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Archivo General de la Nación Vol. LXXXIV

Gestión de riesgos para la prevención y mitigación de desastres en el patrimonio documental

Sofía Borrego Alonso Maritza Dorta Valdés Ana Pérez Lara Maritza Mirabal Villason

Santo Domingo, D. N. 2009

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Archivo General de la Nación, Volumen LXXXIV Título: Gestión de riesgos para la prevención y mitigación de desastres en el patrimonio documental Autoras: Sofía Borrego Alonso, Maritza Dorta Valdés, Ana Pérez Lara, Maritza Mirabal Villason

Departamento de Investigación y Divulgación Directora: Dra. Reina C. Rosario Fernández Cuidado de edición: Lillibel Noemí Blanco Fernández Diagramación y diseño de cubierta: Juan Fco. Domínguez Novas

De esta edición: © Archivo General de la Nación Calle Modesto Díaz 2, Ciudad Universitaria, Santo Domingo, Distrito Nacional Tel. 809-362-1111, Fax. 809-362-1110 www.agn.gov.do

ISBN: 978-9945-020-71-7 Impresión: Editora Búho, C. por A.

Impreso en República Dominicana / Printed in Dominican Republic

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Contenido Introducción............................................................................................. 9 Tipología de desastres y fenómenos de destrucción asociados. ....................................................................... 13 .

Clasificación de los desastres según su extensión.......................... 13 .

Clasificación según su naturaleza................................................... 15 .

Fenómenos de destrucción asociados............................................ 20 Planificación para enfrentar situaciones de desastres. ......................................................................... 23

. . . . . . . . . .

Otros aspectos a tener en cuenta en el proceso de planificación........................................................ 26 Personal implicado en el proceso de planificación.

Asignación de responsabilidades.................................................... 27 Aspectos a tener en cuenta para la definición del plan de trabajo del equipo de desastre.................................... 33 Redacción del plan.......................................................................... 41 Mantenimiento del plan . ............................................................... 43 Prevención........................................................................................ 43 Adquisición de medios materiales.................................................. 51

Intervención o respuesta......................................................................... 61 .

Salvamento y rescate del patrimonio documental afectado.......... 66 Conclusiones........................................................................................... 83 Bibliografía. ............................................................................................ 85

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Anexos

Anexo 1. Términos y definiciones usadas...................................... 91

Anexo 2. Definición de fuego, incendio

y características de los fuegos.......................................... 93

Anexo 3. .......................................................................................... 99

Anexo 4. Planilla de instrucciones de emergencia...................... 107

Anexo 5. Suministros y equipos básicos de emergencia.............. 109

Anexo 6. Lista de control de elementos de riesgo....................... 111

Anexo 7. Protección de documentos y

libros en papel contra los hongos................................. 117

Anexo 8. Secado de documentos y libros..................................... 131

Anexo 9. Rescate de emergencia de fotografías.......................... 139 Publicaciones del Archivo General de la Nación................................ 143

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Introducción

La gran cantidad de libros y documentos que poseen las bibliotecas, archivos y museos están amenazados, básicamente, por cuatro factores: la naturaleza de los soportes que contienen la información, el ambiente en el que se almacenan, la forma en que se manipulan y los riesgos, ya sean de origen natural o provocados por el hombre. Exceptuando el primer factor de deterioro, se puede minimizar el impacto de los otros tres peligros mediante el conocimiento de su naturaleza, la planificación de la respuesta y la adopción de medidas de seguridad. Pero la violencia y capacidad de destrucción de los desastres de gran magnitud, tales como incendios, inundaciones, penetraciones del mar, huracanes de gran intensidad y terremotos, son tan elevadas, que la previsión de su enfrentamiento es un componente importante en la planificación general de la preservación. Esta debe contemplar todos los posibles riesgos, incluyendo los de agua y fuego, cuyos embates constituyen una amenaza importante para las colecciones.

Por ello, es necesario un plan sistemático organizado y formalmente escrito que permita una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimice los peligros para el personal, en la medida de lo posible, y garantice la integridad de las colecciones y la edificación. Debe cubrir tanto medidas preventivas como procedimientos de rescate y recuperación, así como un –9–

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componente de entrenamiento; ya que todo el personal debe conocer, por ejemplo, la ubicación y la operación de las válvulas de cierre de las tuberías de agua en los inmuebles en los que se albergan las colecciones. El plan se revisará regularmente junto con el personal especializado, por lo menos cada año, y deberá incluir listas de procedimientos a seguir si ocurre un desastre, las fuentes de suministros y asistencia que puedan requerirse.

Contar con un plan escrito, garantiza que en medio de la excitación y la confusión de una emergencia donde los procedimientos y las fuentes de ayuda fácilmente se olvidan, sea consultado. Asimismo, puede perderse un tiempo valioso durante las emergencias, si el personal no está familiarizado con los métodos de recuperación. El objetivo básico de un plan de preparación para desastres es minimizar los riesgos en la medida de lo posible y maximizar la eficiencia de la respuesta en caso de que ocurra un desastre.

Este libro es una herramienta de trabajo para la gestión de riesgo, planificación y recuperación del patrimonio documental afectado en caso de desastres, pues brinda información práctica y útil a los especialistas encargados de esta protección en cómo: 1. garantizar la seguridad y salud del personal ocupante, 2. preservar la integridad de la documentación y la información, 3. proteger la disponibilidad de las instalaciones y los servicios prestados, 4. reducir los costos económicos asociados a la catástrofe.

Para elaborar un plan eficaz, la institución necesita realizar una evaluación cuidadosa de los peligros que pueden existir y de la probabilidad relativa de que ocurran, así como de la vulnerabilidad institucional y de las colecciones. (Ver anexo 1). También debe conocer los procedimientos para frenar un desastre y los recursos necesarios para llevarlos a cabo con vistas a mejorar la planificación de su presupuesto y calificación del personal; asimismo, deberá comprometerse en aceptar recomendaciones

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que le realicen expertos y actualizar el plan de manera sistemática para que pueda ser aplicado inmediatamente se necesite enfrentar un desastre.

Este trabajo es el resultado de la creación del Consejo Asesor Nacional contra Desastres y Emergencias en el Patrimonio (CADEP) en el 2007, el cual se encargó de establecer pautas de trabajo para la protección del Patrimonio Cultural Cubano ante situaciones de desastres. Asimismo, CADEP –establecida en el 2007– forma parte del diseño de una estrategia de conservación del patrimonio documental enmarcada dentro de la política de la nación cubana.

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Tipología de desastres y fenómenos de destrucción asociados Un desastre es un evento que ocurre en la mayoría de los casos de forma inesperada, provocando alteraciones intensas en las personas, los bienes, los servicios y/o el medio ambiente.

Abarcan una amplia tipología, atendiendo a su origen, naturaleza y extensión. Estos últimos pueden ser: accidentes menores, desastres moderados, desastres mayores y catástrofes.

Clasificación de los desastres según su extensión Dependiendo de su escala o extensión, se pueden señalar cuatro tipos fundamentales (Walsh, 1997). Cada uno de ellos implica una tasa de destrucción o de daños, la disponibilidad o no de determinados servicios, así como de diferentes acciones de rescate y recuperación.

Accidentes menores. Son los más habituales. Se trata de pequeños accidentes (una gotera, la caída de una estantería o la rotura de una ventana y la entrada de elementos extraños como agua, polvo, nieve, etc.). No suponen la interrupción del servicio y tampoco afectan el abastecimiento de agua, electricidad o funcionamiento de las redes informáticas. Implican una

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cantidad muy reducida de ejemplares o de equipos y pueden ser fácilmente abordados por personal con una preparación básica.

De no ser remediados a tiempo, pueden acarrear graves daños.

Los efectos, exceptuando los que afectan a los equipos, pueden ser subsanados en el propio centro con escasos recursos. El componente fortuito o accidental es muy elevado, pero una correcta evaluación y previsión de riesgos puede reducir notablemente su aparición.

Desastres moderados. Las causas son similares a los accidentes menores, pero el número de objetos dañados aumenta notablemente, siendo necesario realizar una recuperación compleja que incluya operaciones como el secado por ventilación o la congelación en instalaciones externas colaboradoras de la institución o de alquiler. No se produce una interrupción del servicio y, exceptuando la zona dañada, el resto de áreas del edificio funcionan con normalidad. En los accidentes moderados es imprescindible una preparación del personal y una coordinación de las labores de recuperación, pero no es necesario activar el equipo de enfrentamiento a desastres completamente.

Desastres mayores. Cuando se produce un incendio, una inundación grave o el derrumbamiento de partes importantes del edificio, los daños afectarán a un gran número de objetos.

Aunque todos los servicios y suministros quedarán colapsados o suspendidos, la situación en el exterior de la institución afectada es de normalidad y los problemas se reducen al propio edificio o a su perímetro próximo. En estas situaciones será necesario activar el equipo de enfrentamiento a desastres y esperar a que los bomberos, la policía u otros responsables aseguren la normalización de la situación y el acceso seguro al interior del recinto. Los daños serán cuantiosos y se deberá proceder a un salvamento largo y costoso, en el que será inevitable recurrir a servicios externos de congelación y transporte.

Así mismo, será de gran ayuda contar con la colaboración de otras instituciones similares o de rango superior para el asesoramiento en las tareas de salvamento y recuperación. Un desastre de estas características puede destruir la totalidad de los fondos

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y colecciones almacenadas, de forma que la recuperación total es, en la práctica, imposible.

Catástrofes. En situaciones bélicas o cuando se producen fenómenos naturales extraordinariamente violentos (terremotos, erupciones volcánicas, huracanes, deslizamientos de terreno, inundaciones, etc.) donde la totalidad de la región queda devastada. En estas condiciones, las tareas de salvamento son sumamente difíciles y la recuperación de los centros culturales queda supeditada a las tareas de salvamento de la población y a la reconstrucción de los servicios fundamentales tales como hospitales, comunicaciones, suministro de agua y electricidad, etc. Sólo la coordinación de esfuerzos entre centros culturales, el establecimiento previo de un plan regional que marque las directrices y prioridades y la elaboración de programas de cooperación pueden aliviar las graves crisis culturales desencadenadas por catástrofes regionales.

Clasificación según su naturaleza La naturaleza o factores que provocan el daño en las colecciones serán los referentes para establecer una tipología básica de desastres. Atendiendo a estas causas, se deberán establecer los mecanismos adecuados para su paralización o freno y los métodos precisos de salvamento y recuperación. Sin embargo, es necesario precisar que los tres elementos básicos, fuego, agua y fuerzas físicas, suelen presentarse en todo tipo de siniestros, interactuando entre ellos, aunque haya sido una sola la causa que iniciara el suceso.

1. Provocados por el fuego. Un incendio es, sin duda, uno de los sucesos más traumáticos a los que puede enfrentarse un centro documental. Genera una reacción química violenta que libera una gran cantidad de calor. A su alta capacidad de destrucción se une el hecho de que, durante los incendios, se generan grandes volúmenes de humo tóxico, hollín y

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partículas de combustión. Las altas temperaturas registradas durante el mismo, harán que la documentación sufra daños químicos que jamás se darían en condiciones normales.

En los centros documentales los incendios pueden ser provocados consciente o inconscientemente, pueden ocurrir por reacciones espontáneas de determinados productos o soportes documentales como ocurre con películas a base de nitrato de celulosa, pero también pueden generarse en las instalaciones eléctricas o en determinados equipos tales como lámparas, cocinas, estufas, calderas, entre otros. (Ver anexo 2).

2. Provocados por el agua. El agua es un elemento presente en cualquier tipo de desastre. Su aparición puede estar relacionada con pequeños eventos, como la rotura de una cañería o, en mayor proporción, ligada a los incendios (al ser el método más eficaz y económico de extinción) o a desastres naturales como huracanes, lluvias torrenciales e inundaciones.

Los efectos del agua en los materiales son de dos tipos: a. Efectos inmediatos en la documentación, por la propia absorción del agua. Se manifiestan por el ensuciamiento, sobre todo cuando se trata de riadas e inundaciones, donde el lodo y el barro arruina los documentos en papel y en otros soportes, equipos informáticos, discos duros y otros materiales. Ocasiona problemas físicos y químicos como resultado de deformaciones y contracciones de los soportes, corrimiento de tintas, compactación de la documentación realizada en papeles estucados, debilitamiento de los soportes, reblandecimiento de las colas de encuadernación, de las emulsiones fotográficas y la desnaturalización de los materiales proteínicos, fundamentalmente del cuero y el pergamino. b. Biodeterioro. Es el segundo efecto que tiene lugar a mediano plazo y resulta una consecuencia del primero.

La aparición de colonias de hongos y bacterias puede producirse en la documentación mojada en un plazo

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inferior a 72 horas en condiciones normales de temperatura (20ºC). En climas cálidos, esta proliferación puede ser notablemente más rápida, pues la temperatura es mayor y generalmente muy próxima a la temperatura óptima de crecimiento de muchos grupos microbianos (30ºC-37ºC).

3. Provocados por fuerzas físicas. Al igual que en el caso anterior, los daños provocados por las fuerzas físicas son inherentes a todo tipo de desastre. A la calcinación, desnaturalización de los plásticos, etc. que puede ocurrir en un incendio se unirá la fragilidad de la documentación expuesta a altas temperaturas y los daños provocados por la caída de ejemplares, el derrumbamiento de las estructuras y la caída de estanterías. En el caso de las inundaciones, los ejemplares mojados habrán absorbido agua y será muy dificultosa la manipulación, de forma tal que cualquier operación incorrecta provocará deterioros físicos importantes. a. Naturales. Dependen en gran medida de la zona geográfica en la que está enclavado el edificio y, por lo general, provocan daños que se pueden clasificar en la categoría de catástrofe. Dentro de ellos se encuentran: temporada de lluvias excepcionalmente copiosa, tormentas torrenciales, vendavales, tornados, huracanes, monzones, erupciones volcánicas, terremotos, deslizamientos o hundimientos del terreno, maremotos, etc. b. Humanas. La convivencia del personal, de los usuarios y visitantes con la documentación puede generar desastres de todos los tipos expuestos arriba. El hombre, por voluntad o descuido, es uno de los peores enemigos del patrimonio escrito y sus acciones, especialmente cuando se trata de acciones intencionadas, causa graves destrozos cuantitativos y cualitativos. Pueden resumirse en las siguientes categorías:

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Técnicos. El descuido, la mala gestión de las instalaciones o una instalación deficiente pueden devenir en desastre de diferente amplitud: una ventana abierta, un cigarrillo mal apagado o una estufa encendida.

También pueden tener una procedencia exterior, como un coche, el derrumbamiento de un edificio vecino, etc.

Voluntarias. Son las más peligrosas desde el punto de vista de las pérdidas que acarrean. Estas tienen un afán exhibicionista o intimidatorio, por lo que los objetivos atacados son de gran trascendencia social y los métodos elegidos, enormemente destructivos.

Psicópatas. Ciertas enfermedades mentales pueden llevar a los sujetos a cometer acciones difícilmente justificables por individuos sanos. Es el caso de los pirómanos.

Sabotajes y terrorismo. En pos de lograr sus objetivos políticos, el terrorismo se ha servido de la trascendencia de acciones violentas en centros culturales relevantes, bibliotecas y archivos.

Vandalismo. Puede estar subyacente un motivo político, pero no tan organizado como en el caso anterior.

Sus destrozos son más indiscriminados y suelen dirigirse más a bienes y equipos que a las colecciones bibliográficas o archivísticas. No obstante, se han registrado a lo largo de la historia quemas indiscriminadas de libros considerados «perjudiciales» por determinados elementos sociales.

Acciones bélicas. Las bibliotecas y archivos han constituido un objetivo militar directo con la intención de acabar con los testimonios escritos o bien han sufrido los efectos «colaterales» de acciones emprendidas contra objetivos próximos. Numerosas bibliotecas fueron destruidas durante la II Guerra Mundial y más recientemente en Croacia, Bosnia-Herzegovina, Kosovo e Irak.

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c. Accidentales. En este grupo han de englobarse los generados por equipos o instalaciones, aunque su responsabilidad última sea humana. Por lo general, provocan desastres que pueden ser desde accidentes menores hasta desastres mayores o de gran cuantía. En el fallo accidental de un equipo, siempre se encontrará la acción humana por mal diseño, fabricación, instalación, mantenimiento o uso. Pero la capacidad dañina estriba en los componentes agresivos del sistema: energía, reactividad, toxicidad, etc.

Teniendo en cuenta la posibilidad de emisiones dañinas y las particularidades de las diferentes instituciones, se puede establecer la siguiente clasificación: •

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Accidentes de carácter físico o mecánico. Explosiones de calderas y sistemas de vapor, averías de máquinas, caída y proyección de objetos por la sobrecarga de estanterías y pisos.

Eléctricos. Descargas a personas, daños a instalaciones eléctricas y equipos suministrados, interrupción del suministro (interna o externa), cortocircuitos, incendios.

Fallos en las conducciones de agua. Interrupción o rotura de los conductos internos de agua y de las instalaciones alimentadas: grifos, cisternas, aire acondicionado y calderas y dispersión a través de pisos, forjados, cimientos, tejados o paredes.

Contaminación ambiental interior. La aparición en el ambiente de cantidades apreciables de partículas sólidas, líquidas o gaseosas puede ocasionar inconvenientes para la salud de las personas y problemas de conservación graves en los objetos. En caso de inundaciones de polvo, los equipos informáticos pueden sufrir daños físicos importantes y, en los depósitos, las condiciones de suciedad, unidas a tasas elevadas de humedad y calor, aceleran notablemente las reacciones químicas de alteración y hacen posible la propagación de microorganismos.

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Accidentes de carácter químico. Liberación de productos tóxicos, uso de productos inflamables, químicamente nocivos para la documentación, altamente reactivos o tóxicos.

Accidentes por fallos en la organización. El descuido de los trabajadores cuando realizan determinadas tareas puede provocar graves desastres, especialmente cuando se trata de tareas que implican el uso de agua o de sustancias inflamables. Por otra parte, la sobrecarga de enchufes y el uso inapropiado de los equipos e instalaciones pueden devenir en desastre.

Las fuerzas desencadenadas por un terremoto, tornado o huracán provocarán el derrumbamiento de muros, techos y estanterías. Los documentos caerán al suelo produciéndose daños importantes a los que habrá que unir los de otros elementos.

Además, la rotura de conducciones eléctricas puede desencadenar incendios y el rompimiento de los conductos de agua, inundaciones importantes.

Fenómenos de destrucción asociados El peligro de los desastres estriba en su capacidad de desencadenar múltiples procesos de degradación que interactúan agravando sus efectos y en la extraordinaria violencia que demuestra cada uno de ellos. A modo de resumen, los daños producidos en la documentación pueden ser clasificados en cuatro categorías: 1. Daños físicos. Roturas, desgarros, pérdidas, afectaciones en la imagen, pérdida de legibilidad por la solubilización de las tintas, desvanecimiento de pigmento en manuscritos iluminados, estropeo de la encuadernación o en el contenedor, friabilidad, erosiones en la superficie de los registros magnéticos, fotográficos o en los videodiscos, etc.

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2. Daños químicos. Hidrólisis ácida, degradación térmica, desnaturalización de los polímeros plásticos, etc. Estos daños provocarán una debilidad extrema, haciendo muy difícil la manipulación, o la pérdida total de la información registrada.

3. Biodeterioro. Proliferación de microorganismos y plagas de insectos.

4. Alteración de la información. Este último grupo se refiere a la calidad de la información transmitida. Los daños abarcan desde la modificación de la imagen o del texto original por la aparición de manchas o el desvanecimiento de las tintas, a la imposibilidad de su lectura (daños físicos en discos duros de ordenador o en registros de audio y vídeo).

Tras el desastre, los daños registrados no responden por lo general a una sola de estas categorías, sino a las cuatro, especialmente en los de mayor intensidad y catastróficos. El grado en el que se manifiesten estará relacionado con la extensión del suceso y muy especialmente, con la eficacia de los planes desarrollados y la formación de los especialistas encargados de la recuperación.

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Planificación para enfrentar situaciones de desastres Teniendo en cuenta que los perjuicios causados por cualquier tipo de desastre son elevados, la elaboración de un programa de prevención debe ser una de las máximas prioridades de un centro documental, aun cuando este no tenga asignadas responsabilidades de conservación a largo plazo. Mediante la planificación el centro logrará: 1. Erradicar prácticas o situaciones potencialmente peligrosas.

2. Prevenir la aparición de desastres evitables.

3. Minimizar los daños en la documentación cuando se produce el desastre.

4. Reducir los gastos en la reparación de materiales dañados, equipos, mobiliario e infraestructura.

5. Garantizar el acceso a la información con la mayor brevedad.

Para lograr estos objetivos, se deberá trabajar en seis áreas básicas: 1. Evaluación de riesgos. Deben ser examinadas todas las variables internas y externas que pueden derivar en una situación catastrófica con el fin de asegurar que la planificación se ajuste a las posibles situaciones. Por ello, el catálogo de riesgos deberá actualizarse constantemente, readaptándose a las nuevas situaciones que pudieran crearse.

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2. Sistema de comunicaciones. En situaciones de riesgo, la eficacia de las comunicaciones garantiza una acción rápida entre los diferentes actores implicados. La cadena de comunicaciones deberá asegurar el contacto con los responsables del equipo las 24 horas del día. Además, deberá prever los posibles fallos en la cadena.

3. Formación de los trabajadores. La situación creada por un accidente puede convertirse en un desastre mayor si no se toman las decisiones adecuadas. Por tanto, la formación de la plantilla del centro y de los posibles voluntarios, debe ser otra de las prioridades en la planificación. Para ello, se deberán realizar cursillos específicos en los que se expliquen los principales riesgos, los métodos de salvamento y la manipulación de materiales culturales en caso de desastre.

4. Elaboración del manual de prevención de desastres. Un programa se concreta cuando el trabajo del comité de prevención de desastres se materializa en forma del manual de prevención de desastres de la institución. En él se recogerá toda la documentación elaborada, los diferentes formularios y recomendaciones, así como el listín telefónico.

5. Abastecimiento de materiales. La adquisición y almacenamiento de equipos y materiales necesarios para enfrentarse a la catástrofe deberá realizarse con antelación. En los momentos de crisis no es posible perder tiempo localizando botas de agua, ropa adecuada o baterías de linterna, por ello, los materiales necesarios serán adquiridos dependiendo de los resultados de la evaluación y de su tabulación. Por otra parte, se deberá comprobar periódicamente su estado.

6. Cooperación con agentes locales, regionales o nacionales. Los contactos se realizan en tres direcciones: empresas de suministros (congelación, materiales, equipos en calidad de préstamo, conservadores), cuerpos de seguridad (policía local, bomberos, protección civil, ejército, Cruz Roja, etc.) y organismos culturales (centros de conservación regionales, instituciones documentales, ministerios, oficinas locales, etc.). Se crea una red cooperativa con dos fines fundamentales: reducir los gastos

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de la recuperación, en ocasiones difícilmente soportables por una sola institución, e involucrar a la comunidad en la conservación de la información.

La decisión de establecer un programa de prevención de desastres implica tres compromisos previos: 1. Que el propio centro considere la necesidad de su desarrollo. El compromiso de los responsables de la institución de adoptar las medidas oportunas y destinar las partidas presupuestarias necesarias.

