O Futuro Dos Eventos

O FUTURO DOS EVENTOS Uma análise top de linha sobre as oportunidades e o potencial do setor. Patrocinado por

TRADUÇÃO:

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Principais Descobertas A tecnologia será o principal fator para virar o jogo no setor de eventos.

Redes sociais crescerão em importância.

A importância de eventos híbridos e virtuais crescerá conforme a velocidade de processamento aumentar e as novas gerações entrarem no mercado de trabalho.

Eventos híbridos irão, cada vez mais, agregar valor a encontros face a face.

Conhecimento e educação serão fatores críticos para a sobrevivência do setor.

Responsabilidade social e ambiental ajudarão as empresas a se diferenciarem da concorrência.

As novas gerações irão transformar onde e como as pessoas se reunirão.

Novos mercados e setores vão apresentar novos desafios e oportunidades.

A gestão de informações será crítica para o sucesso.

O setor de eventos focará demais em tecnologia, a ponto de ignorar tendências políticas, econômicas, ambientais e sociais.

O planejamento a longo prazo se apresentará desafiador para um setor dominado pelos objetivos a curto prazo.

O Futuro dos Eventos Os profissionais do setor de eventos estão mais engajados no agora do que no futuro, de acordo com a pesquisa da MPI quanto ao futuro dos eventos, e o foco em tecnologia pode nos custar outras tendências que poderiam ter um impacto igual ou maior nos negócios – como forças sociais ou econômicas.

Esse artigo identifica as descobertas de uma pesquisa com membros MPI entrevistados por especialistas do setor e uma análise de tendências através de literatura, artigos, notícias e pesquisa agregada – tudo relacionado ao futuro dos eventos. Essa soma destaca algumas tendências chave, mas também demonstra a necessidade do setor em tê-las avaliadas por especialistas de fora, para uma perspectiva completa, o que será abordado na fase 2.

Política Um punhado de entrevistados citou política, legislação e governo como fatores determinantes para o futuro dos eventos. Desafios incluem regulamentações crescentes de setores correlatos e reduções em reuniões governamentais. Os entrevistados veem as forças políticas mudando o setor de eventos, enquanto governos abordam desafios futuros através de a) implementações políticas, regulamentações e legislação; b) confrontos, dilemas éticos relacionados à população, medicina, genética e biotecnologia; e c) apoio e investimento em suas economias pós-recessão.

Fronteiras nacionais nebulosas Organizadores de eventos veem a crescente globalização borrando fronteiras nacionais e entregando po-

der a empresas multinacionais – tudo levando a uma necessidade de construir uma consciência cultural (I) e sensibilidade. Alguns organizadores acreditam que essa globalização vai acelerar a adoção de eventos virtuais.

Um entrevistado diz: “A implementação de soluções virtuais vai estimular os eventos.

Maior interação e tecnologia vão gerar ainda mais relacionamentos, com uma aceleração dos negócios como resultado. Crises, meio ambiente e os preços dos combustíveis vão impulsionar esse desenvolvimento, tornando eventos virtuais um substituto viável. Nosso padrão de eventos irá mudar.”

A globalização também dá oportunidade para o setor apoiar a integração e comunicação, possibilitando compartilhamento de conhecimento e inovação.

Um entrevistado diz: “O aprendizado e a educação de adultos precisa continuar para que nós possamos avançar como sociedade. Eventos são uma grande parte daquilo que nos faz humanos.

Colocar-nos em situações onde interagimos com outros diferentes de nós mesmos é algo ótimo.”

Enquanto conhecimento e inovação formam componentes chave de políticas nacionais e internacionais, eventos podem se posicionar como críticos para inovação futura. Alguns profissionais de eventos defendem que centros de convenções devem afirmar suas posições como parte da emergente economia do conhecimento, se redefinindo como instituições de transferência de conhecimento (II).

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mamente importante.”.

Organizadores administram grandes quantidades de dados pessoais de participantes – então privacidade é fator chave. O roubo de identidade vai continuar sendo um risco de segurança, mesmo enquanto governos declaram a segurança pessoal “um problema de segurança nacional” (VII).

Retornos financeiros Profissionais de eventos expressam seus medos de crises econômicas e custos crescentes, mas a curto (e não longo) prazo. À luz disso, eles se focam nas capacidades que precisam para planejar eventos futuros, administrando conhecimento e talento.

Instabilidade e insegurança prevalecem

cios. Entender riscos terá um papel cada vez maior para que participantes e clientes se sintam seguros.

Segurança pública e médica são algumas das crescentes preocupações para participantes. Viagens internacionais são um risco (III). Segurança, garantia de proteção e planos de contingência são prioridades para os destinos. A capacidade de resposta de sua equipe em momentos de crise vai definir a satisfação e confiança do cliente (IV).

Dada a tendência de crescimento do terrorismo virtual, organizadores de eventos são cautelosos com a computação em nuvem (cloud computing) – apesar do futuro de eventos seguros poder tê-la como solução. Mas, primeiramente, organizadores e participantes devem se assegurar da segurança e privacidade.

Entrevistados identificam instabilidade política: “O interesse em viagens internacionais decaiu, devido à inquietude mundial e às ameaças de terrorismo.” Pesquisadores dizem que essa instabilidade significa que a gestão de riscos é crucial (V).

O medo de terrorismo online pode afetar dados, conhecimento, memórias e ideias armazenadas por corporações e indivíduos (VI).

A habilidade de gerir crises, planos de contingência e a consciência serão críticos para o sucesso de seus negó-

Um entrevistado diz: “Precisamos de habilidade para assegurar a privacidade e a segurança do material de eventos. Precisamos criar e/ou começar a usar sistemas web seguros para eventos.”

