Manual de mejor gestion

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA 1

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Contenido 1.

GENERALIDADES .......................................................................................................................................................4

1.1

Objeto del Manual de Mejor Gestión .....................................................................................................................4

1.2

Compatibilidad .......................................................................................................................................................4

1.3

Terminología ...........................................................................................................................................................4

1.4 2.

Abreviaturas ...........................................................................................................................................................5 ANTECEDENTES .........................................................................................................................................................5

2.1

Reseña histórica de la entidad ..............................................................................................................................5

2.2

Estructura orgánica de la Universidad Nacional de Colombia ............................................................................7

3.

SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. .............................................14

3.1

Definición general del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE..........................................................................14

3.2

Alcance del Sistema de Mejor Gestión ...............................................................................................................14

4.

4.1 4.1.1 4.1.2

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .....................................................................................................................15 Plataforma estratégica .........................................................................................................................................15 Misión ...............................................................................................................................................................15 Visión 2017.......................................................................................................................................................15

4.2

Principios ..............................................................................................................................................................15

4.3

Gestión ética .........................................................................................................................................................16

4.4

Política y Objetivos de Mejor Gestión ................................................................................................................17

4.5

Plan Global de Desarrollo ....................................................................................................................................17

4.6

Compromiso de la Dirección ...............................................................................................................................18

4.7

Estilo de Dirección ...............................................................................................................................................18

4.8

Gestión del Riesgo ...............................................................................................................................................19

4.9

Comunicación.......................................................................................................................................................20

4.10

Gestión de Cambios del Sistema de Mejor Gestión ...........................................................................................21

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5.

5.1 5.1.1

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GESTIÓN DOCUMENTAL ..........................................................................................................................................21 Mapa de Macroprocesos ......................................................................................................................................22 Procesos identificados ...................................................................................................................................22

5.2

Procesos caracterizados ....................................................................................................................................24

5.3

Procedimientos Documentados ..........................................................................................................................24

5.4

Estructura documental.........................................................................................................................................25

5.5

Procedimientos Obligatorios del Sistema de Mejor Gestión .............................................................................26

5.6

Control de los documentos y registros ..............................................................................................................26

5.7

Normograma .........................................................................................................................................................27

5.8

Régimen Legal ......................................................................................................................................................27

6.

SATISFACCIÓN DEL USUARIO ................................................................................................................................27

7.

EVALUACIÖN ............................................................................................................................................................30

8.

MEJORA.....................................................................................................................................................................34

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1. GENERALIDADES

1.1 Objeto del Manual de Mejor Gestión El presente documento denominado Manual de Mejor Gestión, de la Universidad Nacional de Colombia establece las condiciones generales en las cuales se enmarca la implementación del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia, con el propósito de garantizar adecuados niveles de calidad y control en la prestación de sus servicios para lograr la satisfacción de las necesidades de la comunidad universitaria y la sociedad.

1.2 Compatibilidad El Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de fortalecer y potencializar la capacidad administrativa, de realizar de forma eficiente y efectiva el uso de los recursos, ha articulado en su implementación y desarrollo las siguientes normas: La NTCGP 1000:2009 como sistema de gestión de calidad, el MECI Modelo Estándar de Control Interno como sistema de control y el SISTEDA como sistema de desarrollo administrativo, integrados en un solo sistema, con un mismo plan de trabajo, desarrollado a partir del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

1.3 Terminología Términos Genéricos: Para efectos de atender y comprender de manera adecuada el contenido del presente manual, se utilizarán los términos definidos en el capítulo 3 de la norma técnica NTCGP 1000:2009, adoptada por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 4110 de 2004.

Términos Específicos: Cada manual, instructivo, régimen y procedimiento institucional contiene la definición de aquellos términos o conceptos que se consideren relevantes para la comprensión del mismo. En la Página Web de la Universidad Nacional de Colombia se encuentran las definiciones de los principales conceptos que existen en la institución.

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1.4 Abreviaturas NTCGP 1000:2009: Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública.

MECI: Modelo Estándar de Control Interno.

UN-SIMEGE: Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia.

SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo, adoptado por la Ley 489 de 1998.

2. ANTECEDENTES

2.1 Reseña histórica de la entidad1

La concepción de Universidad Nacional de Colombia pública y estatal en Colombia comenzó a concretarse poco después de la Independencia de nuestro país.

La administración Santander, desde la Vicepresidencia de la Gran Colombia, organizó la Universidad Nacional de Colombia Central de la República (con sedes en Bogotá, Caracas y Quito) como primera expresión jurídico-institucional de la Universidad Nacional de Colombia pública en Colombia. Hacia 1830 comenzó a funcionar con profesores y estudiantes que mantenían viva la experiencia de la Expedición Botánica.