2. Una actitud positiva por parte de todos los implicados en el desarrollo del plan.

3. Para evitar confusiones, es necesario precisar que deben existir dos tipos de planificaciones con respecto a los desastres en edificios culturales, de archivos y bibliotecas, aunque pueden tener ciertos elementos en común: a. Los programas de emergencias suelen estar regulados por la legislación de cada país y le concierne a todos los edificios públicos, por lo que cada centro estará obligado a su elaboración y cumplimiento para garantizar la seguridad de las personas mediante la creación y señalización de vías de evacuación, la formación de determinados trabajadores como responsables de emergencias y facilitar la salida de los compañeros, dar la voz de alarma y avisar a los cuerpos exteriores de seguridad. b. Los programas de siniestros, desastres o catástrofes, cuyo objetivo se dirige a la prevención, salvamento y recuperación de los bienes documentales o culturales se pondrán en marcha sólo cuando la seguridad de las personas esté totalmente garantizada y el desastre haya sido controlado. Por otra parte, al ser elaborados a la medida del centro, no existen normas fijas en cuanto a su alcance o repercusión, por lo que pueden diferir enormemente de una institución a otra.

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Otros aspectos a tener en cuenta en el proceso de planificación Los desastres naturales, tales como los huracanes o terremotos nos conciencian acerca de nuestra vulnerabilidad ante ellos.

Es lamentable que al personal de las instituciones le corresponda a menudo aprender, a través de una dura experiencia, las ventajas de estar preparados para enfrentarlos, más aún en nuestro país que anualmente es azotado por más de un ciclón; sin embargo, los peligros frecuentemente pueden mitigarse o evitarse por completo con un programa global y sistemático para enfrentar las emergencias, pues proporcionan un medio para reconocer, evitar riesgos y responder efectivamente.

Un número creciente de profesionales sabe que las emergencias en pequeña escala pueden controlarse si el personal está preparado para reaccionar con prontitud. El daño puede ser limitado aún ante un desastre de gran magnitud si varias instituciones culturales de una provincia o municipio se agrupan para realizar una correcta preparación e incluso para determinar la necesidad de recursos para el enfrentamiento por varios años y de esa forma colaborar estrechamente.

El plan escrito es el resultado final de una amplia gama de actividades preliminares. La totalidad del proceso será más eficiente si se asigna formalmente a un individuo la planificación de las acciones a tomar frente a situaciones de desastre para el centro, con la asistencia de un equipo o un comité de planificación. El director puede desempeñar este papel principal o puede delegar dicha responsabilidad; pero es importante recordar que debe estar respaldado al nivel más alto si se quiere que este sea efectivo. El planificador debe establecer un cronograma para el proyecto, y definir el alcance y las metas del mismo, lo cual depende en gran medida de los riesgos que enfrente la institución.

Para cualquier colección, el riesgo de un desastre es una combinación de peligros ambientales sumado a la vulnerabilidad de los edificios, de los sistemas mecánicos y de las colecciones. Un

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estudio de los riesgos presentes en toda la institución constituye la mejor manera de evaluar estos factores. La investigación de acontecimientos pasados y de problemas previos también ayuda a identificar los peligros.

Por ello la planificación comprende tres pasos básicos: 1. Asignar responsabilidades.

2. Determinar los objetivos y el alcance del plan.

3. Establecer un calendario y plazos aproximados de actuación.

El resultado tangible de todo el proceso es el plan escrito.

Personal implicado en el proceso de planificación.

Asignación de responsabilidades Los primeros pasos en la elaboración del programa conducirán a la creación de la organización y del equipo de trabajo.

Para lograr la mayor eficacia posible, es preciso nombrar a un miembro del centro responsable con plenos poderes para el establecimiento del plan. Esta figura, vital para una correcta planificación, recibirá el nombre de coordinador de desastres. Ha de ser un empleado permanente con un conocimiento amplio de la importancia de los diferentes fondos o colecciones, de la institución y de la distribución de los locales. Ya avanzado el plan, deberá contar con un sustituto que actúe a su mismo nivel en caso de ausencia o cuando cause baja en la plantilla del centro.

Las funciones del coordinador de desastres tendrán una gran repercusión en el funcionamiento normal del centro y pueden resumirse en los siguientes puntos: 1. Crear un comité de desastres, órgano fundamental en el desarrollo de las actividades.

2. Establecer la estructura y responsabilidades de dicho comité, escogiendo a sus miembros y asignándoles tareas precisas.

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3. Informar a los trabajadores del centro.

4. Informar a otros cuerpos externos que intervendrán en caso preciso (bomberos, cuerpos de seguridad, agencias del gobierno o instituciones análogas).

5. Contar con la ayuda de otros coordinadores, encargados de evaluar conjuntos homogéneos. En instituciones de gran envergadura, la existencia de numerosas divisiones o secciones puede complicar en exceso la estructura del plan.

6. Coordinar a los diferentes grupos de trabajo, asignando responsabilidades y tomando las decisiones pertinentes.

7. Saber transmitir grandes dosis de optimismo, manteniendo el clima de trabajo en alza.

8. Suscribir una póliza de seguros.

9. Establecer convenios de cooperación con otros organismos.

El coordinador, por tanto, es la figura sobresaliente en la programación de prevención de desastres. Para gestionar correctamente el programa, deberá desarrollar diferentes matrices de planificación, en las que se describirán las actividades y etapas del proceso. Se deberán extremar las precauciones a la hora de señalar las hipótesis de riesgo, es decir las condiciones reales o hipotéticas que pueden hacer peligrar el desarrollo de la planificación.

El comité de desastres estará compuesto por personal de los diferentes grupos representativos del centro. Aunque la estructura y dotación de personal puede variar enormemente de un centro a otro (por poner un ejemplo, las diferencias serán enormes entre un archivo administrativo y una biblioteca nacional), deberán formar parte del comité representantes calificados de los siguientes grupos: 1. Personal facultativo, cuyo conocimiento de las colecciones o fondos de la institución será fundamental a la hora de establecer las prioridades en la protección y salvamento.

Como norma general, se considera la atención a los catálogos como prioritaria sobre el resto de los documentos, ya que no sólo es el elemento más valioso de la institución, sino

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que será la herramienta fundamental durante la reconstrucción después de un siniestro de grandes proporciones. En caso de falta de acuerdo, el coordinador deberá imponer su criterio previamente acordado con los responsables de la institución.

Será responsabilidad del personal de conservación dominar, enseñar y divulgar las diferentes técnicas y métodos que han de seguirse para el rescate de los materiales dañados. Como es frecuente que en la plantilla no figure nadie con la formación necesaria, el coordinador deberá seleccionar a un trabajador calificado para que reciba la formación necesaria, bien asistiendo a cursos externos o estudiando la bibliografía existente.

Siempre que sea posible, se contratarán los servicios de un conservador experimentado para la realización de cursos internos o para el asesoramiento en la planificación o en caso de desastre.

Si el centro posee un servicio de vigilancia interno, la presencia del jefe de seguridad en el comité de desastres es fundamental y deberá conocer todas las decisiones adoptadas.

Dado que los desastres suelen desencadenarse en horas de baja presencia de personal en el edificio, los vigilantes son generalmente los que darán la voz de alarma y activarán la cadena de comunicaciones; por este motivo, juegan un papel esencial en la prevención de catástrofes y su formación deberá incluir la toma de decisiones en situaciones críticas y los métodos adecuados para la resolución de problemas en sus inicios. En centros que carecen de servicio de vigilancia, el coordinador de desastres deberá informar a los agentes externos (cuerpos de seguridad, bomberos, etc.) del desarrollo del plan. Es conveniente que las diferentes instituciones externas que brindarán apoyo, tengan conocimiento de la estructura del edificio, de su importancia y de las personas de contacto.

Durante la evaluación del edificio y de los posibles riesgos, será necesario contar con la experiencia del encargado de

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mantenimiento, pues coordinará las labores de los técnicos de oficios (calefactores, fontaneros, electricistas, etc.) en el momento del desastre, debiendo dar las órdenes oportunas para cerrar una vía de agua o crear corrientes de aire que posibiliten el secado de la documentación. Por otro lado, será el encargado de la creación y mantenimiento de un almacén con los materiales y elementos necesarios para la recuperación que comprenden desde deshumidificadores, ventiladores o bombas de agua hasta el vestuario o las cajas para la evacuación de la documentación dañada. En caso de que este trabajador no exista en la institución deberá encargarse de ello otra persona que domine las cuestiones antes mencionadas.

6. Otros trabajadores del centro, como ayudantes, auxiliares o personal administrativo, conformarán las brigadas de rescate y deberán recibir una formación adecuada para conocer con exactitud sus funciones ante la eventualidad de un siniestro.

Dentro de cada grupo habrá un responsable que organizará y transmitirá noticias al coordinador de desastres. En instituciones de pequeño tamaño, se debe tener en cuenta la posibilidad de incluir grupos de voluntarios, personal de la comunidad o usuarios que, de forma desinteresada, ofrezcan su ayuda ante la eventualidad de un desastre.

Una vez que el equipo de desastres ha sido definido, quedará un enorme trabajo por realizar. En cualquier caso, los miembros de las brigadas deberán estar plenamente concienciados de sus funciones y compromiso, siempre desinteresado, pero firme.

1. Importancia de la formación de los especialistas El éxito de la respuesta dependerá de los conocimientos que los implicados hayan adquirido sobre normas generales de actuación ante emergencias y técnicas de rescate de los materiales. Los implicados son, principalmente, los miembros del equipo de emergencias y de la brigada de desastres, que

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recibirán formación de manera prioritaria. En este punto resulta fundamental la sensibilidad del máximo responsable del plan y del coordinador para conseguir que determinados profesionales (restauradores, conservadores, bibliotecarios expertos, profesores universitarios) enseñen al equipo a aplicar el plan, las responsabilidades de cada uno, la activación de la cadena de comunicación, las normas generales de actuación ante situaciones de emergencia, los tipos de materiales documentales y de secado, qué materiales se utilizan en las tareas de salvamento, transporte y manipulación de la colección dañada, cómo empaquetar documentos que vayan a ser congelados, estabilización del ambiente, etc.

La formación también comprenderá otros aspectos, no menos importantes, para la actuación del equipo, como son: la autoprotección ante eventuales lesiones producidas por la presencia de agua insalubre, moho tóxico, polvo, etc., medios de afrontamiento del estrés en una situación crítica o técnicas de trabajo en equipo y de comunicación eficaz, entre otros conocimientos.

Teniendo en cuenta que en la mayoría de nuestras instituciones labora un reducido grupo de trabajadores, es altamente recomendable que el resto de la plantilla reciba algún tipo de formación básica con el fin de implicar a todos los trabajadores en la prevención y respuesta ante emergencias y desastres. Además los capacitaría para ayudar a la brigada de desastres y realizar algunas tareas de tratamiento cuando el incidente es menor (por ejemplo, un pequeño derrame de agua sobre la colección).

Junto con la formación se puede mantener una lista de correos electrónicos para enviar noticias aparecidas en medios de comunicación o artículos profesionales interesantes sobre siniestros ocurridos en otros lugares.

Finalmente, es básico que los miembros del equipo de emergencias estudien de forma individual la bibliografía existente sobre el tema y que se publica en monografías, páginas web especializadas, publicaciones profesionales o listas de distribución.

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2. Importancia de los simulacros Es imprescindible que se realicen simulacros periódicos para mantener vivos los conocimientos y fijarlos por repetición. Los simulacros de evacuación que de vez en cuando se llevan a cabo en los centros de trabajo como parte de las actividades de prevención de riesgos laborales, constituyen una continuidad con la planificación de emergencias, seguridad y desastres en las bibliotecas y archivos. Dichos simulacros habitúan a todo el personal a responder adecuadamente ante la situación de emergencia, a localizar y utilizar correcta y rápidamente los sistemas de alarma y de extinción de incendios, a activar la cadena de comunicación, etc.

En cuanto al rescate de una colección dañada, se pueden realizar simulacros mediante ejercicios sencillos como presentarle a la brigada de desastres un conjunto de documentos dañados a propósito (procedentes, por ejemplo, de un expurgo) para ver cómo se organizan y responden ante la situación: el despeje del lugar, el establecimiento de un área de trabajo adecuada, el registro de las operaciones llevadas a cabo y del estado de los documentos, el transporte, manipulación y empaquetado de los fondos destinados a la congelación, etc. Es conveniente contar con documentos empapados, secos o levemente húmedos, con encuadernación o sin ella.

Tras el simulacro, se celebrará una reunión en la que cada participante expondrá su experiencia, aporte sugerencias, de manera que se puedan discutir los métodos, mejorarlos y aprender de los demás (Seibert, 1996; National Archives and Record Administration –NARA–, 1993). Otro simulacro podría centrarse en la activación del sistema de comunicación, tanto en horas de trabajo como fuera de horario, para detectar los fallos en la cadena y controlar el tiempo de respuesta.

3. Importancia de la cooperación Existen varias líneas posibles de cooperación: con particulares, empresas (de suministros, equipos de congelación o

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frigoríficos), organismos no gubernamentales (para apoyar la recuperación en caso de un siniestro muy grave), cuerpos de seguridad, redes de bibliotecas y archivos, fundaciones e instituciones culturales nacionales e internacionales a través de convenios, contratos, acuerdos de intercambio, organización de jornadas, talleres y conferencias, etc.

La cooperación en materia de planificación de desastres constituye una maravillosa oportunidad para establecer relaciones con otros organismos y aprender de ellos. Puede aliviar los costos de la formación y la recuperación de colecciones dañadas, sirviendo de cauce para el intercambio de experiencias y para la sensibilización de las instituciones sobre la importancia de conservar la herencia cultural de la sociedad (Sánchez, 2000).

Aspectos a tener en cuenta para la definición del plan de trabajo del equipo de desastre Un primer paso prudente es la enumeración de los peligros geográficos y climáticos, así como de otros riesgos que puedan poner en peligro el edificio y las colecciones. Estos pueden incluir la susceptibilidad de dicha institución a ser afectada por huracanes, tornados, inundaciones sorpresivas, terremotos o incendios forestales. Considere además los desastres provocados por el hombre, tales como interrupciones de energía eléctrica, fallas en el suministro de combustible o agua, derrames químicos, incendios premeditados, amenazas de bombas u otros problemas de este tipo. Tome nota de los riesgos ambientales que le rodean tales como industrias químicas, rutas de embarque de materiales peligrosos, proyectos de construcción adyacentes y cualquier otro acontecimiento que constituya una posibilidad real deberá estar contemplado en su plan de emergencia.

El plan de desastres debe ser realista. De nada sirve una planificación minuciosamente detallada si los objetivos propuestos son excesivamente complejos, si ante la carencia de medios o de personal, la mayoría de las recomendaciones son impracticables.

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Por lo que el coordinador deberá establecer un borrador básico al que se irán añadiendo elementos a medida que avance la evaluación y formación de los trabajadores o cuando se dispongan de partidas presupuestarias para la realización de mejoras en el edificio, como instalación de alarmas o sustitución de cañerías en mal estado. Esto implica que, lejos de ser un trabajo cerrado, la planificación de desastres debe ser concebida como un proceso en continua renovación y que la obsolescencia del plan puede ser enormemente perjudicial.

Una vez establecidos los primeros contactos, el comité deberá definir el alcance de la planificación, los recursos que serán necesarios y asignar las responsabilidades. A modo de guía, se deberán valorar los siguientes puntos:

1. Revisar cuidadosamente el estado constructivo del edificio y el lugar que este ocupa, así como el terreno circundante: a. Si el edifico es un bien de interés cultural. b. Si está ubicado en una pendiente. c. Si el sótano se encuentra por encima del nivel de inundación. d. Si hay árboles grandes cerca del edificio. e. Si las instalaciones y las conexiones principales de servicios públicos ofrecen seguridad. f. Si el techo es plano, cómo y con qué está cubierto, si se acumula el agua, etc. g. Si los albañales y drenajes funcionan adecuadamente y si se limpian con regularidad. h. Si las ventanas y claraboyas están en buen estado. i. Si existen antecedentes de filtraciones u otros problemas estructurales y de construcción. j. Si se trata de un edificio moderno, bien equipado o de un centro viejo y obsoleto. k. Si es necesario abordar algunas reformas y de qué tipo. l. Si existen afectaciones estructurales.

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m. Si existen limitaciones legales para la transformación del edificio. n. Si existen barreras arquitectónicas para acceder o transitar por el edificio. o. Si existen espacios libres para realizar las tareas de salvamento y recuperación. p. Cuáles son las zonas más seguras para el almacenamiento de los conjuntos valiosos.

2. Dentro del edificio, los sistemas de protección contra incendios, los eléctricos, los de climatización ambiental y las tuberías constituyen una preocupación de primer orden. Por ello, tener en cuenta: a. Si existen suficientes extintores de incendio y si se inspeccionan regularmente. b. Si el edificio posee alarmas contra incendios y sistemas de extinción, si se les da mantenimiento. c. Si se encuentran despejadas las vías de escape. d. Los años que tiene el cableado y si está sobrecargado. e. Si los equipos eléctricos se desenchufan en la noche. f. Si se dispone de energía auxiliar en caso de que sea necesario. g. Si están en buen estado las tuberías de agua, si existen detectores de agua y si funcionan. h. Si existe algún problema con el sistema de control ambiental.

3. Es importante también determinar la vulnerabilidad de los objetos que conforman las colecciones: a. Los diferentes tipos de materiales. b. Si se dañan con facilidad. c. Si son particularmente susceptibles a ciertos tipos de daños, tales como los relacionados con humedad, fuego, rompimiento y otros factores o eventos similares. d. Cómo y dónde se almacenan las colecciones de su entidad.

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e. Si están protegidas por cajas u otros estuches. f. Si la estantería está empotrada en los elementos estructurales del edificio y si es estable. g. Si se encuentra algún objeto colocado directamente sobre el suelo, donde podría dañarse por causa de goteras o inundaciones. h. Si los materiales están colocados debajo o cerca de fuentes de agua. i. Analice sus procedimientos de seguridad y limpieza: si esos procedimientos exponen las colecciones al peligro de hurto, vandalismo o ataque de insectos.

4. Considere las vulnerabilidades administrativas: a. Si existen dificultades en la institución para el establecimiento del plan. b. Si están aseguradas las colecciones de su institución. c. Si existe un inventario completo y preciso de las mismas. d. Si se conserva un duplicado del inventario en otro sitio. e. Si están establecidas las prioridades de las colecciones. f. Cerciorarse de si la institución posee una lista de prioridades de reposición en caso de no poder rescatar los objetos de primera prioridad debido a la magnitud del daño sufrido por el edificio o a la naturaleza del desastre. h. Si se cuenta con recursos económicos para el pago de servicios o se deberá apelar a la voluntad de cooperación. i. Si es posible establecer convenios sobre una base legal con otras instituciones.

5. Es necesario seleccionar las colecciones o fondos prioritarios: a. Los objetos, libros y/o fondos documentales que son más valiosos. b. Las colecciones o fondos imprescindibles y cuáles constituyen información complementaria.

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c. Si dentro de las colecciones existen unas unidades más importantes que otras. Definir esto. d. Cuál colección tiene prioridad de rescate en caso de incendio, accidente por agua u otra emergencia. e. Si es factible un acceso rápido y seguro en caso de emergencia. f. La identificación de colecciones prioritarias siguiendo un código de colores en el plano.

Es importante tener en cuenta que la decisión de expurgar una parte concreta del fondo o colección, tras el desastre, debe tomarse de antemano y nunca en el momento del rescate. De esta forma se ahorrará un tiempo precioso sin riesgo de perder documentos significativos.

6. Evaluación del estado de las colecciones y posibilidades de recuperación: a. Dependiendo del tipo de siniestro y de si es posible su recuperación. b. Si la recuperación de piezas, libros o documentos implica mayores gastos que el valor real que poseen en el comercio o si son sustituibles. c. Si es posible realizar copias de seguridad en previsión de daños irrecuperables. d. En caso contrario, si es posible conseguir copias o reimpresiones de los documentos perdidos, dónde y a qué costo.

7. Evaluación de otros elementos, diferentes de los documentales, a considerar en la protección o recuperación: a. Si existen muebles o enseres de valor histórico o artístico, la cantidad. b. Caracterizarlos por sus dimensiones o peso.

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c. Si es posible ponerlos a salvo con facilidad en caso de emergencia.

8. Recursos económicos para la aplicación del plan: a. Si las reformas propuestas pueden llevarse a cabo conjuntamente o deben ser escalonadas. b. En este caso conocer qué reformas son las más beneficiosas y más económicas. c. Si es posible solicitar fuentes de financiación externa.

9. Con relación a la contratación de seguros: a. Si existe alguna aseguradora especializada en centros documentales y qué riesgos debe cubrir.

10. Recursos humanos para el desarrollo del programa: a. La cantidad de personas necesarias. b. Si hay en la plantilla trabajadores con experiencia en la planificación. c. Si están dispuestos a trabajar con la brigada. d. Si poseen una buena formación o deben pasar cursos específicos. e. Si se carece de experiencia en la planificación de desastres, analizar si es posible la contratación de un técnico o solicitar la colaboración de un especialista de otra institución.

11. Organización de las brigadas de trabajo en caso de desastre: a. La cantidad de grupos se van a formar. b. La persona que va a coordinar cada grupo. c. Si habrá personal externo en los grupos.

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d. Si es necesario recurrir a voluntarios para completar las brigadas.

12. Documentos que deben crear la brigada o equipo de prevención de desastres para la elaboración del plan de mitigación de riesgos y prevención contra desastres del centro.

Durante la planificación, se generará una serie de documentos que servirán de referencia para las actuaciones a seguir en caso de desastre. Estos quedarán reunidos en el plan de mitigación de riesgos contra desastres del centro, instrumento básico de trabajo. Este documento deberá ser distribuido por todo el centro, asegurándose de que, al menos una copia, será colocada en una zona visible de cada sección. Aunque los manuales variarán en extensión de un centro a otro, deberán constar, al menos, de los siguientes elementos: a. La extensión que tiene el manual de prevención de desastres. b. Quién se encargará de su redacción. c. La persona que se encargará de elaborar la lista de teléfonos de emergencia. d. El período de actualización. e. Quién buscará los teléfonos de recursos externos. f. La persona que se encargará de elaborar la lista de materiales de emergencia. g. El formato que tendrán las hojas de emergencia. h. Los lugares donde se colocarán.

12.1. En la creación de la cadena de comunicaciones es necesario saber: • La persona que encabezará la lista.

• La cantidad de números telefónicos o direcciones que se le asignará a cada miembro.

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• En caso de no estar disponible alguno de los elementos de la cadena, qué alternativas existen.

• Si es necesario adquirir teléfonos móviles o localizadores.

• Saber con qué empresa se contratarán los servicios de telefonía móvil.

12.2. En el calendario de actividades quedará explícito: • Las fases que se establecerán en la planificación.

• Las actividades que se desarrollarán en cada fase.

• Los plazos para la finalización de cada fase.

• Si se realizarán simulacros sin previo aviso.

13. Dificultades técnicas de la institución: a. Si en la propia institución existen los medios para enfrentarse al desastre. b. Si existen empresas en la zona que puedan ayudarnos. c. Si existen en el centro o en la zona otros técnicos calificados. d. Los recursos externos con que se puede contar en caso de desastre.

14. Establecimiento de convenios de colaboración con instituciones externas: a. Las instituciones con que se debe contar. b. Si se requiere de convenios y cuáles son las obligaciones de las partes. c. Si el convenio se formalizará por escrito o sólo verbalmente. d. Si los convenios exigirán gastos de financiación.

15. Métodos de recuperación de los objetos: a. Si es factible realizar la recuperación en el propio centro. b. Si se cuenta con los equipos y personal necesarios. c. En caso de siniestros de gran envergadura, si se va a congelar la documentación dañada por el agua.

