Samarbejde om vågetjenesten
Inspiration og gode råd til aktivitetsledere og lokale bestyrelser i Røde Kors og Ældre Sagen
Indholdsfortegnelse
Sådan
Kolofon
Samarbejde om vågetjenesten
Udgivet af Røde Kors og Ældre Sagen, 2024
Produktion: Tune Nyborg, Periskop
Layout: Pernille Granath, Periskop
Fotos: Jeppe Bjørn, Artvaerk
Sådan kan vi samarbejde om vågetjenesten
Flere og flere døende og deres pårørende har brug for hjælp og støtte fra vågetjenesten i den sidste tid. Det mærker vi ude i de lokale vågetjenester, men desværre er det ikke altid et behov, vi kan imødekomme. Hvis vi samarbejder og hjælper hinanden, kan vi nå ud til flere - og sammen sikre, at ingen skal dø alene.
Hvert år oplever vi, at vi må sige nej til henvendelser om hjælp fra vågetjenesten til døende. Enten fordi vi ikke kan imødekomme henvendelsen, eller fordi der ikke er en vågetjeneste i det pågældende område.
Derfor har Røde Kors og Ældre Sagen et fælles ønske om at styrke vores vågetjenester, så vi kan tilbyde hjælp og støtte til alle, der har behov – uanset hvor i landet, de bor.
Hverken Røde Kors eller Ældre Sagen kan løfte denne opgave alene, fordi vi ikke dækker alle dele af landet hver især. Men vi kan, hvis vi samarbejder om det.
Dette hæfte er tænkt som inspiration til aktivitetsledere og lokale bestyrelser, der ønsker at samarbejde om vågetjenesten.
I hæftet har vi samlet erfaringer og eksempler fra afdelinger, der allerede samarbejder. Her kan I få svar på mange af de spørgsmål, som naturligt opstår, når I skal forberede og organisere et godt samarbejde.
Ældre Sagen Røde Kors
Om dette hæfte
På de følgende sider har vi samlet erfaringer og gode råd fra en lang række lokalområder i hele landet, hvor Røde Kors og Ældre Sagen samarbejder om vågetjenesten.
Samarbejdet har mange forskellige former, fra at man lokalt henviser til hinanden efter behov, til at man er gået sammen om at drive en fælles vågetjeneste.
Undervejs er der mange overvejelser, I kan gøre jer, og spørgsmål, som skal besvares, så jeres samarbejde bliver godt og til glæde for alle.
Tak til alle de aktivitetsledere, frivillige og lokalafdelinger, der har bidraget med gode erfaringer. Flere vågetjenester vil gerne dele deres erfaringer med at samarbejde. Kontakt jeres konsulent, hvis I vil høre mere.
Få hjælp til samarbejdet
Husk, at I altid kan få hjælp og sparring hos jeres konsulenter, hvis I overvejer at samarbejde om vågetjenesten – eller hvis I vil starte en ny vågetjeneste i jeres lokalområde.
Fordelene ved at samarbejde
• Et samarbejde kan være med til, at endnu flere døende og deres pårørende får hjælp.
• Vågetjenesterne kan dække lokalområdet bedre.
• Der er et større grundlag for at rekruttere frivillige.
• I får flere muligheder for sparring og erfaringsudveksling.
• I kan gå sammen om kurser, temadage o.lign. til de frivillige.
• Vågetjenesterne står stærkere lokalt over for kommunen.
Tre overvejelser, inden I går i gang
Erfaringen viser, at der er nogle ting, det er godt at overveje og
være enige om, inden I går ind i et samarbejde om vågetjenesten.
1. Tag udgangspunkt i jeres lokale behov
I kan organisere et samarbejde om vågetjenesten på mange forskellige måder. I kan fx henvise til hinandens tilbud, I kan låne vågere af hinanden eller videregive opgaver eller dele af en opgave, eller I kan etablere en fælles vågetjeneste. Uanset, hvad
I vælger, skal I gøre det, som passer bedst til jeres situation og de behov, der er i jeres lokalområde.
2. Afstem forventningerne
Når I vælger at samarbejde, er det vigtigt, at I har afstemt jeres forventninger til, hvad I vil med samarbejdet, og hvordan I hver især skal bidrage. Brug gerne god tid til at tale tingene igennem, så I ved, hvad I går ind til.
3. Skriv aftalerne ned
Skriftlige aftaler og retningslinjer er med til at sikre tydelige rammer om samarbejdet –også når der kommer nye bestyrelser eller aktivitetsledere til. En skriftlig aftale gør det også nemmere at håndtere de spørgsmål og udfordringer, som kan opstå hen ad vejen.