“Alguns têm medo dessa mudança e talvez desconfiem da segurança da informação transmitida, especialmente do ponto de vista de compliance.”.

“Precisamos da construção de websites que sigam regras de compliance e regulações. A segurança web e de conteúdo de eventos é extre-

Valores competitivos Profissionais de eventos precisam identificar novos modelos de negócios, devido à crise financeira e a concorrência crescente. Três quartos (77%) dos profissionais dizem que, até 2020, eles precisarão oferecer fortes incentivos para atrair participantes; 60% dizem que esses participantes vão querer uma estrutura “pagar ao receber” (pay as you receive), e que organizadores terão como tarefa apresentar retornos a investimentos (return on invesment, ROI) quantificáveis (VIII).

Segundo Roy Cameron, da Association Internationale des Palais de Congres: “Precisamos enfatizar o papel que os eventos têm no desenvolvimento econômico, profissional e educacional e minimizar o aspecto de lazer. Nunca houve oportunidade melhor para o setor procurar por atividades que suportem essa consideração. Mas para alcançar isso, precisamos ser

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levados mais a sério” (IX).

A necessidade de demonstrar esse valor faz-se presente em várias respostas.

Um entrevistado diz: “As empresas querem garantir que estão recebendo valor por seus investimentos – valor no sentido de retorno do evento (conteúdo) e o melhor preço negociável possível com os fornecedores.”. “O maior desafio que nós enfrentamos são concorrentes cobrando menos. Deparamos com esse tema constantemente enquanto continuamos a prover o melhor serviço que justifica nosso preço elevado. Se você tem o produto físico, o que sobra é o serviço.”

A pesquisa prova essa tensão entre preço e valor. Relatórios recentes mostram que 77% dos profissionais pensam que até 2020, conferências e feiras terão que oferecer preços de incentivo (participação gratuita, comprador subsidiado, patrocínio para a presença de participantes chave) assim atraindo a audiência correta.

Mais da metade (60%) acredita que os participantes irão pagar de acordo com os retornos (reuniões de vendas, sessões educacionais) e organizadores precisarão garantir esse retorno.

Eventos que exigem uma tarifa fixa para participar ou expor irão diminuir (X), enquanto a acessibilidade financeira continuará a motivar os participantes (XI).

Essa transformação da percepção de valores não é exclusiva do setor de eventos. Outros ramos viram o valor do conteúdo cair. Veja o valor das músicas, vídeogames e literatura, áreas onde os consumidores podem acessar o conteúdo online, por menos. No caso dos livros, alguns futuristas

acreditam que “o valor do conteúdo está caminhando para zero. As pessoas no futuro irão pagar, ao contrário, por contexto e comunidade.” (XII). A natureza dinâmica do valor, seus propulsores e o comportamento de consumo resultante, tornam necessário que o setor avance na direção de eventos gratuitos que ofereçam a venda de produtos e serviços dentro do evento e outros valores agregados além do conteúdo.

Menos e mais Pesquisadores pós-recessão da Harvard Business Review previram pequena ou nenhuma recuperação e muitos anos de “economia discricionária” (XIII), durante a qual consumidores vão querer valor demonstrável, mensurável por seu dinheiro, mas estarão menos inclinados a comprar (XIV). Essa alteração no comportamento do consumidor provavelmente irá reduzir gastos com eventos e alimentar a comunidade com uma consciência da percepção pública.

Um entrevistado diz: “Estou vendo que associações, durante os últimos anos, vêm tendo que reavaliar seus eventos anuais e o dinheiro que estão fazendo com esses eventos. Muitos foram condensados.”

A proposição de valor para consumidores de eventos vai cada vez mais enfatizar o valor da participação e garantir clientes satisfeitos.

Organizadores terão de focar no controle de custos e em processos efetivos de compras (XV). Além disso, profissionais de eventos terão de avaliar e tomar os rumos de simplificação do setor de varejo.

Participantes e clientes demandam apoio na sua tomada de decisão e res-

pondem a propostas simples. (XVI)

Hiper competição A hiper competitividade – causada pela entrada fácil no mercado global de eventos – pode ser vista na gama de espaços de eventos não tradicionais e construídos com um propósito, e no crescimento veloz dos centros de convenções e até das estruturas prontas para montar.

Novos concorrentes estão emergindo no Brasil, Rússia, Índia e China (BRIC), e uma superoferta de hotéis de luxo podem ameaçar locais e destinos mais estabelecidos (XVII).

Um entrevistado diz: “Eu vejo muito mais concorrência. Do ponto de vista de espaço de eventos, os clientes são muito mais exigentes do que eram. Precificação é muito mais do que um problema. As taxas de desconto estão subindo, então a margem é menor. Estamos indo bem, mas com muito mais esforço.”

A lealdade dos consumidores (XVIII) será fator decisivo para o sucesso do setor de eventos, mas consumidores e clientes parcimoniosos estarão mais propensos a trocar parceiros. Assim, manter clientes existentes e ativos será um desafio, principalmente devido à hiper concorrência anteriormente mencionada e ao aumento do “consumo mercurial” (XIX), no qual redes sociais fazem clientes reavaliarem sua lealdade.

Novos setores, estruturas e mercados Setores e negócios estão se transformando, e a inovação se tornou uma guia para os negócios procurando desenvolver novos mercados, enquanto o poder aumenta em econo-

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mias emergentes e os negócios achatam suas estruturas. Como resultado, o setor vê números crescentes de eventos menores (XX) e menos eventos maiores, que serão mais complexos e envolvem alianças estratégicas e formatos múltiplos (XXI).

