Apostila de Arquivologia by Alberto Goncalves

MATÉRIA: ARQUIVOLOGIA PROFESSR: ANTONIO VICTOR BOTÃO

1ªAULA

ARQUIVOLOGIA CONCEITOS E PRINCÍPIOS TEÓRICOS

CONCEITOS

INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe. SUPORTE: meio no qual a informação é registrada. DOCUMENTO: qualquer informação registrada em um suporte.

ARQUIVOLOGIA Disciplina da Ciência da Informação. Revolução Francesa – a Arquivologia cuida da informação, que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de algum evento que ocorreu. Estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação.

ARQUIVOLOGIA é a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais, desde a produção do documento, seu trâmite administrativo e sua posterior destinação, seja ela a eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico. Seu objetivo é a organização e o acesso à informação. ARQUIVO: a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição/pessoa, no curso de suas atividades, e preservados para a consecução dos objetivos, visando à utilidade que poderão servir no futuro. Sua finalidade á FUNCIONAL. ARQUIVO: conjunto de documentos, produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada no âmbito de suas atividades e preservados para consecução de seus objetivos, visando sua utilidade no futuro. LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências. CAPÍTULO I DisposiçõesGerais Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO

BIBLIOTECA Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente por estudo, pesquisa, consulta. Sua finalidade é CULTURAL.

MUSEU Instituição de interesse público, com finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjunto de peças e objetos de valor cultural. Finalidade CULTURAL.

CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Abrangem algumas atividades próprias de biblioteca e arquivo, sendo seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de toda espécie, com finalidade de coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informação. Finalidade PESQUISA ESPECIALIZADA.

2ªAULA

HISTÓRICO DO PROCESSO DE ARQUIVAMENTO

Importância dos Arquivos: centro vital de informação; veículo de comunicação;segurança para defesa de direitos; apoio para tomada de decisões; Finalidade: servir à administração. Servindo à administração, está constituindo a base do conhecimento da História. Função: guarda e conservação dos documentos e recuperação da informação.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Segundo entidades criadas: Públicos – Federal, Estadual, Distrito Federal e Municipal Privados Comerciais – firmas e companhias (com fins lucrativos = bancos, empresas nacionais e multinacionais) Institucionais – igrejas, sociedades, associações, instituições educacionais, instituições filantrópicas (sem fins lucrativos) Familiares ou Pessoais

Estágios da Evolução: Ciclo Vital dos Documentos: a Teoria das Três Idades (Jean Jacques Valette – 1973). Corresponde às fases pelas quais o documento passa, desde sua criação até sua destinação, é a distância entre a administração e a história numa seqüência temporal. Fases Corrente, Intermediária e Permanente

Correntes Também chamados de primeira idade, constituído de documentos em curso ou de uso freqüente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas e de fácil acesso. Protocolo: recebimento, classificação, registro e movimentação; Expedição; Arquivamento pp dito; Empréstimo e consulta; CORRENTE; 1ª Idade; Setorial; Administrativo; Ativo; Vivo; De movimento; Em curso; Núcleos de arquivo; 1ª Fase; 1ºCiclo;

Intermediários Também chamados de segunda idade, constituindo documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam ou produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de se conservarem e localizarem próximos aos escritórios. A permanência nesses arquivos é transitória. Por isso, também são chamados de “limbo” ou “purgatório”. INTERMEDIÁRIO; 2ª Idade; Pré-arquivo; Records Center; Semi-ativo; Limbo; Purgatório; Temporário; Transitório; 2ª Fase; 2ºCiclo;

Permanentes Conhecidos também como de terceira idade, constituído de documentos que perderam o valor de natureza administrativa ou jurídica e que se conservam em virtude de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios para se conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos. PERMANENTE; 3ª Idade; Histórico; De Custódia; Inativo/passivo; Morto; Estático; Definitivo; Final; 3ª Fase; 3ºCiclo;

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS OU TERIA DAS TRÊS IDADES:

CORRENTE

INTERMEDIÁRIA >>>>>>>>>> Transferência

PERMANENTE >>>>>>>>>> Recolhimento

OBS: pode ocorrer recolhimento da fase corrente para a permanente.

3ªAULA

VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Valor Primário (IMEDIATO): funcional - administrativo; jurídico ou legal; fiscal; Valor Secundário (MEDIATO): histórico – probatório; informativo;

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Extensão de sua atuação: Arquivos gerais ou centrais Centraliza as atividades de um arquivo corrente. Arquivos setoriais Descentraliza as atividades do arquivo corrente - junto aos órgãos operacionais. Natureza dos documentos: Especial Aquele que tem sob sua guarda documentos em diversos suportes diferentes, formas físicas diversas: fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides e que por esta razão merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação, etc. Especializado É o que tem sob sua custódia documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independente da forma física que se apresentam, como por exemplo arquivos médicos ou hospitalares, arquivos de imprensa, de engenharia, etc., esses arquivos também, são chamados, impropriamente, de arquivos técnicos.

Quanto ao acesso: Franqueados Uso restrito Confidencial

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Gênero Textuais (manuscritos, datilografados ou impressos) Audiovisuais (Filmográficos = filmes e fitas videomagnéticase Sonoros = discos, fitas audiomagnéticas) Cartográficos (dimensões e formatos variáveis = mapas, plantas e perfis – ligados à geografia, engenharia e arquitetura) Iconográficos(imagens estáticas = fotografias (negativos e ampliações), desenhos, gravuras, litogravuras (litografia), cartazes, cartões postais, estampas, diapositivos (slides), partituras. Micrográficos (rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela) Informáticos (disquetes, discos rígidos, discos óticos)

Espécie Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Atos normativos= ditam regras e normas expedidas por autoridades administrativas = cumprimento obrigatório (Medida Provisória, Decreto, Estatuto, Regimento, Lei, Ordem de Serviço, etc.) Atos enunciativos = emitem opinião, esclarece sobre certo assunto (Relatório, Voto, Despacho, Parecer) Atos de assentamento = formados por registro, firmando fatos ou ocorrência (Apostila, Ata, Termo, Auto de Infração)

Atos comprobatórios= comprovam assentamentos, decisões, apontamentos (Traslado, Certidão, Atestado, Cópia Autêntica) Atos de ajuste = acordos firmados entre duas ou mais partes representados por documentos pactuais (Tratado, Convênio, Contrato, Termos) Atos de correspondência = criados com propósito de os atos normativos serem executados( Aviso, Carta, Memorando, Mensagem, Edital, Intimação, etc.)

TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou. FUNÇÃO/RAZÃO/ATIVIDADE P/ESPÉCIE OBS: um contrato de “prestação de serviços” é um tipo documental, pois contratoé espécie e a “prestação de serviço”é uma tipologia.