Samarbejdet kan organiseres på mange forskellige måder alt efter jeres lokale behov og ønsker. På de følgende sider gennemgår vi tre typiske former for samarbejde og de forskellige ting, I bør have med i jeres aftale.
Vi overvejede selv at starte en vågetjeneste, men vi besluttede ikke at gøre det. Røde Kors driver en rigtig god vågetjeneste i vores område, og vi ville hellere samarbejde med dem.
Vi reklamerer for Røde Kors' tilbud og henviser til dem, hvor vi kan, og det fungerer godt.
Jette Højbjerg, formand for Ældre Sagen i Sydthy
Eksempel 1:
Vi gør hinandens tilbud synligt og/eller
henviser til hinanden
I nogle kommuner er det enten Røde Kors eller Ældre Sagen, som tilbyder vågetjeneste. Andre steder deler de opgaven mellem sig. Det kan fx ske ved at dele lokalområdet op imellem sig, eller ved at den ene vågetjeneste tilbyder hjælp på plejehjem og den anden i de private hjem.
Den enkleste måde at samarbejde på er, at I hjælper med at synliggøre den anden organisations vågetjeneste og henviser til hinanden, når det er relevant. Det kan I gøre på flere måder:
• I hjælper med at synliggøre og informere om den anden organisations tilbud. Det kan fx være ved at have nummeret på den anden organisations vagttelefon og oplysninger om, hvem som dækker hvor, på jeres lokale hjemmesider, i foldere mm.
• I henviser til hinanden, når I får en henvendelse, der er dækket af den anden organisations vågetjeneste.
Når I henviser til hinanden, bliver det nemmere for pårørende eller plejepersonale at få kontakt til vågetjenesten i jeres lokalområde. Herved kan endnu flere få hjælp og støtte af vågetjenesten.
Overvejelser om samarbejdet
I bør overveje følgende spørgsmål – og være enige – inden I laver en aftale om samarbejdet:
• Hvordan kan og vil I synliggøre den anden organisations tilbud? På jeres hjemmeside? I foldere, annoncer eller andet?
• Hvem er ansvarlig for, at fx nummeret til den anden organisations vagttelefon eller andre oplysninger er opdaterede og korrekte?
• Hvad gør I, hvis I har henvist en vågeopgave, og plejepersonalet eller den pårørende vender tilbage og ikke har fået kontakt?
• Må I selv tage vågningen, hvis det ikke er muligt at få kontakt og i så fald, hvor længe må der gå, før I kan overtage opgaven? Og hvordan følger I op?
Flere vågetjenester har gode erfaringer med at gå sammen om at arrangere fælles undervisning, kurser eller arrangementer lokalt. Overvej om dette kan være en mulighed, også selvom I kun har et løsere samarbejde.
Skabelon til aftalepapir
HENT SKABELON
OG RET DEN TIL
Brug skabelonen som et udkast, så det er enkelt at skrive et aftalepapir, der har de vigtige ting med. Ret teksten efter jeres lokale forhold.
Hent skabelonen til aftalepapir på: Mit Røde Kors: mitrodekors.dk
eller på
Ældre Sagens Frivilligportal: aeldresagen.dk/vaage
Aftalepapir om vågetjenesten
mellem Røde Kors (afdeling) og Ældre Sagen (afdeling)
Vi gør hinandens tilbud synligt og/eller henviser til hinanden
1. Samarbejdets mål
Røde Kors’ lokalafdeling i (xxx) og Ældre Sagens lokalafdeling i (xxx) har aftalt at indgå i et samarbejde om vågetjenesten
Målet er at styrke vores fælles hjælp til døende og deres eventuelle pårørende i den allersidste tid ved at synliggøre den anden parts tilbud og henvise til hinanden, hvor det er relevant.
2. Sådan samarbejde vi
Røde Kors og Ældre Sagen driver to selvstændige vågetjenester, men vi samarbejder om at hjælpe hinanden, så de døende, der har brug for det, kan få hjælp og støtte fra vågetjenesten.
• Røde Kors tilbyder vågetjeneste til (Beskriv hvor - fx geografisk område, plejecentre /
private hjem).
• Ældre Sagen tilbyder vågetjeneste til (Beskriv hvor - fx geografisk område, plejecentre / private hjem).
Samarbejdet består i følgende:
• De to vågetjenester synliggør hinandens tilbud og deres samarbejde om vågetjenesten på fx hjemmeside, foldere mm herunder vagttelefonnumre og information om, hvem der dækker hvor.
