Podrecznik Użytkownika

Program P atnik

A1 9.01.001

Dokumentacja u ytkownika

Tytu dokumentu: Wersja: Data wydania: Dotyczy aplikacji:

Program P atnik – Dokumentacja u ytkownika 4.5 2013-11-06 P atnik

A1 9.01.001

Spis tre$ci WST P ...................................................................................................................................................................7 1.1 1.2

DOKUMENTACJA PROGRAMU .................................................................................................................7 JAK KORZYSTA3 Z PODR4CZNIKA?.........................................................................................................7

OGÓLNY OPIS PROGRAMU...........................................................................................................................11 2.1 2.2 2.3

CO NOWEGO W WERSJI 9.01.001? ........................................................................................................13 POJ4CIA U8YWANE W PROGRAMIE .......................................................................................................14 PODSTAWY PRAWNE ............................................................................................................................16

OGÓLNE ZASADY OBS.UGI PROGRAMU.................................................................................................19 3.1 3.2 3.2.1 3.3 3.4 3.4.1 3.4.2

STANDARDOWE ELEMENTY PROGRAMU ...............................................................................................19 ROZPOCZ4CIE I ZAKO:CZENIE PRACY Z PROGRAMEM ..........................................................................24 Zako;czenie pracy z programem ...................................................................................................25 KOMUNIKATY PROGRAMU P ATNIK .....................................................................................................25 PRZEGL=DANIE I AKTUALIZACJA DANYCH ...........................................................................................26 Filtrowanie danych.........................................................................................................................28 Zastosowanie s owników ...............................................................................................................31

ZADANIA U0YTKOWNIKA ............................................................................................................................33 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 4.5.4 4.5.5 4.5.6 4.5.7 4.6 4.7

OGÓLNY SCENARIUSZ PRACY Z PROGRAMEM P ATNIK.........................................................................33 Ma y p atnik ...................................................................................................................................34 Fredni i du y P atnik ......................................................................................................................36 P atnik upowa niony – np. Biuro rachunkowe...............................................................................38 STATUSY W PROGRAMIE PHATNIK........................................................................................................40 Statusy dokumentów ......................................................................................................................40 Statusy weryfikacji.........................................................................................................................42 JAK WPROWADZI3 DANE UBEZPIECZONYCH DO REJESTRU? .................................................................42 Jak utworzyJ kartotekK ubezpieczonego? ......................................................................................43 Jak wykonaJ zasilenie inicjalne kartotek ubezpieczonych? ...........................................................43 Jak utworzyJ kartoteki ubezpieczonych, wykonujNc import dokumentów? .................................45 Jak zasiliJ kartoteki ubezpieczonych danymi o oddzia ach NFZ? .................................................45 JAK WCZYTA3 DANE Z SYSTEMU ZEWN4TRZNEGO? .............................................................................46 JAK PRZYGOTOWA3 DOKUMENTY UBEZPIECZENIOWE?........................................................................46 Przygotowanie dokumentów zg oszeniowych p atnika..................................................................47 Przygotowanie dokumentów zg oszeniowych ubezpieczonego .....................................................48 Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - raportów imiennych ...........................................49 Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - deklaracji rozliczeniowej...................................52 Przygotowanie dokumentu ZUS ZSWA ........................................................................................53 Przygotowanie dokumentu ZUS IWA............................................................................................53 Przygotowanie informacji dla osoby ubezpieczonej ......................................................................54 JAK PRZYGOTOWA3 DOKUMENTY KORYGUJ=CE? ................................................................................54 JAK TWORZY3 I WYSYHA3 DOKUMENTY ROZLICZENIOWE DLA RÓ8NYCH PRZEDZIAHÓW NUMERÓW IDENTYFIKATORÓW?...........................................................................................................................................56 4.8 JAK TWORZY3 I WYSYHA3 DOKUMENTY Z RÓ8NYCH OKRESÓW ROZLICZENIOWYCH?..........................56 4.9 JAK PRZYGOTOWA3 I WYSHA3 ZESTAW DOKUMENTÓW? .....................................................................57 4.9.1 Jak przygotowaJ dokumenty do wys ania? ....................................................................................58 4.9.2 Jak wydrukowaJ zestaw dokumentów i przekazaJ w postaci papierowej?....................................59 4.9.3 Jak przystNpiJ do elektronicznej komunikacji z ZUS?...................................................................59 4.9.4 Jak pobraJ dane z ZUS...................................................................................................................60 4.9.5 Jak wys aJ zestaw dokumentów do ZUS?......................................................................................61 4.9.5.1 4.9.5.2 4.9.5.3

4.9.6

Jak potwierdziJ elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS? ...............................................64

4.9.6.1 4.9.6.2

4.10

Spis tre ci

Jak wys aJ dokumenty bezpo$rednio z programu? ....................................................................................62 Jak przekazaJ dokumenty przy wykorzystaniu WWW? ............................................................................63 Jak przekazaJ dokumenty na p ycie CD?...................................................................................................64 Jak pobraJ potwierdzenie bezpo$rednio z programu P ATNIK?..................................................................65 Jak pobraJ potwierdzenie przy wykorzystaniu WWW? ............................................................................65

JAK PRZEKAZYWA3 DOKUMENTY INNYCH PHATNIKÓW?......................................................................66

3

4.10.1 4.10.2

Ka dy za siebie ..............................................................................................................................66 Podmiot upowa niony....................................................................................................................68

FUNKCJE PROGRAMU....................................................................................................................................69 5.1 OBSHUGA DANYCH PHATNIKA ..............................................................................................................69 5.1.1 Wprowadzenie danych p atnika .....................................................................................................70 5.1.1.1 5.1.1.2

Dodanie stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe ...........................................................72 Dodawanie numerów rachunków bankowych ...........................................................................................73

5.1.2 Dodanie warto$ci do s owników w kartotece p atnika ...................................................................74 5.1.3 Nadanie p atnikowi uprawnienia podmiotu upowa nionego .........................................................76 5.1.4 PrzeglNdanie danych w kartotece p atnika .....................................................................................78 5.1.5 Edycja danych p atnika ..................................................................................................................79 5.1.6 Weryfikacja danych p atnika..........................................................................................................80 5.1.7 Tworzenie dokumentów p atnika z poziomu kartoteki ..................................................................81 5.2 OBSHUGA DANYCH UBEZPIECZONEGO .................................................................................................82 5.2.1 Potwierdzanie danych p atnika i ubezpieczonych z rejestrem w ZUS. ..........................................83 5.2.2 Anulowanie potwierdzenia danych p atnika i ubezpieczonych z rejestrem w ZUS .......................88 5.2.3 Zasilanie kartotek ubezpieczonych ................................................................................................89 5.2.4 Dodanie ubezpieczonego do rejestru..............................................................................................89 5.2.5 PrzeglNdanie danych w kartotece ubezpieczonego.........................................................................91 5.2.6 Edycja danych ubezpieczonego......................................................................................................92 5.2.6.1

5.2.7 5.2.8 5.2.9 5.2.10 5.2.11 5.2.12 5.2.12.1 5.2.12.2

Atrybuty ubezpieczonego ..........................................................................................................................93

Tworzenie Informacji dla osoby ubezpieczonej.............................................................................95 Tworzenie dokumentów ubezpieczonego z poziomu kartoteki......................................................98 Weryfikacja danych ubezpieczonego .............................................................................................98 UsuniKcie danych ubezpieczonego.................................................................................................99 Filtr ubezpieczonych ....................................................................................................................101 HNczenie kartotek ubezpieczonych...............................................................................................102 Automatyczne Nczenie kartotek ubezpieczonego....................................................................................103 RKczne Nczenie kartotek ubezpieczonego ...............................................................................................105

5.2.13 Aktualizacja statusu ubezpieczonych w kartotece........................................................................107 5.2.14 Informacja o udostKpnieniu danych osobowych ..........................................................................111 5.3 OBSHUGA DOKUMENTÓW UBEZPIECZENIOWYCH ...............................................................................112 5.3.1 Utworzenie dokumentu ................................................................................................................114 5.3.2 PrzeglNdanie dokumentów ...........................................................................................................116 5.3.3 Edycja dokumentu........................................................................................................................117 5.3.3.1

5.3.4 5.3.5 5.3.6 5.3.7 5.3.7.1 5.3.7.2 5.3.7.3

5.3.8 5.3.9 5.3.9.1

5.3.10 5.3.11 5.3.12 5.3.13 5.3.14 5.3.15 5.3.16 5.3.17 5.3.18 5.3.19 5.3.19.1 5.3.19.2

Oznaczanie raportów imiennych do wysy ki ...........................................................................................117

Poka zestaw z dokumentem........................................................................................................119 Poka kartotekK ubezpieczonego..................................................................................................119 UsuniKcie dokumentu...................................................................................................................120 Drukowanie dokumentów ............................................................................................................121 Drukowanie otwartego dokumentu..........................................................................................................122 Drukowanie wybranych pozycji raportu..................................................................................................123 Drukowanie dokumentu z widoku ...........................................................................................................123

PodglNd wydruku dokumentu.......................................................................................................123 Weryfikacja dokumentu ...............................................................................................................124 Drukowanie raportu z weryfikacji ...........................................................................................................125

Weryfikacja zale no$ci ................................................................................................................126 Dodawanie dokumentów do zestawu ...........................................................................................127 Aktualizacja danych p atnika na podstawie kartoteki p atnika.....................................................127 Aktualizacja danych ubezpieczonego w dokumencie ..................................................................128 Filtr dokumentów .........................................................................................................................130 Kreator dokumentów rozliczeniowych.........................................................................................131 Kreator dokumentów ZUS ZSWA ...............................................................................................134 Kopiowanie dokumentu ...............................................................................................................136 Kopiowanie i wklejanie bloków wielokrotnych...........................................................................137 Operacje na dokumentach ............................................................................................................138 Dodawanie i usuwanie kolumn w obszarze roboczym ............................................................................139 Sortowanie dokumentów w obszarze roboczym......................................................................................140

5.4 KREATOR ZASILANIA INICJALNEGO ...................................................................................................141 5.5 IMPORT DOKUMENTÓW ......................................................................................................................145 5.5.1 Wczytanie wszystkich dokumentów ............................................................................................146

4

Dokumentacja u ytkownika

5.5.2 5.5.3 5.5.3.1

Import dokumentów nowych .......................................................................................................150 Import dokumentów aktualizujNcych ...........................................................................................152 Wyja$nianie sytuacji niejednoznacznych podczas importu z aktualizacjN...............................................153

5.5.4 Import dokumentów nowych i aktualizujNcych ...........................................................................157 5.6 OBSHUGA ZESTAWÓW DOKUMENTÓW................................................................................................158 5.6.1 Utworzenie nowego zestawu dokumentów ..................................................................................159 5.6.2 Pobieranie danych z ZUS .............................................................................................................161 5.6.3 Wys anie zestawu dokumentów ...................................................................................................164 5.6.3.1 5.6.3.2 5.6.3.3

5.6.4 5.6.5 5.6.6 5.6.7 5.6.8 5.6.9 5.6.10 5.6.10.1 5.6.10.2

5.6.11 5.6.12 5.6.13 5.6.13.1 5.6.13.2

Wydruk....................................................................................................................................................166 Wys anie zestawu dokumentów bezpo$rednio z programu......................................................................168 Przygotowanie zestawu do samodzielnego wys ania...............................................................................172

Anulowanie wys ania zestawu .....................................................................................................174 Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony ......................................................................................176 Wprowadzenie identyfikatora przesy ki.......................................................................................178 Pobieranie potwierdzenia .............................................................................................................179 Rejestrowanie potwierdzenia z pliku............................................................................................181 Usuwanie zestawu dokumentów ..................................................................................................183 PrzeglNdanie zestawów dokumentów...........................................................................................184 Wy$wietlanie szczegó ów zestawu ..........................................................................................................184 Filtrowanie zestawów dokumentów ........................................................................................................185

Zapis zestawu dokumentów do pliku ...........................................................................................186 Raporty o wysy ce i potwierdzeniu ..............................................................................................187 Obs uga przesy ek wielu p atników .............................................................................................188 Kreator grupowego wysy ania zestawów do ZUS ...................................................................................188 Kreator grupowego potwierdzania zestawów ..........................................................................................194

5.7 OBSHUGA PRZESYHEK ........................................................................................................................197 5.7.1 Pobranie przesy ek z ZUS ............................................................................................................197 5.7.2 Pobranie przesy ki z pliku ............................................................................................................198 5.7.3 Rejestracja przesy ki pobranej......................................................................................................200 5.7.4 Usuwanie przesy ki pobranej .......................................................................................................200 5.7.5 PrzeglNdanie przesy ki pobranej...................................................................................................201 5.7.5.1 5.7.5.2

5.7.6 5.7.6.1 5.7.6.2

Wy$wietlanie szczegó ów........................................................................................................................201 Filtrowanie przesy ek pobranych.............................................................................................................202

PrzeglNdanie przesy ki zarejestrowanej........................................................................................202 Wy$wietlanie szczegó ów........................................................................................................................202 Filtrowanie przesy ek zarejestrowanych ..................................................................................................207

5.8 OBSHUGA DOKUMENTÓW PHATNICZYCH ............................................................................................207 5.8.1 Drukowanie przelewów bankowych ............................................................................................208 5.8.2 Kreator dokumentów p atniczych ................................................................................................209 5.9 INFORMACJA MIESI4CZNA I INFORMACJA ROCZNA DLA UBEZPIECZONEGO.......................................213 5.10 OBSHUGA CERTYFIKATÓW .................................................................................................................217 5.10.1 Weryfikacja wstKpna danych przekazu elektronicznego ..............................................................219 5.10.2 Pobieranie certyfikatu ZUS ..........................................................................................................222 5.10.3 Rejestracja certyfikatu..................................................................................................................223 5.10.3.1 5.10.3.2

5.10.4 5.10.4.1

5.10.5 5.10.5.1 5.10.5.2

5.10.6 5.10.7 5.10.8 5.10.8.1 5.10.8.2

Rejestracja certyfikatu Narodowego centrum certyfikacji przeznaczonego do podpisu ..........................225 Rejestracja certyfikatów innych typów....................................................................................................226

Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego .....................................................................................227 Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego.................................................................................................228

Weryfikacja certyfikatu................................................................................................................230 Weryfikacja certyfikatu Narodowego centrum certyfikacji .....................................................................231 Weryfikacja certyfikatów innych typów..................................................................................................232

Zapisanie certyfikatu do pliku......................................................................................................232 Usuwanie certyfikatów.................................................................................................................234 PrzeglNdanie certyfikatów ............................................................................................................234 Wy$wietlanie szczegó ów certyfikatów...................................................................................................235 Filtrowanie certyfikatów..........................................................................................................................237

5.11 OBSHUGA LIST CRL...........................................................................................................................238 5.11.1 Pobieranie list CRL ......................................................................................................................240 5.11.2 Rejestracja listy CRL ...................................................................................................................243 5.11.3 Weryfikacja listy CRL .................................................................................................................244 5.11.4 Usuwanie list CRL .......................................................................................................................245 5.11.5 PrzeglNdanie list CRL...................................................................................................................246

Spis tre ci

5

5.11.5.1

Wy$wietlanie szczegó ów list CRL .........................................................................................................246

5.12 OBSHUGA WIADOMOFCI .....................................................................................................................248 5.12.1 Usuwanie wiadomo$ci..................................................................................................................249 5.12.2 PrzeglNdanie wiadomo$ci .............................................................................................................249 5.12.2.1 5.12.2.2

Wy$wietlanie szczegó ów wiadomo$ci....................................................................................................250 Filtrowanie wiadomo$ci...........................................................................................................................250

5.13 POTWIERDZENIA HISTORYCZNE .........................................................................................................251 5.14 OBSHUGA KOMUNIKATÓW Z ZUS ......................................................................................................251 5.14.1 Rejestracja komunikatu ................................................................................................................252 5.14.2 PrzeglNdanie komunikatów z ZUS ...............................................................................................253 5.14.3 Filtrowanie komunikatów ............................................................................................................253 5.14.4 Wydruk komunikatu.....................................................................................................................254 5.14.5 Kontrola przeczytania komunikatu ..............................................................................................254 S.OWNIK POJ 7 I SKRÓTÓW ...................................................................................................................256 6.1 6.2

SHOWNIK POJ43 .................................................................................................................................256 SKRÓTY KLAWISZOWE .......................................................................................................................264

INDEKS ..............................................................................................................................................................266

6

Dokumentacja u ytkownika

1 Rozdzia

WST P PodrKcznik ten jest przeznaczony dla u ytkowników programu P ATNIK 9.01.001. Przedstawiony jest w nim ogólny opis programu, jego struktura oraz zasady obowiNzujNce podczas pracy z programem.

1.1

Dokumentacja programu Dokumentacja programu sk ada siK z nastKpujNcych czK$ci: • Dokumentacja administratora – zawiera opis instalacji i konfiguracji programu oraz pozosta ych zada; administratora, • Dokumentacja u ytkownika – niniejszy dokument.

1.2

Jak korzysta z podr cznika?

Dokumentacja u ytkownika podzielona jest na piKJ czK$ci. Pierwsza czK$J zawiera podstawowe informacje o podrKczniku i jego miejscu w ca ej dokumentacji programu P ATNIK. W czK$ci drugiej przedstawiony jest ogólny opis programu i jego zada;, a w trzeciej – ogólne zasady obs ugi programu.

Zadania u ytkownika sN omówione w czK$ci czwartej w formie opisów schematów postKpowania w sytuacjach typowych w pracy u ytkownika programu. W kolejnej, piNtej czK$ci omówione sN wszystkie funkcje programu.

Wst p

7

U ytkownik mo e wiKc dotrzeJ do potrzebnych mu informacji w dwojaki sposób: albo szukajNc ich w rozdziale 4., gdzie punktem wyj$cia sN typowe zadania u ytkownika programu P ATNIK, a przy opisach poszczególnych czynno$ci sN odno$niki do rozdzia ów zawierajNcych dok adne omówienie sposobu wykonania, lub te w rozdziale 5., zawierajNcym dok adne opisy wszystkich funkcji programu. Wyszukiwanie u atwia równie szczegó owy spis tre$ci.

Konsekwentne stosowanie w dokumencie ró nego rodzaju oznacze;, jak wyró nienia w tek$cie, sposoby zapisu klawiszy, elementy graficzne, a tak e jednolita terminologia u atwiajN poszukiwanie i zrozumienie potrzebnych informacji. Poni ej przedstawiono stosowane oznaczenia, symbole graficzne i przyjKte konwencje zapisu klawiszy oraz wyja$niono ich znaczenie lub sposób interpretacji.

Stosowane style czcionek Nazwy poszczególnych elementów programu (takich jak okna, przyciski, komunikaty) sN wyró niane stylem czcionki: Styl czcionki

Znaczenie

P ATNIK

Nazwa aplikacji lub programu.

Kartoteka ubezpieczonych

Oznaczenie nazwy okna.

Start

Oznaczenie polecenia w menu oraz przycisków na pasku narzKdzi.

ENTER

Oznaczenie klawiaturze.

Zapisz

Oznaczenie przycisku.

Czy nadpisa! katalog?

istniej"cy

Nie wolno

klawisza

na

Tekst komunikatu programu.

Oznaczenie wa nej tre$ci opisu.

Stosowane symbole W dokumencie stosowane sN nastKpujNce symbole graficzne: Symbol

Znaczenie Uwaga bardzo wa na dla realizacji zadania.

Informacja pomocnicza.

8

Dokumentacja u ytkownika

Przyk ad.

Ikona.

Stosowane konwencje zapisu Do oznaczenia kombinacji i sekwencji klawiszy przyjKto nastKpujNcN konwencjK:

Wst p

KLAWISZ 1 + KLAWISZ 2

Znak plus (+) pomiKdzy symbolami klawiszy oznacza, e podczas naciskania drugiego klawisza klawisz pierwszy nale y trzymaJ w pozycji wci$niKtej. Na przyk ad polecenie: „naci$nij klawisz ALT + ESC” oznacza, e nale y trzymaJ wci$niKty klawisz ALT i nacisnNJ równocze$nie klawisz ESC, a nastKpnie zwolniJ oba. Je$li znakiem plus bKdN rozdzielone wiKcej ni dwa klawisze, to oznacza to, e wszystkie wymienione klawisze muszN byJ wciskane w tym samym momencie.

KLAWISZ 1, KLAWISZ 2

Przecinek (,) pomiKdzy symbolami klawiszy oznacza przyci$niKcie i zwolnienie klawiszy kolejno, jeden po drugim. Na przyk ad polecenie „naci$nij klawisze ALT, F” oznacza, e nale y przycisnNJ i zwolniJ klawisz ALT, a nastKpnie przycisnNJ i zwolniJ klawisz F.

9

2 Rozdzia

OGÓLNY OPIS PROGRAMU Celem programu P ATNIK 9.01.001 jest zapewnienie pe nej obs ugi dokumentów ubezpieczeniowych i wymiany informacji z ZUS. Program P ATNIK 9.01.001 przeznaczony jest do instalowania i u ytkowania przez p atników sk adek oraz podmiotów upowa nionych, w tym pracowników biur rachunkowych, którzy instalujN program P ATNIK po raz pierwszy, lub wcze$niej u ywali poprzednich wersji programu.

Ogólny opis programu

11

Aktualna wersja programu pozwala miKdzy innymi na: • • • • • • • • • • • •

• • • •

manualnN rejestracjK danych w dokumentach ubezpieczeniowych, automatycznN komunikacjK z ZUS i pobieranie danych z kont p atnika i ubezpieczonych znajdujNcych siK w KSI ZUS, zasielnie dokumentów ubezpieczeniowych przygotowanych wcze$niej w systemach kadrowo-p acowych, automatyczne wykorzystanie danych p atnika i ubezpieczonych do przygotowania dokumentów ubezpieczeniowych, weryfikacjK przygotowywanych dokumentów ubezpieczeniowych oraz przygotowanie raportu o wynikach weryfikacji, automatyczne tworzenie dokumentów rozliczeniowych na podstawie dokumentów z innego miesiNca, wyliczanie warto$ci w poszczególnych dokumentach rozliczeniowych, wy$wietlanie zawarto$ci elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych, drukowanie dokumentów zg oszeniowych i rozliczeniowych wraz z numerem wersji zamieszczonym w nag ówku, drukowanie przelewów bankowych i dokumentów wp aty, przygotowywanie przelewów bankowych w formacie pliku tekstowego, automatyczne tworzenie i drukowanie Informacji miesiKcznych i Informacji rocznych dla ubezpieczonego, zawierajNcych m.in. informacje o nale nych sk adkach na ubezpieczenia spo eczne i ubezpieczenie zdrowotne, zestawienie wyp aconych $wiadcze; i okresów przerw oraz dane o oddziale NFZ, do którego odprowadzana jest sk adka na ubezpieczenie zdrowotne, przygotowanie i weryfikacjK zestawów dokumentów ubezpieczeniowych, wysy kK i potwierdzenie zestawów dokumentów oraz rejestracjK informacji o stanie przetworzenia dokumentów w KSI ZUS, automatycznN weryfikacjK i aktualizacjK komponentów niezbKdnych do prawid owego funkcjonowania weryfikacji w programie P atnik, obs ugK certyfikatów niezbKdnych do elektronicznej wymiany dokumentów z ZUS,

tak, aby umo liwiJ przygotowanie dokumentów ubezpieczeniowych, zarówno w postaci elektronicznej (z zapewnieniem uwierzytelnienia, poufno$ci i integralno$ci danych) jak i wersji papierowej oraz ich poprawne przekazanie do ZUS. Aktualna wersja programu jest przeznaczona dla tych p atników, którzy chcN przygotowaJ i wydrukowaJ lub wys aJ elektronicznie dokumenty zg oszeniowe i rozliczeniowe oraz ich korekty. W celu u atwienia prac zwiNzanych z utworzeniem dokumentów udostKpniono mechanizm pobrania (importu) danych wygenerowanych z systemów kadrowop acowych. Program umo liwia wyliczanie warto$ci w dokumentach na podstawie wprowadzonych danych, weryfikacjK dokumentów oraz wydruk przygotowanych dokumentów.

12

Dokumentacja u ytkownika

2.1 Co nowego w wersji 9.01.001?

Wersja 9.01.001 programu P ATNIK powsta a w celu zapewnienia poprawno$ci danych wykazywanych w dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych do ZUS przez p atników sk adek.

