Postulación Presidente A.I.R.A.U.P – Periodo 2013-2014
Emmanuel Fernandez
Rotaract Club de Mar del Plata Distrito 4920 de Rotary Internacional
Introducción La presente postulación tiene como objetivo ser una referencia y descripción del trabajo que se desea llevar a cabo para el periodo 2013-2014 en la A.I.R.A.U.P. La misma es el resultado de consultas a rotaracteanos, ex rotaracteanos, rotarios y fruto de la experiencia propia, definiendo así objetivos generales y estructura de trabajo. Sin embargo antes de pasar a los puntos planteados corresponde recordar la misión de nuestra organización: “El propósito de Rotaract es ofrecer una oportunidad a hombres y mujeres jóvenes para aumentar los conocimientos y condiciones que les ayuden en su desarrollo personal y los impulsen a buscar una solución para las necesidades físicas y sociales de sus comunidades y a promover mejores relaciones entre los pueblos de todo el mundo en un marco de amistad y servicio”. Como parte de un club Rotaract, de un distrito o de una AIM, no debemos perder de vista las bases fundacionales de la organización ni su misión, la cual debemos de tener presente en todos nuestros emprendimientos. Cada integrante de la organización debe de conocer la misión para poder vivirla de forma correcta. A su vez es importante conocer donde estamos parados, respecto de las AIM Rotary Internacional establece lo siguiente en la declaración de normas sobre los clubes Rotaract: “Los distritos podrán establecer una agencia informativa multidistrital con el objetivo de difundir información y facilitar las comunicaciones entre los clubes Rotaract de los distritos participantes”. Por último en el manual de instrucción para el Representante Distrital de Rotaract expresa además: “Estas entidades multidistritales (...) funcionan como oficinas regionales informativas y de recursos para los rotaracteanos (...) Las A.I.M constituyen un excelente herramienta para dar a conocer las últimas novedades del programa, noticias y eventos locales e internacionales y sirven para vincular a diferentes clubs y distritos en una región determinada.” Esta la postulación tiene en cuenta el marco antes definido y a partir del mismo se plantea la planificación acorde.
Objetivo General Potenciar y efectivizar el funcionamiento de la AIRAUP en las tareas y funciones que la misma cumple desde su creación. Desarrollar a la agencia como una herramienta útil para los clubes y acercar el trabajo de la misma a todos los socios que componen la AIRAUP.
Objetivos Específicos Teniendo en cuenta el trabajo realizado en periodos anteriores y partiendo de la idea de continuidad y perfeccionamiento del trabajo realizado, desde la presidencia se plantean los siguientes objetivos específicos: Basándose en la función principal de una AIM (difundir información y facilitar las comunicaciones) crear una plataforma masiva de comunicación destinada a todos los socios de la AIRAUP. La misma será manejada por los comités encargados de la comunicación y contará con un usuario para cada socio de la agencia, donde el mismo creará su perfil y dispondrá de un mail propio y oficial con el formato @airaup.org . Este mail le permitirá al socio mantener estándares oficiales en lo que respecta a las comunicaciones rotaracteanas dejando de lado su mail personal y permitiendo una unificación de la imagen organizacional. A su vez en su perfil de usuario podrá contactarse con gente de otros distritos y crear wikis (textos, foros, e información útil para los rotaracteanos). Esta plataforma nos permitirá la utilización real de la mailing mejorando con esto la difusión de información y la comunicación entre los clubes Rotaract de los distritos que componen la AIRAUP. Fundamentaremos esta plataforma en programas administrados por otras organizaciones con similar funcionamiento al de AIRAUP y cuya aplicación a tenido gran éxito en organizar las comunicaciones y otorgar formalidad a la institución. Se proponen las asambleas como instancias de labor en donde trabajaremos sobre los reales problemas de la AIRAUP, considerando que son encuentros en donde contamos con trece formas distintas y complementarias de ver las cosas y pensarlas. Acompañar a los RDR´s en el periodo, cumpliendo una función de apoyo, generando unión con cada uno de los distritos, desarrollando metas y objetivos en conjunto.
