PLANO DE PROJETO Encontro sobre Gestão Cartorária
RESUMO O foco deste Projeto é o cartório judicial e tudo que lhe diz respeito. O objeto de nossa atenção é o gestor de cartório, a partir de um olhar do cartório para o cartório. O salto de qualidade e o aumento da performance que queremos deve perpassar pela profissionalização da gestão cartorária. Não se pode prescindir da articulação entre conhecimento e prática. A gestão cartorária deve fomentar o uso, com criticidade, do conhecimento, das ferramentas e métodos que estão à disposição, para que o melhor resultado possa ser entregue. Dessa maneira, o gestor de cartório deve dominar determinado referencial teórico, a metodologia pertinente e como aplicalas, bem como os recursos tecnológicos disponíveis, como forma de permitir que os integrantes do cartório judicial sejam sujeitos ativos e passivos de constantes e necessárias melhorias das metodologias, das ferramentas, e protagonizem a geração e renovação de conhecimento.
APRESENTAÇÃO
Inicialmente, sinto-me honrado com o convite para apresentar o presente projeto.
É sabido que uma das maiores críticas ao Poder Judiciário diz respeito à sua morosidade. Segundo Rui Barbosa, “A justiça atrasada não é justiça; senão injustiça qualificada e manifesta”.
Este é um problema a ser combatido pelos operadores do Direito.
Não é sem razão que, a partir da Emenda Constitucional n° 45/04, foi incluído no art. 5° da Constituição Federal o inciso LXXVIII, deixando expresso que “a todos, no âmbito judicial e administrativo, são assegurados a razoável duração do processo e os meios que garantam a celeridade de sua tramitação”.
Neste diapasão, acredito que o planejamento estratégico e o aperfeiçoamento contínuo são fundamentais para garantir efetividade ao princípio da razoável duração do processo.
É importante que rotinas cartorárias sejam estabelecidas, conhecidas e cumpridas, valendo-se de todas as alternativas tecnológicas de desburocratização e simplificação processual.
Para tanto, a troca de experiência entre juízes e servidores é imprescindível para o aperfeiçoamento do sistema.
Todas as ideias e alternativas apresentadas, além de fomentadas, devem ser cuidadosamente analisadas. Projeto Encontro sobre Gestão Cartorária – agosto/2016 Alexandre Carlos da Silva, Hélio Benedini Ravagnani e José Roberto Bernardi Liberal
Na lida forense pude constatar que sugestões pontuais, na maioria vindas do cartório, conseguiram economizar meses de tramitação processual.
Neste contexto, espero que o Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo encampe mais uma ideia inovadora, disseminando boas práticas cartorárias, tudo para proporcionar uma justiça célere e eficaz.
RICARDO DOMINGOS RINHEL Juiz de Direito da Vara Criminal de Matão
JUSTIFICATIVA
O foco deste Projeto é o cartório judicial, o trabalho que se desenvolve nesse ambiente e, principalmente, as pessoas que o integram, especialmente os escrivães.
Partindo da premissa que o salto de qualidade que se espera e o aumento da performance que há muito se persegue, devem perpassar, necessariamente, pelas mãos e mentes dos escreventes, chefes de cartório e, especialmente, pela profissionalização da gestão cartorária, e que essa profissionalização deve apoiar-se numa instância que proporcione a articulação entre o conhecimento atualizado do ramo da ciência de interesse, orientado e efetivamente aplicado no dia a dia de um cartório judicial, pensamos nesse Encontro sobre Gestão Cartorária, como forma de compartilharmos uma experiência avaliada como exitosa, a qual pretende justificar a premissa aqui descrita e servir de argumento para efetiva criação dessa instância, e também como forma de refletirmos sobre aspectos relevantes da vida cartorária e de seus integrantes. Projeto Encontro sobre Gestão Cartorária – agosto/2016 Alexandre Carlos da Silva, Hélio Benedini Ravagnani e José Roberto Bernardi Liberal
É fato que se tentou, num passado próximo, a implantação de um modelo de padronização na divisão das atividades cartorárias; os Encontros de Gestores, serviram para a divulgação de importante conteúdo científico na área da Administração Pública; boas práticas foram divulgadas, manuais foram elaborados. Hoje, com a EJUS e a EPM, o espaço de aprendizagem contínua está absolutamente consolidado. A virtualização do processo, não há dúvida, trouxe enormes ganhos; hoje se julga com muito mais rapidez do que se julgava na realidade do processo físico. Mas, temos como pressuposto, que somente a possibilidade de aprendizagem contínua e a automatização, não darão conta de cumprir integralmente o escopo de um Judiciário eficiente, efetivo e eficaz, senão aliadas à profissionalização da gestão cartorária.
