FORMATO MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO: UNIDAD DE MEDIACIÓN (ALCALDÍA LOCAL MARTIRES) OBJETIVO DEL PROCESO: Promover la construcción de la convivencia pacifica en las localidades, por medio del fortalecimiento de habilidades en los ciudadanos, así como la difusión y la aplicación de formas no violentas para el abordaje pacifico de los conflictos.
VERSIÓN DE LA MATRIZ: 1.0
RESPONSABLE DEL PROCESO: Dirección de Derechos Humanos y Apoyo a la Justicia
VIGENCIA DE LA MATRIZ: diciembre 2009
IDENTIFICACION DEL RIESGO
ANÁLISIS Y VALORACIÒN DE RIESGOS RIESGO INHERENTE DE PROCESO
No.
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
CAUSAS
RELACION DE CAUSAS
CONTROL
1
2
3
políticas
en
materia
de
Las alcaldías locales reciben línea para su actuar desde la dirección de apoyo a Falta de articulación entre la dirección localidades y de la dirección de derechos de derechos humanos y las alcaldías humanos locales para el control del cumplimiento de los objetivos de las UMC Doble línea de dependencia de las UMC, Dirección de derechos humano y alcaldía local
PROCESO
PERFIL RIESGO
IMPACTO
TIPO DE CONTROL
ZONA DE RIESGO
DOCUMENTADO
Contratos paralelos en las alcaldías locales con las mismas funciones de las UMC
Recomendación: asignar la UMC a un proceso. Definir una línea de dependencia.
P
Falta de control sobre las UMC
Seguimiento al avance de la política publica de convivencia (en proceso)
P
MEDIA
2
CATASTROFICA
20
40
APROBADO
SUFICIENTE
50
DIVULGADO
CALIF
CUBRE TODAS LAS CAUSAS
ALGUNAS CAUSAS
25
RIESGO RESIDUAL
4
21
CALIF
AUTOEVALUACION DEL CONTROL (CALIFICACION LÍDER DE PROCESO) BUENO
ACEPTABLE
DEFICIENTE
MALO
30 CALIFICACION DEL CONTROL CALIF
0
0
0
20
0
45
IMPORTANTE
5
36
0
0
0
0
0
Planta global de la secretaria de gobierno
Conflictos internos en las UMC
Verificación del cumplimiento de la realización del proceso de inducción a los nuevos servidores publicos que ingresen a la UMC
P
X
X
5
0
40
recomendación: asignar la UMC a un proceso. Definir una línea de dependencia, como punto de mejora
No se hace un proceso de selección que se tenga en cuenta el perfil establecido para las UMC
Afectación en la calidad y cantidad de los servicios prestados por las UMC
Evaluación al desempeño, responsabilidades e idoneidad de cada uno de los funcionarios del proceso.
D
X
X
propuesta a elaborar
Aprobación del perfil de funcionarios requeridos por el proceso
P
X
X
Afecta imagen y credibilidad de los resultados de las UMC
35
X
X
0
50
X
10
0
60
35
X
10
0
45
La comunidad recibe información distorsionada al objeto de las UMC
FALSO
0
0
0
Afecta la salud mental de los servidores públicos
FALSO
0
0
0
No se presta un adecuado servicio a la comunidad
FALSO
0
0
0
20
0
45
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
MEDIA
Falta de claridad en las competencias de estas instancias
Duplicidad de funciones
Falta de control y seguimiento a las acciones realizadas por estas instancias
Afecta la salud mental de los servidores públicos
Conflictos internos en las UMC
2
MODERADA
10
20
MODERADO
Seguimiento al avance de la política publica de convivencia (en proceso)
BAJA
1
MODERADA
10
10
P
TOLERABLE
X
25
X
No hay suficientes funcionarios
Insatisfacción del usuario
Ausencia de funcionarios
Represamiento de trabajo
Sobrecarga de trabajo
BAJA
1
MODERADA
10
10
TOLERABLE
0
0
0
Verificación del cumplimiento de los horarios programados entre los servidores publicos de la UMC para garantizar la atención permanente de los usuarios.