Luego, los gobiernos federalistas y radicales, bajo el argumento de que las Universidad Nacional de Colombia es eran monopolios de enseñanza y de trabajo que atentaban contra la libertad individual, cerraron la Universidad Nacional de Colombia Central hasta que, en 1864, José María Samper, antiguo radical, presentó un proyecto de ley al Congreso de lo que llamó Universidad Nacional de Colombia de los Estados Unidos de Colombia. El 22 de septiembre de 1867, mediante la Ley 66 expedida por el Congreso, es oficialmente fundada como tal.

En ese año la Universidad Nacional de Colombia constaba de seis facultades: Derecho, Medicina, Ciencias Naturales, Ingeniería, Artes y Oficios, Literatura y Filosofía. Se anexaron también el Observatorio Astronómico, el Museo Nacional, el Laboratorio Químico Nacional, la Biblioteca Nacional, el Hospital de la Caridad y el Hospital Militar.

1 Tomado de: http://www.unal.edu.co/contenido/sobre_un/sobreun_resena.htm 5

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Entre 1903 y 1940 se crearon en la Universidad Nacional de Colombia más de 20 carreras, entre las que se encuentran Arquitectura, Enfermería, Farmacia, Ingeniería Química, Medicina Veterinaria, Odontología y Química. A finales de la década de los 60 se le dio impulso a los programas de maestría en la Universidad Nacional de Colombia. Los primeros programas a nivel de maestría fueron creados entre 1967 y 1973 y en 1986 abrieron sus puertas los primeros programas doctorales del país en áreas como la Física y Matemáticas.

Foto aérea campus Bogotá 1960

Edificio de Diseño Gráfico

Si requiere información adicional de la historia de la Universidad Nacional de Colombia, consulte uno de los siguientes vínculos de interés.

1.

2.

3.

Trayectoria histórica de la Universidad Nacional de Colombia Patrimonio histórico de la Nación Reseña sedes nacionales

6

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2.2 Estructura orgánica de la Universidad Nacional de Colombia

La estructura orgánica de la Universidad Nacional de Colombia se presenta a continuación:

I.

Estructura Organizacional Nivel Nacional

II.

Estructura Organizacional Sede Bogotá

III.

Estructura Organizacional Sede Medellín

IV.

Estructura Organizacional Sede Manizales

V.

Estructura Organizacional Sede Palmira

VI.

Estructura Organizacional Sedes de Presencia Nacional (Amazonía, Orinoquía y Caribe)

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3. SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA.

3.1 Definición general del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE El Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE, es el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, procesos y procedimientos articulados sistemáticamente que le permite a la Universidad Nacional de Colombia dar cumplimiento a su misión de manera eficaz, eficiente y efectiva garantizando la satisfacción de las necesidades y expectativas de la comunidad universitaria y la sociedad.

Para el efecto, la Universidad Nacional de Colombia ha dispuesto adoptar un enfoque basado en procesos que articula la operación de la entidad a partir del cumplimiento de requisitos, la medición del desempeño y el mejoramiento continúo.

3.2 Alcance del Sistema de Mejor Gestión

El Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE opera en toda la Universidad Nacional de Colombia y su alcance incluye todos los procesos institucionales, necesarios para la prestación de los servicios de Educación Superior: Formación, Extensión e Investigación.

Al Sistema le son aplicables los requisitos establecidos en las normas: NTCGP 1000:2009, el MECI Sistema Estándar de Control Interno, en los Normogramas por proceso, así como también la Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004, la Ley 87 de 1993, el Decreto1599 de 2005 y la Ley 489 de 1998, sin perjuicio de la autonomía que le asiste constitucionalmente.

3.3 Exclusiones

Analizados los requisitos exigidos por las diferentes normas técnicas aplicables, así como los requisitos legales de la Comunidad Universitaria, la Sociedad y del Ministerio de Educación Nacional, no se identifica ningún tipo de exclusión.

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4. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

4.1 Plataforma estratégica

La Universidad Nacional de Colombia ha adelantado a lo largo de su historia, un proceso de definiciones, análisis y decisiones que la ponen frente a las acciones que debe abordar para asegurar un futuro sostenible, como:

4.1.1

Misión

Como Universidad Nacional de Colombia de la nación fomenta el acceso con equidad al sistema educativo colombiano, provee la mayor oferta de programas académicos, forma profesionales competentes y socialmente responsables. Contribuye a la elaboración y resignificación del proyecto de nación, estudia y enriquece el patrimonio cultural, natural y ambiental del país. Como tal lo asesora en los órdenes científico, tecnológico, cultural y artístico con autonomía académica e investigativa.

4.1.2

Visión 2017

La Universidad Nacional de Colombia al año 2017 habrá de constituirse en una de las más importantes de América Latina y el Caribe, con programas de altísima calidad, influyendo en el Sistema de Educación Pública del país, con una gestión ágil y transparente que preste servicios en línea con soporte electrónico. Con un énfasis especial en el desarrollo de la investigación desde múltiples formas organizativas. Producirá los líderes que la nación necesita para su desarrollo y proyección al mundo globalizado. Será una academia que participe activa y críticamente sobre el desarrollo y la identidad nacional. (La presente constituye una síntesis del “Documento estratégico al 2017”).