4ªAULA

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Forma Estágio de preparação: rascunho ou minuta, original ou cópia; Formato Aspecto físico independente da informação armazenada: ficha, livro, caderno, cartão, folder, etc; Natureza do Assunto: Ostensivos - Não prejudicam a administração Sigilosos - Conhecimento restrito – 4 Classificações: Reservados - Não devem ser do conhecimento do público em geral – 5 ANOS Confidenciais - Médio grau de sigilosidade – 10 ANOS Secretos - Alto grau de sigilosidade – 20 ANOS Ultra-Secreto - Acarreta dano à segurança da sociedade e do estado – 30 ANOS OBS: RECLASSIFICAÇÃO = MUDA O GRAU DE SIGILO; DESCLASSIFICAÇÃO = DEIXA DE SER SIGILOSO, TORNA-SE OSTENSIVO PRINCÍPIOS TEÓRICOS RESPEITO AOS FUNDOS Os arquivos de uma instituição deverão ser organizados por FUNDO, que é o conjunto de documentos produzidos/acumulados/recebidos no exercício de suas atividades e não poderão ser arranjados com outros documentos de outras instituições, mesmo que de mesma tipologia ou que lhes sejam afim, pois a informação se perderá. O documento solto não tem valor arquivístico, somente se pertencer a uma série documental, a qual acumula um conjunto de documentos originados em função de uma atividade, uma manifestação de uma ação, uma vontade, assumindo um caráter orgânico dentro de uma relação hierárquica e ratificando sua criação em função de um objetivo. 10

PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA Está ligado à origem do documento, ou seja, mesmo com a mesma tipologia, tratando de um mesmo assunto, há que se respeitar a origem do documento – princípio intimamente ligado ao organograma da instituição. PRINCÍPIO DA INDIVISIBILIDADE É o respeito aos conjuntos documentais que guardam relações orgânicas entre si, proporcionando à arquivologia seu perfil único e inconfundível dentre as ciências da informação; PRINCÍPIO DA INTEGRIDADE preservaçãosem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida de arquivo. PRINCÍPIO DA ORGANICIDADE Todo documento tem uma relação orgânica com a instituição que o criou, em função de seu propósito; PRINCÍPIO DA UNICIDADE O documento é único, mesmo que isso pareça um paradoxo, pois apesar de só ter validade pertencendo a um conjunto de outros documentos da mesma instituição, há que se respeitar o documento como unidade; PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE Princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o destino deste último. É para exprimir o seu direito que o vencedor exige do vencido a deposição dos documentos relativos às terras conquistadas no momento da assinatura de uma rendição ou de um tratado de paz. Além disso, o princípio de territorialidade foi aplicado à restituição de certos fundos de arquivo a instituições ou a centros de arquivo situados perto do local de criação, e que tinham sido deslocados por diversas razões PRINCÍPIO DA CUMULATIVIDADE/NATURALIDADE formaçãoprogressiva, natural e orgânica. PRINCÍPIO DA CUSTÓDIA INTACTA OU SANTIDADE/ORDEM ORIGINAL Respeito à ordem dos papéis na primeira e segunda idade. Princípio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.

5ªAULA

ARQUIVOLOGIA GESTÃO DA INFORMAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS

GESTÃO DE INFORMAÇÃO

INFORMAÇÃO E DOCUMENTO – termos polissêmicos = vários significados de acordo com a área que os utiliza. INFORMAÇÃO – permeia toda estrutura social. É o conjunto de dados que são organizados e comunicados. O Valor da Informação: A informação pertence a dois domínios: deve atender às necessidades de uma pessoa ou grupo; organização – papel no processo decisório; DOCUMENTO – qualquer suporte que registre informações. São produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Documentos de arquivo- São criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. Divisão de documentação por natureza: comercial; científica; oficial;

GESTÃO DE DOCUMENTOS Gestão de documentos: é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (Lei nº 8.159/91, Art. 3º).

Fases: Produção; Utilização; Destinação;

Avaliação Estabelece prazos de retenção para os documentos nas fases corrente e intermediária e dá a destinação aos documentos = atribui valores aos documentos; Realizada por grupo multidisciplinar: Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Membros efetivos: arquivista, chefes adm, fiscal, jurid; Membros eventuais: representantes da organização; Na fase corrente – Gera 2 produtos: Plano de Classificação de Assuntos Tabela de Temporalidade e Destinação Na fase intermediária: Análise e seleção dos documentos para aplicação da tabela de temporalidade na determinação da destinação (eliminação ou recolhimento);

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS Levantamento de dados; Análise dos dados coletados; Planejamento; Implantação e acompanhamento;

6ªAULA

GESTÃO DE DOCUMENTOS

DIAGNÓSTICO -É a análisedos aspectos relacionados aos arquivos da instituição, de forma a identificar, falhas ou lacunas existentes: instalações físicas; condições ambientais; condições de armazenamento; estado de conservação do documento; espaço físico ocupado; volume documental; controle de empréstimos; recursos humanos; acesso à informação; gênero dos documentos; arranjo e classificação dos documentos; tipo de acondicionamento; -Possibilita definir as metodologias a serem utilizadas na avaliação.

INDEXAÇÃO Acervo; Busca de informação; Processo pelo qual relacionam-se descritores e palavras-chave que permitam a recuperação da informação;

OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO Utilização otimizada dos documentos pelo usuário; Precisão; Inspeção; Classificação – determinação da entrada e das referências = interpretação dos documentos OBS: ordenar alfabeticamente, numericamente ou alfanumericamente = arranjo nos arquivos correntes.

PROTOCOLO É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS. Rotinas de Recebimento e Classificação Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote ou Correios em mãos; Separação da correspondência oficial da particular; Distribuição da correspondência particular; Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso; Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários; Abertura da correspondência ostensiva; Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existência de antecedentes; Requisição dos antecedentes ao arquivo; Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista; Carimbo do documento no canto superior direito; Elaboração do resumo do assunto tratado no documento; Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação; EXPEDIÇÃO RECOMENDA-SE VERIFICAR SE NÃO FALTAM FOLHAS OU ANEXOS, NUMERAR E DATAR A CORRESPONDÊNCIA NO ORIGINAL E NAS CÓPIAS, PREPARAR ENVELOPES, EXPEDIR O ORIGINAL E ENCAMINHAR AS CÓPIAS PARA O SETOR DE ARQUIVAMENTO; ANÁLISE, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTO ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos onde a documentação por ser de pouco uso à administração, aguarda sua destinação – envio para um arquivo permanente por conta da aquisição de valor secundário (recolhimento) ou sua eliminação. Tem ocorrência nessa fase, a etapa de Avaliação, utilizando uma Tabela de Temporalidade e Destinação.

