Facturacion AIESEC Mérida by AIESEC Mérida

Facturaci贸n AIESEC M茅rida

1- Facturas

Son documentos mercantiles que contienen toda la información referente a una operación de compra y venta.

2- Razón Social

Es el nombre real de una organización, el cual debe ser usado en todos los trámites legales que ésta realice.

1 3- Número de R.I.F

El Registro Único de Información Fiscal (RIF) es un documento que permite al SENIAT el control tributario de las personas naturales y jurídicas.

SENIAT 0-0 00 0 J-0 0 0 0 S XYZ IENDA ENCOM X. EDIFICIO XX AV. XXX OCAL XX, SE M X, L PISO X RIDA, ESTADO MÉ 4-0000 7 2 0 : f l Te ENEZUEL V N E C E A.C . AIES CLIENTE: 1944846-71444-7RA PETARE6 8 9 2 2 J: J IF E R : CARRET N IÓ C C E DIR CAPITAL O IT R T IS C AS D O: TELÉFON WENDY SULCA R: VENDEDO FACTU

A: FACTUR M-AAAA M D D : A FECH CIONAL A N N O P E (CU 1x SOBR 22,0(,0100%2%),)00%) FB((1I1G BI G ,00%) IVA IGVA(1(212,00%)

TOTAL O EFECTIV

Conceptos

4- Dirección Fiscal

0 . Z S.R.L , X O XXXX XXX X ECTOR A MÉRID

Es el domicilio con el cual se registró la organización. (No todas las facturas piden este requisito del cliente).

0000

LA 58

CARA S A N E R A E-GU

URA

5- Base Imponible

00000000 :00 HORA: 00 BS. 99,11

4 ,11 Bs. 70B,S5. 99 . 11,89 Bs. 8,B5S6 0 BS. 111,0 BS. 111,00 000 XXX0000

s Básicos

Es el monto sobre el cual se realiza el cálculo de un impuesto en caso de que el producto este sujeto a su pago.

6- I.V.A El Impuesto al Valor Agregado (IVA) es un impuesto que se paga sobre el consumo de algún producto. (No todos los productos están sujetos a su pago).

Patrimonio

Pasivo Activo

Ingresos Gastos

Son necesarias para realizar los registros contables

Bs.

Bs. Bs. Bs.

Bs.

. 79

0,8 Bs. 399,99 900 0, 4 5 Bs.

Importancia de solicitar facturas

No contribuyes a la evasi贸n de impuestos Tienes un aval de la compra realizada

Son todos aquellos desembolsos de dinero que implican la adquisición de un bien o el pago de un servicio requerido por el Comité Local AIESEC Mérida. Dicho pago debe ser autorizado por el LCP, un LCVP, OCP, OCVP Finance, el Finance Manager o el Fundraising Manager.

Gastos Autorizados en AIESEC Mérida

1- Razón Social: Asociación Civil AIESEC en Venezuela 58

Importante: Es requisito indispensable que todas las facturas a nombre de la organización sean hechas con su Razón Social. Tip: Se pueden abreviar las palabras “Asociación Civil” de ser necesario (ver ejemplo).

Nota: Tan sólo una letra omitida o repetida, una palabra mal escrita o que no estén los dos números al final son motivos suficientes para inutilizar una factura.

SENI A 0 J-0 0 0 0 DA N E I M E NCO XX. ED X X X X . V X A L A C O L , X X O T S E PIS , A MÉRID lf : 0 274 Te

EN V N E C E IES A . C . A : E CLIENT 4-7 4 4 1 6 8 9 2 RA E T RIF: JE R R A :C N Ó I C C E L A DIR T I P A C ITO R T S I D S CA O: N O F L É L U S E T Y D N E W : R O D E VE ND A

: FACTURA MM-AAAA DD : A H C E F O N NA

Razón Social y Nº de RIF d

2- Nº de RIF: J-29.861.444-7

AT 0 0 00-0 S.R.L. AS X YZ XXXXX, DIFICIO TOR XXXX C XX, SE ÉRIDA TADO M 000

4- 0000

58 A L E U Z E N

A R A C S A REN A U G E R PETA

LC A

RA U T C A

Importante: Es requisito indispensable que todas las facturas a nombre de la organización tengan su número de RIF. A su vez, el mismo deberá estar escrito en su totalidad sin ningún tipo de error.

Nota: Tan sólo un número omitido, adicional, repetido por error o invertido con otro, es motivo suficiente para inutilizar una factura.

00000000 0 0 : 0 0 : A R HO BS. 99,11

L) A de AIESEC en las facturas Facturas N O I C A S. 99, 11

Existen 3 tipos de facturas: 1. Facturas emitidas por una máquina fiscal 2. Facturas emitidas en formatos 3. Facturas emitidas en formas libres

Tipos de facturas

Todos los tipos de facturas deben contener ciertos requisitos básicos: - Identificación del vendedor - Identificación del comprador - Número de factura - Fecha de emisión - Monto de la compra

1- Comienzan con “SENIAT”.