Trabajar en las posibles redistritaciones para prever futuros conflictos y planificar con anticipación. Difundir la información de nuestra agencia a otras AIMS mejorando los vínculos e involucrándonos en el trabajo de las mismas. Trabajar con toda la familia rotaria, estableciendo comunicación plena con Rotary e Interact, instaurando lazos de colaboración. Lograr un equipo de trabajo solido, con metas y objetivos comunes y exitosa comunicación. Incentivar la utilización de las herramientas que brinda la agencia, mejorando y creando nuevas día a día, adecuando las mismas a las necesidades de los clubes, destinatarios principales de nuestro trabajo. Planificar, organizar, dirigir y controlar el programa del ERAUP. Fusionando el trabajo del distrito organizador con el de la agencia. Estar presentes como agencia dentro de los distritos que la componen, de la mejor manera posible (Delegados Zonales).
Nuestra Herramienta de Oro. El objetivo de una AIM es difundir información y facilitar las comunicaciones entre los clubes Rotaract de los distritos participantes. Es por eso que el objetivo principal que proponemos es la creación de una plataforma masiva de comunicación destinada a todos los socios de la AIRAUP. La Red Social de los Rotaracteanos: A cargo de los comités de Relaciones Públicas y Comunicaciones brindará a cada socio de la AIRAUP desde su ingreso al club un perfil propio dentro de la red, dispondrá a su vez de un mail institucional privado con el dominio @airaup.org y de una firma institucional (cuyo formato será igual para toda la agencia). Este mail le permitirá al socio mantener estándares oficiales en lo que respecta a las comunicaciones rotaracteanas dejando de lado su mail personal y permitiendo una unificación de la imagen organizacional. Por otro lado su perfil de usuario especificará su club, distrito y cargos en Rotaract y podrá navegar en la red social teniendo la posibilidad de acceder al perfil de todos los miembros de la AIRAUP. Otro aspecto de la plataforma es la posibilidad de crear wikis (textos, foros, e información útil para los rotaracteanos). De esta manera los socios podrán buscar toda la información que necesiten en esta plataforma, crear sus propios temas de discusión, y acceder a una biblioteca virtual propia. A su vez esta plataforma nos permitirá la utilización real de la mailing mejorando con esto la difusión de información y la comunicación entre los clubes Rotaract de los distritos que componen la AIRAUP. Se migrara la Base de Datos a este proyecto, con el objetivo de lograr la inscripción de los encuentros a través de la plataforma. Fundamentaremos esta herramienta en programas administrados por otras organizaciones con similar funcionamiento al de AIRAUP, así como también en proyectos hechos por algunos distritos de nuestra agencia, y cuya aplicación a tenido gran éxito en
organizar las comunicaciones y otorgar formalidad a la institución. Se contratará un servidor para la misma, y los recursos humanos del área de comunicaciones serán sus operadores. Podrán acceder desde ya a www.proyectoairaup.com.ar y visualizar una simulación de lo que sería la plataforma real. Algunas visualizaciones de la misma:
Estructura Organizativa
Socios y Clubes Distritos
RR.PP Servicios Secretaria
Delegados Zonales Presidencia
Vicepresidencia
Internacionales Tesoreria
Ex Presidentes
Finanzas Comunicaciones
Funciones Asignadas. Con el objetivo de oficializar las funciones de cada parte de la estructura organizativa desarrollaremos en la presente planificación los objetivos básicos que buscamos lograr para cada una de ellas, de igual manera se dará libertad a cada encargado de agregar objetivos y metas, dando su toque personal a cada función. Cabe aclarar que sobre nuestro organigrama encontramos en la parte superior a los DISTRITOS, que con su representante son nuestro eslabón directo de trabajo, el mismo facilitará la llegada de nuestro labor y resultados a nuestros beneficiarios principales los CLUBES y por ende a los SOCIOS que conforman la agencia (eslabón superior de la jerarquía). Son los 1300 integrantes de nuestra A.I.R.A.U.P los principales destinatarios de las herramientas que los comités puedan generar, facilitando su desarrollo, ya que son ellos los que día a día llevan a cabo el programa Rotaract.
