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ELABORAÇÃO DE ORÇAMENTOS DE EVENTOS Unidade de aprendizagem 3
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Visão Geral
O Projeto ESVET Gestão de eventos é uma das profissões mais populares no top 50 mundial de perspetiva de emprego. Os gestores de eventos são trabalhadores independentes de pequenas empresas e funcionários de empresas maiores, como: locais para casamentos, hotéis, resorts, empresas de exposições, promotoras de concertos e organizadores de conferências. 95% dos organizadores de eventos na Europa não são certificados através de um programa de formação. As suas aptidões advêm da sua experiência de trabalho. A maioria dos países europeus não apresenta coerência a nível de qualificação, padrões e percursos educativos/formativos. Dentro da UE, apenas o Reino Unido e a Alemanha têm algum tipo de padrões nacionais reconhecidos pela indústria e por autoridades públicas de gestão de eventos. Respondendo às necessidades dos gestores de eventos a nível europeu, este projeto irá estabelecer uma plataforma ECVET de forma a desenhar um caminho em direção a um padrão europeu para a gestão de eventos, melhorando a mobilidade de trabalhadores dentro do setor cultural. Este projeto contribui para o reconhecimento das capacidades dos formandos adultos que foram adquiridas fora do sistema de educação e formação profissional (nacional) formal, como nos sistemas de EFP de outros países, em contexto de trabalho, durante períodos de estudo ou trabalho no estrangeiro, dentro da formação empresarial ou na aprendizagem que ocorre durante o tempo de lazer, o que se torna cada vez mais importante à luz da escassez e desadequação de competências.
Quem pode utilizá-lo?
Pessoas que estejam presentemente a trabalhar nos setores da gestão de eventos Professores e formadores
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Objetivos da unidade Ações/Resultados Elaborar um orçamento para um evento específico. Conhecimentos
Conhecimento abrangente no que respeita a controlo financeiro de eventos.
Conhecimento fundamental de regras básicas de orçamentação.
Conhecimento especializado na elaboração de diferentes tipos de orçamentos.
Aptidões Distinguir diferentes conceitos a incluir na elaboração de um orçamento, identificando as suas principais características (item, custo estimado, custo real…)
Definir as questões certas a colocar para compreender os requisitos detalhados de um evento.
Desenvolver um orçamento de eventos detalhado/adaptado que inclua cada item dos requisitos específicos de um evento.
Competências Prever os gastos de forma precisa para que se aproximem o mais possível do custo real.
Gerir outros gastos numa linha compatível com o orçamento.
Ajustar autonomamente o orçamento a situações/gastos imprevistos.
Realizar melhorias no seu trabalho pessoal transferindo experiências prévias para o trabalho em desenvolvimento.
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Resumo da unidade
No terceiro módulo – Orçamentos – descobrirá as áreas a que necessitará de prestar especial atenção na organização do orçamento, literacia financeira, análise detalhada dos tipos de orçamento e as áreas em que poderá atuar estrategicamente.
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Síntese
3 Neste módulo, antes de iniciar a orçamentação no âmbito da gestão do evento, irá encontrar exemplos práticos e muita informação sobre o tema e aptidões de que já dispõe. Antes de conhecer um tema, terá de contactar com a sua história e aprender com ela, iniciando, assim, um estudo sobre a história do orçamento, descrição, objetivo e tipo.
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Síntese
Tópicos incluídos na unidade:
Literacia financeira e gestão orçamental História e definição do orçamento Objetivo da orçamentação Tipos de orçamentos Como orçamentar o processo de orçamentação Como orçamentar as técnicas de preparação do orçamento Como controlar as características orçamentais de um bom orçamento Condições para um orçamento bem sucedido Tipos de orçamentos Recursos financeiros para eventos Gestão estratégica, planeamento estratégico e relação orçamental
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Literacia financeira De onde vem o dinheiro?