2- Datos del vendedor (al menos los siguientes): Razón social, Número de RIF, Dirección fiscal. 3- Datos del comprador (al menos los siguientes): Razón social y Número de RIF. 4- Número de factura, Fecha y Hora de emisión. 5- Descripción de la compra.

3 5 7

6- Base imponible e IVA.

SENIA J-0 0 0 0 0 T 0 0 0-0 EM AV. XXX PRESA X C.A. PISO XX XXX. EDIFICIO , LOC XXX MÉRIDA AL XX, SECTO XX, R , ESTAD O MÉRI XXXX CLIENTE: A D A SOCIACIÓ N CIVIL AIE ZUELA 58 SEC EN VE NE RIF: J-29861 444-7 USUARIO: MASTER-FA CTURACIÓ N F FACTURA: ACTUR A FECHA: DD -MM-AAAA 00000000 HORA: 00:0 1x PENDO 0 N CON AC CESORIOS BI G (12,00 BS. 321,43 %) IVA G (12,0 0%) BS. 321,43 TOTAL BS. 38,57 EFECTIVO BS. 360,00 BS. 360,00 XXX00000 00

2 4 6 8

7- Total de la compra y Método de pago. 8- Logotipo fiscal (MH) y Número de registro de la máquina fiscal.

Factura emitida por una máquina fiscal Modelo de Factura 1/3

Debe contener los siguientes requisitos mínimos:

+++Emp

resa X C. A

Av. XXXX XX. Edific io XXXXX local 00, s , piso 00, ector XXX XX. Mérid Telf. (0274 a, Venezu ) XXX XX ela. XX

J-0 0 0 0 0 0

Fecha de e

misión

0 0-0

dd/mm/aa

N° Factur a: 0 0 0 0 0 0

Nombre y N° Contro Apellido o l: 0 0 - 0 0 0 Razón So N° de RIF 000 cial: Asoc o CI o Pas iación Civ apor te N° Dirección: il AIESEC e : J-298614 Carretera n Venezu 44-7 Petare-Gu Teléfono: ela 58 arenas. C aracas, D istrito Ca pital

UND Can tidad UND 40

IMPRESIO

Descripc

ión

NES A CO

Precio Un it

LOR

ario

PAGADO Impreso p

3,57

Precio To ta

IBLE Bs.: 142,80 I.V.A (12% ) Bs.: 17, TOTAL A 14 PAGAR B s.: 159,94

or Empresa Z C.A. Pro RIF. J-000 videncia N 00000-0 ° SENIAT/0 0/00000 de fecha d N° de Con d/mm/aaa trol desde a el 00-0000 00 Fech hasta el 0 a de impre 0-000000 sión: ORIGINA dd/mm/aa L CLIEN aa

Nota: Dependiendo del formato, puede ser llenada a mano.

Factura emitida en formato Modelo de Factura 2/3

Del vendedor y comprador: Razón social, Número de RIF, Dirección Fiscal y Número telefónico.

142,80

BASE IMP ON

Fecha de emisión, Número de factura y Número de control (8 dígitos).

Sobre la compra/venta: Cantidad de Producto, Descripción, Precio unitario, Precio total, Base imponible e IVA. Pie de la factura: Nombre de la imprenta, Número de RIF, Autorización del SENIAT, Numeraciones de control y Fecha de impresión.

Las Formas libres cumplen los mismos requisitos que la factura en formato, pero tiene algunas diferencias:

ENCOM

IENDAS

DOMICIL IO FISCA L: Av. XXX X, Local N° 0 0, S PUNTO ector XX RECEPT XX. Ejid O R: 99875 PUNTO o, Estad RECEPT -1 o Mérida O R: 99875 - Av. XXXX, Sect PUNTO . Teléfon or RECEPT -2 - Av. X o: (0274 O X XX, Loca XXXX. Ejido, Est R: 99875 PUNTO ado Méri ) 0 0 0-0 0 0 0 RECEPT l N° XXX -3 - Av. X da. X OR: 998 X . Ejido, E XX, Calle 75-4 - Av. stado Mé XXXX, XXXX. L rida. agunillas, Casa N° XXXX. Ejido, Est Estado M ado Méri érida. da.

FACTUR A

1.- NO puede ser llenada a mano. 2.- El número de factura no viene pre-impreso. 3.- Viene identificada con las palabras “FORMA LIBRE” (generalmente en la esquina superior derecha).

# 00000

N° DE C

XWYZ C

.A.

