FORMATO MATRIZ DE RIESGOS PROCESO: ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS (ALCALDÍA LOCAL MARTIRES)
RIESGO INHERENTE
% DE CONTROL
RIESGO CONTROLADO
RIESGO RESIDUAL
57
14
8
49
OBJETIVO DEL PROCESO: Ejercer inspeccion, control y vigilancia sobre el cumplimiento de la normatividad vigente para cada una VERSIÓN DE LA MATRIZ: 1.0 de las actuaciones administrativas por: Establecimientos de comercio, obras y urbanismo, espacio publico RESPONSABLE DEL PROCESO: Alcalde Local
VIGENCIA DE LA MATRIZ: diciembre 2009
IDENTIFICACION DEL RIESGO
ANÁLISIS Y VALORACIÒN DE RIESGOS
No.
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
CAUSAS
RELACION DE CAUSAS
1
Imposibilidad de adelantar la visita técnica
PERFIL RIESGO
IMPACTO
FRECUENCIA Falta de capacidad operativa: No hay los insumos suficientes para adelantar las visitas (Vehículos, papel, etc)
330
EFECTOS
57
Imposibilidad de adelantar la actuacion administrativa
OFICIAL CONTROL
ZONA DE RIESGO
TIPO DOCUMENTADO
APROBADO
DIVULGADO
1. Servidores Públicos 2. Ciudadania
5
No se atiende oportunamente a la comunidad (usuario)
Firma Facilitador de Calidad:
MALO
CALIF
x
20
0
20
20
0
20
No hay un filtro adecuado para las solicitudes
perdida de imagen y credibilidad
Capacitar a los funcionarios que recepcionan las solicitudes.
FALSO
x
20
0
20
Falta de seguridad personal de los servidores en la ejecución de los operativos
afectación en el clima organizacional
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
0
RIESGO RESIDUAL INDIVIDUAL
Coordinar oportunamente el acompañamiento de las autoridades policivas.
Falta de seguridad de la ciudadanía en desarrollo de los operativos
ALTA
3
MODERADA
10
30
IMPORTANTE
Fallas en el sistema de comunicación interna de la Alcaldía
Dilación de los procesos
*Hacer seguimiento a las comunicaciones que se envian entre diferentes oficinas. *Implementar Software para seguimiento o control interno.
Presiones indebidas para no llevar a cabo la diligencia
Perdida de credibilidad
Reportar a los entes de control
FALSO
0
0
Pérdida del expediente documental que soporta la diligencia
Obstaculiza el proceso
Ubicación de los documentos en anaqueles seguros y bajo la responsabilidad de un funcionario.
FALSO
0
0
0
Se debe seleccionar el personal calificado para efercer las funciones correspondientes.
FALSO
x
20
0
20
FALSO
x
20
0
20
FALSO
x
No se puede notificar o comunicar oportunamente
perdida de activos
Fallas en el sistema de comunicación interna de la Alcaldia
aumento en costos
ALTA
3
CATASTROFICA
20
60
INACEPTABLE
perdida de imagen y credibilidad
*Verificación detallada del acto que se adelanta por parte de los auxiliares de la Secretaria General. *Firma del Secretario General del Consejo de la notificación como acción de verificación y aprobación del contenido.
afectación en el clima organizacional
20
0
20
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
20
0
20
FALSO
x
Perdida de activos, perdida de credibilidad, se crea desconfianza por parte de la ciudadanía por el NO cumplimiento de los fallos.
Asignar presupuesto para ampliar el parque automotor y la maquinaria. * Compra y/o mantenimiento oportuno de la maquinaria.
FALSO
0
0
0
Insuficiencia de personal
aumento en costos
Incrementar la planta profesional, administrativa y operaria. *Tener en cuenta el objetivo y el cumplimiento de la contratación. *Reemplazo oportuno de las vacantes, tanto por personal jubilado como por los traslados.