Uma coisa é certa, não cresce nas árvores! Embora desejássemos que assim fosse. Como o dinheiro é impresso This project has been funded with support from the European Commission. This presentation reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
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Literacia financeira
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Tem uma conta poupança? Tem uma conta corrente? Tem ou planeia comprar um carro? Qual considera ser uma boa taxa de juro de um empréstimo para a compra de um carro? Planeia comprar uma casa um dia?
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Literacia financeira Receita — aquilo que ganha. Despesas — aquilo que gasta. Lucro líquido — total de rendimentos menos o total de despesas. Rendimento líquido — o mesmo que lucro líquido. Desvalorização — redução do valor ao longo do tempo. Valorização — aumento do valor ao longo do tempo. Capital próprio — valor líquido do património de uma empresa.
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Literacia Vesting — angariar capital próprio financeira ao longo do tempo ao invés de
todo de uma só vez. Ativos — algo de valor que possui. Passivos — as dívidas que detém. Balanço — a diferença entre créditos e débitos numa conta. Obrigação — instrumento de débito através do qual as empresas e Governos podem arrecadar fundos.
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Porquê estudar literacia financeira
O Estado diz-nos que precisamos! O número de hipotecas e falências estão a aumentar. O nível de desemprego continua instável. O uso do cartão de crédito tornou-se descontrolado. Tem a hipótese de gerir as suas finanças de forma inteligente desde o início!
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História do orçamento
Desenvolvimento histórico do orçamento
Originário do latim “Bulga”.
Equivalente em latim a “saco de dinheiro”, “pequeno saco de couro”, “gaveta”, “ordem pública”.
O conceito de “Orçamento de Estado” foi usado pela primeira vez em Inglaterra no sec. XVI.
• O orçamento é um plano financeiro para o futuro. • Por outro lado, o orçamento para investimentos inclui
projetos a longo prazo das organizações. • Tanto as organizações do setor público como as do privado elaboram orçamentos. • Os Governos começam pelo planeamento das fontes de receita, montante da receita fiscal, a receita proveniente de projetos e sanções legais, tendo por base as necessidades orçamentadas e a impressão da comunidade. • As instituições públicas preparam os seus orçamentos consoante as despesas que os seus registos contabilísticos permitem fazer. This project has been funded with support from the European Commission. This presentation reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
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O orçamento é um plano operativo de cariz O que é um quantitativo que assegura a identificação dos recursos necessários para a empresa orçamento? alcançar os seus objetivos e metas. O orçamento inclui aspetos financeiros e não financeiros. Orçamentação é um tipo de trabalho de planeamento. Consiste no orçamento principal, no orçamento operacional e no orçamento financeiro. Orçamentos operacionais asseguram a identificação dos recursos necessários para despesas operacionais. Estes incluem o orçamento de produção, o orçamento de aquisição, o orçamento de recursos humanos e o orçamento de vendas. This project has been funded with support from the European Commission. This presentation reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.
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O que é um orçamento ?
Orçamentos pessoais incluem uma estimativa dos nossos rendimentos e despesas. Orçamentos empresariais são mais complexos: expressam os objetivos de negócio da empresa. Orçamentos de evento são planos de evento. Devem ser planeadas considerações financeiras detalhadamente para garantir resultados positivos.
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Objetivo do orçamento de eventos
A capacidade de prever e controlar os gastos do evento é um aspeto fundamental da gestão de eventos. … Custos com uma rápida subida exponencial podem ser um sinal de desastre para as finanças e fluxos de caixa do evento. … Redução da performance financeira geral e gastos acima da média podem originar problemas significativos de fluxo de caixa. Devido à natureza irregular de entradas e saídas de caixa, o potencial para a ocorrência de problemas de fluxo de caixa está sempre presente.
