Programa de Mejoramiento Progresivo de Calidad de la Gestión Municipal Formación Comités de Mejoras y Contrapartes Municipales MODULO N°1 PROGRAMA Y AUTOEVALUACIÓN
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Bienvenida y Presentaciones
Bienvenida Presentación de relatores Presentación de participantes Material del curso
Normas que Facilitan el Aprendizaje
Objetivos del Curso General Conocer los antecedentes conceptuales, metodol贸gicos y operativos que subyacen a los instrumentos y herramientas de mejoramiento de la calidad de la gesti贸n municipal, con el prop贸sito de apoyar internamente la incorporaci贸n de los municipios en este tipo de procesos.
Objetivos del Curso
Específicos • Conocer el funcionamiento del Programa de Mejoramiento Progresivo de la Calidad de la Gestión Municipal. • Comprender fundamento excelencia.
la lógica del mejoramiento continuo como metodológico en los temas de calidad y
• Conocer los atributos de enfoque, despliegue y análisis de resultados presentes en los instrumentos de mejoramiento de la calidad de la gestión municipal. • Adquirir destrezas y habilidades necesarias para iniciar el proceso de mejoramiento continuo en sus respectivos municipios, es decir, comenzar la Autoevaluación institucional.
Programa del Curso Programa de Mejoramiento Progresivo de la Calidad de la Gestión Municipal
(Día 1) 08:40 – 09:10 Registro de participantes, entrega de material y bienvenida 09:10 – 09:30 Presentación del Programa, indicaciones generales, presentación de participantes 09:30 – 11:00 La SUBDERE y el mejoramiento de la calidad de la gestión municipal 11:00 – 11:20 Café 11:20 – 13:00 Programa de Mejoramiento Progresivo de la Calidad de la Gestión Municipal 13:00 – 14:30 Almuerzo 14:30 – 16:00 Antecedentes e Historia de la Calidad 16:00 – 16:20 Café 16:20 – 18:00 Modelos de excelencia y Modelo de Mejoramiento Progresivo
Programa del Curso Programa de Mejoramiento Progresivo de la Calidad de la Gestión Municipal (Día 2)
09:00 – 09:20 Repaso y Preguntas 09:20 – 10:40 Enfoque y Despliegue 10:40 – 11:00 Café 11:00 – 12:00 Análisis de Resultado 12:00 – 13:00 Redacción de Evidencias I 13:00 – 14:30 Almuerzo 14:30 – 16:00 Redacción de Evidencias II 16:00 – 16:20 Café 16:20 – 18:00 Planificación para la Autoevaluación, consideraciones finales
Antecedentes Estrategia para el Desarrollo Municipal
Ejes de la descentralizaciรณn: 1.Transferencia de Competencias 2.Descentralizaciรณn Fiscal
3.Fortalecimiento de Capacidades Municipales 4.Transparencia y Control Ciudadano 5.Calidad en la Gestiรณn de los Servicios
Antecedentes
Antecedentes • SUBDERE y ChileCalidad trabajan juntos desde el año 2006 en el desarrollo de instrumentos que permitan mejora la calidad de los servicios municipales.
• El principal producto de este trabajo a la fecha ha sido el Sistema de Acreditación de la Calidad de los Servicios Municipales.
• Hoy en día se está llevando a cabo la implementación del
Programa de Mejoramiento Progresivo de la Calidad de la Gestión Municipal, cuyo diseño y pilotaje fue realizado durante el 2009 y 2010.
Ruta del Mejoramiento Continuo Programa Calidad de la Gestión Municipal
Avanzado
Autoevaluación FOCO Servicios Municipales
Intermedio
Línea Acreditación 32 municipios
inicial
DIAGNOSTICO Calidad de la Gestión
Autoevaluación FOCO Gestión Transversal
Nivelación
Línea Mejoramiento Progresivo de Calidad 71 municipios
Programa de Mejoramiento Progresivo de la Calidad de la Gestión Municipal Objetivo El Programa de Mejoramiento Progresivo de la Gestión Municipal tiene por objetivo fortalecer la gestión a través de instrumentos que permitan a los municipios del país identificar el estado de la calidad de su gestión, y apoyar técnica y financieramente a aquellos que muestres niveles de gestión incipientes para que inicien y mantengan un proceso de mejoramiento continuo.
