Charte pour la participation au programme de l’échange - Associa-Med LC Sousse Saison 2019-2020 I. Préambule : 1. Le programme d’échange est organisé par l’Associa-Med sous la tutelle de l’IFMSA. 2. Le programme d’échange consiste à effectuer un stage dans un hôpital ou un laboratoire pendant 4 semaines dans un pays étranger dont l’association d’étudiants en médecine est membre de l’IFMSA et a établi un contrat d’échange avec l’Associa-Med. 3. Tout adhérent à l’Associa-Med LC Sousse a le droit de s’inscrire au programme d’échange. 4. Seul un adhérent à l’Associa-Med LC Sousse peut s’inscrire au programme d’échange.
II. Conditions générales : 1. Pour la validité de l’inscription, l’étudiant doit fournir l’ensemble des documents tel que décrit dans l’article VI. 2. Le dernier délai d’inscription pour le premier tour est le 23 octobre 2019, ainsi que pour les compléments d’inscription. 3. Le dernier délai d’inscription pour le deuxième et troisième tour est fixé par les responsables de l’échange selon la deadline nationale. 4. Le choix des destinations est fonction d’un classement régit par un score calculé tel que décrit à l’article III.
III. Critères de sélection : Un score est établi pour chaque adhérent inscrit au programme de l’échange par l’addition des critères suivants :
1. Année d’étude :
Premier cycle des études médicales : PCEM 1 : 5 points. PCEM 2 : 10 points. Deuxième cycle des études médicales : DCEM 1 : 15 points. DCEM 2 : 20 points. DCEM 3 : 25 points. DCEM 4 : 30 points. c. Troisième cycle des études médicales : 35 points
2. Participation au programme d’échange : Plus d’une participation : 0 points. Une seule participation : 20points. Aucune participation antérieure : 40 points.
3. Année d’ancienneté : Nombre d’années d’ancienneté x 5 points.
4.points d’activités obtenus par les membres actifs : a. Seront attribués aux membres actifs des comités SCOPE&SCORE selon une grille de points fixée par les responsables locaux de l’échange avec un maximum de 90 points pour le volet in et 30 pour le volet out. b. Des points d’activités pour les membres actifs des comités de l’Associa-Med LC Sousse (à l’exception des comités SCOPE&SCORE) sont accordés comme suit: i. Les responsables des comités doivent envoyer une liste des points des membres actifs annexée au bilan moral de chaque projet. Chaque membre actif ayant participé à ce projet sera noté sur 5. Cette note sera multipliée par un coefficient qui est définie par le bureau exécutif . ii. Le quota de bonus par chaque comité (à l'exclusion des comités SCOPE et SCORE) ne peut pas dépasser 30 points. iii. Tous les membres ayant participé au sein des national teams (assistants, coordinateurs de projets ) , les teams des divisions de support et les OC Nationaux et Locaux (Organizing Comitte) auront un bonus de 5 points. iv. Les points d’activités des membres actifs doivent être approuvés par le responsable du comité et par les deux responsables de l’échange. d. Les points cumulés représentent 60% du total des points d’activité et points cumulés de la saison précédente e. Des points bonus sont accordés comme suit : i. Un étudiant a 20 points s'il héberge un seul étudiant en dehors des périodes d’examens et de révision ii. Un étudiant a 40 points s'il héberge plus qu’un étudiant étranger pendant un seul mandat ou s'il héberge un seul étudiant étranger pendant les périodes d’examens ou de révision . f.En cas d’erreur, le membre actif peut réclamer ses points auprès des responsables de l’échange avant un minimum de 72h de la date convoquée du premier tour de choix des contrats.