A ascensão do nordeste da Ásia como força econômica dominante apresenta desafios de competição assim como oportunidades de mercado. Especialistas em previsões acreditam que a população da China atingirá os 100 milhões (XXII) até 2020. O crescimento da Índia traz novas oportunidades (XXIII) para profissionais que procuram relações de negócios e apelo de mercado. Especialistas preveem que o crescimento industrial na China vai ultrapassar o dos Estados Unidos até 2020, em particular no turismo econômico e de classe média. Organizadores de eventos vão manter suas relações existentes em mercados estabelecidos e abrir novos caminhos em novos mercados a fim de entender seus consumidores e estabelecer parcerias de longo prazo. (XXIV).

Além das economias emergentes, profissionais de eventos verão transformações em descobertas científicas e tecnológicas. Nano biotecnologia, neurologia (XXV) e novas formas de energia (XVI) vão lançar novas carreiras no setor de eventos que tratarão da integração homemtecnologia, crescentes preocupações éticas (XXVII) e novas plataformas de mídia (XXVIII). “Engenharia do conhecimento” e “educação e aprendizagem” (XXIX) vão configurar as economias inovadoras do futuro.

Escassez de recursos humanos A necessidade por recursos humanos (XXX) e especialização podem amea-

çar o setor e sua força tarefa atual.

Profissionalização e carreiras emergentes criarão lacunas de habilidades.

Desde já, especialistas estão questionando se o sistema educacional pode preparar a próxima geração para sustentar e fortalecer a economia.

(XXXI) Desenvolvimentos vão requerer novos níveis de proficiência em administração estratégica, administração de crises (XXXII) e tecnologia para alcançar os objetivos do cliente.

vistados afirmam que problemas “verdes” (ou sustentabilidade ambiental) estão liderando uma mudança no setor, principalmente devido às expectativas crescentes dos clientes e o interesse nos custos maiores dos eventos verdes (sobretudo por quêstões de terceirização de alimentos).

Dá pra ser verde

Gestão de talentos será imprescindível – especialmente para hotéis onde a atração e retenção de uma boa equipe está ligada ao feedback positivo dos clientes (XXXIII) e ao sucesso do negócio a longo prazo. Conforme as novas gerações adentram o mercado de trabalho, elas procuram por empregadores responsáveis, equilíbrio da vida pessoal/profissional, incentivos de salário e comunicação aberta com a gestão. As práticas corporativas mudarão para atrair e reter a melhor mão de obra.

As expectativas dos clientes em eventos preocupados ambientalmente vêm aumentando (apesar de a crise econômica ter feito praticantes do setor comprarem menos ao invés de comprar produtos premium com selo verde). (XXXIV) Mudanças climáticas transformam ações ambientais na nova norma. Historicamente, a reciclagem posicionava empresas na dianteira, hoje é apenas um requisito mínimo.

(XXXV) O setor (e o mundo) se tornou mais consciente dos recursos finitos de água. Alterações sazonais vão impactar onde e quando os eventos deverão acontecer (XXXVI).

Preocupações ambientais

A responsabilidade se espalha

Aproximadamente 12,5% dos entre-

Políticas e iniciativas de CSR (corpo-

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rate social responsibility – responsabilidade social corporativa) dentre as empresas mais bem conceituadas geraram uma expectativa de CSR em todos os setores, em todos os níveis.

Apesar das interferências da recessão financeira, que faria com que CSR perdesse importância para os objetivos das empresas, essa política continua entrelaçada com estratégias de longo prazo – ainda mais durante crises.

Pesquisas (XXXVII) mostram que o número de empresas com material online sobre CSR cresceu para 81% em 2010, de 75% no ano anterior (na Europa o número é 94%, no Canadá, 72%). Das empresas na listagem Fortune 250, 92% contam com código de governança corporativa ou ético (XXXVIII).

De acordo com a pesquisa mundial da MPI, percepção pública, conhecimento crescente, concorrência e melhor desempenho nos negócios serão os guias para o CSR, resultando em maior satisfação dos funcionários e uma cadeia de fornecedores mais confiável e sustentável. (XXXIX) O estudo identificou os seguintes fatores: Conhecimento: diversas questões corporativas irão precisar de educação e treinamento em CSR. O CSR sairá da lista de tarefas para se tornar estratégico para a organização.

Recursos: recursos limitados serão reposicionados e administrados a longo prazo através da cadeia de fornecimento, com grande compromisso de Recursos Humanos.

Consumidor: consumidores socialmente conscientes e éticamente exigentes esperarão transparência econômica e social.

Regulamentações: diversas regulamentações terão impactos no tripé da sustentabilidade e vão aumentar a credibilidade e aceitação dos padrões internacionais.

Concorrência: inovações em CSR – produtos diferenciados e oportunidades de investimentos vão prosperar no mercado sustentável global.

Mudanças sociais Apenas um entrevistado do estudo global da MPI (dentre 392) mencionou que considera mudanças demográficas importantes. No entanto, alguns poucos mencionaram a necessidade de se considerar a população em envelhecimento. As maiores mudanças sociais estão relacionadas às mídias sociais, comunicações e networking – quando perguntados sobre mudanças relevantes, mais de 40% dos entrevistados fizeram referências às comunicações, geração Facebook, informação, marketing de grande escala, networking, participação e promoção.

Transformações sociais Os papeis das mídias sociais no futuro levantam muitas discussões. Está claro que as redes sociais são poderosas ferramentas de comunicação, mas seu papel no futuro dos negócios divide opiniões e passa por diversos subtópicos do futuro dos eventos: marketing, gerações, experiência, desenvolvimento de relações, participantes e distrações.