Componentes del Programa
Los Componentes del Programa son: • Instrumento de Diagnóstico
• Modelo de Calidad de la Gestión Municipal • Instrumento de Autoevaluación
• Metodología para el Diseño de Planes de Mejora • Sistema de Apoyo (SUBDERE)
Instrumento de Diagnóstico
• Es una herramienta que permite conocer de manera simple y rápida el nivel de calidad de la gestión de un municipio. • Consta de 78 preguntas, cada una con sus correspondientes alternativas, las que no responden necesariamente a la realidad de cada municipio. Por ello, su selección debe estar orientada por los atributos o descripciones de las practica de gestión que más se acerquen a su situación actual • Cada alternativa es inclusiva respecto a las precedentes, es decir, para seleccionar una se debe cumplir necesariamente con las anteriores, excepto cuando indican “no se hace”, “está obsoleto” o “no se tiene”.
Modelo de Gestiรณn de Calidad Servicios Municipales
Modelo de Calidad de la Gestiรณn Municipal Es una aplicaciรณn mรกs general del Modelo de Gestiรณn de Calidad de los Servicios Municipales. Constituye una referencia para que las municipalidades alcancen los niveles de calidad que instalen las competencias organizacionales que les permitan iniciar el camino hacia la excelencia
Instrumento de Autoevaluaciรณn Es una herramienta de evaluaciรณn que permite conocer el estado actual de la gestiรณn de una municipalidad respecto a las prรกcticas establecidas en el Modelo de Calidad de la Gestiรณn Municipal. Consiste en un conjunto de preguntas que se agrupan de acuerdo a la estructura del Modelo.
Metodología para el Diseño de Planes de Mejora Tiene como propósito guiar al municipio en la planificación y seguimiento de acciones e iniciativas que le permitan mejorar el nivel de gestión actual, es decir, orienta sobre cómo disminuir las brechas existentes en comparación a las prácticas definidas en el Modelo.
Sistema de Apoyo (SUBDERE) • La Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo cuenta con un conjunto de dispositivos que buscan guiar e incentivar a las municipalidades que participan en el Programa, para que inicien y mantengan un proceso de mejoramiento continuo de su gestión y resultados, elevando así la calidad de los servicios que reciben los usuarios y usuarios. • Este Sistema se expresa fundamentalmente en acciones de apoyo técnico, transferencia de capacidades (capacitación) y apoyo financiero para llevar a cabo las distintas fases del proceso.
¿Un café?
Flujo del Programa de Mejoramiento Progresivo
de Calidad de la Gestión Municipal
Lanzamiento del Programa en el Municipio
Capacitación (Programa – Autoevaluación)
1
Conformación del Comité de Mejoras
Ingreso al Programa
0
Aplicación Diagnóstico
Capacitación Plan de Mejora
3
2
Aplicación Autoevaluación
4
Validación Autoevaluación
5
Diseño Plan de Mejoras
6
7
Validación Plan de Mejoras
Implementación Plan de Mejoras
Etapas del Programa 0. Aplicación del Instrumento Diagnóstico
•
La aplicación del Instrumento Diagnóstico permite determinar el nivel general de calidad de la gestión de un municipio.
•
Tiene una duración estimada de 4 horas de trabajo y para ello es fundamental, convocar a un conjunto de personas que conozca las prácticas de gestión desarrolladas en el municipio, liderado por el alcalde o alcaldesa
•
Las respuestas seleccionadas deben ser fruto del consenso del grupo, por lo tanto, no hay que realizar votaciones por las opciones, ni obtener promedios.
1. Ingreso al Programa
La SUBDERE invitará a un grupo de municipios a incorporarse al Programa. Los que acepten, deberán firmarán un Convenio de Colaboración con la SUBDERE que especificará los deberes y derechos de ambas instituciones en el marco del Programa. A través de este hito el municipio asume el compromiso formal de iniciar y mantener un proceso de mejoramiento continuo de su gestión, para asegurar y garantizar la entrega de servicios de calidad a sus usuarios y usuarias.
2. Conformación del Comité de Mejora •
El Alcalde o Alcaldesa deberá previamente designar a dos contrapartes técnicas, -que además formarán parte del futuro Comité de Mejoras- quienes serán los responsables de la coordinación y comunicación con la SUBDERE.
•
Posteriormente, nombrará por Decreto Alcaldicio, a la totalidad de los miembros del Comité de Mejoras, equipo que conducirá el proceso de mejoramiento que inicia la municipalidad. Lo conformarán aquellas personas que conozcan las prácticas de gestión que desarrolla el municipio y será liderado por el Alcalde o Alcaldesa.