7ªAULA

DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento de destinação Criada pela Comissão Permanente de Avaliação (CPA) Determina prazos de permanência dos documentos nas fases correntes e intermediária e é aplicada na avaliação (fase intermediária) e definirá a posterior destinação dos documentos, estabelece também critérios para microfilmagem e eliminação Registro esquemático do ciclo de vida dos documentos do órgão Permite eliminar documentos ainda na fase corrente Elementos constituintes: Tipo e/ou assunto Período Quantificação Prazos de retenção (arquivos corrente e intermediário) Destinação (transferência, recolhimento, microfilmagem ou eliminação) Campo de observações

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO

3 – CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO CLASSE 000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020 – PESSOAL 030 – MATERIAL

040 – PATRIMÔNIO 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 070 – COMUNICAÇÕES 080 – (vaga) 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL

8ªAULA

DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Eliminação = destruição ou expurgo Lista de Eliminação = relação dos documentos a serem eliminados em uma única operação. Precisa ser aprovada pela autoridade competente. Prazos são estabelecidos em função do conteúdo documental e não da espécie ou suporte. Documentos que esgotaram o prazo de vigência nãodevem ser descartados de imediato Formas de eliminação = fragmentação; maceração; alienação por venda ou doação; incineração (não recomendável)

ARQUIVOLOGIA ARQUIVOS PERMANENTES

ARQUIVO PERMANENTE Corresponde a um local ou fase do Ciclo de Vida dos Documentos onde a documentação de caráter permanente (valor secundário) é tratada. Tem como atividades: arranjo; descrição e publicação; conservação e referência; ARRANJO: ordenação dos documentos em fundos (conjuntos de documentos) – Respect dês Fonds/Provenance/Respeito aos Fundos, compreende atividade intelectual – observação do documento quanto à forma, conteúdo e função; atividade físicas– acondicionamento e localização; DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO: elaboração de instrumentos de pesquisa para identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando o acesso aos documentos e a divulgação do acervo.

CONSERVAÇÃO: medidas de proteção aos documentos e ao local de seu acondicionamento, visando impedir sua deterioração. REFERÊNCIA: estabelecer políticas de acesso aos documentos.

INSTRUMENTOS DE PESQUISA GUIA o mais genérico, informa a totalidade dos fundos existentes do arquivo, finalidade de informar sobre a histórico, a natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo da instituição. Tem endereço, telefone, horário de funcionamento, condução para o local, regulamento de consulta, recursos oferecidos, requisitos exigidos do pesquisador.

INVENTÁRIO sumário, onde as unidades de arquivamento de um fundo ou uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente, reflete o arranjo, sua finalidade é descrever a composição do fundo, possui introdução; analítico, onde as unidades de arquivamento são descritas pormenorizadamente, proporcionando ao usuário o conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, através da descrição minuciosa de seu conteúdo.

CATÁLOGO critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, inclui todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma pormenorizada, sua finalidade é agrupar documentos que versem sobre um mesmo assunto, produzidos na mesma época, digam respeito a mesma pessoa, etc. REPERTÓRIO trata-se de um catálogo seletivo, descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, os documentos têm valor específico sobre determinados assuntos, intenção de ressaltar documentos individuais.

ÍNDICE instrumento de pesquisa auxiliar, lista sistemática, pormenorizada, remete o leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado, pode ser parte da obra ou independente. TABELA DE EQUIVALÊNCIA instrumento de pesquisa auxiliar, dá a equivalência de antigas notações, remetendo ao termo atual que tenha sido empregado em virtude de alterações no sistema de arranjo.

DICAS COMPLEMENTARES FUNDO ABERTO – RECEBE NOVOS DOCUMENTOS; FUNDO FECHADO – NÃO RECEBE, A INSTITUIÇÃO NÃO SE ENCONTRA MAIS EM ATIVIDADE; DOCUMENTOS DESAPARECIDOS DE UM CONJUNTO, QUANDO REAPARECEM, PODEM REASSUMIR SEU LUGAR SE FICAR CLARA A SUA ORIGEM;

9ªAULA

ARQUIVOLOGIA TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍSICOS

TÉCNICAS MODERNAS DE ARQUIVAMENTO Anteriormente – tratamento somente de suporte papel em arquivos, os materiais especiais eram encaminhados às bibliotecas e centros de documentação especializados. Técnicas aplicadas aos Arquivos/Tipologias documentais e Suportes Físicos Automação da Informação, Microfilmagem e Digitalização de Documentos.

Automação Arquivos como usuário – computador identifica séries documentais, registra documentos e controla o acervo. Arquivos como órgão de guarda e tratamento técnico de informações – computador é o próprio suporte da informação = bancos de dados. Recuperação rápida e eficaz – descentralização da informação. Racionalização da gestão documental.

Microfilmagem Reprodução de documentos, dados e imagens em película fílmica, utilizando graus de redução. Pode ser de forma fotográfica ou eletrônica. Economia com espaços físicos Instrumento de consulta – preservar os originais do manuseio Segurança Racionalização da informação 22

Formas: filme, jaqueta, microficha Possui validade legal LEI 5.433/1968 E DECRETO 1.799/1996 Possuem imagem de abertura e de encerramento Sempreé feito filme cópia

Digitalização de Documentos Captura de imagens – scanners Acesso simultâneo – intranet e internet Documentos digitalizados = cópias criadas a partir de papel – sem autenticidade. Não possuem validade legal. Documentos digitais = criados em meio eletrônico – possuem autenticidade. Incluem-se as cópias e perdem a validade legal se impressos. Workflow GED METADADOS= descritores de informação identificam como foi registrada (hardware, software, formato, linguagem, estrutura de dados) identificam o documento (autor, data, assunto, hora da transmissão, etc.)

10ªAULA Workflow Localização do documento dentro da organização Gerenciamento eletrônico de processos de informação através de rotinas e ações pré-definidas = organização e monitoramento através de departamentos da organização Maior produtividade, segurança e controle.

GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos Conversão de documentos em suporte papel ou microfilme para formato eletrônico Representado por figura de uma página e gerenciado por software Indexados, armazenados, pesquisados, recuperados e visualizados Pode converter uma imagem em texto – OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres Não assegura à instituição a eliminação dos originais em papel, nem servem como prova documental

Gerenciamento eletrônico de documento ou GED é “a somatória de todas as tecnologias e produtos que visam gerenciar informações de forma eletrônica, reforçando então que não é necessário que os documentos estejam em meio eletrônico, mas sim, que o tratamento dispensado a estes, ou instrumentos de gestão documental sejam produzidos com o uso destas tecnologias”. Então: Gestão de documentos + tecnologia = GED

Tecnologia = hardware e software

Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED uso de ferramentas eletrônicas para gerenciar documentos em vários suportes. É diferente de Gerenciamento Documentos Eletrônicos – GDE Gerenciar documentos produzidos em meio digital, independente da ferramenta.

11ªAULA

CERTIFICAÇÃO DIGITAL

Os computadores e a Internet são largamente utilizados para o processamento de dados e para a troca de mensagens e documentos entre cidadãos, governo e empresas. No entanto, estas transações eletrônicas necessitam da adoção de mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas. A CERTIFICAÇÃO DIGITAL é a tecnologia que provê estes mecanismos. Certificado digital, um documento eletrônico que contém o nome, um número público exclusivo denominado chave pública e muitos outros dados que mostram quem somos para as pessoas e para os sistemas de informação. A chave pública serve para validar uma assinatura realizada em documentos eletrônicos. A tecnologia da certificação digital foi desenvolvida graças aos avanços da criptografia. A palavra criptografia tem origem grega e significa a arte de escrever em códigos deforma a esconder a informação na forma de um texto incompreensível. A informação codificada é chamada de texto cifrado. O processo de codificação ou ocultação é chamado de cifragem, e o processo inverso, ou seja, obter a informação original a partir do texto cifrado, chama-sedecifragem. Permitem garantir tanto a confidencialidade quanto a autenticidade das informações por eles protegidas.