4.2 Principios

El Sistema de Mejor Gestión de la Universidad Nacional de Colombia enmarca, integra y complementa los principios constitucionales, asume los establecidos por la NTCGP 1000:2009 a saber: Enfoque al servicio, Liderazgo, Participación de los servidores, Enfoque basado en procesos, Enfoque sistémico para la gestión, Mejoramiento continuo, Toma de decisiones sobre casos hechos y datos, Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores, Coordinación y Transparencia, y articula los principios y valores del Compromiso Ético: Respeto, Responsabilidad, Honestidad, Solidaridad, Diálogo, Equidad y Pertenencia, construido participativamente por la Universidad Nacional de Colombia.

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4.3 Gestión ética

Un componente del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE en el que la Universidad Nacional de Colombia enfoca sus esfuerzos es el denominado fortalecimiento del entorno ético, mediante construcción colectiva del Compromiso ético, el cual debe ser asimilado e interiorizado por todos los miembros de la comunidad universitaria, a partir de la apropiación de cada uno de los comportamientos que se definen para los principios y valores que lo componen.

Los valores han sido consignados en el documento titulado Compromiso ético http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=58 , el cual es producto del trabajo de investigación del grupo Ethos2, quienes a través de la metodología diseñada y con base en la técnica BARS (Escalas de evaluación ancladas en comportamientos), proveniente de la psicología organizacional, y en técnicas etnográficas (entrevistas, observación participante), realizaron la recolección, análisis e interpretación de la información, que proporcionaron estudiantes, docentes y personal administrativo de las distintas sedes de la Universidad Nacional de Colombia, a partir del cual se realizó una agrupación de comportamientos en torno a los siguientes 7 valores: Respeto, Responsabilidad, Pertenencia, Honestidad, Equidad, Diálogo y Solidaridad.

El Compromiso ético se ha constituido en una guía que promueve el libre desarrollo de conductas positivas que contribuyen al bien de la Universidad Nacional de Colombia, de sus miembros y de la sociedad que la hace posible, así mismo logra sensibilizar hacia formas de convivencia armónica que construyen confianza interna y externa, posicionándose como un marco de referencia para la reflexión y el diálogo en torno a procesos de formación integral de personas, profesionales y ciudadanos.

2 Trabajo liderado por el grupo Ética Empresarial y Empresariado Social – Ethos, conformado según Resolución CFIA 143 de 2002. El grupo Ethos pertenece a las tres facultades de la Universidad Nacional de Colombia Sede Manizales, pero para efectos de coordinación y seguimiento se adscribió al Departamento de Ingeniería Industrial de la Facultad de Ingeniería y Arquitectura de la sede. Actualmente, se encuentra clasificado en B en Colciencias y tiene tres líneas de investigación: “Ética Empresarial”, “Ética e Ingeniería Industrial” y “Empresariado Social”.

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4.4 Política y Objetivos de Mejor Gestión

La Política de Mejor Gestión es definida y actualizada en cada PLAN GLOBAL DE DESARROLLO, crea el marco de referencia a partir del cual se establecen las líneas centrales que se constituyen en los Objetivos de Mejor Gestión, a partir de los cuales se establecen los proyectos y programas que le dan vida al desarrollo estratégico y táctico de la Universidad Nacional de Colombia.

La Política y Objetivos de Mejor Gestión se divulgan ampliamente a través de la página web, folletos, plegables y de la creación de dinámicas que impulsen su conocimiento entre los servidores públicos de la institución. Cada tres años, el nuevo gobierno universitario construye y aprueba un nuevo PLAN GLOBAL DE DESARROLLO para la Universidad.

Ver http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=57

4.5 Plan Global de Desarrollo

La Universidad Nacional de Colombia dentro de la visión estratégica plasmada en el “Documento estratégico al 2017” que orienta su desarrollo dentro de una proyección de futuro, cada tres años construye de manera participativa un PLAN GLOBAL DE DESARROLLO en el cual traza la Política y los Objetivos de Mejor Gestión que implementa a partir de líneas, planes, programas y proyectos, a los cuales les establece metas e indicadores. Es adoptado mediante acto administrativo en coherencia con cada periodo de la administración de la Universidad Nacional de Colombia. El texto completo del Plan Global de Desarrollo puede ser consultado en: http://www.unal.edu.co/plandedesarrollo_10_12 La planeación institucional por excelencia es el PLAN GLOBAL DE DESARROLLO, marco de referencia que orienta y articula las planificaciones específicas que garantiza su cumplimiento a través de: I.

La Planeación de la Inversión, la cual se realiza para los tres años de Gobierno Universitario con seguimiento semestral a su desarrollo en el aplicativo BPUN (Banco de Proyectos de la Universidad Nacional de Colombia).

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II.