5. Points pour les responsables locaux et nationaux : a. Les membres du bureau national ou local de l'Associa-Med (du mandat précédent) ont un bonus de 50 points, et ce en dehors des points d’activités obtenus par son activité au sein des autres comités. b. Les responsables de l’échange du mandat précédent seront notés comme les autres responsables locaux sur leur activités durant le mandat avant la saison «Incomings». c. Un responsable local de l’échange est considéré par défaut comme membre actif des comités échange de stage et échange de recherche en ce qui concerne la saison «Incomings». Il sera récompensé selon la même grille de points des membres actifs, et ce pour chaque service présenté lors de cette saison.
IV. Catégories de contrats : 1. Il existe deux catégories de contrats : les contrats de la catégorie A et les contrats ordinaires. 2. Les contrats de la catégorie A : a. sont des contrats d’une importance primordiale et sont susceptibles d’être perdus pour les années à venir si les étudiants qui les prennent manquent de sérieux ou ne s’appliquent pas assez dans leurs stages respectifs. Des mesures particulières ont été prises pour s’assurer que ces contrats ne soient pas perdus par l’Associa-Med. b. Ces mesures sont : une caution sous forme de chèque de garantie d’un montant de 250dt. c. Cette caution ne sera remboursée que si l’étudiant : -retourne un Student Hand- Book parfaitement rempli (le Student Hand- Book sera fourni par l’Associa-Med). -retourne une copie certifiée du certificat de l’IFMSA signée et tamponnée. -remplit les « Evaluation-Forms » de l’IFMSA et de l’Associa-Med. 3. Les contrats ordinaires, contrairement à leur nom, sont aussi à prendre au sérieux et sont soumis aux mêmes conditions que les contrats de la catégorie A quant au remboursement des cautions sauf que le montant de la caution est seulement de 100dt. 4. Les contrats ordinaires et les contrats de la catégorie A, se répartissent tous les deux en deux sous-types : Les contrats bilatéraux et les contrats unilatéraux.
V. Paiement : 1. Les contrats unilatéraux ont des montants spécifiques qui sont fixés par les pays qui reçoivent et leurs frais se trouvent dans les exchange conditions du NMO (National Member Organisation) concerné (ifmsa.org).», ils diffèrent d’un pays à un autre. 2. Le mode de paiement des contrats unilatéraux diffère d’une destination à une autre. Il existe des associations hôtes à qui l’Associa-Med LC Sousse peut transférer directement les frais de l’échange ; ce mode de paiement est appellé « In-Voice ».D’autres associations hôtes réclament directement les frais d’échange à l’arrivée de l’étudiant à destination ; ce mode de paiement est appelé « Upon Arrival ». 3. Les frais pour les contrats unilatéraux « In-Voice » sont tous payables en une seule tranche en dinars tunisiens à l’Associa-Med LC Sousse dans un délai n’excédant pas le 12 décembre 2019 qui les transfèrera par la suite aux pays concernés. 4. Pour les frais des contrats unilatéraux qui devront être payés « Upon Arrival », l’étudiant devra présenter une caution non subventionnable de 250 dinars sous forme d’un chèque de garantie qui sera remboursée si l’étudiant ramène un papier signé et tamponné de la part du LEO ou le LORE de l’association hôte, et qui sera fourni par l’Associa-Med LC Sousse. 5. Pour les contrats bilatéraux : les frais de participation pour la saison 2019-2020 ont été fixés à 570 TND et seront répartis en trois tranches : Première tranche= 50TND non remboursable. Deuxième tranche= 300TND. troisième tranche= 220TND. Les cautions : concernent aussi bien les contrats unilatéraux que les contrats bilatéraux : Caution = 100 dt non subventionnables (rendue si Evaluation Forms de l’Associa-Med et IFMSA remplies, copie certifiée certificat IFMSA obtenu et student hand-book correctement rempli) pour les contrats ordinaires. Chèque de garantie = 250dt non subventionnables (rendu si Evaluation Forms de l’Associa-Med et IFMSA remplies, copie certifiée du certificat IFMSA signée et tamponnée et Student Hand-book parfaitement rempli) pour les contrats de la catégorie A. Caution = 250 dt non subventionnables (rendue si le papier certifié de paiement de l’association hôte est signé et tamponné, ainsi que l’ Evaluation Forms de l’Associa-Med et IFMSA remplies, copie certifiée du certificat IFMSA signée et tamponnée et