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d. Si existen medios en la localidad para efectuar la congelación de grandes cantidades de documentos. e. Si es posible realizar el transporte de la documentación dañada. f. Si se dispone de medios para el empaquetado de la documentación dañada. g. El proceso de secado que se va a seguir. h. Si es necesario pedir ayuda a otros organismos locales que disponen de medios adecuados.

Todos estos elementos, y otros que irán surgiendo durante las reuniones de trabajo, servirán para delimitar la extensión exacta del plan.

Una planificación eficiente se basa en el cumplimiento de las diferentes fases y en el seguimiento escrupuloso de los plazos de trabajo. Aunque son tolerables ciertos desfases derivados de una complejidad mayor a la esperada, el coordinador de desastres deberá crear una hoja de planificación que servirá de referencia para observar el cumplimiento.

Redacción del plan Una vez que ha emprendido las acciones preliminares, la redacción del plan debería hacerse en forma relativamente rápida.

Aunque cada plan es diferente, se presenta a continuación un esquema de resumen. (Ver anexos 3, 4 y 5).

1. Introducción. Señala las líneas de autoridad y los posibles acontecimientos contemplados en el plan.

2. Acciones a tomar en caso de advertencia previa a un acontecimiento determinado.

3. Procedimientos de respuesta preliminar. Incluyen a quién se debe contactar primero, según cada tipo de emergencia; cuáles son las acciones inmediatas que deberán emprenderse y

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cómo se notificará sobre el asunto al personal o a los equipos de trabajo.

Procedimientos de emergencia con secciones dedicadas a cada eventualidad de emergencia contemplada en el plan. Lo que ha de hacerse durante el acontecimiento y los adecuados procedimientos de rescate a seguir una vez superado el primer momento de alteración. Incluye planos de cada piso.

Planes de rehabilitación institucional.

Apéndices, que pueden incluir planos de evacuación por piso y los siguientes listados: miembros del equipo que atenderán las emergencias y sus responsabilidades, teléfonos de interés, ubicación de llaves, procedimientos ante la activación de alarmas contra incendio o hurto, colecciones prioritarias, arreglos para la reubicación de las colecciones; lista de suministros in situ, lista de suministros y servicios que se encuentren fuera de la institución, información sobre seguros, lista de voluntarios, lista de verificación, planillas para llevar el registro de los objetos movilizados durante los esfuerzos de rescate y procedimientos de rescate.

Asegúrese de que el plan sea impreso y distribuido ampliamente. Las copias deben colocarse en fundas plásticas o laminarse, a fin de que puedan ser usadas en una emergencia que involucre agua, y algunas deben estar fácilmente disponibles fuera del sitio en caso de una verdadera emergencia como es el caso de las casas de los miembros del equipo de desastres.

El plan debe ser conocido por todo el personal de la institución y se sugiere que deben tener copia: a. b.

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la administración responsable de la institución, los servicios de emergencia (incendio y rescate) correspondientes, las otras bibliotecas, archivos y otras instituciones culturales que podrían involucrarse y cooperar con la respuesta.

9. Tenga en cuenta que puede haber detalles confidenciales en el plan que deben colocarse en una sección aparte que no

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deberá distribuirse a las agencias o personas que no forman parte del personal imprescindible.

Mantenimiento del plan Lo más importante del plan para enfrentar situaciones de desastres, es que sea actualizado periódicamente. Los nombres, direcciones, teléfonos y el personal cambian constantemente; se adquieren nuevas colecciones, se efectúan cambios al edificio y se instalan nuevos equipos. Si el plan no se mantiene completamente al día, es posible que no ayude a manejar una situación de desastre en forma efectiva. Por otro lado, es necesario que todo el personal esté educado y entrenado en los procedimientos vigentes.

Un plan de desastres debe considerarse un documento vivo.

Todas sus listas, incluyendo la evaluación de los riesgos, deben ser revisadas periódicamente junto a las prioridades en cuanto a las colecciones, según sea necesario. Un efectivo plan de respuesta asegura la salvaguarda de las colecciones históricas de nuestras instituciones culturales.

El plan debe comprender todas las acciones que se deberán realizar en las tres etapas siguientes: 1. Prevención y preparación.

2. Intervención o respuesta.

3. Restablecimiento o recuperación donde se produce el rescate de documentos afectados.

A continuación se explican los aspectos que deben ser tomados en cuenta en cada etapa del plan.

Prevención En el proceso de prevención se realiza un conjunto de acciones importantes entre las que se encuentran:

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Identificar los peligros.

Evaluar y catalogar los riesgos.

Establecer medidas organizativas y operativas.

Establecer prioridades.

Garantizar medios materiales.

1. Identificación de los peligros En la actividad de un centro de documentación participa un conjunto de sistemas de cuya alteración o desajuste pueden surgir diferentes efectos dañinos. El medio geográfico y su entorno urbano o rural, conforman un primer grupo de fenómenos naturales o sociales de los que se pueden derivar perjuicios. Las condiciones de la edificación, las instalaciones y equipamiento de que está dotado representan otra fuente de producción o de amortiguación de agresiones. Por otra parte, los ocupantes de los locales, en su distinta condición de usuarios, visitantes o empleados, constituyen el grupo de emisiones de peligros de origen humano, a la vez que pueden actuar como sujetos receptores del daño.

En consecuencia, el estudio de los riesgos que amenazan a las bibliotecas y archivos requiere la identificación precisa y ordenada de las fuentes potencialmente agresivas existentes y del nexo causal de su desencadenamiento. Para acometer esta primera labor es de gran utilidad la experiencia disponible de accidentes y siniestros ocurridos en el pasado, tanto en la sede propia como en la de otras entidades. Adicionalmente, será necesario un estimado de otros hechos negativos que pudieran provocarse en el entorno y en el tiempo en que se produce el funcionamiento del centro ya que es importante el estudio de los riesgos sobre la base de una dinámica de trabajo apropiada y sistemática.

2. Evaluación y catalogación de los riesgos Los factores de riesgo son circunstancias concretas que pueden provocar una situación de emergencia, cuyo control

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es determinante a la hora de prevenir los daños para las personas, en primer lugar, y para las instalaciones y objetos, en segundo. Identificar las deficiencias y amenazas para los locales y colecciones constituye el primer paso hacia la protección preventiva de nuestros fondos. No obstante, el trabajo se puede simplificar si contamos con la colaboración de técnicos de prevención laboral (pertenecientes a la institución o externos) y con los encargados de mantenimiento. La información que proporcionen supone un punto de partida a partir del cual la institución podrá evaluar los riesgos asociados directamente con las colecciones.

Cada institución puede aplicar la lista de control por fases, a la medida de sus características y de los asuntos que consideren prioritarios. Por ejemplo, una biblioteca o archivo ubicado en un edificio de nueva construcción puede pasar por alto algunas cuestiones relativas a la instalación eléctrica, mientras que otra institución, poseedora de un fondo antiguo valioso, podría centrarse, en una primera fase, en la evaluación de riesgos por robo o hurto y, posteriormente, llevar su atención hacia la prevención de otras emergencias.

A pesar de que parte de la evaluación debe realizarla personal especializado en prevención y mantenimiento, la propia institución puede llevar a cabo, por sí misma, la comprobación de la mayoría de los elementos que pueden suponer un riesgo; no tiene por qué consumir mucho tiempo, ya que una simple inspección visual y algo de sentido común proporcionarán casi todos los datos necesarios para una correcta evaluación.

La evaluación del riesgo es una actividad constante en el tiempo, por lo que se revisará cuando: 1. Se produzcan cambios en los útiles y herramientas de trabajo, se incorporen nuevas tecnologías o se modifiquen las instalaciones.

2. Varíen las condiciones de almacenamiento de la colección, al modificarse de forma significativa algún aspecto relativo a las instalaciones, a la organización o al método de trabajo.

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3. Se detecten daños en la colección que hagan suponer que existen riesgos fuera de control.

4. Se aprecie que las actividades de prevención son inadecuadas o insuficientes.

5. Se determine una periodicidad de evaluación para determinados riesgos.

Por otra parte, cuando se estudia el resultado de la evaluación de riesgos para las colecciones, estos se calificarán como buenos, aceptables, deficientes o muy deficientes, con el fin de establecer prioridades, definiéndose como sigue: 1. Bien: no requiere de ningún tipo de medida específica, puesto que las condiciones de almacenamiento de los fondos o colecciones se ajustan a los criterios de referencia adoptados.

2. Aceptable: aunque no es necesario mejorar el elemento en el que se detectó alguna deficiencia, es conveniente realizar inspecciones periódicas para asegurarse de que los fondos y colecciones se encuentran almacenados en buenas condiciones respecto de los criterios de referencia adoptados.

3. Deficiente: el elemento de riesgo está bastante lejos de las condiciones óptimas definidas para asegurar un almacenamiento correcto de los fondos y colecciones. Es preciso adoptar medidas correctoras en un período de tiempo determinado.

4. Muy deficiente: la probabilidad de un accidente asociado a un factor de riesgo es elevada. Urge tomar medidas correctoras o trasladar los fondos y colecciones a un lugar más seguro hasta que se subsane la situación.

La lista de elementos de riesgo que se propone en el anexo 6 agrupa las siguientes áreas: exterior, edificio, locales, seguridad, protección de fondos valiosos, protección contra incendios, protección contra daños por agua, proyectos de construcción y reformas, respuesta ante siniestros y emergencias y seguro.

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3. Establecimiento de medidas organizativas y operativas Comprenden las actuaciones de carácter organizativo que fundamentalmente se debe recoger en el manual de planificación y prevención de desastres en los archivos y bibliotecas. Entre estas medidas se destacan: 1. Definición de responsabilidades y funciones a desempeñar por el personal, con atribución indispensable de los siguientes cargos: a. Director(a), Consejo de Dirección y responsable de Seguridad. b. Conservadores. c. Responsables de mantenimiento y telecomunicaciones.

2. Formación e información del personal. Formación adaptada al nivel de las actuaciones que se pretendan atender como: a. b. c. d. e. f. g.

Conocimientos preventivos de base.

Manejo de los sistemas de seguridad instalados.

Realización de simulacros.

Evacuación personal de los locales.

Primeros auxilios.

Mantenimiento general y de los sistemas de seguridad.

Mantenimiento programado de las instalaciones técnicas de electricidad, agua, gas, calefacción y aire acondicionado. h. Mantenimiento programado de los sistemas contra incendios e intrusión.

3. Mantenimiento programado de los sistemas de seguridad.

4. Orden y limpieza.

5. Vigilancia humana presencial. El servicio de vigilancia con personal propio o contratado que garantice el control de la disposición normal del edificio e instalaciones con respecto

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a los riesgos de intrusión, de incendio, falta de suministro eléctrico, derrames de agua, inundaciones y otras incidencias, desempeña un papel fundamental en las horas de inactividad del centro, ya que permite descubrir la emergencia, dar aviso a los organismos y personas designadas y adoptar las primeras actuaciones.

6. Actuaciones en caso de emergencias. Las actuaciones necesarias ante la ocurrencia de emergencias han de estar previstas en la fase de prevención, para que puedan ser debidamente ejecutadas en el momento que se produce la alteración de la situación normal.

7. Definición y disposición de los planes de emergencia: La definición y disposición de los planes de emergencia requiere el siguiente proceso: a. Análisis de los riesgos. b. Definición de las actuaciones a desplegar. c. Disposición de los medios humanos y materiales necesarios y coordinación con los servicios de socorro externos disponibles. d. Designación de los responsables del mando, coordinados con los de los servicios externos. e. Realización de simulacros que reproduzcan las situaciones reales de emergencias y permitan comprobar la validez de los planes.

8. Establecimiento de brigadas.

4. Establecimiento de prioridades La prioridad ante cualquier desastre es la seguridad humana.

Salvar las colecciones nunca justifica poner en peligro la vida del personal o de los usuarios. En un acontecimiento de envergadura, los bomberos, defensa civil u otros profesionales pueden restringir el acceso al edificio hasta que este pueda ser evaluado en su totalidad. Una vez atendidas las preocupaciones de seguridad, la

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próxima consideración serán los registros y equipos vitales para la operación de la institución, tales como registros de archivo, inventarios y archivos administrativos. El rescate de las colecciones y la rehabilitación del edificio constituirán el paso siguiente.

Los objetos o colecciones de gran importancia para la institución deben ser identificados con antelación. Si esto no se hace, se desperdiciará un tiempo valioso salvando materiales de poco valor, o bien discutiendo sobre lo que debería rescatarse primero. En condiciones ideales, este paso incluye un plano de planta que señale con claridad el orden de prioridad en cuanto al rescate de las colecciones. Este debería anexarse al plan de desastre, pero la seguridad de este tipo de información ha de tenerse en cuenta, por lo que el acceso a dicha información sólo debe conocerla el personal de más alto nivel.

Las prioridades de rescate se basarán no sólo en el valor de los objetos, sino en su vulnerabilidad al daño en particular causado durante la situación de emergencia. Si no tiene conocimiento sobre los peligros a los que están expuestos algunos materiales, contacte a un conservador para que lo ayude a incorporar estas consideraciones en su plan de rescate.

El papel y la tela, por ejemplo, son susceptibles de desarrollar hongos cuando están húmedos y en ambiente cálido. Muchos metales se oxidan rápidamente en las mismas condiciones.

El agua salada puede acelerar este daño. Los revestimientos y el mobiliario pueden haberse construido con adhesivos solubles en agua. Los objetos pueden hacerse muy friables luego de la exposición a las temperaturas generadas durante un incendio. Cada tipo de colección debe contar con procedimientos especiales de manejo y rescate desarrollados por profesionales experimentados.

Por tanto, el establecimiento de prioridades resultará muy útil en dos aspectos: en primer lugar, servirá de base para la toma de decisiones sobre los recursos necesarios y las fases de aplicación de las medidas correctoras de los riesgos detectados, y en segundo lugar, porque se sabrá por dónde empezar a evacuar la colección, en caso de siniestro (sin tomar decisiones

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apresuradas), y permitirá estudiar de antemano las opciones y costes de recuperación.

De ahí que los especialistas de archivos y bibliotecas deben de antemano hacer una distinción entre: los materiales de valor excepcional, los materiales insustituibles, los secundarios y los prescindibles, bien porque se pueden reemplazar, porque siguen a la venta o porque existen en otros formatos (es el caso de las publicaciones en papel volcadas en microformas o en soportes ópticos); bien porque figuran entre los fondos de otras bibliotecas, o bien por su carácter corriente.

Puesto que cada biblioteca y archivo es diferente en cuanto a su tipología, procedencia y uso de los fondos, deberán establecer sus propias prioridades, para lo que se exponen a continuación algunos criterios de utilidad (Buchanan, 1990): 1. De existir catálogos de fichas (o topográficos) de colecciones, estos deben constituir una prioridad de salvamento, ya que su pérdida implica la única fuente de información de un fondo concreto.

2. Valor histórico o cultural.

3. Valor económico.

4. Valor para la investigación o el desarrollo de los planes de estudio y programas de la universidad.

5. Singularidad de una colección completa por su temática, procedencia u otros factores.

6. Posibilidad de reemplazar el ejemplar por otro nuevo en el mismo u otro soporte.

7. Materiales insustituibles por su antigüedad o por encontrarse agotados.

8. Estado de conservación de los documentos (en combinación con el resto de los criterios, los más deteriorados tal vez sean prioritarios).

9. Existencia de ejemplares en otras bibliotecas del entorno.

10. Presencia de objetos de valor (colecciones de monedas, sellos, etc.).

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11. Tipología documental (teniendo en cuenta que unos soportes son más estables y resistentes que otros).

A estas consideraciones añadiremos que es necesario recabar información sobre dos puntos: la restauración de un documento considerado relevante, dónde y a qué coste, y la posibilidad de realizar copias de dichos documentos. También es necesario evaluar si la recuperación implica más costes que comprar un ejemplar nuevo o de segunda mano en el comercio. Merece la pena realizar estas reflexiones con antelación para evitar que, tras el desastre, se tomen decisiones precipitadas sobre salvamento, expurgo y rehabilitación que deriven en pérdidas irreparables y gastos inútiles en recuperación.

Una vez establecidas las prioridades, se utilizarán marcas o colores para identificar las baldas y la situación de las colecciones en los planos de la biblioteca, de manera que las personas involucradas en la evacuación (bibliotecarios, voluntarios, servicios de emergencia, etc.) sepan con certeza por dónde empezar. Un sencillo código de colores identificaría las colecciones de la siguiente manera (Buchanan 1995; Sánchez, 2000): 1.

2.

3.

4.

Rojo: colecciones de gran valor cultural.

Amarillo: colecciones de valor medio, pero irremplazables.

Verde: colecciones de uso frecuente.

Azul: colecciones reemplazables.

La señalización de las prioridades se debe realizar por locales para asegurar una correcta actuación a la hora de evacuar el fondo.

Adquisición de medios materiales Los medios materiales que pueden ser precisos para conseguir un nivel de seguridad apropiado han de concretarse en

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cada caso, de entre los que se presentan a continuación, para los riesgos característicos de los archivos y bibliotecas.

1. Protección preventiva contra incendios Frente al riesgo de incendio se dispone de las siguientes protecciones, de entre las que se seleccionarán las que procedan en cada caso particular: a. Medios constructivos • Limitación de la presencia de materiales combustibles (madera, plásticos, tejidos) en la construcción y superficies de acabado de pisos, paredes y techos.

• Resistencia de la estructura del edificio durante un tiempo suficiente para que no se derrumbe por efecto del incendio. Refuerzo en caso de que sea deficiente.

• Compartimentación de zonas de uso independiente mediante muros, forjados, ventanas y puertas cortafuego.

• Disposición de vías de evacuación de los ocupantes (pasillos, rampas y escaleras).

• Reforzamiento de paredes y pisos de los locales donde se alojen las calderas de vapor y otras instalaciones susceptibles de explotar (gas, aire comprimido).

• En edificios de nueva construcción, lejanía de gasolineras, subestaciones eléctricas, depósitos de gas, etc. b. Sistemas de detección de incendios • Detectores: los detectores se instalarán en los techos de todo el edificio y estarán conectados a una central de alarma óptica y acústica (en el propio edificio o remota) y, además, a los servicios de bomberos y policía. Pueden ser: � Ópticos: detectan el humo. � Iónicos: detectan gas (en las primeras fases del fuego) y humo. � De llamas: detectan la radiación luminosa. � Termoestáticos: detectan la temperatura.

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� Termovelocímetros: miden la variación de temperatura en relación a la velocidad a que varía.

• Central de alarmas: conectados a los detectores contra incendios, reciben señales luminosas y acústicas en un local situado en el propio edificio o fuera de él. Es importante que siempre estén vigilados para poder activar la cadena de comunicación.

• Pulsadores de alarma: se activan manualmente y es preciso que se sitúen por todo el edificio y en lugares bien visibles.

• Extintores manuales: este medio de extinción puede constituir la mejor respuesta a un conato de incendio producido por chispas, por colillas de cigarrillos mal apagadas en una papelera, etc.

• Sistemas automáticos (por gases, aspersores de agua, nebulizadores de agua): es conveniente instalar sistemas automáticos y/o manuales que rocían agua y esparcen gases sofocantes en previsión de incendios de mayores dimensiones o en momentos en que el edificio esté desocupado: � Rociadores de agua: existen de columna húmeda y de columna seca. La diferencia entre ellos radica en que en el primer sistema las tuberías que enlazan la fuente de abastecimiento y el rociador están llenas de agua todo el tiempo, mientras que la segunda lleva aire comprimido o nitrógeno en las tuberías, que sólo se llenan de agua cuando se abre la válvula del aspersor. A pesar de su efectividad contra incendios, debemos prever soluciones a los daños que la acción del agua provoque sobre los fondos. � Rociadores de agua nebulizada: estos rociadores tienen mayor capacidad de enfriamiento de la zona incendiada con menos cantidad de agua, por lo que algunos autores los consideran altamente

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recomendables para proteger la documentación de la acción del agua. � Sistemas automáticos de gases inertes: su efectividad es alta por reducción del oxígeno presente en el aire, por lo que el fuego se consume sin daños adicionales por el uso del agua. El Halón 1301, ampliamente conocido en unidades documentales, ha sido sustituido por gases como el CO2 (el más utilizado actualmente) por ser altamente perjudicial para la capa de ozono.

El inconveniente estriba en que este y otros gases constituyen un riesgo para las personas que se encontrasen accidentalmente en el lugar en el momento de la activación. Por esta razón se ha de estudiar cuidadosamente el uso y la ubicación de este sistema.

• Bocas de incendio equipadas e hidrantes: suponen el mayor sistema de extinción cuando el incendio adquiere grandes proporciones. Su instalación y ubicación se realizará conforme a lo que dicte la ley. A pesar de que los daños por agua pueden ser gravísimos, siempre serán un mal menor frente a la destrucción del fuego.

• Alumbrado de emergencia y señalización: resulta de vital importancia que exista un alumbrado de emergencia junto con una buena señalización de las salidas, pulsadores de alarma y sistemas manuales de extinción de incendios con el objeto de facilitar la evacuación del local y para que la brigada de desastres pueda orientarse cuando se le autorice la entrada.

Es necesario establecer un programa de mantenimiento de las instalaciones a fin de mantener la operatividad y efectividad del sistema de detección y extinción de incendios una vez que esté funcionando. Dicho mantenimiento se debe realizar según las especificaciones de los fabricantes y la legislación vigente.

Los aparatos, equipos, sistemas y componentes de las instalaciones generales de los edificios se someterán a operaciones de

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revisión por parte de los fabricantes, suministradores o instaladores después de un incendio, según la frecuencia que establezca la legislación vigente para los diversos tipos de instalaciones o, en su defecto, con una frecuencia mínima anual.

Las actas de las revisiones deben ser realizadas por empresas autorizadas y registradas por el órgano competente de la administración. En dichas actas debe figurar el nombre, sello y número de registro correspondiente, así como la firma del técnico que ha procedido a las mismas. Las actas deben estar a disposición de los centros, de los servicios de emergencia y de la administración de la biblioteca o el archivo.

Por último, se sustituirán o repararán los componentes averiados toda vez que se detecten anomalías. c. Sistemas de protección contra incendios Para garantizar una correcta protección contra incendios, es imprescindible dar cumplimiento de las normas de prevención de incendios que a continuación se citan: Normas de prevención de incendios • Realizar la inspección y mantenimiento periódico de los circuitos y de todos los equipos eléctricos, y llevar registro detallado de todas las inspecciones y obras que se deriven de ellas.

• Mantener los cables fuera de las zonas de paso o protegidos con canaletas.

• Asegurarse de que todos los equipos tales como computadoras, fotocopiadoras, etc., estén aislados de las áreas de depósito de documentos y que queden apagados y desconectados durante la noche.

• Inspeccionar el lugar de trabajo al final de la jornada laboral; si es posible, desconectar los aparatos eléctricos que no se necesiten mantener conectados.

• Desenchufar los equipos sin tirar de los cables.

• No sobrecargar los enchufes. Si se utilizan regletas o alargaderas, para conectar diversos aparatos eléctricos a un

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mismo punto de la red, consultar previamente a personal calificado.

No manipular en el interior de los equipos ni los desmonte para evitar contactos eléctricos.

Mantener siempre el orden y la limpieza.

Los espacios ocultos son peligrosos: no echar en los rincones, debajo de las estanterías o las de las puertas lo que no se quiera que esté a la vista.

No fumar donde pueda resultar especialmente peligroso (sala de ordenadores, archivos, almacenes o ascensores).

No acercar focos intensos de calor a materiales combustibles.

No depositar vasos con líquido sobre ordenadores, impresoras u otros aparatos eléctricos.