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La Planeación Operativa, que realizan todas las dependencias de la Universidad Nacional de Colombia cada año,garantiza la perfecta articulación del PLAN GLOBAL DE DESARROLLO con los Objetivos de Mejor Gestión y las funciones de las dependencias, a través de las Políticas de Operación, concretándose estas últimas en actividades, metas e indicadores, que permiten su operación y medición. A esta planeación se le hace seguimiento semestralmente en el aplicativo SIPLO (Sistema de Planeación Operativa). http://www.simege.unal.edu.co/unsiplo/.

4.6 Compromiso de la Dirección

La Rectoría y el equipo directivo de la Universidad Nacional de Colombia comprometidos con el desarrollo, implementación y mejora continua del UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestión, pretende optimizar la prestación de los servicios y la gestión de los procesos mediante la emisión de los actos administrativos en los cuales se comprometen con la implementación de las normas NTCGP 1000, MECI y SISTEDA, y para el efecto crea los Nodos: Nivel Nacional (que incluye las Sedes de Presencia Nacional Caribe, Orinoquía y Amazonía), Bogotá, Medellín, Palmira y Manizales, conformando de este modo la Coordinación de UN-SIMEGE a nivel de toda la Universidad Nacional de Colombia, dirigida por la Vicerrectoría General con la delegación expresa del Rector, mediante la Resolución 096 de 2007 de la Rectoría “Por la cual se delega en el Vicerrector General la función de Implementar la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública al interior de la Universidad Nacional de Colombia”

4.7 Estilo de Dirección

Es interés de la Universidad Nacional de Colombia la conformación de un cuerpo directivo comprometido y competente para el ejercicio del liderazgo que debe ejercer en el direccionamiento de la Universidad Nacional de Colombia, para lo cual realiza capacitación y formación permanente.

Con participación de todos los servidores públicos que ejercen funciones de dirección, jefatura y coordinación se efectuó el levantamiento de las competencias gerenciales, definiendo el perfil del jefe de la Universidad Nacional de Colombia caracterizado por las competencias de: Dominio Personal, Comunicación, Liderazgo, Servicio, Trabajo en Equipo, Conciencia Organizacional y Adaptación al Cambio. De este modo consolidar un estilo de dirección propio, idóneo y comprometido con el crecimiento y desarrollo institucional.

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El referido estilo de dirección de la Universidad Nacional de Colombia se consolida a través de estrategias de desarrollo gerencial, las cuales se apoyan en el “Manual de Fortalecimiento de Competencias Gerenciales”, que además de contener la definición y clarificación de las competencias, posee instrumentos de autoevaluación y ejercicios para el fortalecimiento de cada una de ellas.

Ver http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=236

4.8 Gestión del Riesgo La Universidad Nacional de Colombia, a través del Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE, ha establecido para la Administración de Riesgos, una serie de lineamientos dentro de los cuales se encuentran la: La Política de administración de riesgos, el Procedimiento único de administración del riesgo código U-PR-15.001.008, y la Guía de administración de riesgos Código: U-GU15.001.003.

Se cuenta con mapas de riesgo asociados a los procesos institucionales, que establecen mecanismos de control y planes de tratamiento en los cuales se plantean las acciones para mitigarlos.

Ver Documentación asociada a la Gestión del Riesgo http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=180

Ver Mapas de Riesgos por Equipo de Gestión y/o proceso Consulte los Mapas de Riesgos en el Módulo de Riesgos de Simege Electrónico o en su defecto en cada Equipo de Gestión. http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_content&view=article&id=434& Itemid=181

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4.9 Comunicación

La Universidad Nacional de Colombia ha definido la comunicación como un elemento estratégico en su desarrollo y consolidación institucional, lo que implica información permanente sobre todas las acciones, estudios, investigaciones, avances y demás hechos que se generan institucionalmente. En desarrollo de lo anterior se realiza: Comunicación de la Información y Comunicación Organizacional

I.

Comunicación de la Información, es realizada por UNIMEDIOS, dependencia dedicada la recolección de información producida en todos los ámbitos e instancias de la Universidad Nacional de Colombia para ser suministrada tanto a la Comunidad Universitaria, como a la sociedad en general. Actividad que realiza a través de un conjunto de medios de comunicación como: Pagina Web, Prensa (UN periódico), Revistas (Carta Universitaria, Claves para el debate público, Revista Matices-Historia detrás de la Investigación); Radio (UN Radio (www.unradio.unal.edu.co), conformada por tres emisoras, Bogotá 98.5 FM, Medellín 100.4 FM y unradioweb; UNTV, canal de televisión Prisma TV (www.prismatv.unal.edu.co), éste puede verse a través del canal Institucional de RTVC o el canal Universitario Nacional de Colombia http://www.zoomcanal.com.co/

II.