• Hvis vi får en henvendelse om en vågeopgave i et område, som er dækket af den anden organisation, sender vi opgaven videre.
Andre mulige samarbejdsområder:
• (Eksempel) De to vågetjenester har mulighed for at afholde fælles temadage, arrangementer eller udflugter, hvis der er et ønske om det. Røde Kors og Ældre Sagen aftaler i disse tilfælde, hvordan udgifterne skal dækkes.
Vi har et fælles mål om, at vi skal kunne hjælpe alle, som ringer. Så er det lige meget, om der står Ældre Sagen eller Røde Kors på jakken.
Vi driver hver sin vågetjeneste, men vi har lavet en aftale om altid at hjælpe hinanden ved, at vi kan låne vågere af hinanden, når der er brug for det.
Det virker, og det er en stor tryghed for mig som vågeleder, at jeg altid har en backup.
Lars-Erik Sieg, vågeleder i Ældre Sagen i Års
Eksempel 2:
Vi låner vågere og/eller videregiver opgaver til hinanden
Hvis både Røde Kors og Ældre Sagen driver en vågetjeneste i jeres lokalområde, kan I overveje at gå ind i et tættere samarbejde, hvor I hjælper hinanden, når en af jer får en henvendelse, som I har svært ved at imødekomme.
Det kan fx være, fordi I allerede har andre vågeopgaver i gang, fordi ingen vågere kan tage den pågældende vagt, eller fordi I generelt har for få frivillige vågere.
Samarbejdet kan fx bestå i at:
• I låner vågere af hinanden, hvis I har et hul i jeres vagtplan, som I ikke kan besætte, når I har en vågeopgave.
• I sender hele vågeopgaven videre til hinanden, hvis I ikke selv kan tage opgaven.
Når I samarbejder ved at låne vågere eller videregive opgaver til hinanden, er I med til at endnu flere kan få hjælp og støtte af vågetjenesten, og I undgår at skulle sige nej til en henvendelse.
Overvejelser om samarbejdet
I bør overveje følgende spørgsmål – og være enige – inden I laver en aftale om samarbejdet:
• Hvad gør I, når I ønsker at låne en våger hos den anden? Hvem skal kontaktes? Skal den udlånte våger følge de retningslinjer, der gælder for vedkommendes egen vågetjenesteeller for den vågetjeneste, som står for vågeopgaven?
• Hvem betaler for kørsel, hvis I låner en våger?
• Hvordan gør I helt præcist, hvis I overdrager en vågeopgave til den anden vågetjeneste? Hvem skal kontaktes og informeres – og hvordan? Gælder overdragelsen for hele forløbet eller kun for dele heraf?
• Flere vågetjenester har gode erfaringer med at gå sammen om at arrangere fælles undervisning, kurser eller arrangementer lokalt. Overvej om dette kan være en mulighed, også selvom I kun har et løsere samarbejde.
Skabelon til aftaletekst
HENT SKABELON OG RET DEN TIL
Aftalepapir om vågetjenesten
mellem Røde Kors (afdeling) og Ældre Sagen (afdeling)
Vi låner vågere og/eller videregiver opgaver til hinanden
1. Samarbejdets mål Røde Kors’ lokalafdeling i (xxx) og Ældre Sagens lokalafdeling i (xxx)har aftalt at indgå i et samarbejde om vågetjenesten.
Målet er at styrke vores fælles hjælp til døende og deres eventuelle pårørende i den allersidste tid ved at låne vågere af hinanden og henvise til hinandens tilbud, når det er relevant.
2. Sådan samarbejde vi
Røde Kors og Ældre Sagen driver to selvstændige vågetjenester, men vi samarbejder om at hjælpe hinanden, så de døende, der har brug for det, kan få hjælp og støtte fra vågetjenesten.
• Vi kan låne en våger hos den anden part, så en vågeopgave kan dækkes, når vi fx ikke selv kan dække alle vagter
Brug skabelonen som et udkast, så det er enkelt at skrive et aftalepapir, der har de vigtige ting med. Ret teksten efter jeres lokale forhold.
Hent skabelonen til aftalepapir på: Mit Røde Kors: mitrodekors.dk
eller på
Ældre Sagens Frivilligportal: aeldresagen.dk/vaage
• Hvis vi får en henvendelse om en vågeopgave i et område, som er dækket af den anden organisation, sender vi opgaven videre.
• Hvis vi får en henvendelse om en vågeopgave inden for vores eget område, som vi enten fra start eller undervejs i vågeforløbet oplever, at vi ikke kan dække, kontakter vi den anden part for at overdrage enten hele opgaven eller dele af den
• Når en vågeopgave er overdraget til den anden vågetjeneste, overtager den ansvaret for vågeforløbet, til det er afsluttet.