Student Hand-book parfaitement rempli ) pour les contrats unilatéraux où le paiement se fait directement à l’association hôte. 6. Le payement de la 1ère tranche se fera lors du choix du contrat le lundi 28/10/2019 ( Non remboursable! ). 7. Le paiement de la deuxième tranche par chèque seulement versé et libellé au compte de l’Associa-Med LC Sousse se fera dans un délai n’excédant pas le 10 Decembre 2019 . Celui de la troisième tranche sera effectué avant le 20 Janvier 2020 L’étudiant en sera informé par affichage à la Faculté de Médecine de Sousse. 8. Le chèque versé, peut être remplacé ultérieurement par un chèque de subvention, à l’exception des 100dt de caution pour les contrats ordinaires, des 250dt de cheque de garantie des contrats de la catégorie A, ou des 250 dt de chèque de garantie pour les contrats unilatéraux à paiement à l’arrivée. 9. Tout retard du dépôt des frais de participation au programme de l’échange donne le droit aux responsables de l’échange d’annuler le contrat. 10. Les chèques doivent être versés sur le compte de l’Associa-Med LC Sousse excepté les chèques des cautions. 11. Le dernier délai de paiement du contrat d’échange est le 20 Janvier 2020 . Dépassé ce délai, l’étudiant se verra attribué une semaine supplémentaire. Au-delà de la date du 27 Janvier 2020, tout étudiant n’ayant pas payé les frais du contrat d’échange se verra automatiquement enlevé son contrat et perdre tous ses points cumulables pour la saison ultérieure.
VI. Inscription : 1. L’inscription au programme de l’échange se fera entre le 08/10/2019 et le 23/10/2019 avec dépôt des documents requis pour l’inscription pendant cette même durée. 2. L’étudiant faisant objet d’une plainte du responsable Local ou National de l’NMO hôte, risque d’être interdit d’inscription au programme d’échange pour une durée qui sera spécifiée après concertation avec les membres du bureau local. 3. Les documents requis pour l’inscription sont :
copie de la carte d’adhérent(ou reçu). Remplir la fiche d’inscription. Frais : 10 dt pour les deux programmes d’échange.
VII. Le déroulement du choix : 1. Seuls les étudiants inscrits au programme d’échange ont la possibilité d’entrer dans le classement. 2. La première session de choix se tiendra le lundi 28 octobre 2019. 3. L’étudiant devra signer et légaliser un contrat d’échange fourni par l’association pour qu’il puisse sélectionner un contrat lors des tours de choix (seuls ceux qui ont signé le contrats peuvent sélectionner un contrat ) 4. Une fois sélectionné, l’étudiant recevra les codes d’accès à la base de données de l’IFMSA au plus tard le 04 novembre 2019. 5. L’étudiant doit remplir l’AF (Application Form) et l’envoyer (submitAF) au plus tard le 14 Novembre 2019, sinon son contrat sera annulé. 6. L’étudiant doit lire les conditions d’échange du pays choisi (disponibles sur http://ifmsa.org/exchange/scope/explore/exchange-conditions (SCOPE) ou sur http://ifmsa.org/exchange/score/explore/exchange-conditions (SCORE) ) et les respecter à la lettre. 7. L’étudiant doit préparer son dossier conformément aux conditions du pays choisi, scanner les documents et les joindre à l’Aplication Form. 8. Un document manquant, ou un dépassement de la Dead-Line pourrait conduire a une annulation du contrat. 9. En cas d’annulation, l’étudiant sera toujours inclus dans le classement des tours suivants mais il sera déclassé et figurera en queue de liste. 10. Une deuxième session de choix des destinations sera organisée le 25 November 2019, et concernera les étudiants figurants sur la liste d’attente, pour les destinations restantes après annulations. 11. Les étudiants sélectionnés au 2e tour devront envoyer l’AF au plus tard le 15 janvier 2020. 12. Les étudiants sélectionnés au deuxième tour, devront payer en chèque versé au compte d’Associa-Med LC Sousse la totalité de la somme au maximum une semaine après le deuxième tour.