Zakres zmian Programu obejmuje: 1. Dodanie funkcji pobierania danych z ZUS. System umo liwia pobranie danych zapisanych na kontach p atnika i ubezpieczonych w ZUS oraz aktualizacjK na tej podstawie kartotek programu P atnik. Dodatkowo system umo liwia pobranie aktualnych parametrów konfiguracyjnych dla programu P atnik publikowanych przez ZUS, wymaganych do poprawnej pracy systemu weryfikacji. Odbiór danych p atnika i ubezpieczonych mo liwy jest po podpisaniu o$wiadczenia o prawie do jego odbioru, oraz przekazaniu niezbKdnych do uwierzytelnienia danych z dokumentów przekazanych do ZUS. Dane mogN byJ pobierane: • przy starcie programu (wg harmonogramu co kilka dni);

zdefiniowanego

w

ustawieniach

• na Ndanie u ytkownika (po wybraniu odpowiedniego polecenia w menu); • przed wysy kN zestawu (podczas weryfikacji dokumentów program w niektórych przypadkach bKdzie wymusza pobranie aktualnych danych z ZUS w celu dokonania weryfikacji nowych dokumentów); • przed utworzeniem Informacji dla ubezpieczonego.

Domy$lnie program pobiera dane wszystkich ubezpieczonych, którzy byli zg aszani lub rozliczani na bie Nco. Dla p atników, którzy dokonujN zg osze; odrKbnie za pracowników i $wiadczeniobiorców przewidziano mo liwo$J wyboru docelowej grupy ubezpieczonych, dla których program powinien pobraJ dane. Proces pobierania danych ko;czy siK raportem prezentujNcym zakres danych, który podlega aktualizacji. W raporcie zawarte sN zarówno dane sprzed zmiany jak i warto$ci po wykonanej zmianie.

2. Poszerzenie zawarto$ci kartotek p atnika i ubezpieczonych tak, aby mo liwe by o przechowywanie danych pobranych z ZUS, przy czym zarówno miejsca przechowywania danych jak i same dane pobrane z ZUS nie podlegajN modyfikacji.

3. ZwiKkszenie zakresu weryfikacji dokumentów oraz krytyczno$ci b Kdów wykrywanych w dokumentach ubezpieczeniowych, w szczególno$ci w oparciu o dane i parametry pobrane z ZUS niezbKdne do wykonania szczegó owych weryfikacji, m.in. w zakresie: • poprawno$ci sk adanych wyrejestrowa; z ubezpiecze; w oparciu o zg oszony wcze$niej kod tytu u ubezpieczenia, tzn. nie jest mo liwe z o enie dokumentu wyrejestrowujNcego z kodem tytu u, który wcze$niej nie zosta zg oszony; • poprawno$ci danych identyfikacyjnych p atnika i ubezpieczonego zawartych w dokumentach ubezpieczeniowych, w szczególno$ci w oparciu o Centralny Rejestr Ubezpieczonych i P atników oraz RU PESEL;

Ogólny opis programu

13

• poprawnego wyliczania kwot sk adek na poszczególne ubezpieczenia i poszerzenia zawarto$ci kartotek p atnika i ubezpieczonych tak, aby mo liwe by o przechowywanie danych pobranych z ZUS, przy czym zarówno miejsca przechowywania danych jak i same dane pobrane z ZUS nie podlegajN modyfikacji; a w oparciu o wskaVniki ZUS, w szczególno$ci w zakresie sk adki na ubezpieczenie wypadkowe, liczonej na podstawie stopy bazowej nadawanej przez ZUS; • poprawno$ci wykazywanych podstaw wymiaru sk adek w dokumentach rozliczeniowych, w szczególno$ci dotyczy to tytu ów do ubezpiecze;, dla których w ustawie okre$lona zosta a górna lub dolna wysoko$J. 4. Wprowadzenie nowych zasad weryfikacji, które kwalifikujN dokumenty do dodatkowej kontroli w ZUS, przed skierowaniem ich do przetworzenia i zapisania danych w nich zawartych na koncie p atnika i ubezpieczonych.

5. Dodanie funkcjonalno$ci umo liwiajNcej rejestracjK informacji o stanie przetworzenia dokumentów wys anych do ZUS, poprzez: • aktualizacjK stanu przetworzenia lub odrzucenia dokumentów przez ZUS; • wprowadzenie dodatkowych informacji prezentujNcych wyniki weryfikacji wykonane przez ZUS na etapie przetwarzania dokumentów.

6. Rozszerzenie zakresu Vróde finansowania sk adek na dokumentach rozliczeniowych ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RZA. 7. Mo liwo$J utworzenia nowych dokumentów: Informacja miesiKczna i Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej, w zamian za dotychczasowy dokument ZUS RMUA Raport dla osoby ubezpieczonej.

8. Zmiany w mechanizmach wysy ania dokumentów ubezpieczeniowych: • blokowanie w okre$lonych sytuacjach wysy ki dokumentów do ZUS; • umo liwienie oznaczenia kolejno$ci przetworzenia dokumentów: wyrejestrowania ZUS ZWUA i zg osze; ZUS ZUA/ZUS ZZA m.in. w sytuacji, gdy dokumenty te zosta y przygotowane w celu zmiany okresu podlegania lub rodzajów ubezpiecze;; • dodanie funkcjonalno$ci blokowania przekazywania do ZUS dokumentów zg oszeniowych i rozliczeniowych w tej samej przesy ce.

9. Dodanie automatycznej weryfikacji i aktualizacji komponentów programu niezbKdnych do wykonania prawid owej weryfikacji dokumentów przekazywanych do ZUS.

2.2 Poj cia u&ywane w programie Poni ej zamieszczone sN definicje pojKJ u ywanych w programie i dokumentacji u ytkownika. Znajomo$J ich jest konieczna do poznania i zrozumienia dzia ania programu.

14

Dokumentacja u ytkownika

Atrybuty ubezpieczonego – dwa dodatkowe identyfikatory, za pomocN których ka dy ubezpieczony mo e byJ identyfikowany w bazie programu P ATNIK. MogN one s u yJ do grupowania ubezpieczonych, na przyk ad w podziale na oddzia y, co usprawni proces przetwarzania. Do u ytkownika nale y równie okre$lenie nazw obu dodatkowych identyfikatorów.

Baza danych programu P ATNIK – miejsce przechowywania wszystkich danych programu – od danych p atników poprzez dane zarejestrowanych w niej ubezpieczonych oraz dane zawarte we wszystkich dokumentach.

Certyfikat (certyfikat klucza publicznego) – dokument elektroniczny podpisany przez Centrum Certyfikacji, zawierajNcy klucz publiczny oraz dane w a$ciciela certyfikatu.

Certyfikat kwalifikowany – Certyfikat wydany przez kwalifikowane centrum certyfikacji, spe niajNcy wymogi okre$lone w ustawie o podpisie elektronicznym.

Dziennik operacji – dokument, w którym zapisywane sN wszystkie najwa niejsze zdarzenia wykonywane w programie i wy$wietlane w postaci listy. Administrator programu mo e przeglNdaJ wszystkie zdarzenia zarejestrowane w programie, a u ytkownik tylko swoje.

Elektroniczna Wymiana Dokumentów (EWD) – system komunikacji bazujNcy na minimalnych standardach okre$lonych w ustawie o informatyzacji dzia alno$ci podmiotów realizujNcych zadania publiczne.

Kartoteka p atnika – zbiór szczegó owych informacji o p atniku – miKdzy innymi jego dane identyfikacyjne wystKpujNce w ka dym dokumencie ubezpieczeniowym. Poza tym w kartotece przechowywane sN dane adresowe, stopa procentowa sk adki na ubezpieczenie wypadkowe, numery kont bankowych oraz historyczne dane identyfikacyjne.

Kartoteka pojedyAczego ubezpieczonego – zbiór szczegó owych informacji o jednym ubezpieczonym; sk ada siK z nastKpujNcych bloków danych: • • • •

dane identyfikacyjne ubezpieczonego, atrybuty osoby ubezpieczonej, dane o oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia, dane adresowe, • historyczne dane identyfikacyjne.

Lista CRL – lista certyfikatów uniewa nionych (ang. Certificate Revocation List). Listy CRL majN zapobiegaJ sytuacjom, w których strony uczestniczNce w komunikacji bKdN pos ugiwa y siK niewa nymi certyfikatami.

Osoba prawna – osoba prawna w programie, w dokumentacji i w pomocy elektronicznej jest rozumiana jako: osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadajNca osobowo$ci prawnej.

Ogólny opis programu

15

Przekaz elektroniczny – czK$J programu P ATNIK, umo liwiajNca u ytkownikowi wysy anie zaszyfrowanych dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS, odbieranie potwierdze; z ZUS oraz obs ugK certyfikatów, list CRL i wiadomo$ci wymienianych z Centrum Certyfikacji.

Rejestr dokumentów (widok Wszystkie dokumenty) – lista wszystkich zarejestrowanych dokumentów ubezpieczeniowych danego p atnika. Z poziomu rejestru dokumentów u ytkownik ma dostKp do wszystkich operacji dotyczNcych obs ugi dokumentów ubezpieczeniowych. Spo$ród wszystkich dokumentów w rejestrze mo e on za pomocN filtrów wybieraJ tylko te, które go w danym momencie interesujN. Rejestr p atników – zbiór danych o wszystkich p atnikach zarejestrowanych w programie (jest to zbiór wszystkich Kartotek p atników). W programie P atnik mo liwe jest zarejestrowanie wielu p atników, ale bie Nca praca odbywa siK tylko z jednym. Rejestr p atników umo liwia wybór kontekstu pracy oraz pozwala na dodawanie (w szczególnych przypadkach usuwanie) danych p atników oraz ich modyfikacje.

Je eli u ytkownik programu P ATNIK przygotowuje i przesy a do ZUS dokumenty tylko za jednego p atnika sk adek, w Rejestrze p atników bKdN wprowadzone dane tylko tego jednego p atnika.

Rejestr ubezpieczonych – zbiór danych o wszystkich ubezpieczonych obs ugiwanych w ramach jednego p atnika sk adek. Rejestr ten stanowi zbiór informacji o poszczególnych ubezpieczonych, przy czym dane ka dego ubezpieczonego zgromadzone sN w kartotece.

Zestaw dokumentów – dokumenty przesy ane do ZUS (w postaci elektronicznej lub papierowej) paczkami, które w programie P ATNIK nazywane sN zestawami. Zestaw taki pozwala na grupowanie dokumentów, które jednocze$nie sN przekazywane do ZUS.

2.3 Podstawy prawne Zasady dzia ania programu P ATNIK sN zgodne w szczególno$ci z nastKpujNcymi przepisami:

16

•

ustawN z dnia 13 paVdziernika 1998 r. o systemie ubezpiecze; spo ecznych (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 205 poz. 1585 z póVn. zm.),

•

ustawN z dnia 27 sierpnia 2004r. o $wiadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze $rodków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z póVn. zm.),

•

rozporzNdzeniem Ministra Pracy i Polityki Spo ecznej z dnia 23 paVdziernika 2009 r. w sprawie okre$lenia wzorów zg osze; do ubezpiecze; spo ecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesiKcznych i imiennych raportów miesiKcznych korygujNcych, zg osze; p atnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujNcych,

Dokumentacja u ytkownika

zg osze; danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz. U. Nr 186, poz. 1444 z póVn. zm.), •

rozporzNdzeniem Rady Ministrów z dnia 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegó owych zasad i trybu postKpowania w sprawach rozliczania sk adek, do których poboru jest zobowiNzany Zak ad Ubezpiecze; Spo ecznych (Dz. U. Nr 78, poz. 465 z póVn. zm.),

•

ustawN z dnia 25 czerwca 1999 r. o $wiadczeniach pieniK nych z ubezpieczenia spo ecznego w razie choroby i macierzy;stwa (Dz. U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 z póVn. zm.),

•

ustawN z dnia 30 paVdziernika 2002 r. o ubezpieczeniu spo ecznym z tytu u wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 z póVn. zm.),

•

rozporzNdzeniem Ministra Pracy i Polityki Spo ecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie zró nicowania stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie spo eczne z tytu u wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zale no$ci od zagro e; zawodowych i ich skutków (Dz. U. Nr 200, poz. 1692 z póVn. zm.),

•

ustawN z dnia 28 listopada 2003r. o s u bie zastKpczej (Dz. U. z 2008 r. nr 14, poz. 92 z póVn. zm.),

•

rozporzNdzeniem Ministra Finansów z dnia 5 listopada 2009 r. w sprawie wzoru bankowego dokumentu p atniczego nale no$ci z tytu u sk adek, do których poboru zobowiNzany jest Zak ad Ubezpiecze; Spo ecznych (Dz. U. Nr 202, poz. 1561),

•

rozporzNdzeniem Ministra Spraw WewnKtrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadaJ urzNdzenia i systemy informatyczne s u Nce do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024),

Zasady op acania sk adek na:

Ogólny opis programu

•

Fundusz Pracy – okre$la ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, z póVn. zm.), Fundusz Gwarantowanych Fwiadcze; Pracowniczych – okre$la ustawa z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszcze; pracowniczych w razie niewyp acalno$ci pracodawcy (Dz. U. Nr 158, poz. 1121, z póVn. zm.),

•

Fundusz Emerytur Pomostowych – okre$la ustawa z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. Nr 237, poz. 1686, z póVn. zm.).

17

3 Rozdzia

OGÓLNE ZASADY OBS UGI PROGRAMU Program P ATNIK pracuje w $rodowisku Microsoft Windows.

W $rodowisku tym przyjKty jest jednolity wyglNd i sposób obs ugi programów.

W przypadku okien komunikatów mogN siK one ró niJ szczegó ami graficznymi (np.: odcieniem wype nienia) w zale no$ci od wersji systemu Windows, na której program P atnik zostanie zainstalowany.

3.1 Standardowe elementy programu Podstawowym elementem programu jest okno. U ytkownik wykonuje operacje za pomocN takich elementów okna, jak: menu, pasek tytu u, pasek stanu, paski przewijania, ikony itp.

Elementy okien sN wykorzystywane do sterowania programem lub operowania na danych.

Ogólne zasady obs,ugi programu

19

Pasek menu

Pasek tytu u

Pasek narzKdzi

Pasek ikon

Zak adka Pasek stanu

Rysunek 1. Elementy okna programu P atnik sterujNce pracN programu

Podstawowe elementy sterujNce pracN programu to pasek menu, pasek ikon oraz pasek narzKdzi (patrz Rysunek 1).

20

Pasek tytu u

zawiera nazwK programu lub dokumentu. Je$li jest kilka otwartych okien, pasek tytu u okna aktywnego (tzn. okna, ktรณre jest w danej chwili u ytkowane) ma inny kolor ni pozosta e paski tytu owe.

Pasek menu

wy$wietlone jest na nim dostKpne menu, zawierajNce listK polece; lub czynno$ci, ktรณre mo na wykonywaJ w programie.

Pasek narzCdzi

zawiera przyciski u ywane do wykonywania typowych czynno$ci.

Pasek ikon

zbiรณr ikon, bKdNcych graficznymi symbolami polece;, na ktรณrych klikniKcie wiN e siK z wyborem polecenia lub zbioru polece;.

Pasek stanu

miejsce, w ktรณrym wy$wietla siK informacje pomocnicze dotyczNce danego programu.

Dokumentacja u ytkownika

Menu podrCczne

lista polece; dostKpnych w danym polu lub na danym elemencie okna, pojawiajNca siK po klikniKciu na tym elemencie prawym klawiszem myszy; nie wszystkie elementy okna majN menu podrKczne.

Zak adka

(na pasku ikon) umo liwia prze Nczanie pasków ikon.

Poni sze zestawienie zawiera szczegó owy opis ikon znajdujNcych siK na pasku narzKdzi oraz w menu podrKcznym.

Nowy obiekt

Utworzenie nowego dokumentu z mo liwo$ciN wyboru rodzaju dokumentu.

Otwórz

Otwarcie wskazanego obiektu (np. dokumentu).

UsuA obiekt

UsuniKcie wskazanego wcze$niej obiektu (np. dokumentu).

PodglDd wydruku Wy$wietla dokument tak, jak bKdzie wyglNda po wydrukowaniu.

Drukuj

Wydrukowanie wskazanego dokumentu.

PrzeglDdanie danych p atnika

Przej$cie do podglNdu.

Pomoc

Otwarcie pomocy elektronicznej.

kartoteki

p atnika

w

trybie

Oprócz elementów sterujNcych w oknie, w programie znajdujN siK wymienione ni ej elementy zwiNzane z wykonywaniem na danych takich operacji, jak: sortowanie, grupowanie, przeglNdanie, wyszukiwanie i modyfikacja (patrz Rysunek 2 i Rysunek 3):

Ogólne zasady obs,ugi programu

21

Zak adka

Punkt wstawiania

Rysunek 2. Okno s u Nce do wprowadzania danych

Punkt wstawienia

wskazuje bie NcN pozycjK w dokumencie lub oknie (patrz Rysunek 2).

Zak adka

umo liwia pokazanie w jednym oknie du ej ilo$ci danych. KlikniKcie na zak adce powoduje wy$wietlenie danych wcze$niej niewidocznych (patrz Rysunek 2).

Pasek przewijania poziomego umo liwia oglNdanie niewidocznych fragment贸w okna przez przesuwanie go w poziomie (patrz Rysunek 3).

Pasek przewijania pionowego umo liwia oglNdanie niewidocznych fragment贸w okna przez przesuwanie go w pionie.

22

Dokumentacja u ytkownika

Obszar roboczy

jest opatrzony odpowiednim tytu em i zawiera listK obiektów danego typu (np. dokumenty ZUS ZUA) znajdujNcych siK w bazie danych (patrz Rysunek 3).

Obszar roboczy zamiennie nazywany jest równie widokiem.

Tytu obszaru roboczego

okre$la tytu wskazanego obszaru roboczego (np. Wszystkie dokumenty) – (patrz Rysunek 3).

Panel grupujDcy

umo liwia grupowanie elementów listy wzglKdem dowolnej kolumny.

Nag ówek kolumny

zawiera tytu kolumny, umo liwia sortowanie i grupowanie danych w obszarze roboczym.

Tytu obszaru roboczego

Nag ówek kolumny

Obszar roboczy/Widok

Rysunek 3. Okno z danymi programu P ATNIK

Ogólne zasady obs,ugi programu

23

3.2 Rozpocz cie i zako(czenie pracy z programem Przed rozpoczKciem pracy z programem wymagane jest jego zainstalowanie i skonfigurowanie zgodnie z zasadami zawartymi w „Dokumentacji administratora” w rozdziale Instalacja programu oraz Pierwsze uruchomienie po instalacji.

Aby rozpoczNJ pracK z programem: 1.

2.

3.

Wska menu START (z lewej strony na pasku zada;) i kliknij na nim lewym przyciskiem myszy.

Po rozwiniKciu paska menu Programy lub Wszystkie programy (w zale no$ci od wersji systemu operacyjnego) wybierz polecenie P atnik 9.01.001, a nastKpnie wybierz program P atnik 9.01.001 i kliknij na nim.

Po wykonaniu powy szych czynno$ci program zostanie uruchomiony.

Program P ATNIK mo na równie uruchomiJ, korzystajNc z ikony skrótu tworzonej na pulpicie podczas instalacji programu.

Aby to zrobiJ, nale y kliknNJ dwukrotnie na ikonie

4.

.

Na ekranie poka e siK okno logowania do programu (w tle znajdowaJ siK bKdzie okno g ówne programu) (patrz Rysunek 4) – podaj nazwK u ytkownika i has o. Wprowadzone dane potwierdV, klikajNc przycisk OK. W wypadku, gdy zamiast przycisku OK klikniesz przycisk Anuluj, program nie zostanie uruchomiony (zamkniKte zostanN wszystkie okna).

Je eli po podaniu nazwy i has a oka e siK, e praca z programem jest niemo liwa, skontaktuj siK z administratorem. Oznacza to, e u ytkownik o tych danych nie jest uprawniony do korzystania z programu.

Rysunek 4. Okno dialogowe: Logowanie do programu

Po pomy$lnym zako;czeniu operacji logowania mo esz rozpoczNJ pracK z programem.

24

Dokumentacja u ytkownika

W przypadku nieprawid owego zamkniKcia programu (np. awaria zasilania), po ponownym uruchomieniu programu mo e wystNpiJ konieczno$J odczekania pewnego czasu (nie d u szego ni 1 minuta), zanim wszystkie funkcje bKdN dostKpne.

3.2.1 Zako(czenie pracy z programem Aby zako;czyJ pracK z programem: 1. Wybierz z menu Program polecenie ZakoAcz. 2. Na ekranie pojawi siK okno komunikatu (patrz Rysunek 5) – kliknij przycisk Tak, aby zako;czyJ pracK programu.

Rysunek 5. Okno komunikatu ko;czNcego pracK programu

KlikniKcie przycisku Nie spowoduje, e program nie zostanie zamkniKty i pozostanie w gotowo$ci do pracy.

Mo esz równie zamknNJ program, klikajNc na krzy yk w prawym rogu paska tytu u.

3.3 Komunikaty programu P ATNIK W czasie pracy z programem na ekranie pojawiajN siK komunikaty informujNce o wystNpieniu jakiego$ zdarzenia lub ostrzegajNce przed mo liwo$ciN jego wystNpienia. Na rysunku poni ej przedstawione jest przyk adowe okno zawierajNce komunikat.

Rysunek 6. Okno z przyk adowym komunikatem

W oknie komunikatu ka dy komunikat opatrzony jest ikonN. Ikona ta okre$la rodzaj komunikatu. Poni ej znajduje siK charakterystyka wszystkich ikon u ywanych w programie do zilustrowania rodzaju komunikatu. Przy ka dej ikonie opisany zosta zalecany sposób postKpowania.

Ogólne zasady obs,ugi programu

25

Ikona

Rodzaj komunikatu

Znaczenie

Krytyczny

B Nd krytyczny.

Jego wystNpienie uniemo liwia dalszN pracK programu. W wypadku pojawienia siK takiego komunikatu skontaktuj siK z administratorem.

Pytanie do u ytkownika.

Program oczekuje na decyzjK u ytkownika.

W razie pojawienia siK takiego komunikatu odpowiedz Tak lub Nie przez klikniKcie na odpowiednim przycisku.

Decyzyjny

Ostrzegawczy

Ostrze enie.

Zaistnia o zjawisko, kt贸re mo e spowodowaJ nieprawid owN pracK programu lub nawet jN uniemo liwiJ. W wypadku pojawienia siK takiego komunikatu przeczytaj go uwa nie - byJ mo e program ostrzega CiK przed wykonaniem nieodwracalnej czynno$ci.

Informacyjny

Informacja dla u ytkownika.

Nie ma ona charakteru negatywnego (nie jest to informacja o b Kdzie lub ostrze enie). W razie pojawienia siK takiego komunikatu przeczytaj go uwa nie.

3.4 Przegl,danie i aktualizacja danych Dane przechowywane przez program mo na przeglNdaJ i aktualizowaJ za pomocN okien. Przyk adowe okno s u Nce do przeglNdania danych znajduje siK na poni szym rysunku (patrz Rysunek 7).

26

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 7. Okno s u Nce do przeglNdania dokumentu ZUS ZUA Je eli dane nie mieszczN siK na ekranie, to dla zwiKkszenia czytelno$ci stosuje siK zak adki. Dane na wszystkich zak adkach znajdujNcych siK w oknie dialogowym dotyczN jednej pozycji z listy, na przyk ad tego samego p atnika.

MiKdzy zak adkami mo esz poruszaJ siK za pomocN myszki, klikajNc na wybranej zak adce, lub mo esz u ywaJ kombinacji klawiszy: CTRL + TAB

Przej$cie do nastKpnej zak adki.

SHIFT + CTRL + TAB

Przej$cie do poprzedniej zak adki.

Je eli okno dialogowe zawiera dane jednej pozycji z listy, np. p atnika, mo esz za pomocN przedstawionych poni ej przycisk贸w przej$J do danych nastKpnej lub poprzedniej pozycji z tej listy (np. nastKpna, poprzednia strona dokumentu):

Og贸lne zasady obs,ugi programu

27

Przej$cie do danych pierwszej pozycji na li$cie.

Przej$cie do danych poprzedniej pozycji na li$cie.

Przej$cie do danych nastKpnej pozycji na li$cie.

Przej$cie do danych ostatniej pozycji na li$cie.

W czasie przeglNdania lub edycji danych w oknie mo na poruszaJ siK miKdzy polami. Edycja umo liwia aktualizacjK danych, czyli zmianK warto$ci poszczególnych pól znajdujNcych siK w oknie dialogowym.

Klawisze opisane ni ej umo liwiajN poruszanie siK w obrKbie pól i miKdzy polami: ,

Naci$niKcie którego$ z tych klawiszy powoduje zmianK pozycji w obrKbie danego pola.

,

Naci$niKcie którego$ z tych klawiszy powoduje przej$cie do nastKpnego lub poprzedniego pola.

TAB

Naci$niKcie tego nastKpnego pola.

SHIFT + TAB

Naci$niKcie tej kombinacji klawiszy powoduje przej$cie do poprzedniego pola.

KlikniKcie na ikonie

klawisza

powoduje

przej$cie

do

spowoduje zapisanie nowych danych.

Je$li w oknie znajdujN siK zak adki, to zapisane zostanN dane znajdujNce siK na wszystkich zak adkach.