ASSINATURA DIGITAL

Apesar das diferenças em relação à assinatura manuscrita, a técnica de assinatura digital é uma forma eficaz de garantir autoria de documentos eletrônicos. Em agosto de 2001, a Medida Provisória 2.200 garantiu a validade jurídica de documentos eletrônicos e a utilização de certificados digitais para atribuir autenticidade e integridade aos documentos. Este fato tornou a assinatura digital um instrumento válido juridicamente. O certificado digital é um documento eletrônico assinado digitalmente e cumpre a função de associar uma pessoa ou entidade a uma chave pública. As informações públicas contidas num certificado digital são o que possibilita colocá-lo em repositórios públicos. 26

Um exemplo comum do uso de certificados digitaisé o serviço bancário provido via Internet. Serviços governamentais também têm sido implantados para suportar transações eletrônicas utilizando certificação digital, visando proporcionar aos cidadãos benefícios como agilidade nas transações, redução da burocracia, redução de custos, satisfação do usuário, entre outros. GOVERNO FEDERAL: o Presidente da República e Ministros têm utilizado certificados digitais na tramitação eletrônica de documentos oficiais, que serão publicados no Diário Oficial da União. Um sistema faz o controle do fluxo dos documentos deforma automática, desde a origem dos mesmos até sua publicação e arquivamento.

ARQUIVOLOGIA ATIVIDADES DE PRESERVAÇÃO E CONSERVAÇÃO

Preservação = conservar, armazenar e restaurar; É o conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a proteção do patrimônio. Conservação = Estender a vida útil dos documentos; É o levantamento, estudo e controle das causas de degradação, permitindo a adoção de medidas de prevenção. É um procedimento prático aplicado na preservação. Restauração = revitalizar a concepção original – legibilidade do documento; É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico. Armazenamento Os documentos devem ser guardados na posição vertical, em estantes, e em ambientes bem ventilados. Os folhetos (documentos soltos sem encadernação) devem ser armazenados em gavetas na posição horizontal e acondicionados em caixas confeccionadas com papel neutro ou alcalino, também chamado de papel permanente. 27

Os documentos maiores não devem ser colocados em cima de outros menores, para evitar total deformação do suporte. O empilhamento deverá ser criterioso, baseado nas condições físicas, do tamanho e peso de cada obra.

Plano de Emergência O planejamento para os casos de emergência não deverá acontecer de forma isolada. Para funcionar efetivamente, ele terá de ser integrado aos procedimentos operacionais rotineiros da instituição. O plano precisará contemplar todos os tipos de emergência e calamidades que a instituição pode vir a enfrentar. Incluirá ações tanto de curto, quanto de longo prazo para os esforços de resgate e recuperação. O plano deverá ser de fácil execução, de modo que instruções concisas e treinamento são fundamentais para que o êxito seja total.

12ªAULA

ATIVIDADES DE CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO

São fatores prejudiciais ao papel: LUZ, AR SECO, UMIDADE (ideal entre 40 e 60%); TEMPERATURA (ideal entre 20 e 25ºC); POEIRA, GASES E PRAGAS.

MÉTODOS DE CONSERVAÇÃO São métodos de CONSERVAÇÃO de documentos: Desinfestação: combate aos insetos (fumigação); Limpeza: fase posterior à fumigação, usa-se escova ou aspirador de pó; Alisamento: documento colocado em câmara e submetido a calor e umidade específicas, depois passado a ferro com pressão moderada;

MÉTODOS DE RESTAURAÇÃO São métodos de RESTAURAÇÃO de documentos: Banho de Gelatina: aumenta resistência, porém não evita ataque de insetos; Tecido: uso de folhas de tecido fino, conserva melhor, porém não evita ataque de insetos e prejudica a legibilidade e flexibilidade; Silking: tecido em crepeline e mousseline de seda, de grande durabilidade, mas com o uso do adesivo, prejudica flexibilidade e legibilidade, não evita o ataque de insetos, difícil execução e alto custo; Laminação: envolvimento com papel de seda e acetato de celulose na prensa hidráulica sob pressão e temperatura específicas, considerado o método mais próximo do ideal, não altera legibilidade e flexibilidade e evita ataque de insetos. Encapsulação: películas de poliéster e fita adesiva, um dos mais modernos processos de restauração.

13ªAULA

ARQUIVOLOGIA METODOS DE ARQUIVAMENTO

2 GRANDES SISTEMAS DE ACESSO DIRETO – que vai direto ao documento INDIRETO - que necessita consulta por algum método de pesquisa (fichário, tabela ou índice). Elementos a se considerar nos documentos: NOME, LOCAL, DATA, ASSUNTO. BÁSICOS Alfabético É o mais simples, rápido, sistema direto. Vantagens: rápido, direto, fácil e barato. Desvantagens: erros de arquivamento, cansaço visual e variedade de grafia dos nomes.

1)Nomes próprios comuns considera-se o último sobrenome seguido de vírgula após o pré-nome (penúltimo sobrenome em letra maiúscula ou não) Ex: LuisAntonio Souza – SOUZA, LuisAntonio – 2º Carmen Ribeiro – RIBEIRO, Carmen – 1º OBS: quando houver sobrenomes iguais, prevalecerá a ordem dos pré-nomes. Ex: Arnaldo Gomes – GOMES, Arnaldo – 1º Pedro Gomes – GOMES, Pedro – 2º 2)Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por um hífen, não se separam. Ex: Oswlado Monte Negro – MONTE NEGRO, Oswaldo Heitor Villa-Lobos – VILLA-LOBOS, Heitor 3)Sobrenomes formados com as palavras SANTO, SANTA e SÃO, não se separam. Ex: Clarisse Santo Cristo – SANTO CRISTO, Clarisse 4)As iniciais derivadas dos pré-nomes precedem à classificação de sobrenomes iguais.

Ex: C. SANTORO – SANTORO, C. – 1º Claudia Santoro – SANTORO, Claudia. 2º 5)Os artigos e preposições como: a, o, os , as, e, de, da, do, d’, não são considerados parte integrante do sobrenome. Ex: Lucia d’Aguiar – AGUIAR, Lucia d’ Jonas de Lucas – LUCAS, Jonas de 6)As partículas de sobrenomes estrangeiros, podem ou não ser consideradas, o mais comum é considera-las parte integrante quando em maiúscula. Ex: Pepino di Capri – CAPRI, Pepino di Margareth O’Brien – O’BRIEN, Margareth 7)Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como FILHO, JUNIOR, NETO, SOBRINHO, são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordem alfabética. Ex: Manuel da Silva Junior – SILVA JUNIOR, Manuel da Mauro Gonçalves Filho – GONÇALVES FILHO, Mauro OBS: o grau de parentesco só poderá ser considerado na ordenação alfabética quando servir de elemento de distinção Ex: Jose Vieira Filho – VIEIRA FILHO, Jose – 1º Jose Vieira Neto – VIEIRA NETO, Jose – 2º 8)Os títulos não são considerados, são colocados após o nome completo entre parênteses. Ex: Dr. Fernando Figueira –FIGUEIRA, Fernando (Dr) General Nelson Teixiera – TEIXEIRA, Nelson (General) 9)Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome que corresponde à família do pai. Ex: Jose Oviedo Y Baños – OVIEDO Y BAÑOS, Jose Francisco de Peña de Mello – PEÑA DE MELLO, Francisco de

