, visiter un musée, participer à un événement sportif, etc. fait partie de la découverte culturelle du pays accueillant.

PENDANT LES ACTIVITÉS

Laissez le groupe décider lui-même à partir de l’actualité locale, du thème de votre projet ou proposez une soirée à la carte selon les goûts de chacun.

1. Animer l’échange / la mobilité Quelques idées pour animer votre échange / mobilité : 1.1. L’accueil Faites en sorte que les groupes arrivent au même moment pour éviter de déséquilibrer les relations du groupe dès le début.

Evitez les longs discours de bienvenue, pour aller directement à l’essentiel. Les choses plus précises pourront être détaillées plus tard.

Organisez un espace d’accueil rassurant, le groupe partenaire arrivant dans un lieu qu’il ne connait pas : panneau de bienvenue dans les langues des partenaires, indications en différentes langues sur les lieux, remise d’un document de présentation, etc.

1.2. Faire connaissance et lancer une dynamique de groupe A vous de choisir l’outil qui vous semble le plus adapté au groupe, certaines personnes peuvent être plus réticentes. Assurez-vous que chacun ait compris la consigne et que tout le monde soit d’accord pour participer (attention aux energisers physiques).

Selon votre groupe cible, les energisers peuvent servir à :   

Instaurer une humeur ou une atmosphère particulière, Réveiller les participants avant ou pendant une activité, Introduire un sujet de façon plaisante.

1.3. Jeu de piste La mise en place d’un jeu de piste, à la place d’une simple visite, permet de découvrir un quartier, un village, une ville, etc. sur la base de rencontres avec les habitants, l’équipe municipale, les associations locales et/ou permet de découvrir l’architecture d’un lieu.

30

1.5. Les temps d’évaluation Il est nécessaire de se retrouver chaque jour en petit groupe national pour aborder : la nourriture, les comportements, la fatigue, l’éloignement, les incertitudes, etc.

Variez les méthodes de ces groupes d’évaluation qui permettent d’anticiper les conflits et d’identifier rapidement les problèmes afin de les résoudre.

1.6. Discussions, débats, confrontations Rendez solennel ces temps, sinon ils ne seront pas pris au sérieux :  



Structurez-les et prenez garde aux traductions inexactes et aux prises de paroles anarchiques, Temporisez en synthétisant, utiliser un paperboard pour faire apparaitre la progression des débats, Illustrez avec des témoignages, des films tout en ayant à l’esprit que tous les participants doivent comprendre le sens de ce qu’ils voient et entendent.

1.7. Gérer un conflit  Prévenir le conflit Mettez en place des temps de discussion, des exercices et jeux de simulations sur la vie en collectivité et la vie dans un contexte multiculturel.

Ce sont les meilleurs outils afin d’aider les participants à prendre du recul sur leurs propres facteurs de stress et sur leurs propres attentes. Ces temps collectifs seront aussi des moyens pour mieux comprendre l’autre et entrer dans une démarche d’empathie.  Résoudre le conflit Maintenez une attitude de respect à l’égard de la personne impliquée et attaquer vous aux conflits au niveau rationnel.

Essayez d’arriver à une compréhension commune du problème et de créer un climat de gagnant-gagnant au niveau émotionnel. Si quelqu’un se sent perdant dans un conflit, on court le risque de voir cette personne

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

limiter son apport dans désinvestir totalement.

l’équipe,

voire

s’en

Les conflits sont presque toujours liés à un problème de communication : chacun perçoit le monde avec ses propres outils de perception et par conséquent perçoit le monde à sa manière.

2.2. Mesurer les impacts La notion d’impact est souvent employée en lieu et place de celles de résultats ou d’effets.

2. Évaluer l’échange / la mobilité 2.1. Mettre en place un processus d’évaluation Le processus d’évaluation commence dès la création du projet. En effet, les grandes lignes de l’évaluation ont été définies dans le dossier de demande de subvention. Mais la véritable mise en œuvre de la stratégie d’évaluation commence avec la première réunion (durant la visite de planification pour les échanges de jeunes par exemple). Il faut en effet trouver un accord sur cette stratégie : la planifier, définir des indicateurs la rédiger, etc.