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Objetivo do orçamento de eventos
A capacidade de produzir receita é também muito importante. … Lentidão ou mau desempenho no que respeita a venda de bilhetes, patrocínio ou outras atividades fonte de aumento de receita podem assinalar problemas mais sérios a nível financeiro e de fluxo de caixa. . O orçamento de eventos é uma ferramenta simples e eficaz de planeamento e controlo. Quando usada de forma eficaz, auxilia o gestor de eventos a prever as finanças e fluxos de caixa do evento e mantê-los em ordem. O objetivo de um orçamento de eventos é: Prever e monitorizar os custos e receitas do evento Apresentar objetivos financeiros para a avaliação de performance Facilitar a consciência de oportunidades de redução de custo Dar conhecimento da posição financeira às partes interessadas Criar um sistema de controlo Facilitar o planeamento de eventos futuros.
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Tipos de Orçamento de base-zero: começa no ponto zero para cada item orçamental e expõe e orçamento justifica o dinheiro utilizado para as despesas do departamento. Este método foi usado nos Estados s Unidos e em vários países na década de 1970, tendo sido abandonado devido ao elevado número de burocracias criadas e inutilizadas.
Orçamento Kaizen: originário do Japão, trata-se de uma técnica orçamental que abrange todos os investimentos esperados, com base numa perspetiva de melhoria contínua.
Orçamento baseado nas atividades: centra-se no custo das atividades realizadas e no custo de qualquer ação que constitua valor financeiro, seja para produção ou venda. É uma abordagem que facilita a melhoria contínua.
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Processo de orçamentaç ão
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Fatores contextuais … Previsão de fontes de receita, como, por exemplo, venda de bilhetes. … Consideração de impactos nos fluxos de receitas: …Clima económico …Tendências por tipo de evento …Pesquisa de mercado …Receitas de eventos anteriores …Alterações de eventos anteriores … A previsão de gastos deve ser sujeita ao mesmo processo.
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Processo de orçamentaç ão
3 Níveis de incerteza … Ao desenvolver um orçamento, as questões relacionadas com incertezas sobre receitas futuras podem, por vezes, ser preocupantes. … Pode, por exemplo, ser necessário ampliar a base de receita para atender aos níveis atuais de incerteza. … Uma maior consciência das áreas de incerteza ou vulnerabilidade no que respeita à produção de receita é um dos principais benefícios da orçamentação.
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Processo de orçamentaç ão
3 Níveis de detalhe … O nível de detalhe requerido e a categorização de várias receitas e despesas é uma importante preocupação no momento da elaboração do orçamento de eventos. … O número de diferentes categorias de receitas e despesas deve ser determinado a priori, pela necessidade de os controlar e influenciar. … As necessidades das partes interessadas devem ser tidas em consideração ao determinar-se os níveis de detalhes.
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Processo de orçamentaç ão
Objetivos do orçamento … Alterar ou não alterar? … Os orçamentos são mecanismos para garantir uma boa tomada de decisão. … As partes interessadas devem ser consultadas antes de proceder a alguma alteração. Comunicação contínua com as partes interessadas … A comunicação contínua reduz a probabilidade de problemas sérios a longo prazo. … Dar conhecimento às partes interessadas dos principais resultados financeiros representa um importante benefício ou subproduto do processo de orçamentação.
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Processo de orçamentaç ão
3 Revisão do orçamento … Recomenda-se uma monitorização periódica do orçamento. … Se as despesas forem acima nos níveis esperados, devem ser tomadas medidas para controlar os gastos. … A capacidade de reconhecer variações e tomar medidas corretivas no momento certo é um dos principais benefícios do orçamento.
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Processo de orçamentaç ão
Orçamentos futuros … É mais fácil desenvolver orçamentos realistas com experiência. … A disciplina financeira em orçamentos aumenta ao longo do tempo. … O processo de orçamentação de um evento resume-se em: …Análise de fatores contextuais …Avaliação de níveis de incerteza …Previsões e categorizações de despesas e receitas …Desenho e avaliação do orçamento com base nos objetivos …Distribuição do orçamentos às partes interessadas …Negociação e finalização do orçamento …Revisão periódica do orçamento …Recolha de informação para orçamentos futuros.
