FORMATO MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA LOCAL (ALCALDÍA LOCAL MARTIRES)
OBJETIVO DEL PROCESO: Brindar los recursos físicos y Financieros para el desarrollo de las actividades competencia de la Alcaldía Local.
VERSIÓN DE LA MATRIZ: 1.0
RESPONSABLE DEL PROCESO: Alcalde Local
VIGENCIA DE LA MATRIZ: diciembre 2009
IDENTIFICACION DEL RIESGO
ANÁLISIS Y VALORACIÒN DE RIESGOS
No.
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
CAUSAS
RELACION DE CAUSAS
OFICIAL CONTROL
IMPACTO
PERFIL RIESGO
ZONA DE RIESGO
DOCUMENTADO
APROBADO
DIVULGADO
FALSO
Talento humano que no sea competente para el ejercicio de las funciones
Manejo presupuestal incorrecto
Capacitar o contratar el personal idoneo
FALSO
Sistema contable inoportuno
Perdida de credibilidad ante Hacienda y Gobierno.
CALIF
BUENO
ACEPTABLE
DEFICIENTE
MALO
CALIF
% DE CALIFICACION CONTROL POR DEL CONTROL RIESGO
0
0
0
0
20
0
20
x
50
0
0
50
50
0
0
50
Cuentas inexistentes o mala clasificación
*Revisión de la información permanente *Exigir soporte de cada operación
x
x
x
50
0
0
50
No hay soportes adecuados para el hecho contable o falta de idoneidad
Contratación de personal de apoyo idoneo.
x
x
x
50
0
0
50
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
FALSO
0
0
0
50
0
0
50
FALSO
0
0
0
MODERADA
10
10
TOLERABLE
aumento en costos/ alto deterioro
Capacitación y control x
x
x
afectacion en el clima organizacional control/elementos
50
0
0
50
Apoyo logístico inadecuado
Deterioro y perdida
Asignar responsabilidades
FALSO
0
0
0
Falta de planes de contingencia
Deterioro y perdida
Diseño adecuado de PIDE C.
FALSO
0
0
0
Mantenimiento inadecuado de la infraestructura.
Deterioro y perdida
Seguimiento al mantenimiento periódico
Vulnerabilidad de las instalaciones físicas
Deterioro y perdida Clima Organizacional
Conocimiento para identificar la vulnerabilidad
Bajo control a los comodatos
Deterioro y perdida
Visitas y control de polizas, inventario, etc.
Elaboración de los términos o el contrato por persona sin competencia dentro de la entidad
Sanciones disciplinarias para los funcionarios que intervienen en el proceso
No exista referencia
sanciones penales y fiscales para los funcionarios del proceso
claridad
en los
términos
x
BAJA
de
BAJA
1
1
MODERADA
CATASTROFICA
10
20
10
20
x
x
TOLERABLE
MODERADO
Potenciales demandas
FALSO
0
0
0
0
0
50
0
0
50
Estandarización de las minutas
FALSO
0
0
0
Quien realiza los terminos de referencia debe ser la persona idonea,ciñendose a lo establecido en la normatividad vigente (ley 80,2474,1150).
FALSO
0
0
0
*La existencia de un profesional de planta con experiencia el cual emita un concepto técnico sobre cada proyecto. *Revisión de los proyectos por parte del coordinador administrativo y financiero.
FALSO
0
0
0
FALSO
0
x
x
Aplicar el Manual de Funciones para el cargo a desempeñar Aplicar lo establecido en el Código de Ética de la Secretaría de Gobierno.
0
0
Presiones indebidas en el proceso contractual
Detrimento patrimonial
FALSO
0
0
0
Los términos de referencia contratación no sean claros
Contratar un servicio no necesario
En las Etapas del proceso contractual, los oferentes tienen la oportunidad de presentar observaciones.
FALSO
0
0
0
Perfil del contratista no adecuado o no es idoneo profesionalmente
En Contratación directa y convenios, el potencial contratista tiene la oportunidad de dar lectura a la minuta y realizar sus observaciones y realizar las preguntas que crea convenientes.