Pour faciliter le processus d’évaluation, il convient de définir des critères d’évaluation simples, dès le début du partenariat. A la fois quantitatifs et qualitatifs, les données recueillies doivent vous permettre de mesurer non seulement l’écart entre les objectifs et la performance (efficience) mais également entre les moyens mis en œuvre et les objectifs visés (pertinence). En effet, évaluer concerne tant les résultats ou l’impact du projet de mobilité que le chemin qui y a conduit.

Vous pouvez - par exemple - mettre en place :     

  

Une fiche évaluation de la réunion de préparation avec les partenaires, Des réunions quotidiennes de débriefing avec les partenaires, Des temps d’évaluation réguliers par groupe national durant l’échange ou la mobilité, Un journal de bord à donner aux participants au début de l’activité et à compléter, Une évaluation intermédiaire pour faire le bilan sur ce qui a été fait et ce qu’il faudrait modifier pour la suite du projet, Des questionnaires individuels et collectifs pour les participants Des entretiens individuels des participants par les partenaires, Etc.

IMPACT EFFETS

RÉSULTATS

Incidence de l’action sur le milieu environnant (participants, communautés locales, paysage institutionnel et/ou associatif, etc.)

Nouvelle situation issue de l’ensemble des effets

Prévoir l’impact présente encore plus de difficultés qu’anticiper les effets car tout un éventail de facteurs indépendants Les effets conjuguent En relation directe peuvent agir sur les résultats de l’action et avec les objectifs de dynamiques ou résultats et effets l’action, ils sont ou contraintes externes, que (positivement donc clairement vous ne maitrisez pas. Ils négativement). prévus par les ne peuvent donc être candidats porteurs qu’esquissés dans la de projets. demande de subvention, avec un facteur Changement qualitatifs et quantitatifs produits directement par l’action

d’incertitude important.

Pourtant, la notion d’impact se distingue des résultats ou effets car elle désigne davantage la nouvelle situation que votre projet permettra de créer, via ses résultats immédiats et des effets produits par ces résultats sur les publics-cible.

Optimiser l’impact d’un projet, c’est donc s’intéresser à la manière dont ses résultats et effets vont s’inscrire, à plus long terme, dans l’environnement et le contexte des bénéficiairescibles.

Ces éléments sont à développer lors de la demande de subvention et font partie des critères d’analyse des projets.

Mettre en œuvre une véritable stratégie d’évaluation, tout au long du projet, permet de faciliter la rédaction du rapport final.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

31

Préparation du projet

Examen des demandes de subvention

Mise en œuvre du projet

Finalisation du Finalisation du projet projet

RAPPORT FINAL Le rapport final - en tant que mesure d’évaluation fait partie du projet, de la conception jusqu’à la fin.

C’est à la fois une explication et une conclusion, mais également une façon d’objectiver le travail accompli sur le projet.

Le rapport final n’est pas :

1. Partie budgétaire

Une accumulation de chiffres, Une copie du dossier de subvention, Un essai littéraire, Un exercice de relations publiques, Un moyen de faire de l’argent.

    

L’évaluation des rapports finaux consiste en 3 étapes :  Le contrôle de la recevabilité formelle du rapport,  Le contrôle du bilan financier et des pièces justificatives requises,  L’évaluation qualitative du rapport pédagogique.

1.1. Créer les mobilités Dans l’onglet « Mobilités », vous devez renseigner les mobilités de tous les participants à votre projet. Tous les champs suivis de l’icône

Le rapport final est à compléter en ligne via la plateforme « Mobility Tool + »: webgate.ec.europa.eu/eac/mobility

Vous disposez de 60 jours à compter de la date de fin de convention pour soumettre votre rapport final. Cette étape obligatoire permet de solder votre dossier. Si le délai n’est pas respecté, le remboursement de l’avance perçue pourra être demandé.