Utilizar los ceniceros, asegurándose que no queda ninguna colilla encendida y no tirar nunca la ceniza en las papeleras.

Si se detecta cualquier anomalía o deterioro en las instalaciones eléctricas o de protección contra incendios, comunicarlo al responsable de la oficina.

No obstaculizar en ningún momento los recorridos y salidas de evacuación, así como la señalización y el acceso a extintores, bocas de incendio, cuadros eléctricos, etc.

Identificar los medios de lucha contra incendios y las vías de evacuación de la planta y familiarizarse con ellos.

Se debe emplear, siempre que sea posible, la detección automática de incendios. Para ello, se pueden utilizar detectores con sensores iónicos (de gases y humos) o térmicos (de calor) instalados en el techo de todos los locales y conectados a una central local de alarma óptica y acústica.

Se deben emplear extintores portátiles en la extinción de incendios de un tamaño reducido.

Los extintores apropiados para la protección general de archivos son aquellos que utilizan como agente extintor el polvo químico seco (efectivo contra sólidos, líquidos inflamables, gases y electricidad), aunque la literatura

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también recomienda el agua pulverizada. En zonas donde existan equipos electrónicos y eléctricos se deben disponer extintores de anhídrido carbónico (CO2), ya que no conduce la electricidad y no deja residuos contaminantes.

Todos los extintores deben ser probados periódicamente, recargados y colocados de nuevo en su lugar.

Todo el personal debe recibir capacitación obligatoria periódica en el uso de extintores.

Es conveniente instalar sistemas automáticos y/o manuales que rocíen agua y esparzan gases sofocantes en previsión de incendios de mayores dimensiones o en momentos en que el edificio esté desocupado.

Es necesario establecer un programa de mantenimiento de las instalaciones a fin de mantener la operatividad y efectividad del sistema de detección y extinción de incendios una vez implantado, por lo que serán sometidas al mantenimiento preventivo correspondiente según las especificaciones de los fabricantes y la legislación vigente.

Los documentos y objetos de gran valor estético, funcional o económico, que requieran ser protegidos frente al incendio, pueden ser guardados en armarios antifuego, resistentes durante un tiempo determinado a los efectos destructivos.

Asegurarse de la existencia de un acceso fácil y bien señalizado a las mangueras o reguladores de agua (tomas de agua) que es donde se conectan las mangueras.

2. Protección preventiva frente a daños por agua a. Puesto que la mayoría de los siniestros en unidades documentales entrañan, como causa principal o secundaria, la irrupción de agua, prestaremos especial atención a este elemento de riesgo. En respuesta a la entrada inesperada de agua procedente de derrames de conducciones internas o de inundaciones provenientes del exterior, se sugiere:

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b. Revisión y reparación de cubiertas y tejados que pueden ser levantados por vientos fuertes y penetrados por el agua de lluvia. c. Revisión y reparación de la hermeticidad de ventanas, puertas y otros mecanismos por donde puede filtrarse el agua de lluvia. d. Levantamiento de muros y/o desniveles en pisos y suelos a los que pueda llegar agua de inundación por derrames incontrolados, sumideros o desagües conducidos a la red de alcantarillado. e. Asegure el mantenimiento periódico de todos los sistemas de transporte de agua. f. Asegure la existencia de numerosas válvulas de control de flujo (llave de paso), y que la ubicación de las mismas sea ampliamente conocida por el personal. g. Instale grifos (en lavamanos, fregaderos) que se cierren adecuadamente. h. Considere cambiar el recorrido de los sistemas (ejemplo, las tuberías que pasan directamente por encima de las colecciones). i. Realice mediciones periódicas de la humedad relativa dentro del edificio, especialmente en las áreas que se consideren vulnerables a la humedad (ejemplo sótanos). j. Construcción de estanterías y otros soportes de documentación que permitan dejar sin ocupación espacios suficientes desde el suelo hasta una altura determinada a la que podría llegar el agua de inundación; se recomienda respetar, al menos, una altura de 10 a 15 cm. k. Evite en lo posible colocar las cosas directamente sobre el piso. l. Eliminación de conducciones y sistemas de agua en zonas de almacenamiento de fondos o colecciones documentales. m. Coloque barreras para el agua (nylon, cubiertas, láminas de plástico) en la parte superior de los estantes. n. Use tantos sistemas de barrera como sea posible y asequible (ejemplo, cajas para documentos, gavetas para mapas,

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o.

p. q.

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estampas y planos, gabinetes para archivar diapositivas, películas, fotografías, etc.) que brinden alguna protección contra el agua y el fuego y frenen su impacto. Asegúrese de que todos estos medios de almacenamiento tengan etiquetas externas «resistentes al agua».

Disposición, si el riesgo de acumulación de agua lo merece, de una bomba de achique con motor de combustión o eléctrico, si hay suministro eléctrico garantizado en caso de emergencia.

Control diario del vaciado de los recipientes de agua de los deshumidificadores, si se tienen.

Para edificios de nueva construcción, tratar de convencer a las autoridades del peligro que supone la ubicación del mismo cerca de un río, colectores, sobre capas freáticas o cauces secos.

Lo más indicado es contar con sistemas de detección. El mejor y más eficaz sistema de detección es la vigilancia atenta de las personas en el edificio, ya sean bibliotecarios, otro personal o los propios usuarios. El servicio de seguridad inspeccionará la biblioteca en las horas en que permanece cerrada. Por otro lado, como complemento a la vigilancia, es fundamental establecer una cadena de comunicación rápida y eficaz en cuanto se detecte el comienzo de un desastre.

3. Protección preventiva frente a terremotos y huracanes Las medidas materiales de protección frente a terremotos y huracanes se concentran en el diseño de los edificios en relación con los grados de intensidad que se pueden esperar en la zona geográfica donde está situado el centro. La resistencia del edificio ante estos fenómenos radica fundamentalmente en la solidez de la cimentación y la estructura y, en menor medida, de los cerramientos de paredes, pisos y cubiertas, ventanas que han de respetar lo establecido en las normas de construcción.

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Si en el análisis de riesgos se detectara alguna deficiencia en este sentido, ha de corregirse interviniendo en los elementos constructivos correspondientes.

Por otra parte, es aconsejable fijar ciertos equipos y materiales, que pueden ser desplazados en caso de terremoto o huracán, a las partes resistentes del edificio.

Una vez que ocurre un evento con estas características, las actuaciones se dirigen a minimizar los daños.

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Intervención o respuesta Una vez designados los responsables, evaluados los riesgos y establecidas las pautas y prioridades de actuación, llega el momento de preparar la parte práctica de la respuesta: conocer los siniestros posibles, montar la cadena de comunicación, realizar simulacros de emergencias y aprender a manipular el fondo y preparar los locales.

En este documento exponemos pasos a seguir frente a determinadas emergencias:

1. Pasos a seguir para la evacuación del personal Cuando suene la alarma de desalojo o se le indique que abandone el edificio: a. b. c. d. e. f. g.

Mantenga la calma.

Suspenda cualquier actividad que pueda ser peligrosa.

Desconecte los aparatos eléctricos a su cargo.

No utilice los ascensores.

Siga las instrucciones.

Ayude a las personas discapacitadas.

Es conveniente recordar a las personas que se encontraban cerca para una comprobación luego de que hayan abandonado el edificio. h. Abandone la zona de un modo ordenado. Cierre las puertas, pero no con llave.

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i. Salga por las salidas de emergencia establecidas previamente. j. Aléjese de la estructura. Vaya directamente al punto de encuentro. Preséntese ante el responsable de las tareas de evacuación para hacer un recuento del personal. k. No bloquee la calle o las vías de acceso. m. Permanezca en el punto de encuentro hasta que se le dé otra indicación. n. Procure llevar consigo los objetos personales no voluminosos (documentación, cartera, móvil, etc.) y nada más dependiendo del tipo de emergencia. o. No vuelva al edificio a buscar a ninguna persona u objeto hasta que se le autorice.

2. Pasos a seguir en caso de emergencia por incendio a. b. c. d.

Mantenga la calma.

Siga las normas generales de evacuación ante emergencias.

Salga SIN PORTAR NADA. Siga las instrucciones del responsable de emergencias del edificio. e. Localice al coordinador de emergencias.

Si pertenece a la brigada de desastres: a. Mantenga la calma. b. Avise al coordinador de emergencias y al resto de la brigada de desastres. c. Siga las instrucciones del equipo de emergencias y de los servicios que intervengan (bomberos, policía). d. No propague rumores y espere a que le pidan colaboración o le permitan el acceso a las instalaciones.

3. Pasos a seguir en caso de emergencia por inundación Dependiendo de la magnitud y del tipo de inundación puede ser necesaria la evacuación del edificio. No se evacuará

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a las personas si la inundación implica un riesgo evidente en el exterior o si la planta baja está inundada. Si se ha de evacuar a las personas del edificio: a. Mantenga la calma. b. Se seguirán las normas generales de evacuación ante emergencias. c. Se abandonará el edificio por las vías y salidas de emergencia señaladas. d. Procure llevar consigo los objetos personales no voluminosos (documentación, cartera, móvil, etc.). e. Déjese guiar por las instrucciones del responsable de emergencias del edificio. f. Localice al coordinador de emergencias.

Si el derrame de agua no supone riesgo para la integridad de las personas: a. b. c. d. e. f.

g. h.

Mantenga la calma.

Localice al coordinador de emergencias.

Corte la corriente eléctrica, para evitar cortocircuitos.

Cierre las llaves de paso, si el agua procede del interior del edificio.

Cierre puertas y tapone entradas, si el agua procede de un derrame exterior.

Manténgase apartado de las zonas con equipos informáticos, fotocopiadoras, etc. que puedan suponer peligro de electrocución.

Espere la llegada de los responsables e informe de las zonas y elementos dañados.

Si es preciso, desaloje tranquilamente a los usuarios y resto de personas que se pudieran encontrar en la zona inundada.

Es importante no actuar por cuenta propia, al margen de la brigada de desastres, es decir:

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a. b. c. d.

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No active equipos eléctricos sin autorización.

No abra ni cierre libros mojados.

No saque materiales.

No encienda fuentes de calor para secar los documentos.

Si pertenece a la brigada de desastres: a. Mantenga la calma. b. Avise al coordinador de emergencias y al resto de la brigada de desastres. c. Corte la corriente eléctrica, para evitar cortocircuitos. d. Cierre las llaves de paso, si el agua procede del interior del edificio. e. Cierre puertas y tapone entradas, si el agua procede de un derrame exterior. f. Realice una primera evaluación del alcance del desastre y siga las prioridades y tareas preliminares de salvamento de la colección. g. En el caso de que la inundación tenga grandes proporciones, ante todo siga las instrucciones del equipo de emergencias y de los servicios que intervengan (bomberos, policía), no propague rumores y espere a que le pidan colaboración o le permitan el acceso a las instalaciones.

4. Pasos a seguir en caso de emergencia de tornado a. Guarézcase en el sótano, de haberlo, o en un corredor interior. b. Los pisos superiores no son seguros. Si no le da tiempo de bajar a la planta baja o al sótano, refúgiese en un vestidor o habitación pequeña de paredes fuertes o en un corredor interno. c. No permanezca dentro de un vehículo. En última instancia, de no haber una zanja o quebrada cercana, refúgiese debajo del vehículo.

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d. Si se encuentra en campo abierto, y tiene tiempo para hacerlo, busque un refugio apropiado. Si no lo hubiese, tiéndase en una zanja o quebrada. Manténgase alerta, pues pueden presentarse inundaciones repentinas.

5. Pasos a seguir en caso de accidentes causados por productos tóxicos. a. En caso de que el accidente sea dentro del edificio: • Evacue la zona aledaña.

• De ser necesario, inicie medidas de primeros auxilios u otras actividades de protección al personal.

• Notifíquelo a las autoridades tan pronto como sea posible.

• No regrese a la zona afectada hasta que el personal responsable de las emergencias así se lo autorice.

• Si está entrenado y cuenta con el equipo adecuado, ayude en las tareas de limpieza si así se le indica.

• No propague rumores. b. En caso de que el accidente se produzca en la localidad: • Sintonice la radio o televisión local.

• Siga las instrucciones del personal encargado en casos de emergencia.

• Abandone la zona cuando se le indique, siga la ruta indicada hacia el punto de reunión pre-establecido.

• No regrese a la zona afectada hasta que el personal encargado de las emergencias así se lo indique.

• No propague rumores.

6. Pasos a seguir en caso de terremoto Si tuviera lugar un terremoto y estuviera bajo techo, es decir, dentro de la institución, debe seguir los siguientes pasos durante los temblores:

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• Permanezca donde se encuentre.

• Refúgiese debajo de muebles macizos (escritorios, mesas, etc.) o de dinteles.

• Manténgase cerca del centro del edificio.

• No corra hacia las salidas, pues las escaleras podrían estar dañadas o abarrotadas de gente.

• No utilice los ascensores.

• Aléjese de las ventanas o puertas de vidrio, vitrinas, estanterías, etc.

• No use velas, fósforos, encendedores, etc., pues podría haber escapes de gas.

• Extinga los fuegos con los extintores apropiados u otros métodos.

Salvamento y rescate del patrimonio documental afectado Esta fase es la más crítica. El afrontamiento del siniestro en la zona cero dejará a la vista los aciertos y los fallos de la organización del plan. Esta fase determinará el alcance de los daños, la supervivencia de las colecciones afectadas y la rapidez en el restablecimiento del servicio.

Cuando el desastre se ha producido, las actividades que se desarrollarán deben ser efectivas para garantizar la recuperación del máximo posible de objetos. La visión de un depósito incendiado o de un edificio totalmente arruinado puede llenar de desánimo y consternación a los trabajadores, pero en estos difíciles momentos es necesario motivar e ilusionar al personal, haciéndoles ver que no todo está perdido, que tras la imagen de desolación se puede recuperar una parte importante de lo dañado y que su trabajo es fundamental para lograrlo.

Las primeras operaciones que se realizarán son comunes a todo tipo de catástrofe y son la primera toma de contacto con el suceso. Es en estos momentos cuando se hace más necesaria la capacidad de gestión y resolución de problemas del coordinador

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de desastres y estas cualidades, en gran medida, condicionarán la tasa de recuperación. Durante esta etapa, el coordinador deberá realizar los siguientes pasos: 1. Valorar el tamaño del desastre.

2. Evaluar el daño en términos culturales, es decir, determinar si afecta a conjuntos clasificados como prioritarios.

3. Calcular el número de brigadas de trabajo necesarias y suficientes.

4. Establecer la planificación del salvamento (puntos por donde empezar, prioridades dependiendo del tipo de soporte, etc.).

5. Analizar si las operaciones se pueden realizar en el propio recinto.

6. Decidir si el centro suspenderá el resto de actividades.

7. Informar a la dirección.

En una segunda etapa, se procederá a extraer y agrupar la documentación dañada, decidiendo los métodos de recuperación dependiendo del tipo y volumen de daños, de los soportes dañados y de los medios disponibles.

Antes de abordar las tareas de salvamento, creemos conveniente explicar la manera en que los siniestros dañan a las colecciones (Sánchez, 1999; National Archives and Record Administration, 1993).

1. Afectaciones de las colecciones por los siniestros Cuando el siniestro ha tenido como protagonista al fuego la documentación se habrá carbonizado y será imposible de recuperar. Pero también puede que lo que no se haya quemado esté muy sucio de hollín y humo; en este caso es posible recuperar el documento mediante la limpieza con productos específicos.

Por otro lado, el agua aparecerá de forma concurrente con el fuego por tratarse del método que probablemente se utilice

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para sofocar las llamas. Por tanto, la biblioteca o archivo ha de estar preparado para evacuar urgentemente los materiales empapados y húmedos que todavía se podrán salvar. En cualquier caso, tanto si el derrame es un elemento subsidiario del siniestro como si es la causa principal, los materiales absorben agua por capilaridad en una cantidad variable según el tipo de papel.

Esto también depende del estado de conservación inicial y de las condiciones de almacenamiento. Los efectos inmediatos son el aumento de peso y de volumen, algunas tintas se borran, las encuadernaciones se hinchan, las hojas se pegan y el papel se vuelve extremadamente frágil. Las estanterías se vencerán con mucha probabilidad al no poder soportar el peso de los volúmenes, y habrá que añadir daños físicos adicionales a la colección.

El papel satinado es especialmente vulnerable a la acción del agua, ya que las hojas se pegan entre sí, y tal vez la única forma de salvarlo, si está empapado, sea mojarlo de nuevo y empaquetarlo para su congelación.

El tiempo que transcurra entre el rescate y el transporte hacia los congeladores es crítico. Junto al fuego y el agua, las colecciones se verán afectadas seguramente por fuerzas físicas.

Se trata de daños más sencillos de resolver: devolver los libros caídos a sus estanterías, mandar a reparar las estanterías si se han roto o realizar pequeñas reparaciones a los documentos (encuadernación, limpieza, hojas rasgadas, etc.). a. Afectaciones por moho (hongo filamentoso).

La literatura profesional destaca los peligros de una infección masiva por moho en unidades documentales como consecuencia de una inundación o derrame de agua. A los daños producidos por el agua hay que sumar la aparición de plagas de microorganismos. El moho aparece en un plazo aproximado de 48 horas a temperaturas altas en un ambiente cargado de humedad y con aire estancado. Por el contrario, la proliferación del moho se frena en un ambiente estabilizado, es decir, que posee bajas temperatura y la humedad relativa y la ventilación

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es buena. Una infección fúngica se caracteriza por la aparición de superficies grisáceas aterciopeladas y manchas de diversos colores que llegan a borrar un texto, y cuya limpieza, a menudo, produce daños irreparables en la estructura física del material.

Por otro lado, la celulosa del papel se vuelve frágil y quebradiza (es el alimento del microorganismo) y las hojas se pegan entre sí.

Más detalles de sus características y de cómo combatir un brote de hongos podrá verlos en el anexo 7.

2. La respuesta inmediata ante el desastre Una vez conocida la manera en que el fuego, el agua y el moho deterioran el papel, el equipo de emergencias de la institución seguirá las siguientes normas generales de actuación en caso de emergencia grave: a. Active la cadena de comunicación. b. Evacue las instalaciones cuando la situación lo requiera. c. Persónese en la institución que ha sufrido un desastre y espere a que los servicios de emergencia autoricen la entrada en el local o en el edificio. d. Corte el suministro de agua y de luz, si es peligroso mantenerlo. e. Evalúe el tipo de desastre, el alcance, los materiales afectados y, por tanto, las necesidades. f. Reparta los planos de la institución con indicación de las prioridades de salvamento, ubicación de los suministros, etc. g. Prepare un espacio para ubicar los documentos que serán rescatados. h. Estabilice el ambiente.

• Asegúrese que toda la electricidad esté apagada en los conductores principales.

• Proteja los materiales que no estén dañados de los elementos (ejemplo, con forros plásticos).

• Garantice la seguridad del sitio de robo, saqueo (barreras, protección mediante el personal de seguridad).

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• Asegure la extracción del agua con bombas u otros medios.

• Utilice ventiladores, deshumidificadores, calefactores, etc., según corresponda para alcanzar y mantener niveles ambientales. De ser posible coloque un equipo que haga lecturas periódicas de la temperatura y humedad relativa. i. Despeje pasillos y vías de acceso y comience el traslado. j. Siga las instrucciones del experto conservador. k. Tome fotografías de todo el proceso, desde la entrada hasta el final de la emergencia. l. Lance comunicados regulares a los implicados (brigada y voluntarios) y a los administradores de la universidad. También a los medios de comunicación, en caso de que el desastre sea extraordinario. m. Dé por finalizada la emergencia una vez evacuado el fondo, estabilizado el ambiente y contactado con las empresas y servicios de apoyo (suministros, transporte, congelación). n. Elabore un informe detallado de lo sucedido y adjunte inventarios de material, formularios, fotografías, facturas y contratos.

3. Tareas de las brigadas de trabajo Durante las fases de planificación el comité de desastres habrá decidido formar una serie de brigadas para el salvamento de la documentación. Estas se agruparán según tres tareas básicas: a. Extracción: se ocupará de recoger el material, tal como se ha encontrado, y clasificarlo para facilitar las tareas posteriores. b. Transporte: encargada del traslado de las piezas entre las diferentes brigadas. c. Recuperación: de vital importancia, pues deberá manipular documentación en muy mal estado y procurar las operaciones básicas para el secado o su protección. Cuando se decida proceder a la estabilización a bajas temperaturas, esta

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brigada se encargará del empaquetado y preparación de los documentos para su congelación. Como las operaciones que realiza este grupo son las más complejas, será el grupo más numeroso aunque el coordinador decidirá reducir o aumentar su número a la vista de los primeros resultados.

El número de personas en cada unidad y sus responsabilidades deberá estar previsto de antemano, habiendo recibido formación expresa con el fin de mejorar su calificación. Equipos reducidos pueden sobrecargarse excesivamente, con lo que aumentará el cansancio y el desánimo, pero los demasiado numerosos pueden resultar inoperantes ya que, en momentos de confusión, interferirán en el trabajo de sus propios compañeros o en el del resto de las brigadas y perderán minutos valiosos esperando que alguien les diga lo que deben hacer. Para evitar la sobrecarga de trabajo y agotamiento de los voluntarios, se realizarán relevos cada hora y media y se habilitará una zona de descanso donde sea posible descansar, beber, comer, asearse o recibir primeros auxilios.

Cada miembro deberá recibir un equipo completo de seguridad, compuesto de ropa adecuada (overol), casco, guantes, botas impermeables y, si fuera necesario, mascarillas que eviten la inhalación de esporas de hongos, así como los utensilios adecuados para desarrollar las labores que les sean asignadas. (Ver figura 1).

Por tanto, estas brigadas serán las responsables de preparar la remoción de los materiales dañados por agua y realizar el movimiento y ubicación de toda la documentación afectada en los nuevos locales para que sean rescatadas. Para ello, deberán realizar las siguientes acciones: a. Movilizar e instruir a los trabajadores para las labores de remoción, bajo la supervisión de los líderes del personal. b. Recordar al equipo de recuperación la cantidad y variedad de peligros potenciales, por ejemplo estructuras inestables del edificio, estanterías inestables, superficies de los pisos resbaladizos e irregulares, agua contaminada.

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c. Asegurar que todo el personal tenga la indumentaria adecuada: botas, guantes (el sitio puede estar contaminado con fango, aguas negras, etc.) y máscaras, de ser necesarias. d. Seguir las prioridades que se hayan acordado en cuanto a qué se debe rescatar primero.

Para realizar el traslado de los materiales dañados por agua a áreas preseleccionadas de recuperación: a. Recuerde que el papel mojado es muy frágil. b. Traslade los documentos y otras piezas individualmente. c. Traslade primero el material que esté tirado en el piso y luego los materiales que estén en estanterías de arriba hacia abajo. d. Siga una secuencia clara para la remoción de los materiales a fin de mejorar el rastreo/control intelectual. Una capacitación cuidadosa previa y una buena supervisión durante el proceso pueden reducir significativamente el tiempo y los costos posteriores a la recuperación, cuando hay que rastrear e identificar los materiales. e. Deje cerrados los volúmenes que estén cerrados y abiertos los que estén abiertos. f. No separe los volúmenes ni las hojas que estén pegados. g. No toque las superficies de ningún material fotográfico. h. Mantenga cerrados los volúmenes que se hayan ensuciado y enjuáguelos con agua corriente limpia (con una manguera que posea poca presión de agua o sumergiéndolos en bandejas sucesivas con agua). i. La limpieza más elaborada, como por ejemplo los materiales dañados por humo, debe dejarse para después que los materiales se hayan secado.