10)Os nomes orientais não se alteram. Ex: Farah Diva Ho Tai Che 11)As firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais, não se alteram. Quando são precedidas de artigos ou preposições são colocados no final entre parênteses. Ex: O Planeta Diário – PLANETA DIÁRIO (O) Companhia Vale Do Rio Doce – COMPANHIA VALE DO RIO DOCE

14ªAULA

Congressos, Seminários, Conferências, não se alteram, a não ser por um pequeno detalhe, os números que os compõem aparecem no final entre parênteses. Seguidos dos nomes dos lugares em que acontecem e as datas. Ex: II Congresso Brasileiro de Arquivologia em São Paulo 1973. CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA (II) SÃO PAULO, 1973 Quinta Reunião sobre Meio Ambiente, 1980 no Rio Grande do Sul. REUNIAO SOBRE MEIO AMBIENTE (QUINTA), RIO GRANDE DO SUL, 1980

Geográfico O sistema é direto e é utilizado quando o elemento a se considerar é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais. Neste caso, há necessidade de se utilizar guias divisórias com notações dos nomes dos estados.

EX: ESTADO

CIDADE

CORRESPONDENTE

AMAZONAS

MANAUS (CAPITAL)

SOBREIRA, LUIZA

AMAZONAS

ITACOTIARA

SANTOS, ANTONIO J.

RIO DE JANEIRO

RIO DE JANEIRO (CAP.)

RODRIGUES, ISA

RIO DE JANEIRO

CAMPOS

ALMEIDA, JOSE DE

SÃO PAULO

SÃO PAULO (CAPITAL)

CORREA, GILSON

SÃO PAULO

LORENA

SILVA, ALBERTO

CIDADE

ESTADO

CORRESPONDENTE

CAMPOS

RIO DE JANEIRO

SOBREIRA, LUIZA

ITACOATIARA

AMAZONAS

SANTOS, ANTONIO J.

LORENA

SÃO PAULO

RODRIGUES, ISA

MANAUS (CAP.)

AMAZONAS

ALMEIDA, JOSE DE

RIO DE JANEIRO (CAP.)

RIO DE JANEIRO

CORREA, GILSON

SÃO PAULO (CAP.)

SÃO PAULO

SILVA, ALBERTO

Nesse caso não há necessidade do emprego de divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas em ordem alfabética pelas cidades. É imprescindível porém que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, pois há cidades com o mesmo nome em estados diferentes. Ex: BRASILIA (DISTRITO FEDERAL) – Silva, Jackson BRASILIA (MINAS GERAIS) – Leite, Edson ITABAIANA (PARAIBA) – Santos, Therezinha ITABAIANA (SERGIPE) – Souza, Lourdes da Costa e Vantagens: direto e de fácil manuseio Desvantagens: exige duas classificações, local e nome do correspondente

Numéricos São métodos indiretos, pois há que se consultar índices alfabéticos para fornecer o numero sob o qual o documento ou a pasta foram arquivados. A numeração obedece à ordem seqüencial, recaindo a escolha sobre os seguintes métodos: SIMPLES, CRONOLÓGICO, DÍGITO-TERMINAL. Simples Atribuição de um número a cada cliente ou correspondente, pessoa física ou jurídica, obedecendo à ordem de entrada, sem qualquer preocupação com a ordem alfabética, já que o método exige índice alfabético remissivo. OBS: correspondentes eventuais terão sua documentação numa pasta chamada miscelânea, que deverá conter de 10 a 20 documentos, constituindo uma série a parte, podendo sua numeração corresponde a critérios distintos.

Cronológico Método adotado em quase todas as repartições publicas, alem da ordem numérica, observa-se a data. Numera-se o documento e não a pasta, devendo ser preparados índices auxiliares para facilitar a recuperação do documento. Quando se anula um registro, só se aproveita o número quando for na mesma data. É o único método que dispensa pastas miscelâneas por causa de sua rigorosa ordem numérica. Vantagens: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros e por ser mais fácil lidar com números do que com letras. Desvantagens: método indireto, obrigando a duplicidade de pesquisa. Dígito-terminal Surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos cuja principal identificação é o número (INAMPS, INPS, companhias de seguros, hospitais e bancos). Os documentos são numerados sequencialmente, mas sua leitura apresenta uma p peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares. Ex: decompondo o número 829.319, temos: 82-93-19. o grupo 19 é primário (numero da gaveta), o 93 secundário (numero da pasta) e o 82 terciário (numero do documento). O arquivamento é feito levando-se em consideração em primeiro lugar o grupo primário e assim por diante.

NUMERICO SIMPLESDIGITO TERMINAL 56.212

21-87-03

86.212

05-62-12

94.217

08-62-12

218.703

09-42-17

672.789

97-26-89

972.689

67-27-89

Vantagens: redução de erros de arquivamento; rapidez na localização e arquivamento; expansão equilibrada do arquivo em três grandes grupos; distribuição eqüitativa do trabalho entre os arquivistas. Desvantagens: leitura não convencional dos números; disposição dos documentos de acordo com o sistema utilizado de leitura.

Assuntos ou Ideográficos Aconselhado para grandes massas documentais e variedade de assuntos. Não existe esquemas de classificação de assuntos como na Biblioteconomia como o CDD – Classificação Decimal de Dewey e CDU – Classificação Decimal Universal. Assim, cada instituição deverá, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu próprio plano de classificação, onde os assuntos devem ser agrupados em títulos principais e subdivididos em títulos específicos, parindo-se sempre dos termos gerais para os particulares.

15ªAULA

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

Alfabéticos Dicionário Método alfabético simples, obedecendo à seqüência de letras. Ex: CURSO DE DOUTORADO CURSO DE ESPECIALIZAÇÃO CURSO DE FORMAÇÃO CURSO DE MESTRADO CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO EXPOSIÇÕES DE PUBLICAÇÕES IMPRESSÃO DE LIVROS IMPRESSÃO DE PERIÓDICOS PESQUISAS SOBRE ADMINISTRAÇÃO PESQUISAS SOBRE CIENCIAS POLITICAS PESQUISAS SOBRE CUSTO DE VIDA

Enciclopédico Assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e dispostos alfabeticamente. Ex: CURSOS Especialização Ciëncia da Informação Pós-graduação Doutorado

PESQUISAS Administração Ciência Política Economia Custo de vida Desenvolvimento econômico Psicologia Aplicada à educação Aplicada ao trabalho

Numéricos É indispensável a elaboração de um índice remissivo. Duplex A documentação é dividida em classes partindo-se do geral para a espécie e desta para a minúcia. Ex: 1. Pesquisas 2. Cursos 3. Publicações

0 Administração Geral 1 Pesquisas 1-1 Administração Empresa Privada Empresa Publica Ciência Política Desenvolvimento econômico Custo de vida 1-3-1-1

Rio de Janeiro

1-3-1-2

São Paulo

Decimal Baseado no sistema de Melvil Dewey e é hoje universalmente conhecido, utilizando uma tabela de 1000 assuntos e um índice que permite sua rápida localização.