L’adresse électronique que vous utilisez pour vous connecter à Mobility Tool+ est la même que celle renseignée dans votre demande de subvention au champ « Personne de contact ». Nous vous recommandons fortement d’utiliser une adresse électronique générique afin d’éviter tout problème d’accès à la plateforme en cas de changement interne à votre structure.

Un lien d’accès au Mobility Tool+ est envoyé à cette personne de contact, après retour des conventions signées par les deux parties (le porteur de projet et l’Agence).

Après vous être connecté, la liste de vos projets va s’afficher. Vous serez informé de l’ouverture de votre projet sur Mobility Tool par e-mail.

doivent impérativement être remplis.

Une première validation des données d’une mobilité vous sera demandée en cliquant sur « Save » puis des informations complémentaires à compléter apparaitront.

Attention, lors de la saisie des mobilités, bien que les villes apparaissent automatiquement, veuillez indiquer la ville réelle de départ et d’arrivée des participants, le cas échéant.

Les mobilités finalisées et prises en compte dans le budget final apparaissent dans l’onglet « Complet ».

Sinon, elles apparaissent dans l’onglet « Brouillon ».

Lorsque vous renseignez votre mobilité, il faut donc être vigilants et se référer à la demande de subvention pour les renseigner, certains items déterminant le budget :   

Le numéro d’activité, Le type d’activité, Pays programme / partenaire

1.2. Vérifier le budget L’onglet « Budget » vous permet de vérifier l’exactitude des données renseignées dans les mobilités. Le budget se calcule automatiquement à partir des informations précédemment données.

D’une manière générale, le rapport final est à remplir en ayant le dossier de subvention à proximité, afin de respecter ce qui a été initialement accepté.

La colonne la plus à gauche affiche la subvention maximale accordée par l’Agence, tandis que celle du milieu est complétée automatiquement par l’outil.

Ainsi, vous ne pourrez demander un financement supérieur au montant inscrit dans la demande de subvention et contractualisé par la convention financière.

Attention, si vous avez saisi des coûts exceptionnels dans les mobilités, il est nécessaire de les saisir à nouveau ces coûts exceptionnels dans la colonne centrale de l’onglet « Budget ».

32

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Finalisation du projet

2. Partie pédagogique Le rapport final est à saisir après avoir rempli les mobilités, à partir de l’onglet « Rapport », après avoir cliqué sur le bouton « Générer le rapport final du bénéficiaire ». Vous ne pourrez compléter ce rapport qu’après avoir saisi - au minimum - une mobilité.

A défaut, un bouton « Générer un rapport de désistement sans financement » apparaitra. Ce bouton n’est à utiliser que si votre projet est annulé.

Il faudra alors également en avertir l’Agence, par écrit (e-mail ou courrier).

Le rapport final est instruit par un assistant administratif et le chargé de mission de l’Agence en charge du suivi de votre région, qui va attribuer une note sur 100 selon différents critères qualitatifs : la pertinence du projet (30 points), la qualité du projet et sa mise en œuvre (40 points), l’impact et la dissémination (30 points).

4. Contrôles approfondis sur pièces, les Desk Checks L’Agence procède à des contrôles approfondis de certains dossiers, appelés Desk checks, à partir d’un échantillonnage établi par la Commission Européenne.

Ce type de contrôle est réalisé à l’étape du rapport final, sur la base de documents justificatifs additionnels fournis par les bénéficiaires afin de prouver que la ou les activités ont bien eu lieu.

Si votre projet a été sélectionné dans ce cadre, vous recevrez un courrier de l’Agence. Il vous sera alors demandé toutes les pièces mentionnées dans la liste ci-après. Si un justificatif venait à manquer nous serions dans l’obligation de recalculer votre solde à la baisse.

Il est donc primordial de conserver ces documents en prévision d’un éventuel contrôle approfondi : 

La liste d’émargement dûment complétée et signée par les participants et par la structure d’accueil, précisant pour chaque participant :  Les nom et prénom,  La date de naissance,  L’adresse électronique,  Le pays et l’organisation d’envoi,  Pour le voyage aller et retour : les villes de départ et d’arrivée ainsi que les dates des voyages.