• Aftalepapiret gælder for området (Beskriv: Gælder aftalen hele jeres område, eller gælder for et bestemt område – fx i forhold til geografi eller sektor?)
Andre mulige samarbejdsområder:
• (Eksempel) De to vågetjenester har mulighed for at afholde fælles temadage, arrangementer eller udflugter, hvis der er et ønske om det. Røde Kors og Ældre Sagen aftaler i disse tilfælde, hvordan udgifterne skal dækkes.
Både Røde Kors og Ældre Sagen er kendte navne og har stor goodwill alle steder.
Det styrker Vågetjenesten, at de begge står bag os og står solidt sammen om opgaven.
Henning Rostung, leder af Råde Kors og Ældre Sagens fælles vågetjeneste i Furesø Kommune
Eksempel 3:
Vi har en fælles vågetjeneste
I kan også vælge at etablere en fælles vågetjeneste mellem Røde Kors og Ældre Sagen, hvor I indgår på lige fod. Det kan enten ske ved, at I slår eksisterende vågetjenester sammen, eller ved at I etablerer en helt ny vågetjeneste.
En fælles vågetjeneste betyder, at:
• I sammen bedre vil kunne imødekomme de henvendelser, I får, og dermed mindske antallet af henvendelser, hvor I må sige nej.
• I vil have mulighed for at være frivillige fra begge organisationer til at deles om opgaverne med vagtplanlægning, administration, rekruttering, uddannelse af frivillige osv.
• I kan få større gennemslagskraft ift. myndigheder og plejepersonale.
• Vågetjenesten kan få større synlighed i forhold til plejepersonale og pårørende i jeres lokalområde – og også i forhold til potentielle frivillige.
Ved denne form for samarbejde skal I være enige om en række forhold om fx ledelse og organisering af vågetjenesten, retningslinjer for arbejdet, drift og økonomi. Det er vigtigt, at beslutningen er solidt forankret i både de lokale bestyrelser og i baglandet af frivillige vågere.
Alle skal kunne se sig selv i en fælles vågetjeneste.
Overvejelser om samarbejdet
I bør overveje følgende spørgsmål – og være enige – inden I laver en aftale om samarbejdet:
• Hvordan fordeler I ledelsen og ansvaret for de daglige opgaver, så der er den rigtige balance mellem jeres to organisationer?
• Hvordan sikrer I tilbagemelding, gennemsigtighed og god dialog mellem de to bestyrelser og den daglige ledelse af vågetjenesten?
• Hvordan laver I et budget, så det er gennemsigtigt og let at følge med i, hvem som står for hvilke udgifter? Også når der kommer nye bestyrelser til?
- Budget for opstart: Hvordan deler I udgifterne til fx rekruttering af frivillige, annoncering, afholdelse af informationsmøde, materialer, vagttelefon mm?
- Budget for den daglige drift: Hvordan deler I udgifter til fx telefonabonnement, kørsel, kaffe mm til vågemøder, arrangementer og kurser, veste/jakker, vågetasker, materialer mm?
- Eksterne midler: Hvem søger fx §18-midler og fonde på vegne af den fælles vågetjeneste? Hvordan fordeler I donationer og sponsormidler mellem de to organisationer?
• Hvordan vil I tegne den fælles vågetjeneste udadtil – ift. fx samarbejdspartnere, informationsmaterialer, annoncer, rekruttering af frivillige osv?
• Hvordan tilrettelægger I de praktiske ting om fx vagttelefon, det digitale planlægningsværktøj Careplanner, fælles vågemøder, kørselsrefusion, lokaler, kurser/ efteruddannelse, forsikring, veste/jakker, vågetasker, osv.?
Skabelon til aftaletekst
HENT SKABELON
OG RET DEN TIL
Brug skabelonen som et udkast, så det er enkelt at skrive et aftalepapir, der har de vigtige ting med. Ret teksten efter jeres lokale forhold.
Hent skabelonen til aftalepapir på: Mit Røde Kors: mitrodekors.dk
eller på
Ældre Sagens Frivilligportal: aeldresagen.dk/vaage
Aftalepapir om en fælles vågetjeneste
mellem
Røde Kors (afdeling) og Ældre Sagen (afdeling)
1. Samarbejdets mål
Ældre Sagens lokalafdeling i (xxx) og Røde Kors’ lokalafdeling i (xxx) har aftalt at etablere og drive en fælles vågetjenesten, som omfatter (Beskriv det geografiske område).
