Consultoría para Sistematización de Documentos, Creación de ‘Templates’ y Expansión de los Sistemas

Oxfam Monitoreo, Evaluación, Aprendizaje y Rendición de Cuentas “TdR para Consultoría de Sistematización de Documentos, Creación de ‘Templates’ y Expansión de los Sistemas de Manejo de la Información”

Duración Estimada de la consultaría: 3 meses

1. Resumen del proyecto Título del proyecto : Procedencia de los fondos

Sistematización de Documentos

Fecha de inicio:

Mayo 2018

Fecha de finalización :

Agosto 2018

Fondos Internos

2. Introducción ¿Qué es Oxfam?

La presente consultoría se realiza con fondos internos de Oxfam.

OXFAM: Oxfam es una organización global para el desarrollo que moviliza el poder de las personas contra la pobreza. Trabajamos directamente con las comunidades y ejercemos presión sobre los que ostentan el poder para asegurarnos de que mejoran las condiciones y medios de vida de los pobres, y además de que éstos sean partícipes de las decisiones relacionadas con ellos. En Oxfam creemos que la pobreza no es inevitable. Es producto de la injusticia. Nuestro objetivo es restablecer el equilibrio para que las personas tengan acceso a recursos necesarios para mejorar sus vidas y medios de subsistencia, y para que puedan participar en la toma de las decisiones que afectan a sus vidas .

Al día de hoy Oxfam en RD tiene tres programas fundamentales, a) Democracia y Ciudadanía, b) Acción Humanitaria, y C) Programa binacional (RD-Haití). Todos buscan realizar cambios estructurales que busquen reducir las desigualdades y hacer de una sociedad más justa en el país mediante acciones de influencia y proyectos basados en evidencia.

3. Antecedentes y justificación La presente consultoría se enmarca en el amplio proceso de restructuración MEAL (Monitoreo, Evaluación, Aprendizaje y Rendición de Cuentas) de Oxfam en República Dominicana. Mediante diferentes acciones Oxfam busca sistematizar aprendizajes y documentos. De igual forma, se busca elaborar documentos base (tipo “templates”) para ser utilizados en procesos similares, maximizando la eficacia del equipo y el manejo de su tiempo.

4. Principios de trabajo de Oxfam y adecuación a las normas y estándares de aprendizaje y rendición de cuentas

A continuación, se presentan una serie de principios MEAL de Oxfam en RD: 

El MEAL y la Rendición de Cuentas Social forman parte integral del trabajo en Oxfam. Estas están relacionadas con la gestión eficaz, la planificación basada en las evidencias y la toma de decisiones.



Este enfoque es adaptativo y usualmente es utilizado para apoyar la amplia variedad de nuestros programas y proyectos.



El MEAL es utilizado para empoderar a las personas y a los aliados de Oxfam.



El MEAL también es utilizado para mejorar la calidad de lo Oxfam hace y de lo que hacen los aliados de Oxfam, apoyando el desarrollo de capacidades y conocimientos.



Mediante actividades MEAL Oxfam puede mejorar la rendición de cuentas entre las comunidades y las contrapartes con las que Oxfam trabaja, al igual que mejora la comunicación con los donantes y beneficiarios finales.



Un MEAL efectivo puede fortalecer la credibilidad de cualquier ONG que trabaje en el ámbito del desarrollo y la respuesta humanitaria, incluyendo Oxfam.



Oxfam considera que los componentes de evaluación y aprendizaje no son sólo momentos específicos, sino procesos de mejora continua que contribuyen a mejorar la calidad de nuestras estrategias y nuestro impacto. Sin embargo, para facilitar la lectura de este documento, los hemos incluido bajo unas fases concretas del ciclo de gestión.

5. Objetivos de la consultoría El objetivo de la consultoría es apoyar a Oxfam en procesos MEAL que permitan un trabajo más eficiente, eficaz y que cumpla los principios establecidos en el punto anterior. La presente consultoría tiene dos grandes componentes específicos con varios productos dentro de cada componente.

Componente 1, acciones tradicionales MEAL: se incluyen las actividades relacionadas a sistematización de la información, revisión de sistemas MEAL 1, y elaboración de otros documentos técnicos.

Componente 2, acciones de diagramación y elaboración de “templates” (maquetas): se incluye la diagramación de documentos claves (sistematizaciones del punto 1) y la creación de templates para ser utilizados en otros procesos similares.

6. Actividades principales Actividad Actividad 1 Reunión equipo Oxfam y presentación de la documentación y alcance de la consultoría Actividad 2 Elaboración / revisión del plan de acción y calendario Actividad 3 Sistematización de documentos Actividad 4 Elaboración de informes / documentos técnicos Actividad 5 Retroalimentación de documentos técnicos Actividad 6 Expansión del sistema de datos (Excel / google forms) Actividad 7 Retroalimentación de la expansión del sistema de datos Actividad 8 Elaboración de templates para uso futuro Actividad 9 Diagramación de los documentos técnicos y templates

1

Basados en simples base de datos en Excel y/o Google Forms.