Copie des titres de transport ou toute autre facture spécifiant le lieu de départ et le lieu d’arrivée, dans le cas d’un voyage depuis un lieu autre que celui de l’organisation d’envoi et / ou vers un lieu différent de celui de l’organisation d’accueil engendrant un changement de tranche kilométrique.

Il est obligatoire d’avoir une note supérieure à 60/100 pour obtenir le dernier versement de la subvention.

De manière générale, le copié-collé, y compris sur des projets renouvelés sur plusieurs années, est fortement déconseillé.

3. Documents à joindre Les documents suivants doivent être obligatoirement annexés au rapport final via le Mobility Tool+ : 

 

La déclaration sur l’honneur du représentant légal signée et tamponée (à retrouver dans la partie « Annexes » du rapport final, dans le Mobility tool) ; Le(s) planning(s) d’activités ; La liste d’émargement des participants dûment complétée (à retrouver dans la partie « Documents à télécharger » du site Erasmus+ Jeunesse & Sport :

Le cas échéant, en cas de besoins spécifiques : 

Les factures originales des frais réels encourus précisant :  Les nom et adresse du fournisseur de la facture,  Le montant et devise de la facture,  La date de la facture.



Toute autre pièce venant attester le besoin spécifique du participant concerné.

site.erasmusplus-jeunesse.fr/documents-atelecharger.html) ;



les factures/justificatifs des sommes octroyées sur frais réels (besoins spécifiques et coûts exceptionnels). Rappel : La date de toutes factures doit respecter les dates de convention, sans quoi, ces documents seront considérés comme inéligibles.

Une liste récapitulative de ces documents est obligatoire (cf. lien précédent).

Et, le cas échéant, en cas de coûts exceptionnels : 

Factures originales des frais réels encourus (octroi d’un visa, frais d’hébergement pour la visite de planification préalable, coûts liés à la prise en chargé de JAMO, etc.) précisant :

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

33

   

Les nom et adresse du fournisseur de la facture, Le montant et devise de la facture, L’objet de la facture, La date de la facture.

PAIEMENT DU SOLDE OU DEMANDE DE REMBOURSEMENT Le paiement du solde est destiné à rembourser ou à couvrir le reste des coûts éligibles encourus par le bénéficiaire pour la mise en œuvre de son projet.

Après l’approbation du rapport final, l’Agence détermine le montant dû au titre du solde. Une notification de solde vous est alors envoyée, accompagnée du tableau de calcul.

A la réception de la notification du montant final de la subvention, vous disposez de 30 jours pour contester par écrit ce montant final et/ou pour apporter des pièces justificatives supplémentaires. A l’extinction de ce délai de 30 jours, une décision définitive de montant final de la subvention vous sera envoyée pour procéder soit au versement du solde, soit au recouvrement des sommes non justifiées.

Vous pouvez également renoncer à ce délai de 30 jours afin de clôturer plus rapidement votre dossier, en complétant le document joint au courrier de notification et en le renvoyant par courrier postal à l’Agence.

34

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

FOCUS – Visibilité et valorisation des projets

VISIBILITÉ ET VALORISATION DES PROJETS L’Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport vous soutient dans vos actions de visibilité et de valorisation.  

La visibilité, c’est avant, pendant et après le projet Erasmus+.

La valorisation (ou « diffusion et exploitation des résultats »), c’est après le projet Erasmus+, mais il faut y penser en amont.

Contact Pour toute question liée à la visibilité et à la valorisation des projets, contacter le service Communication de l'Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport : Emmanuelle Perpignaà - Tél. : 01 70 98 93 73 emmanuelle.perpignaa@service-civique.gouv.fr

2. Diffusion et exploitation résultats des projets

des

Les activités de diffusion et d’exploitation des résultats (DEOR - pour Dissemination and Exploitation Of Results) sont une façon de présenter les résultats du projet Erasmus+. Il s’agit d’un des critères d’attribution en fonction desquels la candidature est évaluée.

