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Charte de communication et de partage du bureau local de Sousse mandat 2018/ 19 Article 1 : les moyens de communication, utilisation et accès : A/ le journal mural de l’Associa-Med LC Sousse accroché au couloir de la faculté et manipulé par le vice-secrétaire général. B/ un stand à la faculté de médecine de Sousse visant à cibler tous les étudiants de la faculté et gérer par le comité concerné, le vice trésorier en collaboration avec le vice-président chargé des affaires internes. C/ le mail via l’adresse : members@associamed-sousse.org, qui regroupe tous les adresses mails de tous les adhérents du bureau local de Sousse ou l’accès est réservé au président ainsi que le viceprésident chargé des affaires internes. D/ le compte Facebook : Associamed Sousse qui renferme : 1- un groupe Facebook « Associa-Med LC Sousse » renfermant tous les étudiants de la faculté de médecine de Sousse et visant à partager toute nouvelle importante pour eux concernant les activités de l’Associa-Med LC Sousse. 2- une page Facebook « Associa-Med LC Sousse » visant le grand public pour promouvoir l’activité de l’Associa-Med LC Sousse et assurer sa visibilité. Ça sera donc le lieu de partage des photos post évènements, des aftermovies, des remerciements des sponsors et des partenaires et tout autre support médiatique qui cible le grand public et porte une visibilité importante de l’Association. Les personnes ayant accès au compte : 1- Le président pour toute vérification et suivie. 2- Le vice-président chargé des affaires internes pour gestion, coordination, suivie, control et approbation. 3- Le responsable marketing et communication pour gestion en collaboration avec le viceprésident chargé des affaires internes. E/ le compte Instagram : associamed_lc_sousse qui : - vise à médiatiser les évènements et assurer la couverture en photo et stories. - géré en collaboration avec le vice-président chargé des affaires internes, par le responsable marketing et communication et qui via son mail : mc@associamed-sousse.org, le compte a été créé.
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F/ une chaine YouTube : Associa-Med LC Sousse qui : - vise à archiver et stocker toute teaser fait pour médiatiser les projets ou aftermovie fait pour couvrir un évènement. - géré en collaboration avec le vice-président chargé des affaires internes, par le responsable marketing et communication et qui via son mail : mc@associamed-sousse.org, la chaine a été créée.
Article 2 : Règles et méthodologie : 1- toute publication souhaitée par n’importe quel membre du bureau local de Sousse doit être justifiée d’une demande de partage envoyé via le mail : board@associamed-sousse.org avant minimum 4 heures de l’horaire voulu pour le partage. 2- en cas de nécessité de rédaction d’un paragraphe pour la publication, la demande doit être envoyée avant minimum 6 heures de l’horaire voulu pour le partage. 3- la rédaction se fait essentiellement par le responsable Journal 4- la publication se fait essentiellement par le responsable marketing et communication 5- le vice-président chargé des affaires internes se charge essentiellement de la coordination, le suivie et l’approbation des publications ainsi leur gestion en cas de nécessité. 6- les publications doivent suivre un plan médiatique fixé par le responsable marketing et communication en collaboration avec le vice-président chargé des affaires internes. 7- il faut éviter un grand nombre de publications dans une durée courte pour ne pas léser la visibilité des publications. 8- le partage commence à partir de 8h du matin et prend fin à 22h de la nuit. Il faut surtout viser les horaires ou tout le monde est disponible sur les réseaux sociaux tels que 10h, 16h, 19h et 21h. 9- les publications Facebook doivent être unifiées et suivre donc un prototype fixé dans l’article 3. 10- toute évènement Facebook de tout projet de l’Associa-Med LC Sousse doit être crée par son compte Facebook officiel. 11- Un projet ou autre ne peut jamais avoir une page pour sa médiatisation. L’Associa-Med LC Sousse possède une page Facebook unique intitulé « Associa-Med LC Sousse » qui assure sa visibilité externe devant le grand public comme indiqué dans l’article 1. 12- tout projet X est organisé par Associa-Med LC Sousse par le biais de son comité Y. ne jamais mettre donc dans les publications « …organisé par le comité Y de l’Associa-Med LC Sousse ».
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13- un stand doit être bien visible, bien décoré et dans un emplacement stratégique dans la faculté de médecine de Sousse pour cibler le plus grand nombre d’étudiants. Il ne faut pas encombrer le stand ni s’asseoir sur la table. 14- toute volonté pour ouvrir un stand ou accrocher des supports médiatiques dans des lieux nécessitant une autorisation de la faculté de médecine de Sousse, doit être justifiée par une demande envoyée au secrétaire générale dans les délais fixés par ce dernier.
Article 3 : Prototype des publications 3.1. Les publications Facebook : A/ généralité : Toute publication doit avoir la forme suivante : [Nom de la publication – Message clé on veut le mettre en valeur ou indice important sur le contenu de la publication (possibilité de négliger cette partie en cas du non besoin)] Chers amis, (il faut s’adresser à tout le monde par une expression neutre et unie qui inclue tout le monde sans émettre un jugement indirect ou blesser qui que ce soit) (Paragraphe : maximum 5 lignes) + Objet de la publication (affiche/ vidéo / composition oc / lien d’un formulaire/ …)
B/ Prototype publication d’un formulaire : [Nom du formulaire – Deadline : jj/mm/aaaa à 23h59 (ou autre horaire)] Chers amis, (Paragraphe : maximum 5 lignes) + Objet de la publication (lien du formulaire seul ou accompagné d’une affiche/ vidéo)
C/ Prototype publication d’une affiche/ teaser : [Nom du projet – date du projet ou nature de la publication (coming soon / teaser / …)] Chers amis, (Paragraphe : maximum 5 lignes) + Objet de la publication (affiche / vidéo)
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D/ Prototype publication des photos post évènements ou aftermovie : [Nom du projet – Fait le jj/mm/aaaa à LIEU] Chers amis, (Paragraphe : maximum 5 lignes) + Objet de la publication (photos / aftermovie)
E/ Prototype publication des annonces des résultats de sélection : [Nom du projet ou formulaire associé – Composition OC / Résultat de sélection] Chers amis, (Paragraphe : maximum 5 lignes / il faut féliciter les retenus et encourager les non retenus en insistant que les opportunités à Associa-Med ne cessent jamais et qu’ils doivent insister pour décrocher leurs chances) + Objet de la publication (liste des retenus)
3.2. Nom des vidéos sur la chaine YouTube : A/ Nom du teaser : [Nom au complet du projet – Teaser] B/ Nom de l’aftermovie : [Aftermovie du « Nom au complet du projet » - Fait le jj/mm/aaaa à LIEU]
Rédigé par : Mr Ahmed Sanaa, Vice-président chargé des affaires internes En collaboration avec : - Mme Siwar Ouerghi, responsable Marketing & Communication - Mme Nour Gaaloul, Responsable Journal. Mandat 2018/19.
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