Administrar redes sociais em escala global é complexo para o setor interconectado de eventos e hospitalidade. As mídias são diversas e não universalmente adotadas. Em 2010, um estudo examinou atitudes relacionadas às redes sociais em 22

países. Americanos ficaram como os mais propensos a utilizar redes sociais (46%), seguidos da Polônia, GrãBretanha e Coreia do Sul. Alemanha e Japão são os países mais conectados, mas exibiram níveis baixos de participação nas redes. Na Indonésia e Paquistão, mais de 90% da população não tem acesso à internet (XL). Existem equivalentes ao Facebook na China, Japão e Rússia, juntamente com uma necessidade crescente de entender essas redes para comunicar-se efetivamente. A China tem aproximadamente 50 milhões de usuários QQ Alumni e 60 milhões no Baidu Space, por exemplo. (XLI) As redes sociais são vistas tanto como “uma ótima ferramenta para mostrar sua empresa e publicar o que você tem para oferecer” quanto algo que “vai quebrar nosso setor”. As redes sociais se incorporaram rapidamente ao nosso comportamento e –alguns dizem – ao nosso cérebro. (XLII) Em dezembro de 2011, a companhia aérea KLM anunciou um serviço meet-and-seat para passageiros: eles poderiam ver os perfis dos colegas de voo e decidir ao lado de quem gostariam de sentar (XLIII). Qualquer que sejam nossas opiniões, mídias e redes sociais mudaram o mundo e continuarão a afetar eventos e integração social online e offline.

Mídias sociais são normais aos olhos dos entrevistados.

Um entrevistado diz: “Mídias sociais chegaram para ficar, especialmente se você quer engajar gerações futuras. Mídias sociais estão moldando a vida de nossas crianças.

Para nós adultos, é o novo normal, para eles, apenas normal. Quanto aos avanços tecnológicos e de comunicação eu vejo redes sociais

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como algo tão permanente quanto apresentações de Power Point e que eventualmente serão tão banais quanto.”

Aprendizado social Profissionais de eventos estão repensando as conferências tradicionais com palestras e público sentado à luz das inovações, que reivindicam o aprendizado ativo como uma forma de atrair participantes, incentivar participação e abordar conceitos que eles achem mais interessantes (XLIV).

Modelos inovadores e eventos ao ar livre demonstram o alcance do controle que participantes podem ter em suas próprias experiências, pois “a maior parte dos adultos é capaz de descobrir o que precisa, ao invés de ter alguém determinando o que eles querem”.

(XLV) Isso apresenta desafios significativos para os espaços e organizadores de eventos, incumbidos de construir uma infinita “paleta de lugares” dentro de uma oferta finita de espaços. (XLVI) Uma proliferação de termos de conferências surge para esses novos eventos: brainjams, hypercamps, crosslabs, misturando interação dos participantes, compartilhando e inovando. (XLVII) Essas formas de integrar o participante demandam mais informações sobre os mesmos desde o início. (XLVIII) Essa informação ajuda os organizadores a entregar conteúdo personalizado (uma tendência chave até 2020).

Entrevistados enfatizaram eventos personalizados como uma tendência relevante (XLIX) e uma forma de oferecer experiências precisas.

A habilidade de alcançar uma rede mais extensa com pequeno esforço, emails ou conversações telefônicas dá aos organizadores a oportunidade de

planejar a experiência exclusiva com antecedência, alguns ignorando informações ou grupos oficiais em redes sociais, transmissões e discussões durante o processo decisivo.

precisam saber de antemão o que vão aprender e o que vão levar consigo.”

(LI).

Um entrevistado diz:

“Redes sociais vão ajudar as pessoas a estabelecerem com quem querem se conectar antes que eles cheguem ao evento.”

“Já que as gerações futuras têm uma influência importante em nosso mercado de trabalho, os eventos do futuro precisam mudar com os tempos.

Novos eventos serão “verdes”, limpos, eficientes, chamativos... enfeitados e acessíveis (financeiramente).”.

Enquanto redes sociais permitem que os participantes moldem suas próprias vivências através de rotas oficiais e extraoficiais, os desafios permanecem: Facebook e informações do setor de eventos nem sempre são instantâneas.

Nosso setor vai, cada vez mais, se comunicar com uma população que se encontra online para conteúdo, contatos e retorno instantâneo (L).

Estudos piloto sobre a geração Y confirmam essas suposições, e ainda mostram que esse grupo valoriza interações pré, durante e pós-evento.

A geração Y ressente ser pedida para “se desconectar” (LII) e são mais propensos a desafiar autoridade (LIII).

Em particular, a inabilidade ou a falta de vontade de se desconectar pode impactar o setor negativamente.

Um entrevistado diz:

Próximas Gerações A geração “constantemente conectada” (Gen Yers, ou aqueles abaixo dos 30), que deseja a última tecnologia, rede social difundida e modelos inovadores de eventos, vão impactar profundamente os espaços físicos de eventos.

Pesquisadores dissertam que membros dessa geração “não estão compelidos aos eventos tradicionais, mas, por serem grandes em número, são importantes para o sucesso futuro e mesmo para a sobrevivência das associações. Os millenials querem saber ‘o que eu ganho com isso?’, eles

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Um entrevistado diz:

Múltiplas gerações

“Outro dia ouvi que participantes estariam mandando as perguntas ao palestrante por mensagem. Acho desrespeitoso as pessoas fazerem outra coisa que não prestar atenção.”

“Etiqueta em eventos seria um item importante para as pessoas aprenderem. Você não pode ficar teclando no seu smartphone enquanto todos estão tentando ouvir um palestrante.”