4. Primeras operaciones de salvamento El éxito de la recuperación dependerá de la previsión de los responsables institucionales, de la calidad de los planes de recuperación y del tamaño, entrenamiento y coordinación de

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los equipos de salvamento. La recuperación de los materiales siniestrados consta de varias fases sucesivas que habrán de ser previstas con antelación para ser puestas en práctica de la forma más rápida posible: a. Activar la cadena de comunicaciones para reunir al personal.

Antes de tomar decisiones apresuradas, se deberá evaluar el alcance real del problema con ayuda del encargado de mantenimiento (si se trata de una emergencia menor o moderada) o de los grupos de expertos (bomberos, policías, etc.).

Con todos los datos necesarios, el coordinador convocará a los responsables de cada grupo de trabajo, se les informará del problema y se transmitirán las primeras órdenes con el fin de ir coordinando a los diferentes voluntarios. b. Acceso a los locales y valoración de los principales daños. El acceso a los locales afectados se realizará una vez se compruebe la seguridad de los miembros para el equipo de trabajo.

En este primer contacto, el coordinador de desastres, acompañado por los coordinadores de las diferentes brigadas y por el jefe de mantenimiento, deberá estimar la magnitud de daños, los sectores prioritarios, las vías de evacuación y el número de personas que trabajarán en la extracción de los materiales.

Antes de realizar ninguna operación es conveniente tomar fotografías de los daños y, si se ha localizado, del punto por donde empezó el desastre. Es el momento de tomar las primeras decisiones, como la selección de locales donde se realizarán las labores de secado o empaquetado, si se congelará la documentación dañada o si se decide solicitar la cooperación de agentes externos a la institución. Durante la evaluación se deberán examinar con detenimiento los siguientes elementos: • Verificar el estado de los pasillos y vías de paso. Es decir, si están libres o hay derrumbamientos que impiden el paso y si es posible introducir carros para la evacuación

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del material. A pesar de la apariencia de seguridad, saber si hay riesgo de accidentes.

• Verificar el estado de las estanterías. Comprobar si hay derrumbamiento de estanterías, si son casos aislados o es el patrón general. Como norma general, verificar qué baldas o entrepaños son las más afectadas, las superiores o las inferiores, si se mantiene la colocación original, si es necesario sustituir estanterías y cuántas.

• Verificar el estado de la documentación. Cerciorarse de si son colecciones prioritarias o no, los daños que presentan, si son documentos sin protección (cajas, camisas, contenedores), identificar si hay documentos caídos en el suelo, si son casos aislados o es el patrón general.

Verificar la localización de las mayores aglomeraciones de daño, si los documentos están secos, mojados o empapados, si están muy deformados, si están cubiertos de cenizas o barro, comprobar si hay documentos que por su soporte deban ser evacuados en primer lugar (papel estucado) y si hay documentos que por su estado de conservación no sean prioritarios (papel extremadamente quebradizo). c. La estabilización del ambiente.

En una sala inundada se deberán tomar medidas inmediatas para frenar la entrada de agua (cerrando la llave de paso, cerrando ventanas o puertas por las que pueda continuar entrando el agua) y achicar la que haya con balletas o frazadas, si la inundación ha sido pequeña, o mediante bombas, si el derrame es mayor.

Para frenar el desarrollo del moho se debe estabilizar el ambiente de la sala inundada, es decir, reducir la temperatura y la humedad y renovar el aire. Esto se logra encendiendo el aire acondicionado a máxima potencia y creando corrientes de aire o abriendo las ventanas. Los deshumidificadores serán de gran utilidad para reducir la humedad ambiental.

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En cuanto se pueda transitar por la sala, se debe eliminar todo foco de agua estancada y sacar cualquier textil mojado. Cuando las condiciones son calurosas y húmedas hay que actuar con mucha más rapidez que cuando es frío y seco. d. Manipulación y transporte.

Cuando el desastre sucede en horario laboral se debe actuar con celeridad mientras se espera la intervención de la brigada de desastres para evitar males mayores: si el derrame viene del techo, se deben cubrir las baldas o entrepaños superiores con láminas de polietileno hasta que se consiga que deje caer agua y los materiales puedan ser evacuados a otro lugar seguro; por el contrario, cuando está cubriendo el suelo, se deben retirar rápidamente los fondos de las estanterías más bajas a otra parte (mesas, sillas, otra sala) hasta que se pueda cortar la entrada de agua y secar el local.

Cuando el acceso a una sala o depósito inundado se produce a posteriori, lo que probablemente se encontrará es material empapado, caído por el suelo entre los pasillos de las estanterías y los corredores principales. Dicho material debe ser el primero en salir separadamente mediante cadenas humanas (a ritmo suave para evitar embotellamientos y acumulación de material a la espera de ser tratado), en la condición física exacta en la que son encontrados.

Una vez despejados los pasillos y vías de acceso, el orden de evacuación se ceñirá a las prioridades de salvamento establecidas de antemano por colecciones y locales. El plano de las instalaciones con el código de colores y las marcas correspondientes en las baldas resultarán fundamentales.

Cuando los materiales están empapados, no se deben separar las hojas individualmente, ni quitar las cubiertas, ni manosear las cajas archivadoras, dibujos, grabados y fotografías mojadas. Los libros abiertos estarán muy hinchados por la absorción de agua, pero no se debe hacer ningún intento por cerrarlos.

Hacerlo ocasionará nuevos daños por desgarramiento de las

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hojas puesto que el papel mojado es sumamente frágil y no se desliza. Tampoco se intentará abrir un libro empapado. Cuando hay documentos dentro de cajas, estas se deben quitar (probablemente empapadas), comprobar el contenido y sustituirlas si los documentos no han sufrido percances. En cualquier caso es mejor no perder el tiempo en eliminar barro o cenizas (ya que requiere de conocimientos muy técnicos de tratamiento y restauración), ni en quitar grapas o clips, tareas que se realizarán después cuando la documentación esté evacuada y seca.

No frotar la suciedad que se haya podido incrustar e intentar conservar las marcas o elementos identificativos del material afectado.

Si hay gente suficiente se podrá montar una cadena humana bien supervisada que trasladará los documentos uno a uno a mano o en cajas de plástico rígido, dependiendo de lo mojado que estén. El traslado al espacio habilitado se efectuará respetando el estado en que se encuentren los documentos o libros. No deben empaquetarse en las cajas muy comprimidos, sino con el lomo hacia abajo u horizontalmente; así se evitará que el bloque de texto se desplace por el peso del agua y produzca desgarros u otras alteraciones físicas. Es importante evitar la colocación de libros grandes encima de pequeños para evitar deformaciones que serán difíciles de corregir durante la restauración. Estas orientaciones son válidas tanto para la evacuación del material en la sala, como para su traslado a cámaras de congelación.

A medida que se van sacando los libros y demás materiales, alguna persona debe estar presente en el mismo lugar de la evacuación para tomar nota de todo a modo de inventario.

En él se hará constar la signatura o número de registro, localización, grado de humedad, prioridad asignada y número de caja antes de llevarlo a la sala de tratamiento. Esa persona se responsabilizará de que todo esté debidamente etiquetado e identificado por tipo de material (documentos, libros, revistas, fotografías, microformas, etc.) y alcance de los daños (empapado, mojado, ligeramente húmedo). Deberá tomar

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fotografías a fin de documentar el proceso de cara a la elaboración de informes y para aprender de lo sucedido. Si la institución ha contratado una póliza de seguros, las fotografías permitirán reclamar los daños ante la compañía.

Las personas que intervengan en la evacuación deberán tener presente que las cajas y carros utilizados en la evacuación de las colecciones no sean muy pesados para evitar lesiones de espalda. Usarán siempre guantes por si ya hubiese moho en los materiales (algunos son tóxicos), por la acumulación previa de polvo o porque el agua de la inundación esté sucia. Si es preciso fumigar o desinfectar el ambiente por la aparición de hongos, se solicitará la ayuda de expertos para asegurarse de que los productos empleados se usen correctamente y no sean peligrosos para la salud de las personas.

Los materiales nunca se moverán de su sitio en grandes montones ni se dejarán apilados unos sobre otros en el mismo lugar del desastre ni en la zona de recepción temporal, puesto que el peso excesivo de los libros y documentos en soporte papel, dañados por el agua, pueden conducir a graves daños físicos.

El espacio de recepción temporal servirá para almacenar las colecciones; allí se decidirá el destino de cada material, es decir, si se deben congelar, si se pueden secar por ventilación, si se pueden retornar a las estanterías, así como lo que se puede desechar.

El lugar estará vacío de mobiliario excepto por unas mesas sobre las que trabajar. Tanto estas como el suelo se cubrirán con láminas de polietileno. El ambiente se habrá estabilizado tal y como se describió más arriba.

Se envolverán individualmente los libros destinados a ser congelados con papel siliconado o plástico (tipo film de cocina o bolsas de nylon) y se meterán en cajas de plástico en posición vertical con el lomo hacia abajo u horizontal de la misma manera que se explicó para la evacuación de la sala. Otra cadena humana puede llevar los materiales fuera del edificio para ser transportados al frigorífico.

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e. Lavado, congelación de materiales y métodos de secado.

El lavado de encuadernaciones y libros manchados de barro, humo, etc. jamás se realizará sin la supervisión de un conservador experto.

En cuanto al secado, existen cuatro métodos para materiales dañados por agua, cuya elección dependerá del soporte del material y su valor intrínseco, el grado de humedad absorbido, la cantidad de ejemplares afectados y los recursos disponibles (personal, espacio, presupuesto, tiempo, suministros, existencia y cercanía de empresas especializadas). (Anexo 8 y 9). f. Suministros, materiales y útiles de apoyo.

La disponibilidad de suministros para afrontar el desastre es otro elemento clave de éxito en la respuesta. Es importante que los suministros estén a mano en cada local para evitar la confusión de los primeros instantes en que nadie sabe dónde pueden haber objetos básicos como, por ejemplo, una fregona y un balde. Conviene que su ubicación esté bien señalizada en el plano del archivo o biblioteca. Es importante que todo el personal conozca el contenido y su utilización, como también lo es que se verifique periódicamente su buen estado. En el anexo 5 se muestra una lista de verificación de los suministros de los que se debería disponer para el afrontamiento inicial del desastre.

En previsión de un siniestro es muy conveniente llevar a cabo con antelación las siguientes tareas: • La compra de un equipo básico de respuesta para cada biblioteca (o varios, si la biblioteca es grande).

• La compra de suministros adicionales, más caros y especializados (por ejemplo, deshumidificadores). Otra posibilidad es localizar departamentos, empresas o instituciones que puedan prestar o alquilar ese tipo de equipos.

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• La creación de un fondo presupuestario de contingencias o la gestión de un acuerdo con la institución por el que, en caso de emergencia, el máximo responsable del plan pueda autorizar gastos de inmediato para adquirir o alquilar suministros, contratar servicios de congelación y transporte, abastecer de comida y agua a las personas que participen en la evacuación y abordar la restauración de los fondos valiosos.

• El establecimiento de contactos con empresas de suministros y servicios para localizarlos de inmediato y ganar tiempo. g. Restablecimiento de la normalidad.

Una vez finalizada la emergencia es imprescindible volver a la normalidad. La magnitud del siniestro determinará la rapidez con que se pueda restablecer el servicio. Podría suceder que el local haya quedado en malas condiciones, que el personal se encuentre atareado en mover los fondos de sitio o que la colección de mayor uso se haya perdido.

La prioridad será poner en condiciones los locales mediante la limpieza y las reformas necesarias. En caso de que el siniestro haya sido muy grave y los trabajos de reparación se prevean duraderos, se intentará negociar con instituciones cercanas una ubicación provisional para prestar algunos servicios y albergar las colecciones que se hayan salvado.

Las colecciones serán revisadas para devolverlas a su ubicación original si no han sufrido daños o si estos han sido leves.

La congelación de las colecciones dañadas por agua permitirá decidir con tranquilidad el destino de cada ejemplar (sustitución, reparación) y una planificación por fases para el secado y reparación de los fondos prioritarios.

El análisis de los hechos entre los implicados, con el apoyo de la documentación elaborada durante el proceso, permitirá aprender de la experiencia y ajustar el plan, replantearse los procedimientos y prioridades, las necesidades de formación, la

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profesionalidad de las empresas y servicios a los que hayamos recurrido y, en suma, mejorar la respuesta en el futuro.

Se deberán reponer los suministros que se hayan agotado, evaluar su utilidad, la cantidad necesaria y qué otros materiales de apoyo son necesarios para ser empleados en el futuro.

El siniestro, además, supone la oportunidad de emprender las reformas y mejoras que no hayan sido posibles poner antes en práctica.

También es muy positivo difundir lo sucedido entre la comunidad profesional a fin de compartir la experiencia y concienciar a otras instituciones documentales de la importancia de estar preparado ante las contingencias.

Finalmente, se reconocerá públicamente el esfuerzo realizado por la brigada y los voluntarios que hayan prestado su colaboración.

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Figura 1. Forma en que deben vestirse los especialistas en caso de un rescate de documentos donde se evidencia la aparici贸n de moho.

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Figuras 2 y 3. Aspiradora pequeña que tiene conectada una manguera fina para extraer el hongo que está en un libro, el cual cae en una jarra que contiene una solución desinfectante.

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Conclusiones Implantar un programa completo de prevención e intervención en desastres constituye una empresa larga en el tiempo, que exige dedicación y apoyo por parte de la institución matriz.

Requiere constancia, vigilancia permanente y actualización de conocimientos. Afortunadamente, los bibliotecarios cuentan con redes formales e informales de cooperación e intercambio de experiencias que resultan fundamentales a la hora de abordar esta tarea.

La gestión de las emergencias, la seguridad y los desastres suponen una magnífica oportunidad para tender un nuevo puente de colaboración entre la biblioteca, el archivo y otras instituciones patrimoniales con otros centros de la localidad y con la comunidad sobre la importancia de conservar el patrimonio cultural que existe a su disposición. Proporciona, además, una ocasión idónea para ampliar la formación de los especialistas en el campo de la conservación preventiva, puesto que sólo ellos se erigen garantes del mantenimiento de un servicio de excelencia.

Por último, al asumir el compromiso de conservar en el tiempo el legado cultural y científico de la humanidad, las bibliotecas y los archivos prestan a la sociedad el servicio más antiguo y esencial de la profesión: la preservación del saber para las generaciones futuras.

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Anexos

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Anexo 1 Términos y definiciones usadas • Amenazas o peligros (A). Es la probabilidad de ocurrencia dentro de un período de tiempo específico y para un área dada de un determinado fenómeno de origen natural, tecnológico o provocado por el hombre con consecuencias potencialmente destructoras.

• Desastre. Evento de origen natural (terremotos, erupciones volcánicas, etc.), tecnológico (incendios, accidentes industriales, etc.) o provocados por el hombre, que ocurren en la mayoría de los casos de forma inesperada, provocando alteraciones intensas en las personas, los bienes, los servicios y/o el medio ambiente. Considerado por Hermelin (1995) como consecuencia de la vulnerabilidad de los elementos expuestos.

• Elementos expuestos al riesgo (E). Se refiere a la población, las propiedades y las actividades económicas expuestas al riesgo en un área determinada.

• Factores condicionantes. Son los elementos que propician la ocurrencia de los eventos naturales debido a las relaciones espaciales y temporales de los objetos analizados, depende de la ubicación físico-geográficas, la estructura geológica y su historia geólogo-geomorfológica.

• Factores desencadenantes (triger) (T). Son los elementos denominados por algunos autores «disparadores», los cuales con su acción, desencadenan y cambian la dinámica de los – 91 –

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•

•

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procesos. Se hallan relacionados con otros fenómenos naturales y con acciones antrópicas que en ocasiones tienen como objetivo llevar a cabo el desarrollo.

Riesgo específico (RE). Es el grado de pérdidas esperado debido a la ocurrencia de un fenómeno en particular. Se expresa por medio de la relación: (RE) = (A x V).

Riesgo total (RT). Significa el número esperado de pérdidas de vidas, de heridos, de daños a propiedades y de interrupciones de la actividad económica debido a un fenómeno natural determinado. RT = (E) x (RE) = (E) x (A x V).

Susceptibilidad (S). Características naturales físico geográficas las cuales propician la acción combinada de varios factores que favorecen la ocurrencia de determinados eventos naturales y los mismos son puestos de manifiesto como resultado del análisis de susceptibilidad ante los peligros.

Vulnerabilidad (V). Ferrer (2000) lo define como el grado de daños o pérdidas potenciales en un elemento o conjunto de elementos como consecuencia de la ocurrencia de un fenómeno de intensidad determinada. Depende de las características del elemento considerado (no de su valor económico) y de la intensidad del fenómeno; suele evaluarse entre 0 (sin daño) y 1 (pérdida o destrucción total del elemento) o entre 0% y 100% de daños.

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Anexo 2 Definición de fuego, incendio y características de los fuegos Es frecuente que en el lenguaje cotidiano los términos fuego e incendio se utilicen como sinónimos, en realidad no lo son, en diferentes glosarios de términos revisados se establece la diferencia.

Fuego: Reacción química que consiste en la oxidación violenta de la materia combustible, se manifiesta con desprendimientos de luz, calor, humos y gases en grandes cantidades.

Incendio: Fuego no controlado de grandes proporciones, que puede presentarse en forma habitual, gradual o instantánea, al que le siguen daños materiales que pueden interrumpir el proceso de producción, ocasionar lesiones o pérdidas de vidas humanas y deterioro ambiental. En la mayoría de los casos los errores humanos y sus efectos son siempre nocivos y hasta desastrosos.

Para que un incendio se produzca y/o se mantenga son necesarias cuatro condiciones; la falta de una de ellas automáticamente lo extingue. Estas cuatro condiciones son: • Calor.

• Combustible: Toda materia capaz de arder.

• Comburente: Materia que aporta oxígeno para la combustión. Se requiere de 16% de este elemento para iniciar un incendio, normalmente en el aire tenemos un 21%.

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• Reacción en cadena: Las distintas etapas de la combinación de las moléculas de un combustible con el oxígeno.

En un incendio intervienen cuatro fases que abarcan desde su etapa inicial hasta que se torna incontrolable como consecuencia de la magnitud que adquiere, esta situación provoca graves riesgos para los ocupantes o bienes materiales de un inmueble.

• Fase inicial, en la que la generación de calor es mínima, pero ya se empiezan a formar productos de combustión como gases y humos que, aunque difícilmente detectables por las personas, por lo que les denominan gases y humo invisibles, harían que algunos sistemas de detección temprana se activen.

• Fase segunda, cuando aún la temperatura del incendio no es suficiente para ser detectada, pero los humos ya son visibles, y ya capaces de ser detectados por sistemas de detección convencional de humos. En esta fase el incendio es muy fácil de controlar porque la generación de calor y las llamas, aunque incrementándose, no constituyen un obstáculo para acercarse e iniciar su extinción. Los elementos de extinción más adecuados en esta fase serían los extintores portátiles de polvo o CO2, por su accesibilidad y facilidad de manejo.

• Fase tercera, el fuego se ha extendido a elementos y estructuras cercanas al foco del incendio; la generación de calor y las llamas aumentan muy rápidamente, lo que dificulta el acercarse al fuego, además la cantidad de humo generado se acumula en sus inmediaciones. Este es el momento en el que el personal aún no entrenado puede desde distancias seguras hacer frente a este incendio, evitando que se propague y extinguiéndolo si se ha detectado a tiempo.

• Fase cuarta, si el incendio no se ha detectado a tiempo y no se ha conseguido su extinción con los medios manuales, puede pasar a esta fase, en la cual el fuego se extiende rápidamente y la temperatura aumenta exponencialmente. Los humos pueden hacer imposible la presencia de personas sin protección respiratoria, es el momento de los sistemas

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automáticos de extinción, porque la temperatura generada por el incendio ya es suficiente para su activación en caso de que existieran.

Formas de propagación del fuego El fuego puede propagarse por cualquiera de los tres medios existentes o por distintas combinaciones entre ellos. Estos medios son: radiación, convección y conducción. a. Radiación: es el desplazamiento de ondas de calor, partiendo de un fuego, a una materia próxima. El ejemplo más notorio es el calor que nos llega del Sol. El calor que radia un fuego se transmite en línea recta, calentando los objetos y el aire próximos, propagándose en todas direcciones, sin tener en cuenta la dirección del posible viento reinante.

Las ondas radiadas pueden ser reflejadas, en parte, por ciertos objetos tales como planchas metálicas. Las superficies oscuras absorben el calor radiado más aprisa que las superficies de colores claros. b. Convección: Es el desplazamiento de los gases y aire caldeados. Cuando se calienta el aire o cualquier otro gas, este se dilata y se vuelve más ligero; esto hace que ascienda y cuanto más caliente se encuentre, mayor será su ascensión.

El humo y los gases calientes que se engendran en un fuego suben rápidamente, calentando todas las materias que están por encima, pudiendo llegar a su temperatura de ignición y arder.

Cuando el calor se desplaza ascendiendo por un hueco de escalera, esta haciéndolo por convección. Estos gases caldeados siguen la línea de menor resistencia y, cuando tropiezan con algún obstáculo en su desplazamiento hacia arriba, se propagan lateralmente, pasando por puertas y ventanas o saturando el lugar si están cerradas. La convección esta influida por la velocidad del viento y las corrientes de aire.

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c. Conducción: Es el avance del calor a través de una sustancia.

Esto queda demostrado si calentamos un extremo de una varilla de metal y la sostenemos por el otro extremo; al cabo de un momento notaremos el calor conducido por el metal. De aquí la importancia de la conductibilidad de los materiales en la propagación de los incendios. De forma muy general podemos decir que los metales son buenos conductores y otros, como por ejemplo: el hormigón, piedras o ladrillos son malos conductores.

Clasificación de los fuegos Los fuegos se agrupan en cuatro clases, basándose en los elementos extintores para combatir cada uno de ellos, y son: •

•

Clase A: Son los que ocurren con materiales sólidos como la madera, el papel, los trapos y los desperdicios. La acción sofocante y de enfriamiento del agua o soluciones que la contengan en porcentajes altos, son de importancia vital en esta clase de fuegos. Hay agentes de polvos químicos secos especiales (de multiuso) que extinguen rápidamente las llamas y forman una capa que retrasa la combustión. Si fuese imperiosa una extinción total, se recomienda continuar con agua o con otro agente extintor de la clase A. Clase B: Son los que ocurren debido a la presencia de una mezcla de vapor-aire sobre la superficie de un líquido como puede ser gasolina, aceite, grasa, pinturas y algunos disolventes. El limitar el aire (oxígeno) e inhibir los efectos de la combustión son de importancia vital en esta clase de fuegos incipientes. Los chorros de agua favorecen la propagación del fuego, aunque, en ciertas condiciones, las boquillas de niebla de agua han demostrado ser eficaces. Generalmente, se usan polvos secos comunes, polvos secos de multiuso, anhídrido carbónico, espuma e hidrocarburos halogenados.

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•

•

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Clase C: Son fuegos producidos por equipos eléctricos, por lo que para combatirlos, se requiere de agentes no conductores de electricidad, es decir, el agua, ni las espumas se pueden usar en estos fuegos. Se recomienda el uso de CO2, de agentes halogenados y, en algunos casos, polvo químico.

Clase D: Los fuegos que ocurren en metales combustibles como el magnesio, titanio, circonio, litio y sodio. Para controlar y extinguir fuegos de esta clase se han desarrollado técnicas, agentes extintores y equipos de extinción especiales.