Ex: CLASSES

SUBDIVISÃO DA CLASSE 6

0 OBRAS GERAIS

600 CIENCIAS APLICADAS

1 FILOSOFIA

610

MEDICINA

2 RELIGIAO

620

ENGENHARIA

3 CIENCIAS SOCIAI S

630

AGRICULTURA

4 FILOLOGIA

640

CIENCIAS E ARTES DOMESTIC

5 CIENCIAS PURAS

650

SERVIÇOS GERENCIAIS

6 CIENCIAS APLICADAS

660

INDUSTRIAS QUIMICAS

7 BELAS ARTES

670

MANUFATURAS

8 LITERATURA

680

MANUFATURA-MISCELANEA

9 HISTORIA E GEOGRAFIA

690

CONTRUÇÃO

SUBDIVISÃO SUBCLASSE 610 OUTRA SUBDIVISÃO 610

MEDICINA

616 CLINICA MEDICA

611

ANATOMIA

616.1

CARDIOLOGIA

612

FISIOLOGIA HUMANA

616.2

SISTEMA RESPIRATÓRIO

613

HIGIENE PESSOAL

616.3

SISTEMA DIGESTIVO

614

SAUDE PUBLICA

616.4

SISTEMA ENDOCRINO

615

TERAPEUTICA

616.5

DERMATOLOGIA

616

CLINICA MEDICA

616.6

UROLOGIA

617

CIRURGIA

616.7

SISTEMA MUSCULAR

618

GINECOLOGIA

616.8

NEUROLOGIA

619

PEDIATRIA

616.9

DIVERSAS DOENÇAS

A TÉCNICA DE DEWEY APLICADA A ARQUIVOS 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL 100 PESQUISAS 110

PSICOLOGIA

111

APLICADA AO TRABALHO

112

APLICADA A EDUCAÇÃO

140 ECONOMIA 141 142

DESENVOLVIMENTO ECONOMICO CUSTO DE VIDA

142.1

RIO DE JANEIRO

142.2

SÃO PAULO

142.2.1

CAPITAL

142.2.2

INTERIOR

142.2.2.1

CAÇAPAVA

142.2.2.2

SÃO JOSE DOS CAMPOS

142.2.2.3

LORENA

142.2.2.3.1 142.2.2.3.2

AREA URBANA AREA RURAL

Vantagens: todos os assuntos relacionados com determinado tópico ficam retidos em grupos; os números classificadores formam verdadeiras nomenclaturas fáceis de reter na memória; expansão ilimitada para subdivisões dos assuntos. Desvantagens: limitação de 10 números para classificação; necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição bem como preparo e muita atenção do arquivista.

UNITERMO (INDEXAÇÃO COORDENADA) Sua base é a analogia Fichas em ordem alfabética 10 colunas em casa ficha (0 a 9) Atribui assuntos (descritores/palavras-chave) de um único termo

ARQUIVOLOGIA 0

9 19

CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO 0

5 75

PADRONIZADOS O método mais conhecido é o VARIADEX, o automático e o soundex não têm aplicação nos arquivos brasileiros, o rôneo e mnemônico são obsoletos. O Variadex utiliza a variante alfabética introduzindo as cores como elementos auxiliares Ex:

A-B-C-D-LARANJA E-F-G-H-AMARELO I-J-K-L-M-N-VERDE O-P-Q-AZUL R-S-T-U-V-W-X-Y-Z-VIOLETA PEDRO CATUZI – CATUZI, PEDRO – LARANJA MARIO FELIX – FELIX, MARIO – AMARELO FLAT E CIA – FLAT E CIA – VERDE RUI BONALDO – BONALDO, RUI – AZUL GINO PRATI – PRATI, GINO – VIOLETA

As cores da chave devem ser atribuídas às projeções das pastas em função da segunda letra do nome de entrada e não da inicial. ALFANUMÉRICO Não é considerado método básico nem padronizado, sua aplicação independe de equipamentos e acessórios especiais. Este método trabalha com uma tabela construída com divisões do alfabeto, previamente planejadas a critério do profissional e numeradas em ordem crescente.

16ª AULA

ARQUIVOLOGIA LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA LEI 8159/1991 CAPÍTULO I Disposições Gerais Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

17ª AULA

LEI 8159/1991 CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura políticojurídica.

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposições Finais Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

18ª AULA

DECRETO 4.073/2002 o

Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Capítulo I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS o

Art. 1 O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo o Nacional, criado pelo art. 26 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. o

Art. 2 Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas; III - propor ao Ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos; V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária; VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados; VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios; VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei o n 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de interesse público e social de arquivos privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR; XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados; XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos; XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações; XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática. o

Art. 3 São membros conselheiros do CONARQ: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá; II - dois representantes do Poder Executivo Federal; III - dois representantes do Poder Judiciário Federal; IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal; V - um representante do Arquivo Nacional; VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal; VII - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais; VIII - um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX - um representante de associações de arquivistas; X - três representantes de instituições que congreguem profissionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais. o

§ 1 Cada Conselheiro terá um suplente. o

§ 2 Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. o

§ 3 Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de Estado da Justiça, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência o

§ 4 O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução.

§ 5 O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional. o

Art. 4 Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao CONARQ. o

Art. 5 O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros. o

§ 1 O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional. o

§ 2 As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede do Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário ou ad referendum deste, sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida. o

Art. 6 O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros. o

Art. 7 O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR, bem como câmaras setoriais, visando a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas. Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenário. o

Art. 8 É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício das atividades de Conselheiro do CONARQ e de integrante das câmaras e comissões. o

Art. 9 A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta deste, é da competência do Ministro de Estado da Justiça. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo. Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ. Art. 12. Integram o SINAR: I - o Arquivo Nacional; II - os arquivos do Poder Executivo Federal; III - os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal; V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;

VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. o

§ 1 Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos centrais. o

§ 2 As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central. Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR: I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central; II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento; III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental; IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR; VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ; VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de atuação; IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social; X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional; XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a arquivos; XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ; XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização. Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

19ª AULA

DECRETO 4.073/2002 DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente; III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; o

IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal pela Lei n 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído o pela Lei n 8.246, de 22 de outubro de 1991. Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas arquivísticas do CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público. Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas. Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de competência. o

§ 1 O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de edital nos processos de desestatização. o

§ 2 Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o processo de desestatização, providenciarão, em conformidade com as normas arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação, classificação e avaliação do acervo arquivístico. o

§ 3 Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das empresas o mencionadas no § 2 , enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ. o

§ 4 Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos o termos do art. 10 da Lei n 8.159, de 1991. o

§ 5 A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções do CONARQ sobre a matéria.

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL Seção I Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. o

§ 1 Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo CONARQ. o

§ 2 Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela referida no § 1 serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. o

§ 3 Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional. Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identificação e controle. Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à transferência ou ao recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos. Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos, solicitar ao Ministro de Estado da Justiça a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, nos o o o termos do § 2 do art. 7 da Lei n 8.159, de 1991. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência Art. 21. O Ministro de Estado da Justiça, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da administração pública federal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência

Capítulo V DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República. o

§ 1 A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo. o

§ 2 São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social: I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público; o

II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3 da Lei n 8.394, de 30 de dezembro de 1991; III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência o o o da Lei n 3.071, de 1 de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n 8.159, de 1991. Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justiça, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência o

§ 1 O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída pelo CONARQ. o

§ 2 A avaliação referida no § 1 será homologada pelo Presidente do CONARQ. o

§ 3 Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Ministro de Estado da Justiça, o na forma prevista na Lei n 9.784, de 29 de janeiro de 1999 (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do território nacional. Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notificação à União, titular do direito de preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei o n 8.159, de 1991. Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente.