Pour plus d’information, se référer à l'Annexe II du Guide du programme Erasmus+ . Elle donne des conseils et rappelle les exigences sur cette étape clé qui vise à faire connaître les résultats des projets financés. Il faut penser en amont du projet au plan de diffusion, aux cibles et aux types de résultats escomptés.

3. Blog l’Agence

et

réseaux

sociaux

de

Le blog site.erasmusplus-jeunesse.fr de l’Agence est aussi le vôtre.

L’Agence est également présente sur les réseaux sociaux Facebook et Twitter.

1. Logos et identité visuelle Les bénéficiaires d’un financement de l’Union Européenne (UE) sont tenus d’afficher le drapeau de l’UE et de mentionner le soutien reçu au titre des programmes concernés de l’UE dans tous leurs supports de communication et de promotion.

L’emblème de l’Union européenne (drapeau) doit être utilisé et le nom de l’Union européenne apparaître en toutes lettres. Le nom du programme Erasmus+ peut apparaître avec le drapeau. La formulation à privilégier est la suivante : « Cofinancé par » ou « Avec le soutien de », suivie de la mention « le programme Erasmus+ de l’Union Européenne » à côté du drapeau de l’UE. Les modèles et logos sont à télécharger sur le site de l’Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport dans la rubrique « Visibilité (logo) et Valorisation des projets » : site.erasmusplus-jeunesse.fr/documents-atelecharger.html







Informez l’Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport de l'actualité et des temps forts de son projet (événements, etc.) qu’elle pourra diffuser via ses réseaux.

Il est possible de proposer un article ou un témoignage en vue d’une publication en ligne sur le blog.

N’hésitez pas à nous faire parvenir un lien vers toutes les productions réalisées pendant ou après le projet permettant de donner à voir concrètement les résultats (publication, articles de presse, vidéos, etc.).

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

35

4. Plateforme des projets Erasmus+

résultats

des

La Commission européenne a mis en place une plate-forme des résultats des projets financés dans le cadre du programme Erasmus+ : ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/

Elle offre un aperçu complet des projets financés et met en évidence des exemples de bonnes pratiques et de réussites. La plate-forme permet en outre d’accéder aux produits, résultats, productions intellectuelles résultant des projets financés.

Important : les bénéficiaires sont tenus de fournir un résumé de leur projet en anglais au stade de la candidature.

Ce résumé du projet est

36

particulièrement important car il fournit une description à l’intention du grand public. Il sera publié sur la plateforme de résultats des projets, dès la signature de la convention.

Les éléments suivants doivent être intégrés au résumé : contexte du projet ; objectifs du projet ; nombre et profil des participants ; description des activités ; méthodologie à utiliser pour la réalisation du projet ; brève description des résultats et de l’impact escomptés et enfin, avantages potentiels à plus long terme.

Tout au long de l'année, l'Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport peut être amenée à répondre à diverses demandes de la Commission à des fins de valorisation diverses (publications, événements, etc.).

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

TABLES DES MATIÈRES ERASMUS+ EN BREF 3 SOMMAIRE 4 CYCLE DE VIE D’UN PROJET 5 PREPARATION DU PROJET 6 ÉCHANGES DE JEUNES 6

1. Organisations éligibles 6 2. Qui peut déposer une demande ? 6 3. Nombre et profil des organisations 6 4. Durée du projet et durée de l’activité 7 5. Lieu de l’activité 7 6. Participants éligibles 7 7. Nombre de participants 7 8. Visite de planification préalable 7 MOBILITÉ DES ACTEURS DE JEUNESSE 9

1. Organisations éligibles 9 2. Qui peut déposer une demande ? 9 3. Nombre et profil des organisations 9 4. Durée du projet et durée de l’activité 9 5. Lieu de l’activité 10 6. Participants éligibles 10 7. Nombre de participants 10 CONCEPTION D’UN PROJET 11

1. Penser son projet 11 2. Fonder son projet sur l’éducation non formelle 11 3. Convaincre du bien-fondé du projet 11 4. Construire un partenariat solide 12 5. Impliquer les participants 12 6. Impliquer les jeunes dans les échanges de jeunes 12 7. Préparer les participants à la dimension interculturelle de l’échange 13 8. Concevoir un programme d’activités en lien avec le thème du projet 15 DÉMARCHES ADMINISTRATIVES 16