ONTROL

: 00 - 000

0000000

FORMA

-0

LIBRE

Nombre oR Fecha: d RIF, Núm azón Social: AS d/mm/aa OCIACIÓ ero de C aa é N d Teléfono C u la IV IL o N AIESEC úmero de : EN VENE Pasapor ZUELA 5 te: J-298 8 61444-7 CONCEP TO O DESCRIP

CIÓN C ANTIDA D

Cupón U

Cupón N

rbano

acional R egional Cupón N acional S obre Cupón N acional P a quete Reparto Sabatino Internacio nal

PRECIO

1 -

UNITAR -

IO ALÍC UOTA % TOTAL B s.

111,25

Las formas libres son usadas para imprimir distintos tipos de comprobantes, no solamente facturas, es por ello que solo viene impreso el número de control.

000

RIF: J-0

Impreso

Base Im ponible S egún Alíc Monto to uota tal según alícuota 12% Sub-TOT AL Más (+) Franque o Postal Total Ge neral

111,25 13,35 124,60

por Emp 0,40 resa Z C .A. Provi RIF. J-00 dencia N 000000-0 125,00 ° SENIAT /00/0000 de fecha 0 N° de dd/mm/a Control d aaa esde el 0 0-00000 hasta el 0 Fech 00-0000 a de imp 00 resión: ORIGINA dd/mm/a aaa L CL

IENTE

Éstas también deben ser impresas por una imprenta aprobada por el SENIAT.

Factura emitida en forma libre Modelo de Factura 3/3

Solicitar facturas a nombre de la organización es muy sencillo, sólo sigue estos pasos:

Razón Social: Asociación Civil AIESEC en Venezuela 58 RIF: J-29861444-7 Dirección: Carretera Petare-Guarenas, Caracas, Distrito Capital.

Nota: Un error común en las facturas es que el nombre de la organización esté incompleto o mal escrito. Verifica cuidadosamente que diga: “Asociación Civil AIESEC en Venezuela 58” y revisa detalladamente el RIF: J-29.861.444-7, pues es susceptible a estar mal escrito.

¿Cómo solicitar facturas?

Al pagar por un producto que compres a nombre de AIESEC, entrega al vendedor un papel con los datos de la organización. Si no tienes el tuyo, solicítalo al LCVP F&L.

Verifica que el monto de la compra y TODOS los datos de AIESEC estén correctamente escritos en la factura. Importante: Si observas algún error en la factura, exige que la emitan nuevamente, de lo contrario, la misma no podrá ser registrada en la contabilidad y el pago no podrá ser reembolsado a la persona que lo realizó.

Registro: Toda factura correspondiente a un gasto realizado a nombre de la organización por algún miembro del comité deberá ser registrada en el siguiente formulario en Podio: http://bit.ly/FacturasMerida El plazo para registrar la factura en el formulario es máximo 2 días después de su emisión. Este registro es indispensable para poder procesar los reembolsos requeridos. En caso de que una factura no sea registrada oportunamente, NO se podrá realizar reembolso por la compra. <SIN EXCEPCIÓN> Nota: No se aceptan gastos sin factura, ni gastos con algún otro comprobante que no sea una factura legal* (ver excepciones). *Excepciones: 1.- Producto escaso. 2.- Producto cuya naturaleza no permita la emisión de una factura legal. Queda a discreción el LCVP F&L realizar el reembolso y la determinación de si un gasto incurre en estas excepciones.

Entrega: Luego de hacer el registro, un miembro de la coordinación de finanzas se pondrá en contacto con usted para coordinar la entrega de la factura. Importante: Todas las facturas por compra de bienes o pago de servicios deben ser entregadas en el mismo mes en el cual fueron emitidas.

Registro y Entrega de facturas

El gasto por una compra cuya factura legal: cumpla con todos los requisitos especificados con anterioridad, corresponda a un gasto autorizado, haya sido registrada en Podio y recolectada por un miembro del área de F&L; podrá ser reembolsado al miembro correspondiente, en caso de que no se haya dado un anticipo de dinero para la compra. El reembolso será ejecutado por el LCVP F&L o el Finance Manager en un período no mayor a 20 días hábiles desde la entrega de la factura.

Política de Reembolsos

1- Al realizar una compra y recibir la factura, verifica en el local que TODOS los datos de la organización estén correctos y en caso de encontrar algún error, solicítala de nuevo. 2- Las facturas llenadas a mano sólo son aceptables si cumplen con todos los requisitos vistos anteriormente. En éste caso, revisa con detalle la base imponible y el IVA para evitar errores. Nota: no confundir facturas con recibos. 3- No es relevante el número telefónico que aparezca en la factura, lo importante es que la Razón Social y el número de RIF estén bien escritos.

4- No olvides registrar la factura en el formulario de Podio proporcionado (http://bit.ly/FacturasMerida) en el plazo indicado para evitar inconvenientes. No se harán reembolsos por registros tardíos. <SIN EXCEPCIÓN>

Recomendaciones Finales