Entrevistados da pesquisa global da MPI sobre CSR não consideram o aumento da idade da população como um problema. Estudos confirmam que uma maior expectativa de vida será normal. Em 2008, a geração Y ultrapassou os baby boomers em questão de poder de compra, e no Japão, a expectativa de vida já é de 85 anos de idade (LVI). Conforme seres humanos dominam o controle e prevenção de doenças, neurociências e medicamentos de longevidade (LVII), as populações vão viver mais tempo e as funções do cérebro vão funcionar melhor em trabalhadores mais velhos (LVIII). No entanto, o medo de pandemias e vírus pode impulsionar eventos virtuais e segurança sanitária no local (LIX). E, enquanto a população fica mais velha, eventos farmacêuticos e médicos crescem em importância. (LXII).

Mas não é só com a geração Y que os profissionais de eventos se preocupam. A geração Z vai entrar no mercado na próxima década – uma geração nascida com conectividade imediata, mensagens, informação e feedback instantâneos. Eles compartilham a experiência em tecnologia da geração Y, mas suas vidas foram formadas online. Suas comunidades são sem fronteiras ou identidade (LIV).

Para os Gen Zers, eventos presenciais oferecem oportunidades únicas de conhecer “pessoas de verdade”, mas não lhes dá tanta oportunidade para controlar suas identidades. Gen Zers são polivalentes que preferem velocidade à precisão. (LV) Em um mundo de geração Z, o desafio não será simplesmente criar o programa com as atividades certas, mas criar o programa com as atividades certas nesse instante.

Um entrevistado diz: “Feedback instantâneo é importante, mas pensamentos que levamos tempo para ruminar também são. Novidades são empolgantes e trazem vantagens, mas também precisam ter fundamento em princípios sólidos de comunicação.”

Um desafio: engajar um público de diversas gerações com valores diferentes, que procuram oportunidades para desenvolvimento profissional, personalização, conteúdo conciso e tecnologia visível (LXI); as gerações mais velhas darão valor às oportunidades sociais, compartilhamento de conhecimento e acessibilidade (LXII).

A moeda tempo No futuro, os profissionais terão menos tempo do que tem agora, resultando um equilíbrio fraco entre trabalho e vida. Para a geração Y, alcançar o equilíbrio será crítico. A ausência faz do tempo a nova moeda corrente (LXIII), e organizadores de eventos terão de dividir esse fato entre conteúdo e design. Assim, eventos deverão combinar objetivos profissionais e pessoais. Enquanto

mais pessoas trabalham de suas casas geograficamente espalhadas, e a importância de encontros deve crescer (LXIV). Alguns entrevistados dizem que a tecnologia vai ajudar os participantes a gerirem melhor seu tempo no local.

Um entrevistado diz: “[Nós veremos] uma economia de tempo exponencial teclando em recursos tecnológicos que entrosam avanços nas redes sociais, atualizações de programas e, quem sabe, ofereçam uma experiência mais virtual para diminuir o tempo dedicado de escritório.”

Tecnologia A fase I da pesquisa MPI conclui que a tecnologia é a maior área de mudança no futuro, 18% dos profissionais mencionaram a transição para eventos virtuais ou híbridos.

Um entrevistado diz: “Eu vejo um crescimento nos eventos virtuais. Os clientes estão reavaliando cada evento para ver se eles realmente precisam se encontrar presencialmente.”.

Mas as respostas não mostram nenhuma mudança tecnológica que já não esteja implementada seja no setor de eventos ou em outro (esses virão na fase II).

Relatórios mostram que as tendências do setor incluem tecnologias convergentes, eventos virtuais, sobrecarga de informações, conferências remotas, gamification, desenvolvimento de aplicativos, impressão 3D, tecnologias invisíveis (calm technologies), código aberto (open source), computação em nuvem (cloud computing), realidade aumentada e reconhecimento de voz.

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E, enquanto algumas tendências apresentam desafios para o setor – em particular como passar conteúdo pessoalmente – elas também representam oportunidades de engrandecer e estender eventos além do valor nominal.

contato humano (LXVIII).

desnecessário.”

Eventos virtuais são muitas vezes necessários já que a rapidez das informações (LXIX) transforma as expectativas dos participantes.

Um entrevistado diz:

A ascensão do virtual Eventos virtuais vão nos levar a mais Citrix (compartilhamento de área de trabalho), webcasting, ambientes 3D e eventos de vários dias com exposições (ON24) (LXV). As apresentações de realidade virtual mais populares serão seguidas de eventos internos e treinamentos para reforçar o aprendizado e os resultados. Os participantes vão se tornando mais familiarizados com ambientes virtuais ou jogos conforme o tempo gasto no mundo virtual cresce (atualmente 22 horas por semana) (LXVI).

Eventos ao vivo deverão superar o que os eventos virtuais oferecem (devido a custos em ambos os lados) (LXVII).

“Esse é o paradoxo da comunicação e da tecnologia. Apesar de seus objetivos serem encorajar comunicação e integração entre indivíduos, acabam dificultando as formas mais eficazes de comunicação por tornar

Novos mercados emergentes e economia do conhecimento

“Instantâneo, instantâneo, instantâneo. Queremos coisas melhores e mais rápidas o tempo todo. Comunicação instantânea vai continuar a guiar a interação, mas seja pessoalmente ou eletronicamente relações continuarão sendo sobre quem você conhece.”

O desejo por informação rápida e fácil vai resultar em eventos mais curtos, estratégicos, focados e ricos em conteúdo. E enquanto velocidade pode encurtar eventos, excesso de informação (LXX) pode fornecer oportunidades para organizadores distribuírem conteúdo mais eficientemente pelo tempo. Estruturar informação pode ser o USP (unique selling proposition – proposta única de venda) que vai ajudar os eventos a se diferenciarem de outras fontes.

