Research Document Feedback geven
Semester: AVI Course: Professional Skills Docent: Helena Venema Student: Alexa van de Wall, Kevin Brown, Laura Roelofsen, Melissa Beekenkamp Studentennummer: 5123993, 469270, 517148, 518358 Date: 30.03.2015 Version: 2
1. INHOUDSOPGAVE 2. Inleiding 3 3. Communicatiemodel 4 4. Manieren van teurg kijken en vooruitblikken/feedback geven 5 4.1 Gein methode 5 4.2 Sandwich methode 6 4.3 4G Feedback 8 5. Waarom de GEIN-methode? 10 6. Prince 2 11 7. Waarom Prince 2? 12
2
2. InLEIDING Het vak Professional Skills is ervoor om studenten basisvaardigheden aan te leren voor binnen het bedrijfsleven. Binnen dit document geven wij inzicht in ons onderzoek over feedback geven. Wij zullen drie methodes uitlichten; Gein methode Sandwich methode 4G methode Wij zullen ook toelichten wat de voordelen en nadelen zijn van elke methode. Daarna zullen we ĂŠĂŠn methode kiezen om tijdens het project mee te werken. Binnen dit hoofdstuk geven we aan waarom we voor deze methode kiezen en wat de daar voordelen van zijn.
3
3. Communicatiemodel Dagelijks wordt er met en door ons gecommuniceerd, dit is dus een belangrijke factor in het leven. Als je communiceert heb je een zender en een ontvanger, de zender geeft een boodschap door en de ontvanger ontvangt deze boodschap. Soms kan het voor komen dat de boodschap anders of niet goed wordt gezonden of ontvangen, dan spreken we van ruis. Het communicatiemodel geeft de communicatie tussen de zender en ontvanger op een schematische manier weer.
Bron: N.v.t. Zorg voor beter. Geraadpleegd op 24 februari 2015, van: http://www.zorgvoorbeter.nl/images/PVZ/vindplaats/goedingesprek/ruis.gif Bron: Communicatiemodel. N.v.t. 27 mei 2014. Geraadpleegd op 24 Februari, van: http://nl.wikipedia.org/wiki/Communicatiemodel
Verbaal & Non-verbale communicatie Praten met elkaar is een vorm van verbale communicatie, maar je kan ook non-verbaal iets uitstralen. Dit doe je door een bepaalde houding aan te nemen of een emotie uit te stralen. Het gaat er niet alleen om wat je zegt, maar ook hoe je het zegt. Denk hierbij aan het volume van je stem, woordkeuzes, klemtonen, lichaamstaal en het tempo waarop je spreekt. Als je erg boos bent, maar heel zachtjes praat of een hele open houding hebt komt de boodschap niet echt over zoals je bedoeld had. Of als iemand je een compliment geeft en er vrolijk bij glimlacht, dan weet je dat iemand het meent. Terwijl als iemand je een compliment geeft en er (gemeen) bij grijnst, twijfel je aan de oprechtheid van de boodschap.
4
4. Feedback Methodes 4.1 GeIN Methode De GEIN-methode is een methode om feedback te geven. Deze methode richt zich vooral op het feedback geven in de ik-vorm. Verder geef je met de GEIN-methode vooral feedback over dingen die pas gebeurd zijn, er worden geen oude koeien uit de sloot gehaald. De GEIN-methode bestaat uit vier elementen: Gedrag, Effect, Ik en Nu. Gedrag: de feedback die je geeft gaat vooral over het gedrag van een persoon, maar niet over de persoon zelf. Effect: welk effect heeft dit gedrag op jou? Ik: feedback wordt altijd in de ik-vorm gegeven. Nu: de feedback wordt altijd zo snel mogelijk gegeven, er worden geen oude koeien uit de sloot gehaald. Dit is dus subjectieve feedback. De GEIN-methode is er dus niet voor om aan te geven dat je een persoon niet leuk vindt, maar om gedrag te analyseren en een oplossing proberen te bedenken. Het is een hele persoonlijke manier van feedback geven, omdat het geheel vanuit de ik-vorm is. Op deze manier voelt degene die de feedback ontvangt zich niet zo erg aangevallen als de feedback negatief is.