2. Conformación del Comité de Mejora Las principales funciones del Comité de Mejora son: • Planificar y conducir las distintas etapas del Programa, cumplir con los compromisos adquiridos y alcanzar los objetivos propuestos.
• Desarrollar un Plan de Trabajo que considere al menos las actividades específicas de cada etapa del Programa (desde la Autoevaluación hasta la Validación del Plan de Mejora). • Diseñar y ejecutar una Estrategia Comunicacional Interna que considere, entre otros, los siguientes aspectos: lanzamiento del Programa, difusión, estrategias de motivación a lo largo del proceso, canales de información para llegar a la totalidad de la organización e instancias de retroalimentación.
2. Conformación del Comité de Mejora •
Diseñar y aplicar una Metodología de Intervención que permita llevar a cabo con éxito cada una de las etapas del Programa para alcanzar los objetivos propuestos.
•
Establecer y asegurar la comunicación y coordinación interior de la municipalidad.
•
Definir métodos de seguimiento de los avances de los procesos y sus resultados.
•
Contribuir a la instalación en el municipio de una cultura de mejoramiento continuo.
•
Levantar información de buenas prácticas de municipalidad y darlas a conocer en la organización.
la
3. Aplicación de la Autoevaluación •
Es un proceso mediante el cual la municipalidad evalúa la calidad de su gestión. Permite identificar las fortalezas y brechas que presenta respecto de las prácticas definidas en el Modelo.
•
La Autoevaluación es liderada por el Comité de Mejora quien debe involucrar e informar, a todos los actores que desempeñan un rol clave al interior del municipio, para obtener un resultado que refleje lo más cercano posible al actual nivel de gestión que posee la municipalidad.
•
Se debe responder la serie de preguntas del Instrumento de Autoevaluación, para luego puntuar sus prácticas y resultados. Es así como puede determinar el porcentaje de logro del Municipio en relación al Modelo.
Servicios Municipales
3. Aplicación de la Autoevaluación • Esta etapa concluye con la redacción y revisión final del Informe de Autoevaluación para ser enviado a ChileCalidad. Este informe deberá contener:
Oficio del Alcalde(sa) que formaliza la documentación.
Acta del Comité de Mejora que respalde el proceso de Autoevaluación.
Antecedentes de la comuna y el municipio.
Redacción de las evidencias para cada uno de los elementos de gestión.
Asignación de puntajes.
4. Validación Autoevaluación •
Revisión externa del Informe presentado por la municipalidad, con el objetivo de contrastar los antecedentes. Este proceso es realizado por ChileCalidad, a través de un Registro de Validadores formados especialmente para esta función.
•
Consta de dos etapas: la primera, de revisión de la documentación presentada por la municipalidad y, la segunda, una entrevista telefónica que recopilará mayores antecedentes para asegurar la confiabilidad de la información.
•
Al finalizar el proceso de Validación de la Autoevaluación, ChileCalidad remitirá al municipio un Informe de Retroalimentación, identificando las principales fortalezas y oportunidades de mejora, para de facilitar a la municipalidad el posterior diseño de su Plan de Mejora.
5. Diseño del Plan de Mejoras
• Se inicia con una actividad de difusión donde se presenten los resultados del Informe de Retroalimentación, detallando por cada uno de los Subcriterios, las fortalezas y oportunidades de mejoramiento.
• Para cada subcriterio, SUBDERE pondrá a disposición un conjunto de metodologías vinculadas a las brechas y oportunidades de mejora detectadas, para facilitar al municipio la visualización del camino que permita avanzar hacia niveles superiores de gestión. • En esta primera etapa, el municipio deberá priorizar aquellas metodologías más relevantes y que sean factibles de implementar en los próximos 12 meses.
6. Validación del Plan de Mejora • Así como el resultado de la Autoevaluación requiere mirada externa que la valide, el Plan de Mejoras revisado por evaluadores de ChileCalidad cuya misión orientar al municipio para canalizar de la manera eficiente los esfuerzos de mejoramiento.
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• Se espera que el municipio someta a “juicio externo” el diseño de su ruta hacia el mejoramiento, para que ésta se enriquezca. • Para que exista coherencia entre los resultados de la Autoevaluación y el Diseño del Plan de Mejoras, serán los mismos evaluadores que revisen ambos procesos.