Comunicación organizacional, es realizada por múltiples medios, incluyendo todos los descritos anteriormente, dado que cualquier miembro de la Comunidad universitaria tiene acceso a ellos. Sin embargo, es necesario destacar estrategias especiales que permitan una comunicación organizacional en el sentido estricto del concepto, esto es, comunicación en doble vía, además de ser comunicación para el desarrollo organizacional.

La estrategia por excelencia de comunicación organizacional, lo constituye el Premio de Mejor Gestión http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=34096 que se realiza anualmente y que tiene por objetivo entregar de manera sistematizada y documentada a la comunidad Universitaria el conjunto de tareas que se deben desarrollar durante el periodo para la implementación del Sistema de Mejor Gestión, así como los conceptos y elementos culturales necesarios para que el sistema pase de lo formal a una transformación real de la entidad.

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Gestión de Cambios del Sistema de Mejor Gestión

La dependencia que en el desarrollo de su gestión deba promover y/o implementar cambios que impacten la integridad del Sistema de Mejor Gestión por razones de modificaciones en: la estructura orgánica, normativa interna o externa, gestión de procesos, razones presupuestales o de cultura organizacional, debe valorar los efectos del cambio en los demás elementos del sistema y diseñar un plan de transición que incluya actividades, responsables y tiempos orientado a prevenir los efectos que generan las transformaciones propuestas.

El plan elaborado debe ser remitido a la Coordinación General UN-SIMEGE, quien verificará la pertinencia del plan propuesto.

5. GESTIÓN DOCUMENTAL

Para garantizar la efectividad en el logro de las Políticas de Operación, alcanzar los Objetivos de Mejor Gestión y asegurar que la prestación de los servicios sean conformes con las necesidades de la Comunidad Universitaria y la sociedad en general, la Universidad Nacional de Colombia ha establecido e implantado el Sistema de Mejor Gestión UN-SIMEGE, cuya columna vertebral la constituye la gestión documental, regida por las directrices establecidas a continuación.

La Universidad Nacional de Colombia adopta los Documentos del Sistema de Mejor Gestión por medio de la resolución de Rectoría 711 de 2009 http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/normas/Norma1.jsp?i=35475 los cuales soportan el sistema y garantizan su sostenibilidad.

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5.1 Mapa de Macroprocesos

El logro de los objetivos de Mejor Gestión se realiza dentro de un proceso de mejoramiento continuo al interior de la Universidad Nacional de Colombia, para lo cual establece, documenta, implementa y mantiene los siguientes requisitos:

5.1.1

Procesos identificados

El Mapa de Macro procesos, que es el esquema del Modelo de Operación por procesos de la Universidad Nacional de Colombia, determina la secuencia e interacción de los procesos que los conforman, articulándose entre sí los distintos tipos de macro procesos existentes.

I.

Estratégicos, visionan y direccionan el rumbo de la Universidad Nacional de Colombia

II.

Misionales, permiten cumplir los objetivos para el cual fue creada la Universidad Nacional de Colombia.

III.

De apoyo, brindan soporte para el cumplimiento de la misión institucional.

IV.

Control y evaluación, hace valoración del desempeño institucional, a partir de los cuales se plantean las acciones de mejoramiento.

Cada uno está conformado por un conjunto de procesos que agrupan en subprocesos los procedimientos existentes.

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El Mapa de macroproceso se presenta a continuaciรณn:

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5.2 Procesos caracterizados

La identificación de los rasgos distintivos del proceso se conoce como caracterización, que no es otra cosa que establecer la relación con los demás procesos internos o externos, los insumos y salidas del proceso, los proveedores y clientes, los riesgos y controles, permitiendo a los usuarios del sistema clarificar de manera muy sencilla el accionar de la Entidad y la gestión de sus procesos.

Ver Caraterizaciones de Proceso http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=173

5.3 Procedimientos Documentados

El procedimiento es la forma detallada para llevar a cabo o ejecutar un proceso y definen entre otras cosas: quién hace qué, dónde, cuándo, cómo. Los procedimientos documentados en la Universidad Nacional de Colombia son los requeridos para el cumplimiento de sus funciones y presentan las actividades de cómo funciona el proceso al que están asociadas.

Los procedimientos se encuentran controlados y dispuestos en el Módulo Documento del SIMEGE ELECTRÓNICO. http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=182

Los procesos y procedimientos del Macroproceso “Gestión Financiera y Administrativa” con anterioridad a la Implantación del Sistema de Mejor Gestión, estableció una forma de publicación de la documentación, considerándose la pertinencia de su conservación en dicha pagina, así como su mejoramiento y estandarización. El control de documentos se realiza directamente desde el aplicativo que maneja en la página Web la Gerencia Financiera y administrativa, cuyo acceso se hace por el link http://www.gerencia.unal.edu.co/CMS/index.php

Ver el Manual de Procesos y Procedimientos http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=235

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5.4 Estructura documental

El UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestión, define una estructura documental que establece los parámetros generales para la elaboración de documentos, su codificación, emisión, revisión, aprobación, modificación, actualización, control de cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos obsoletos. Los documentos guardan la siguiente estructura documental.