5
4.2 Sandwich Methode Sandwich methode is een manier van feedback geven waarbij je een negatieve boodschap wikkelt in twee posietive berichten. Als een persoon een bepaald gedrag vertoont/werkwijzen heeft wat niet geacepteerd wordt of gewenst is dan kan je een gesprek voorbereiden met de sandwich methode. Je geeft feedback op een assertieve manier. Vaak wordt feedback opgevat als kritiek en met deze methode beperk je het risico dat iemand het feedback niet in zich opneemt.
Sandwich feedback model. (2015, 30 maart). Geraadpleegd van http://www.mindacademy.nl/nlp/sandwich-feedback-model
Deze methode is vooral voor een leidinggevende om feedback te geven wanneer er iemand geen verbetering vertoont. Bij deze methode is een goede voorbereiding nodig dus het is niet geschikt voor feedback aan meerdere personen maar eerder voor ĂŠĂŠn persoon.
6
Je brengt eerst de ontvanger in een positieve stemming voordat je begint met feedback geven. Iemand die positief gestemd is, is eerder geneigd om mee te denken. Als tweede volgt de zaak wat verbeterd kan worden. Deze moeten objectief en zonder oordeel verwoordt worden. Verder geef je ook mogelijkheden om te verbeteren en sluit je af met nog een positieve aanmerking wat hij/zij al goed doet. Een lijst met regels om rekening mee te houden: 1. Geef feedback om de ander te laten groeien (intentie). 2. Feedback veroordeelt niet maar is een toevoeging in de richting van een verbetering. 3. Korte, specifieke feedback is veel effectiever en krachtiger dan lange algemene feedback. 4. Feedback dient gegeven te worden in de richting van gedrag zodat de ontvanger het concreet kan gebruiken. 5. Feedback heeft alleen zin wanneer de ontvanger feedback wil/kan ontvangen. 6. Gebruik het sandwich feedback model. 7. Begin met te benoemen wat er goed ging. -“Wat je erg goed deed, is ….” 8. Benoem wat er verbeterd kan (dient te) worden. - “Wat beter kan, is …” 9. Geef ten slotte je algemene positieve samenvatting. - “Over het algemeen vond ik het een goede …” - “Als je deze feedback integreert dan …” 10. De ontvanger luistert en neemt de feedback tot zich en sluit af met “Dank je wel”. Je wil: a. niet agressief of belerend overkomen, want je ziet elkaar als gelijken. b. niet passief overkomen, waardoor de ander denkt dat hij over je heen kan lopen; c. geen conflict veroorzaken, maar je feedback wel duidelijk overbrengen. Voordat je een gesprek kan aangaan met de sandwich methode zorg je er voor dat je voldoende voorbereidt bent. De sandwich methode is goed te gebruiken voor één op één feedback momenten en kan het beste gebruikt worden door een leiding gevende. Voor grote groepen waar er feedback gegeven moet worden op elkaar is deze methode niet te gebruiken omdat het teveel voorbereiding kost om per persoon feedback te geven. Gebruik deze methode vooral buiten een feedback moment als het blijkt dat het gedrag van één persoon snel moet veranderen om de goede sfeer van de groep te behouden.
7
4.3 4G Methode Binnen dit hoofdstuk ga ik toelichten wat de 4G methode is. De 4G feedback methode is een manieren om met teamgenoten gestructureerd feedback te geven. Hierin benoem je ongewenste gedrag van andere en wat voor gevolg het kan hebben op het project. De 4G methode bestaat uit vier G’s: - Gedrag - Gevoel - Gevolg - Gewenst1 Deze methode is bedoeld om met het gedrag aan te spreken van teamleden. De bedoeling van deze methode is om een gesprek te hebben die niet uit de hand loopt. Daarnaast worden er aan het eind het gesprek doelen opgesteld zodat het gedrag van de des betreffende teamlid verbeterd.