O Planejamento Estratégico, maduro, indica um futuro certo para o TJSP, o que nos impõe tenhamos conhecimento dos nossos Valores, para que possamos realizar nossa Visão de Futuro e os Objetivos que temos que atingir para podermos cumprir a nossa Missão.
O programa Justiça Bandeirante está aí para revelar e potencializar novas formas de aprendizagem no uso do SAJ e fazer com que seus usuários tenham plena condição de extrair dele tudo aquilo que de melhor pode oferecer.
As UPJs e a URPD foram criadas e instaladas, e estão nos mostrando novas formas de organizar o trabalho de um cartório judicial.
Por tudo isso, a gestão cartorária, do seu lado, deve fomentar o uso, com criticidade, de todas as ferramentas e métodos que estão à disposição para que o melhor resultado possa ser entregue. Dessa maneira, o gestor de cartório deve dominar determinado referencial teórico, a metodologia pertinente e como aplica-las, e os recursos tecnológicos disponíveis, como forma de permitir que os integrantes do cartório judicial sejam sujeitos ativos Projeto Encontro sobre Gestão Cartorária – agosto/2016 Alexandre Carlos da Silva, Hélio Benedini Ravagnani e José Roberto Bernardi Liberal
e passivos de constantes e necessárias melhorias daqueles métodos e daquelas ferramentas antes mencionadas.
O Encontro sobre Gestão Cartorária pretende perpassar por essas questões, a partir da realidade vivida, experimentada e pensada a partir de um olhar do cartório para o cartório, num contexto de importantes mudanças que vêm acontecendo ao longo dos últimos anos.
NOME DO PROJETO
O nome Encontro sobre Gestão Cartorária foi pensado para que pudesse indicar o real escopo do evento: levar profissionais de cartório a se encontrar para refletir sobre temas relevantes para a vida cartorária e das pessoas que o integram.
Além do nome, vale adiantar que as Abordagens foram pensadas para revelar ao público alvo do evento, o real propósito de se falar sobre assuntos relevantes para a vida de um cartório judicial. As abordagens serão: - Gestão na prática: Uma alternativa de caminho para uma gestão de excelência; - Trabalhando no processo digital: SAJ, fluxos, subfluxos, expedição de documentos, filas, controle de prazos, funcionalidades diversas; - Analisando o Planejamento Estratégico; Gestão de pessoas; Gestão de processos de trabalho; Analisando o modelo UPJ;
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- Os dilemas do gestor de cartório judicial na atualidade: uma reflexão sobre os desafios do escrivão judicial na realidade do processo digital.
FINALIDADE DO PROJETO
Pretende-se com o presente Projeto, compartilhar uma experiência de gestão cartorária tida como exitosa, a qual servirá de pretexto para se refletir sobre a ideia de que é necessário profissionalizar a gestão cartorária, a partir da articulação entre o conhecimento atualizado do ramo da ciência de interesse, orientado e efetivamente aplicado no dia a dia de um cartório judicial.
Isso porque, as Abordagens têm como viés demonstrar como o conhecimento e o domínio de determinado arcabouço teórico, tem o potencial de transformar situações críticas em realidades viáveis, bem como de melhorar a performance daquilo que já se entende como satisfatório.
Além disso, num segundo plano, pretende-se trazer à reflexão a necessidade de se pensar na efetiva formação de gestores, na profissionalização da gestão cartorária, com a implantação, na instância adequada, de um Núcleo de Formação de Gestores de Cartório Judicial.
Vale ressalvar, que além do foco no cartório judicial, que em última instância é o meio de contato dos jurisdicionados com o Poder Judiciário, as Abordagens Projeto Encontro sobre Gestão Cartorária – agosto/2016 Alexandre Carlos da Silva, Hélio Benedini Ravagnani e José Roberto Bernardi Liberal
também têm como ponto de partida o próprio cartório judicial. Foram estruturadas, portanto, a partir da realidade vivida, experimentada e pensada a partir de um olhar do cartório para o cartório, num contexto de importantes mudanças que vêm acontecendo ao longo dos últimos anos. Assim, em que pese inevitáveis os vieses multidisciplinar e multidepartamental, afirmamos que não se pretende invadir a área de atuação de nenhuma da Secretarias e seus diversos departamentos, mas sim refletir que num cartório judicial tudo se integra, todas as ações e projetos tendem para ele convergir e nele se integrar, numa relação de causa e efeito.