1er. Nivel Manual de Mejor Gestión: Documento general que describe el SIMEGE y establece las políticas generales y procesos del SIMEGÉ.

2do. Nivel Macroprocesos y Procesos: Documentos que especifican las características de los procesos que constituyen los macroprocesos y sus principales rasgos diferenciadores. Mapa de Macroprocesos, Caracterizaciones de Procesos, Normogramas, Mapas de Riesgos, Manuales.

3er. Nivel Procedimientos: Documentos que describen la forma como se ejecutan las actividades de un procedimiento. Formatos, guías, instructivo, protocolos

4to. Nivel Registros del SIMEGE Documentos que presentan resultados obtenidos y proporcionan evidencia de actividades desempeñadas.

Estructura documental del Sistema de Mejor Gestión

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5.5 Procedimientos Obligatorios del Sistema de Mejor Gestión

La Universidad Nacional de Colombia ha documentado los procedimientos requeridos por la Norma NTC GP 1000:2009 de acuerdo con lo establecido así:

1.

2.

3.

4.

5.

Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos y Registros Procedimiento Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora Procedimiento Tratamiento del Producto o Servicio No Conforme Procedimiento Auditorías Internas a UN SIMEGE Procedimiento Revisión por la Dirección

Ver procedimientos Obligatorios en http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=178

5.6 Control de los documentos y registros

El control de los documentos y de los registros se definió y se ejecuta conforme al Procedimiento Único para la Elaboración y Control de Documentos y registros código U-PR-11.005.020 http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=178.

Aplica para la creación, control, mejora, modificación, actualización, eliminación, y distribución de los documentos y registros en todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia.

Las áreas o dependencias denominados Equipos de Gestión que cuenten con sistemas idóneos para el Control de Documentos, podrán seguir haciendo uso de ellos, asumiendo los lineamientos para la codificación, dados por el presente procedimiento Ver Control Documental http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=182

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5.7 Normograma A fin de garantizar el control de cumplimiento la Universidad Nacional de Colombia ha elaborado Normogramas por procesos con las normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables.

Los Normogramas se encuentran controlados y dispuestos en el Módulo Documento del SIMEGE ELECTRÓNICO. http://168.176.5.178/se/index.php

5.8 Régimen Legal

La Universidad Nacional de Colombia emite sus propia normatividad a través de Acuerdos y Resoluciones, y con el ánimo delimitar su ámbito de responsabilidad y tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, ha implementado el aplicativo denominado RÉGIMEN LEGAL, el cual contiene el ordenamiento jurídico de la Institución y permite la consulta ágil de las normas actualizadas que le son aplicables en la Universidad Nacional de Colombia en: http://www.legal.unal.edu.co/sisjurun/portal/home.jsp

6. SATISFACCIÓN DEL USUARIO

6.1 Diseño y desarrollo de los productos y/o servicios misionales que presta la Universidad Nacional de Colombia

Dentro de la implementación de la cadena de valor de los macroproceso misionales, la Universidad Nacional de Colombia entrega a la comunidad interna y externa los productos o servicios denominados: I. II. III.

Actividades ,proyectos, programas y planes de extensión Programa curricular Generar, innovar o transferir conocimiento

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Las características de los anteriores se definen en la Ficha técnica Producto/Servicio UFT.15.001.015 Los cuales se diseñan y desarrollan dentro de las metodologías definidas en acuerdos, resoluciones y demás normatividad que permiten visualizar e implementar los pasos y etapas para su concreción.

Ver Fichas técnicas Producto/Servicio http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=174

6.2

Enfoque al usuario

El enfoque al usuario en la Universidad Nacional de Colombia se concreta en dos aspectos a saber:

I.

Información de los servicios que presta la Universidad Nacional de Colombia al usuario interno y externo, a través del Sistema de Información de Voz, entregada al usuario a través del conmutador, que por un conjunto de opciones presenta la información compilada en el portal de servicios, el cual es actualizado permanentemente y administrado por un Contac Center externo contratado, articulado al conmutador institucional, cuyo número telefónicos es: 316 50 00 con cobertura para todas las sedes de la Universidad Nacional de Colombia.

II.

Modelo de prestación del servicio al usuario interno y externo, a partir del cual se ha estructurado el servicio en cada una de las dependencias también denominadas Equipos de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia que prestan servicios a uno o varios usuarios, quienes han diseñado la forma de prestación del servicio dentro del Modelo de servicio establecido por ella. Todos los elementos que lo conforman son compilados en los denominados “Manuales de servicio” que construyó cada Equipo de gestión y que contiene los siguientes elementos: La estrategia de servicio, portafolio de servicios, matrices de prestación del servicio con la definición de las fallas potenciales y sus respectivos acciones de contingencia, protocolos de atención e instrumentos de medición de satisfacción del usuario.