7. Implementación del Plan de Mejoras • Corresponde a la ejecución del Plan de Mejora Validado, con el fin de instalar o mejorar sus prácticas y cubrir las brechas existentes en relación al Modelo, lo que se traduce en un mejoramiento en los niveles de gestión. • Es fundamental que el Comité de Mejoras realice difusión de los resultados de la Validación del Plan y utilice un mecanismo de seguimiento para la implementación , con la finalidad de medir los avances y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. • Finalizada la implementación el Plan, la municipalidad estará en condiciones de inicia un nuevo ciclo. Se deberá trabajar para instalar una práctica de evaluación y mejora continua como mecanismo para estar en permanente reflexión sobre cómo se hacen las cosas, cómo mejorarlas y cómo hacerlas cada vez mejor.
Cronograma 2011 1º Visita
• SUBDERE licita Consultoría Acompañamiento para municipios • Adjudicación Consultoría y Firma de contrato • Nombrar por Decreto Alcaldicio Ingreso al Programa
• Firma de Convenio con SUBDERE • Nombramiento de 2 Contrapartes Municipales
Formación Comité de Mejoras
mayoritariamente capacitado por SUBDERE y ChileCalidad, deberá ser nivelado para desarrollar del proceso.(2 días)
Municipalidad inicia el desarrollo de la Autoevaluación
3º Visita
• . Capacitación en el Programa y Autoevaluación (2 días)
SUBDERE y ChileCalidad capacitan a Comités de Mejor y entrega de material e instrucciones para la Autoevaluación
• ChileCalidad valida el Plan y entrega a la Municipalidad informe de Validación del Plan con recomendaciones para su implementación
• El consultor realizará entrenamiento para que el Comité de Mejoras realice la Autoevaluación. Si el Comité no ha sido
2º Visita •
• Consultor y Comité de mejoras ejecutan reunión inicial, concuerdan Plan de Trabajo, Metodología de Intervención y Estrategia Comunicacional. (1/2 día)
• Consultor realiza seguimiento, revisión de avances: Autoevaluación, Plan de Trabajo y Estrategia Comunicacional. Realizar correcciones y recomendaciones para continuar el trabajo(1 día)
Municipalidad termina Autoevaluación y luego de la revisión final del Consultor, envía el Informe de Autoevaluación a ChileCalidad Autoevaluación (8 semanas)
Validación de la autoevaluación (4 semanas)
ChileCalidad valida Autoevaluación y entrega a la Municipalidad Informe de Retroalimentación
6º Visita SUBDERE y ChileCalidad capacitan a Comités de Mejora y entrega de material e instrucciones para el Diseño del Plan de Mejoras Capacitación para el Diseño del Plan de Mejoras (2 días)
• Reunión de cierre de la consultoría, Comité de Mejoras analizan el Informe de Validación del Plan (1/2 día)
• SUBDERE capacita a contrapartes municipales en control y seguimiento de proyectos Diseño de plan de mejora (4 semanas)
4º Visita
validación de plan de mejora (3 semanas)
• El consultor realizará entrenamiento para que el Comité de Mejoras Diseñe su Plan de Mejora. Si el Comité no ha sido mayoritariamente capacitado por SUBDERE y ChileCalidad, deberá ser nivelado para desarrollar del proceso. (1 día)
• Municipalidad inicia Diseño del Plan de Mejora con programa general y anual (2012) • Consultor realiza seguimiento y revisión de avances de :Autoevaluación, Plan de 5º Trabajo y Estrategia Comunicacional. Visita Realizar correcciones y recomendaciones para continuar el trabajo (1 día)
• Municipalidad termina el Plan de Mejora y luego de la revisión final del Consultor, envía ChileCalidad
Equipo SUBDERE •
Cesar González Orellana (cesar.gonzalez@subdere.gov.cl): Arica Parinacota, Atacama, Tarapacá, Antofagasta y Coquimbo (15 municipios) Tel: 6363641
•
Elier Fuentes Ibaceta (elier.fuentes@subdere.gov.cl): Valparaíso, O’Higgins y Araucanía (19 municipios). Tel: 6363637
•
Franklin Troncoso Muñoz (franklin.troncoso@subdere.gov.cl): Metropolitana (19 municipios). Tel: 6363958
•
Ariel Durán Fredes (ariel.duran@subdere.gov.cl): Biobío (5 municipios). Tel: 6763078
•
María José Rozas Zurita (mariajose.rozas@subdere.gov.cl): Los Lagos, Aysén, Magallanes y Maule (13 municipios). Tel: 6363614
Mesa de Ayuda : María José Rozas Zurita (mariajose.rozas@subdere.gov.cl): Tel: 6363614 www.subdere.gov.cl
¡¡¡ A almorzar !!!