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Análise break even
Os orçamentos podem ser desenvolvidos em termos de receitas e pontos de equilíbrio (break even points). Break even é o ponto em que todos os gastos são cobertos pelas receitas. Receitas adicionais = lucro. Calcular pontos break even requer conhecimento de: … Custos fixos …Mesmo custo, independentemente de quantos ingressos são vendidos. …Exemplo: gasto com um orador convidado ou salários para os colaboradores do evento. … Custos variáveis …Custos que alteram consoante o número de ingressos vendidos. …Exemplo: comida e bebida.
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AnĂĄlise break even
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Receitas Gastos NĂşmero de bilhetes
0 bilhetes
50 bilhetes
100 bilhetes
150 bilhetes
Exemplo de um ponto break-even.
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Estratégia de faturação
Os rendimentos variam consoante a estratégia de faturação utilizada. Patrocínio … O nível de patrocínio está dependente das visões das partes interessadas. … É muito importante para determinados tipo de eventos. Subsídios … Da parte dos representantes locais, estatais e governamentais. Licenciamento de venda de produtos … Pode gerar uma vasta receita. … Os gestores de eventos necessitam de estabelecer acordos com os fabricantes ou distribuidores para partilharem uma parte dos lucros.
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Consideraçõe ssobre fluxo de caixa
Relacionado com o padrão de faturação e despesas. Para evitar problemas de fluxo de caixa: … Desenvolva um mapa temporal do fluxo de caixa. … Adie despesas o máximo possível … Obtenha informação sobre as condições de fornecimento … Mantenha um controlo apertado sobre as despesas. … Elabore estratégias de faturação para antecipar fluxos de receita.
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Revisão do orçamento
As coisas nem sempre correm como planeado! Despesas antecipadas, exceder o orçamento, etc., por norma, resultam numa mudança desfavorável. Os orçamentos são a melhor forma de tentar antecipar os movimentos financeiros de um evento. As revisões periódicas do orçamento aumentam a probabilidade de se detetarem problemas. Desta forma, podem-se implementar medidas de controlo e medidas corretivas para reduzir as perdas.
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Orçamento s futuros
As previsões podem ser imprecisas por falta de informação. As experiências anteriores são úteis, mas devem considerar-se fatores novos e inesperados. Existem três abordagens para antecipar custos: … Top-down … Bottom-up … Paramétrica.
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Gerir um orçamento de eventos
A gestão efetiva de um orçamento de evento implica: … Monitorização constante do orçamento de forma a identificar variações na receita e/ou nos gatos. … Se os gastos reais excederem os orçamentados, são necessárias medidas corretivas para: …Reduzir custos ou …Aumentar a receita para neutralizar os aumentos de custo ou …Uma combinação de ambos … Uma vez surgidos problemas de despesas, requer-se maior nível de detalhe no futuro para que haja um controlo mais apertado da situação e se identifiquem áreas mais preocupantes.
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Gerir um orçamento de eventos
… Se a receita real for menor que a receita orçamentada, é necessário aplicar medidas corretivas para: …Aumentar a receita …Reduzir custos para neutralizar a perda de receita …Uma combinação de ambos … Uma vez que surjam problemas de receita, pode ser necessário identificar fontes alternativas para a mesma. … Tendo por base experiências anteriores, os orçamentos de eventos devem ser constantemente revistos de forma a garantir que são realistas.
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Resumo
Os orçamentos são uma das mais importantes ferramentas de planeamento e controlo para um gestor de eventos. Uma gestão de orçamento efetiva permite o planeamento financeiro. Podem evitar-se problemas de liquidez Permitem controlar receitas e despesas. O orçamento assenta na análise de fatores contextuais, níveis de incerteza, previsões e categorização de receitas e despesas. Gerir um orçamento implica uma monitorização constante dos gastos e receita, aplicando medidas corretivas sempre que necessário e revendo os orçamentos para assegurar que se mantêm realistas.
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Obrigado!
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