7. Productos esperados Prod 1.1

Producto Elaboración/sistematización de dos (2) memorias anuales de Oxfam (dos últimos años fiscales)

Fecha de entrega Semana 3

1.1.1

Elaboración de un (1) template (plantilla) en un formato amigable que permita la realización de las memorias anuales en los años posteriores.

Elaboración de diez (10) infografías temáticas (one-pager o two-pagers), las cuales describen una problemática local y el cómo Oxfam responde ante ellas.

Semana 3

Elaboración de un (1) template (plantilla) en un formato amigable que permita la realización de futuras infografías en años posteriores.

Revisión y expansión de un (1) sistema de quejas basado en Excel.

Incluye revisión de variables, tablero para visualización de resultados (dashboards), migración (de ser necesario) a otro sistema (tipo helpdesk con reportes automáticos) y preparación de un SOP (Procedimientos Operativos Estandarizados) para la utilización del mismo.

Semana 4

Elaboración de una (1) base de datos piloto para un proyecto. La base de datos debería de ser libre y en line (online) preferiblemente en Google Forms u otra alternativa similar, que permita la entrada de datos por actividades realizadas (e.g. Google Forms) y la visualización rápida de resultados desagregados.

Diagramación de los productos 1.1 y 1.1.1: dos (2) memorias anuales producidas y un (1) template para memorias anuales.

Diagramación de los productos 1.2 y 1.2.1: diez (10) infografías temáticas producidas y un (1) template para infografía.

Diagramación de tres (3) historias de éxito ya realizadas de un proyecto anterior.

Semana 8

1.2

1.2.1 1.3

1.4

2.1 2.2 2.3

Semana 4

Semana 6

Semana 10 Semana 11 Semana 12

Todos los productos diagramados deben de ser en inglés y español.

8. Duración del trabajo El trabajo se realizará en un período no mayor de 3 meses a partir de la firma del contrato. La fecha de inicio está prevista inicialmente para el día 28 de mayo 2018, finalizando en el día 28 de agosto.

9. Perfil del consultor/a o equipo consultor Para la ejecución de esta consultoría se busca un consultor/a o equipo consultor con el siguiente perfil: a) Experto/a en Monitoreo y Evaluación, con experiencia previa en sistematizaciones y diseño de sistemas de información para organizaciones sociales locales y/o internacionales. El expertise en esta área se calculará por el tiempo de experiencia laboral en dichas áreas, educación formal y/o combinación de ambos factores; b) Alto conocimiento en sistemas de datos libres/open-source y con una curva de aprendizaje baja; c) Experiencia (portafolio) en diagramaciones, creación de templates, infografías u otros materiales visuales para organizaciones de carácter social (locales o internacionales). Se valorará positivamente el hecho de tener experiencia comprobable en la combinación de diseños (diagramaciones) en documentos claves MEAL (como historias de éxito, sistematizaciones, informes, etc.).

Notas: a) No se espera un consultor/a con amplia experiencia en MEAL Y amplia experiencia en diseño gráfico. Más bien se espera un equipo consultor con talentos MEAL y talentos gráficos. Es decir, con experiencia en sistematizar informes, crear sistemas MEAL y diagramación de estos productos de acuerdo al contexto MEAL (e.g. mediante un diseñador/a gráfico dentro del equipo que haya diagramado este tipo de documentos). b) Si no cumple con estos requisitos, por favor no aplicar.

10. Proceso de presentación de la propuesta Pueden concursar todos los/las consultores/as nacionales e internacionales. El proceso de selección se hará mediante un comité seleccionador en las oficinas de Oxfam en República Dominicana en la penúltima semana de mayo del 2018. Los interesados deben de presentar su propuesta antes del 27 de mayo (inclusive).

La propuesta electrónica debe incluir lo siguiente: A. CV de cada miembro del equipo consultor con copia del documento de identidad (cédula o pasaporte). En caso de que se trate de una empresa constituida, deberá también remitir el número de RNC de la misma y la información del representante legal; B. Una propuesta técnica detallada basada en los TdR; C. Una propuesta económica detallada y en pesos dominicanos (RD$) y/o euros (EUR), incluyendo los impuestos; D. En caso de disponerlo, un portafolio con documentos previamente seleccionados que presenten similitud con lo esperado de estos TdR. E. Su estatus en la DGII (con certificación). Es saber si es, o no es una persona registrada.

11. Criterios de selección Las propuestas serán revisadas in situ por un comité de selección integrado por el equipo coordinador del proyecto y personal especializado.

La evaluación de las propuestas se realizará de la siguiente manera:

1 2

3 4 5

Descripción Formación de el/la consultor/a / equipo de consultoría y asociado(s) Experiencia en el área de Monitoreo y Evaluación, diseño de bases de datos, sistematización de documentos y diagramación de este tipo de documentos Capacidad y experiencia en investigación social y análisis de datos para ONGs locales o internacionales.

