DESCRIPTION DE TÂCHES POUR LES POSITIONS BÉNÉVOLES
DESCRIPTION DE TÂCHES POUR LES POSITIONS BÉNÉVOLES 1)
Formateurs
Description : • Les formateurs participeront à la préparation, au développement et à la diffusion de formations innovatrices ayant pour but de former et motiver les participants et les bénévoles d’AFS. Qualités souhaitées : • Bonnes aptitudes de communicateur et motivateur • Une expérience en tant que formateur ou enseignant est souhaitable • Le bilinguisme est un atout • Ouverture et esprit d’équipe, puisque la plupart des formatons se donnent à deux ou plus. Disponibilité : • Les candidats retenus devront pouvoir se déplacer aux endroits de formation. AFS couvrira le cout de déplacement. Les formations étant des événements ponctuels, les heures d’implication varient. 2)
Responsable de l’envoi de participants à l’étranger
Description : • Les responsables locaux de l’envoi organisent, avec l’aide d’une équipe d’interviewers, des rencontres et des entrevues de sélection avec les candidats et leurs familles. (Minimum 2 interviewers par entrevue quand possible) • Communiquer avec les participants pour tous les formulaires d’ouverture de dossier reçus du bureau AFS à Montréal. • Aider les élèves à remplir leurs documents et les réviser pour qu’ils soient clairs et complets. • S’assurer que, suite à l’entrevue, le rapport d’entrevue complet soit rempli en français et que le formulaire confidentiel #8 soit rédigé en anglais. • Expédier rapidement le rapport d’entrevue et le formulaire #8 au bureau AFS à Montréal. • Tenir des résumés de dossiers afin d’assurer un suivi des participants au niveau local. • S’assurer que le participant soit contacté à son retour et qu’il soit invité à joindre le comité pour participer aux activités AFS. • Communiquer, avant et – si possible – durant le séjour à l’étranger, avec les parents naturels afin de les informer et veiller à les inviter aux activités locales même lorsque leur enfant est à l’étranger. • Assister à toute formation organisée pour les responsables locaux de l’envoi ainsi qu’aux réunions du comité local. Qualités souhaitées : • Connaître les programmes d’envoi d’AFS et être sensible aux différences interculturelles. • Posséder des habiletés pour faire des entrevues. • Aimer rencontrer les gens et être à l’écoute. Disponibilité : • La candidature des participants est retenue selon le principe du « premier arrivé, premier servi », ce qui signifie que les entrevues doivent idéalement être effectuées rapidement. Une entrevue peut durer entre 1h et 2h, donc ce poste peut demander une disponibilité de quelques heures par semaine durant l’automne et l’hiver, en fonction du nombre d’inscriptions.
3)
Responsables de l’accueil d’élèves étrangers
Description : • Recruter des familles d’accueil; distribuer les brochures et trousses d’accueil aux personnes qui en font la demande. • Assurer le suivi des demandes d’information de familles intéressées; maintenir un dossier à jour de ces demandes et informer le bureau AFS au besoin. • S’assurer que chaque famille potentielle ait une entrevue en personne selon les normes AFS; cette fonction peut-être déléguée à un adjoint. Il faut aussi visiter la maison de la famille d’accueil. • S’assurer que chaque dossier soit rempli rapidement et lisiblement et l’acheminer au bureau national. • Collaborer avec le responsable local du marketing à la promotion de l’accueil. • Participer à la préparation des familles d’accueil avant l’arrivée des élèves, et assurer un suivi au cours de l’année, au besoin. • S’assurer que les élèves accueillis et les familles participent aux activités d’encadrement et d’orientation. • Fournir des rapports réguliers sur les familles sélectionnées et détails de chaque famille au bureau national. • Assister aux réunions du comité local (environ 8 par année) et aux rencontres annuelles de planification et de formation pour les bénévoles de l’accueil. Qualités souhaitées : • Une expérience en tant que bénévole ou famille d’accueil ou famille d’envoi est souhaitable. • Bonnes aptitudes de motivateur. Disponibilité : • Pendant les mois de février à août, la campagne d’accueil demande de 5 à 7 heures par semaine. Le reste de l’année, le responsable devra, à l’occasion, recruter des familles temporaires ou permanentes pour les changements de familles. S’il y a lieu, participe aussi au suivi auprès des familles.