2. Organisering af samarbejdet
Ledelsen af vågetjenesten er organiseret således …. (fx at der er udpeget en eller flere aktivitetsledere fra hver organisation, eller at den ene organisation står for den daglige ledelse)
Tilbagemelding til lokalbestyrelserne foregår ved at …. (beskriv) Ansvaret for de daglige opgaver omkring fx ledelse, rekruttering af frivillige, daglig drift at vågetjenesten er tilrettelagt således …. (beskriv)
3. Økonomi og drift
Budget for opstart. Inden opstart af den fælles vågetjeneste skal der udarbejdes et budget for opstartsudgifter til rekruttering af frivillige, annoncering, afholdelse af informationsmøder, materialer, vagttelefon mm. Budgettet skal godkendes af begge organisationers lokalafdelinger. Driftsbudget. Der skal desuden udarbejdes et årligt budget for den løbende drift med angivelse af forventede driftsudgifter som fx telefonabonnement, kørsel, forplejning til vågemøder, arrangementer, veste/jakker, vågetasker, materialer, mm. Budgettet skal godkendes af begge organisationers lokalafdelingers bestyrelser
Fordeling af udgifterne mellem Røde Kors og Ældre Sagen i forbindelse med opstart og løbende drift er aftalt som følger (beskriv)
Regnskab. Der udarbejdes et årligt driftsregnskab for den fælles vågetjeneste, som godkendes af begge organisationers lokalafdelingers bestyrelser. Opgaven med at udarbejde budget og regnskab
påhviler (beskriv)
Fundraising. Ansvaret for ansøgninger til puljer fx §18-midler, fonde m.v. til den fælles
vågetjeneste er aftalt således …. (beskriv). Donationer og sponsorbidrag til den fælles vågetjeneste anvendes og fordeles således …. (beskriv).
Vær opmærksom på følgende
Hvis I låner vågere af hinanden eller har en fælles vågetjeneste, skal I være opmærksom på følgende:
Kørsel: Vågerne får refunderet kørsel efter de regler og takster, som gælder i den organisation, de er registreret som frivillige i. Hvis vågerne er registreret som frivillige i begge organisationer, skal I aftale lokalt, hvordan I gør med refusion af kørsel.
Forsikring: Vågerne er dækket af forsikringen i
den organisation, de er registreret som frivillig i. Hvis vågerne er registreret som frivillige i begge organisationer, skal I aftale, hvem som har ansvar for hvem i tilfælde af en evt. forsikringssag.
Kurser: Vågerne kan deltage i de kurser, som arrangeres af den organisation, de er registreret som frivillige i. Hvis vågerne er registreret som frivillige i begge organisationer, kan de deltage i kurser under både Røde Kors og Ældre Sagen.
”Vi er to lokalafdelinger fra Røde Kors og en fra Ældre Sagen, som driver hver sin vågetjeneste i tæt samarbejde med hinanden.
Vi har en samarbejdsaftale med Favrskov Kommune, som dækker de 3 vågetjenester. Vi har udarbejdet en fælles folder om vågetjenesten til uddeling på plejecentre. Vi har fælles møder og kursusdage og vi forsøger at hjælpe hinanden med at dække vagter ind.
Jeg føler, jeg har fået kolleger og har et sted at få sparring og gode råd. Det er en kæmpe styrke.
Kirsten Graver Christensen, leder af Røde Kors’ vågetjeneste i Thorsø
Røde Kors driver en vågetjeneste i Gribskov, mens Ældre Sagen driver en i Helsingør. Vi overlapper ikke, men vi samarbejder tæt med hinanden.
Vi udveksler erfaringer og giver hinanden sparring på vanskelige situationer og dagligdagens udfordringer.
De to organisationer er på mange måder forskellige, men vi kan spejle os i hinanden og lære af hinandens tilgange.
Birthe Westergaard, leder af Råde Kors’ vågetjeneste i Gribskov
Flere og flere døende og deres pårørende har brug for hjælp og støtte fra vågetjenesten i den sidste tid.
Røde Kors og Ældre Sagen har et fælles ønske om, at vi kan tilbyde hjælp og støtte til alle, der har behov – uanset hvor i landet, de bor. Hverken Røde Kors eller Ældre
Sagen kan løfte denne opgave alene, fordi vi ikke dækker alle dele af landet hver især. Men vi kan, hvis vi samarbejder om det.
Derfor har vi sammen udarbejdet dette hæfte til aktivitetsledere og lokale bestyrelser. Brug det, hvis I overvejer at starte et samarbejde omkring en vågetjeneste, eller hvis I allerede har besluttet jer for at starte et samarbejde.