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6.3

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Medición del servicio

Por la diversidad y cantidad de servicios que presta la Universidad Nacional de Colombia de Colombia, Cada Equipo de Gestión que presta servicios a un usuario interno y/o externo, debe estar atento la satisfacción de su usuario, por tanto debe elaborar y aplicar encuestas de satisfacción, a partir de las cuales debe construir planes de mejoramiento, si así lo ameritan los resultados.

6.4

Quejas y reclamos

Da tratamiento inmediato a las irregularidades en la prestación de servicios en el incumplimiento de la misión, objetivos institucionales o en las funciones en general, manifestadas por los usuarios internos y externos.

Se encuentra en el link: http://www.unal.edu.co/contenido/sistema_quejas_reclamos_y_sugerencias.htm

6.5

Buentrámite

Permite administrar mediante la simplificación, racionalización y mejoramiento uno o varios procesos o procedimientos que prestan un servicio de difícil cumplimiento, manifestado por miembros de la Comunidad Universitaria. Se maneja a través de la página web de UN SIMEGE http://www.simege.unal.edu.co/simege1.html

6.6

Rendición de cuentas

Se realiza cada año a través de los medios de comunicación de la Universidad Nacional de Colombia como canal de televisión “Prisma Televisión” y posteriormente queda divulgada en la página Web. http://www.unal.edu.co/rendicion_de_cuentas/2010/

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Para mayor información consulte Servicios http://www.unal.edu.co/informacion_ciudadano.html

de

información

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al

ciudadano

7. EVALUACIÖN

7.1

Seguimiento y medición a los procesos

Los procesos realizan seguimiento y medición a su desempeño a través de los indicadores de gestión, los cuales provienen de diferentes fuentes como Plan Global de Desarrollo, Indicadores de la Oficina Nacional de Planeación y los del Sistema de Planeación Operativa. (SIPLO) http://www.simege.unal.edu.co/unsiplo/ Los parámetros para el diseño, construcción, aprobación, reporte, análisis y mejora de los indicadores de gestión en el marco del Sistema de Mejor Gestión SIMEGE de la Universidad Nacional de Colombia, se encuentran definidos en el Manual de Indicadores de Gestión en el marco de UN SIMEGE U-MN-15.001.003. http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=167

7.2

Autoevaluación de la gestión

La Universidad Nacional de Colombia, ha estructurado un subsistema de auditorías que le permiten cumplir con la tarea de auto evaluación del Sistema de Mejor Gestión y orientar las correcciones estructurales u ordinarias que se presentan en su desempeño cotidiano, para lo cual ha previsto cuatro formas de auditorías internas a saber:

Auditorias de Gestión en todos los Equipos de Gestión (EG).

Auditorias de Calidad del sistema Auditorias de Calidad al sistema desde la fuente.

Auditorias de Calidad al sistema desde los procesos y/o Macroprocesos.

Auditorias Extraordinarias

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I.

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Auditorias de gestión en todos los Equipos de Gestión (EG).

Estas auditorías tienen por objeto verificar de manera sistemática y evidenciar la implementación de los distintos factores que demanda el Sistema de Mejor Gestión en todos y cada uno de los Equipos de Gestión que conforman la Universidad Nacional de Colombia.

Para la realización de dichas auditorias, ha sido necesario crear estímulos que le permitan a los auditados recibir la auditoría dentro de un proceso de emulación en el crecimiento y desarrollo de la gestión de cada uno. El Premio de Mejor Gestión ha cumplido este papel, logrando que la mayoría de los E.G. fueran auditados, sin que se presentara rechazo ni desgaste de la auditoría como herramienta de mejoramiento.

II.

Auditorias de Calidad del sistema

Son las auditorías que se hacen al sistema de calidad, denominado en la Universidad Nacional de Colombia de Mejor Gestión, las cuales demandan la verificación sistemática y por procesos del cumplimiento de la norma de calidad. Dado el nivel de complejidad de la Universidad Nacional de Colombia es necesario desarrollar un subsistema de auditoría que posibilite la transición a la auditoría realizada por procesos una vez consolidado el sistema por macro procesos. En tanto, se podrán realizaran las auditorias del sistema de dos maneras

III.

Auditorias de Calidad del sistema desde la fuente

Estas auditorías verifican de manera sistemática las evidencias que dan cuenta de que ha sido impulsada la implantación el Sistema de Mejor Gestión por macroproceso, y se audita en el Equipo de Gestión desde donde se generan y hacen cumplir las orientaciones y directrices para el desarrollo del correspondiente numeral de cada una de las normas que componen el Sistema.

A la coordinación General del UN-SIMEGE, le concierne efectuar la planeación de las auditorias de la presente modalidad con las áreas o E.G. que generan dicho direccionamiento hacia todos los niveles de la entidad: Nivel Central, sede y facultad. De este modo le concierne verificar las evidencias del cumplimiento del requisito establecido por la norma, de tal forma que garantiza que fluye correctamente la información que soporta la operación de la institución.

