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ORGANIZAĂ‡ĂƒO E PLANEAMENTO DE EVENTOS
Unidade de Aprendizagem 1
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1 Resumo
2. PĂşblico alvo
1. Tipos de eventos
3. Planos de eventos
Planeamento de eventos
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TIPOS DE EVENTOS
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“acontecimentos especiais frequentes e com duração específica, que proporcionam aos seus participantes oportunidades de interação social fora da vida quotidiana” (Jago & Shaw, 1998)
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1 Tipos de eventos
Principais eventos Complexo Intangível Irrepetível
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1 Tipos de eventos
o Feira o Convenção/Congresso o Teambuilding o Exposição itinerante o Workshop o Brainstorming o Social o Cultural o Desportivo o Sustentável
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“o trabalho de planeamento e gestão de grandes eventos como conferências, feiras de negócios e festas” (Dicionário Cambridge Online)
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1 Gestão de Eventos O trabalho do gestor de eventos inclui: o Pensar e definir o conceito o Verificar os recursos o Planear o Organizar tarefas o Prever resultados o Decidir realizar o evento o Executar tarefas o Avaliar e partilhar resultados o Fechar o evento
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1 Gestão de Eventos
Pensar e definir o conceito
• O que pretende do evento?
Construir um plano estratégico
• Visão, missão, objetivos, programas, ações e como avaliar resultados.
Fontes de Inventário
• Humanas, físicas e financeiras
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1 Gestão de Eventos
Organizar Tarefas
• O que tenho e o que preciso?
€€€
• Prever resultados e elaborar orçamentos
???
• Decidir sobre a realização ou não do evento
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1 Turismo e eventos o Para que a OMT/UNWTO – Organização Mundial do Turismo – considere um acontecimento um evento, este deve: o Ter um mínimo de 10 participantes; o Ter uma duração mínima de 4 horas; o Ter lugar num espaço diferente daquele que é usado habitualmente pelos participantes.
o Alguns eventos são muito importantes para o desenvolvimento turístico de uma região. o Os DMC (Serviços de Gestão do Destino) e PCO (Organizadores Profissionais de Congressos) são elementos fundamentais na promoção de destinos turísticos.
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1 Principais impactos dos eventos Área
Exemplos positivos
Exemplos negativos
Turismo
Promoção externa do local de destino; Aumento de procura de serviços de turismo.
Subida de preços em serviços como hotéis, restaurantes, etc. Perda de autenticidade.
Economia
Subida do PIB per capita (aumento da qualidade de vida da população); Aumento de oportunidades de negócio.
Inflação; Especulação imobiliária.
Sociedade
Aumento da empregabilidade
Perda de valores da comunidade
Cultura
Reabilitação do património histórico
Destruição de valores patrimoniais
Infraestrutras
Melhoria da cadeia de transportes
Aumento do tráfego
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“Se um dos seus objetivos na gestão de eventos for atrair novos públicos para um evento – e é –, deve deixar bem claro que tipo de público você e o seu cliente desejam atrair.” (Capell)
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1 Público-alvo do evento Natureza, conteúdo e objetivo: o Negócios ou Corporativo o Associativo o Comercial o Recreativo ou de entretenimento o Cívico o Cultural o Comemorativo o Social o Ambiental o Público/privado o Gratuito/Pago
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1 Público-alvo do evento Motivação dos participantes o Económica o Lazer o Cultural o Política o Religiosa Duração o Curta duração – entre 4 horas a uma semana o Média duração – entre uma semana a 3 meses o Longa duração – entre 3 meses a um ano
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1 Público-alvo do evento Dimensão/Escala o Eventos locais o Eventos mundiais o Mega eventos Periodicidade o Único o Esporádico o Periódico
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Análise estratégica Político
Ameaça Ameaça de de novos novos operadores operadores
Ambiental Grau Grau de de rivalidade rivalidade
Económico
Ameaça Ameaça de de
55 forças forças de de Porter Porter
substituições substituições
PESTLE Legal
Poder Poder de de negociação negociação dos dos fornecedores fornecedores
Poder Poder de de negociação negociação dos dos compradores compradores
Social
Tecnológico
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“O objetivo do planeamento é garantir que o evento seja um sucesso” (Vieira, 2015)
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1 Planear e organizar um evento
Preparação • Planeamento • Análise Estratégica • Orçamentos • Planos operacional e de emergência • Avaliação da viabilidade do evento
Execução • Produção do evento • Estabelecimento de acordos • Monitorização e controlo de atividades
Encerramento • Avaliação dos resultados • Fecho de todas as atividades
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1 Atividades e logística o Gestão do local e das infraestruturas o Gestão de multidões o Gestão de tempo e de tarefas o Gestão de risco o Programação o Produção técnica o Segurança o Comunicações
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Lista de verificação de planeamento de eventos Exemplo de lista de verificação de planeamento de eventos Considere esta lista de verificação exemplificativa como ponto de partida para o planeamento do seu evento. Pode ser necessário personalizar alguns aspetos para ir ao encontro das necessidades da sua conferência, corrida, evento de caridade ou qualquer outro tipo de atividade que organize.
PRÉ-EVENTO Requisitos do Governo local • Informar o Governo local sobre o evento e obter aprovação (se necessário) • Informar-se junto do seu Centro de Informação Turística local se existem outros eventos agendados para a mesma data e local Orçamento • Preparar um orçamento de evento e gerir os gastos. Localização • Escolha uma localização ou espaço para o evento • Transporte – as pessoas percorrerão longas distâncias para chegar ao seu evento? Existe estacionamento e fáceis acessos sem trânsito em massa? • Quando estará o seu local disponível? This project has been funded with support from the European Commission. This presentation reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
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1 PERFIL DO GESTOR DE EVENTOS
o Que aptidões deve ter para ser um gestor de eventos? Liderança e empreendedorismo Cultura geral Gestão de equipas Força e flexibilidade Trabalhar sobre pressão e gestão de situações inesperadas
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Obrigado!
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