3.4.1 Filtrowanie danych Funkcja filtrowania w znacznym stopniu u atwia przeglNdanie danych w wybranym widoku. Jej dzia anie polega na przefiltrowaniu danych znajdujNcych siK w bazie i wyszukaniu tylko tych, które spe niajN podane wcze$niej warunki.

Filtr jest podzielony na trzy g ówne zak adki:

28

•

Dane podstawowe – zak adka umo liwia wyszukiwanie danych wed ug kryteriów podstawowych (zwykle nazwa, status itp.),

•

Zaawansowane – zak adka umo liwia filtrowanie danych przy u yciu dodatkowych kryteriów,

•

Sortowanie – zak adka ta umo liwia sortowanie rosnNce lub malejNce wed ug wybranych kolumn.

Dokumentacja u ytkownika

Aby skorzystaJ z filtra: 1. PrzejdV do wybranego obszaru roboczego np. Wszystkie dokumenty, wybierajNc z menu Widok odpowiednie polecenie (Dokumenty/Wszystkie dokumenty). W obszarze roboczym pojawi siK lista wszystkich danych odpowiedniego typu, znajdujNcych siK w bazie.

2. Z menu Widok wybierz polecenie Filtr.

Polecenie Filtr dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, dostKpnym po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu.

Mo esz równie u yJ kombinacji klawiszy CTRL+F na klawiaturze.

3. W dolnej czK$ci obszaru roboczego pojawi siK panel umo liwiajNcy filtrowanie (patrz Rysunek 8). Podaj jak najwiKcej informacji o danych, których poszukujesz, a nastKpnie kliknij przycisk Znajd .

Rysunek 8. Okno obszaru roboczego Wszystkie dokumenty z otwartym filtrem

4. Po zastosowaniu filtra w obszarze roboczym zostanN wy$wietlone tylko te rekordy, które spe niajN podane kryteria. Nale y pamiKtaJ, e im wiKcej poda siK kryteriów filtrowania, tym wynik wyszukiwania bKdzie bardziej precyzyjny.

5. KlikniKcie przycisku Zmie warunki umo liwia ponowne podanie warunków filtrowania. Ponowne klikniKcie na tym przycisku powoduje usuniKcie wcze$niej wprowadzonych warunków, o czym informuje etykieta przycisku, która zmienia siK na Usu warunki.

6. Aby zapisaJ zestaw warunków filtrowania (w celu póVniejszego ponownego ich u ycia), kliknij przycisk Zapisz warunki. Wy$wietlone zostanie okno Zapis zestawów warunków dla filtra (patrz Rysunek 9), w którym wpisz nazwK zestawu warunków i kliknij przycisk Zapisz.

KlikniKcie przycisku Anuluj oznacza rezygnacjK z zapisania zestawu.

Ogólne zasady obs,ugi programu

29

Rysunek 9. Okno do zapisu zestawu warunków dla filtra

7. Aby wykonaJ filtrowanie wed ug zapisanych wcze$niej warunków, kliknij przycisk Odczytaj warunki. W oknie Odczyt zestawów warunków dla filtra (patrz Rysunek 10) zaznacz zapisany zestaw warunków i kliknij przycisk Odczytaj.

Rysunek 10. Okno do odczytu zestawu warunków dla filtra

8. W oknie tym mo esz równie usunNJ zapisane wcze$niej zestawy warunków. W tym celu zaznacz zestaw warunków i kliknij przycisk Usu .

KlikniKcie na ikonie znajdujNcej siK obok przycisku Znajd powoduje minimalizacjK filtra i umieszczenie go na pasku stanu programu.

Aby ponownie przywróciJ filtr, kliknij przycisk Poka filtr znajdujNcy siK na pasku stanu.

30

Dokumentacja u ytkownika

Wybranie opcji Zawsze w,"czaj filtr przy zmianie widoku w oknie Ustawienia programu na zak adce Inne powoduje, e panel filtrowania jest widoczny podczas przechodzenia miKdzy dowolnymi widokami w programie.

3.4.2 Zastosowanie s owników Niektóre typy danych, jak np. kod tytu u ubezpieczenia, kod oddzia u NFZ oraz inne wystKpujNce na formularzach ZUS, majN z góry okre$lone warto$ci, które mogN przybieraJ. Warto$ci te zosta y zebrane i zestawione w postaci s owników, które w znacznym stopniu u atwiajN operowanie tymi danymi. InformacjN, e do danego pola jest przypisany s ownik, jest znajdujNca siK obok tego pola ikona . Wystarczy wówczas kliknNJ na ikonie, a okno ze s ownikiem warto$ci tego pola zostanie otwarte. Wybrana warto$J jest wpisywana w polu automatycznie. Okno z polem, z którym zwiNzany jest s ownik Kod tytu,u ubezpieczenia, jest przedstawione na przyk adowym rysunku (patrz Rysunek 11).

Rysunek 11. Przyk adowe okno zawierajNce ikonK s ownika

Ogólne zasady obs,ugi programu

31

Je$li klikniesz na ikonie , to otwarte zostanie okno ze s ownikiem warto$ci, które mogN znaleVJ siK w tym polu. Rysunek 12 przedstawia takie okno.

Okno ze s ownikiem mo na równie otworzyJ u ywajNc kombinacji klawiszy CTRL+ENTER.

Wybranie pozycji w s owniku odbywa siK za pomocN myszki lub klawiszy: , , , , po czym nale y kliknNJ przycisk OK. Wskazana warto$J zostanie wpisana w pole edycyjne dostKpne w oknie (patrz Rysunek 12).

KlikniKcie myszkN na ikonie powoduje rozwiniKcie ga Kzi s ownika i mo liwo$J wybrania któregokolwiek elementu znajdujNcego siK poni ej – automatycznie ikona ta zmienia siK w . Rozwijanie i zwijanie ga Kzi s owników mo e te odbywaJ siK z klawiatury, za pomocN klawiszy „+” lub „-”.

Rysunek 12. Okno z warto$ciami s ownika Wybierz kod zawodu

Lista s ownika zawiera wszystkie mo liwe warto$ci. Pole, do którego przypisano s ownik, mo esz wype niJ rKcznie, bez korzystania ze s ownika, jednak wpisana warto$J musi pochodziJ z odpowiedniego zbioru kodów.

WpisujNc warto$J, której nie ma na li$cie w s owniku, pope niasz b Nd.

32

Dokumentacja u ytkownika

4 Rozdzia

ZADANIA U YTKOWNIKA Poni sze rozdzia y zawierajN opis typowych scenariuszy pracy u ytkownika, które majN pomóc Ci w sprawnej i efektywnej obs udze programu P ATNIK. W scenariuszach tych opisane sN takie aspekty pracy z programem, jak: • • • • •

wprowadzenie danych o ubezpieczonych, tworzenie dokumentów, wczytanie danych z systemów zewnKtrznych w postaci plików KEDU, przygotowanie dokumentów do wysy ania do ZUS, przesy anie dokumentów w postaci elektronicznej.

Na poczNtku zosta opisany ogólny schemat pracy z programem, który u atwi pracK szczególnie poczNtkujNcym u ytkownikom programu P ATNIK.

4.1 Ogólny scenariusz pracy z programem P ATNIK Celem programu P ATNIK jest sporzNdzenie prawid owych dokumentów ubezpieczeniowych i ich przekazanie do ZUS. Poni ej zosta y przedstawione typowe schematy postKpowania dla ró nych p atników. Schematy te pokazujN tylko najwa niejsze i najbardziej typowe operacje dla ró nych grup u ytkowników, ale nie sN jedynymi i obowiNzujNcymi $cie kami pracy.

Ogólne zasady obs,ugi programu

33

Zosta y wyró nione trzy ró ne grupy u ytkowników: • • •

ma y p atnik – rozliczajNcy sk adki sam za siebie lub zatrudniajNcy kilku pracowników, który nie korzysta z systemu kadrowo-p acowego, $redni lub du y p atnik – korzystajNcy z systemów kadrowop acowych, który wykorzystuje program P atnik do weryfikowania i wysy ania dokumentów do ZUS, podmiot upowa niony, w tym biuro rachunkowe, rozliczajNce sk adki za kilku p atników.

Poni ej zosta opisany ogólny scenariusz pracy z programem, który ma pomóc szczególnie nowym u ytkownikom w obs udze programu. Przy ka dym kroku sN odwo ania do rozdzia ów szczegó owo opisujNcych dany problem.

4.1.1 Ma y p atnik Schemat pracy z programem P ATNIK dla ma ego p atnika mo na przedstawiJ w nastKpujNcych krokach: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

• • • • • • •

34

Aktualizacja komponentów programu oraz danych p atnika i ubezpieczonych na podstawie informacji znajdujNcych siK w ZUS (patrz rozdzia 5.6.2 Pobieranie danych z ZUS) Utworzenie kartotek ubezpieczonych w Rejestrze ubezpieczonych (patrz rozdzia 5.2 Obs uga danych ubezpieczonego).

Utworzenie dokumentów ubezpieczeniowych (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu, zobacz równie 4.5.3 Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - raportów imiennych).

Weryfikacja dokumentów. Poprawa b Kdów (patrz rozdzia 5.3.9 Weryfikacja dokumentu).

Do Nczenie dokumentów do zestawu. Weryfikacja zestawu. Poprawa b Kdów (patrz rozdzia 5.3.11 Dodawanie dokumentów do zestawu).

Wys anie zestawu (wydruk dokumentów lub wysy ka elektroniczna) (patrz rozdzia 5.6.3 Wys anie zestawu dokumentów) Potwierdzenie wys ania (w przypadku wydruku – rKczne, w przypadku wysy ki elektronicznej – automatyczne) (patrz 5.6.7 Pobieranie potwierdzenia ) Wykonanie innej funkcji w programie: wykorzystanie kreatora dokumentów rozliczeniowych, wykorzystanie kreatora tworzNcego dokument Informacja dla osoby ubezpieczonej (miesiKczna lub roczna), wykorzystanie kreatora dokumentów p atniczych, wykorzystanie kreatora dokumentu ZUS ZSWA, wykorzystanie funkcji administracyjnych programu, archiwizacja danych, realizacja innej operacji w programie.

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 13. Schemat pracy ma ego p atnika

Og贸lne zasady obs,ugi programu

35

4.1.2 2redni i du&y P atnik Schemat pracy z programem P ATNIK dla p atnika $redniego i du ego mo na przedstawiJ w nastKpujNcych krokach: 1. Aktutalizacja komponentów programu oraz danych p atnika i ubezpieczonych na podstawie informacji znajdujNcych siK w ZUS (patrz rozdzia 5.6.2 Pobieranie danych z ZUS) 2. Wybór p atnika do kontekstu.

3. Wczytanie dokumentów z systemów zewnKtrznych (patrz rozdzia 5.5 Import dokumentów), 4. Weryfikacja dokumentów. Poprawa b Kdów (patrz rozdzia 5.3.9 Weryfikacja dokumentu).

5. Do Nczenie dokumentów do zestawu. Weryfikacja zestawu. Poprawa b Kdów (patrz rozdzia 5.3.11 Dodawanie dokumentów do zestawu).

6. Wys anie zestawu (wydruk dokumentów lub wysy ka elektroniczna) (patrz 5.6.3 Wys anie zestawu dokumentów) 7. Potwierdzenie wys ania (w przypadku wydruku – rKczne, w przypadku wysy ki elektronicznej – automatyczne) (patrz 5.6.7 Pobieranie potwierdzenia ) 8. Archiwizacja zestawu dokumentów (patrz „Dokumentacja administratora”).

9. Wykonanie innej funkcji w programie: • wykorzystanie kreatora dokumentów rozliczeniowych, • wykorzystanie kreatora tworzNcego dokument Informacja dla osoby ubezpieczonej (miesiKczna lub roczna), • wykorzystanie kreatora dokumentów p atniczych, • wykorzystanie kreatora dokumentu ZUS ZSWA, • wykorzystanie funkcji administracyjnych programu, • realizacja innej operacji w programie.

Zalecane jest, aby zestawy dokumentów o statusie Potwierdzony by y przenoszone do archiwum (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Archiwizacja zestawu dokumentów). Dotyczy to w szczególno$ci tych p atników, którzy obs ugujN du a liczbK ubezpieczonych i przygotowujN wiele korekt dokumentów rozliczeniowych, a zawsze importujN dokumenty z systemów zewnKtrznych.

Je eli korekty dokumentów rozliczeniowych sN przygotowywane za pomocN Kreatora dokumentów rozliczeniowych, to nale y archiwizowaJ zestawy o poprzednim numerze identyfikatora (czyli o jeden numer mniejszym od identyfikatora ostatnio wys anej korekty).

Dzia anie takie ma na celu zmniejszenie wielko$ci roboczej bazy danych i poprawK jej wydajno$ci.

36

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 14. Schemat pracy $redniego lub du ego p atnika

Og贸lne zasady obs,ugi programu

37

4.1.3 P atnik upowa&niony – np. Biuro rachunkowe Schemat pracy z programem P ATNIK dla p atnika rozliczajNcego wiKcej ni jednego p atnika (np. biuro rachunkowe) mo na przedstawiJ w nastKpujNcych krokach: 1. Aktutalizacja komponentów programu oraz danych p atnika i ubezpieczonych na podstawie informacji znajdujNcych siK w ZUS (patrz rozdzia 5.6.2 Pobieranie danych z ZUS) 2. Wybór p atnika do kontekstu.

3. Utworzenie kartotek ubezpieczonych w Rejestrze ubezpieczonych (patrz rozdzia 5.2 Obs uga danych ubezpieczonego).

4. Wczytanie dokumentów z systemów zewnKtrznych (patrz rozdzia 5.5 Import dokumentów) lub utworzenie dokumentów ubezpieczeniowych (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu).

5. Weryfikacja dokumentów. Poprawa b Kdów. (patrz rozdzia 5.3.9 Weryfikacja dokumentu).

6. Do Nczenie dokumentów do zestawu. Weryfikacja zestawu. Poprawa b Kdów (patrz rozdzia 5.3.11 Dodawanie dokumentów do zestawu).

7. W wypadku konieczno$ci przygotowania danych kolejnego p atnika (powrót do kroku 1).

8. Wys anie wszystkich zestawów dokumentów dla obs ugiwanych p atników (wydruk dokumentów lub wysy ka elektroniczna).

9. Potwierdzenie wys ania zestawów (w przypadku wydruku – rKczne w przypadku wysy ki elektronicznej – automatycznie).

10. Archiwizacja zestawu dokumentów (patrz „Dokumentacja administratora”).

11. Wykonanie innej funkcji w programie: • wykorzystanie kreatora dokumentów rozliczeniowych, • wykorzystanie kreatora tworzenia dokumentu: Informacja dla osoby ubezpieczonej (miesiKczna lub roczna), • wykorzystanie kreatora dokumentów p atniczych, • wykorzystanie kreatora dokumentu ZUS ZSWA, • wykorzystanie funkcji administracyjnych programu, • realizacja innej operacji w programie.

Zalecane jest, aby zestawy dokumentów o statusie Potwierdzony by y przenoszone do archiwum (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Archiwizacja zestawu dokumentów). Dotyczy to w szczególno$ci tych p atników, którzy obs ugujN du N liczbK ubezpieczonych i tworzN wiele korekt dokumentów rozliczeniowych, a zawsze importujN dokumenty z systemów zewnKtrznych.

Je eli korekty dokumentów rozliczeniowych sN przygotowywane za pomocN Kreatora dokumentów rozliczeniowych, to nale y archiwizowaJ zestawy o poprzednim numerze identyfikatora (czyli o jeden numer mniejszym od identyfikatora ostatnio wys anej korekty).

Dzia anie takie ma na celu zmniejszenie wielko$ci roboczej bazy danych i poprawK jej wydajno$ci.

38

Dokumentacja u ytkownika

Praca Biura Rachunkowego

Instalacja i pierwsze uruchomienie programu

(praca z wieloma p,atnikami) W tej wersji programu zawsze pracujesz w kontek cie wybranego p,atnika. Przed przyst"pieniem po raz pierwszy do pracy musisz go wskaza! w Rejestrze p,atników. Je li chcesz pracowa! z dokumentami innego p,atnika - musisz zmieni! kontekst na poziomie Rejestru p,atników.

Wybór p,atnika do kontekstu

NIE Czy mam uzupe,niony Rejestr ubezpieczonych?

Dokumenty ubezpieczeniowe mo na tworzy! tylko dla ubezpieczonych znajduj"cych si w Rejestrze ubezpieczonych.

Dane ubezpieczonego mo esz wprowadzi! przy u yciu klawiatury lub podczas importu dokumentów.

TAK

Przed przyst"pieniem do tworzenia dokumentów nale y potwierdzi! dane w Rejestrze p,atnika i ubezpieczonych, na podstawie danych z ZUS.

Manualne utworzenie Kartoteki ubezpieczonego

NIE Aktualizacja danych w Rejestrze p,atnika i ubezpieczonych

Czy mam potwierdzone dane w ZUS

Import lub edycja dokumentów

TAK

Celem etapu jest utworzenie dokumentów. Importujesz je z zewn trznego programu lub tworzysz je w programie (r czna edycja lub kreator). W tej wersji programu mo esz wykonac import bezkontekstowy: dla kilku p,atników jednocze nie.

Import dokumentów przygotowanych w zewn trznym systemie,

Import

Edycja

Edycja dokumentów, Kreator dokumentów

Przegl"d raportu z importu Utworzone dokumenty grupujemy w zestawy.

W jednym zestawie mog" by! dane tylko jednego p,atnika.

Wysy,ce do ZUS podlega ca,y zestaw, co umo liwia: - gromadzenie informacji o tym jakie dokumenty i kiedy zosta,y do ZUS wys,ane, - wykonanie weryfikacji zale no ci mi dzy dokumentami z jednej przesy,ki, - wykonanie weryfikacji dokumentów w oparciu o dane z ZUS, je li dane pobrane z ZUS nie s" aktualne wówczas program automatycznie je zaktualizuje.

Bardzo wa nym krokiem jest weryfikacja dokumentów, która dotyczy zarówno pojedynczych dokumentów jak i grupy dokumentów w utworzonym zestawie.

Nie mo na przes,a! do ZUS dokumentów, w których w wyniku weryfikacji wykryto b, dy krytyczne.

Pozytywne zakoCczenie weryfikacji pozwala na wys,anie zestawu do ZUS. Wys,anie zestawu mo e nast"pi! na dwa sposoby - wydruk dokumentów - wysy,ka elektroniczna (CD, WWW) Je li wys,anie zestawu si nie powiod,o a jeszcze go nie potwierdzi,e , mo esz je anulowa!.

Weryfikacja dokumentów

Przygotowanie kolejnych dokumentów dla p,atnika

Dokument zawiera b, dy?

TAK

Edycja dokumentów lub ponowny import z systemu zewn trznego

NIE Utworzenie zestawu, do,"czenie dokumentów do utworzonego zestawu

Weryfikacja zestawu dokumentów

Zestaw zawiera b, dy?

TAK

Edycja dokumentów lub ponowny import z systemu zewn trznego

NIE Utworzone zestawy dla kilku p,atników mo esz wys,a! równocze nie. Je li wcze niej przygotowa,e wszystkie zestawy, skorzystaj z automatycznej wysy,ki. Je li musisz przygotowa! dokumenty dla innego p,atnika - wybierz go do kontekstu i post puj tak jak poprzednio.

Potwierdzenie wys,ania oznacza, e dokumenty dotar,y do ZUS. W przypadku wysy,ki elektronicznej operacja ta jest automatyczna, w przypadku wydruku dokumentów wykonaj operacj potwierdzenia wys,ania zestawu.

Mo esz przyst"pi! teraz do tworzenia dokumentów w ramach kolejnego okresu, mo esz skorzysta! równie z pozosta,ych funkcji programu.

W celu zmniejszenia wielko ci bazy roboczej i poprawy wydajno ci pracy nale y systematycznie archiwizowa! zestawu dokumentów.

Szczególnie dotyczy to dokumentów rozliczeniowych, które zosta,y skorygowane (maj" mniejsze numery identyfikatora). W bazie roboczej nale y przechowywa! tylko dokumenty potrzebne do zachowania ci"g,o ci pracy.

Chc przygotowa! dokumenty dla kolejnego p,atnika?

NIE

Wys,anie zestawów dokumentów (dla kilku p,atników) Potwierdzenie wys,ania zestawu (dla kilku p,atników)

Archiwizacja zestawu dokumentów Inne Co chcesz wykona!?

Kreator Informacji miesi cznej/rocznej Kreator dokumentu p,atniczego Operacja na archiwum Operacje dla administratora Inne?

Rysunek 15. Schemat pracy podmiotu upowa nionego

Ogólne zasady obs,ugi programu

39

4.2 Statusy w programie P atnik Ka dy dokument w programie posiada okre$lony cykl ycia, w którym dokument przechodzi przez poszczególne etapy przetwarzania. Na ka dym etapie przetwarzania zdefiniowano operacje i czynno$ci, jakie mo na wykonaJ z dokumentem. Aby w prosty sposób zaprezentowaJ, na jakim etapie przetwarzania znajduje siK dokument, wprowadzono statusy.

4.2.1 Statusy dokumentów Status dokumentu okre$la, jakie czynno$ci mo na z danym dokumentem wykonywaJ, i jest $ci$le zwiNzany z jego przetwarzaniem. W programie P atnik dokumenty mogN posiadaJ cztery ró ne statusy: Wprowadzony, Wys any, Potwierdzony lub Historyczny (patrz tak e rozdzia 5.3 Obs uga dokumentów ubezpieczeniowych).

Cykl ycia dokumentu w programie przedstawia Rysunek 16.

• • •

etap przetwarzania – okre$la czynno$ci wykonywane podczas pracy z dokumentem, status – pokazuje, jaki dokument ma status przetwarzania na danym etapie pracy, widok/obszar roboczy – okre$la, w jakim widoku najlepiej pracowaJ podczas danego etapu pracy.

Etapy pracy z dokumentem 1.

2.

3.

Utworzenie dokumentu lub wczytanie z systemu zewnCtrznego oraz jego edycja - na tym etapie dokument ma status Wprowadzony i naj atwiej go znaleVJ w widoku Dokumenty wprowadzone.

Wys anie zestawu dokumentów – po utworzeniu dokumentów nale y je dodaJ do zestawu i wys aJ do ZUS poprzez wydruk lub za pomocN przekazu elektronicznego. Po wys aniu zestawu dokumentów do ZUS, dokumenty otrzymajN status Wys any i bKdN widoczne w widoku Dokumenty wys,ane.

Potwierdzenie wys ania zestawu dokumentów – po zako;czeniu tego etapu dokumenty bKdN mia y status Potwierdzony i bKdN znajdowa y siK w widoku Dokumenty wys,ane.

W widoku Wszystkie dokumenty znajdujN siK wszystkie dokumenty p atnika niezale nie od etapu pracy i statusu, w jakim znajduje siK dokument.

Dokumenty o statusie Historycznym sN to dokumenty z poprzedniej wersji programu wczytane zasileniem inicjalnym z plików KEDU. Mo na znaleVJ je w widoku Dokumenty wys,ane lub Wszystkie dokumenty.

40

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 16. Schemat blokowy przedstawiajNcy cykl ycia dokumentu

Og贸lne zasady obs,ugi programu

41

4.2.2 Statusy weryfikacji W programie P ATNIK wszystkie dokumenty, kartoteki oraz zestawy dokumentów posiadajN status weryfikacji. W zale no$ci od poprawno$ci weryfikowanych danych w dokumentach, kartotekach lub zestawach status weryfikacji mo e mieJ jednN z nastKpujNcych warto$ci: • • • • • •

B,"d krytyczny - Ikona koloru czerwonego z symbolem B, dy - Ikona koloru pomara;czowego z symbolem Informacje – Ikona koloru ó tego z symbolem Brak b, du – Ikona koloru zielonego z symbolem Niezweryfikowany – Ikona koloru niebieskiego w kszta cie okrKgu ze znakiem zapytania - .

B,"d powa ny- Ikona koloru pomara;czowego z wykrzyknikiem-

•

Ostrze nie- Ikona koloru pomara;czowego ze znakiem zapytania-

Status weryfikacji jest wy$wietlany na widokach w postaci opisów, a w oknach dokumentów, kartotek lub zestawów – w postaci symboli graficznych na pasku stanu po lewej stronie (patrz Rysunek 63). Je$li w dokumencie sN ró ne b Kdy, np. Ostrze enia i B Kdy krytyczne, to status weryfikacji dokumentu jest okre$lony jako B,"d krytyczny - .

Uwaga!

W obecnej wersji programu P atnik weryfikacji bKdN podlegaJ tylko dokumenty o statusie Wprowadzony.

Dokumenty o statusach Wys any, Potwierdzony i Historyczny nie bKdN podlegaJ weryfikacji i bKdN mia y status weryfikacji zgodny z ostatnio przeprowadzonN weryfikacjN z wersji programu, z jakiej pochodzN.