ALINHAMENTO ESTRATÉGICO
O presente Projeto está alinhado ao Planejamento Estratégico, na medida em que sua execução proporcionará, em graus distintos, a realização simultânea de vários objetivos estratégicos. Alinha-se, principalmente, com os Objetivos Estratégicos das dimensões Processos Internos e Recursos, e com os temas Eficiência dos Serviços e Gestão de Pessoas:
Objetivo Estratégico 3: Elevar o Clima Organizacional. Descrição do Objetivo: O clima organizacional pode ser entendido como “um conjunto de propriedades mensuráveis do ambiente de trabalho, percebidas direta ou indiretamente pelos indivíduos que vivem e trabalham neste ambiente e que influencia a motivação e o comportamento dessas pessoas” (Litwun e Stringer, 1968).
Objetivo Estratégico 4: Capacitar os Agentes Públicos. Projeto Encontro sobre Gestão Cartorária – agosto/2016 Alexandre Carlos da Silva, Hélio Benedini Ravagnani e José Roberto Bernardi Liberal
Descrição do Objetivo: Capacitar os agentes públicos em temas relativos às áreas de atuação para fins de aumento da produtividade das unidades judiciais e administrativas.
Objetivo Estratégico 10: Aprimorar a Gestão Judicial. Descrição do Objetivo: A Gestão Judicial compreende a gestão dos cartórios de 1º grau, com o aprimoramento dos fluxos de trabalho, identificação de “gargalos” e implantação de melhorias para fins de aumento da produtividade da atividade-fim do TJSP.
Objetivo Estratégico 11: Aprimorar a Justiça Criminal. Descrição do Objetivo: Refere-se à adoção de medidas preventivas à criminalidade e ao aprimoramento do sistema criminal, por meio da expansão das audiências de custódia e do Projeto Semear, integração de sistemas do Poder Judiciário com outros órgãos, digitalização dos processos de execução criminal, implantação de unidades regionais do Departamento Estadual de Execução Criminal e aprimoramento e expansão do sistema de teleaudiência. Pretende-se, desta forma, reduzir o número de processos, as taxas de encarceramento e a reincidência; estabelecer mecanismos para minimizar a sensação de impunidade e insegurança social; e a construção de uma visão de justiça criminal vinculada à justiça social.
Objetivo Estratégico 12: Aprimorar os fluxos de trabalho administrativos. Descrição do Objetivo: Aprimorar os fluxos ou a gestão de processos de trabalho é item fundamental para apoiar a atividade-fim do Tribunal de Justiça, tornando os serviços mais céleres, evitando retrabalhos e eliminando atividades desnecessárias, com aplicação de melhorias de forma contínua.
Objetivo Estratégico 13: Cumprir as metas anuais do Poder Judiciário Nacional. Descrição do Objetivo: O cumprimento das metas anuais do Poder Judiciário é fundamental para se alinhar às necessidades apontadas pelo Conselho Nacional de Justiça aos Segmentos da
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Justiça. As metas do Poder Judiciário são aprovadas nos Encontros Nacionais do Judiciário para vigorarem a cada ano e geralmente referem-se à produtividade.
Objetivo Estratégico 15: Aprimorar a Justiça da Infância e Juventude. Descrição do Objetivo: Aprimorar a prestação jurisdicional na área da Infância e a Juventude para garantia da proteção integral dos Direitos da Criança e do Adolescente.
CLIENTES DO PROJETO
A rigor, toda e qualquer unidade judicial e, em certa medida, qualquer unidade administrativa, pode ser impactada com a execução deste Projeto. Com efeito, o presente Projeto pretende ter como público alvo os escreventes, especialmente, chefes, supervisores de serviço e coordenadores, mas também juízes de direito, que atuam nas Comarcas integrantes da 13.ª Circunscrição Judiciária, com sede na Comarca de Araraquara:
Comarcas de:
Foros Distritais de:
Araraquara
Américo Brasiliense
Ibitinga
Iacanga
Itápolis Borborema Matão
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ENTREGAS DO PROJETO
Pretende-se que o evento seja realizado no Salão do Júri da Comarca de Araraquara, durante quatro semanas, às terças-feiras, iniciando-se às 9h30min., encerrando-se até às 11h00min.
Serão ofertadas 70 vagas aos interessados, os quais deverão manifestar interesse por meio do envio de simples mensagem ao e-mail acasilva@tjsp.jus.br, exclusivamente para controle da quantidade de assentos disponíveis no local do evento. Não se pensou na entrega de certificado, vez que se trata de um evento local.
O Fórum de Araraquara fica localizado na rua dos Libaneses, 1998, bairro Nossa Senhora do Carmo, Araraquara – SP., CEP. 14.801-425.