FALSO
0
0
0
Potenciales demandas
FALSO
0
0
0
Mala supervisión del contrato
FALSO
0
0
0
Requerimientos de los entes de control
para
la
Gestores del proyecto no definan o no tengan clara su necesidad
BAJA
1
CATASTROFICA
20
20
MODERADO
Debe existir un seguimiento permanente hasta la perfección y la legilización del contrato, por parte de la oficina jurídica del F.D.L
Costos administrativos
Contrato sin perfeccionar y/o legalizar total Contratista no traiga la Póliza o parcialmente
Demoras en el inicio del contrato
MEDIA
2
CATASTROFICA
20
40
IMPORTANTE
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
No se apruebe la póliza
Sanciones disciplinarias
FALSO
0
0
0
El contratista no firme
Sanciones penales
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
Los soportes para hacer la liquidación no estén completos
FALSO
0
0
0
Desconocimientos de los bienes inmuebles a carago o de sdg o por los que sea legalmente responsable
FALSO
0
0
0
50
0
0
50
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
Errada supervisión, control o seguimiento en la ejecución de los contratos por parte del supervisor y/o interventor. Informes Incompletos por parte del supervisor y/o interventor Falta de interventor
Informes
del
Supervisor
*Elaborar un manual para interventorias y supervisiones. *Capacitar a los funcionarios que realizan funciones de supervisión. *Verificacion del cumplimiento de las obligaciones del Supervisor definidas en el contrato. *Requerimiento por oficio al supervisor para solicitud de informes
Acciones legales Procesos disciplinarios
y/o
MEDIA
2
CATASTROFICA
20
40
IMPORTANTE
No solicitud oportuna de la liquidación del contrato por parte del supervisory/o interventor
Incluir en el contrato los parámetros para efectuar la liquidación
30
3
7
15
1,5
9
0
0
20
0
0
20
0
0
40
0
0
40
20
4
16
0
0
10
0
0
10
0
FALSO x
RIESGO RESIDUAL INDIVIDUAL
0
Fallas en el sistema de comunicación interna de la Alcaldia Alto volumen de almacenamiento de bienes inservibles y/o obsoletos en la bodega
Deterioro/Tiempo control
11
RIESGO CONTROLADO
20
20
x
1
El contratista no entregue los elementos establecidos en el contrato
Liquidación inadecuada del contrato
UNA CAUSA
30
x
No se cuente con el registro presupuestal
6
40
x
Contratista no sea idóneo
5
RIESGO RESIDUAL
5
x
Contratar sin el cumplimiento de requisitos legales No claridad en la necesidad por parte de los
Ambigüedad en la redacción del contrato
x
ALGUNAS CAUSAS
RIESGO CONTROLADO
11
x
Actualización del E25 por parte del contador
BAJA
gestores del proyecto
4
x
Mejorar las comunicaciones por medio de un servidor de calidad-UPS
perdida de imagen y credibilidad
3
FALSO
Toma de decisiones emanadas
Inadecuado transporte de los elementos fisicos
Deterioro y perdida de los recursos físicos de la Alcaldía local
CALIF
CUBRE TODAS LAS CAUSAS
Investigaciones por parte de organismos de control
perdida de activos
2
AUTOEVALUACION DEL CONTROL (CALIFICACION LÍDER DE PROCESO)
20
TIPO
Caida de la red o desconfiguración del sistema.
PROCESO
SUFICIENTE
50
Mantenimiento de aplicativos por parte de planeación y sistemas
No funcionan los aplicativos establecidos
Informes financieros que no reflejen la realidad económica, social y financiera de la Alcaldía
45
EFECTOS FRECUENCIA
1
180
% DE CONTROL
45
% DE CONTROL POR PROCESO
IDENTIFICACIÒN Y VALORACION DE CONTROLES
RIESGO INHERENTE DE PROCESO
RIESGO INHERENTE
No contar con el estado de cuenta del contrato
Robo de bienes en almacen e inventario en 7
x
servicio de las áreas de la alcaldia local. El inventario no refleje el 100% de los bienes de propiedad del FDL y se conozca El inventario de bienes en servicio no esta su ubicación exacta actualizado
MEDIA
2
MODERADA
10
20
x
x
MODERADO
No asegurar los bienes oportunamente
50
0
0
50
Conciliación entre contabilidad, presupuesto, inventarios y tesorería
FALSO
0
0
0
Revisión de los registros en el sistema para verificar el ingreso de todos las transacciones
FALSO
0
0
0
Aprobación de los ajustes contables por registro contable por partidas de manera extemporanea
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
x
8
9
Incumplimiento del principio de causación contable
Se traspapele el documento soporte.
No se efectuó la causación
No se allegue el documento soporte.
No se puede verificar
Desconocimiento de la existencia del documento a registrar.
Nunca tendra información confiable
Error de digitación del dato.
Subevaluación o sobreevaluación del Estado de Resultados
Desconocimiento de la normatividad aplicable.
Manejo equivoco de las cuentas
Error en el registro contable Repetición del Registro
Subevaluación o sobreevaluación de las cifras
Afectación de la cuenta que no corresponde
No razonabilidad de Estados Financieros
BAJA
1
MODERADA
10
10
TOLERABLE
* Conciliación Y validación de Cuentas
BAJA
1
MODERADA
10
10
TOLERABLE
Fecha de Aprobación de la matriz de riesgos Nombre Responsable del Proceso:
Firma Responsable del Proceso:
Nombre Facilitador de Calidad:
Firma Facilitador de Calidad:
DD
MM
AAAA
*Seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades asignadas A cada uno de los funcionarios del PROCESO
x
x