4.3 Jak wprowadzi dane ubezpieczonych do rejestru?

Program P ATNIK wymaga, aby dane identyfikacyjne wszystkich ubezpieczonych znajdowa y siK w rejestrze ubezpieczonych – jest to warunek utworzenia dokumentu dla danego ubezpieczonego.

Dane ubezpieczonych mo na wprowadziJ do rejestru na kilka sposobów: • • •

manualnie (uzupe niajNc poszczególne pola korzystajNc z klawiatury), wczytanie aktualnych dokumentów ubezpieczeniowych pochodzNcych z systemów kadrowo-p acowych, wykonujNc zasilenie inicjalne, jest to sposób pozwalajNcy na utworzenie kartotek ubezpieczonych oraz na zachowanie pe nej historii zmian danych o ubezpieczonych (zalecane tylko dla tych u ytkowników, którzy nie korzystali z programu P atnik wersji 5.01.001 i nastKpnych).

Do programu P ATNIK mo na równie wczytaJ informacje o Oddziale NFZ zawarte w pliku *.kch, pochodzNce z programu P atnik wersja 4.01.001.Podczas wczytywania dane o Kasach Chorych zostanN zamienione odpowiednio na dane o oddzia ach NFZ.

42

Dokumentacja u ytkownika

4.3.1 Jak utworzy kartotek ubezpieczonego?

Manualne tworzenie kartoteki ubezpieczonego stosuje siK najczK$ciej w nastKpujNcych sytuacjach: • zosta a zatrudniona nowa osoba i chcemy przygotowaJ dla niej dokumenty zg oszeniowe lub rozliczeniowe, • podczas wykonywania zasilenia inicjalnego lub importu dokumentów dla niektórych ubezpieczonych nie zosta y za o one kartoteki, • dotychczas wype niano formularze papierowe, brak plików KEDU i nie mo na wykonaJ zasilenia inicjalnego.

Aby utworzyJ kartotekK ubezpieczonego: 1.

2.

3.

4.

5.

PrzejdV do widoku Rejestr ubezpieczonych (patrz rozdzia 5.2.4).

Utwórz nowN kartotekK ubezpieczonego (patrz rozdzia 5.2.4).

WprowadV dane ubezpieczonego.

PrzeprowadV weryfikacjK wprowadzonych danych.

Zapisz wprowadzone dane.

W efekcie kartoteka ubezpieczonego zostanie dodana do rejestru. Komplet danych identyfikacyjnych ubezpieczonego bKdzie automatycznie uzupe niany we wszystkich dokumentach tworzonych dla tego ubezpieczonego.

W zwiNzku z rozszerzeniem zakresu informacyjnego kartotek ubezpieczonych na potrzeby szczegó owych weryfikacji dokumentów ubezpieczeniowych, sposób obs ugi kartotek uleg zmianie. W oknie kartoteki dodano pola, które nie sN dostKpne do edycji, natomiast zostajN automatycznie uzupe nione po wykonaniu aktuliazacji na podstawie rejestrów KIS ZUS. Po przeprowadzeniu synchronizacji danych, kartoteki oznaczane sN jako „potwierdzone w ZUS” i od tego momentu stajN siK kopiN danych zgromadzonych na kontach w ZUS. W zwiNzku z tym modyfikacja ich jest ju niemo liwa. Ka da zmiana informacji o ubezpieczonym powinna byJ dokonywana poprzez z o enie dokumentu do ZUS. W wyniku przetworzenia dokumentu, dokonywane sN zmiany na koncie ubezpieczonego w KSI ZUS, które podczas kolejnej synchronizacji danych zostanN naniesione w kartotekach ubezpieczonych w Programie P atnik.

Dane identyfikacyjne ubezpieczonego muszN zawieraJ numer PESEL. Seria i numer dowodu osobistego lub paszportu powinien byJ podawany wy Ncznie, gdy ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL.

4.3.2 Jak wykona zasilenie inicjalne kartotek ubezpieczonych?

Uwaga!

Zasilenie inicjalne kartotek powinno byJ wykonane tylko w sytuacji, gdy u ytkownik nie korzysta z programu P atnik w wersji 5.01.001, 6.01.001, 6.02.001, 6.03.001 lub 6.04.001 lub nie zrobi tego podczas pracy z tymi wersjami programu.

Ogólne zasady obs,ugi programu

43

Zasilenie inicjalne kartotek ubezpieczonych polega na wczytaniu do programu dokumentów, które zosta y przekazane do ZUS, a pochodzN z programu P ATNIK (wersja 4.01.001 lub ni sza). Po zasileniu inicjalnym dokumenty sN zapisywane w bazie programu ze statusem Historyczny. Na ich podstawie tworzone sN kartoteki ubezpieczonych, w których odtwarzana jest historia zmian danych identyfikacyjnych ubezpieczonego. Po zako;czeniu zasilenia inicjalnego u ytkownik jest szczegó owo informowany o przebiegu procesu, a tak e o liczbie nowych ubezpieczonych wprowadzonych do Rejestru ubezpieczonych.

Tylko wczytanie dokumentów zg oszeniowych pozwala na uzupe nienie danych w kartotece ubezpieczonego (tzn. danych identyfikacyjnych, danych o oddziale NFZ oraz danych adresowych).

Podczas wczytywania dokumentów z wersji 4.01.001 lub ni szej ZUS ZUA i ZUS ZZA wykonywana jest zamiana kodów Kas chorych na kody oddzia ów Narodowego Funduszu Zdrowia. Dla ubezpieczonych, którzy wcze$niej nale eli do Bran owej Kasy Chorych, zostanie wykonana analiza kodu pocztowego i kod oddzia u NFZ dopisany zostanie zgodnie z kodem pocztowym w adresie zamieszkania podanym w dokumencie.

Je$li dla jakiego$ ubezpieczonego, który nale a do Bran owej Kasy Chorych, brak jest adresu zamieszkania, to zostanie sprawdzony adres zameldowania, a je$li i tego adresu nie bKdzie, to kod oddzia u NFZ nie zostanie uzupe niony.

Je$li zostanN wczytane tylko dokumenty rozliczeniowe, to zostanN utworzone kartoteki ubezpieczonych, ale bKdN zawiera y tylko dane identyfikacyjne: imiK i nazwisko oraz jeden identyfikator ubezpieczonego (najczK$ciej jest to PESEL). W takim wypadku pozosta e dane ubezpieczonych nale y uzupe niJ rKcznie.

Dane identyfikacyjne ubezpieczonego muszN zawieraJ numer PESEL. Seria inumer dowodu osobistego lub paszportu powinien byJ podawanywy Ncznie, gdy ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL

Aby zasiliJ inicjalnie kartoteki: 1. Przygotuj plik KEDU zawierajNcy dokumenty, na podstawie których chcesz utworzyJ kartoteki.

Przed wykonaniem zasilenia inicjalnego nale y uporzNdkowaJ pliki KEDU. Zasilenie najlepiej wykonywaJ etapowo i chronologicznie, rozpoczynajNc od najstarszych dokumentów zg oszeniowych.

2. Uruchom zasilenie inicjalne i postKpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora (patrz rozdzia 5.2.2).

3. Po zako;czeniu wczytywania danych sprawdV zawarto$J kartotek.

W efekcie przeprowadzenia zasilenia inicjalnego do programu zostanN wczytane dokumenty, które bKdN mia y status Historyczny, oraz powstanN kartoteki ubezpieczonych, które zostanN uzupe nione danymi osób ubezpieczonych zawartych w dokumentach z pliku KEDU. Je$li rozliczasz dokumenty za kilku p atników (jako np. biuro rachunkowe), to mo esz wykonaJ zasilenie inicjalne bezkontekstowo, tzn. dla wszystkich p atników jednocze$nie. Warunkiem takiego wczytania danych jest za o enie wcze$niej dla tych wszystkich p atników kartotek w Rejestrze p)atników).

44

Dokumentacja u ytkownika

4.3.3 Jak utworzy kartoteki ubezpieczonych, wykonuj,c import dokumentów?

W trakcie wczytywania dokumentów z plików KEDU dane identyfikacyjne wszystkich osób ubezpieczonych sN sprawdzane z Rejestrem ubezpieczonych danego p atnika. Je$li w importowanym pliku KEDU znajdujN siK dokumenty ubezpieczeniowe osób, które jeszcze nie wystKpujN w Rejestrze ubezpieczonych, wówczas powstanN nowe kartoteki. Kartoteki zostanN za o one tylko dla ubezpieczonych, dla których zosta podany numer PESEL lub numer paszportu dla obcokrajowców.

Po zako;czeniu wczytywania dokumentów u ytkownik jest szczegó owo informowany o przebiegu procesu, a tak e o liczbie nowych ubezpieczonych wprowadzonych do Rejestru ubezpieczonych oraz odrzuconych z powodu braku minimum identyfikacyjnego, braku numeru PESEL bNdV numeru PESEL z niepoprawnN sumN kontrolnN. W trakcie importu nie zostanN równie za o one kartoteki dla ubezpieczonych, których numer PESEL jest identyczny z numerem innej osoby, która ma ju kartotekK w Rejestrze ubezpieczonych.

Aby zasiliJ kartoteki ubezpieczonych danymi z dokumentów pochodzNcych z zewnKtrznych systemów, nale y wykonaJ nastKpujNce czynno$ci: 1. W systemie zewnKtrznym przygotuj plik KEDU zawierajNcy dokumenty.

2. Uruchom kreator importu (patrz rozdzia 5.5 Import dokumentów).

3. Zapoznaj siK z raportem z importu.

4. Po zako;czeniu importu sprawdV zawarto$J kartotek.

W efekcie przeprowadzenia importu do programu zostanN wczytane dokumenty ubezpieczeniowe i zostanN za o one kartoteki dla nowych ubezpieczonych.

Kartoteki za o one na podstawie raportów imiennych nie zostanN uzupe nione o dane identyfikacyjne po wczytaniu dokumentów zg oszeniowych z DatN wype nienia wcze$niejszN ni Data wype nienia raportu, który za o y kartotekK.

4.3.4 Jak zasili kartoteki ubezpieczonych danymi o oddzia ach NFZ? Uwaga!

Zasilenie inicjalne kartotek powinno byJ wykonane tylko w sytuacji, gdy u ytkownik nie korzysta z programu P atnik w wersji 5.01.001, 6.01.001, 6.02.001, 6.03.001 lub 6.04.001 lub nie zrobi tego podczas pracy z tymi wersjami programu.

Dane o oddzia ach Narodowego Funduszu Zdrowia sN wykorzystywane podczas tworzenia dokumentów zg oszeniowych. Dane te mo na wprowadziJ do kartotek ubezpieczonych rKcznie lub wczytaJ do programu z pliku *.KCH pochodzNcego z programu P ATNIK wersja 4.01.001. Plik taki mo na wygenerowaJ w wersji 4.01.001 programu podczas tworzenia dokumentów ZUS RMUA. Ogólne zasady obs,ugi programu

45

Podczas wczytywania danych z pliku *.KCH zostanN pominiKte informacje dla osób, które nale a y do Bran owej Kasy Chorych. Plik nie zawiera danych adresowych ubezpieczonych i w zwiNzku z tym nie mo na rozpoznaJ, do jakiego oddzia u NZF dana osoba obecnie nale y.

Aby zasiliJ kartoteki ubezpieczonych danymi o oddzia ach NFZ pochodzNcymi z pliku *.KCH: 1. Utwórz kartoteki ubezpieczonych (patrz rozdzia 4.3 ).

2. Wykonaj zasilenie inicjalne z pliku *.KCH (patrz rozdzia 5.4).

3. SprawdV poprawno$J danych w kartotekach ubezpieczonych i uzupe nij dane o oddzia ach NFZ dla osób, które wcze$niej nale a y do Bran owej Kasy Chorych (patrz rozdzia 5.2.6).

4.4 Jak wczyta dane z systemu zewn trznego?

Program P ATNIK pozwala na wczytanie danych przygotowanych przez system zewnKtrzny w postaci pliku o ustalonej strukturze: KEDU w formacie XML lub KEDU w formacie SGML. Struktura tego pliku powinna byJ zgodna z wytycznymi zamieszczonymi w dokumencie „Specyfikacja wej$cia – wyj$cia”.

Dla programu P atnik wersja 9.01.001. obowiNzujNcym dokumentem jest: - dla KEDU o formacie XML - Elektroniczna Wymiana Dokumentów, Specyfikacja wej$cia – wyj$cia wersja 3.0, która obejmuje zmiany w dokumentach ubezpieczeniowych, - dla KEDU o formacie SGML - Specyfikacja wej$cia – wyj$cia, wersja 1.9.

Utworzony w programie zewnKtrznym plik z danymi zapisz na no$niku zewnKtrznym bNdV na dysku w miejscu, z którego program P ATNIK bKdzie móg taki plik odczytaJ. Organizacja na dysku plików zawierajNcych dane z systemów zewnKtrznych le y w gestii u ytkownika.

Aby wczytaJ dane do programu: 1.

2.

3.

Wczytaj dane z pliku przygotowanego przez system zewnKtrzny (patrz rozdzia 5.5 Import dokumentów).

Otwórz zaimportowane dokumenty i zweryfikuj ich poprawno$J (patrz rozdzia 5.3.9 Weryfikacja dokumentu).

Zapisz dokumenty.

W wyniku przeprowadzenia powy szych operacji dokumenty zostanN wczytane do programu, bKdN mia y status Wprowadzony i bKdN zweryfikowane. Najlepiej je wówczas przeglNdaJ w widoku Dokumenty wprowadzone.

Je$li dokumenty zawierajN b Kdy, to nale y je poprawiJ. Dokumenty zawierajNce b Kdy atwo znajdziesz wykorzystujNc filtry dostKpne w ka dym obszarze roboczym (patrz rozdzia 5.3.14 Filtr dokumentów)

4.5 Jak przygotowa dokumenty ubezpieczeniowe?

Przygotowanie dokumentów jest jednN z g ównych funkcji programu P ATNIK. Za pomocN programu tworzone sN zestawy zawierajNce dowolnN liczbK dokumentów ubezpieczeniowych, które w postaci dokumentów elektronicznych lub wydruków papierowych mogN byJ przesy ane do ZUS. 46

Dokumentacja u ytkownika

W$ród przygotowywanych dokumentów wyró nia siK: • • • • •

dokumenty zg oszeniowe p atnika, dokumenty zg oszeniowe ubezpieczonych, dokumenty rozliczeniowe – raporty imienne, dokument rozliczeniowy – deklaracjK rozliczeniowN, informacja ZUS IWA, zg oszenie ZUS ZSWA.

Ponadto, program umo liwia przygotowanie informacji dla osoby ubezpieczonej: • miesiKcznej, • rocznej.

W zwiNzku z wprowadzeniem dodatkowych, szczegó owych weryfikacji w dokumentach przekazywanych do ZUS, zaleca siK aktualizacjK danych w kartotekach p atnika i ubezpieczonych przed przystNpieniem do tworzenia dokumentów ubezpieczeniowych. Przygotowanie dokumentów na podstawie aktualnych danych utrzymywanych w KSI ZUS umo liwi poprawnN ich weryfikacjK podczas wysy ania zestawu do ZUS. Szczegó owo na temat przystNpienia do komunikacji z ZUS opisano w rozdziale: Jak przystNpiJ do elektronicznej komunikacji z ZUS?

4.5.1 Przygotowanie dokumentów zg oszeniowych p atnika W$ród dokumentów zg oszeniowych p atnika wyró nia siK: • • • • • •

ZUS ZPA - Zg oszenie/zmiana danych p atnika sk adek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadajNcej osobowo$ci prawnej, ZUS ZFA - Zg oszenie/zmiana danych p atnika sk adek – osoby fizycznej, ZUS ZIPA - Zg oszenie zmiany danych identyfikacyjnych p atnika sk adek, ZUS ZWPA - Wyrejestrowanie p atnika sk adek, ZUS ZBA - Informacja o numerach rachunków bankowych p atnika sk adek, ZUS ZAA - Adresy prowadzenia dzia alno$ci gospodarczej przez p atnika sk adek.

Aby przygotowaJ dokument zg oszeniowy p atnika: 1.

2.

3.

Wykonaj aktualizacjK danych w oparciu o dane z KSI ZUS. PrzejdV do widoku Dokumenty wprowadzone i utwórz nowy dokument zg oszeniowy, wybierajNc jeden z rodzajów dokumentów wymienionych na li$cie powy ej (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu).

Po wprowadzeniu danych do dokumentu zg oszeniowego przeprowadV jego weryfikacjK. Je$li program wykry b Kdy, dokonaj ich poprawy i zapisz zaktualizowany dokument.

Od 1 stycznia 2003 r. dokumenty: • ZUS ZPA - „Zg oszenie/zmiana danych p atnika sk adek – osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadajNcej osobowo$ci prawnej” – w trybie zg oszenia, • ZUS ZFA - „Zg oszenie/zmiana danych p atnika sk adek – osoby fizycznej” – w trybie zg oszenia

Ogólne zasady obs,ugi programu

47

• ZUS ZIPA - „Zg oszenie zmiany danych identyfikacyjnych p atnika sk adek” p atnicy sk adek zobowiNzani sN przekazywaJ do ZUS w formie papierowej, niezale nie od tego, w jakiej formie majN obowiNzek przekazywaJ pozosta e dokumenty (patrz rozdzia 4.9.2 Jak wydrukowaJ zestaw dokumentów i przekazaJ w postaci papierowej?).

Oznacza to, e p atnicy sk adek zobowiNzani sN przekazywaJ dokumenty ZUS ZPA, ZUS ZFA (w trybie zg oszenia) oraz ZUS ZIPA na formularzach dostKpnych w terenowych jednostkach organizacyjnych ZUS lub jako wydruki z aktualnego programu informatycznego udostKpnionego przez Zak ad.

WyjNtek od tej regu y stanowiN nastKpujNce przypadki: • Osoby fizyczne rozpoczynajNce wykonywanie dzia alno$ci gospodarczej, a tym samym stajNce siK p atnikami sk adek, zg oszenia p atnika sk adek dokonujN poprzez odpowiednie wype nienie formularza CEIDG-1 – Wniosek o wpis do centralnej ewidencji i informacji o dzia alno$ci gospodarczej, który jest sk adany za po$rednictwem formularza elektronicznego dostKpnego na stronie internetowej CEIDG, w Biuletynie Informacji Publicznej ministra w a$ciwego do spraw gospodarki oraz za po$rednictwem elektronicznej platformy us ug administracji publicznej. Na podstawie otrzymanego z CEIDG wniosku o wpis w zwiNzku z rozpoczKciem wykonywania dzia alno$ci gospodarczej ZUS sporzNdza, z urzKdu, formularz zg oszenia p atnika sk adek ZUS ZFA. •

Zg oszenie zmiany danych p atnika sk adek, o ile dane te podlegajN wpisowi do ewidencji dzia alno$ci gospodarczej, równie jest dokonywane za po$rednictwem wniosku o zmianK wpisu w tej ewidencji.

•

P atnicy sk adek podlegajNcy wpisowi do rejestru przedsiKbiorców w Krajowym Rejestrze SNdowym zg oszenie p atnika sk adek lub jego zmiany na formularzu ZUS ZPA mogN sk adaJ za po$rednictwem sNdu rejestrowego, który zobowiNzany jest przes aJ je do w a$ciwej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS. P atnicy sk adek bKdNcy wspólnikami spó ek: komandytowej, jawnej, partnerskiej lub jednoosobowej spó ki z o.o. zg oszenie p atnika sk adek lub jego zmiany na formularzu ZUS ZFA mogN sk adaJ za po$rednictwem sNdu rejestrowego, który zobowiNzany jest przes aJ je do w a$ciwej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS.

•

Dokumenty korekty lub zmiany danych naj atwiej przygotowaJ na podstawie kopii dokumentu zg oszeniowego (patrz rozdzia 5.3.17 Kopiowanie dokumentu). Nale y wówczas na skopiowanym dokumencie zaznaczyJ w bloku I. zmiana lub korekta i nanie$J stosowne poprawki.

4.5.2 Przygotowanie dokumentów zg oszeniowych ubezpieczonego W$ród dokumentów zg oszeniowych ubezpieczonego wyró nia siK: • • •

48

ZUS ZUA - Zg oszenie do ubezpiecze;/Zg oszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej, ZUS ZIUA - Zg oszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, ZUS ZCNA - Zg oszenie danych o cz onkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, Dokumentacja u ytkownika

• •

ZUS ZWUA - Wyrejestrowanie z ubezpiecze;, ZUS ZZA - Zg oszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/Zg oszenie zmiany danych.

Uwaga! Aby utworzyJ dokument dla nowego ubezpieczonego, nale y najpierw wprowadziJ jego dane do Rejestru ubezpieczonych (patrz Dodanie ubezpieczonego do rejestru).

Od dnia 01.01.2003 r. p atnicy sk adek sporzNdzajNcy dokumenty w programie P atnik zobowiNzani sN przekazywaJ do ZUS dokument ZUS ZCNA w zwiNzku z rezygnacjN z dokumentu ZUS ZCZA.

Aby przygotowaJ dokument zg oszeniowy ubezpieczonego: 1.

2.

3.

4.

Za ó kartotekK dla ubezpieczonego, dla którego chcesz utworzyJ dokument, je$li taka kartoteka nie istnieje (patrz 5.2.4 Dodanie ubezpieczonego do rejestru). W sytuacji, gdy ubezpieczony posiada ju za o onN kartotekK, wyokonaj aktualizacje danych w oparciu o dane zgromadzone w KSI ZUS i przejdV do kroku 3.

PrzejdV do widoku Dokumenty wprowadzone i utwórz nowy dokument zg oszeniowy, wybierajNc jeden z rodzajów dokumentów wymienionych na li$cie powy ej (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu).

Do powstajNcych dokumentów zg oszeniowych zostanN automatycznie przeniesione z kartotek dane identyfikacyjne p atnika oraz ubezpieczonego.

Po wprowadzeniu danych do dokumentu zg oszeniowego przeprowadV jego weryfikacjK. Je$li program wykry b Kdy, dokonaj ich poprawy i zapisz zaktualizowany dokument.

W efekcie otrzymasz dokument, który wraz z innymi dokumentami w zestawie mo e byJ przes any do ZUS. Od 1 stycznia 2003 r. uleg zmianie sposób zg aszania zmian i korekt niektórych danych wykazanych w zg oszeniu do ubezpiecze;. Dotyczy to zg aszania zmiany lub korekty: kodu tytu u ubezpieczenia, rodzajów ubezpiecze; oraz dat objKcia ubezpieczeniami. W przypadku konieczno$ci zg oszenia zmiany lub korekty powy szych danych, p atnik sk adek zobowiNzany jest z o yJ wyrejestrowanie z ubezpiecze;, a nastKpnie ponowne zg oszenie do ubezpiecze;.

We wszelkich dokumentach zwiNzanych z ubezpieczeniami spo ecznymi nale y podawaJ w przypadku ubezpieczonych jako numer identyfikacyjny numer PESEL, a w razie, gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru – seriK i numer dowodu osobistego lub paszportu.

4.5.3 Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - raportów imiennych W$ród dokumentów rozliczeniowych – raportów imiennych wyró nia siK: •

ZUS RCA – Imienny raport miesiKczny o nale nych sk adkach i wyp aconych $wiadczeniach,

Ogólne zasady obs,ugi programu

49

• •

ZUS RZA - Imienny raport miesiKczny o nale nych sk adkach na ubezpieczenie zdrowotne, ZUS RSA – Imienny raport miesiKczny o wyp aconych $wiadczeniach i przerwach w op acaniu sk adek,

Od dnia 01.01.2003 r. p atnicy sk adek sporzNdzajNcy dokumenty w programie P atnik zobowiNzani sN przekazywaJ do ZUS dokumenty ZUS RCA, ZUS RZA i ZUS RSA w zwiNzku z rezygnacjN odpowiednio z dokumentów ZUS RNA, ZUS RGA.

W ka dym z wymienionych dokumentów istnieje pewien zakres danych, które nale y wype niJ, aby program wykona prawid owN weryfikacjK i wyliczenie sk adek.

W przypadku dokumentów $wiadczeniowych nale y zawsze, oprócz danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, podaJ równie kod tytu u ubezpieczenia i kod $wiadczenia/przerwy.

W przypadku dokumentów sk adkowych nale y zawsze, oprócz danych identyfikacyjnych ubezpieczonego, podaJ równie kod tytu u ubezpieczenia i kwoty podstaw wymiaru sk adek. Uruchomienie wyliczenia spowoduje wprowadzenie w polach sk adek w a$ciwych kwot, zgodnie z zasadami finansowania sk adek dla podanego kodu tytu u ubezpieczenia i w oparciu o warto$ci parametrów znajdujNce siK w opcjach programu.