13. Ces étudiants devront préparer leurs dossiers et les donner aux responsables de l’échange ou à leurs assistants au plus tard le 12 février 2020. 14. l’Associa-Med LC Sousse ne garantit ni la ville ni la spécialité qui sont du ressort du responsable des échanges du pays choisi. 15. L’étudiant doit remplir la carte de confirmation (Confirmation Card : CC) selon les conditions d’échanges de chaque pays et l’envoyer 4 semaines avant la date du début du stage. Le nonrespect de cette clause donne au responsable national du pays hôte le droit d’annuler le contrat. 16. Absolument tous les tours seront régis par le classement et uniquement le classement. 17. Pour les deux premiers tours tous les étudiants seront considérés dans le choix des destinations. 18. À partir du troisième tour, seuls les étudiants ayant manifesté leur intérêt par e-mail seront considérés pour les destinations restantes et le choix se fera selon l’ordre dans lequel ils figurent dans le classement. 19. La notion du « premier arrivé, premier servi » est abolie et ceci est valable pour tous les tours ; le seul élément à prendre en compte est le classement. 20. L’Associa-Med fournira une lettre d’invitation sur demande (3 semaines au préalable) pour faciliter l’obtention du visa. 21. Tout autre problème concernant le visa n’est pas la responsabilité de l’Associa-Med. Aucun remboursement n’est envisageable dans ce cas. Les cas extrêmes seront étudiés au cas par cas.
VIII. Annulation et remboursement : 1. En cas de non-conformité à une des clauses du contrat, l’Associa-Med LC Sousse se réserve le droit d’annuler le contrat d’échange. 2. L’étudiant désirant annuler son contrat d’échange, devra obligatoirement informer personnellement le responsable de l’échange et le trésorier par un mail officiel aux adresses suivantes : leo_sousse@associamed.org , lore_sousse@associamed.org , tresorier_sousse@associamed.org . 3.Le remboursement ne concerne en aucun cas la première tranche. 4. L’étudiant ne sera remboursé qu’en cas de respect des conditions suivantes : a. Si la demande d’annulation se fait avant le 25 Janvier 2020.
b. Si le pays choisi accepte la substitution. c. Si l’on trouve un remplaçant de la liste d’attente en premier lieu, et de la liste des adhérents en second lieu. d. S’il n’y a pas une non-conformité à une des clauses de ce contrat. 4. L’étudiant sera remboursé et sera prioritaire pour la saison ultérieure si la responsabilité de l’annulation de son contrat revient à l’Associa-Med ou à l’IFMSA. 5. L’Associa-Med LC Sousse se réserve le droit de juger au cas par cas les demandes d’annulation pour les situations extrêmes. Au nom du bureau local «Sousse» de l’Associa-Med Les responsables de l’échange
Serment des responsables de l’échange :
Nous nous engageons sur l’honneur à assurer une distribution des contrats équitable, transparente et honnête en toutes conditions, selon un classement clair et détaillé qui sera fait en toute équité et professionnalisme et nous nous engageons à garantir à chacun, selon son mérite, le droit légitime de partir en échange.
Mejed Sayadi LEO
Mohamed Yassine Bouchahoua LORE
Je soussigné(e) l'étudiant(e) …………………………………………………. CIN numéro……………….. à la date du …../…../…… délivrée à ………. déclare avoir lu et approuvé toutes les clauses de la charte de la saison d’échange 2019-2020 et m'engage à les respecter. ! Date : Signature (Légalisée) :