Presidencia:
basará su tarea en el compromiso. Son sus funciones el dirigir con responsabilidad la estructura de la agencia, desempeñando acciones de apoyo, contención, motivación, liderando el trabajo de la A.I.R.A.U.P promoviendo el crecimiento del programa Rotaract en todas las zonas que componen la agencia.
Vicepresidencia:
trabajo en equipo con la presidencia y los distintos comités, cumpliendo una función de control, regulación y motivación para el trabajo de la agencia.
Ex Presidentes: cumplen función de asesoramiento y guía para toda la estructura organizativa de la agencia con el objetivo de asegurar la continuidad y perfeccionar el funcionamiento.
Delegados Zonales:
se continúa con la idea de la necesidad de “socios estratégicos” que permitan a la agencia cumplir con su función de apoyo en todas las zonas que la componen, permitiendo un acercamiento a los distritos y por consecuencia a los clubes. Formarán parte del trabajo en equipo con toda la estructura organizativa.
Áreas de Trabajo: Administración.
Secretaria: Se propone formar un sub-comité de pro-secretarios, los cuales colaboren para el armado de las actas, de esta manera se podrán entregar las mismas en tiempo y forma. Realizar resúmenes de las asambleas y las instancias de trabajo de la agencia para comunicar a los socios. Optimizar los materiales de secretaria, organizando aquellos materiales necesarios en las asambleas y actos para aportar al protocolo, facilitando el trabajo en las instancias de armado. Crear manuales de protocolo para los actos de la A.I.R.A.U.P para brindar a los distritos organizadores de los mismos.
Tesorería: Realización de balances, coordinación de auditorias y mantención de la cuota anual de los distritos. Promover el uso de matrices para el correcto balance de los encuentros de la A.I.R.A.U.P
Comités. Recursos Humanos: Administración de los recursos humanos de la A.I.R.A.U.P., y capacitación de los mismos en el E.R.A.U.P. y fuera de él. Desarrollar herramientas para el crecimiento del cuadro social de los distritos, apuntando las mismas a los clubes. Deberán ser eficaces y basadas en modelos exitosos. Realizar el proceso de selección de los instructores del el ERAUP, realizando el mismo en tiempo y forma que permita la elección de los
más capacitados socios de la AIRAUP para la realización de esta tarea. Planificar con antelación el contenido y el trabajo que se llevará a cabo en el ERAUP. Tener en permanente funcionamiento seminarios de instructores que podrán ser solicitados por los distritos. Migrar la Base de Datos a la plataforma A.I.R.A.U.P con el objetivo de efectivizar su funcionamiento, en trabajo en conjunto con comunicaciones. Realizar actividades de integración como el Rotacuis o la revista RH+ que involucren a los socios a la agencia.
Finanzas: Serán los encargados de la administración financiera de la agencia, buscando generar recursos para el funcionamiento de la misma. Proveer herramientas y espacios a los distritos para el desarrollo de sus propias finanzas, buscando nuevas fuentes de financiamiento, y oportunidades que puedan ser también aprovechadas por todos los integrantes de la A.I.R.A.U.P Establecimiento de convenios con universidades, organizaciones y empresas que operaran de Partner Group, estando presente en nuestras actividades, página web y firma institucional. Continuar con la contribución a la Fundación Rotaria. Continuar con la utilización de tecnologías para facilitar el trabajo en el stand de Finanzas. Colocar un catalogo en la plataforma.
Internacionales: Internacionalizar la AIRAUP, a través de la continuidad en “Destino A.I.R.A.U.P” y estableciendo contactos de trabajo con otras AIMS. Difundir los encuentros internacionales y fomentar la participación de los socios de la agencia en los mismos.
Servicios: Generar propuestas de servicio a los distritos y de difundir las actividades que estos realizan en sus comunidades. Coordinar las acciones de emergencia dentro del territorio de la A.I.R.A.U.P. y difundir información tanto de tenencias como de necesidades entre los clubes que integran la agencia para la realización de proyectos (concepto de R.I.D.E.). Generar campañas de difusión sobre temáticas en particular pero también campañas de trabajo que vayan más allá de las redes sociales, y puedan ser llevadas a cabo en el trabajo de campo. Coordinar en conjunto con el comité de servicio del ERAUP las actividades del día miércoles.