Do wyliczania sk adek na poszczególne ubezpieczenia niezbKdne sN warto$ci nastKpujNcych parametrów: • • •

•

•

sk adka na ubezpieczenie emerytalne – stopa procentowa sk adki na ubezpieczenie emerytalne, sk adka na ubezpieczenia rentowe – stopa procentowa sk adki na ubezpieczenia rentowe, podstawa wymiaru sk adki oraz sk adka na ubezpieczenie chorobowe – kwota ograniczenia podstawy na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, kwota przeciKtnego wynagrodzenia dla dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego oraz stopa procentowa sk adki na ubezpieczenie chorobowe, sk adka na ubezpieczenie wypadkowe – stopa procentowa sk adki na ubezpieczenie wypadkowe mo e byJ pobierana z kilku miejsc: je$li istnieje deklaracja rozliczeniowa, wówczas warto$J tej stopy procentowej pobierana jest z deklaracji; je$li dla danego okresu nie utworzono jeszcze deklaracji rozliczeniowej, wówczas warto$J tej stopy procentowej pobierana jest z opcji programu dla dokumentów za okresy do grudnia 2002 r. lub z kartoteki p atnika dla dokumentów od 2003 r., sk adka na ubezpieczenie zdrowotne – stopa procentowa sk adki na ubezpieczenie zdrowotne.

Aby w programie P atnik poprawnie wyliczyJ sk adkK na ubezpieczenie wypadkowe, nale y uzupe niJ obowiNzujNcN dla danego p atnika sk adek stopK procentowN sk adki na ubezpieczenie wypadkowe do kartoteki p atnika. W 50

Dokumentacja u ytkownika

sytuacji, gdy p atnik dokonuje aktualizacji danych na podstawie danych KSI ZUS, wówczas warto$J bazowej stopy procentowej zostanie automatycznie przeniesiona z rejestrów.

Przy tworzeniu dokumentów rozliczeniowych, rozpoczynajNc od dokumentów za stycze; 2003 r., nale y bezwzglKdnie pamiKtaJ o wprowadzeniu wysoko$ci stopy procentowej sk adki do pola 04 w bloku III deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA (za pomocN przycisku Wstaw), je$li p atnik rozlicza sk adki na ubezpieczenie wypadkowe. Brak stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe w deklaracji rozliczeniowej sygnalizowany jest b Kdem w programie P atnik oraz spowoduje odrzucenie kompletu dokumentów rozliczeniowych w systemie centralnym, je$li p atnik rozlicza równie sk adki na ubezpieczenie wypadkowe.

Stopa procentowa sk adki na ubezpieczenie wypadkowe powinna byJ ustalona zgodnie z przepisami: • ustawy z dnia 30 paVdziernika 2002 r. o ubezpieczeniu spo ecznym z tytu u wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. Nr 199, poz. 1673, z póVn.zm.), • rozporzNdzeniem Ministra Pracy i Polityki Spo ecznej z dnia 29 listopada 2002 r. w sprawie ró nicowania stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie spo eczne z tytu u wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zale no$ci od zagro e; zawodowych i ich skutków (Dz.U. Nr 200, poz. 1692 i Nr 203, poz. 1720).

Poradnik dla p atników jest dostKpny na stronach internetowych oraz w terenowych jednostkach organizacyjnych Zak adu.

Aby przygotowaJ dokumenty rozliczeniowe: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Za ó kartotekK dla ubezpieczonego, dla którego chcesz utworzyJ dokument, je$li nie istnieje (patrz rozdzia 5.2.4 Dodanie ubezpieczonego do rejestru). W sytuacji, gdy ubezpieczony posiada ju za o onN kartotekK, wyokonaj aktualizacje danych w oparciu o dane zgromadzone w KSI ZUS i przejdV do kroku 2.

PrzejdV do widoku Dokumenty wprowadzone i utwórz nowy raport imienny, wybierajNc jeden z rodzajów dokumentów wymienionych na li$cie powy ej (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu).

Do powstajNcych raportów imiennych zostanN automatycznie przeniesione z kartotek dane identyfikacyjne p atnika oraz ubezpieczonego.

WprowadV kod tytu u ubezpieczenia i podstawy wymiaru sk adek.

Wylicz sk adki w raportach imiennych.

PrzeprowadV weryfikacjK utworzonych raportów imiennych.

Zapisz utworzone raporty.

Ogólne zasady obs,ugi programu

51

Je$li dla danego kodu tytu u ubezpieczenia w danym okresie wystKpuje kilka ró nych zasad finansowania sk adek, wówczas: -

Je$li podane zostanN tylko kwoty podstaw wymiaru sk adek, a pola sk adek bKdN puste, to po uruchomieniu wyliczenia wybrany zostanie domy$lny schemat finansowania sk adek.

-

Je$li podane zostanN równie kwoty sk adek, wówczas, po uruchomieniu wyliczenia, spo$ród wszystkich schematów dostKpnych dla danego kodu tytu u ubezpieczenia zostanie wybrany schemat najbardziej odpowiadajNcy temu, który poda u ytkownik.

Je$li wystKpuje kod tytu u ubezpieczenia, dla którego w danym okresie rozliczeniowym istniejN ró ne zasady finansowania sk adek to, aby wykonaJ wyliczenie wed ug domy$lnego schematu dla danego kodu, nale y usunNJ wszystkie kwoty sk adek i wykonaJ akcjK wyliczenia, klikajNc na przycisku Wylicz. Aby jednym ruchem skasowaJ wszystkie sk adki, nale y u yJ przycisku Usu+ sk)adki.

W razie postKpowania niezgodnie z podanN procedurN, na ekranie pojawiaJ siK bKdN odpowiednie komunikaty o b Kdach.

4.5.4 Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - deklaracji rozliczeniowej Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA zawiera zbiorcze sumy sk adek oraz $wiadcze; finansowanych z ubezpiecze; spo ecznych wykazanych w raportach imiennych. Warunkiem koniecznym wyliczenia deklaracji z raportów jest istnienie raportów o takim samym identyfikatorze jak identyfikator deklaracji rozliczeniowej.

Przed przystNpieniem do wyliczenia sumarycznych kwot sk adek na deklaracji ZUS DRA nale y w pierwszej kolejno$ci zweryfikowaJ poprawno$J raportów imiennych. Do deklaracji ZUS DRA nie zostanN tak e zliczone sk adki z raportów niezapisanych (otwartych do edycji).

W przypadku osób rozliczajNcych siK tylko za siebie deklaracja rozliczeniowa pe ni funkcjK raportu imiennego. Konieczne jest wówczas uzupe nienie w bloku X dokumentu kodu tytu u ubezpieczenia oraz kwot podstaw wymiaru sk adek.

Przy tworzeniu dokumentów rozliczeniowych, poczynajNc od dokumentów za stycze; 2003 r., nale y pamiKtaJ o wprowadzeniu wysoko$ci stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe do pola 03. w bloku III. deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za pomocN przycisku WSTAW (o ile warto$J ta zosta a wprowadzona do kartoteki p atnika) lub przez jej wpisanie.

Brak stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe na deklaracji rozliczeniowej sygnalizowany jest w programie P atnik jako b Nd.

W polu 02. bloku III. ZUS DRA nale y podaJ kod wniosku pracodawcy o dofinansowanie sk adek za osoby niepe nosprawne ze $rodków PFRON i bud etu pa;stwa. SN to kody 0, 1, 2 i 3 , z tym e kod 3 mo e byJ u ywany nie wcze$niej ni na deklaracji rozliczeniowej za stycze; 2004 r. Przy sporzNdzaniu korekt dokumentów rozliczeniowych za okresy wcze$niejsze ni stycze; 2004 r. nale y u ywaJ odpowiednio kodów 0, 1, 2. Wype nienie tego pola jest obowiNzkowe do grudnia 2007 roku.

Od stycznia 2008 pole III.02 powinno byJ puste lub wype nione kodem 0.

52

Dokumentacja u ytkownika

Aby przygotowaJ deklaracjK rozliczeniowN: 1.

2.

3.

4.

Utwórz raporty imienne (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu), wype nij je poprawnymi warto$ciami i zapisz.

Utwórz deklaracjK rozliczeniowN i wykonaj wyliczanie z raportów.

Uzupe nij pola, które nie sN wyliczane na podstawie raportów, jak kwota na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Fwiadcze; Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych.

Wykonaj weryfikacjK utworzonej deklaracji rozliczeniowej.

W razie postKpowania niezgodnie z podanN procedurN na ekranie pojawiaJ siK bKdN odpowiednie komunikaty informujNce o b Kdach.

Je$li jeste$ p atnikiem, który musi sporzNdzaJ dokumenty z kilku przedzia ów numerów identyfikatorów (np. 01-39 i 40 – 49), to przed utworzeniem i wyliczeniem dokumentów rozliczeniowych z kolejnego zakresu numerów musisz ustawiJ ten przedzia w Ustawieniach programu dostKpnych z menu Administracja.

4.5.5 Przygotowanie dokumentu ZUS ZSWA Dokument ZUS ZSWA jest sk adany w celu zg oszenia okresów pracy, w których ubezpieczony wykonywa prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

W zg oszeniu danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze p atnik sk adek przekazuje do ZUS informacje dotyczNce pracowników umieszczonych w ewidencji pracowników (prowadzonej przez p atnika) wykonujNcych prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiNzek op acania sk adek na Fundusz Emerytur Pomostowych.

Aby utworzyJ dokument ZUS ZSWA skorzystaj z kreatora Zg)oszenie ZUS ZSWA (patrz rozdzia 5.3.16 Kreator dokumentów ZUS ZSWA).

4.5.6 Przygotowanie dokumentu ZUS IWA InformacjK ZUS IWA, za dany rok kalendarzowy, przekazujN do Zak adu Ubezpiecze; Spo ecznych p atnicy sk adek, którzy spe niajN Ncznie warunki: • •

•

podlegajN wpisowi do rejestru REGON, byli zg oszeni w ZUS jako p atnicy sk adek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie przez ca y rok kalendarzowy, za który sk adana jest informacja ZUS IWA i przynajmniej jeden dzie; w styczniu nastKpnego roku, zg aszali w roku kalendarzowym, za który sk adana jest informacja ZUS IWA, $rednio, co najmniej 10 ubezpieczonych do ubezpieczenia wypadkowego.

Szczegó owe informacje na temat zasad wype niania informacji ZUS IWA zawarte zosta y w poradniku „Zasady sk adania i wype niania Informacji o

Ogólne zasady obs,ugi programu

53

danych do ustalenia sk adki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA” dostKpnym na www.zus.pl.

Jak utworzyJ dokument ZUS IWA (patrz dokumentu)

rozdzia 5.3.1 Utworzenie

4.5.7 Przygotowanie informacji dla osoby ubezpieczonej Zgodnie z ustawN o systemie ubezpiecze; spo ecznych p atnik sk adek ma obowiNzek przekazywaJ ubezpieczonemu, w podziale na poszczególne miesiNce, za rok ubieg y w terminie do dnia 28 lutego roku nastKpnego, informacje zawarte w imiennych raportach miesiKcznych. Po raz pierwszy p atnicy sk adek byli zobowiNzani przekazaJ ubezpieczonym InformacjK rocznN za rok 2012, w terminie do 28 lutego 2013 roku. Ubezpieczeni mogN jednak wnioskowaJ do p atnika sk adek o wydanie takiego dokumentu czK$ciej ni raz do roku.

Aby utworzyJ Informacj- miesi-czn. lub roczn.: 1. Skorzystaj z kreatora Informacje dla osoby ubezpieczonej (patrz rozdzia 5.9 Informacje MiesiKczna i Informacja Roczna dla ubezpieczonego).

Kreator umo liwia utworzenie Informacji miesi-cznej lub Informacji rocznej na podstawie dokumentów rozliczeniowych przekazanych i przetworzonych poprawnie na koncie p atnika sk adek w ZUS. 2. Wska okres rozliczeniowy lub rok, za które majN byJ utworzone Informacja miesi-czna lub Informacja roczna.

3. Kreator umo liwia utworzenie Informacji miesi-cznej lub Informacji rocznej dla wskazanych lub wszystkich ubezpieczonych.

4.6 Jak przygotowa dokumenty koryguj,ce?

W sytuacji, gdy stwierdzono pomy ki w dokumentach rozliczeniowych przekazanych do ZUS lub wystNpi y okoliczno$ci, które wymagajN modyfikacji wysoko$ci sk adek bNdV informacji o wyp aconych zasi kach, nale y przygotowaJ dokumenty korygujNce. Dokumenty korygujNce powinny byJ opatrzone identyfikatorem o jeden numer wy szym od identyfikatora ostatniego dokumentu przekazanego do ZUS w danym okresie rozliczeniowym. Do ZUS nale y przekazywaJ wy Ncznie raporty, które wymagajN korekty, postKpujNc zgodnie z zasadami korygowania i wycofywania dokumentów. Poradnik dla p atników jest dostKpny na stronach internetowych oraz w terenowych jednostkach organizacyjnych Zak adu.

Aby za pomocN programu P atnik przygotowaJ dokumenty korygujNce: 1. Je$li przygotowujesz korektK za okres, który by rozliczany w wersji programu 4.01.001 lub wcze$niejszej, to wykonaj zasilenie inicjalne tymi dokumentami (patrz 5.4 Kreator zasilania inicjalnego) – wykonaj tylko w wypadku, je$li dane te nie zosta y wprowadzone do bazy programu w wersji 5.01.001 lub 6.01.001 lub 6.02.001 lub 6.03.001.

54

Dokumentacja u ytkownika

2. Za pomocN kreatora utwórz komplet dokumentów korygujNcych na podstawie dokumentów pierwszorazowych (lub o poprzednim numerze identyfikatora) przekazanych do ZUS. Komplet powinien zawieraJ deklaracjK ZUS DRA wraz z raportami imiennymi za ubezpieczonych (patrz rozdzia 5.3.15 Kreator dokumentów rozliczeniowych).

3. Dokumenty korygujNce zostanN utworzone dla ubezpieczonych, dla których wys ane by y dokumenty w komplecie wskazanym jako wzorcowy.

4. Po utworzeniu dokumentów dokonaj w nich stosownej korekty zgodnie z zasadN korygowania i wycofywania imiennych raportów miesiKcznych.

5. Po wprowadzeniu modyfikacji przeprowadV weryfikacjK dokumentów.

6. Z deklaracji rozliczeniowej usu; sk adki, wylicz jN ponownie oraz zweryfikuj.

7. Deklaracja powinna zawieraJ sumy sk adek ze wszystkich raportów dotyczNcych danego okresu rozliczeniowego, zarówno z pozycji za ubezpieczonych korygowanych jak i za ubezpieczonych wysy anych w kompletach pierwszorazowych, dla których nie wprowadzano zmian.

W sytuacji, gdy wykona e$ aktualizacjK danych, w rejestrze dokumentów z ZUS, pobra e$ aktualne komplety dokumentów, które obowiNzujN jako aktualne w ZUS. Deklaracje korygujNcN nale y wyliczyJ na podstawie kompletów rozliczeniowych z ZUS oraz skorygowanych pozycji raportów.

W sytuacji, gdy nie wykonujesz synchronizacji danych z rejestrem w KSI ZUS, powiniene$ samodzielnie przygotowaJ wszystkie pozycje raportów w jednym komplecie. W tym celu nale y skorzystaJ z dodatkowych funkcji programu, kopiujNcych pozycje dokumentów. Wszystkie pozycje raportów korygujNcych utworzone za pomocN kreatora sN oznaczone domy$lnie jako Do wysy,ki do ZUS. Aby przes aJ je do ZUS, nale y usunNJ oznaczenie Do wysy,ki dla tych pozycji raportów, które dotyczN ubezpieczonych, dla których nie dokonano korekty (patrz rozdzia 5.3.3.1 Oznaczanie raportów imiennych do wysy ki).

Je$li pozycje te nie zostanN usuniKte, wówczas w wyniku weryfikacji pojawi siK b Nd. Do ZUS nale y wysy aJ tylko te pozycje raportów korygujNcych, które dotyczN ubezpieczonych, dla których dokonano korekty.

Tylko do 30 kwietnia p atnicy mogN dokonywaJ korekty dokumentów z o onych do ZUS za rok poprzedni. P atnicy, którzy nie dope niN obowiNzku mogN zostaJ ukarani grzywnN. W sytuacji, gdy po kwietniu wykonujesz korekty za okresy rozliczeniowe wcze$niejsze wówczas aby poprawnie zweryfikowaJ raporty imienne i deklaracjK korygujNcN nale y skontaktowaJ siK z ZUS, w celu udostKpnienia niezbKdnych danych za ten okres.

Przygotowane w ten sposób dokumenty korygujNce nale y dodaJ do zestawu i po zweryfikowaniu przekazaJ do ZUS w postaci elektronicznej lub papierowej.

Ogólne zasady obs,ugi programu

55

4.7 Jak tworzy i wysy a dokumenty rozliczeniowe dla ró&nych przedzia ów numerów identyfikatorów?

Poni ej zosta opisany tryb postKpowania dla p atników, którzy muszN sk adaJ dokumenty rozliczeniowe z dwu lub wiKcej przedzia ów numerów identyfikatorów. Dotyczy to p atników, którzy np. rozliczajN sk adki wy Ncznie na w asne ubezpieczenia (sk adajNcych tylko deklaracjK rozliczeniowN), je eli za dany miesiNc sN zobowiNzani do z o enia wiKcej ni jednej deklaracji rozliczeniowej (z ró nymi kodami tytu ów ubezpiecze;), tj. deklaracje oznaczone numerem „01” oraz „40".

Aby przygotowaJ i wys aJ do ZUS dokumenty z ró nych przedzia ów identyfikatorów: 1. W oknie Ustawienia programu wybierz pierwszy z zakresów numerów identyfikatorów, dla których chcesz przygotowaJ dokumenty, np. 01 – 39 (patrz rozdzia Zmiana zakresu numerów dokumentów rozliczeniowych w „Dokumentacji administratora”).

2. Utwórz, wylicz i zweryfikuj dokumenty rozliczeniowe (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu).

3. Zmie; zakres numerów dla dokumentów rozliczeniowych na taki, dla jakiego musisz przygotowaJ dokumenty rozliczeniowe np. 40 - 49 (patrz rozdzia Zmiana zakresu numerów dokumentów rozliczeniowych w „Dokumentacji administratora”).

4. Utwórz dokumenty z identyfikatorami z kolejnego zakresu numerów identyfikatorów i zweryfikuj je (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu).

Przygotowane w ten sposób dokumenty korygujNce nale y dodaJ do zestawu i po zweryfikowaniu przekazaJ do ZUS w postaci elektronicznej lub papierowej.

Dokumenty rozliczeniowe z ró nych przedzia ów identyfikatorów mo na wysy aJ do ZUS w jednym zestawie dokumentów.

4.8 Jak tworzy i wysy a dokumenty z ró&nych okresów rozliczeniowych?

Poni ej zosta omówiony tryb pracy podczas przygotowywania i wysy ania do ZUS dokumentów z ró nych okresów rozliczeniowych. Dotyczy to sytuacji, kiedy u ytkownik sporzNdza dokumenty za bie Ncy okres rozliczeniowy oraz korekty dokumentów za poprzednie miesiNce. Aby sprawnie przygotowaJ dokumenty rozliczeniowe za bie Ncy okres i korekty za miesiNce poprzednie:

56

Dokumentacja u ytkownika

1. W ustawieniach programu zmie; okres rozliczeniowy na bie Ncy (czyli wybierz miesiNc i rok, za jaki chcesz sporzNdzaJ dokumenty rozliczeniowe) (patrz rozdzia Zmiana okresu rozliczeniowego w „Dokumentacji administratora”).

2. Utwórz (patrz rozdzia 5.3.1 Utworzenie dokumentu) lub wczytaj z systemu zewnKtrznego (patrz rozdzia 5.5 Import dokumentów) dokumenty rozliczeniowe za bie Ncy okres.

3. Zweryfikuj poprawno$J utworzonych dokumentów i wprowadV w nich ewentualne poprawki.

4. Za pomocN Kreatora dokumentów rozliczeniowych przygotuj dokumenty korygujNce za poprzednie miesiNce i wprowadV w nich stosowne korekty (patrz rozdzia 5.3.15 Kreator dokumentów rozliczeniowych).

5. W widoku Dokumenty wprowadzone zaznacz przygotowane dokumenty (za ka dy okres rozliczeniowy osobno) i do Ncz je do dwóch odrKbnych zestawów (patrz rozdzia 5.3.11 Dodawanie dokumentów do zestawu).

Wys anie kompletów dokumentów za dany okres w osobnych zestawach u atwi wyszukanie tych zestawów. Zalecane jest nadawanie zestawom nazw pozwalajNcych na identyfikacjK ich zawarto$ci, np. dla dokumentów o identyfikatorze 02 10-2003 nazwa mo e byJ KOREKTA PA\DZIERNIK 2003 r.

Przygotowane w ten sposób zestawy dokumentów po zweryfikowaniu przeka do ZUS w postaci elektronicznej lub papierowej.

4.9 Jak przygotowa i wys a zestaw dokumentów?

Przygotowanie i wys anie zestawu dokumentów sk ada siK z czterech etapów: • • • •

weryfikacja autentyczno$ci oprogramowania oraz pobranie aktualnych komponentów p atnika oraz danych p atnika i ubezpieczonych, utworzenie zestawu i do Nczenie do niego zaimportowanych i zweryfikowanych dokumentów, przekazanie ich do ZUS w postaci wydruku lub za pomocN przekazu elektronicznego, rejestracja potwierdzenia przekazania tych dokumentów do ZUS.

W systemie Elektronicznej Wymiany Dokumentów wysy ka zestawów dokumentów i pobieranie potwierdze; jest wspomagane odpowiednimi kreatorami: • • • • •

Kreator wysy ania zestawów do ZUS – uruchamiany podczas wysy ki pojedynczego zestawu dokumentów, Kreator grupowego wysy ania zestawów do ZUS – dostKpny po wybraniu polecenia: WyIlij z menu NarzCdzia na widoku Zestawy wprowadzone, • Wy$lij za wielu p atników z menu NarzKdzia.

Kreator potwierdzania zestawów – uruchamiany podczas pobierania potwierdzenia, Kreator grupowego potwierdzania zestawów – dostKpny po wybraniu polecenia Pobierz za wielu p atników.

Kreatory wysy ki zestawów dokumentów majN na celu: Ogólne zasady obs,ugi programu

57

• • •

wspomaganie u ytkownika programu, z o enie podpisu za pomocN skonfigurowanego certyfikatu kwalifikowanego, umo liwienie przeglNdania raportów z realizacji kolejnych etapów wysy ania.

W zale no$ci od wybranego miejsca uruchomienia funkcji wysy ania, kreator ma osiem lub dziewiKJ kroków i nastKpujNce etapy: • • • • • •

wybór zestawów dokumentów (tylko dla wysy ania zestawów za wielu p atników), weryfikacjK autentyczno$ci oraz aktualno$ci komponentów programu P atnik, weryfikacjK aktualno$ci danych p atnika i ubezpieczeniowych, weryfikacjK zestawu i przeglNdanie raportu z weryfikacji, podpisanie zestawu wybranym certyfikatem i przeglNdanie raportu z podpisywania, wys anie zestawu i przeglNdanie raportu z wysy ki.

4.9.1 Jak przygotowa dokumenty do wys ania?

Po utworzeniu lub zaimportowaniu dokumentów nale y je zweryfikowaJ. Poprawna weryfikacja utworzonych bNdV zaimportowanych dokumentów wymaga wcze$niejszego pobrania z ZUS najnowszych wersji komponentów programu oraz aktualnych danych p atnika i ubezpieczonych zg osznych do ZUS. W przypadku wykonania weryfikacji w oparciu o nieaktualne dane, program pobierze z ZUS niezbKdne materia y i wykona takN weryfikacjK automatycznie.

Je$li weryfikacja wykaza a b Kdy, wówczas nale y dokumenty b Kdne poprawiJ. Je$li wysy asz zestaw zawierajNcy korygujNce raporty imienne, wówczas upewnij siK, e wysy asz jedynie pozycje skorygowane.

Je$li weryfikacja dokumentów zako;czy a siK bez b Kdu, wówczas nale y: 1. UtworzyJ nowy zestaw (patrz rozdzia 5.6.1 Utworzenie nowego zestawu dokumentów) lub w widoku Dokumenty wprowadzone dodaj dokumenty do zestawu (patrz rozdzia 5.3.11 Dodawanie dokumentów do zestawu).

2. Do NczyJ do zestawu pozosta e zweryfikowane dokumenty.

3. ZapisaJ zestaw dokumentów.

W efekcie powstanie zestaw dokumentów zawierajNcy dokumenty gotowe do wysy ki.

Je$li dokumenty posiadajN b Kdy krytyczne, nie mogN byJ wysy ane do ZUS. W sytuacji, gdy w dokumentach weryfikacja zwróci b Kdy o statusie Powa ne lub Ostrze enia, wówczas nale y siK spodziewaJ, e dokumenty nim zostanN przekazane do przetworzenia, przejdN dodatkowN kontrolK wykonanN przez pracowników ZUS.