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Dentro de esta modalidad de auditorías Internas, NO le corresponde a las Sedes efectuar Auditorias de Calidad al sistema desde la fuente, ya que ellas no son punto de partida del direccionamiento institucional, el Nivel Nacional será auditado valorando su capacidad de generar acciones que orientan y dirigen a las sedes y al sistema. Dichas auditorias son programadas por la Coordinación General del SIMEGE según las necesidades de evaluar el sistema desde la fuente.

IV.

Auditorias de calidad al sistema desde los procesos.

Estas auditorías verificar de manera sistemática la existencia de evidencias sobre la implementación del Sistema de Mejor Gestión en cada uno de los Macroprocesos y o Procesos del Sistema. Esta modalidad de auditoría se realiza en uno o varios macroprocesos escogidos de manera aleatoria.

La modalidad en referencia se implementa en las organizaciones en la cuales el Sistema de Mejor Gestión ha alcanzado buenos niveles de maduración, razón por la cual en la Universidad Nacional de Colombia está previsto para hacerlo a partir del año 2011.

V.

Auditorias extraordinarias

Cada Sede (incluido el Nivel Nacional y la Coordinación General) tiene autonomía para la realización de auditorías de gestión de forma extraordinaria, siguiendo los parámetros del procedimiento definida para tal fin.

Para la realización de las auditorías se le da cumplimiento al procedimiento obligatorio U-PR14.002.001 Las auditorías se administran desde el Módulo de Auditorías del SIMEGE ELECTRÓNICO, el cual permite la estandarización de la lista de verificación y el informe de de la misma. http://168.176.5.178/se

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7.3

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Revisión por la dirección

La mejora continua es el objetivo principal del UN-SIMEGE. Para el efecto, la alta Dirección ha determinado llevar a cabo revisiones periódicas, mínimo cada año o cuando se requiera; que permitan evaluar el funcionamiento, la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del sistema y su sostenibilidad.

Así mismo, la alta Dirección a través de las Revisiones por la dirección, evalúa la necesidad de realizar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluyendo la Política y los Objetivos de Mejor Gestión, para lo cual diseñó el procedimiento Revisión por la Dirección U-PR-14.002.002

7.4

Control de los dispositivos de seguimiento y de medición

La Universidad Nacional de Colombia ha definido el alcance del presente punto en la Dirección Nacional de Admisiones y a los laboratorios que prestan servicios externos.

7.5

Control de producto o servicio no conforme

La Universidad Nacional de Colombia definió el procedimiento para el tratamiento del producto o servicio No conforme U-PR-15.001.006, el cual establece las medidas y responsabilidades para actuar cuando se detectan este tipo de irregularidades en los tres productos o servicios definidos por los macroproceso misionales.

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8. MEJORA

La Universidad Nacional de Colombia a través de UN-SIMEGE Sistema de Mejor Gestión realiza actividades de mejoramiento como resultado de la ejecución de los procesos de Autoevaluación, Auditoría Interna del Sistema de Mejor Gestión, recomendaciones dadas en los procesos de acreditación , Evaluación de satisfacción del Cliente, Quejas - Reclamos y Sugerencias de Buen trámite, y las demás fuentes de no conformidades y oportunidades de mejora que se establezcan dentro de la implementación del Sistema de Mejor Gestión UN – SIMEGE, las cuales se hacen dándole cumplimiento al: Procedimiento de Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de mejora – Código U-PR-15.001.005 el cual se encuentra en la Pagina Web de SIMEGE en el Link: Herramientas de Mejor gestión, Gestión documental, Procedimientos obligatorios. Este procedimiento permite identificar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades reales (no conformidad) o potenciales (observaciones) dentro del UN-SIMEGE, con el fin de prevenir que estas situaciones se presenten de nuevo. Así mismo, permite la identificación de Oportunidades de Mejora de los procesos, productos o servicios que presta la Universidad Nacional de Colombia.

Los planes de mejoramiento se administran desde el Módulo Acción del SIMEGE ELECTRONICO, al que se accede desde la pagina web de UN-SIMEGE en el Icono denominado SIMEGE ELECTRÓNICO colocado en la parte inferior de dicha pagina Web, en el cual se generan los planes de mejoramiento que arrojan las no conformidades, Oportunidades de Mejora y Observaciones que se generen en toda la institución. A las cuales se les hace seguimiento desde la Coordinación General.de UN-SIMEGE. Ver http://www.herramientassimege.unal.edu.co/index.php?option=com_docman&Itemid=238

Elaboró:

Equipo Técnico SIMEGE

Revisó:

Coordinadora General Aprobó: Vicerrectoría General SIMEGE

Cargo:

Analistas

Cargo:

Asesora

Fecha:

28 de Octubre 2011

Fecha:

28 de Octubre 2011

Cargo:

Vicerrectora General

Fecha:

29 de Octubre 2011

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