20ª AULA DECRETO 4.073/2002 Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo. Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou detentores. Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da lei. Art. 30. O Ministro de Estado da Justiça baixará instruções complementares à execução deste Decreto. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência Art. 31. Fica delegada competência ao Ministro de Estado da Justiça, permitida a subdelegação, o o para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3 do art. 3 . (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência DECRETO 4.915/2003 Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências. o

Art. 1 Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal. o

§ 1 Para os fins deste Decreto, consideram-se documentos de arquivo aqueles produzidos e recebidos por órgãos e entidades da administração pública federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. o

§ 2 Considera-se gestão de documentos, com base no art. 3 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. o

Art. 2 O SIGA tem por finalidade: I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais; II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública; V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública; VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal; VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal. o

Art. 3 Integram o SIGA: I - como órgão central, o Arquivo Nacional; II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes; III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes. o

Art. 4 Compete ao órgão central: I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais; III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA; IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo. o

Art. 5 Compete aos órgãos setoriais: I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas; III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais; V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o o art. 18 do Decreto n 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividadesfim; VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização. o

Art. 6 Fica instituída, junto ao órgão central, a Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe: I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições; II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da administração pública federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República; III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo; IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA. o

Art. 7 Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA: I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá; II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação do SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão; IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão; V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes. o

§ 1 Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por solicitação de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e não a voto, quando julgado necessário pela maioria absoluta de seus membros. o

§ 2 O Arquivo Nacional promoverá, quarenta e cinco dias após a publicação deste Decreto, a instalação da Comissão de Coordenação do SIGA, em Brasília, para discussão e deliberação, por maioria absoluta de seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo órgão central do SIGA para a aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República.

Art. 8 Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órgãos equivalentes, no prazo máximo de trinta dias após a publicação deste Decreto, subcomissões de coordenação que reúnam representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação do SIGA. Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por representante designado pelo respectivo Ministro. o

Art. 9 Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto neste Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da administração pública federal. Art. 10. Fica instituído sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA, com a finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da administração pública federal. Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais são responsáveis pela alimentação e processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do sistema de que trata o caput deste artigo. Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como órgão central do SIGA, o encaminhamento, para aprovação do Ministro Chefe da Casa Civil da Presidência da República, das normas complementares a este Decreto, deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA.

21ª AULA

Resolução nº 4/1996 CONARQ Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR., e aprova os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. (D.O.U. - 30/06/1996). Revogada pela Resolução nº 14/2001. Resolução nº 14/2001 CONARQ Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: AtividadesMeio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. Art. 1º - APROVAR a versão revista e ampliada do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública : Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. § 1º - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder ao desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais deverão ser aprovadas pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência. § 2º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização periódica deste Código. Art. 2º - Aprovar os prazos de guarda e a destinação dos documentos estabelecidos na versão revista e ampliada da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. § 1 - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações necessárias para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos. § 2º - Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim, os quais deverão ser aprovados pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência. § 3º - Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização periódica desta Tabela.

Art. 3º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Art. 4º - O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata esta Resolução constitui-se numa publicação editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-meio da Administração Pública. LEI 5433/1968 Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, êstes de órgãos federais, estaduais e municipais. § 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dêle. § 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. § 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de têrmo, por autoridade competente, em livro próprio. § 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto. § 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de têrmo em livro próprio pela autoridade competente. § 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento. § 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente. Art 2º Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos. Art 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originárias de microfilmagem de documentos oficiais.

§ 1º O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aquêles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dêle, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias. § 2º Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para a autenticação de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos contra terceiros. Art 4º É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.

22ª AULA

DECRETO 1799/1996 Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto. Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Art. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma. Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada à titulação, à identificação e à numeração seqüencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados à indexação. Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução. § 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original. § 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias. § 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia. Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução. Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas. Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:

I - identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados; II - número do microfilme, se for o caso; III - local e data da microfilmagem; IV - registro no Ministério da Justiça; V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados; VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução; VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados; IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos: I - identificação do detentor dos documentos microfilmados; II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior; III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto; IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem. Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original. 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos. 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente. Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade. Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia. Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto. Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto. Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Decreto.

23ªAULA

RESOLUÇÃO 10 – CONARQ •

Considerando a necessidade de que a microfilmagem dos documentos arquivísticos seja realizada dentro dos padrões e normas internacionais, resolve:

•

Art. 1º Adotar, no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, símbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinaléticas, anexo 2.

•

Art. 2º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Considerando os dispositivos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ nº 58, de 20 de junho de 1996, que tratam da microfilmagem de documentos arquivísticos; Considerando os resultados da Comissão Especial criada pela Portaria CONARQ nº 30, de 22 de fevereiro de 1999, com a finalidade de adequar os símbolos de normas ISO de sinaléticas técnicas à microfilmagem de documentos arquivísticos;

RESOLUÇÃO 10–CONARQ-ANEXO 1

RESOLUÇÃO10–CONARQ-ANEXO

RESOLUÇÃO 10 – CONARQ- ANEXO 2

RESOLUÇÃO 10 – CONARQ ANEXO 2

CAPÍTULO I DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES Art. 1º Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos, bem como das áreas e instalações onde tramitam. Art. 2º São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e condicionado à necessidade de conhecer. Art. 3º A produção, manuseio, consulta, transmissão, manutenção e guarda de dados ou informações sigilosos observarão medidas especiais de segurança. Parágrafo único. Toda autoridade responsável pelo trato de dados ou informações sigilosos providenciará para que o pessoal sob suas ordens conheça integralmente as medidas de segurança estabelecidas, zelando pelo seu fiel cumprimento.

24ªAULA DECRETO 4553/2002 CAPÍTULO II DO SIGILO E DA SEGURANÇA Seção I Da Classificação Segundo o Grau de Sigilo Art. 5º Os dados ou informações sigilosos serão classificados em ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razão do seu teor ou dos seus elementos intrínsecos. § 1º São passíveis de classificação como ultra-secretos, dentre outros, dados ou informações referentes à soberania e à integridade territorial nacionais, a planos e operações militares, às relações internacionais do País, a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico e tecnológico de interesse da defesa nacional e a programas econômicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano excepcionalmente grave à segurança da sociedade e do Estado. § 2º São passíveis de classificação como secretos, dentre outros, dados ou informações referentes a sistemas, instalações, programas, projetos, planos ou operações de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomáticos e de inteligência e a planos ou detalhes, programas ou instalações estratégicos, cujo conhecimento não-autorizado possa acarretar dano grave à segurança da sociedade e do Estado. § 3º São passíveis de classificação como confidenciais dados ou informações que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revelação não-autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano à segurança da sociedade e do Estado. § 4º São passíveis de classificação como reservados dados ou informações cuja revelação nãoautorizada possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos. Art. 6º A classificação no grau ultra-secreto é de competência das seguintes autoridades: I - Presidente da República; II - Vice-Presidente da República; III - Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; IV - Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e V - Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior. o

