TUTORIAL DE MICROSOFT ACCESS ¿Qué es Access? Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc) para manejarlos por medios de las consultas e informes. Permite a sus usuarios desarrollar sistemas de datos estructurados, homogéneos y fiables, organizados y almacenados de forma tabular, contenidos en archivos digitales con distintas extensiones, como: ".mdb", Access 2003 y versiones anteriores; ".mde", bases de datos protegidas; ".mdz", plantillas de Access; ".accdb" Access 2007 o versiones más recientes, entre otros tipos de archivos. Microsoft Office Access permite: ●
Introducir datos
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Almacenar datos
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Recuperar datos, y trabajar con ellos Puede ser usado en diferentes áreas, como:
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Empresarial
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Doméstico
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Contabilidad
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Educación
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Producción
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Salud
¿Para qué sirve en educación? Sirve para crear y administrar bases de datos, es decir, información o conjunto de datos relacionados que se encuentran agrupados y estructurados de manera específica. Le permite al maestro crear sus propios archivos con la cantidad que él desee de registros, realizar búsquedas (vía palabras claves) para poder capturar/recuperar la información, organizarla, manipularla y guardarla en una fuente de almacenamiento (por ejemplo en un disco flexible o disco duro), reordenarla, clasificarla de acuerdo a ciertos campos, seleccionar subconjuntos de registros y de campos dentro de los propios registros y
elaborar informes. Una base de datos puede manejar cualquier dato en forma de caracteres, bien sea texto o números.
¿Cómo ingresar a Access? Hay que ingresar a “Inicio”, “Microsoft Office”, “Access”, “base de datos del escritorio en blanco”, luego colocar un “nombre al archivo” y “aceptar” o “crear”.
¿Cómo generar una tabla? Para generar una tabla hay que ingresar a “crear”, seleccionar el botón “tabla”, luego hacer clic en “ver” (escuadra), donde aparecerán las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla: ●
Crear en Vista Diseño : permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla.
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Crear desde Asistente para tablas : el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.
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Crear ingresando datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los ampos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.
Luego colocarle un “nombre a la tabla” y “aceptar”.
Relaciones entre tablas Se pueden crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el panel Lista de campos . Access usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e informes. Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta. Para trabajar con registros de más de una tabla, se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. En la ventana Relaciones, se pueden especificar manualmente los campos que se desean combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Access suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.
¿Cómo se llaman los elementos de una tabla? Las tablas están compuestas por filas y columnas. Una fila es una continuación horizontal de celdas y una columna es una continuación vertical de celdas. A cada columna se le llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de información que contienen. Las filas en Access son denominadas registros. Cada registro corresponde a la información completa de un elemento.
Claves: ¿Qué son? ¿Para qué sirven?
La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo. Por ejemplo: Para la tabla alumnos se tiene que pensar que campo no se repite. Podría ser el campo nombre, pero el nombre no es algo único. Los campos nombre y apellidos juntos también se podrían repetir en algún caso. De modo que lo más indicado es crear un código único para cada alumno, o utilizar el número de documento como dato único que identifica al registro (DNI). Para asignar una a un campo, hay que hacer clic sobre el “nombre del campo” que será clave principal. En la pestaña Diseño de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botón “Clave principal” del grupo Herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. .
¿A qué llamamos formulario? ¿Para qué sirve? Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios. Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan. Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros juntos, o también se puede diseñar un formulario con un formato totalmente personalizado. En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas. Para crear un formulario se debe ingresar a “asistente para formularios”, luego se “seleccionan los campos”, se elige qué “distribución se le desea aplicar al formulario”, se le coloca un “nombre al formulario” y se hace clic en “finalizar”
¿Cómo generar una consulta? La consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinámica"; en esta hoja se encuentra la información extraída de las tablas. Pero la información no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. En determinados tipos de consulta se puede modificar la información de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene información. La consulta muestra lo que la tabla almacena según los criterios solicitados. Para generar una consulta hay que ingresar a “crear”, luego hacer clic en “diseño de consulta”, agregar todas las tablas, luego hacer doble clic a los campos que se desean y guardar con un nombre.
¿Porque es importante generar los criterios? En esta casilla se introduce la condición/es que debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta. Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresión de la casilla criterios. Dentro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio. Los criterios pueden introducirse en uno o más campos de una consulta. O incluso introducir varios criterios en un mismo campo. No es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. Todo depende de lo que se quiera pedir al programa. Dentro de la casilla criterio se escribe una expresión, bien de texto, numérica o numérica con operadores. Si no se incluye ningún operador con la expresión (texto o número) el programa actúa como si el operador fuera "=", y sólo habrá resultado en la búsqueda si existe un registro idéntico a la expresión del criterio.
¿Cómo generar un informe? ¿Para qué sirve? Para generar un informe hay que ingresar al “asistente para informes”, se coloca un “nombre a la tabla” , se seleccionan los campos y se hace clic en “finalizar”.
Un informe sirve para realizar listados por impresoras de los datos de una tabla. Estos listados se pueden personalizar o bien utilizar un asistente (parecido al de los formularios). De hecho, la función de los informes y los formularios es muy parecida: mejorar el aspecto de la tabla con colores, fondos, etc. La única diferencia, es que los formularios se utilizan para trabajar con la tabla en pantalla y los informes para realizar listados en la impresora.
YANINA SALVADOR ALEXIS ARREGUEZ