58

Dokumentacja u ytkownika

4.9.2 Jak wydrukowa zestaw dokumentów i przekaza w postaci papierowej?

P atnicy sk adek rozliczajNcy sk adki za nie wiKcej ni 5 osób mogN przekazywaJ dokumenty ubezpieczeniowe w postaci wydruku z programu P ATNIK. Aby przygotowaJ do przekazania poprawne dokumenty, nale y je umie$ciJ w zestawie dokumentów, a nastKpnie wys aJ, wybierajNc jako metodK przekazania do ZUS – wydruk.

Aby wydrukowaJ zestaw dokumentów w postaci pozwalajNcej na przekazanie do ZUS: 1. Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego jako metodK przekazywania dokumentów do ZUS - Wydruk (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).

2. Wy$lij wybrany zestaw dokumentów do ZUS (patrz rozdzia 5.6.3 Wysy anie zestawu dokumentów).

3. Po dostarczeniu dokumentów do ZUS oznacz zestaw jako potwierdzony (patrz 5.6.5 Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony).

4.9.3 Jak przyst,pi do elektronicznej komunikacji z ZUS? Aby przystNpiJ do elektronicznej komunikacji z ZUS w zakresie przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych oraz pobierania danych, p atnik musi posiadaJ: •

komputer zgodny z wymaganiami (patrz Dokumentacja administratora), • zainstalowany program P ATNIK, oraz: • certyfikat kwalifikowany wraz z zainstalowanym oprogramowaniem do jego obs ugi.

WersjK instalacyjnN programu P ATNIK mo na uzyskaJ w ZUS lub pobraJ z nastKpujNcych stron internetowych http://e-inspektorat.zus.pl/ i www.platnik.info.pl.

Sposób uzyskania certyfikatu kwalifikowanego wydanego przez polskie kwalifikowane centra certyfikacji jest opisany w politykach certyfikacji zamieszczonych na stronach poszczególnych centrów.

Ogólne zasady obs,ugi programu

59

4.9.4

Jak pobra dane z ZUS ZUS udostKpnia p atnikom dane s u Nce do poprawienia jako$ci tworzonych dokumentów ubezpieczeniowych.

Dane te mo na pobraJ automatycznie za pomocN funkcji aktualizujNcych: • •

komponenty (s owniki, biblioteki, pliki konfiguracyjne) progamu P atnik, dane p atnika i ubezpieczonych znajdujNce siK w ZUS.

Pobranie danych p atnika i ubezpieczonych z ZUS uwarunkowane jest znajomo$ciN danych charakterystycznych dla konkretnego p atnika. Dane te zostanN pobrane automatycznie z bazy danych, a w przypadku ich nie znalezienia bKdN musia y byJ wprowadzone do formularza o$wiadczenia przez p atnika.

Dodatkowo osoba pobierajNca dane bKdzie musia a zaznajomiJ siK z regulaminem pobierania danych z ZUS w KSI i podpisaJ elektroniczne o$wiadczenie.

Je eli u ytkownik nie pobierze danych z ZUS samodzielnie, wówczas podczas wysy ki dokumentów – po stwierdzeniu, e na stacji nie ma aktualnych danych – progam P atnik zrobi to automatycznie.

Aby pobraJ dane p atnika i ubezpieczonych z ZUS, u ytkownik progamu musi posiadaJ wa ny certyfikat kwalifikowany oraz odpowiadajNcy mu klucz prywatny (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia „Ustawienia certyfikatów”).

Konieczne jest równie posiadanie w programie aktualnego certyfikatu ZUS. Aby pobraJ dane p atnika i ubezpieczonych z ZUS: 1.

2.

3.

Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego odpowiedni certyfikat kwalifikowany.

Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego opcje po Nczenia z internetem (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Ustawienia komunikacji z ZUS).

Uruchom funkcjK Aktualizuj komponenty programu i dane p)atnika...

Podczas wysy ki dokumentów bezpo$rednio z programu mo e pojawiaJ siK komunikat "Certyfikat sesji SSL zawiera b Kdy".

W razie jego wystNpienia w ustawieniach internetowych (menu Start\Ustawienia\Panel sterowania\Opcje internetowe\ zak adka Zaawansowane\ sekcja Zabezpieczenia) nale y odznaczyJ opcjK "SprawdV, czy certyfikat serwera nie zosta cofniKty".

60

Dokumentacja u ytkownika

4.9.5 Jak wys a zestaw dokumentów do ZUS? Zestawy dokumentów mogN byJ przekazywane do ZUS w postaci elektronicznej na kilka sposobów: • • •

za pomocN funkcji automatycznego wysy ania dokumentów w programie P ATNIK, przy wykorzystaniu otwieranej standardowN przeglNdarkN internetowN strony WWW, poprzez p yty CD przekazywane do najbli szej jednostki ZUS.

Dokumenty przekazywane w postaci elektronicznej sN podpisane (za pomocN klucza prywatnego p atnika) i zaszyfrowane (za pomocN certyfikatu ZUS).

Je$li p atnik chce przekazaJ do ZUS dokumenty za innych p atników i u ywaJ do tego celu w asnego certyfikatu, wówczas musi posiadaJ do tego odpowiednie upowa nienie i dodatkowo w programie powinien pracowaJ jako podmiot upowa niony.

Aby przekazywaJ dokumenty innych p atników, nale y do tego u yJ polecenia WyIlij za wielu p atników (patrz rozdzia 5.6.13.1 Kreator grupowego wysy ania zestawów do ZUS).

Wysy anie zestawów dokumentów przy wykorzystaniu WWW wymaga zainstalowania przeglNdarki internetowej. Adresy stron internetowych, na które p atnik mo e wysy aJ zestawy dokumentów za po$rednictwem systemu Elektronicznej Wymiany Dokumentów, sN nastKpujNce: • www.ewd2.warszawa.zus.pl/ • www.ewd2.wroclaw.zus.pl/ Aby sporzNdziJ przesy kK do ZUS, u ytkownik progamu musi posiadaJ wa ny certyfikat kwalifikowany oraz odpowiadajNcy mu klucz prywatny (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia „Ustawienia certyfikatów”).

Konieczne jest równie posiadanie w programie • • •

aktualnego certyfikatu ZUS, aktualnych komponentów programu P atnik (tj: s owników, plików konfiguracyjnych i bibliotek) wp ywajNcych na wynik weryfikacji wysy anych dokumentów, aktualnych danych p atnika oraz ubezpieczonych.

Po wys aniu zestawu dokumenty przechodzN w stan Wys,any i pozostajN w nim a do momentu rejestracji potwierdzenia z ZUS. Ka dy plik z dokumentami przes any do ZUS otrzymuje identyfikator przesy ki do ZUS. Identyfikator pos u y do pobrania potwierdzenia przes ania pliku z dokumentami do ZUS.

Wysy ka zestawów dokumentów i pobieranie potwierdze; jest wspomagana odpowiednimi kreatorami.

Ogólne zasady obs,ugi programu

61

ZUS po otrzymaniu przesy ki: • • •

weryfikuje jN pod wzglKdem formalnym, tj.: deszyfruje, sprawdza podpis elektroniczny oraz autentyczno$J i nienaruszalno$J dokumentu, sprawdza pod wzglKdem merytorycznym otrzymane dokumenty ubezpieczeniowe, tworzy i udostKpnia do pobrania potwierdzenia otrzymania dokumentów oraz poprawno$ci ich struktury.

Potwierdzenie zawiera informacje o tym, czy przes any plik zosta poprawnie przyjKty, czy te wykryto w nim jakie$ b Kdy (formalne bNdV merytoryczne).

Potwierdzenie jest opatrzone podpisem elektronicznym ZUS. Sposób pobierania potwierdzenia zosta opisany w rozdziale 4.9.6 Jak potwierdziJ elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS? Rejestracja potwierdzenia przyjKcia dokumentu nie oznacza, e dokument zosta poprawnie przetworzony i zapisany na koncie ubezpieczonego w ZUS. W zakresie nowej funkcjonalno$ci programu ka dy dokument opatrzony zosta dodatkowo statusem, który informuje u ytkownika o etapie obs ugi dokumentu po stronie KSI ZUS. Dokument przyjKty przez ZUS mo e byJ oznaczony jako: OczekujDcy na przetworzenie – w sytuacji gdy nie posiada b Kdów uniemo liwiajNcych jego przetworzenie, OczekujDcy na wyjaInienie – w sytuacji, gdy posiada b Kdy o statusie powa nym i przed ich wyja$nieniem nie mo e byJ przekazany do przetworzenia, OczekujDcy na kontrolC – w sytuacji, gdy posiada b Kdy o statusie ostrze enia i taki dokument bKdzie poddany dodatkowej kontroli przez pracownika ZUS, zanim zostanie przekazany do przetworzenia, Przetworzony – w sytuacji, gdy dokument zosta przetworzony, a dane z dokumentu zosta y przeniesione na konto ubezpieczonego, przy czym dla takiego dokumentu mog y zostaJ równie odnotowane b Kdy weryfikacji, Odrzucony – w sytuacji, gdy dokument zosta odrzucony na etapie przetwarzania dokumentu.

Informacje o statusie przetwarzania dokumentu pobierane sN podczas aktualizacji statusów wys anych dokumentów (patrz rozdzia 5.6.2 Pobieranie danych z ZUS)

4.9.5.1 Jak wys a dokumenty bezpoArednio z programu?

Program P ATNIK umo liwia automatyczne przekazywanie do ZUS przygotowanych zestawów dokumentów oraz pobieranie potwierdze; dla tych zestawów.

Przesy anie dokumentów do ZUS drogN elektronicznN przy wykorzystaniu programu P ATNIK wymaga zainstalowanego i w a$ciwie skonfigurowanego modemu lub dostKpu do Internetu przez sieJ korporacyjnN. MuszN byJ równie spe nione minimalne wymagania systemowe (patrz Dokumentacja administratora).

Aby wys aJ zestaw dokumentów bezpo$rednio z programu: 1.

2.

62

Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego opcjK automatycznego wysy ania albo wska serwer, do którego majN byJ przekazane dokumenty (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).

Uruchom funkcjK wysy ania dla wybranego zestawu dokumentów (patrz rozdzia 5.6.3 Wys anie zestawu dokumentów).

Dokumentacja u ytkownika

3.

Po przekazaniu dokumentów do ZUS identyfikator potwierdzenia zostanie automatycznie pobrany i zapisany w programie.

Po wys aniu dokumentów bezpo$rednio z programu mo esz pobraJ potwierdzenie równie z programu P ATNIK lub korzystajNc z odpowiedniej strony internetowej (tej samej, na którN wys ane zosta y dokumenty ubezpieczeniowe) – patrz rozdzia 4.9.6 Jak potwierdziJ elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS? Podczas wysy ki dokumentów bezpo$rednio z programu mo e pojawiaJ siK komunikat "Certyfikat sesji SSL zawiera b Kdy".

W razie jego wystNpienia w ustawieniach internetowych (menu Start\Ustawienia\Panel sterowania\Opcje internetowe\ zak adka Zaawansowane\ sekcja Zabezpieczenia) nale y odznaczyJ opcjK "SprawdV, czy certyfikat serwera nie zosta cofniKty".

4.9.5.2 Jak przekaza dokumenty przy wykorzystaniu WWW? Przesy anie dokumentów do ZUS drogN elektronicznN przy wykorzystaniu WWW wymaga zainstalowanego i w a$ciwie skonfigurowanego modemu lub dostKpu do Internetu przez sieJ korporacyjnN oraz zainstalowania przeglNdarki internetowej.

Aby przekazaJ zestaw dokumentów przy wykorzystaniu WWW: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego opcjK samodzielnego przekazywania dokumentów (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).

Uruchom funkcjK wysy ania dla wybranego zestawu dokumentów (patrz rozdzia 5.6.3 Wys anie zestawu dokumentów).

SprawdV, czy w katalogu wybranym podczas realizacji funkcji wysy ania istnieje plik zawierajNcy przygotowany do wys ania zestaw dokumentów ubezpieczeniowych.

Po Ncz siK z serwerem, na który chcesz wys aJ zestaw dokumentów.

Wybierz odno$nik Strona wysy)ania dokumentów elektronicznych do ZUS. W polu przeznaczonym do wskazania pliku wpisz pe nN $cie kK dostKpu i nazwK pliku, który chcesz wys aJ, lub wska ten plik, korzystajNc z przycisku Przegl"daj.

WprowadV identyfikator przesy ki 5.6.6 Wprowadzenie identyfikatora przesy ki.

Identyfikator potwierdzenia zostanie wy$wietlony na ekranie po zako;czeniu transmisji pliku.

Identyfikator ten nale y zapisaJ w programie. Pos u y on do pobrania potwierdzenia przes ania pliku z dokumentami do ZUS. Bez tego identyfikatora pobranie potwierdzenia nie bKdzie mo liwe.

Po wys aniu dokumentów mo esz pobraJ potwierdzenie z programu P ATNIK lub korzystajNc z odpowiedniej strony internetowej (tej samej, na którN wys ane zosta y dokumenty ubezpieczeniowe) – patrz rozdzia 4.9.6 Jak potwierdziJ elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS? Ogólne zasady obs,ugi programu

63

4.9.5.3 Jak przekaza dokumenty na p ycie CD? Jednym ze sposobów przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS jest dostarczenie ich na no$niku CD. Korzystanie z tej drogi przekazywania danych mo liwe jest po otrzymaniu zgody z ZUS. Aby przygotowaJ p yty CD z odpowiednimi dokumentami ubezpieczeniowymi, które mogN byJ przekazane do ZUS: 1.

2.

3.

4.

Ustaw w parametrach przekazu elektronicznego opcjK samodzielnego przekazywania dokumentów (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).

Uruchom funkcjK wysy ania dla wybranego zestawu dokumentów (patrz rozdzia 5.6.3 Wys anie zestawu dokumentów).

SprawdV, czy w katalogu wybranym podczas realizacji funkcji wysy ania istnieje plik zawierajNcy przygotowany do wys ania zestaw dokumentów ubezpieczeniowych.

Nagraj przygotowany dokument elektroniczny na p ytK CD.

Nagrywanie na p ytK CD odbywa siK przy wykorzystaniu oprogramowania dostarczanego wraz z nagrywarkN. Oprogramowanie takie nie jest elementem programu P ATNIK.

4.9.6 Jak potwierdzi elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS? Potwierdzenie przekazania dokumentów oznacza, e dokument fizycznie zosta dostarczony do ZUS i jego zawarto$J informacyjna nie mo e ulegaJ zmianie.

Je$li oka e siK jednak, e w dokumencie nale y wykonaJ poprawki (np. nieprawid owo zosta a naliczona kwota podstawy lub sk adki), wówczas nale y przygotowaJ nowy (korygujNcy) dokument zgodnie z zasadami korygowania dokumentów ubezpieczeniowych i w nowym zestawie przekazaJ go do ZUS. Dokumenty przekazane do ZUS w postaci wydruków nale y potwierdziJ zmieniajNc ich status (oznaczajNc zestawy jako potwierdzone) w programie P ATNIK. Dokumenty przekazane w postaci elektronicznej nale y potwierdziJ przez pobranie i zarejestrowanie w programie P ATNIK elektronicznego potwierdzenia z ZUS. W efekcie potwierdzenia dokumenty przechodzN w stan Potwierdzony.

Dokumenty, które uzyska y potwierdzenie dorKczenia do ZUS, nie mogN zostaJ usuniKte z Rejestru dokumentów.

Program P ATNIK umo liwia automatyczne pobieranie elektronicznych potwierdze; z ZUS. Do pobrania potwierdzenia (zarówno przy wykorzystaniu strony WWW, jak i funkcji automatycznego pobierania w programie P ATNIK) niezbKdne jest posiadanie identyfikatora potwierdzenia otrzymanego po przekazaniu przesy ki do ZUS.

64

Dokumentacja u ytkownika

Odbieranie potwierdze; przekazanych dokumentów wymaga posiadania zainstalowanego i w a$ciwie skonfigurowanego modemu lub dostKpu do Internetu przez sieJ korporacyjnN. Je eli zestaw dokumentów przekazany do ZUS zosta poprawnie przygotowany w aktualnej wersji programu P ATNIK, do pobrania przez u ytkownika przygotowywane jest tylko potwierdzenie.

Potwierdzenie nale y zarejestrowaJ w programie P ATNIK (w przypadku pobierania potwierdzenia bezpo$rednio z programu jest ono automatycznie rejestrowane).

Zalecane jest, aby zestawy dokumentów o statusie przetworzenia w ZUS ustawionym na Przetworzony lub Odrzucony by y przenoszone do archiwum (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Archiwizacja zestawu dokumentów). Dotyczy to w szczególno$ci tych p atników, którzy majN du o ubezpieczonych i robiN wiele korekt dokumentów rozliczeniowych, a zawsze importujN dokumenty z systemów zewnKtrznych.

Je eli korekty dokumentów rozliczeniowych sN przygotowywane za pomocN Kreatora dokumentów rozliczeniowych, to nale y archiwizowaJ zestawy o poprzednim numerze identyfikatora.

Dzia anie takie ma na celu zmniejszenie wielko$ci roboczej bazy danych i poprawK jej wydajno$ci.

4.9.6.1 Jak pobra potwierdzenie bezpoArednio z programu P

ATNIK?

Aby pobraJ potwierdzenie z ZUS bezpo$rednio z programu: 1.

2.

Zaznacz zestaw dokumentów, który chcesz potwierdziJ (wybrany zestaw musi mieJ status Wys,any i mieJ zarejestrowany identyfikator potwierdzenia).

Pobierz potwierdzenie (patrz rozdzia 5.6.7 Pobieranie potwierdzenia).

Potwierdzenie zostanie pobrane i automatycznie zarejestrowane w programie.

4.9.6.2 Jak pobra potwierdzenie przy wykorzystaniu WWW? Odbieranie potwierdze; przy wykorzystaniu WWW wymaga zainstalowania przeglNdarki internetowej. Adresy stron internetowych, z których p atnik mo e pobieraJ potwierdzenia za po$rednictwem systemu Elektronicznej Wymiany Dokumentów: • www.ewd2.warszawa.zus.pl • www.ewd2.wroclaw.zus.pl Aby pobraJ potwierdzenie z ZUS przy wykorzystaniu WWW: 1.

2.

3.

Po Ncz siK z serwerem, na który zosta wys any zestaw dokumentów.

Wybierz odno$nik Strona pobierania potwierdzenia wys ania dokumentów elektronicznych do ZUS. Na wybranej stronie w polu Identyfikator potwierdzenia wprowadV identyfikator potwierdzenia i kliknij przycisk Pobierz.

Ogólne zasady obs,ugi programu

65

4.

5.

Po poprawnym podaniu identyfikatora potwierdzenia wy$wietlone zostanie pytanie, gdzie ma zostaJ zapisany plik potwierdzenia. Wska dowolne miejsce na dysku i kliknij przycisk Zapisz.

Zapisane potwierdzenie zarejestruj w programie P atnik (patrz rozdzia 5.6.8 Rejestrowanie potwierdzenia z pliku).

Je$li dla podanego identyfikatora nie udaje siK pobraJ potwierdzenia, nale y sprawdziJ, czy identyfikator jest poprawny (taki sam jak identyfikator wy$wietlony po zako;czeniu transmisji pliku. Je$li identyfikator jest poprawny i nie udaje siK pobraJ potwierdzenia, oznacza to, e wys any do ZUS plik z dokumentami nie zosta jeszcze przetworzony. Nale y wówczas spróbowaJ pobraJ potwierdzenie w póVniejszym terminie lub skontaktowaJ siK z administratorem przekazu elektronicznego.

4.10 Jak przekazywa dokumenty innych p atników?

Program P ATNIK mo e byJ wykorzystywany do elektronicznej komunikacji z ZUS na ró ne sposoby: • •

p atnik tworzy i przesy a do ZUS tylko w asne dokumenty, jeden z p atników (podmiot upowa niony) tworzy i przesy a do ZUS dokumenty swoje i innych p atników.

Scenariusze postKpowania w ka dym z tych przypadków opisane sN w nastKpnych podrozdzia ach.

4.10.1 Ka&dy za siebie Sytuacja taka ma miejsce wówczas, gdy ka dy z p atników pos uguje siK w asnym certyfikatem do elektronicznej wymiany danych z ZUS. W szczególnym wypadku w programie P ATNIK mo e byJ tylko jeden kontekst p atnika i jeden zarejestrowany certyfikat p atnika.

Certyfikat kwalifikowany rejestrowany jest w kontek$cie u ytkownika logujNcego siK do aplikacji. W zwiNzku z tym, bKdzie on wykorzystywany przez wszystkich p atników, do których uprawnienie posiada zalogowany u ytkownik.

Aby ka dy p atnik pos ugiwa siK w asnym certyfikatem kwalifikowanym, konieczne jest utworzenie dla ka dego z nich odrKbnego u ytkownika (patrz„Dokumentacja administratora” rozdzia Zarz.dzanie u1ytkownikami).

Aby wysy aJ do ZUS swoje dokumenty: 1.

2.

66

Utwórz kontekst p atnika (patrz rozdzia 5.1.1 Wprowadzenie danych p atnika) i uzupe nij dane p atnika.

Zarejestruj certyfikat p atnika (patrz rozdzia 5.10.3 Rejestracja certyfikatu).

Dokumentacja u ytkownika

Je eli jedna instancja programu P ATNIK s u yJ ma kilku p atnikom, ka dy z nich powinien wykonaJ powy sze kroki.

Aby zachowaJ bezpiecze;stwo u ytkowania programu, ka dy z nich mo e pracowaJ jako inny u ytkownik, posiadajNcy prawa do pracy z jednym p atnikiem (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Zarz.dzanie u1ytkownikami).

Po wykonaniu tych kroków mo esz, pracujNc w kontek$cie p atnika, tworzyJ dokumenty i zestawy dokumentów oraz wysy aJ je do ZUS (patrz rozdzia 4.9 Jak przygotowaJ i wys aJ zestaw dokumentów?). Do podpisywania przesy ek wykorzystywany bKdzie certyfikat i klucz prywatny tego p atnika.

Ogólne zasady obs,ugi programu

67

4.10.2 Podmiot upowa&niony Sytuacja ta ma miejsce wówczas, gdy jeden z p atników (podmiot upowa niony) jest uprawniony do tworzenia i wysy ania dokumentów innych p atników.

Podmiotem upowa nionym mo e byJ przyk adowo biuro rachunkowe rozliczajNce p atnika.

Aby wysy aJ do ZUS dokumenty w asne i innych p atników: 1.

2.

3.

4.

Utwórz kontekst p atnika – podmiotu upowa nionego (patrz rozdzia 5.1.1 Wprowadzenie danych p atnika) i uzupe nij dane p atnika.

W kartotece p atnika nadaj p atnikowi uprawnienia podmiotu upowa nionego (patrz rozdzia 5.1.3 Nadanie p atnikowi uprawnienia podmiotu upowa nionego).

Utwórz konteksty i uzupe nij dane innych p atników, dla których posiadasz upowa nienie.

Ustaw kontekst p atnika – podmiotu upowa nionego.

Po wykonaniu tych kroków mo esz tworzyJ i wysy aJ swoje dokumenty: • •

w kontek$cie swojego p atnika (podmiotu upowa nionego) utwórz dokumenty i przygotuj zestaw dokumentów, wy$lij przygotowany zestaw do ZUS (patrz 5.6.3 Wys anie zestawu dokumentów)

Mo esz równie tworzyJ i wysy aJ dokumenty innych p atników, dla których posiadasz upowa nienia: • • •

ustaw kontekst p atnika, dla którego chcesz utworzyJ i wys aJ dokumenty i przygotuj zestaw dokumentów do wys ania, ustaw kontekst p atnika – podmiotu upowa nionego, do wys ania wykorzystaj funkcjK wysy ania dokumentów innych p atników (patrz 5.6.13 Obs uga przesy ek wielu p atników).

W obu przypadkach przesy ka do ZUS zostanie podpisana certyfikatem p atnika – podmiotu upowa nionego.

Wysy ka zestawów dokumentów i pobieranie potwierdze; jest wspomagane odpowiednimi kreatorami.

68

Dokumentacja u ytkownika

5 Rozdzia

FUNKCJE PROGRAMU Funkcje programu obejmujN: • • • • • • •

obs ugK danych p atnika, obs ugK danych ubezpieczonego, tworzenie i weryfikacjK dokumentów ubezpieczeniowych, import dokumentów, w tym zasilenie inicjalne, tworzenie dokumentów p atniczych, tworzenie Informacji dla osoby ubezpieczonej, przekaz elektroniczny.

Funkcje te sN omówione w kolejnych podrozdzia ach.

5.1 Obs uga danych p atnika

Funkcje programu

69

Program P ATNIK przechowuje wszystkie dane p atnika w kartotece.