As atividades se desenvolverão por meio da exposição de um case referenciado na Vara Criminal da Comarca de Matão e um case referenciado no primeiro cartório 100% digital da 13. CJ e também da Comarca de Araraquara, qual seja a 6.ª Vara Cível da Comarca de Araraquara e o cartório que lhe dá suporte, por meio de aulas expositivas, com apresentação de slides e vídeos (ver anexo), ofertados por meio de recursos de áudio e vídeo.
No segundo dia, entretanto, será realizada uma abordagem prática, diretamente no SAJ, com o auxílio de dois projetores, simulando a atividade real, de cartório, delimitada pela Relação Ordenado de Tópicas para Abordagem (ver anexo). Projeto Encontro sobre Gestão Cartorária – agosto/2016 Alexandre Carlos da Silva, Hélio Benedini Ravagnani e José Roberto Bernardi Liberal
Desenvolverão as atividades: O servidor Alexandre Carlos da Silva, atual coordenador da 6.ª Vara Cível de Araraquara. Referido servidor ingressou no TJSP em agosto de 1993; sua posse foi na então 2.ª Vara Judicial da Comarca de Matão; em setembro de 1998 tornou-se chefe de seção por ocasião da instalação da então 3.ª Vara Judicial da Comarca de Matão, onde continuou exercendo suas funções, de oficial maior, inclusive, até outubro de 2013, quando a Vara já havia se tornado a 3.ª Vara Cível da Comarca de Matão. Em outubro de 2013, tornou-se supervisor de serviço da Vara Criminal de Matão, onde atuou até março de 2016, quando se tornou coordenador da 6.ª Vara Cível da Comarca de Araraquara. É bacharel em Direito pela Uniara – Universidade de Araraquara (2004) e especialista em Gestão Pública e Novos Arranjos de Gestão pela UNESP – Universidade Estadual Paulista, Campus de Araraquara, Faculdade de Ciências e Letras (2012).
O juiz de direito José Roberto Bernardi Liberal, titular da Vara do Júri e Execuções Criminais da comarca de Araraquara e da Unidade Regional do Departamento Estadual de Execuções Criminais da 6ª Região Administrativa Judiciária – DEECRIM 6ª RAJ, professor de Direito Processual Civil da Universidade de Ribeirão Preto – UNAERP e de pós-graduação da Escola Superior de Direito, Mestre em processo coletivo.
Os participantes serão honrados com a abertura do evento pelo juiz de direito Ricardo Domingos Rinhel, da Vara Criminal de Matão.
O evento contará com quatro Abordagens: 1.ª abordagem, dia a agendar (preferencialmente às terças feiras), das 9h30min. às 11h00min: - Gestão na prática: Uma alternativa de caminho para uma gestão de excelência 2.ª abordagem, dia a agendar (preferencialmente às terças feiras), das 9h30min. às 11h00min: - Trabalhando no processo digital: SAJ, fluxos, subfluxos, expedição de documentos, filas, controle de prazos, funcionalidades diversas Projeto Encontro sobre Gestão Cartorária – agosto/2016 Alexandre Carlos da Silva, Hélio Benedini Ravagnani e José Roberto Bernardi Liberal
3.ª abordagem, dia a agendar (preferencialmente às terças feiras), das 9h30min. às 11h00min: - Analisando o Planejamento Estratégico - Gestão de pessoas - Gestão de processos de trabalho - Analisando o modelo UPJ 4.ª abordagem, dia a agendar (preferencialmente às terças feiras), das 9h30min. às 11h00min: - Os dilemas do gestor de cartório judicial na atualidade: uma reflexão sobre os desafios do escrivão judicial na realidade do processo digital
CUSTO DO PROJETO
Não haverá custo em relação aos expositores e em relação ao juiz de direito que abrirá o evento, vez que todos voluntários.
Com efeito, o único custo será aquele dispendido com a iluminação do local do evento, com o funcionamento do computador e equipamento audiovisual e, eventualmente, com os equipamentos de ar condicionado.
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ENCERRAMENTO
Honrados por poder apresentar o presente Projeto, nos colocamos à disposição para quaisquer esclarecimentos, esperando que contemple os interesses da alta administração e que seja aprovado.
Alexandre Carlos da Silva Coordenador
Hélio Benedini Ravagnani Juiz de Direito
José Roberto Bernardi Liberal Juiz de Direito
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ANEXOS
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CARTAZ
Projeto Encontro sobre Gestão Cartorária – agosto/2016 Alexandre Carlos da Silva, Hélio Benedini Ravagnani e José Roberto Bernardi Liberal
SLIDE PRIMEIRO DIA
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TÓPICOS SEGUNDO DIA
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SLIDE TERCEIRO DIA
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SLIDE QUARTO DIA
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