En general, no debieran usarse agentes extintores comunes sobre fuegos metálicos, ya que existe el peligro, en la mayoría de los casos, de aumentar la intensidad del fuego debido a una reacción química entre algunos de los agentes extintores y el metal que se está quemando.

Es importante saber que a los daños propios del incendio habrá que sumar una serie de elementos destructivos que actúan paralelamente, ejemplo la caída de estanterías y estructuras arquitectónicas provocarán graves daños en la documentación y el uso de agua como sustancia extintora generará otro desastre asociado.

Por ejemplo, en el incendio de la Biblioteca de la Academia de Ciencias de Leningrado, los daños por el fuego directo afectaron a unos 400,000 ejemplares, sin embargo, la cifra de volúmenes dañados por agua ascendió a 3,600,000.

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Anexo 3 I. Hoja de trabajo para esbozar un plan de desastre Nombre de la institución:____________________________________________ Fecha de culminación o actualización de esta planilla:____________________ Miembros del personal a llamar en caso de desastre:_____________________

Cargo

Nombre

Teléfonos

Jefe administrativo

___________ ___________

Coordinador del grupo de recuperación

___________ ___________

Encargado del mantenimiento del edificio

___________ ___________

Responsabilidad específica en caso de desastre

Catalogador / registrador ___________ ___________ Administrador de preser___________ ___________ vación, conservador Miembros del equipo ___________ ___________ interno de recuperación

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II. Servicios necesarios en caso de emergencia:

Seguridad interna

Compañía y/o nombre del contacto _______________________

________________

Estación de bomberos

_______________________

________________

Estación de policía

_______________________

________________

Ambulancia

_______________________

________________

Defensa Civil

_______________________

________________

Asesoría profesional/conservador

_______________________

________________

Arquitecto o constructor

_______________________

________________

Compañía de seguros

_______________________

________________

Congelación

_______________________

________________

Servicio de secado por congelación

Servicio

Teléfonos

Fotógrafo _______________________

________________

Recuperación de daños por agua/rescate _______________________

________________

Rescate de registros de computación

_______________________

________________

Emergencia en computación

_______________________

________________

Asesor legal

_______________________

________________

Electricista

_______________________

________________

Plomero

_______________________

________________

Carpintero

_______________________

________________

Exterminador de plagas

_______________________

________________

Servicio de fumigación

_______________________

________________

Cerrajero

_______________________

________________

Compañías de servicios públicos

_______________________

________________

Servicio de conserjería

_______________________

________________

Vidriero

_______________________

________________

Otros

_______________________

________________

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III. Equipos y suministros de emergencia dentro de la instalación. (Indique la ubicación y anexe planos de planta con los sitios señalados.)

A. B.

C. D.

E. F. G. H. I. J. K. L. M. N. O. P. Q.

Llaves: _________________________________________________________________ Principales servicios básicos: � Interruptor principal de electricidad:______________________________________ � Válvula principal de corte de agua:________________________________________ � Cierre principal del gas: _________________________________________________ � Sistema de extinción de incendio por rociadores:____________________________ � Sistema de calefacción/enfriamiento:______________________________________ Radio banda ciudadana más cercana: _______________________________________ Extintores de incendio: � Número por tipo: ______________________________________________________ � Madera, papel, combustible (Tipo A): _____________________________________ � Gasolina y líquidos inflamables (Tipo B):___________________________________ � Eléctrico (Tipo C):______________________________________________________ � Todos los tipos rutinarios de incendio (Tipos ABC):__________________________ Alarma principal de incendio (caja de acceso): _______________________________ Detectores de humo y calor: _______________________________________________ Linternas: ______________________________________________________________ Bomba portátil (de haber una en el sitio):___________________________________ Láminas de plástico (almacenadas con tijeras y cinta adhesiva):_________________ Papel secante: ___________________________________________________________ Equipo de primeros auxilios: ______________________________________________ Carros de metal para libros: _______________________________________________ Tablilla con sujetapapeles: ________________________________________________ Mesas plegables portátiles: ________________________________________________ Ventiladores portátiles: ___________________________________________________ Espacio para el secado: ___________________________________________________ Fondos de emergencia: en efectivo: ________ u órdenes de compra: ____________

¿Están todos los miembros del equipo de enfrentamiento de situaciones de desastre familiarizados con la ubicación de los artículos de A a Q antes mencionados?_________ Fecha: ___________

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IV. Equipos y suministros de emergencia externos: Artículo

Proveedor

Teléfono

Deshumidificadores

________________________ _________________

Espacio para el secado

________________________ _________________

Camiones de refrigeración

________________________ _________________

Carros de metal para libros

________________________ _________________

Guacales plásticos

________________________ _________________

Generador portátil

________________________ _________________

Bomba de desagüe portátil

________________________ _________________

Iluminación portátil Extensiones de electricidad de 15 m (con conexión a tierra) Lámina de plástico fuerte

________________________ _________________

Ventiladores eléctricos portátiles

________________________ _________________

Aspiradora de humedad

________________________ _________________

Personal adicional de seguridad

________________________ _________________

Hojas de periódicos no impresas

________________________ _________________

Hielo seco

________________________ _________________

Papel para congelación o encerado

________________________ _________________

Bolsas plásticas de basura

________________________ _________________

________________________ _________________ ________________________ _________________

Baldes plásticos y envases para basura ________________________ _________________ Papel secante

________________________ _________________

Mesas portátiles

________________________ _________________

Mangueras de agua

________________________ _________________

Esponjas, paños, baldes Sedal de naylon de un filamento (para pesca) Escobas

________________________ _________________

Guantes (goma/cuero)

________________________ _________________

Delantal y botas de goma

________________________ _________________

Lentes de seguridad

________________________ _________________

Otros

________________________ _________________

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________________________ _________________ ________________________ _________________

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V. Lista de verificación de mantenimiento: A. B. C.

D. E. F.

G.

H.

I.

J. K.

¿Llaves y seguros de ventanas en lugares seguros e identificados? ¿Números de emergencia colocados cerca de cada teléfono? ¿Última inspección hecha por funcionarios del departamento de bomberos?

Frecuencia de las inspecciones: � ¿Extintores de incendios cargados y operativos? � ¿Detectores de humo y/o calor operativos? � ¿Sistema operativo de extinción por rociadores? � ¿Detectores de agua operativos? � ¿Alarmas contra incendio operativas?

Linternas operativas: (una en cada departamento, punto de atención al público y puesto de defensa civil) ¿Radiotransmisor operativo? ¿Familiaridad del equipo (por recorrido, no por mapa) con la ubicación de los termostatos, salidas normales, salidas de emergencia en caso de incendio, extintores de incendio, linternas, radio, estación de defensa civil y localización de los integrantes del equipo de recuperación en caso de desastre? ¿Último entrenamiento para enfrentar un incendio? ¿Frecuencia? ¿Último entrenamiento de defensa civil? ¿Frecuencia? ¿Fecha del último análisis/actualización de la cobertura del seguro? ¿Frecuencia? ¿Fotografías del interior y exterior del edificio? ¿Existencia de un registro de la colección (en microforma, cinta de computadora) fuera del edificio? ¿Frecuencia de actualización? ¿Ubicación?

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VI. Inserte aquí copias del último informe de inventario y pólizas de seguro actualizados.

VII. Prioridades de rescate Elabore una lista de los objetos que deberían rescatarse primero en caso de desastre, seleccionados por cada departamento, área y/u oficina. Tome en cuenta las siguientes consideraciones cuando establezca las prioridades: A. B. C.

D. E. F.

¿Es el objeto vital para las operaciones permanentes de la institución? ¿Puede reemplazarse? ¿El costo del reemplazo sería mayor o sería menor que el costo de restauración del objeto? (El costo del reemplazo debería incluir pedido, catalogación, envío, etc., además del precio de compra). ¿Está disponible el objeto en otro formato, o en otra colección? ¿Es el objeto de alta o baja prioridad en la colección? ¿El objeto requiere atención inmediata debido a su composición (papel recubierto, vitela, tintas solubles en agua)?

VIII. Información sobre el plan de contingencia en situaciones de desastre: A.

¿Quién en el equipo de enfrentamiento a situaciones de desastre posee una copia de este plan y está familiarizado con su contenido?

B. Enumere todos los sitios donde se encuentra archivado este plan (dentro y fuera del edificio).

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IX. Compile y anexe una lista detallada de los procedimientos a seguir en caso de desastre.

A.

Estas deberían ajustarse a las necesidades particulares y a las colecciones de su institución. Debería disponerse de copias de esta lista, tanto dentro como fuera del edificio.

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Anexo 4 Planilla de instrucciones de emergencia Esta planilla debería contener en pasos breves y fáciles de entender (en una sola página) todas las instrucciones que cualquier miembro del personal, voluntarios o estudiantes necesitarían seguir en caso de presentarse una emergencia que afecte a las colecciones. Una copia de este material debería colocarse cerca de cada teléfono del personal y en todos los puestos de servicio al público. Todos los miembros del personal deberían recibir capacitación en cuanto a su uso. A continuación se enumeran ejemplos de lo que podría contener esta hoja.

DESASTRE POR INCENDIO

1.

2.

3.

Llamar:_____________(estación de bomberos) ___________ Ayudar en la evacuación del edificio.

Notificar:___________________ (director de la Biblioteca). ___________(responsable del plan para enfrentar desastres). ______________________ (supervisor inmediato).

DESASTRE POR AGUA

1. Llamar:__________ (plomero, personal de mantenimiento). __________ (responsable del plan para enfrentar desastres). ________________________ (supervisor inmediato).

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2.

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Cubrir los materiales con láminas de plástico ubicadas en: ____________________________________________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________

3. Mover los libros a posiciones más altas en los estantes, 4. sacar los libros de los estantes utilizando carros para libros o 5. llevar los libros a otro lugar.

Continúe señalando instrucciones relevantes en relación al edificio, las colecciones y a la ubicación de los mismos. Escríbalas en forma breve y clara, de manera que el personal, incluso en momentos de perturbación, las entienda y sepa qué hacer.

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Anexo 5 Suministros y equipos básicos de emergencia Deshumidificadores.

Carretilla (carrucha) metálica.

Guacales plásticos.

Linternas.

Cables de 15 m de extensión (con conexión a tierra).

Ventiladores eléctricos portátiles.

Aspiradora de humedad.

Papel de prensa no impreso.

Papel para congelar o papel parafinado.

Bolsas plásticas para basura.

Baldes plásticos y envases para basura.

Papel secante.

Esponjas.

Sedal para pescar de naylon de un solo filamento.

Escobas.

Guantes (de plástico y/o de cuero).

Delantales y botas de goma.

Lentes de seguridad.

Láminas de plástico (almacenadas con tijeras y cinta adhesiva).

Equipo de primeros auxilios.

Tablilla con sujetapapeles.

Fondos de emergencia (en efectivo y órdenes de compra).

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Anexo 6 Lista de control de elementos de riesgo * Los elementos marcados por un asterisco serán objeto de inspección frecuente.

1. EXTERIOR Cercanía de árboles, bosques o jardines Entorno contaminado o degradado Cercanía de gasolineras, industrias químicas o laboratorios, subestaciones eléctricas, depósitos de gas Cercanía de ríos, cauces secos, colectores de agua Aguas subterráneas COMENTARIOS:

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2. EDIFICIO Estructura y materiales. Signos de deterioro (grietas, pudrición, insectos) Cubiertas. Evidencia de tejas rotas, presencia de maleza o vegetación, filtraciones o goteras, drenaje total, buen aislamiento Canalones y bajantes. Evidencia de filtraciones o de grietas Muros, paredes y techos. Presencia de grietas,* evidencia de goteras, humedades y/o filtraciones* Ventanas y claraboyas. Buen estado,* posibilidad de apertura y cierre,* evidencia de filtraciones.* Aislamiento Estructuras interiores adecuadas para la colección (en términos de distribución, circulación, amplitud y adecuación a las distintas colecciones y soportes) Presencia de pararrayos Construcción en el cauce seco de un torrente, río o arroyo COMENTARIOS:

3. LOCALES

(contestar de forma diferenciada para cada local) Situación (a pie de calle, en el subsuelo, en la última planta) Ambiente: aire acondicionado, ventiladores de techo o ventana, ventilación natural, filtros contra gases, polvo, etc. Deshumidificadores, humidificadores, termómetros, higrómetros Comunicación con otras plantas Existencia de ventanas Número de puertas Mobiliario. Signos de deterioro (pudrimiento, insectos).* Reutilizado de otros negociados. Estanterías bien sujetas* y separadas de la pared COMENTARIOS:

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4. SEGURIDAD Cristales de seguridad en ventanas y claraboyas, cierre seguro Seguridad de las puertas: control de llaves. Indicar quiรฉnes tienen acceso a ellas y dรณnde se guardan Puertas de emergencias vigiladas y provistas de alarma contra accesos no autorizados Comprobaciรณn diaria del cierre de puertas y ventanas * Comunicaciรณn con edificios colindantes Celebraciรณn de actividades extralaborales (fiestas, conferencias, presentaciones) Las รกreas de trabajo estรกn cerradas cuando no hay nadie en ellas* Existen taquillas para dejar bolsos y mochilas a la entrada. Los alrededores estรกn bien iluminados Se realizan copias de seguridad de la documentaciรณn generada en formato electrรณnico* Vigilancia 24 horas Precedentes recientes de amenazas de bomba, disturbios o vandalismo.

Indicar COMENTARIOS:

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5. PROTECCIÓN DE FONDOS VALIOSOS Lista de personas autorizadas a acceder a llaves y sistemas electrónicos de seguridad Identificación de los usuarios Depósito de enseres personales de los usuarios fuera de las salas de lectura Presencia constante de personal en salas de lectura Comprobación visual del material devuelto tras su uso * Cámaras acorazadas Detectores de vibración o movimiento Chips de posición Cámaras de vigilancia Personal de vigilancia Indicar si es propio de la institución y si hay rotación de personal Sistema de alarma conectado con la policía COMENTARIOS:

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6. PROTECCIÓN CONTRA INCENDIOS Instalación eléctrica. Buen estado de enchufes, interruptores, cuadros y alumbrado La potencia eléctrica es adecuada a las necesidades de funcionamiento Comprobación diaria del apagado de todos los aparatos * Conocimiento de la ubicación de las llaves locales y general por parte del personal Materiales inflamables en la estructura del local o en el mobiliario Detectores. Indicar tipo Extintores manuales. Indicar tipo Sistemas automáticos de extinción. Indicar tipo Alarma acústica. Conectada a central 24 horas o policía. Se refleja en un panel lumínico situado en conserjería, en la entrada o similar Existencia de plan de emergencia y evacuación de personas.

Señalización adecuada. Realización periódica de simulacros Cumplimiento de la prohibición de fumar dentro de la institución * Presencia de materiales de limpieza o suministros inflamables en el interior o cerca de los depósitos Cercanía de cocinas, cafeterías, cuartos de contadores o laboratorios Aparatos portátiles de ventilación y/o calor Pintura ignífuga en techos y paredes Presencia de cortinas y otros textiles Acumulación de residuos y deshechos cerca Existencia de precedentes. Indicar en caso afirmativo COMENTARIOS:

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7. PROTECCIÓN CONTRA DAÑOS POR AGUA Conducciones de agua por el interior de los depósitos. Material (PVC, plomo, cobre) Conducciones de vapor o calderas de calefacción en o cerca de los depósitos. Estado de las juntas y válvulas Grifos y pilas, lavabos, cuarto de limpieza dentro de los depósitos Depósitos de agua o bebederos dentro o cerca de los depósitos de documentos Tubos de aire acondicionado. Protegidos por material aislante Conocimiento de la ubicación de las llaves de paso por parte del personal Acumulación de documentos directamente sobre el suelo Protección de documentos valiosos en cajas Acomodación de documentos a menos de 12 cm. del suelo Equipos de detección de humedad (higrómetros, tiras indicadoras, termohigrómetros). Indicar tipo Condensación de agua sobre las estanterías Precedentes. Explicar en caso afirmativo COMENTARIOS:

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Anexo 7 Protección de documentos y libros en papel contra los hongos Los hongos constituyen un problema serio para las colecciones con soporte de papel. Representan una amenaza especialmente en las partes húmedas de los edificios y en áreas geográficas con períodos estacionales de alta humedad. ¿Qué es el hongo, cómo se evita y cómo se elimina?

Hongo es un término popular no específico. Es el asignado al crecimiento fungoso observado en papel, cuero, telas y otros materiales orgánicos vinculados a los objetos culturales. El moho es un término general similar que usualmente se refiere a un tipo de hongo (hongos filamentosos). Los hongos constituyen un gran grupo de organismos que también incluyen levaduras, herrumbres o mohos y setas. Existen más de 100 mil tipos conocidos de hongos. Ninguno de estos produce su propio alimento.

Todos dependen de otros organismos para subsistir.

La clase de organismos a la que nos referimos con la palabra hongo se propaga diseminando grandes cantidades de esporas producidas sexualmente, cuyo nombre más apropiado es conidio. Estos, que son unicelulares, son transportados por el aire hacia nuevos lugares. Estas esporas o conidios se sedimentan en cualquier sitio y germinan en las condiciones adecuadas. La germinación puede ocurrir en el lapso de horas. Las esporas producen unos tubos llamados hifas, que se ramifican y se convierten en amasijos conocidos como micelios, los cuales se propagan – 117 –

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en la superficie, dentro del papel y otros soportes para extraer nutrientes y agua del interior del sustrato formando colonias.

Los micelios producen sacos de esporas, que maduran y estallan, liberando más esporas. Estas son transportadas por las corrientes de aire, insectos, animales o personas a nuevos materiales. Así continúa el ciclo que en condiciones de temperatura y humedad relativa adecuadas, ocurre a una alta velocidad. Los hongos excretan enzimas que les permiten digerir materiales orgánicos, lo cual altera y debilita estos últimos.

Muchos hongos contienen sustancias de colores, tales como la melanina, que manchan el papel, los tejidos o el cuero.

Los hongos son peligrosos tanto para las personas como para las colecciones. Algunas especies, tales como Aspergillus fumigatus, son tóxicas. Por añadidura, los hongos son poderosos sensibilizadores: la exposición a los mismos puede conducir a alergias, incluso en personas no propensas a ellas.

Si las circunstancias son tales que no permiten que este tipo de hongo continúe creciendo, se mantienen en estado latente o inactivo. La inactividad exógena (impuesta por el entorno) o latencia exógena ocurre cuando las condiciones ambientales se tornan desfavorables para el crecimiento; por ejemplo, cuando se seca el material en el que se encuentran. La inactividad puede también ser endógena (autoimpuesta), lo cual ocurre cuando la colonia alcanza cierto nivel de envejecimiento y detiene su metabolismo. De esta manera el hongo se hace inactivo o latente, aún en condiciones favorables para su crecimiento. Cuando se encuentran en estado latente, las esporas están inactivas y constituyen una menor amenaza para el bien cultural. Este período de descanso es, sin embargo, reversible. En las circunstancias adecuadas, las esporas reviven y comienzan a crecer aun cuando hayan sido congeladas o secadas. Las colonias de hongos inactivas representan otra amenaza para el papel y los libros. Muchos tipos son pigmentados y manchan los materiales si se deja que permanezcan en ellos. Se cree que la picada de herrumbre (moteado o foxing), pequeñas manchas de color de óxido encontradas en papeles viejos, es causada por hongos.

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Las esporas, activas o latentes, se encuentran en todas partes.

Aunque una adecuada limpieza del lugar y una apropiada filtración del aire ayudan, no es posible que los archivos, bibliotecas y museos logren tener una atmósfera libre de estos organismos.

Existen en cada sala, en cada objeto de las colecciones y en cada persona que entra en el área de la colección. Si las condiciones en esa área se han mantenido a los niveles de clima recomendados para las colecciones con soporte de papel, los hongos probablemente estarán inactivos. La única estrategia integral confiable consiste en controlar el entorno ambiental de manera que las esporas permanezcan latentes, así como en mantener el área tan limpia como sea posible y evitar la introducción de nuevas colonias activas.

Condiciones que propician el crecimiento fungoso Para germinar, las esporas necesitan tanto alimento como humedad. El alimento puede ser casi cualquier material orgánico.

Las diversas especies tienen diferentes preferencias en cuanto al tipo de alimento pero, en general, es el papel de los documentos o libros, y especialmente su engrudo o componentes de gomas, los más apetecibles. Los hongos también atacan a la gelatina que forma parte de la emulsión en las fotografías, el cuero, los textiles. También degradan la celulosa pura que forma parte del papel, textiles y madera, aunque esta forma estructural de la celulosa es menos atractiva para ciertas especies. Se ha observado en colecciones de libros que los hongos a menudo se hallan en las encuadernaciones de tela con relleno de almidón mucho tiempo antes de que se desarrollen sobre el papel.

La humedad necesaria para el crecimiento de hongos se encuentra a menudo en la atmósfera, pero también puede existir en la fuente de alimento o en la colonia fungosa misma. La humedad en el aire se mide como humedad relativa (HR). En general, mientras mayor sea la HR más rápidamente crece el hongo. Si supera el

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70% por largos períodos, el crecimiento de hongos es casi inevitable. Sin embargo, es importante hacer notar que muchos tipos de hongos crecen a valores moderados de HR de hasta 45%.

En estos casos la humedad necesaria puede existir en la superficie sobre la que crece el hongo, o en la misma colonia fúngica.

Al igual que todas las sustancias orgánicas, los materiales culturales y los hongos contienen humedad, la cual existe en equilibrio con la atmósfera circundante. Sin embargo, el contenido de agua de la colonia o de la superficie atacada puede ser mayor que el contenido de agua del aire. Debido a variaciones en los materiales solubles en agua, las diferentes sustancias poseen diferentes capacidades de retención de humedad. Un ejemplo de tales variaciones estaría representado por la presencia de un patrón denso de manchas de herrumbre que puede encontrarse en un volumen de láminas pintadas a mano. Estas pequeñas manchas de color de óxido, que creemos se deben principalmente al hongo, a menudo se presentan más frecuentemente en áreas de un color o colores específicos. Esta localización de las manchas de herrumbre podría deberse a una mayor capacidad de esos pigmentos para retener la humedad.

Además de la humedad y de los nutrientes, otras condiciones que influyen en el crecimiento de los hongos son las siguientes: • Temperatura. El valor de temperatura preferido difiere con las diversas especies, pero la germinación ocurre sólo entre 0ºC y 36ºC, siendo 26ºC el valor óptimo. Si se congelara el hongo en plena actividad de crecimiento podría matarse la mayoría de los micelios y esporas en proceso de germinación, pero no en cambio los que para ese momento se encontrasen inactivos. Las esporas activas usualmente mueren si el ambiente es seco y las temperaturas son superiores a 36ºC. • Circulación del aire. El aire en movimiento parece reducir el crecimiento fungoso, probablemente debido a su acción desecante. Sin embargo, dado que el aire en movimiento esparce esporas, un problema de hongos puede agravarse

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si hay esporas activas y son transportadas hacia otras superficies. Por tal razón, debería moderarse la circulación del aire y colocarse adecuadamente los materiales de papel en estuches.

• Luz. Se ha observado que muchas especies fungosas parecen crecer más rápidamente en la oscuridad. Hasta el presente no hay pruebas concluyentes para esta observación. Por otra parte, la exposición a la luz es dañina para los materiales de papel, por lo que no puede recomendarse para el control de hongos.

• Composición química del material que sirve de soporte para el crecimiento del hongo. No existen pruebas de que el hongo degrade más en un material ácido que en uno alcalino, o viceversa, aunque ciertas sustancias químicas pueden activar esporas inactivas en circunstancias especiales.