Relaciones Públicas: Establecer la imagen de Rotaract en los países que componen la agencia estableciendo planes de difusión. Constituir lazos de trabajo y compromiso con la totalidad de la Familia Rotaria. Fomentar las campañas virales de difusión llevadas a cabo por Servicios y estructurar la campaña “Yo Rotaract” en semana mundial. Trabajo en equipo con el comité de Finanzas en busca de convenios con empresas y organizaciones. Difundir el ERAUP junto con el distrito organizador en el marco social y de Rotary Internacional. Administrar junto con Comunicaciones la Plataforma AIRAUP, la mailling y los mails institucionales (firma institucional para los socios de la agencia) Publicar revistas diarias con información general y rotaracteana, la misma podrá hacerse en modo virtual o impreso.
Comunicaciones: Oficializar el área como comité oficial de la estructura de la agencia. Ser la base y la estructura de la Plataforma AIRAUP, gestionando su servidor y usuarios.
Facilitar las comunicaciones de la AIRAUP, con los socios y con la sociedad en general. Dar formato y difusión a los trabajos de los comités de la agencia. Innovar en herramientas comunicativas que los clubes puedan usar para su desarrollo.
Rendimiento Eficaz. La planificación del período 13/14 para la AIRAUP basa sus conceptos en la teoría del rendimiento. Esto tiene como objetivo enmarcar las actividades de la AIRAUP dentro de un cúmulo de ideas que nos permitan el desarrollo eficaz de la agencia. Es importante pensar el desarrollo anteriormente nombrado dentro del funcionamiento de la comisión directiva de la AIRAUP y del funcionamiento de los comités. Es decir no solo presentamos nuestra planificación sino también la manera en que queremos asegurar que misma pueda ser llevada a cabo eficientemente. ¿Cuál es el propósito de gestionar el rendimiento? El propósito de gestionar el rendimiento es asegurar que las metas y objetivos son logrados en todos los niveles y funciones de nuestra organización de una manera eficiente y completa. Dentro de la AIRAUP debemos hacer todo lo que está dentro de nuestro propio control para conseguir un resultado e impacto positivo con los recursos limitados para los beneficiarios de sus actividades, en nuestro caso los clubes y distritos rotaracteanos de Argentina, Uruguay y Paraguay. ¿De qué se trata la gestión de rendimiento? Planear lo qué se quiere conseguir (las metas, los objetivos) Controlar el progreso hacia las metas y los objetivos. Realizar evaluaciones de rendimiento. Preparar informes sobre el rendimiento dentro la agencia. Revisar y analizar las informaciones. Desarrollar soluciones para rendimiento insuficiente. Implementar mejoras o cambios organizativos.
Planificando el rendimiento de la AIRAUP. Debemos identificar y priorizar lo que se quiere conseguir. Nuestro objetivo es lograr una agencia eficaz, que cumpla con sus objetivos de creación, uniendo e informando a los distritos que la componen, agilizando las comunicaciones y permitiendo el acercamiento de todos los socios al trabajo de la AIRAUP. Debemos determinar cómo se medirá el progreso hacia las metas y los objetivos y fijar estándares que permitan evaluar cuán bien trabaja alguien o funciona algo. Es importante preparar un sistema de control de rendimiento, el mismo en este momento se lleva a cabo a través de los informes que se presentan de cada comité paulatinamente y algunas encuestas de satisfacción llevadas a cabo para los socios de la AIRAUP. Continuaremos con esta tarea, pero a su vez desarrollaremos una evaluación cuantitativa del rendimiento que aplicaremos a los comités en distintos momentos del período. Controlar el rendimiento de nuestro funcionamiento como agencia. El control del rendimiento es una actividad sistemática y continua que involucra recoger, grabar y comunicar informaciones sobre: La implementación de estrategias, proyectos y acciones. La utilización de recursos financieros y otros recursos (finalidad: determinar la productividad, la eficiencia, la eficacia) El producto, el resultado y el impacto conseguido por un proyecto o programa. Para controlar el rendimiento se debe definir indicadores de rendimiento para esas áreas donde las mediciones directas no son posibles (por ejemplo: la calidad de procesos internos, la satisfacción de los socios con herramientas brindadas, etc) Realizar evaluaciones de rendimiento. Se puede realizar una evaluación de rendimiento por medio de una de las herramientas de autoevaluación de rendimiento que están disponibles en el internet y adaptarla a una propia evaluación según las necesidades de la AIRAUP. La evaluación va a estar dirigida a cada comité de la AIRAUP evaluando los siguientes puntos: El impacto logrado por un programa de la agencia o la calidad de sus herramientas y servicios brindados a los clubes. Es decir cada comité de la AIRAUP hará sus respectivas evaluaciones trimensuales con el objetivo de autoevaluar su rendimiento, y encontrar soluciones a lo insuficiente. Es importante una persona dentro del equipo de la AIRAUP que se encargue junto a los presidentes de comités de llevar a cabo esta evaluación para que sea objetiva, el cargo de Vice-presidente puede ser el adecuado para esta tarea.