4)
Conseillers pour les élèves étrangers et leurs familles d’accueil
Description : A titre de bénévole AFS, le conseiller local joue un rôle clé quant au soutien formel qu’il offre à la famille d’accueil canadienne et à l’élève étranger. Le conseiller local évalue, appuie et conseille la famille et le participant sur l’intégration interculturelle et familiale, l’application des normes et politiques AFS, la résolution de conflits et les principes de communication. Tâches et responsabilités : • Assurer un soutien professionnel et humain à l’élève accueilli ainsi qu’à sa famille d’accueil. • Faciliter la communication entre la famille d’accueil et le participant étranger; encourager la résolution de conflits. • Maintenir, au minimum, un contact mensuel avec le participant ainsi qu’un contact ponctuel avec la famille d’accueil (surtout les premiers mois). Selon le cas et les situations, ces communications obligatoires peuvent être réalisées en personne ou par téléphone. Rédiger un rapport écrit des contacts mensuels devant être remis, à chaque mois, au responsable des conseillers. • Identifier toute difficulté pouvant engendrer une situation problématique et en informer le responsable local des conseillers selon la procédure établie. • Assister à environ 5 réunions annuelles dont : Formation AFS pour les Conseillers, orientation et préparation des familles d’accueil, orientation colloque d’automne (s’il y a lieu), orientation mi-année (familles et participants), orientation préparation au retour. Compétences et aptitudes requises : • Ouverture et empathie pour les participants de 15-18 ans • Expérience professionnelle, maturité et crédibilité afin de conseiller des familles d’accueil • Capacité d’analyse et objectivité • Confort et aisance en contextes multiculturels • Habileté en communication verbale et rédaction (rapports brefs et concis) • Diplomatie et confidentialité • Expérience dans le domaine du bénévolat, de l’interculturel, ou gestion de conflits un atout Disponibilité : • Contacts mensuels : Environ 3 heures par mois. Prévoir du temps additionnel si gestion de conflits. • Formation /réunions : Environ 5 réunions annuelles de ½ à 1 journée chacune (soir ou fin de semaine).
5)
Responsable local des conseillers
Description : A titre de bénévole AFS, le responsable local des conseillers guide, facilite et supervise la tâche des conseillers afin d’assurer la qualité du soutien formel offert à chaque famille d’accueil canadienne et à chaque élève étranger. Il veille à ce que chaque participant et sa famille aient un conseiller dès le début de l’accueil. Il réalise des suivis auprès des conseillers et communique régulièrement avec les employés du bureau AFS. Tâches et responsabilités • S’assurer, en collaboration avec les employés du bureau AFS, que les conseillers reçoivent la formation et le soutien nécessaires à la réalisation de leurs tâches • Organiser des rencontres d’information et de suivi avec les conseillers de son comité et leur transmettre l’information distribuée par les employés AFS. • Recruter les conseillers, les former et s’assurer de faire le jumelage famille-élève-conseiller. • S’assurer que les conseillers produisent les rapports mensuels en counseling et transmettre son propre rapport aux employés AFS. • Informer les employés AFS de toute difficulté ou situation problématique vécue par le participant ou sa famille d’accueil. La directrice des opérations avisera le pays partenaire, si jugé opportun. • En situation problématique, aider le conseiller à rédiger un rapport écrit et tenir les employés AFS au courant de la situation. • Lors d’un changement de famille, favoriser un climat d’impartialité en soutenant le conseiller et en aidant la famille et le participant. Au besoin, accompagner le conseiller. • Tenir le responsable local de l’accueil au courant de toute situation qui pourrait exiger un changement de famille, afin qu’il puisse amorcer sa recherche de famille d’accueil. • Assister aux réunions du comité local (environ 8 par année) et à environ 5 réunions annuelles dont : Formation AFS pour les Conseillers, orientation et préparation des familles d’accueil, orientation colloque d’automne (s’il y a lieu), orientation mi-année (familles et participants), orientation préparation au retour. Compétences et aptitudes requises : • Solide expérience en counseling au sein d’AFS Interculture Canada • Expérience professionnelle, maturité et crédibilité afin de soutenir les conseillers, les familles et les participants • Connaissance des procédures et règles AFS • Capacité d’organisation, d’analyse et objectivité • Confort et aisance en contextes multiculturels • Habileté en communication verbale et rédaction (rapports brefs et concis) • Diplomatie et confidentialité • Expérience dans le domaine du bénévolat, de l’interculturel, ou gestion de conflits, un atout Disponibilité : • Environ 4-6 heures par mois. Prévoir du temps additionnel si un conseiller a besoin de soutien pour gérer une situation problématique. • Formation /réunions : Environ 8 réunions du comité local par année (durée approximative de 2 heures chacune) et 5 réunions annuelles de ½ à 1 journée chacune (soir ou fin de semaine).