Kartoteka p atnika jest odzwierciedleniem danych p atnika na koncie w ZUS. Obs uga danych p atnika sprowadza siK do wprowadzenia do kartoteki danych identyfikacyjnych, adresowych oraz numerów rachunków bankowych i wysoko$ci stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe. Wpisanie danych p atnika do kartoteki umo liwia automatyczne wype nianie ich we wszystkich rodzajach formularzy. Poza tym w kartotece p atnika jest równie przechowywany zbiór informacji pobranych z ZUS z Centralnego Rejestru P atników (adresy prowadzenia dzia alno$ci gospodarczej oraz dane p atnika istotne do wylicze; i weryfikacji dokumentów danego p atnika) oraz historyczne dane identyfikacyjnych, je$li ulega y zmianie.

Po wprowadzeniu danych identyfikacyjnych i adresowych do kartoteki p atnika oraz przekazaniu do ZUS dokumentu zg oszenia ZUS ZPA lub odpowiednio ZUS ZFA, kartoteka p atnika jest potwierdzana. Potwierdzenie odbywa siK podczas aktualizacji komponentów i danych programu (patrz rozdzia 5.6.2) i oznacza ca kowitN blokadK edycji danych p atnika oraz aktualizacjK danych danymi przechowywanymi na koncie p atnika w ZUS. Kartoteki potwierdzone w ZUS w tytule okna majN dopisek [potwierdzona w ZUS] i mo na je tylko przeglNdaJ. Aktualizacja danych w takich kartotekach odbywa siK poprzez wys anie do ZUS dokumentów zg oszenia zmiany i pobranie aktualnych danych z repliki ZUS.

5.1.1 Wprowadzenie danych p atnika Praca w programie P ATNIK nie jest mo liwa bez uzupe nienia danych p atnika w kartotece. WprowadziJ do kartoteki nale y dane identyfikacyjne, adresowe oraz numery kont bankowych i informacje o wysoko$ci stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe.

Aby wprowadziJ dane p atnika do kartoteki, nale y najpierw dodaJ go do Rejestru p)atnika (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Rejestracja nowego p)atnika) - czynno$J tK mo e wykonaJ tylko administrator.

Dane na zak adce Adres prowadzenia dzia,alno ci gospodarczej oraz Dane do wyliczeC i weryfikacji sN pobierane z Centralnego Rejestru P atników z ZUS podczas wykonywania aktualizacji komponentów programu i danych p atnika (patrz rozdzia 5.6.2)

Aby wprowadziJ dane p atnika, wykonaj kolejno nastKpujNce czynno$ci: 1. Z menu P atnik wybierz polecenie Otwórz.

2. Na ekranie pojawi siK okno Kartoteka p)atnika – zak adka Dane identyfikacyjne (patrz Rysunek 17) – wprowadV dane p atnika, przejdV do kolejnych zak adek i wype nij je.

70

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 17. Okno dialogowe: Kartoteka p)atnika

3. W czK$ci Zakres danych pobieranych podczas aktualiazcji kartotek ubezpiczonych, domy$lne ustawienie Pe)ny zakres oznacza, e zostanN pobrane dane i dokumenty rozliczeniowe za wszystkich ubezpieczonych zg oszonych przez p atnika. W sytuacji, gdy p atnikiem jest instytucja, która oprócz pracowników obs uguje równie zg oszenia do ubezpiecze; i rozliczenia sk adek za $wiadczeniobiorców, nale y zmieniJ warto$J domy$lnN i okre$liJ w a$ciwy zakres danych.

4. Kliknij przycisk Weryfikuj, aby sprawdziJ poprawno$J wprowadzonych danych. Je$li wystNpi y b Kdy, popraw je i zweryfikuj ponownie kartotekK. 5. Zapisz wprowadzone dane – kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

B Kdy krytyczne uniemo liwiajN zapisanie i zamkniKcie kartoteki.

Funkcje programu

71

Zmiana zakresu danych pobieranych z ZUS mo liwa jest do momentu wykonania aktualizacji danych, tj. do zmiany statusu kartoteki p atnika na [potwierdzona w ZUS]. Po wykonaniu aktualizacji zmiana statusu nie jest mo liwa. Jest to cecha $cisle zwiNzana z bazN danych.

5.1.1.1 Dodanie stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe Funkcja dostKpna tylko dla kartotek, które nie sN potwierdzone w ZUS. P atnicy, których kartoteki majN status [potwierdzona w ZUS], dane o wysoko$ci stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe pobierajN z ZUS z danych zgromadzonych na koncie p atnika.

W kartotece p atnika przechowywana jest dana wysoko$J stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe, która jest pobierana do wyliczenia sk adki na ubezpieczenie wypadkowe w imiennych raportach miesiKcznych i deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Dana wysoko$J stopy procentowej dotyczy tylko tego p atnika, w kartotece którego siK znajduje. Umo liwia to wprowadzenie dla ró nych p atników ró nych stóp procentowych na ubezpieczenie wypadkowe.

Wprowadzenie stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe do kartoteki p atnika jest warunkiem poprawnego wyliczania sk adki na ubezpieczenie wypadkowe.

Aby wprowadziJ do kartoteki p atnika danN wysoko$J stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe (funkcja dostKpna tylko dla kartotek niepotwierdzonych): 1. Z menu P atnik wybierz polecenie Otwórz.

2. Je$li w rejestrze dokumentów znajdujN siK ju dokumenty dla danego p atnika, na ekranie pojawi siK komunikat (patrz Rysunek 18) - kliknij przycisk Tak, aby kontynuowaJ.

Rysunek 18. Okno komunikatu z pytaniem o zamiar otwarcia kartoteki p atnika

3. Na ekranie pojawi siK okno Kartoteka p)atnika (patrz Rysunek 17) przejdV na zak adkK Inne dane i kliknij przycisk Dodaj w bloku Stopa procentowa sk,adki na ubezpieczenie wypadkowe.

4. W oknie, które pojawi siK na ekranie (patrz Rysunek 19), wybierz rok sk adkowy, w którym ma obowiNzywaJ dana stopa procentowa, oraz wpisz jej warto$J, a nastKpnie kliknij przycisk OK.

72

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 19. Okno dialogowe: Stopa procentowa sk)adki na ubezpieczenie wypadkowe

5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zamknNJ okno Kartoteka p)atnika.

Wysoko$J stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe ustala siK na rok sk adkowy.

Je$li chcesz zmieniJ wysoko$J stopy procentowej sk adki na ubezpieczenie wypadkowe, to na zak adce Inne dane w bloku Stopa procentowa sk,adki na ubezpieczenie wypadkowe zaznacz odpowiedni rok sk adkowy, a nastKpnie kliknij przycisk Otwórz i dokonaj odpowiednich zmian.

Zmiana podanej stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe na dany rok sk adkowy wymaga skorygowania dokumentów rozliczeniowych za ka dy miesiNc tego roku sk adkowego.

Aby usunNJ stopK procentowN sk adki na ubezpieczenie wypadkowe, zaznacz odpowiedni rok sk adkowy, kliknij przycisk Usu , a nastKpnie potwierdV swój zamiar klikajNc przycisk Tak w oknie komunikatu, który pojawi siK na ekranie.

Zmiana podanej stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe na dany rok sk adkowy wymaga skorygowania dokumentów rozliczeniowych za ka dy miesiNc tego roku sk adkowego.

5.1.1.2 Dodawanie numerów rachunków bankowych Funkcja dostKpna tylko dla kartotek, które nie sN potwierdzone w ZUS. P atnicy, których kartoteki majN status [potwierdzona w ZUS], dane o numerach rachunków bankowych pobierajN z ZUS z danych zgromadzonych na koncie p atnika.

Numery kont bankowych sN wykorzystywane przy sporzNdzaniu dokumentów p atniczych - ich brak w kartotece uniemo liwia prawid owe przygotowanie przelewu.

Aby dodaJ numer rachunku bankowego: 1. Z menu P atnik wybierz polecenie Otwórz.

Funkcje programu

73

2. Je$li w rejestrze dokumentów znajdujN siK ju dokumenty dla danego p atnika, na ekranie pojawi siK komunikat (patrz Rysunek 18) – kliknij przycisk Tak, aby kontynuowaJ. 3. Na ekranie pojawi siK okno Kartoteka p)atnika (patrz Rysunek 17) przejdV na zak adkK Inne dane i kliknij przycisk Dodaj w bloku Rachunki bankowe p,atnika sk,adek.

4. W oknie Numer rachunku bankowego (patrz Rysunek 20) wybierz tytu obciN enia i wprowadV numer rachunku, a nastKpnie kliknij przycisk OK, aby zaakceptowaJ wprowadzone dane.

Program P atnik umo liwia wpisanie numeru rachunku w starym formacie (bez liczby kontrolnej) lub w nowym formacie wed ug standardu NRB. Numer rachunku bankowego zgodny ze standardem NRB zawiera 26 cyfr (pomijajNc separatory) i jest zgodny z formatem: cc aaaa aaaa bbbb bbbb bbbb bbbb lub ccaaaaaaaabbbbbbbbbbbbbbbb.

Numer rachunku bankowego w starym formacie bKdzie drukowany na przelewie bankowym tworzonym w programie P atnik jak dotychczas, poczNwszy od trzeciego znaku.

Natomiast dla standardu NRB, numer rachunku bankowego bKdzie drukowany od poczNtku (z uwzglKdnieniem liczby kontrolnej), z pominiKciem separatorów

Rysunek 20. Okno dialogowe: Numer rachunku bankowego

5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zamknNJ okno Kartoteka p)atnika.

Je$li w kartotece p atnika jest wpisanych kilka numerów rachunków bankowych dla danego tytu u obciN enia np. dla ubezpiecze; spo ecznych, to podczas tworzenia dokumentów p atniczych za pomocN kreatora do przelewu zostanie pobrany numer, który zosta wprowadzony do kartoteki jako ostatni dla danego tytu u obciN enia.

5.1.2 Dodanie wartoAci do s owników w kartotece p atnika W programie P ATNIK zosta y dodane dwa atrybuty umo liwiajNce grupowanie ubezpieczonych. Atrybuty te mo na wykorzystaJ szczególnie w du ych firmach do grupowania swoich pracowników wed ug wcze$niej okre$lonych nazw i warto$ci dla tych atrybutów. Wype nienie warto$ci atrybutów pozwala na póVniejsze wyszukiwanie ubezpieczonych w Rejestrze wg tych atrybutów.

74

Dokumentacja u ytkownika

Firma posiadajNca oddzia y mo e zmieniJ nazwK Atrybutu 1 na Oddzia, i uzupe niJ listK o nazwy miast, w których znajdujN siK jej oddzia y.

Firma posiadajNca kilka dzia ów mo e atrybuty wykorzystaJ do pogrupowania ubezpieczonych wed ug tych dzia ów.

Aby zmieniJ nazwy atrybutów: 1. Z menu P atnik wybierz polecenie Otwórz.

2. Je$li w rejestrze dokumentów znajdujN siK ju dokumenty dla danego p atnika, na ekranie pojawi siK komunikat (patrz Rysunek 18) - kliknij przycisk Tak, aby kontynuowaJ. 3. Na ekranie pojawi siK okno Kartoteka p)atnika (patrz Rysunek 17) - z menu NarzCdzia wybierz polecenie S owniki.

4. W oknie S)owniki, które zostanie wy$wietlone (patrz Rysunek 21), wska atrybut, którego nazwK chcesz zmieniJ, i kliknij przycisk Zmie nazw&, a nastKpnie wprowadV nowN nazwK.

Rysunek 21. Okno dialogowe: S)owniki

5. Kliknij przycisk Dodaj i wprowadV warto$ci odpowiednie dla tego s ownika (np. patrz Rysunek 22).

Funkcje programu

75

Rysunek 22. Okno dialogowe: S)owniki โ przyk adowy s ownik Oddzia,

6. Zaakceptuj zmiany, klikajNc przycisk OK, zapisz i zamknij kartotekK p atnika.

Zmienione nazwy atrybutรณw i ich warto$ci bKdN dostKpne w kartotece ubezpieczonego (patrz rozdzia 5.2.6.1).

5.1.3 Nadanie p atnikowi uprawnienia podmiotu upowa&nionego Nadanie p atnikowi uprawnienia podmiotu upowa nionego umo liwia wysy anie i potwierdzanie przez tego p atnika dokumentรณw innych p atnikรณw. Mo liwo$J ta wykorzystywana jest najczK$ciej przez biura rachunkowe, ktรณre korzystajNc z tej funkcji szyfrujN i wysy ajN zestawy dokumentรณw swoich klientรณw za pomocN swojej pary kluczy (certyfikatu i klucza prywatnego).

Aby nadaJ p atnikowi uprawnienia podmiotu upowa nionego: 1. Uruchom program P,atnik i zaloguj siK jako administrator programu.

2. Z menu P atnik wybierz polecenie Otwรณrz.

3. Je eli p atnik posiada ju dokumenty zawierajNce dane z kartoteki, to na ekranie pojawi siK komunikat (patrz Rysunek 18) - kliknij przycisk Tak, aby przej$J do edycji kartoteki p atnika.

4. Na ekranie pojawi siK okno Kartoteka p)atnika (patrz Rysunek 23), na zak adce Dane identyfikacyjne w bloku Informacje o p,atniku zaznacz pole wyboru P,atnik jest podmiotem upowa nionym do wysy,ania dokumentรณw w imieniu innych p,atnikรณw.

5. W efekcie dzia ania funkcji w menu NarzCdzia zostanN udostKpnione polecenia WyIlij za wielu p atnikรณw i Pobierz za wielu p atnikรณw (patrz 5.6.13 Obs uga przesy ek wielu p atnikรณw).

76

Dokumentacja u ytkownika

Je$li chcesz wskazaJ, e p atnik nie ma upowa nienia do obs ugi dokumentów innych p atników, to odznacz pole wyboru P,atnik jest podmiotem upowa nionym do wysy,ania dokumentów w imieniu innych p,atników.

Rysunek 23. Okno: Kartoteka p)atnika – dane p atnika, który jest podmiotem upowa nionym

Funkcje programu

77

5.1.4 Przegl,danie danych w kartotece p atnika Funkcja pozwala na przeglNdanie danych p atnika, które zosta y zapisane w kartotece p atnika. Dane p atnika w kartotece sN prezentowane na zak adkach w nastKpujNcym uk adzie: • • • • • • • •

Dane identyfikacyjne, Adres siedziby, Adres zamieszkania, Adres do korespondencji, Adres prowadzenia dzia alno$ci gospodarczej, Inne dane (stopa procentowa na ubezpieczenie wypadkowe oraz numery kont bankowych), Dane do wylicze; i weryfikacji (dane na koncie p atnika, dane o biurze rachunkowym, status p atnika (osoby prawnej), dane o obowiNzku wype niania dokumentu ZUS IWA i obowiNzk op acania sk adek), Dane historyczne.

Na zak adce Dane historyczne prezentowana jest historia zmian danych identyfikacyjnych. W kolumnie Iród,o podane jest, skNd pochodzN zmiany danych, np. z dokumentu zg oszenia lub korekty czy z edycji Kartoteki p atnika.

Aby przej$J do przeglNdania danych p atnika, wykonaj kolejno nastKpujNce czynno$ci: 1. Z menu P atnik wybierz polecenie Poka .

2. Na ekranie pojawi siK okno z danymi identyfikacyjnymi p atnika (patrz Rysunek 24) – aby obejrzeJ inne dane, kliknij na odpowiedniej zak adce.

3. Z menu P atnik wybierz polecenie Zamknij, aby zamknNJ KartotekN p atnika.

78

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 24. Okno robocze: Kartoteka p)atnika – zak adka Dane identyfikacyjne PrzeglNdanie danych p atnika jest mo liwe równie po klikniKciu na ikonie na pasku narzKdzi lub z poziomu Rejestru p,atników.

Po wej$ciu do Rejestru p,atników (np. przez naci$niecie klawisza F8) i wskazaniu p atnika na li$cie, jego dane identyfikacyjne sN wy$wietlane w dolnej czK$ci okna, a wszystkie dane mo na przeglNdaJ po wybraniu polecenia PokaJ z menu P atnik.

5.1.5 Edycja danych p atnika

Funkcja dostKpna tylko dla kartotek, które nie sN potwierdzone w ZUS. P atnicy, których kartoteki majN status [potwierdzona w ZUS], nie mogN edytowaJ danych p atnika.

Wszelkie zmiany danych nale y wykonywaJ poprzez przes anie do ZUS odpowiednich dokumentów zg oszeniowych. Dane w kartotece zostanN automatycznie zaktualizowane po pobraniu danych z ZUS.

Funkcje programu

79

Funkcja ta umo liwia edycjK danych p atnika, którego dane nie sN potwierdzone w ZUS. Aby przeprowadziJ edycjK danych p atnika, wykonaj kolejno czynno$ci: 1. Z menu P atnik wybierz polecenie Otwórz.

2. Je eli p atnik posiada ju dokumenty zawierajNce dane z kartoteki, to na ekranie pojawi siK komunikat (patrz Rysunek 25) - kliknij przycisk Tak, aby przej$J do edycji kartoteki p atnika.

Rysunek 25. Okno komunikatu z pytaniem o zamiar otwarcia kartoteki p atnika

3. Na ekranie pojawi siK okno z danymi p atnika (patrz Rysunek 24) – dokonaj zmiany danych.

4. Zweryfikuj poprawno$J wprowadzonych danych, klikajNc przycisk Weryfikuj na pasku narzKdzi.

5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

5.1.6 Weryfikacja danych p atnika

Funkcja dostKpna tylko dla kartotek, które nie sN potwierdzone w ZUS. P atnicy, których kartoteki majN status [potwierdzona w ZUS], nie mogN weryfikowaJ danych p atnika.

Funkcja umo liwia weryfikacjK danych p atnika zgodnie z okre$lonymi regu ami. W trakcie weryfikacji sprawdzana jest poprawno$J wype nienia pól w kartotece oraz zale no$ci miKdzy polami.

Funkcja pozwala na wizualizacjK b Kdów na formatce ekranowej. B Kdy weryfikacji danych p atnika sN prezentowane na zak adce Wyniki weryfikacji w uk adzie: liczba porzNdkowa, numer b Kdu, typ b Kdu, blok, pole, nazwa. U do u formatki znajduje siK dok adny opis b Kdu. Aby zweryfikowaJ dane p atnika: 1.

2.

80

Z menu P atnik wybierz polecenie Otwórz.

Kliknij przycisk Weryfikuj znajdujNcym siK na pasku narzKdzi.

Dokumentacja u ytkownika

3.

Je eli w wyniku procesu weryfikacji wykryte zostanN b Kdy danych, program automatycznie przejdzie do zak adki Wyniki weryfikacji (patrz Rysunek 26).

Dwukrotne klikniKcie na opisie b Kdu powoduje przej$cie do pola, w kt贸rym b Nd wystKpuje.

Rysunek 26. Okno dialogowe: Kartoteka p atnika - zak adka Wyniki weryfikacji

5.1.7 Tworzenie dokument贸w p atnika z poziomu kartoteki Wszystkie dokumenty p atnika mo na przygotowaJ z poziomu kartoteki p atnika za pomocN grupy polece; w menu Operacje. Dzia anie ka dej z ni ej wymienionych funkcji ko;czy siK utworzeniem dokumentu.

Funkcje, za pomocN kt贸rych mo na utworzyJ odpowiednie dokumenty p atnika z poziomu kartoteki:

Funkcje programu

81

• • • • • • • • •

zg oszenie p atnika (ZUS ZFA lub ZUS ZPA w zale no$ci od typu p atnika), zmiana/korekta danych identyfikacyjnych p atnika (ZUS ZIPA), zmiana/korekta pozosta ych danych p atnika (odpowiednio ZUS ZPA lub ZUS ZFA), zg oszenie/zamkniKcie numerów rachunków bankowych (ZUS ZBA), zg oszenie/wyrejestrowanie adresów prowadzenia dzia alno$ci (ZUS ZAA), wyrejestrowanie p atnika (ZUS ZWPA), korekta wyrejestrowania p atnika (ZUS ZWPA), utworzenie deklaracji rozliczeniowej (ZUS DRA) utworzenie Informacji ZUS IWA.

Aby utworzyJ dokument z kartoteki p atnika: 1. Z menu P atnik wybierz polecenie PokaJ lub Otwórz.

2. Je eli p atnik posiada ju dokumenty zawierajNce dane z kartoteki, to na ekranie pojawi siK komunikat (patrz Rysunek 18) - kliknij przycisk Tak, aby przej$J do edycji kartoteki p atnika.

3. Na ekranie pojawi siK okno kartoteki p atnika (patrz Rysunek 24) wybierz z menu Operacje odpowiednie polecenie, np.

Zmiana/korekta danych identyfikacyjnych p atnika dla dokumentu ZUS ZIPA. 4. Na ekranie zostanie wy$wietlone okno wybranego dokumentu wype nij odpowiednie pola w dokumencie, przechodzNc miKdzy kolejnymi zak adkami.

Do tworzonego dokumentu zostanN przeniesione dane identyfikacyjne p atnika oraz zostanie uzupe niona data wype nienia dokumentu przez wprowadzenie daty systemowej komputera.

5. Kliknij przycisk Weryfikuj, a je eli w wyniku procesu weryfikacji zosta y wykryte b Kdy, popraw je. Dwukrotne klikniKcie na opisie b Kdu powoduje przej$cie do pola, w którym znajduje siK b Nd. 6. Kliknij przycisk Zapisz i wyjd .

5.2 Obs uga danych ubezpieczonego Program P ATNIK utrzymuje dane ubezpieczonych w Rejestrze ubezpieczonych. Rejestr ubezpieczonych jest to miejsce w programie, gdzie dane wszystkich osób ubezpieczonych zebrane sN w postaci listy, przy czym dane ka dego ubezpieczonego zgromadzone sN w kartotece.

Kartoteka wspomaga obs ugK ubezpieczonych, szczególnie w zakresie przeglNdania danych oraz tworzenia dokumentów zg oszeniowych. Poza tym w kartotece przechowywany jest zbiór historycznych danych identyfikacyjnych ubezpieczonego oraz status ubezpieczonego.

82

Dokumentacja u ytkownika

Ka dy ubezpieczony, dla którego chcesz tworzyJ dokumenty ubezpieczeniowe w programie P ATNIK, powinien zostaJ dodany do Rejestru ubezpieczonych. Dane ubezpieczonych mo na wprowadziJ do rejestru na kilka sposobów: • • •

manualnie (uzupe niajNc je przy pomocy klawiatury), wykonujNc zasilenie inicjalne, poprzez wczytanie aktualnych dokumentów ubezpieczeniowych pochodzNcych z systemów kadrowo-p acowych.

Operacje zwiNzane z obs ugN ubezpieczonych wywo ywane sN w widoku Rejestr ubezpieczonych.

Obszar roboczy Rejestr ubezpieczonych jest dostKpny po wybraniu z menu Widok polecenia Ubezpieczeni/Rejestr lub po klikniKciu ikony Rejestr ubezpieczonych na zak adce Ubezpieczeni na pasku ikon, lub te po wci$niKciu klawisza F2 w dowolnym widoku.

5.2.1 Potwierdzanie danych p atnika i ubezpieczonych z rejestrem w ZUS.

W programie P ATNIK wersja 9.01.001 zosta rozszerzony zakres danych przechowywanych w kartotece ubezpieczonego oraz wprowadzony mechanizm pobierania danych z repliki ZUS bKdNcej kopiN danych zapisanych na kontach ubezpieczonych. Po aktualizacji danych ubezpieczonych danymi z ZUS, kartoteki otrzymujN status [potwierdzona w ZUS] i sN zablokowane do rKcznej edycji. Od tej pory wszelkie zmiany w danych ubezpieczonego w kartotekach sN widoczne po wys aniu do ZUS odpowiedniego dokumentu zmieniajNcego dane i pobraniu aktualizacji danych z repliki ZUS. Podczas aktualizacji danych program domy$lnie pobiera dane za wszystkich ubezpieczonych zg oszonych przez p atnika. W sytuacji, gdy p atnikiem jest instytucja, która zg asza i rozlicza zarówno pracowników jak i $wiadczeniobiorców, nale y przed wykonaniem pierwszej aktualizacji danych dokonaJ ustawie; w Kartotece p atnika. W tym celu nale y wybraJ docelowN grupK ubezpieczonych dla, których zostanN pobrane dane z kont oraz komplety rozliczeniowe z ZUS, do celów weryfikacji dokumentów ubezpieczeniowych.

Aby pobraJ dane p atnik i dane ubezpieczonych z ZUS nale y: 1. Z menu Administracja wybierz polecenie Aktualizuj komponety programu i dane p atnika.

2. Na ekranie pojawi siK okno dialogowe (patrz Rysunek 27), wybierz przycisk Pobierz aktualizacjK.Wybór Anuluj spowoduje zamkniKcie okna.