Control de hongos-medidas preventivas Los hongos son difíciles de erradicar una vez que han comenzado a crecer, y las opciones para el tratamiento son limitadas.

Definitivamente la mejor política continúa siendo la prevención.

Estas recomendaciones generales buscan obstaculizar el crecimiento de los hongos.

• Los niveles de temperatura HR deben mantenerse constantes y moderados. Es aconsejable controlarlos las 24 horas del día. La HR nunca debería exceder el 55%; debería ser incluso menor si fuese posible. La temperatura parece ser menos crítica para el control de los hongos, pero se recomienda mantenerla constante y por debajo de 21ºC por otras razones (mayores temperaturas aceleran el deterioro del papel). Es aconsejable crear y mantener una adecuada circulación de aire.

• Coloque las colecciones en estuches protectores y los materiales no encuadernados en carpetas dentro de gavetas o

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•

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cajas. Se recomienda el uso de cajas individuales para los libros valiosos. Los cantos superiores de los libros que no se coloquen en cajas y estén en estantes deberían limpiarse regularmente.

Las áreas de almacenamiento y uso de las colecciones deben mantenerse tan limpias como sea posible. La limpieza debe ser exhaustiva y programarse regularmente. El polvo es una gran fuente de esporas, tanto activas como inactivas. Los pisos deben más bien aspirarse, ya que el barrido contribuye a la dispersión del polvo. Debido a que las aspiradoras domésticas corrientes extraen las esporas de los hongos y expulsan el aire por su parte posterior, es importante utilizar una máquina equipada con un filtro HEPA (High Efficiency Particle: partícula de alta eficiencia). Estos son cada vez más fáciles de conseguir dado que se recomiendan para los que sufren de alergias. Los estantes deberían aspirarse o limpiarse con un paño magnético como los de marca Dust Bunny®. Los topes de los libros pueden aspirarse con el aditamento de un cepillo suave o limpiarse con un paño magnético.

Si los recursos financieros lo permiten, instale un sistema de filtración múltiple de partículas en el edificio o en el depósito.

Mantenga las ventanas cerradas. Hay esporas activas afuera, especialmente durante la época húmeda o lluviosa.

Prohíba que haya plantas vivas en los depósitos de colecciones o en las áreas de servicio. La tierra para las plantas es una gran fuente de hongos.

Si el control indica una HR mayor al 55%, realice inspecciones periódicas en búsqueda de señales de hongos, especialmente durante el verano. Asegúrese de examinar los márgenes interiores de los libros cerca de las guardas y dentro de los lomos. Revise cuidadosamente los materiales que ingresan.

Se recomienda dejar las nuevas adquisiciones en un área de cuarentena por varios días.

Evite almacenar colecciones en áreas potencialmente húmedas o en sitios donde puedan ocurrir accidentes con

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agua. Estos lugares incluyen sótanos o paredes que den al exterior y que no hayan sido aisladas. Los edificios deben mantenerse de manera tal que haya un riesgo mínimo de goteras. Es conveniente revisar regularmente el techo, los canales del tejado y los drenajes. Los canales y las cañerías deben colocarse en forma tal que el agua no se deposite a lo largo de las paredes. Las colecciones no deberían ubicarse cerca de las tuberías de agua.

• Lleve a cabo una inspección periódica del sistema de clima, el cual constituye un buen criadero para los hongos. Limpie regularmente las bobinas de intercambio de calor, los canales de agua y los conductos. Cambie o limpie con frecuencia los filtros de aire.

• Prepare un plan para enfrentar situaciones de desastre e incluya una estrategia para enfrentar rápida y efectivamente un brote de hongos, el cual es a menudo, consecuencia de un accidente en el que el agua está presente. Una rápida respuesta evita el crecimiento de hongos, pero esta debe ser realmente rápida (dentro de un lapso de 48 horas), y todavía más en condiciones de clima cálido y húmedo. El plan ante situaciones de desastre, con el que todos los empleados deberían estar familiarizados, debe incluir procedimientos para el secado de materiales en papel y libros, humedecidos o mojados. Si no pueden secarse inmediatamente, los materiales de bibliotecas y archivos deben congelarse para evitar el inicio de un crecimiento de hongos.

Cuando las condiciones son favorables, el hongo activo germina y crece casi inmediatamente. Las esporas inactivas, sin embargo, tienen que reactivarse antes de que puedan crecer.

Las esporas latentes tienen fuertes paredes celulares que necesitan romperse o ser penetradas antes de que pueda ocurrir la germinación. Varios factores pueden activar las esporas latentes, incluyendo algunos que podrían ser letales para las esporas activas bajo diferentes condiciones. Estos activadores varían según las especies y circunstancias, pero incluyen:

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• Calor. Exposición a temperaturas entre unos 39ºC y 42ºC por diferentes períodos de tiempo, desde cinco minutos hasta cinco horas. De esta manera, el calor de un incendio o derivado del mal funcionamiento de un calentador podría activar ciertas esporas en estado de latencia.

• Congelación. Bajas temperaturas o ciclos alternos de congelación-descongelación. La exposición temporal al frío, tal como la que ocurre durante un transporte de material en invierno podría activar algunas especies de hongos. Actualmente, se están realizando pruebas para determinar si el tratamiento de congelación utilizado para erradicar insectos puede hacer que los materiales sean más vulnerables al ataque de hongos.

• Los químicos, tales como alcoholes, acetona, ciertos ácidos, detergentes y algunos materiales alcalinos, pueden activar ciertas especies si se usan en cantidades específicas. Algunos, como el alcohol, son letales para activar el hongo en mayores cantidades. Teóricamente, los procedimientos de desacidificación podrían acelerar el crecimiento de hongos, debido a que las sales alcalinas y los solventes pueden activar las esporas. Ciertas sales alcalinas pueden incluso estimular su crecimiento. Hasta el presente, no existe literatura o prueba que confirme esta teoría, pero se debe tener en cuenta dicha posibilidad cuando se busquen las causas de los brotes de hongos en colecciones u objetos tratados. Debido a que ciertas sustancias químicas podrían activar las esporas latentes, las colecciones en soporte de papel deberían almacenarse en ambientes libres de sustancias químicas y tratarse con estas cuando sea absolutamente necesario.

Se necesita mucha más investigación sobre las características de los hongos latentes. También es conveniente recordar que es difícil generalizar debido a la gran cantidad de especies de hongos y a la variedad de comportamiento de las mismas.

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Si efectivamente se presenta el hongo Si los hongos comienzan a crecer: • Separe los materiales afectados del resto de los materiales y trasládelos a un área limpia con una humedad relativa inferior al 45%.

• Cuando movilice objetos afectados por hongos, colóquelos en bolsas de plástico selladas; esto ayuda a evitar la contaminación de otros materiales durante la movilización.

• Remueva el hongo de los objetos tan pronto como sea posible.

• El crecimiento de los hongos en materiales húmedos o empapados puede detenerse secando, congelando o secando por congelación los materiales.

• Si solamente unos pocos objetos están mojados, espárzalos en un área que posea una HR baja y déjelos secar.

• Para evitar la diseminación de esporas, no utilice ventiladores sobre materiales afectados por hongos.

• Una vez secos, los materiales deberían limpiarse y almacenarse en condiciones ambientales adecuadas.

• El ambiente de almacenamiento es vital ya que incluso después de la limpieza, quedarán residuos de hongos en los materiales.

• Si el secado inmediato no es posible o si muchos objetos están mojados, congele los materiales que podrían luego descongelarse, secarse y limpiarse en pequeños lotes. También pueden secarse por congelación y limpiarse.

Hasta hace poco, la fumigación era un método popular para detener el crecimiento de hongos, pero ya no se recomienda. La fumigación es peligrosa para las personas y para ciertos objetos, y no garantiza para estos un posterior estado permanente libre de hongos. Hace una década los materiales con hongos se exponían a gases de óxido de etileno (ETO) en cámaras especiales al vacío.

Entre otras sustancias químicas utilizadas se encuentran los gases procedentes de cristales de timol, ortofenilfenol y formaldehído.

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El timol era empleado por muchos conservadores que cuidaban colecciones debido a que podía usarse fácilmente en cámaras de fabricación casera. Sin embargo, todas estas sustancias químicas pueden tener efectos adversos para las personas y los objetos. El óxido de etileno, por ejemplo, es extremadamente tóxico para los seres humanos, incluso en cantidades minúsculas, y puede ser retenido por el material después del tratamiento. El timol, al inhalarse o ponerse en contacto con la piel, puede provocar afectaciones inmediatas o a largo plazo para la salud.

Se ha propuesto el uso de tratamientos no químicos, incluyendo la radiación ultravioleta o la aplicación de rayos gamma, pero ambas dañan los materiales de bibliotecas y archivos.

Aunque muchos tratamientos aniquilan el hongo activo, están lejos de ser efectivos contra las esporas latentes, la cuales se protegen con paredes celulares relativamente impenetrables.

Lo más importante en el control del hongo, es el control del ambiente. Las condiciones climáticas adecuadas asegurarán que el hongo latente permanezca inactivo y evitarán la germinación de esporas activas accidentalmente introducidas al área de almacenamiento de las colecciones. Si el ambiente es favorable para la actividad fungosa, el hongo crece: aun cuando la erradicación completa sea posible, no sería una solución permanente en espacios de almacenamiento sin control de clima.

Siempre se introducirán más esporas, y tarde o temprano estas se convertirán en un problema.

Limpieza de materiales afectados por hongos El residuo fúngico debería removerse tan pronto como el material se seque. Debido a que el hongo es un sensibilizador poderoso, deben tomarse precauciones cuando se manipulan papeles o libros afectados. Es conveniente consultar a un micólogo para asegurarse de que no están presentes ciertas especies tóxicas.

Cuando se limpien materiales afectados por hongos:

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• Trabaje al aire libre en la medida de lo posible y siempre use medios de protección.

• Utilice un tapaboca con un filtro apropiado que pueda cambiarse con frecuencia o se pueda desechar.

• Debe emplear guantes de goma desechables junto con lentes protectores y vestimenta adecuada para situaciones de poca limpieza.

• Es mejor utilizar ropa desechable; de no ser posible, la ropa debería dejarse en un área designada para tal fin y lavarse con agua caliente y cloro.

• Las máscaras deben limpiarse frotándose con alcohol al 70% (para 1 litro, mezcle 700 ml de alcohol con 300 ml de agua).

• Las personas sensibles a los hongos o aquellas que deben realizar gran cantidad de trabajos de limpieza deberían usar una máscara contra el polvo tóxico, disponible en empresas proveedoras de material de seguridad industrial.

• La máscara debe ajustarse con un buen contacto alrededor de la nariz y el área de la boca.

• Algunas personas no pueden usar máscaras. Una persona con vello facial o una forma facial inusual posiblemente no pueda encontrar una que le ajuste bien. Otras no pueden usarlas por razones psicológicas o de salud. No es aconsejable que personas como estas trabajen en la limpieza de materiales afectados por hongos.

Si no es posible remover los hongos al aire libre: • Trabaje bajo una campana de extracción y, en su defecto, de espalda a un ventilador, haciendo que la corriente del aire contaminado se dirija hacia la ventana. Nunca coloque el ventilador de frente a las personas para evitar que aspiren altas cantidades de polvo contaminado.

• Asegúrese de que la campana de extracción disponga de un filtro capaz de retener hongos.

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• Asegúrese también de remover los hongos en áreas alejadas de otras personas y de los depósitos de las colecciones. Cierre el salón donde se realiza la actividad de limpieza.

• Si su edificio tiene circulación de aire central/mecánica, bloquee los conductos de extracción de manera que las esporas no se esparzan por el edificio a través del sistema de control del aire.

• Tome precauciones cuando deseche materiales de limpieza como bolsas o filtros de aspiradoras. Estos deberían sacarse del edificio dentro de bolsas plásticas selladas.

• Para remover los hongos del papel o de los libros, aspírelos, si es posible, con una aspiradora de múltiples filtros.

• Las unidades pequeñas utilizadas para limpiar computadoras son útiles para este fin.

• Una aspiradora potente de filtrado húmedo-seco también puede usarse si el tanque se llena con una solución de un fungicida a base de cloro. Para ello, debe extenderse un tubo desde la entrada de la manguera hasta la solución, de modo que las esporas aspiradas se dirijan hacia allí. (Ver figura 2).

• Los papeles pueden limpiarse con aspiradora a través de una rejilla o pantalla plástica mantenida sobre el papel mediante algún peso para evitar la pérdida de piezas sueltas.

• Debería emplearse cepillos para la limpieza de los libros.

La limpieza de materiales afectados por hongos con una brocha suave no es tan segura como el uso de aspiradoras, pero es aceptable para el hongo en estado inactivo si se toman las precauciones pertinentes. El hongo inactivo es polvoriento y sale fácilmente con un pincel. Sin embargo, el hongo activo es blando y tiende a manchar o puede incrustarse en materiales porosos tales como papel o tela. Este último se extrae mejor de los objetos valiosos con una aspiradora pequeña o con una boquilla del tamaño de un gotero conectado a un compresor. (Ver figura 2). Conviene que este delicado trabajo sea desempeñado por un conservador.

El área donde ocurrió el brote de hongo debe secarse y limpiarse exhaustivamente antes de que puedan reubicarse

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en ella los materiales afectados. Para casos moderados o considerables de brote fungoso se deben efectuar labores de deshumidificación o limpieza de las instalaciones. Es importante determinar la causa del crecimiento de hongos tan pronto como se descubra la presencia de los mismos. Dependiendo de la causa: • Es recomendable retirar todos los materiales del recinto.

• Si no existe un registro de las condiciones de HR, comience controlando el área las 24 horas del día. Si no dispone de un higrotermógrafo para esta tarea, tome las lecturas de dos a cuatro veces al día, preferiblemente con un psicrómetro de aspiración (ventilador de motor).

• Si la HR está por encima del 55% debe disminuirse antes de que la colección sea reubicada al área.

• Ajustar el sistema de climatización o añadir un deshumidificador portátil puede ser todo lo que se necesite.

• También verifique que no haya goteras o condensación de agua en las paredes que dan al exterior.

• Inspeccione los equipos de climatización los cuales constituyen un notorio criadero para los hongos, y límpielos con un desinfectante doméstico a base de cloro.

• Limpie los estantes y el piso con una aspiradora de filtrado húmedo-seco provista de una solución fungicida; luego límpielos con soluciones a base de cloro o amonio cuaternario.

• Puede resultar útil abrir envases de bicarbonato de sodio si persiste un olor a moho en la sala.

• Antes de regresar los materiales limpios al área, revise la HR durante varias semanas para asegurarse de que no exceda el 55%.

• Después de que los materiales se hayan instalado de nuevo en el lugar, mantenga una vigilancia diaria ante un eventual rebrote.

Las esporas, activas o latentes, son ubicuas. Aunque es imposible deshacerse de todas las esporas, el desarrollo de hongos

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puede ser controlado. Deben mantenerse las condiciones que eviten el crecimiento de esporas activas o la reactivación de las latentes. Aunque las condiciones que rigen el comportamiento de estas últimas son aún poco comprendidas, se recomienda evitar temperaturas extremas y la exposición a sustancias químicas, salvo en los casos en que sea absolutamente necesario para la preservación del material. Lo más importante para el control del hongo es mantener la HR inferior a 55% o, mejor aún, por debajo de 45%. También son de importancia el uso de estuches protectores, la limpieza meticulosa, el control de la HR y de la temperatura, y el ojo crítico. Si los recursos lo permiten, se recomienda una filtración de alto nivel al menos en los depósitos, si no fuese posible en el edificio entero.

La protección de las colecciones de bibliotecas y archivos contra accidentes con agua debería estar entre las primeras prioridades para cualquier institución. Las colecciones humedecidas deben secarse de inmediato o estabilizarse mediante congelación. Los materiales afectados por hongos deben ser aislados, secados si estuviesen húmedos, y, luego, limpiados utilizando estrictas precauciones.

En cualquier biblioteca o archivo una invasión sigilosa de hongos siempre es causa de consternación. Afortunadamente, existen maneras de evitarla, con conocimiento, cuidado y, sobre todo, vigilancia.

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Anexo 8 Secado de documentos y libros Actualmente, existen cinco maneras de secar libros y documentos. Todas ellas han sido sometidas por lo menos a pruebas mínimas en condiciones de emergencia, y varias se han utilizado extensivamente. Las mismas se describen en el presente artículo para ayudarle a elegir la mejor opción según sus propias circunstancias: causa y nivel de daño, número de objetos afectados, rareza/escasez de los mismos, y personal, presupuesto y servicio de secado disponibles. La asesoría de un conservador o gerente de preservación experimentado en la recuperación de materiales afectados por un desastre puede ser útil antes de hacer la selección definitiva. Las operaciones de recuperación exitosas han demostrado que es menos costoso secar colecciones originales que reemplazarlas, incluso si dichas colecciones fuesen reemplazables.

Es importante entender que ningún método de secado restaura los materiales. Ellos nunca estarán en mejores condiciones de como se encontraban antes de comenzar el secado. Si no se pueden tomar las decisiones vitales en seguida, los libros y documentos deberían congelarse para reducir la distorsión física y la contaminación biológica.

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Secado al aire El secado al aire es el método más antiguo y común para tratar libros y documentos mojados. Puede emplearse para un volumen o para muchos, pero es más adecuado para pequeñas cantidades de libros y documentos mojados o ligeramente humedecidos. Debido a que no requiere un equipo especial, a menudo se considera un método de secado no costoso. Sin embargo, es extremadamente intensivo en términos de volumen de trabajo, puede ocupar una gran cantidad de espacio y puede dar como resultado encuadernaciones y soportes torcidos. Rara vez es exitosa en el secado de papeles recubiertos y encuadernados.

Debería siempre consultarse a conservadores de libros y de papel en los casos de materiales raros o únicos. Ellos pueden acordar la opción de secar los libros al aire, o bien recomendar una de las otras posibilidades de recuperación.

Deshumificación Es el método que más recientemente ha ganado credibilidad dentro del mundo de las bibliotecas y archivos, aunque ha sido empleado por muchos años para secar edificios y bodegas de barcos. Grandes deshumidificadores comerciales se instalan en el área donde se encuentran todas las colecciones, equipos y mobiliario afectados. La temperatura y la humedad pueden controlarse cuidadosamente según las especificaciones. Se están realizando pruebas adicionales, pero la técnica es realmente exitosa para libros ligera o moderadamente humedecidos, aun para aquellos con papel recubierto, siempre y cuando el proceso se inicie antes de que el material se hinche y se adhiera entre sí. El número de volúmenes que puede tratarse con la deshumidificación se encuentra limitado sólo por la cantidad de equipo disponible y por la experiencia de los operadores del equipo. Este método tiene la ventaja de dejar los materiales en su lugar dentro de los estantes y cajas de almacenamiento, lo

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cual elimina la costosa fase de traslado a un congelador o a una cámara al vacío.

Secado por congelación Los libros y documentos que sólo están humedecidos o moderadamente mojados pueden secarse con éxito en un congelador por inyección de aire y autodescongelable, si se dejan allí suficiente tiempo. Los materiales deberían colocarse en el congelador tan pronto como sea posible después de haber sido afectados por el agua. Los libros se secan mejor si sus encuadernaciones son ajustadas firmemente para inhibir el hinchamiento inicial. Es conveniente que el equipo utilizado tenga la capacidad de congelar muy rápidamente y que alcance temperaturas inferiores a -23ºC para reducir la distorsión física y facilitar el secado. Los documentos pueden colocarse dentro del congelador en lotes, o bien ser esparcidos en el mismo para un secado más rápido. Es posible que el proceso de secado con este método tome varias semanas o varios meses, dependiendo de la temperatura del congelador y del grado de daño causado por el agua. Sin embargo, se recomienda tomar precauciones, ya que con este método las hojas de papel recubierto pueden adherirse entre sí.

Secado térmico al vacío Los libros y documentos pueden secarse en una cámara de secado térmico al vacío, en la cual se colocan ya sea mojados o congelados. Se extrae el aire de la cámara para crear el vacío, se introduce el calor, y los materiales se secan a una temperatura superior a los 0ºC. Esto significa que los materiales permanecen húmedos o mojados mientras se secan. Es una manera aceptable de secar documentos mojados, pero a menudo se produce una distorsión física extrema en los documentos y libros, casi siempre una compactación (por adhesión entre sí) del papel recubierto.

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Para grandes cantidades de material, este método resulta más fácil que el secado al aire y casi siempre muestra una mejor relación costo-efectividad. Sin embargo, es de esperar una extensa labor de reencuadernación de los libros o de reubicación de los mismos en estuches. Este método es una solución para materiales que han sufrido un fuerte daño por acción del agua.

Secado por congelación al vacío (liofilización) Este proceso requiere un equipo muy sofisticado y es especialmente adecuado para grandes cantidades de libros y documentos muy mojados, así como para el papel recubierto. Los libros y documentos a ser secados se colocan en una cámara de congelación al vacío. Logrado el vacío, se introduce calor, y las colecciones, que se secan a temperaturas inferiores a 0ºC, permanecen congeladas. De este modo se lleva a cabo el proceso físico conocido como sublimación: los cristales de hielo se evaporan sin pasar por el estado líquido. En consecuencia, no ocurrirá hinchamiento adicional o una distorsión física más allá de la que ya existía antes de que los materiales se coloquen en la cámara.

Muchos papeles recubiertos (ejemplo: papel estucado y cromado) pueden ser difíciles de secar sin que se adhieran entre sí una vez que se han mojado. Debido a que es casi imposible determinar cuáles papeles se adherirán y cuáles no, todos los papeles revestidos deberían tratarse de la misma manera para fines del secado por congelación al vacío. Antes de proceder a cualquier método de secado, e idealmente dentro de un lapso de seis horas desde que ocurriera la mojadura, los materiales deberían congelarse a -23ºC o menos. Posteriormente, pueden secarse por congelación al vacío con una mayor posibilidad de obtener resultados exitosos. Los materiales raros y únicos pueden también secarse con éxito por congelación al vacío, pero es posible que las pieles y los pergaminos no sobrevivan. Las fotografías no deberían secarse de esta manera a no ser que no haya otra posibilidad. Consulte en todo caso a un conservador

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de fotografías. Aunque este método puede parecer inicialmente más costoso debido al equipo necesario, los resultados a menudo son tan satisfactorios que no se necesita fondos adicionales para la reencuadernación, y el lodo, sucio y/u hollín salen a la superficie, lo que hace que la limpieza consuma menos tiempo. Si ha de secarse sólo unos pocos libros, el secado por congelación al vacío puede ser realmente costoso. Sin embargo, las compañías que ofrecen este servicio frecuentemente están dispuestas a secar un pequeño grupo de libros de un cliente junto con un grupo más grande de otro cliente, lo cual reduce el costo por libro y hace accesible el proceso.

Cómo secar al aire documentos mojados Los documentos mojados pueden secarse al aire si se toma la precaución de seguir las directrices sugeridas por los expertos en preservación. La técnica es más adecuada para pequeñas cantidades de documentos que se han humedecido o han sufrido daños por el agua sólo cerca de los bordes. Si hay cientos de páginas sueltas o si el daño causado por el agua es severo, otros métodos de secado serán más satisfactorios y más efectivos en términos de costos. Los lotes de documentos en papel recubierto o brillante deben separarse entre sí inmediatamente para evitar la adhesión, o deben ser congelados mientras se espera una posterior decisión sobre el secado. Debe también tenerse cuidado con las tintas solubles en agua. Los documentos con tintas que se corren o que se borran deberían congelarse inmediatamente para preservar la información escrita. Después de que los objetos se secan, se puede contactar a los conservadores para recibir asesoría y asistencia.