P
FALSO
X
20
0
20
Verificar el cumplimiento de la programación de las citas de los usuarios teniendo en cuenta las agendas de los profesionales
P
FALSO
X
20
0
20
Verificación al cumplimiento de la programación periódica para el desarrollo de las actividades de la UMC
P
FALSO
X
20
0
20
Verificación de las actividades de la UMC por parte de la coordinación de las UMC de DDHH
D
FALSO
X
20
0
20
Reestablecer las reuniones de coordinadores de las UMC, para tratar los temas administrativos de las mismas. Estas reuniones deben ser indelegables para los coordinadores
P
FALSO
X
10
0
10
No asignación de recursos y de personal a las UMC
Seguimiento al resultado de las capacitaciones en la actualización de los aplicativos
P
FALSO
X
10
0
10
Fallas en el funcionamiento de la red
La planeación se hace mal en la medida que se tienen datos no reales
Seguimiento a la asistencia a programas de capacitación en los temas especializados
P
FALSO
X
10
0
10
No se cuenta con el experto en el lenguaje de programación del aplicativo
No se visibilizan los logros de las UMC
FALSO
0
0
0
Complejidad del aplicativo
inoportunidad en la toma de decisiones por parte de la alta dirección del nivel central
FALSO
0
0
0
Cada funcionario usa el aplicativo a su propia manera
Confusión en la información origen que no permite toma de decisiones oportunas o acciones eficaces
Falta de generación de información confiable para la toma de decisiones por No se cuenta con una estandarización de los parte del nivel central de la Secretaría conceptos (glosario técnico deficiente) de Gobierno
la información que suministra la entidad no refleja la gestión real del proceso
MEDIA
2
MODERADA
10
20
MODERADO
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
Doble contabilidad de un registro
reprocesos en el registro manual de datos
FALSO
0
0
0
Cúmulo de registros
Diferentes interpretaciones de la información suministrada
FALSO
0
0
0
Los funcionarios de las UMC, no conocen el funcionamiento del aplicativo
Desgaste de medicación
FALSO
0
0
0
Insatisfacción del usuario
FALSO
0
0
0
No logro de objetivos de gestión
FALSO
0
0
0
necesidad por parte de la alcaldía local de ubicar personal para el desarrollo de otras funciones de la misma alcaldía
Firma Facilitador de Calidad:
Definición del proceso de convivencia, como punto de mejora 11
Fallas en el funcionamiento del aplicativo que se utiliza en las UMC
Nombre Facilitador de Calidad:
OBSERVACIONES
recomendación: asignar la UMC a un proceso. Definir una línea de dependencia, como punto de mejora
FALSO
Menor cobertura de atención al usuario Falta de continuidad (sucesivos permisos) (dilación de la Programación )
Firma Responsable del Proceso:
RIESGO RESIDUAL INDIVIDUAL
FALSO
Falta de coordinación de la dirección de derechos humanos a nivel de las instancias de Casas de justicia, Unidades de Mediación y el CRI
Nombre Responsable del Proceso:
15
RIESGO CONTROLADO
Afecta imagen y credibilidad de los resultados de las UMC
Discrecionalidad para asignar los funcionarios Funcionarios en las unidades de a las UMC Mediación sin el cumplimiento del perfil requerido (requisitos, habilidades, competencias, destrezas)
Falta de espacios físicos adecuados para la atención , sensibilización y mediación
% DE CONTROL POR RIESGO
Falta de articulación interinstitucional
Desconocimiento por parte de los alcaldes locales de las funciones de las UMC
6
UNA CAUSA
X
FALSO
5
RIESGO CONTROLADO
15
Débil posicionamiento de las UMC a nivel interno de la Secretaría Distrital de Gobierno
Conflictos interpersonales entre los servidores de estas instancias
4
20
FALSO
X
% DE CONTROL
25
% DE CONTROL POR PROCESO
IDENTIFICACIÒN Y VALORACION DE CONTROLES OFICIAL
25
EFECTOS FRECUENCIA
Ausencia de convivencia
120
RIESGO INHERENTE
Afectación en la calidad y cantidad de los servicios prestados por las UMC
Seguimiento por parte de la coordinación de la DDHH al momento y uso de los espacios asignados a la UMC a las localidades
D
FALSO
X
10
0
10
Disminución del numero de usuarios de las UMC
DDHH debe interlocutor con el alcalde local para el mantenimiento de los espacios.
P
FALSO
X
Afecta imagen y credibilidad de los resultados de las UMC
Franz Henry Barbosa / Luis Ernesto Rincón Ascencio
Matriz entregada en comité de Control Interno el 9 de diciembre de 2009
MEDIA
2
MODERADA
Fecha de Aprobación de la matriz de riesgos
10
20
MODERADO
9
12
2009
DD
MM
AAAA
10
0
10
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
FALSO
0
0
0
36
7
13
9
1
9
18
2
8
2
0
20
4
1
19