Um entrevistado diz: “Compradores não estão participando

Instabilidade política e insegurança – em particular cyber terrorismo

Redes sociais – customizadas e simplificadas

Globalização – Mundo sem fronteiras

Mudança de expectativas das gerações Y, Z e seguintes

Negócios verdes e responsáveis

Rápido crescimento de tecnologia/virtual e novas dimensões

porque, ou trabalham por si próprios e não estão dispostos a cobrir suas próprias despesas ou porque seus empregadores estão dizendo ‘ não vamos ao evento esse ano, podemos conseguir a informação na internet’”.

Entrevistados apontam os avanços em conferências remotas, tecnologia e audiovisual, o que sustenta outros estudos que dizem que a combinação de apresentações high-tech e conferência remota vai realçar o conteúdo ao longo do tempo (LXXI).

Essa tendência irá acelerar ao mesmo tempo em que os participantes se acostumarem com as novas mídias.

Um entrevistado diz: “Organizadores e participantes estão ficando mais confortáveis com a tecnologia. Eu não vejo eventos presenciais sumindo, mas eu vejo todo mundo ficando mais confortável com tecnologia híbrida e online para eventos.”

Jogos convergentes Gamification (ou a adoção de jogos dentro do conteúdo programático) já está aqui. Organizadores usam games como ferramentas de aprendizado para melhorar a atividade coletiva e desafiar participantes (LXXIII).

Ligado ao gamification: o crescimento de aplicativos (ou apps) para tablets e smartphones. Até 2015, haverá mais de 148,6 milhões de usuários de smartphones nos Estados Unidos apenas (9,11 milhões em 2011), representando 58% dos usuários de celulares (38% em 2011) (LXXIV).

Enquanto mais pessoas adotam conteúdo nesses aparelhos, o acesso à informação, à internet e à podcasts será mais fácil. Aplicativos de eventos vão se tornar tão naturais quanto redes

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wi-fi, não mais uma novidade, mas uma forma de compartilhar conteúdo (LXXV) e uma forma dos participantes navegarem (LXXVI), incitarem e gravarem sua participação no evento, na exposição e nos seminários.

Novas dimensões Entrevistados mencionaram o 3D em termos de tela. Em outros estudos, “tecnologias que estimulam todos nossos sentidos” aparecem logo abaixo de 50% - a frente de TVs 3D, hologramas, conferências 3D, decisão colaborativa, realidade virtual e o uso de avatares virtuais (LXXVII).

Impressão 3D não apareceu no estudo.

Apresentações em dimensões e tecnologia de produtos terão um impacto fundamental no setor de eventos. Novas amostras de produtos (LXXVIII) é uma tendência importante e essa colaboração vai provavelmente resultar em novos produtos. A impressão 3D já é usada em conferências devido sua natureza de código aberto. Abra os olhos para rápidos desenvolvimentos, que irão reduzir custos e abrir oportunidades para serviços sob demanda (LXXIX), protótipos de produtos e customização.

Em todos os lugares, tudo, todo mundo Tecnologia calma, ou invisível, é representada em filmes de ficção científica incorporada ao nosso redor.

Ela marca o desaparecimento dos computadores; não é mais percebida como aparelho, mas como elementos de artefatos de nosso ambiente (LXXXI).

Incorporar tecnologia em eventos proporciona novas oportunidades para transmissão de conteúdo de novas ma-

neiras. No futuro mais além, incluir melhorias tecnologias naturais na construção de espaços de eventos será modelo.

Tendências de desenvolvimentos tecnológicos nos dão perspectiva do futuro. O uso de códigos abertos para criar, controlar, melhorar e acessar rapidamente a tecnologia cria expectativas para uma maior colaboração e a percepção de que parcerias podem ocorrer em comunidades geográficamente dispersas (LXXXIII); “Muitas inovações hoje em dia estão sendo criadas a partir de softwares de código aberto. Essa comunidade está guiando as inovações em cloud computing, redes sociais e móvel, o que parece prever bem a futura adoção do código aberto em empresas.” (LXXXIV) Alguns entrevistados pela MPI comentaram o crescimento do cloud computing no setor de eventos como parte do futuro dos mesmos.

Um entrevistado diz: “Ter informação disponível na nuvem nos ajuda a manter membros de um conselho ou comitê engajados e informados.” “(Nós estamos) criando uma colaboração mais transparente usando a tecnologia na nuvem”.

Pesquisas recentes de uma consultoria (de fora do setor de eventos) aponta para a lacuna de informação que existe em pequenos negócios, em particular no que diz respeito à adoção do cloud computing. “Os benefícios da nuvem ainda não foram completamente entendidos pela comunidade de pequenas empresas. (...) pesquisas mostram que 49% dos donos não estão cientes do cloud computing. Para os que estão cientes, mas não adotaram, o principal obstáculo é ‘eu não sei o suficiente sobre isso’” (LXXXV).

Realidade aumentada Softwares de RA (realidade aumentada) misturam os mundos real e virtual. Vinda de domínios técnicos como manutenção e treinamento para operação de máquinas, a realidade aumentada se tornou comum devido aos pequenos aparelhos (celulares) com câmeras, sensores de localização e interação touch screen (tela sensível ao toque). Displays de cabeça para uma realidade aumentada sem o uso das mãos ainda não estão disponíveis universalmente, mas aparelhos de mão (tablets, smartphones) oferecem alguns vislumbres do que a realidade aumentada pode ser no futuro. Ela pode, por exemplo, destacar impressos (como pôsteres) com uma camada adicional de links de internet, visualizações e outras informações relevantes (LXXXVI). A realidade aumentada pode te fornecer materiais relacionados ao tema/tópico do evento e mapas para o local. Também pode aumentar as capacidades da vídeo conferência colaborativa. (LXXXVII).