FALSO
0
0
0
Presiones indebidas para no llevar a cabo la diligencia
perdida de imagen y credibilidad
Exigir cumplimiento de metas, áreas recuperadas. *Fijar metas deacuerdo al Plan de Gestión. (f
FALSO
0
0
0
Las condiciones jurídicas, técnicas o económicas no permiten el cumplimiento del fallo
afectación en el clima organizacional
FALSO
0
0
0
ALTA
3
CATASTROFICA
60
20
INACEPTABLE
Juridicamente el fallo es incumplible
Registrar en el aplicativo la desición impuesta y realizar procedimiento.
x
x
x
50
0
0
50
Tecnicamente el fallo es incumplible
Asignar presupuesto. (Firmar comunicación, realizar fotocopiado de la resolución y recibir acta de sellamiento.Registrar en el sistema y remitir con copia del acto administrativo).
x
x
x
50
0
0
50
Financieramente el fallo es incumplible
Asignar presupuesto. (Realizar procedimiento de recursos de acuerdo al curso tomado de las actividades 5,22,31,35 del procedimiento p120002-01).
x
x
x
50
0
0
50
Por la incorrecta o inexistente evaluación de los riesgos de seguridad de los operativos
perdida de activos
Elaboración de comunicaciones y fotocopiado del auto de remisiónpara su respectiva remisión.
x
x
x
50
0
0
50
Por la inexistencia o inaplicabilidad de un plan de seguridad (preventivo y reactivo)
aumento en costos
Elaboración de comunicaciones y fotocopiado del auto de remisiónpara su respectiva remisión.
x
x
x
50
0
0
50
Talento humano no sea competente
perdida de imagen y credibilidad
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
afectación en el clima organizacional
ALTA
3
CATASTROFICA
20
60
INACEPTABLE
Insuficiente personal que garantice la seguridad en los operativos
Agresión verbal y riesgos físicos
FALSO
0
0
0
Ausencia de evaluación de los grados de riesgo
Aumenta el grado de riesgos
FALSO
0
0
0
Desconociemiento de la normas de cada Entidad
Desgaste administrativo y perdida de capacidad operativa.
FALSO
0
0
0
Crisis de credibilidad en la policía
Desconfianza e impunidad
FALSO
0
0
0
Mantenimiento y arreglo preventivo de los elementos de trabajo
No se pueden cumplir los objetivos
Solución inmediata con los elementos de trabajo para prestar un mejor servicio.
FALSO
0
0
0
Aplicación de la restricción y control de acceso a las oficinas del consejo
FALSO
0
0
0
Revisión por parte del personal de vigilancia verifica autorización de salida de expedientes
FALSO
0
0
0
ALTA
3
CATASTROFICA
ALTA
3
CATASTROFICA
Fecha de Aprobación de la matriz de riesgos
Nombre Facilitador de Calidad:
DEFICIENTE
x
20
60 INACEPTABLE
20
60
INACEPTABLE
Perdida a sustanciadores por fuerza mayor
Firma Responsable del Proceso:
ACEPTABLE
FALSO
Pérdida de expedientes
Nombre Responsable del Proceso:
BUENO
FALSO
expedientes sustraídos por personal ajeno al consejo de justicia 6
CALIF
14
CALIFICACION % DE CONTROL RIESGO DEL CONTROL POR RIESGO CONTROLADO
Recurrir o solicitar el apoyo a otra entidad
No hay insumos suficientes para hacer cumplir el fallo (Vehículos, maquinaria, papelería, etc)
4
UNA CAUSA
30
aumento en costos
PROCESO
Presiones indebidas para no llevar a cabo la diligencia
Afectación de la seguridad de los implicados
ALGUNAS CAUSAS
AUTOEVALUACION DEL CONTROL (CALIFICACION LÍDER DE PROCESO)
*La programación del vehículo entre los funcionarios. *Mantenimiento periódico de los vehículos
1. No se puede notificar oportunamente Insuficiencia de personal 2. No reciben y resuelven oportunamente los recursos
Imposibilidad de ejecutar los fallos
CALIF
CUBRE TODAS LAS CAUSAS
20
perdida de activos
No se reciben y resuelven oportunamente los recursos
3
SUFICIENTE
50
Por falta de competencia de la Alcaldía Local para asumir la visita técnica
Talento humano no sea competente
2
% DE CONTROL POR PROCESO
IDENTIFICACIÒN Y VALORACION DE CONTROLES
RIESGO INHERENTE DE PROCESO
9
12
2009
DD
MM
AAAA
Luis Ernesto Rincón Ascencio
Matriz entregada en comité de Control Interno el 9 de diciembre de 2009
9
3
27
12
7
53
21
13
47
14
9
51
0
0
60
0
0
60