1. Enregistrer les structures afin d’obtenir un code PIC 16 2. Où déposer la demande ? 18 3. Dates de dépôt 18 4. Déposer une candidature en complétant le formulaire en ligne 18 5. Précisions sur la partie budgétaire de la demande de subvention 18 6. Dépôts Hors France 22

EXAMEN DES DEMANDES DE SUBVENTION 23 INSTRUCTION FORMELLE 23 INSTRUCTION PÉDAGOGIQUE 24 COMITÉ NATIONAL D’ÉVALUATION 25 PUBLICATION DES RÉSULTATS 25

MISE EN ŒUVRE DU PROJET 26

CONVENTION ET SUBVENTION 26

1. Signature de la convention 26 2. Mandats 26 3. Versement de 80% du montant de la subvention 26 4. Début du projet 26 AVENANTS 27 OBLIGATIONS DU PORTEUR DE PROJET 27

1. Protection et sécurité des participants 27 2. Participants mineurs 27 3. Inscription sur Ariane en cas de sortie du territoire 27 4. Certificat YOUTHPASS 28 CONTRÔLE SUR SITE 29

FOCUS – PENDANT LES ACTIVITES 30 PENDANT LES ACTIVITÉS 30

1. Animer l’échange / la mobilité 30 2. Évaluer l’échange / la mobilité 31

FINALISATION DU PROJET 32 RAPPORT FINAL 32

1. Partie budgétaire 32 2. Partie pédagogique 33 3. Documents à joindre 33 4. Contrôles approfondis sur pièces, les Desk Checks 33 PAIEMENT DU SOLDE OU DEMANDE DE REMBOURSEMENT 34

FOCUS – VISIBILITE ET VALORISATION DES PROJETS 35 VISIBILITÉ ET VALORISATION DES PROJETS 35

1. Logos et identité visuelle 35 2. Diffusion et exploitation des résultats des projets 35 3. Blog et réseaux sociaux de l’Agence 35 4. Plateforme des résultats des projets Erasmus+ 36

TABLES DES MATIÈRES 37 ANNEXES 38 ANNEXE 1. Tableau des coûts d’activité 2018 pour les échanges de jeunes et la mobilité des acteurs de jeunesse 38 ANNEXE 2. Tableau de la participation aux frais de voyage 39 ANNEXE 3. Fiche « Justificatifs Coûts Exceptionnels » 39 ANNEXE 4. Les séjours spécifiques : modalités de déclaration – obligations générales des organisateurs 40

1. L’obligation de déclaration : 40 2. Les modalités de la déclaration : 40 3. Quelles autres obligations ? 41 ANNEXE 5. Iceberg de la culture 42

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

37

ANNEXES ANNEXE 1. Tableau des coûts d’activité 2018 pour les échanges de jeunes et la mobilité des acteurs de jeunesse Les montants en euros varient selon le pays où l'activité a lieu.

Pour les projets soumis par : un organisme public au niveau national ou régional ; une association de régions, un groupement européen de coopération territoriale, un organisme type comité d’entreprise, les montants ci-dessous sont réduits de 50%.

Échanges de jeunes

Mobilité des acteurs de jeunesse

A5.1

A5.4

Allemagne

41

58

Autriche

45

61

Belgique

42

65

Bulgarie

32

53

Chypre

32

58

Croatie

35

62

Danemark

45

72

Espagne

34

61

Estonie

33

56

Finlande

45

71

France

38

66

Grèce

38

71

Hongrie

33

55

Irlande

49

71

Islande

45

74

Italie

39

66

Lettonie

34

59

Liechtenstein

45

74

Lituanie

34

58

Luxembourg

45

66

Malte

39

65

Norvège

50

74

Pays-Bas

45

69

Pologne

34

59

Portugal

37

65

38

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

République de Macédoine

28

45

République Tchèque

32

54

Roumanie

32

54

Royaume Uni

45

76

Slovaquie

35

60

Slovénie

34

60

Suède

45

70

Turquie

32

54

Pays Partenaires

29

48

ANNEXE 2. Tableau de la participation aux frais de voyage Montant de la participation aux frais de voyages