Calidad de la propuesta presentada (incluyendo portafolio) Valor económico

13. Contratación y forma de pago

Porcentaje 10% 40%

10 % 30 % 10 %

El pago para el servicio se realizará de la siguiente forma: 20 % a la firma del contrato.

30% entrega del producto 1.3 (revisión y expansión del sistema te quejas).

50% entrega del producto 2.3 (diagramación de 3 historias de éxito).

12. Monto total orientativo de la consultoría (incluyendo los impuestos):

EUR 7,000 13. Cláusulas especiales a.1. Validación de todos los materiales por el equipo de Oxfam antes de dar un producto por cerrado. a.2. Compromiso de calidad científica: Oxfam espera un trabajo de calidad y que cumpla criterios o guías tradicionales de calidad de la información (convenciones de bases de datos, convenciones de sistemas de información, etc.). Incumplimiento de dichos estándares dará lugar a la rescisión del contrato. b. Propiedad intelectual: Todos los datos, informes, productos, incluyendo los borradores, son propiedad exclusiva del consorcio Oxfam. Se prohíbe la reproducción o publicación total o parcial sin autorización por escrito de la organización. c. Confidencialidad: Las Partes se comprometen a proteger la confidencialidad y a no divulgar, revelar o utilizar cualquier documento, dato, información, proceso, material que se le haya comunicado en forma confidencial durante la vigencia de este contrato o por el período que Oxfam República Dominicana considere prudente después de terminado el contrato. d. Fraude: Las partes acuerdan, que en caso de que, en la oferta o ejecución del contrato, una de las partes comete dolo, fraude o engaño referente a lo procurado o pactado, dicha acción dará lugar a la rescisión del contrato con la sola responsabilidad de la parte que induce, comete o ejecuta la acción dolosa o fraudulenta. e. Declaración de Relación de Consaguinidad o Afinidad: El consultor/a o equipo de consultoría acuerda declarar toda relación de consanguinidad o afinidad con alguna persona de Oxfam República Dominicana en el documento de “Declaración de Relación de Consanguinidad y Afinidad”. f. Retenciones Impositivas: Oxfam con todas las regulaciones impositivas contempladas por la ley dominicana, por tanto se harán las retenciones del impuesto como corresponde. En tal sentido las propuestas deben reflejar los montos de honorarios brutos pero entendiendo que a este monto se harán las retenciones conforme las siguientes regulaciones: 

“Artículo 309 del Código Tributario, en el “Párrafo”, literal b) y e).- (modificado por el artículo 13 de la ley 139-11 del 24 de junio de 2011). La retención dispuesta en este artículo se hará en los porcentajes de la renta bruta que a continuación se indican: b) 10% sobre los honorarios, comisiones y demás remuneraciones y pagos por la prestación de servicios en general provistos por personas físicas, no ejecutados en relación de dependencia, cuya provisión requiere la intervención directa del recurso humano, con carácter de pago a cuenta.



  

Artículo 305 del Código Tributario. - PAGOS AL EXTERIOR EN GENERAL. (Adecuado de conformidad a lo establecido en el Párrafo del Artículo 10, de la Ley 139-11, de fecha 24 de junio del año 2011). Quienes paguen o acrediten en cuenta rentas gravadas de fuente dominicana a personas no residentes o no domiciliadas en el país, que no sean intereses pagados o acreditados en cuenta a instituciones financieras del exterior, ni dividendos, ni rentas a las que se refiere el artículo 298 de este Título, deberán retener e ingresar a la Administración, con carácter de pago único y definitivo del impuesto, el veintinueve por ciento (29%)* de tales rentas. *Por disposición del Artículo 14 de la Ley 139-11, esta tasa tendrá una vigencia de dos (2) años a partir de la promulgación de esta ley.

Esta ley fue modificada el 9 de noviembre del 2012, ratificando el impuesto del veintinueve por ciento (29%) para el año 2013. Esta tasa será reducida gradualmente a veintiocho por ciento (28%) para el año 2014 y veintisiete por ciento (27%) para el año 2015.

Cualquier otra retención dispuesta por la ley dominicana durante la ejecución del proyecto.

En caso de que el/la consultor/a es de origen extranjero y deba presentar impuestos en su país de origen, lo hará por cuenta propia sin que esto conlleve responsabilidad por parte de Oxfam.

Favor no incluir el monto neto en la propuesta económica, sino el monto bruto.

14. Preguntas y pasos para concursar En caso de que tenga dudas o preguntas, puede escribir a giancarlo.martinez@oxfam.com con copia a procurementDominicana@oxfamintermong.org antes del 10/05/2918.

Para concursar enviar CV de la persona consultora y demás integrantes del equipo, si aplica, con carta de intención, propuesta metodológica, presupuestaria, plan de trabajo y portafolio, antes del domingo 27 de mayo de 2018 a ProcurementDominicana@Oxfam.org con asunto MEAL/OXFAM/.

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