Reconhecimento de voz e de fala A tecnologia de reconhecimento de voz está disponível em sistemas de computadores comerciais há anos. O reconhecimento de voz SIRI no iPhone 4S (LXXXVIII) foi um avanço em termos de disponibilidade e usabilidade, e sistemas similares estarão disponíveis em breve em aparelhos como Android (apesar de ainda existirem barreiras técnicas a se vencer) (LXXXIX).

Dois usos diferentes para essa tecnologia: Transcrição da fala para texto permite classificação imediata de palavras-chave (também possível

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automaticamente), tornando rápida a distribuição das apresentações e palestras e proporcionando anotações quase instantâneas.

Participantes não precisam mais fazer as próprias anotações. Essa implementação em eventos não está longe. (XC) Tecnologia de reconhecimento de voz pode ser usada para distinguir palestrantes (XCI), o que significa painéis com menos problemas.

Ações para o futuro

eventos, e isso pode não ser ROI (return on investments – retorno sobre investimentos), mas ROO (return on objectives – retorno sobre objetivos), claramente identificando o valor dos eventos para uma organização e seus stakeholders. Também espero ver mais pessoas pensando no design de seus eventos e no conteúdo de uma perspectiva estratégica, pensando sobre como o evento pode se desenvolver para criar relacionamentos significativos e alcançar os objetivos.”

A fase I dá base para as seguintes ações de ordem imediata para que o setor se prepare para atender às necessidades presentes e do futuro próximo. Essas ações serão revisadas e atualizadas na medida em que o estudo progredir e novas percepções surgirem.

O futuro do meeting design As respostas de dois entrevistados pela MPI resumem apropriadamente as visões sobre meeting design.

Um entrevistado diz: “Eventos são mais estratégicos, desenvolvidos com objetivos mais claros em mente do que antigamente. (...) As pessoas que entendem como planejar um evento com o objetivo final na cabeça ganharão. Eventos pensados para o avanço das estratégias de negócios (e que forem bem sucedidos) serão vistos como um bem, não uma despesa. Todos nós precisamos elevar o nível de exigência.”

Um entrevistado diz: “Estou esperando mais pessoas em nosso setor que reconheçam a importância de comunicar o valor dos

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DESCOBERTAS EM MEETING DESIGN Presencial e virtual

AÇÕES RECOMENDADAS

Desenvolver as duas opções de acordo com as necessidades e objetivos dos participantes.

Gerir o evento e brifar palestrantes com isso em mente. Os participantes Feedback imediato contam com isso.

Aprenda a superar a mudança para eventos menores e mais curtos com Alcance e duração tecnologia para estender o alcance e a duração.

Encoraje os stakeholders a definir objetivos claros para o evento, assim você Demonstrando ROI consegue mensurar resultados e reportar.

Menores espaços de tempo e expectativas mais altas significam que Planejando em menos tempo profissionais terão de pensar e se mover rapidamente por treinamentos, desenvolvimento de habilidades e tecnologia.

Reconheça que as necessidades dos participantes variam. Planeje eventos que Diversidade de participantes deem conta das diferenças culturais, de gerações e de aprendizado.

Estratégico e informado X apenas Os papeis não estão claros. Crie envolvimento no conteúdo programático do evento e a maneira como será passado. operacional Ofereça experiências conjuntas, trabalhando com associações e universidades Educação e treinamento para melhorar as oportunidades de conhecimento e inovação.

Conclusão e considerações Esse relatório agrega pesquisa, estudos recentes, notícias, fontes online e bibliografia acadêmica além de respostas colhidas na fase I do estudo MPI – O futuro dos eventos. Todos esses elementos destacam a necessidade de planejamento estratégico (XCII) enquanto as tendências surgem.

Criando estratégias específicas, empresas podem ativar sistemas de alarme antecipado (XCIII) e o setor pode se preparar e construir o futuro. Esse relatório dá uma visão geral das principais tendências que serão discutidas mais a fundo na fase II através de entrevistas com especialistas, focus groups da geração Y e inovadores do setor de eventos.

A fase I demonstra que percepções míopes do futuro vão dificultar o setor de eventos e que uma visão mais ampla de tendências globais – tanto focada como periférica – é importante para a sobrevivência a longo prazo. Enquanto novas tecnologias são essenciais em todos os negócios, precisam ser mais bem entendidas em termos de comunicação, aprendizagem, conexão, construção, design, interação, intercâmbio e crescimento. Tecnologia ofusca o horizonte de organizadores de eventos tanto como uma tendência quanto como um sintoma de outras tendências.

Um entrevistado diz: “A maior parte das informações por aí foca mais em capacidades técnicas que os benefícios. É preciso haver mais justificativa e transparência sobre o que se ganha, ou o trade-off. Muitas pessoas e empresas hesitam em mudar ou investir somas de dinheiro para fazer algo diferente ou dizer que estão empregando as tecnologias de ponta.

Organizadores de eventos precisam ser o mais treinados possível para firmar melhores parcerias com fornecedores de tecnologia e entender as preferências de seu público. A eficiência da tecnologia em eventos é definida por quão bem essa tecnologia casa com as necessidades do negócio e as capacidades tecnológicas.”

O futuro dos espaços de eventos Entrevistados fizeram as seguintes sugestões para mais eficiência dos espaços de eventos no futuro.

Um entrevistado diz: “Integrar tecnologia, tornar o espaço mais versátil, sair das montagens e menus típicos. Ser flexível e acessível. Essa sempre seria minha escolha.” “Tubos e lycra estão fora de moda. Estamos ficando cada vez mais criativos no que oferecemos, tanto para pavimentação quanto para paisagismo e iluminação.” “Refazer a fiação dos prédios e achar soluções sem fio é a resposta para futuro.”