Trajet

des participants et des personnes les accompagnant, de leur lieu d’envoi à l’endroit de l’activité, plus trajet retour

10 – 99 km

20€ par participant

100 – 499 km

180€ par participant

500 – 1 999 km

275€ par participant

2 000 – 2 999 km

360€ par participant

3 000 – 3 999 km

530€ par participant

4 000 – 7 999 km

820€ par participant

8 000 km ou +

1500€ par participant

ANNEXE 3. Fiche « Justificatifs Coûts Exceptionnels » INTITULÉ DE LA DÉPENSE

Documents à transmettre dans le Rapport Final

Visite de planification préalable

  

Billets en correspondance avec les dates Planning détaillé de la visite Factures

VISA

 

Factures Reçu ambassade / consulat

Autres coûts

 

Factures Bilan de l’apport des mesures supplémentaires d’accompagnement financées

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

39

ANNEXE 4. Les séjours spécifiques : modalités de déclaration – obligations générales des organisateurs Tout organisme présentant une demande de subvention s’engage à remplir ces conditions

1. L’obligation de déclaration : Quatre éléments permettent de savoir si un projet soutenu dans le cadre du programme européen ERASMUS + JEUNESSE est soumis ou non à l’obligation de déclaration auprès des autorités françaises. Ces quatre éléments sont : le pays d’origine de l’organisateur, le pays d’accueil du séjour, le nombre (au minimum 7) et le pays d’origine des mineurs participants.

Les conditions de déclaration :

Lieu de résidence de l'organisateur Lieu du séjour France

Etat membre de l’UE

France

Etat membre de l’UE Déclaration obligatoire (pour la totalité de l’effectif)

Déclaration obligatoire (pour la totalité de l’effectif)

Encadrement (taux réglementaire mais pas de qualification exigée)

Encadrement (taux et qualification réglementaires)

Déclaration obligatoire (pour les mineurs français) Encadrement (aucune exigence réglementaire)

Remarque : Obligation de déclaration quelle que soit la durée du séjour (dès la 1ère nuit).

2. Les modalités de la déclaration : La déclaration s’effectue :  

Soit auprès de la direction départementale chargée de la jeunesse et des sports (DDCS ou DDCSPP) du domicile ou du siège social de l’organisateur si celui-ci est établi en France ; Soit auprès de la DDCS ou DDCSPP du lieu d’accueil si l’organisateur est établi à l’étranger.

Elle se fait en deux temps : 



40

Le dépôt d’une déclaration préalable au moins deux mois avant le début du séjour. Elle comprend des informations relatives : à l’organisateur, aux modalités d’accueil, au public accueilli, et se fait soit sur un formulaire papier, l’annexe I (imprimé Cerfa n° 12757*01), soit en ligne par le biais d’une télé procédure.

L’envoi d’une fiche complémentaire, qui précise les conditions réelles d’encadrement. Elle doit être envoyée au moins 8 jours avant le début du séjour.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

LES TEXTES DE RÉFÉRENCES  

Le code de l’action sociale et des familles (CASF) - partie législative de l’ article L. 227-1 à L. 22712 et partie réglementaire – de l’article R. 227-1 à R. 227-30 ; L’arrêté du 1er août 2006 relatif aux séjours spécifiques mentionnés à l’article R. 227-1 du CASF et l’arrêté du 22 septembre 2006 relatif à la déclaration préalable aux accueils de mineurs prévue à l’article R. 227-2 du CASF.

3. Quelles autres obligations ?

En matière d’encadrement :  Dans tous les cas, l’équipe d’encadrement doit être composée d’au moins 2 personnes majeures, pour un effectif de 7 à 24 jeunes.  Une personne obligatoirement majeure est désignée par l’organisateur comme directeur/directrice du séjour.  Les conditions de qualification et le taux d’encadrement sont ceux prévus dans le cadre du Programme européen ERASMUS + JEUNESSE ET SPORT.  Pour les encadrants accompagnant le groupe de jeunes français, vérifier s’ils ne font pas l’objet d’une mesure d’interdiction temporaire ou permanente d’exercer ni d’une incapacité en application de l’article L. 133-6 du code de l’éducation.