6)
Président du comité local
Description : • À titre de bénévole AFS, le président du comité local facilite et supervise les opérations de AFS Interculture Canada localement. Il est responsable de recruter des bénévoles qualifiés pour combler les postes au sein du comité et de les appuyer dans leurs tâches. Il assure le lien entre les employés AFS et les bénévoles locaux. Tâches et responsabilité : • Établir, en collaboration avec les employés AFS et les membres du comité local, les priorités et le plan d’action du comité, et s’assurer de sa mise en œuvre, du suivi et de l’évaluation. • Recruter des bénévoles qualifiés pour combler les postes au sein du comité, assurer une distribution équitable des responsabilités au sein du comité et offrir du soutien aux membres dans la réalisation de leurs tâches. • S’assurer de l’atteinte des objectifs de chaque responsable local en collaboration avec les employés AFS et le conseil d’administration national. • Convoquer, préparer l’ordre du jour et présider les réunions mensuelles du comité local (une réunion peut être remplacée par un appel conférence). • Agir à titre de personne ressource pour tous les bénévoles locaux en ce qui concerne les opérations d’AFS dans la communauté. • Maintenir une communication régulière avec les employés AFS afin de partager les informations pertinentes au bon fonctionnement des opérations locales et obtenir du soutien, au besoin. • Transmettre aux membres de son comité toute information pertinente provenant du réseau AFS. • Représenter le comité local lors du Forum annuel des présidents et de l’Assemblée générale annuelle d’AFS Interculture Canada. Compétences et aptitudes requises : • Posséder une solide expérience au sein d’AFS • Leadership rassembleur et capacité à déléguer les responsabilités • Capacité de travailler en équipe • Capacité d’organisation, d’analyse et objectivité • Habiletés en réseautage • Habiletés en animation et coordination d’une équipe • Diplomatie et confidentialité • Capacité d’écoute • Expérience en gestion d’équipe, en interculturel ou en médiation, un atout Disponibilité : • Les tâches sont réparties sur toute l’année et peuvent demander de 5 à 20 heures par mois selon la taille du comité et les responsabilités prises par les autres bénévoles du comité
7)
Mentors - collecte de fonds
Description : • Vous serez jumelé avec un futur participant afin de pouvoir lui donner vos idées, l’encourager et le contacter de temps à autre afin de suivre les démarches qui lui permettront d’assurer sa participation au programme AFS. Compétences et aptitudes requises : • Expérience dans les activités de financement et de collecte de fonds. • Ouverture et empathie pour les participants de 15-18 ans • Diplomatie et confidentialité • Expérience dans les domaines du bénévolat ou de l’interculturel un atout • Disponibilité • Contacts réguliers avec le participant pour faire le suivi des activités de collecte de fonds. • Bonne compréhension de la structure des frais de participation et collecte de fonds. 8) Mentors – Certificat interculturel Description : • Le bénévole partage ses expériences d’étude ou de travail internationales pour agir en tant que mentor et correspond avec des jeunes qui s’apprêtent à vivre près d’un an à l’étranger. • Participer à une rencontre de préparation/formation. • Contacter les jeunes attitrés avant leur départ. • Établir et maintenir une correspondance (en tout, 6 échanges avec chaque participant attitré) avec 1 à 5 jeunes (selon la disponibilité du bénévole), âgés de 15 à 18 ans. • Les réflexions porteront sur la prise de conscience, la communication et l’adaptation interculturelles qui font partie d’un séjour d’un an à l’étranger. Les bénévoles auront à lire et commenter les textes, faire des liens et interagir avec les jeunes dans le but de les guider dans le développement de leurs compétences. Disponibilité : Minimum de 6 échanges par courriel avec le jeune pendant son séjour (août à juin) et une rencontre de formation au bureau d’AFS au mois de juillet ou août. 9)
Accueil à l’aéroport
Description : • Présence au kiosque d’AFS à l’aéroport de Montréal (Dorval) lors de l’arrivée et du départ des participants. Les bénévoles devront aider les jeunes avec l’enregistrement et les billets d’avion, rassurer les familles et parfois accompagner les jeunes à l’autobus. Disponibilité : l’accueil et le départ des élèves étrangers a lieu chaque été (juillet-août). Le départ des participants a lieu à 2 fois par année, en été (juin à septembre) et en hiver (janvier à mars).