Si los documentos deben ser secados al aire, los siguientes pasos ayudarán a lograr resultados satisfactorios. Debe, en todo caso, tenerse presente que el papel mojado es extremadamente frágil y se desgarra o daña con facilidad, por lo que es necesario proceder con cuidado. Una vez mojados, los documentos nunca lucen igual

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y debe esperarse por lo menos alguna distorsión o formación de arrugas: 1. Disponga de un lugar limpio y seco donde la temperatura y humedad sean lo más bajas posible. La temperatura y la humedad relativa deben estar por debajo de 21ºC y de 50%, respectivamente; de lo contrario, es probable que se desarrollen hongos y que la distorsión física sea extrema.

2. Mantenga siempre el aire en movimiento utilizando ventiladores en el área de secado. Esto acelera dicho proceso y obstaculiza el crecimiento de hongos. Si los materiales se secan fuera del edificio, recuerde que la exposición prolongada a la luz solar directa puede palidecer las tintas y acelerar el envejecimiento del papel. Tenga en mente que la brisa puede arrastrar consigo documentos sueltos. Dirija los ventiladores hacia el aire y lejos de los documentos que se estén secando.

3. Las hojas sueltas pueden colocarse en mesas, pisos y otras superficies planas protegidas, si fuese necesario, por papel secante o papel periódico limpio y no impreso. También pueden usarse cuerdas de tendederos dispuestas muy cerca unas a otras, colocando luego sobre ellas las hojas para que se sequen.

4. Si los documentos están impresos en papel recubierto, deben separarse entre sí para evitar que se adhieran. Este es un proceso tedioso, que requiere destreza y paciencia. Una práctica realizada con antelación resultará útil: coloque un trozo de película de poliéster sobre el lote de hojas. Presiónela suavemente contra la primera; luego levante simultánea y lentamente la película de poliéster y la primera hoja de arriba. Cuélguelas en el tendedero, utilizando pinzas, para que se sequen juntas. Al secarse el documento, se separará de la superficie de la película. Antes de que se caiga, remuévalo y permita que termine de secarse en una superficie plana.

5. Una vez secos, los documentos pueden reubicarse en sobres y cajas limpias. También pueden fotocopiarse o cambiarse a

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formato de microfilme o ficha. Los documentos sometidos a proceso de secado siempre ocupan más espacio que aquéllos que no han sido afectados por el agua.

Cómo secar al aire los libros El secado al aire es más apropiado para libros que sólo están húmedos o mojados en algunos lugares, como, por ejemplo, a lo largo de los bordes. Los libros que están empapados deberían secarse por congelación al vacío para minimizar la formación de arrugas en las hojas y la distorsión física de las encuadernaciones.

Los libros que contienen papel recubierto deberían congelarse mientras todavía estén mojados y secarse por congelación al vacío. Los libros con tinta que se corre o se borra deberían congelarse inmediatamente y secarse como sigue a continuación: 1. Remítase a los pasos 1 y 2 de la sección anterior.

2. Intercale, cada pocas páginas, papel secante u hojas de periódico limpias y no impresas, comenzando por la parte posterior del libro y volteando las páginas cuidadosamente. Tenga cuidado de no intercalar demasiadas páginas ya que el dorso puede hacerse cóncavo y el libro puede sufrir distorsión física. Complete esta operación de intercalado colocando papel secante limpio dentro de las cubiertas anterior y posterior de la obra. Cierre el libro y colóquelo sobre varias hojas de papel absorbente. Cambie las hojas intercaladas con frecuencia. Dé vueltas al libro cada vez que realice el intercalado.

3. Cuando los libros están secos pero todavía frescos al tacto deberían cerrarse y apoyarse en forma horizontal en una mesa u otra superficie, llevarse suavemente a la forma normal, con el lomo convexo y el borde frontal cóncavo (si esa era la forma original) y mantenerse en el lugar con un ligero peso.

No coloque unos sobre otros los libros que se encuentren en proceso de secado. En ningún caso los libros deberían ser

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devueltos a los estantes hasta que no estén completamente secos; de lo contrario pueden desarrollarse hongos, particularmente a lo largo de los márgenes interiores.

4. La humedad persistirá por algún tiempo en los márgenes interiores, a lo largo del lomo y entre las tapas y las guardas; especialmente en los volúmenes cosidos a máquina. Verifique a menudo si hay crecimiento de hongos mientras los libros se están secando.

5. Si sus bordes están sólo ligeramente mojados, un libro puede colocarse, abierto y apoyado verticalmente, en el trayecto de un flujo de aire (como el proveniente de un ventilador), de manera que se ventile levemente. Para minimizar la distorsión de los bordes, coloque los volúmenes en forma horizontal bajo una ligera presión (por ejemplo, ladrillos cubiertos con papel) justo antes de que se complete el secado.

6. Si puede habilitar un salón con aire acondicionado capaz de mantener un nivel constante de humedad relativa de 25 a 35% y una temperatura entre 10º y 18ºC, los libros que sólo presenten bordes mojados pueden secarse en forma exitosa en aproximadamente dos semanas sin necesidad de intercalación de páginas. No trate de secar con este método libros impresos en papel recubierto. En la mayoría de los casos, la única alternativa para salvar estos libros es congelarlos mientras están mojados y secarlos por congelación al vacío.

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Anexo 9 Rescate de emergencia de fotografías Debido a la enorme cantidad y variedad de los procesos, resulta difícil ofrecer un consejo responsable sobre el rescate de emergencia de fotografías mojadas. Dependiendo del proceso, algunas fotografías pueden soportar la inmersión en agua por un día o más, mientras que otras se desfigurarían en forma permanente e incluso se destruirían después de un par de minutos de inmersión. En general, las fotografías mojadas deberían secarse al aire o congelarse tan rápido como fuese posible. Una vez estabilizadas por alguno de estos métodos, habrá tiempo para decidir la posterior acción a seguir.

En condiciones ideales, el rescate debería hacerse bajo la supervisión de un conservador, que puede minimizar el daño a una colección si tiene la oportunidad de dirigir el rescate y tratar la colección inmediatamente después de ocurrido el daño. El tiempo es esencial: mientras mayor sea el tiempo que transcurra entre la emergencia y el rescate, mayor será el daño permanente.

Minimizar el tiempo de inmersión Las fotografías se deterioran en el agua con rapidez: las imágenes pueden separarse de sus monturas, las emulsiones pueden disolverse o adherirse unas a otras y pueden formarse manchas.

Los hongos, que pueden crecer en 48 horas bajo una humedad – 139 –

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relativa de 60% y una temperatura de 21ºC, causan a menudo manchas permanentes y otros daños a las fotografías. Por estas razones, es necesario que sean secadas tan pronto como sea posible. Si no pudiesen secarse deberían ser congeladas.

Prioridades de rescate para fotografías mojadas En general, las películas (en base plástica) son más estables que los impresos (en soporte de papel); por lo tanto, los impresos deben rescatarse primero. Entre las excepciones importantes se incluyen las películas de seguridad y las de base de nitrato deterioradas, que son extremadamente susceptibles al daño por el agua.

• Las fotografías elaboradas mediante los siguientes procesos deberían rescatarse primero: ambrotipos, tintipos, negativos de placa húmeda de colodión, negativos de placa seca de gelatina, diapositivas, película de seguridad o de nitrato deterioradas, autocromos, positivos de carbón, positivos de gelatina no endurecidos o deteriorados y materiales en color.

Las fotografías elaboradas con muchos de estos procesos no sobreviven a la inmersión.

• Entre las fotografías que son más estables bajo inmersión en agua se incluyen: daguerrotipos, positivos de papel salado, positivos de albúmina, positivos de colodión, positivos de platino, cianotipos.

Secado al aire de las fotografías • Si se dispone de personal, espacio y tiempo, las fotografías pueden ser secadas al aire.

• Separe las fotografías de sus estuches, marcos y de otras fotografías. Si están adheridas entre sí o al vidrio, manténgalas así para ser congeladas y consulte a un conservador.

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• Permita que el exceso de agua se escurra de las fotografías.

• Esparza las fotografías para que se sequen, con la imagen hacia arriba, colocándolas en forma plana sobre un material absorbente, como, por ejemplo, papel secante, papel periódico no impreso, toallas de papel o una tela limpia.

• Las fotografías pueden enrollarse durante el secado. Sin embargo, estas pueden regresarse a su estado plano posteriormente.

Congelación de las fotografías • Si no es posible secar al aire las fotografías en forma inmediata, o si las fotografías se encuentran adheridas entre sí, congélelas.

• Coloque las fotografías adheridas en bolsas pequeñas antes de congelarlas.

• De ser posible, previo a su congelación, intercale entre las fotografías un material de poliéster (no tejido) o papel de cera. Esto facilitará la separación de las mismas cuando sean tratadas posteriormente.

Secado de fotografías congelados • El mejor método de secado de las fotografías congeladas es permitir que se deshielen para luego dejarlas secar al aire. A medida que un grupo de fotografías se descongela, estas pueden ser desprendidas una a una cuidadosamente del grupo y colocarse con la imagen hacia arriba sobre una superficie limpia y absorbente para que se sequen al aire.

• El secado térmico al vacío, en el que el material congelado se deshiela (el agua pasa de nuevo a estado líquido) y es posteriormente secado al vacío, no es recomendable para las fotografías. Las fotografías de gelatina que se someten a este procedimiento, por ejemplo, tienden a vetearse seriamente y a adherirse entre sí.

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• Las fotografías pueden ser secadas por congelación al vacío (liofilización, proceso donde el hielo para a vapor sin convertirse en agua); en este proceso no ocurre deshielo. Las fotografías de gelatina podrían vetearse durante el proceso, pero no se adhieren unas a otras.

• Las placas de vidrio de colodión nunca deben secarse por congelación; no sobreviven. Esto también es cierto para todos los procesos similares de colodión, tales como los ambrotipos, las diapositivas de colodión y los tintipos.

Rescate de diapositivas • Las diapositivas pueden enjuagarse y sumergirse en una mezcla de agua y algún producto limpiador de diapositivas (Photoflo® o cualquier otra marca comercial similar) y secarse luego al aire, preferiblemente colgadas en una cuerda o sostenidas por su borde.

• Lo ideal es que las diapositivas se saquen de sus marcos para que se sequen y luego se monten de nuevo.

• Las diapositivas montadas entre vidrio deben sacarse de su montura; de lo contrario, no se secarán.

Consulte a un conservador experimentado Las fotografías secadas o congeladas son razonablemente estables. Almacénelas hasta que pueda hablar con un conservador que posea experiencia en fotografías y pueda orientarle sobre las necesidades de tratamiento pertinentes.

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Publicaciones del Archivo General de la Nación

Vol. I Vol. II Vol. III Vol. IV Vol. V Vol. VI Vol. VII Vol. VIII Vol. IX Vol. X Vol. XI

Vol. XII Vol. XIII Vol. XIV

Vol. XV

Correspondencia del Cónsul de Francia en Santo Domingo, 1844-1846.

Edición y notas de E. Rodríguez Demorizi. C. T., 1944.

Documentos para la historia de la República Dominicana. Colección de E. Rodríguez Demorizi, Vol. I. C. T., 1944.

Samaná, pasado y porvenir. E. Rodríguez Demorizi. C. T., 1945 Relaciones históricas de Santo Domingo. Colección y notas de E. Rodríguez Demorizi, Vol. II. C. T., 1945.

Documentos para la historia de la República Dominicana. Colección de E. Rodríguez Demorizi, Vol. II. Santiago, 1947.

San Cristóbal de antaño. E. Rodríguez Demorizi, Vol. II. Santiago, 1946.

Manuel Rodríguez Objío (poeta, restaurador, historiador, mártir). R. Lugo Lovatón. C. T., 1951.

Relaciones. Manuel Rodríguez Objío. Introducción, títulos y notas por R. Lugo Lovatón. C. T., 1951.

Correspondencia del Cónsul de Francia en Santo Domingo, 1846-1850, Vol. II. Edición y notas de E. Rodríguez Demorizi. C. T., 1947. Índice general del «Boletín» del 1938 al 1944. C. T., 1949.

Historia de los aventureros, filibusteros y bucaneros de América. Alexander O. Exquemelin. Traducción de C. A. Rodríguez. Introducción de R. Lugo Lovatón. C. T., 1953.

Obras de Trujillo. Introducción de R. Lugo Lovatón. C. T., 1956.

Relaciones históricas de Santo Domingo. Colección y notas de E. Rodríguez Demorizi, Vol. III. C. T., 1957.

Cesión de Santo Domingo a Francia. Correspondencia de Godoy, García Roume, Hedouville, Louverture Rigaud y otros. 1795-1802. Edición de E. Rodríguez Demorizi, Vol. III. C. T., 1959.

Documentos para la historia de la República Dominicana. Colección de E. Rodríguez Demorizi, Vol. III. C. T., 1959.

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Publicaciones del Archivo General de la Nación

Vol. XVI

Escritos dispersos (Tomo I: 1896-1908). José Ramón López. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2005.

Vol. XVII Escritos dispersos (Tomo II: 1909-1916). José Ramón López. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2005.

Vol. XVIII Escritos dispersos (Tomo III: 1917-1922). José Ramón López. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2005.

Vol. XIX Máximo Gómez a cien años de su fallecimiento, 1905-2005. Edición de Emilio Cordero Michel. Santo Domingo, D. N., 2005.

Vol. XX Lilí, el sanguinario machetero dominicano. Juan Vicente Flores. Santo Domingo, D. N., 2006.

Vol. XXI Escritos selectos. Manuel de Jesús de Peña y Reynoso. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2006.

Vol. XXII Obras escogidas 1. Artículos. Alejandro Angulo Guridi. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2006.

Vol. XXIII Obras escogidas 2. Ensayos. Alejandro Angulo Guridi. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2006.

Vol. XXIV Obras escogidas 3. Epistolario. Alejandro Angulo Guridi. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2006.

Vol. XXV La colonización de la frontera dominicana 1680-1796. Manuel Vicente Hernández González. Santo Domingo, D. N., 2006.

Vol. XXVI Fabio Fiallo en La Bandera Libre. Compilación de Rafael Darío Herrera. Santo Domingo, D. N., 2006.

Vol. XXVII Expansión fundacional y crecimiento en el norte dominicano (16801795). El Cibao y la bahía de Samaná. Manuel Hernández González. Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XXVIII Documentos inéditos de Fernando A. de Meriño. Compilación de José Luis Sáez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XXIX Textos selectos. Pedro Francisco Bonó. Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XXX Iglesia, espacio y poder: Santo Domingo (1498-1521), experiencia fundacional del Nuevo Mundo. Miguel D. Mena. Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XXXI Cedulario de la isla de Santo Domingo, Vol. I: 1492-1501. Fray Vicente Rubio, O. P. (Coedición: Centro de Altos Estudios Humanísticos y del Idioma Español). Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XXXII La Vega, 25 años de historia 1861-1886. (Tomo I: Hechos sobresalientes en la provincia). Compilación de Alfredo Rafael Hernández Figueroa. Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XXXIII La Vega, 25 años de historia 1861-1886. (Tomo II: Reorganización de la provincia post Restauración). Compilación de Alfredo Rafael Hernández Figueroa. Santo Domingo, D. N., 2007.

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Publicaciones del Archivo General de la Nación

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Vol. XXXIV Cartas del Cabildo de Santo Domingo en el siglo XVII. Compilación de Genaro Rodríguez Morel. (Coedición: Academia Dominicana de la Historia). Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XXXV Memorias del Primer Encuentro Nacional de Archivos. Edición de Dantes Ortiz. Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XXXVI Actas de los primeros congresos obreros dominicanos, 1920 y 1922. Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XXXVII Documentos para la historia de la educación moderna en la República Dominicana (1879-1894), tomo I. Raymundo González. (Coedición: Academia Dominicana de la Historia). Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XXXVIII Documentos para la historia de la educación moderna en la República Dominicana (1879-1894), tomo II. Raymundo González. (Coedición: Academia Dominicana de la Historia). Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XXXIX Una carta a Maritain. Traducción e introducción del P. Jesús Hernández. Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XL Manual de indización para archivos. Marisol Mesa, Elvira Corbelle Sanjurjo, Alba Gilda Dreke de Alfonso, Miriam Ruiz Meriño, Jorge Macle Cruz. (Coedición: Archivo Nacional de la República de Cuba). Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XLI Apuntes históricos sobre Santo Domingo. Dr. Alejandro Llenas. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XLII Ensayos y apuntes diversos. Dr. Alejandro Llenas. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XLIII La educación científica de la mujer. Eugenio María de Hostos. Santo Domingo, D. N., 2007.

Vol. XLIV Cartas de la Real Audiencia de Santo Domingo (1530-1546). Compilación de Genaro Rodríguez Morel. (Coedición: Academia Dominicana de la Historia). Santo Domingo, D. N., 2008.

Vol. XLV Américo Lugo en Patria. Selección. Compilación de Rafael Darío Herrera. Santo Domingo, D. N., 2008.

Vol. XLVI Años imborrables. Rafael Alburquerque Zayas-Bazán. Santo Domingo, D. N., 2008.

Vol. XLVII Censos municipales del siglo xix y otras estadísticas de población. Alejandro Paulino Ramos. Santo Domingo, D. N., 2008.

Vol. XLVIII Documentos inéditos del arzobispo Adolfo Alejandro Nouel (tomo I).

Compilación de José Luis Saez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008.

Vol. XLIX Documentos inéditos del arzobispo Adolfo Alejandro Nouel (tomo II).

Compilación de José Luis Saez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008.

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Vol. LI

Vol. LII Vol. LIII Vol. LIV Vol. LV Vol. LVI Vol. LVII Vol. LVIII

Vol. LIX

Vol. LX

Vol. LXI

Vol. LXII Vol. LXIII Vol. LXIV Vol. LXV

Vol. LXVI

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Publicaciones del Archivo General de la Nación Documentos inéditos del arzobispo Adolfo Alejandro Nouel (tomo III).

Compilación de José Luis Saez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008.

Prosas polémicas 1. Primeros escritos, textos marginales, Yanquilinarias.

Félix Evaristo Mejía. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008.

Prosas polémicas 2. Textos educativos y Discursos. Félix Evaristo Mejía.

Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008.

Prosas polémicas 3. Ensayos. Félix Evaristo Mejía. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008.

Autoridad para educar. La historia de la escuela católica dominicana.

José Luis Sáez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008.

Relatos de Rodrigo de Bastidas. Antonio Sánchez Hernández. Santo Domingo, D. N., 2008.

Textos reunidos 1. Escritos políticos iniciales. Manuel de J. Galván.

Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008.

Textos reunidos 2. Ensayos. Manuel de J. Galván. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008.

Textos reunidos 3. Artículos y Controversia histórica. Manuel de J. Galván. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008.

Textos reunidos 4. Cartas, Ministerios y misiones diplomáticas. Manuel de J. Galván. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008.

La sumisión bien pagada. La iglesia dominicana bajo la Era de Trujillo (1930-1961), tomo I. José Luis Sáez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008.

La sumisión bien pagada. La iglesia dominicana bajo la Era de Trujillo (1930-1961), tomo II. José Luis Sáez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008.

Legislación archivística dominicana, 1847-2007. Santo Domingo, D. N., 2008.

Libro de bautismos de esclavos (1636-1670). Transcripción de José Luis Sáez, S. J. Santo Domingo, D. N., 2008.

Los gavilleros (1904-1916). María Filomena González Canalda.

Santo Domingo, D. N., 2008.

El sur dominicano (1680-1795). Cambios sociales y transformaciones económicas. Manuel Vicente Hernández González. Santo Domingo, D. N., 2008.

Cuadros históricos dominicanos. César A. Herrera. Santo Domingo, D. N., 2008.

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Vol. LXVII

Escritos 1. Cosas, cartas y... otras cosas. Hipólito Billini. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008.

Vol. LXVIII Escritos 2. Ensayos. Hipólito Billini. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008.

Vol. LXIX Memorias, informes y noticias dominicanas. H. Thomasset. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008.

Vol. LXX Manual de procedimientos para el tratamiento documental. Martha Marina Ferriol Marchena, Olga María Pedierro Valdés, Marisol Mesa León, Mercedes Maza Llovet. (Coedición: Archivo Nacional de la República de Cuba). Santo Domingo, D. N., 2008.

Vol. LXXI Escritos desde aquí y desde allá. Juan Vicente Flores. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2008.

Vol. LXXII De la calle a los estrados por justicia y libertad. Ramón Antonio Veras –Negro–. Santo Domingo, D. N., 2008.

Vol. LXXIII Escritos y apuntes históricos. Vetilio Alfau Durán. Santo Domingo, D. N., 2009.

Vol. LXXIV Almoina, un exiliado gallego contra la dictadura trujillista. Salvador E. Morales Pérez. Santo Domingo, D. N., 2009.

Vol. LXXV Escritos 1. Cartas insurgentes y otras misivas. Mariano A. Cestero.

Edición de Andrés Blanco Díaz, Santo Domingo, D. N., 2009.

Vol. LXXVI Escritos 2. Artículos y ensayos, por Mariano A. Cestero. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2009.

Vol. LXXVII Más que un eco de la opinión. 1. Misceláneos, 1874-1898. Francisco Gregorio Billini. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2009.

Vol. LXXVIII Más que un eco de la opinión. 2. Escritos, 1879-1885. Francisco Gregorio Billini. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2009.

Vol. LXXIX Más que un eco de la opinión. 3. Escritos, 1886-1889. Francisco Gregorio Billini. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2009.

Vol. LXXX Más que un eco de la opinión. 4. Escritos, 1890-1897. Francisco Gregorio Billini. Edición de Andrés Blanco Díaz. Santo Domingo, D. N., 2009.

Vol. LXXXI Capitalismo y descampesinización en el Suroeste dominicano. Angel Moreta. Santo Domingo, D. N., 2009.

Vol. LXXXII Francisco Alberto Henríquez Vásequez: Radiografía de una vida.

Testimonios orales, imágenes y documentos. Pastor de la Rosa Ventura. Santo Domingo, D. N., 2009.

Vol. LXXXIII Perlas de la pluma de los Garrido. E. O. Garrido, Víctor Garrido y Edgna Garrido de Boggs. Edición de Edgar Valenzuela. Santo Domingo, D. N., 2009.

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Colección Juvenil Vol. I Vol. II Vol. III Vol. IV Vol. V Vol. VI Vol. VII

Textos selectos. Pedro Francisco Bonó. Santo Domingo, D. N., 2007.

Heroínas nacionales. Roberto Cassá. Santo Domingo, D. N., 2007.

Vida y obra de Ercilia Pepín. Alejandro Paulino Ramos. Santo Domingo, D. N., 2007.

Dictadores dominicanos del siglo xix. Roberto Cassá. Santo Domingo, D. N., 2008.

Padres de la Patria. Roberto Cassá. Santo Domingo, D. N., 2008.

Pensadores criollos. Roberto Cassá. Santo Domingo, D. N., 2008.

Héroes restauradores. Roberto Cassá. Santo Domingo, D. N., 2009.

Colección Cuadernos Populares Vol. 1

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Ideología Revolucionaria de Juan Pablo Duarte. Juan Isidro Jimenes Grullón. Santo Domingo, D. N., 2009.

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Colofón Gestión de riesgos para la prevención y mitigación de desastres en el patrimonio documental, de Sofía Borrego Alonso, Maritza Dorta Valdés, Ana Pérez Lara y Maritza Mirabal Villason, se terminó de imprimir en los talleres gráficos de Editora Búho, C. por A. en el mes de julio de 2009, con una tirada de un mil (1,000) ejemplares.

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