4G feedback methode. (2013, 01 april). Geraadpleegd van http://www.managementgoeroes.nl/hrm-modellen/4gfeedback-methode/
8
Om beter gegrip te hebben op de vier G’s ga ik nu ze stap voor stap kort toelicheten. Gedrag Je begint het gesprek altijd met het benoemen van de ongewenste gedrag. Het is wel belangrijk om vanuit je zelf te spreken. Dit omdat het een mening wordt en daar kan je moelijk tegenin. Iedereen mag namelijk een mening hebben. Gevoel Nadat je de gedrag hebt benoemd van de des betreffende persoon kan je hun vertellen wat voor gevoel dat jou geeft. Je spreekt van uit jezelf. Een voorbeeld kan zijn ‘Ik heb het gevoel dat je je werk niet leuk vind en dus niet gemotiveerd kan werken.’ Gevolg Nu ga je de gevolgen benaderen van de teamlids gedrag. Hier kun je weer vanuit jezelf spreken. Door bijvoorbeeld te zeggen ‘ik heb gemerkt dat andere teamleden meer werk op zich moeten nemen, dit kan tot ergeren leiden.’ Gewenst Nu kom je bij het eind van het feedback gesprek. Dit gesprek rond je af met het benoemen van gedrag die wel gewenst is. Je kunt samen met de teamlid haalbaar doelen opstellen waar hij/zij aan moet houden en zelf mee eens is.
9
5. Waarom de GEIN-methode? Uit onze analyse is naar voren gekomen dat (bijna) alle feedbackmethodes een variant zijn van de GEIN-methode. Omdat de GEIN-methode vaak aangedragen wordt door de HAN hebben wij deze gekozen, zodat er niet met “verschillende” feedbackmethodes gewerkt wordt. Wat wij uit onderzoek hebben gezien is dat alle methodes op elkaar lijken, ze focussen zich allemaal op dezelfde punten. De GEIN-methode richt zich vooral op het nu, op deze manier worden er dus geen oude koeien uit de sloot gehaald. Dit is belangrijk, want zo voorkom je onnodige discussies. Daarnaast gaat de GEIN-methode heel erg in op wat bepaalde situaties met jou doen en hoe dit jouw werk beïnvloed, zo kun je dus ook niet voor andere mensen gaan spreken. Feedback is persoonlijk en moet niet als een aanval gezien worden. Houd het dus bij jouw gevoelens en houd het vriendelijk. Het is niet de bedoeling dat er vanuit een feedbackmoment ruzies ontstaan. Wij willen graag het GEIN-methode tijdens het project integreren door tijdens feedback gespreken er van gebruik te maken. Bijvoorbeeld tijdens de IPV gesprekken kunnen wij goed gebruik maken van deze methode. Daarnaast kunnen we gebruik maken van de GEIN-methode tijdens conflicthanteringen.
10
Bronnen Essers, G. (2014, 14 augustus). Feedback geven: de sandwich methode. Geraadpleegd van http://assertief.nl/feedback-geven-sandwich-methode/ Infoteur, N. B. (2008, 18 november). De sandwichtechniek. Geraadpleegd van http://mensen-samenleving.infonu.nl/communicatie/25641-de-sandwichtechniek.html Partners, V. M. R. (2014, 24 februari). Theorie vijf basisregels en Communicatiemodellen. Geraadpleegd van http://www.vmrpartners.nl/vijf-basisregels-en-communicatiemodellen. pdf Raamstijn, N. B. (2014, 24 februari). GEIN-ige feedback. Geraadpleegd van http://www. raamstijn.nl/eenblogjeom/index.php/categorie-1/226-gein-ige-feedback Sandwich feedback model. (2015, 30 maart). Geraadpleegd van http://www.mindacademy. nl/nlp/sandwich-feedback-model 4G feedback methode. (2013, 01 april). Geraadpleegd van http://www.managementgoeroes. nl/hrm-modellen/4g-feedback-methode/ Vrijwilligerscentrale, W. M. (2014, 24 februari). Feedback. Geraadpleegd van http://www. vrijwilligerscentrale-wm.nl/wp-content/uploads/2013/09/Feedback-geven-en-ontvangen. pdf
11