10)
Traduction et correction de texte
Description : • Traduction du français à l’anglais des dossiers d’inscription des familles d’accueil. • Traduction, correction et résumé des dossiers des élèves accueillis, généralement de l’anglais au français. • Traduction de guides, brochures, du français vers l’anglais. Compétences : • Les bénévoles doivent avoir une bonne maîtrise de l’anglais et du français écrit. Une expérience préalable en traduction est privilégiée. Disponibilité : Quelques heures par mois de la fin janvier à la mi-août.
11)
Comité de sélection des bourses (bureau AFS à Montréal)
Description : • Lecture des dossiers de demande de bourse des participants aux programmes d’envoi à l’étranger. • Réaliser la sélection conjointement avec les autres membres du comité de sélection. Spécification : • Les bénévoles doivent êtres bilingues (français/anglais) et être disponible pour se rendre au bureau d’AFS à Montréal. • La confidentialité est très importante. Disponibilité : La sélection des bourses se fait deux fois par année, à la mi-novembre et la mi-avril. Les bénévoles doivent être disponibles les jours de semaine pour venir au bureau d’AFS à raison de 2-3 jours par période de sélection. 12)
Participation au bulletin l’Aventurier :
Description : • Participer à la réalisation du bulletin de liaison d’AFS. • Rédaction d’article, réalisation d’entrevues, prise de photos. • Correction et traduction d’articles de l’anglais au français et du français à l’anglais • Les participants et anciens participants peuvent soumettre leurs témoignages et photos • Publication des événements d’AFS Disponibilité : Le bulletin est publié 4 fois/année dans les 2 langues (français et anglais) et est distribué par Internet.
13)
Présentations dans les écoles :
Description : Kiosques d’AFS, ateliers en classe, soirées d’information portant sur les programmes d’AFS, présentés dans les écoles secondaires, cégeps et salons. • Présenter les différents programmes d’AFS aux élèves et répondre à leurs questions. Disponibilité : Les kiosques ont lieu dans différents endroits du Québec tout au cours de l’année, généralement sur l’heure du midi ou le soir. Spécification : • Doit connaître les programmes d’AFS 14)
Entrevues avec les participants :
Description : • Réaliser les entrevues avec les participants et leur famille en utilisant une grille à cette fin. • Écrire un rapport d’entrevue et le transmettre au responsable local de l’envoi des participants à l’étranger. Disponibilité : Sur demande tout au long de l’année. Les bénévoles devront généralement se déplacer à la résidence des participants. Les entrevues durent généralement une heure ou deux. 15)
Entrevues des familles d’accueil :
Description : • Réaliser les entrevues avec les familles intéressées à accueillir un élève étranger pour l’année en utilisant une grille d’évaluation. • Écrire un rapport d’entrevue et le transmettre au responsable local de l’accueil d’élèves étrangers. • Les entrevues se font chez la famille d’accueil potentielle et les bénévoles doivent visiter la maison au complet. Disponibilité : Sur demande pendant les mois de février à août. Les bénévoles devront effectuer les entrevues au domicile des familles. Les entrevues durent généralement une heure ou deux. 16)
Animateurs des camps :
Description : • Organiser les camps et orientations qui ciblent les participants AFS, soit en préparation de leur séjour à l’étranger ou bien pour les jeunes élèves étrangers qui sont accueillis au Québec. • Préparer et animer les activités pour les participants. Le matériel d’animation sera fourni par AFS Interculture Canada. Disponibilité: Selon les besoins de la région en question, concernant l’accueil et l’envoi des jeunes avec les programmes AFS. Envoi : Les orientations pré-départ ont lieu durant l’hiver ou au printemps pour les jeunes qui partent à l’étranger et en automne quand ils retournent après un an. Accueil : Les séances d’orientation sont réalisées tout au long de l’année, d’août à juin.
17)
Responsable des activités :
Description : • Établir les activités pour l’année en cours, en consultation avec les membres du comité local, les familles d’accueils et naturelles ainsi que les participants. • Distribuer le calendrier d’activités aux membres locaux, aux familles et aux participants. • Diffuser l’information sur les activités locales auprès du comité. • Recruter des bénévoles qui donnent un soutien lors des activités ponctuelles. • Se présenter aux rencontres du comité local. Disponibilité: En moyenne, 5 heures par mois.
18)
Famille d’accueil temporaire :
Description : • Accueillir un jeune pendant une courte durée, pendant qu’AFS lui trouve une nouvelle famille d’accueil permanente. Disponibilité : Tel que nécessité durant le programme annuel (août à juin) et ce, pour une période pouvant aller de quelques nuits à quelques semaines.