Puntos importantes a tener en cuenta. La comunicación interna sobre el rendimiento podría ser mediante: Informes y presentaciones a la mesa de representares por aquellos que son los responsables de rendimiento. Indicadores de rendimiento incluidos en el sistema de información de gestión. Metas y objetivos de rendimiento estratégicos incluidos en el plan estratégico. Metas y objetivos de rendimiento incluidos en los planes funcionales (por ejemplo: el plan de recursos humanos, los presupuestos y los planes de acción). El impulso de la agencian para cumplir uno de los estándares de rendimiento externos. Presentar los resultados de encuestas, revisiones, auditorías o evaluaciones a los socios. ¿Para que mediremos nuestro rendimiento? Las actividades tienen el objetivo de establecer: Cuán bien la organización, los comités, los equipos, etcétera hacen su trabajo o funcionan. El progreso hacia un objetivo especifico. Si la agencia, sus comités, sus equipos, etcétera realizan actividades específicas de una manera eficiente y eficaz en comparación con el estándar. Si se han conseguido los resultados previstos al final de una actividad o poco después de su terminación. Si los resultados previstos fueron conseguidos de una manera eficiente y eficaz. Al analizar los resultados es importante: Encontrar las soluciones para rendimiento insuficiente. paso 1: Definir los problemas de rendimiento. paso 2: Determinar las causas de rendimiento insuficiente. paso 3: Desarrollar posibles soluciones para el problema. paso 4: Analizar y evaluar las soluciones. paso 5: Seleccionar la mejor solución para un problema de rendimiento. paso 6: Desarrollar un plan de acción. ¿Cuáles podrían ser elementos de un sistema de gestión de rendimiento? Un sistema de gestión de rendimiento es un enfoque exhaustivo para mejorar el rendimiento de la ONG de una manera sistemática. Los elementos pudieran ser: Una cultura organizativa de compartir conocimientos, aprender de otros y viendo el cambio organizativo positivamente. Programas de aumento de conocimientos y competencias a los socios de la AIRAUP. Metas y objetivos que se utilizan en todos los niveles de la organización.
Un sistema de control de rendimiento. Interna y externa sobre el rendimiento organizativo. Autoevaluaciones de rendimiento. Revisiones y análisis regulares de los datos y las informaciones de rendimiento Comparaciones de su propio rendimiento con los de otras organizaciones similares a Rotaract.
Conclusiones. El presente documento expresa en manera resumida las metas y objetivos generales que se proponen para la A.I.R.A.U.P en el periodo 2013-2014. Son ideas, expectativas y deseos para un futuro prometedor de la agencia, a los cuales queremos agregar los aportes y toques personales de todos aquellos que quieran formar parte de este desafío. Para finalizar cabe aclarar que para que nuestro rendimiento sea asegurado es necesario que todas las partes que AIRAUP componen Rotaract a nivel agencia y superior funcionen como un engranaje aceitado y estructurado, basando su Clubes labor en metas y objetivos comunes, trabajando en equipo con responsabilidad y compromiso y queriendo siempre el crecimiento de Rotaract y de sus socios.
Agradezco el desarrollo que día a día me otorga esta institución, hoy me postulo de corazón para devolver un poco de todo lo que se me ha dado. Muchas Gracias.
Emmanuel Fernandez Rotaract Club de Mar del Plata Distrito 4920 de RI.