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DESCOBERTAS PARA LOCAIS DE EVENTOS

AÇÕES RECOMENDADAS

Especialização

Variedade de espaços será necessária. Encontre um nicho e crie o espaço adequado. Desenvolva competência característica.

Singularidade

Destaque-se do resto ou tenha uma abordagem tradicional.

Instalações

Forneça o que o mercado precisa. Alta tecnologia (com tudo que tem direito) ou baixa tecnologia (se livrando de tudo).

Flexibilidade

Seja responsável – não só nos espaços de eventos, mas em contratos, serviços e adicionais.

Pesquisa de mercado

Conheça seus clientes e concorrentes. Antecipe necessidades através de diálogo constante e redes sociais.

O futuro das mídias sociais Mídias sociais dividem opiniões no setor de eventos – mas chegaram para ficar. A integração de redes sociais pode engrandecer eventos e ser mais efetiva do que desconsiderá-las.

Um entrevistado diz: “Não existe nada igual a sentar com alguém em uma mesa; chat por vídeo/ Skype não é a mesma coisa. (...) Você pode chegar ao coração da pessoa, à essência muito mais rapidamente.”. “O mundo está nas mídias sociais e fazendo negócios online, então precisamos trabalhar duro para tornar as coisas personalizadas novamente nesse mundo tecnológico.”

DESCOBERTAS EM MÍDIAS SOCIAIS

AÇÕES RECOMENDADAS

Mídias sociais X eventos tradicionais

Ache o equilíbrio. Abrace as mídias sociais como um complemento ao evento usando em todos os estágios.

Networking

Encoraje a colaboração e comunicação via mídias sociais. Crie um buzz em volta do evento usando as redes sociais.

Diversidade crescente

Eventos reúnem pessoas de diferentes gerações, estilos de aprendizado e comunicação. Faça das mídias uma estratégia.

Restrições de budget aumentam o uso

Use as mídias para reduzir custos em algumas áreas do evento e agregar valor para os participantes.

Desenvolvendo comunidades

Use as mídias sociais para construir comunidades de interesses comuns e estabelecer relações de longo prazo. Considere essa conectividade como um valor agregado.

Equipe dedicada

Desenvolva uma equipe interna dedicada à utilização de mídias e vá atrás de ajuda especializada quando necessário.

Expandindo tecnologias

treinamento

e

novas Faça treinamento em Web 2.0 para saber no que investir ou não – não para se tornar um especialista, mas para conseguir falar com especialistas.

Sobrecarga de informação

Use as mídias sociais de forma focada e específica para reduzir o excesso de informação.

Customização

Use as redes para tornar o evento sob medida para as necessidades pessoais.

A qualidade dos relacionamentos continua tão importante quanto sempre foi, mas as redes sociais precisam ser usadas para facilitar essa interação, alcançando o maior número possível de pessoas.

Capital social

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Futuro da tecnologia Sem dúvida, os profissionais de eventos veem a tecnologia como o maior desafio e oportunidade. Ela é dinâmica, rápida, inovadora e sustentadora, demandando mais habilidades e conhecimentos, e mais diálogo entre os desenvolvedores e usuários. Três entrevistados indicam a variedade de opiniões sobre os avanços tecnológicos no setor:

Um entrevistado diz: “Os profissionais precisam deixar de se assustar com mudanças e abraçar os aspectos positivos de como a tecnologia pode contribuir para construir valor, relevância e práticas atuais em seus eventos. Os especialistas também precisam ouvir quais são as verdadeiras necessidades dos organizadores.”

Um entrevistado diz: “É preciso ter um conhecimento básico da tecnologia – de aplicativos de celular a construção de websites. Um treinamento mais amplo é necessário para organizadores de eventos. Maiores detalhes e habilidades de organização também são necessárias. Com mais tecnologia surgem maiores detalhes logísticos e, por isso mesmo, maior necessidade de organização.”

Um entrevistado diz: “A economia continua instável, e as mudanças que vimos nos últimos três anos são sinais claros de que o setor de eventos nunca mais será o mesmo, especialmente conforme a tecnologia remolda a estrutura dos eventos.”

DESCOBERTAS EM TECNOLOGIA Híbrido é a norma Engajamento sensorial Aplicativos Polivalentes mobile

Individualização e personalização Custos

Treinamento e desenvolvimento Especialização Parcerias

AÇÕES RECOMENDADAS Veja participantes “virtuais” (não presenciais) como um segmento distinto e planeje suas experiências.

Incremente as experiências presenciais e virtuais com 3D, avatares, interatividade e jogos.

Entenda o escopo e uso de aplicativos em todos os aspectos do planejamento, conteúdo e avaliação.

Crie atividades atraentes que incorporem aparelhos mobile. A interatividade é um elemento chave para vencer pessoas distraídas e com pouca concentração. Faça um evento criativo e use tecnologias “calmas”.

Use a tecnologia para customizar as experiências, moldando-as para atender as necessidades e o estilo de cada participante.

Reconheça onde os custos de tecnologia são usados. Note as quedas de custos quando usada tecnologia (armazenamento em nuvem), mas o custo crescente com expertise. Encontre oportunidades de reduzir custos com tecnologias, mas conduza análises de custo-benefício. Conhecimento e treinamento são vitais e valem a despesa.

Treinamento e desenvolvimento são indispensáveis para o sucesso. Desenvolva especialistas internos o suficiente para saber quando/ para quem pedir ajuda.

Desenvolva equipe especializada que possa fazer a ponte com os fornecedores de tecnologia.

Use redes e parceiros chave para superar as lacunas de conhecimento específico.

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