En matière d’hébergement :  Lorsque l’hébergement des mineurs se déroule en France, les locaux doivent avoir fait l’objet d’une déclaration auprès de la DDCS ou DDCSPP par la/le gestionnaire deux mois avant leur première utilisation. Ils disposent alors d’un numéro appelé « numéro de local ». Ils doivent être conformes aux règles d’hygiène et de sécurité. (Art. L. 227-5 et R. 227-5 du CASF)  L’accueil doit être organisé de façon à permettre aux filles et aux garçons de dormir dans des lieux séparés. Chaque mineur hébergé doit disposer d’un couchage individuel. (Art. R 227-6 du CASF) En matière de suivi sanitaire :  L’accueil doit disposer d’un lieu permettant d’isoler les malades.  La/le directrice/directeur du séjour désigne une personne pour assurer le suivi sanitaire des mineurs accueillis. Un registre mentionnant les soins donnés aux mineurs est tenu. Art. R .227-9 du CASF) ;  Toutes les personnes du groupe français participant à une rencontre européenne de jeunes doivent produire un document attestant qu’elles ont satisfait aux obligations légales en matière de vaccination.  L’admission d’un mineur du groupe français est subordonnée à la production d’un document attestant qu’il a satisfait aux obligations légales en matière de vaccination. (Art. R.227-7 du CASF)  Le/la responsable légal/e du mineur doit fournir à l’organisateur tout renseignement d’ordre médical indispensable au bon suivi sanitaire du mineur. (Art. R.227-7 du CASF) En matière d’assurance :  Obligation de souscrire un contrat d’assurance garantissant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile, ainsi que celle de ses préposés et des participants aux activités qu’il propose. Les assurés doivent être tiers entre eux.  Obligation d’informer les responsables légaux des mineurs accueillis de leur intérêt à souscrire un contrat d’assurance de personnes couvrant les dommages corporels auxquels peuvent être exposés ces mineurs à l’occasion des activités qu’ils pratiquent.

En matière de projet éducatif :  L’organisateur doit élaborer un projet éducatif. Celui-ci sera conçu en cohérence avec le volet pédagogique que vous allez présenter dans votre demande de subvention ERASMUS + JEUNESSE ET SPORT.

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

41

L’ensemble de la réglementation relative aux accueils collectifs de mineurs est consultable sur le site www.jeunes.gouv.fr et sur le site www.legifrance.gouv.fr.

Pour tout renseignement complémentaire, s’adresser à la DDCS ou DDCSPP de votre siège social (organisateur français) ou de votre lieu d’accueil (organisateur étranger).

Références : Code de l’action sociale et des familles, articles L.227-1 à L.227-12 et R.227-1 à R.227-30.

ANNEXE 5. Iceberg de la culture

CULTURE IMMEDIATE Facile à percevoir

CULTURE PROFONDE Difficile à percevoir

Source : AFS Orientation Handbook, New York : AFS Intercultural Programmes

42

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

Tout connaître sur le programme et les actions gérées par l’Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport Documents à télécharger (guides, formulaires, etc.), Contacts pour monter un projet, Témoignages, Exemples de projets financés, Actualité, etc.

www.erasmusplus-jeunesse.fr Rejoignez-nous sur les réseaux sociaux : Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport @ErasmusplusJeun

RÉDACTION, CONCEPTION ET RÉALISATION : Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport Icônes designés par Smashicons de Flaticon Juin 2018

GUIDE PRATIQUE ÉCHANGES DE JEUNES + MOBILITÉ D’ACTEURS DE JEUNESSE

43

Agence Erasmus+ France Jeunesse & Sport Agence du Service Civique 95 avenue de France 75013 Paris France www.erasmusplus-jeunesse.fr