§ 1 Excepcionalmente, a competência prevista no caput pode ser delegada pela autoridade responsável a agente público em missão no exterior. o

§ 2 Além das autoridades estabelecidas no caput, podem atribuir grau de sigilo: I - secreto: as autoridades que exerçam funções de direção, comando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal; e

II - confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade da Administração Pública Federal. o

Art. 7 Os prazos de duração da classificação a que se refere este Decreto vigoram a partir da data de produção do dado ou informação e são os seguintes: I - ultra-secreto: máximo de trinta anos; II - secreto: máximo de vinte anos; III - confidencial: máximo de dez anos; e IV - reservado: máximo de cinco anos. Parágrafo único. Os prazos de classificação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a matéria. Seção II Da Reclassificação e da Desclassificação Art. 8º Dados ou informações classificados no grau de sigilo ultra-secreto somente poderão ser reclassificados ou desclassificados, mediante decisão da autoridade responsável pela sua classificação. Art. 9º Para os graus secreto, confidencial e reservado, poderá a autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses da segurança da sociedade e do Estado, alterá-la ou cancelá-la, por meio de expediente hábil de reclassificação ou desclassificação dirigido ao detentor da custódia do dado ou informação sigilosos. Parágrafo único. Na reclassificação, o novo prazo de duração conta-se a partir da data de produção do dado ou informação. Art. 10. A desclassificação de dados ou informações nos graus ultra-secreto, confidencial e o reservado será automática após transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. 7 , salvo no caso de sua prorrogação, quando então a desclassificação ocorrerá ao final de seu termo. Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhados à instituição arquivística pública competente, ou ao arquivo permanente do órgão público, entidade pública ou instituição de caráter público, para fins de organização, preservação e acesso. Parágrafo único. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informações de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados. Art. 12. A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosos deverá constar das capas, se houver, e da primeira página.

25ªAULA

DECRETO 4553/2002 CAPÍTULO III DA GESTÃO DE DADOS OU INFORMAÇÕES SIGILOSOS Seção I Dos Procedimentos para Classificação de Documentos Art. 13. As páginas, os parágrafos, as seções, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classificações, mas ao documento, no seu todo, será atribuído o grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes. Art. 14. A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo. Seção IV Da Expedição e da Comunicação de Documentos Sigilosos Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedição e tramitação obedecerão às seguintes prescrições: I - serão acondicionados em envelopes duplos; II - no envelope externo não constará qualquer indicação do grau de sigilo ou do teor do documento; III - no envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo; IV - o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e V - sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso. Art. 25. A expedição, condução e entrega de documento ultra-secreto, em princípio, será efetuada pessoalmente, por agente público autorizado, sendo vedada a sua postagem. Parágrafo único. A comunicação de assunto ultra-secreto de outra forma que não a prescrita no caput só será permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitação e solução imediatas, em atendimento ao princípio da oportunidade e considerados os interesses da segurança da sociedade e do Estado.

Art. 26. A expedição de documento secreto, confidencial ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for o caso, mala diplomática. Parágrafo único. A comunicação dos assuntos de que trata este artigo poderá ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de sigilo do documento, conforme previsto no art. 42. Seção V Do Registro, da Tramitação e da Guarda Art. 27. Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos: I - verificar a integridade e registrar, se for o caso, indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida, dando ciência do fato ao seu superior hierárquico e ao destinatário, o qual informará imediatamente ao remetente; e II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação. Art. 28. O envelope interno só será aberto pelo destinatário, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior. Parágrafo único. Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser abertos pelo próprio destinatário. Art. 29. O destinatário de documento sigiloso comunicará imediatamente ao remetente qualquer indício de violação ou adulteração do documento. Art. 30. Os documentos sigilosos serão mantidos ou guardados em condições especiais de segurança, conforme regulamento. § 1º Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos é obrigatório o uso de cofre forte ou estrutura que ofereça segurança equivalente ou superior. § 2º Na impossibilidade de se adotar o disposto no § 1º, os documentos ultra-secretos deverão ser mantidos sob guarda armada. Art. 31. Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia de documentos sigilosos os transmitirão a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferência de responsabilidade. Parágrafo único. Aplica-se o disposto neste artigo aos responsáveis pela guarda ou custódia de material sigiloso. Seção VII Da Avaliação, da Preservação e da Eliminação Art. 35. As entidades e órgãos públicos constituirão Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuições:

I - analisar e avaliar periodicamente a documentação sigilosa produzida e acumulada no âmbito de sua atuação; II - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovação dos prazos a que se refere o art. 7º; III - propor, à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, alteração ou cancelamento da classificação sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9º deste Decreto; IV - determinar o destino final da documentação tornada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e V - autorizar o acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39. Parágrafo único. Para o perfeito cumprimento de suas atribuições e responsabilidades, a CPADS poderá ser subdividida em subcomissões. Art. 36. Os documentos permanentes de valor histórico, probatório e informativo não podem ser desfigurados ou destruídos, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legislação em vigor. DECRETO 4553/2002 CAPÍTULO IV DO ACESSO Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público é admitido: I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente. § 1º Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos. § 2º Os dados ou informações sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir também passem a ter grau de sigilo idêntico. § 3º Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros. DECRETO 4553/2002 Art. 38. O acesso a dados ou informações sigilosos, ressalvado o previsto no inciso II do artigo anterior, é condicionado à emissão de credencial de segurança no correspondente grau de sigilo, que pode ser limitada no tempo.

Parágrafo único. A credencial de segurança de que trata o caput deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. Art. 39. O acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros países atenderá às normas e recomendações de sigilo constantes destes instrumentos. Art. 40. A negativa de autorização de acesso deverá ser justificada. DECRETO 4553/2002 CAPÍTULO VI DAS ÁREAS E INSTALAÇÕES SIGILOSAS Art. 49. A classificação de áreas e instalações será feita em razão dos dados ou informações sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com o art. 5º. Art. 50. Aos titulares dos órgãos e entidades públicos e das instituições de caráter público caberá a adoção de medidas que visem à definição, demarcação, sinalização, segurança e autorização de acesso às áreas sigilosas sob sua responsabilidade. Art. 51. O acesso de visitas a áreas e instalações sigilosas será disciplinado por meio de instruções especiais dos órgãos, entidades ou instituições interessados. Parágrafo único. Para efeito deste artigo, não é considerado visita o agente público ou o particular que oficialmente execute atividade pública diretamente vinculada à elaboração de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da segurança da sociedade e do Estado. DECRETO 4553/2002 CAPÍTULO IX DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 61. O disposto neste Decreto aplica-se a material, área, instalação e sistema de informação cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. Art. 62. Os órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público exigirão termo de compromisso de manutenção de sigilo dos seus servidores, funcionários e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informações sigilosos. Parágrafo único. Os agentes de que trata o caput deste artigo comprometem-se a, após o desligamento, não revelar ou divulgar dados ou informações sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exercício de cargo, função ou emprego público.

26ªAULA

QUESTÃO DE PROVA – ANA 2006

27ªAULA