Funkcje programu

83

Rysunek 27.Okno dialogowe:Aktualizacja komponent贸w programu i danych p atnika

3. Je$li dane w kartotece p atnika bKdN niepotwierdzone w ZUS lub dane p atnika i ubezpieczonych znajdujNce siK w kartotekach bKdN nieaktualne wzglKdem danych, kt贸re znajdujN siK w ZUS, to pojawi siK okno:

Rysunek 28. Okno dialogowe:Pobieranie danych z ZUS- okno wyboru 4. Po wybraniu opcji Tak pojawi siK okno Pobieranie danych z ZUS (patrz Rysunek 29). Aby nastNpi o pobranie danych, nale y wykonaJ podpis na o$wiadczeniu Pobierania danych z ZUS (patrz rozdzia 5.6.2.),

84

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 29. Okno dialogowe:Pobieranie danych z ZUS

5. Po z o eniu prawid owego podpisu nastNpi pobieranie danych z ZUS. Raport z przebiegu aktualizacji bKdzie dostKpny po wybraniu funkcji Przebieg aktualizacji.

Rysunek 30.Okno dialogowe:Pobieranie danych z ZUS

Funkcje programu

85

Raport z pobierania bKdzie równie dostKpny w Dzienniku operacji.

Dziennik operacji jest dostKpny w menu Widok polecenie Administracja/Dziennik operacji.

6. Po zako;czeniu pobierania danych z ZUS prezentowany jest Raport z pobrania danych z ZUS. Raport umo liwia przeglNd zakresu danych pobranych z ZUS wraz ze szczegó owN informacjN o tym, jakie warto$ci zosta y pobrane, a jakie zastNpione. W przypadku pobierania pozycji zastKpujNcych dane znajdujNce siK w bazie programu P atnik, raport prezentuje zarówno ich stare jak i nowe warto$ci. Struktura zawarto$ci raportu jest nastKpujNca:

Identyfikator p)atnika: Nazwa skrócona: Status operacji: U1ytkownik programu: Zakres pobranych danych: Zaktualizowane dane p)atnika sk)adek: • Dane ewidencyjne p)atnika • Dane identyfikacyjne p)atnika • Dane adresowe p)atnika Adres siedziby Adres zamieszkania Adres do korespondencji Adres prowadzenia dzia)alno5ci gospodarczej • Stopa sk)adki na ubezpieczenie wypadkowe • Rachunki bankowe p)atnika sk)adek • Dane o obowi.zku wype)niania IWA • Obowi.zek op)acania sk)adek • Status p)atnika (osoby prawnej) • Dokumenty IWA • Dokumenty ZSWA Zaktualizowane dane ubezpieczonych na podstawie identyfikatora ubezpieczonego w ZUS: • Dane identyfikacyjne ubezpieczonego • Dane adresowe ubezpieczonego Adres zameldowania Adres zamieszkania Adres do korespondencji • Dane o pracy w szczególnych warunkach / o szczególnym charakterze • Dane ewidencyjne ubezpieczonego • Dane cz)onków rodziny ubezpieczonego • Miesi.c przekroczenia lub osi.gni-cia kwoty górnej granicy wymiaru sk)adek

86

Dokumentacja u ytkownika

•

Dane o okresach ubezpieczenia

Zaktualizowane dane ubezpieczonych na podstawie danych identyfikacyjnych ubezpieczonych: • Dane identyfikacyjne ubezpieczonego • Dane adresowe ubezpieczonego Adres zameldowania Adres zamieszkania Adres do korespondencji • Dane o pracy w szczególnych warunkach / o szczególnym charakterze • Dane ewidencyjne ubezpieczonego • Dane cz)onków rodziny ubezpieczonego • Miesi.c przekroczenia lub osi.gni-cia kwoty górnej granicy wymiaru sk)adek • Dane o okresach ubezpieczenia Zaktualizowane dane ubezpieczonych na podstawie danych identyfikacyjnych ubezpieczonych – decyzja u1ytkownika przy wyja5nianiu niejednoznaczno5ci po identyfikacji: • Dane identyfikacyjne ubezpieczonego • Dane adresowe ubezpieczonego Adres zameldowania Adres zamieszkania Adres do korespondencji • Dane o pracy w szczególnych warunkach / o szczególnym charakterze • Dane ewidencyjne ubezpieczonego • Dane cz)onków rodziny ubezpieczonego • Miesi.c przekroczenia lub osi.gni-cia kwoty górnej granicy wymiaru sk)adek • Dane o okresach ubezpieczenia Dane nowych ubezpieczonych – decyzja u1ytkownika przy wyja5nianiu niejednoznaczno5ci po identyfikacji: Dane nowych ubezpieczonych – ubezpieczony nie zidentyfikowa) si- z 1adn. kartotek. w kontek5cie p)atnika: Komplety rozliczeniowe W ka dej z sekcji raportu znajdujN siK szczegó owe informacje o dodaniu, usuniKciu bNdV modyfikacji poszczególnych pól danych z kartoteki p atnika oraz kartotek ubezpieczonych.

Funkcje programu

87

5.2.2 Anulowanie potwierdzenia danych p atnika i ubezpieczonych z rejestrem w ZUS W programie P ATNIK wersja 9.01.001 istnieje mo liwo$J anulowania potwierdzenia kartoteki p atnika o statusie [potwierdzona w ZUS].

Operacja taka powoduje zmianK statusu kartoteki p atnika oraz wszystkich jego ubezpieczonych na [niepotwierdzona w ZUS] oraz usuniKcie dodatkowych danych p atnika i ubezpieczonych dostKpnych w ZUS dla kartotek potwierdzonych. Brak tych danych mo e wp ynNJ na wyniki weryfikacji dokument贸w dlatego dla kartotek niepotwierdzonych w ZUS zablokowana jest mo liwo$J elektronicznej wysy ki dokument贸w.

Aby zmieniJ status aktualizacji danych p atnika i ubezpieczonych na podstawie danych z ZUS nale y: 1. Z menu P atnik wybraJ polecenie Otw贸rz i na wy$wietlonym komunikacie potwierdziJ chKJ otworzenia kartoteki w trybie edycji.

2. Na ekranie kartoteki p atnika wybraJ z menu NarzCdzia polecenie Anuluj potwierdzenie danych w ZUS (patrz Rysunek 31).

Rysunek 31.Okno dialogowe: Kartoteka p atnika menu Narz-dzia

3. Na ekranie pojawi siK komunikat informujNcy o konsekwencjach anulowania potwierdzenia w ZUS (patrz Rysunek 32).

88

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 32.Okno dialogowe: Anulowanie potwierdzenia w ZUS

4. Po wybraniu opcji Tak nastNpi zmiana statusu kartoteki p atnika i jego ubezpieczonych oraz usuniKcie danych z ZUS dostKpnych dla p atników o statusie [potwierdzona w ZUS].

5.2.3 Zasilanie kartotek ubezpieczonych W programie P ATNIK istnieje mo liwo$J zasilenia rejestru ubezpieczonych na podstawie dokumentów ubezpieczeniowych zgromadzonych przez u ytkownika w plikach KEDU. Dane identyfikacyjne wszystkich osób znajdujNcych siK w dokumentach ubezpieczeniowych zostanN automatycznie przeniesione do rejestru ubezpieczonych podczas wykonania zasilenia inicjalnego plikami KEDU. Funkcja ta opisana jest w rozdziale 5.4 Kreator zasilania inicjalnego.

Zasilenie danymi z plików KEDU mo na wykonaJ bezkontekstowo, czyli jednocze$nie dla wszystkich p atników znajdujNcych siK rejestrze.

Warunkiem takiego trybu pracy jest wcze$niejsze wprowadzenie danych p atników do Rejestru p)atników.

5.2.4 Dodanie ubezpieczonego do rejestru Funkcja pozwala na dodanie nowego ubezpieczonego do rejestru.

Aby dodaJ do Rejestru ubezpieczonych nowN osobK ubezpieczonN: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych lub na pasku ikon wybierz zak adkK Ubezpieczeni, a nastKpnie kliknij na ikonie Rejestr ubezpieczonych lub na klawiaturze wybierz klawisz F2 2. Z menu Program wybierz polecenie Nowy.

Polecenie Nowy dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Rejestr ubezpieczonych.

Mo esz równie u yJ kombinacji klawiszy CTRL+N na klawiaturze.

3. Na ekranie pojawi siK okno Kartoteka ubezpieczonego (patrz Rysunek 33) – wprowadV dane osoby ubezpieczonej, atrybuty osoby ubezpieczonej oraz dane o oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia.

Funkcje programu

89

Uzupe nienie Atrybutów ubezpieczonego jest mo liwe po wype nieniu s owników w kartotece p atnika (patrz rozdzia 5.1.2).

Rysunek 33. Okno dialogowe: Kartoteka ubezpieczonego – zak adka Dane identyfikacyjne

4.

Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij przycisk Weryfikuj, aby zweryfikowaJ ich poprawno$J. 5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zapisaJ wprowadzone zmiany.

90

Dokumentacja u ytkownika

5.2.5 Przegl,danie danych w kartotece ubezpieczonego

Funkcja pozwala na przeglNdanie danych ubezpieczonego. Dane prezentowane sN na o$miu zak adkach. Pierwsza z nich zawiera dane identyfikacyjne, obywatelstwo, atrybuty ubezpieczonego oraz dane o oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia. Na drugiej zak adce sN dane ewidencyjne, a na dwóch kolejnych dane adresowe (adres zameldowania, zamieszkania oraz adres do korespondencji). PiNta zak adka zawiera dane o cz onkach rodzin, a nastKpna - dane o pracy w szczególnych warunkach.

Na siódmej zak adce znajdujN siK informacje dotyczNce zg oszenia do ubezpiecze;, natomiast na ósmej - historia danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej.

Historyczne dane identyfikacyjne prezentowane sN w postaci listy, gdzie kolejne wiersze odzwierciedlajN kolejne modyfikacje danych identyfikacyjnych ubezpieczonego. Bie Nce dane ubezpieczonego znajdujN siK zawsze w pierwszym wierszu u góry i w kolumnie Status majN status Aktualne. W pozosta ych wierszach - je$li istniejN znajdujN siK dane Historyczne. Zmiany w danych mogN wynikaJ z edycji w kartotece (dla wcze$niejszych wersji programu) lub wystawienia odpowiedniego dokumentu - podstawa zmian wy$wietlana jest w kolumnie Iród,o (patrz Rysunek 34).

Aby przej$J do przeglNdania danych ubezpieczonego: 1.

2.

Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych.

Wska ubezpieczonego, którego dane chcesz przeglNdaJ, i z menu Program wybierz polecenie PokaJ.

Polecenie PokaJ dostKpne jest równie na pasku narzKdzi lub w menu kontekstowym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy.

3. Na ekranie pojawi siK okno z danymi identyfikacyjnymi ubezpieczonego (patrz Rysunek 35).

4. Z menu Ubezpieczony wybierz polecenie Zamknij.

Funkcje programu

91

Rysunek 34. Okno robocze: Kartoteka ubezpieczonego – zak adka Historia

5.2.6 Edycja danych ubezpieczonego Funkcja dostKpna tylko dla kartotek, które nie sN potwierdzone w ZUS. Dane ubezpieczonych, których kartoteki majN status [potwierdzona w ZUS], nie mogN byJ edytowane.

Wszelkie zmiany w kartotekach sN wykonywane automatycznie podczas aktualizacji danych na podstawie Repliki ZUS, po wcze$niejszym wys aniu i przetworzeniu odpowiedniego dokumentu zmieniajNcego dane ubezpieczonego w ZUS.

Funkcja umo liwia edycjK danych identyfikacyjnych ubezpieczonego.

Aby przeprowadziJ edycjK danych osoby ubezpieczonej, wykonaj kolejno czynno$ci: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych.

2. Wska ubezpieczonego, którego dane chcesz zmieniJ i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.

3. Na ekranie pojawia siK okno z danymi ubezpieczonego (patrz Rysunek 35) – dokonaj zmiany odpowiednich danych.

Polecenie Otwórz dostKpne jest równie na pasku narzKdzi lub w menu kontekstowym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy.

92

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 35. Okno robocze: Kartoteka ubezpieczonego

4. Zweryfikuj poprawno$J wprowadzonych zmian, klikajNc przycisk Weryfikuj na pasku narzKdzi. Je$li w wyniku procesu weryfikacji zostanN wykryte b Kdy, popraw je. Dwukrotne klikniKcie na opisie b Kdu powoduje przej$cie do pola, w kt贸rym znajduje siK b Nd. 5. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

5.2.6.1 Atrybuty ubezpieczonego W kartotece ubezpieczonego w bloku Atrybuty osoby ubezpieczonej zosta y dodane dwa pola Atrybut 1 oraz Atrybut 2. Pola te majN postaJ listy i mogN zostaJ wykorzystane jako dodatkowe parametry podczas pracy w rejestrze ubezpieczonych. Po instalacji programu P ATNIK brak jest warto$ci dostKpnych dla tych atrybut贸w, dlatego, aby m贸c z nich korzystaJ, nale y te warto$ci uzupe niJ (patrz rozdzia 5.1.2 Dodanie warto$ci do s ownik贸w w kartotece p atnika).

Funkcje programu

93

Atrybuty ubezpieczonego pozwalajN na grupowanie ubezpieczonych wed ug dwóch kategorii, przy czym w ka dej kategorii jest lista dostKpnych warto$ci, którN u ytkownik mo e sam uzupe niaJ. Atrybuty u atwiajN wyszukiwanie ubezpieczonych w celu wykonania niektórych operacji, np. tworzenie dokumentów, tworzenie dokumentu Informacja miesi-czna lub roczna dla osoby ubezpieczonej.

Aby przyporzNdkowaJ ubezpieczonego do wybranej grupy: 1. Je$li wcze$niej nie zosta y zdefiniowane warto$ci dla atrybutów ubezpieczonego, przejdV do s ownika i wprowadV je (patrz rozdzia 5.1.2 Dodanie warto$ci do s owników w kartotece p atnika).

2. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych.

3. Wska ubezpieczonego, dla którego chcesz okre$liJ wybrane atrybuty, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.

4. Na ekranie pojawi siK okno z danymi ubezpieczonego. W bloku Atrybuty osoby ubezpieczonej wybierz z listy odpowiedniN warto$J atrybutu (patrz Rysunek 36).

Rysunek 36. Okno Kartoteka ubezpieczonego – przyk adowe wprowadzenie atrybutów osoby ubezpieczonej

94

Dokumentacja u ytkownika

5. Zweryfikuj poprawno$J wprowadzonych zmian, klikajNc przycisku Weryfikuj na pasku narzKdzi.

6. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

5.2.7 Tworzenie Informacji dla osoby ubezpieczonej Funkcja umo liwia utworzenie dla wybranego ubezpieczonego Informacji miesi-cznej lub Informacji rocznej za jeden lub kilka wskazanych okresów rozliczeniowych lub ca y rok rozliczeniowy.

Informacja dla ubezpieczonego za wybrany okres jest tworzona na podstawie dokumentów rozliczeniowych przetworzonych i zapisanych na koncie ubezpieczonego w ZUS ze wszystkich przedzia ów identyfikatorów.

Funkcja ta jest wspomagana kreatorem, który w trakcie pracy umo liwia pobranie danych za wybrane okresy z repliki ZUS. Informacje dla osób ubezpieczonych sN tworzone na podstawie dokumentów rozliczeniowych przekazanych przez p atnika i uznanych przez Zak ad Ubezpiecze; Spo ecznych za poprawne.

P atnicy sk adek, którzy nie pobierajN danych z repliki ZUS, nie mogN tworzyJ informacji miesiKcznych i informacji rocznych dla ubezpieczonych.

Aby utworzyJ InformacjK dla osoby ubezpieczonej: 1.

2.

3.

4.

5.

Funkcje programu

Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych.

Wska ubezpieczonego, dla którego chcesz utworzyJ dokument, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.

Na ekranie pojawia siK okno z danymi ubezpieczonego (patrz Rysunek 35), z menu Operacje wybierz polecenie Utworzenie Informacji dla osoby ubezpieczonej.

W oknie powitania kreatora, kliknij przycisk Dalej i postKpuj zgodnie ze wskazówkami Kreatora.

W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 37) wska przedzia okresów rozliczeniowych, za które tworzone bKdN informacje dla ubezpieczonego, a nastKpnie kliknij przycisk Dalej. Domy$lenie w polach okres od i okres do jest okres rozliczeniowych w oknie Ustawienia programu.

95

Rysunek 37. Okno dialogowe – Kreator Informacji dla osoby ubezpieczonej – krok 2/4

6.

W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 38.) nastNpi sprawdzenie aktualno$ci komponentów i danych programu.

W sytuacji gdy komponety i s owniki programu lub dane p atnika lub ubezpieczonych bKdN nieaktualne, nastNpi pobranie i aktualizacja danych (patrz rozdzia 5.2.1)

Rysunek 38.Okno dialogowe – Kreator Informacji dla osoby ubezpieczonej – krok 3/4

7. Po sprawdzeniu i aktualizacji danych klikaj przycisk Dalej. W czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 39)po zaznaczeniu opcji Wydruk kliknij przycisk Zako cz, aby wydrukowaJ raporty Informacja dla osoby ubezpieczonej. Nastapi wydruk utworzonego raportu. Utworzony raport zostaje równie zapisany w standardowej lokalizacji (patrz Rysunek 39).

96

Dokumentacja u ytkownika

8. Je$li chcesz zmieniJ lokalizacje zapisu raportu, to przed wybraniem przycisku ZakoAcz, kliknij przycisk PrzeglDdaj, aby wskazaJ inne miejsce zapisu pliku (patrz Rysunek 40).

Rysunek 39.Okno dialogowe – Kreator Informacji dla osoby ubezpieczonej

Rysunek 40.. Okno dialogowe –Zmiana lokalizacji zapisu raportu Informacja MiesiKczna

Funkcje programu

97

5.2.8 Tworzenie dokumentów ubezpieczonego z poziomu kartoteki Wszystkie dokumenty ubezpieczonego mo na przygotowaJ z poziomu kartoteki ubezpieczonego za pomocN grupy polece; w menu Operacje.

Dzia anie ka dej z ni ej wymienionych funkcji ko;czy siK utworzeniem dokumentu.

Funkcje, za pomocN których mo na utworzyJ odpowiednie dokumenty ubezpieczonego z poziomu kartoteki: • • • • • • • • •

zg oszenie ubezpieczonego (ZUS ZUA lub ZUS ZZA w zale no$ci od typu ubezpieczenia), zmiana/korekta danych identyfikacyjnych ubezpieczonego (ZUS ZIUA), zmiana/korekta pozosta ych danych ubezpieczonego (odpowiednio ZUS ZUA lub ZUS ZZA), zg oszenie/wyrejestrowanie danych o cz onku rodziny (ZUS ZCNA), wyrejestrowanie ubezpieczonego (ZUS ZWUA), korekta wyrejestrowania ubezpieczonego (ZUS ZWUA), raport imienny/korygujNcy dla osoby ubezpieczonej (ZUS RCA, ZUS RSA lub ZUS RZA), utworzenie Informacji dla osoby ubezpieczonej, zg aszanie/korekta danych o pracy w szczególnych warunkach (ZUS ZSWA).

Aby utworzyJ dokument z kartoteki ubezpieczonego: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych lub na pasku ikon wybierz zak adkK Ubezpieczeni, a nastKpnie kliknij na ikonie Rejestr ubezpieczonych lub na klawiaturze wybierz klawisz F2 .

2. Wska ubezpieczonego, którego dane chcesz zaktualizowaJ, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz lub Poka1.

3. Na ekranie pojawi siK okno kartoteki ubezpieczonego (patrz Rysunek 35) - wybierz z menu Operacje odpowiednie polecenie, np.

Zmiana/korekta danych identyfikacyjnych ubezpieczonego dla dokumentu ZUS ZIUA. 4. Na ekranie zostanie wy$wietlone okno wybranego dokumentu wype nij odpowiednie pola w dokumencie, przechodzNc miKdzy kolejnymi zak adkami.

Do tworzonego dokumentu zostanN przeniesione dane ubezpieczonego oraz zostanie uzupe niona data wype nienia dokumentu przez wprowadzenie daty systemowej komputera.

5. Kliknij przycisk Weryfikuj, a je eli w wyniku procesu weryfikacji zosta y wykryte b Kdy, popraw je. Dwukrotne klikniKcie na opisie b Kdu powoduje przej$cie do pola, w którym znajduje siK b Nd. 6. Kliknij przycisk Zapisz i wyjd .

5.2.9 Weryfikacja danych ubezpieczonego

98

Dokumentacja u ytkownika

Funkcja dostKpna tylko dla kartotek osób ubezpieczonych, które nie sN potwierdzone w ZUS. Ubezpieczeni, których kartoteki majN status [potwierdzona w ZUS], nie mogN byJ weryfikowani.

Funkcja umo liwia weryfikacjK danych w Kartotece ubezpieczonych.

Funkcja mo e byJ wywo ana zarówno dla pojedynczego ubezpieczonego, jak i dla grupy. W trakcie weryfikacji sprawdzana jest poprawno$J pól wype nionych w kartotece (dotyczy to w szczególno$ci danych identyfikacyjnych) oraz zale no$ci miKdzy polami. Wynikiem weryfikacji jest raport, który zawiera listK wykrytych b Kdów, (je$li takie istniejN) wraz z ich opisem i nazwN b Kdnego pola.

Aby zweryfikowaJ dane ubezpieczonego: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych.

2. W obszarze roboczym Rejestr ubezpieczonych wska z listy ubezpieczonego, którego dane chcesz zweryfikowaJ, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.

Polecenie Otwórz dostKpne jest równie na pasku narzKdzi lub w menu kontekstowym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy.

3. Na ekranie pojawi siK okno z danymi ubezpieczonego (patrz Rysunek 35) – kliknij przycisk Weryfikuj.

4. Je eli w wyniku procesu weryfikacji zosta y wykryte b Kdy, to sN one prezentowane na zak adce Wyniki weryfikacji. Dwukrotne klikniKcie na opisie b Kdu powoduje przej$cie do pola, w którym znajduje siK b Nd. Popraw wykryte b Kdy. 5. Zapisz zmiany, klikajNc przycisk Zapisz i zamknij.

5.2.10 Usuni cie danych ubezpieczonego

Funkcja dostKpna tylko dla kartotek osób ubezpieczonych, które nie sN potwierdzone w ZUS. Osoby ubezpieczone, których kartoteki majN status [potwierdzona w ZUS] lub [do potwierdzenia w ZUS], nie mogN byJ usuniKte z Rejestru ubezpieczonych.

Funkcja umo liwia usuniKcie danych ubezpieczonego z Rejestru ubezpieczonych. Ubezpieczonego mo na usunNJ tylko wtedy, gdy jego kartoteka ma status [potwierdzona w ZUS] i nie ma dla niego dokumentów o statusie Wys)any, Potwierdzony. Je eli dla ubezpieczonego sN przygotowane dokumenty w stanie Wprowadzony lub istniejN dokumenty o statusie Historyczny i kartoteka nie ma statusu [potwierdzona w ZUS], to nale y najpierw usunNJ te dokumenty, a nastKpnie usunNJ kartotekK. Aby usunNJ ubezpieczonego z rejestru: 1. Z menu Widok ubezpieczonych.

Funkcje programu

wybierz

polecenie

Ubezpieczeni/Rejestr

99

2. W obszarze roboczym Rejestr ubezpieczonych wska z listy ubezpieczonego, którego dane chcesz usunNJ, i z menu Program wybierz polecenie Usu+.

Polecenie UsuA dostKpne jest równie na pasku narzKdzi lub w menu kontekstowym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy.

3.

Na ekranie pojawi siK jeden z komunikatów (patrz Rysunek 41 i Rysunek 42) – kliknij przycisk Tak, aby potwierdziJ zamiar usuniKcia danych ubezpieczonego.

Rysunek 41. Okno komunikatu z pytaniem o zamiar usuniKcia ubezpieczonych

Rysunek 42. Okno komunikatu.

4.

Kliknij przycisk OK w oknie komunikatu (patrz Rysunek 43) informujNcego o liczbie usuniKtych ubezpieczonych.

Rysunek 43. Okno komunikatu z informacjN o liczbie usuniKtych ubezpieczonych

100

Dokumentacja u ytkownika

5.2.11 Filtr ubezpieczonych Funkcja w znacznym stopniu u atwia przeglNdanie danych osób ubezpieczonych znajdujNcych siK w Rejestrze ubezpieczonych. Polega ona na “przefiltrowaniu” kartotek osób ubezpieczonych znajdujNcych siK w bazie i wyszukaniu tylko tych, które spe niajN podane wcze$niej warunki, jak np. dane ubezpieczonego, status przetwarzania i weryfikacji, zg oszenie z odpowiednim kodem tytu u ubezpieczenia.

Filtr jest podzielony na trzy g ówne zak adki: • •

•

Dane podstawowe - umo liwia filtrowanie wed ug nazwiska, daty za o enia kartoteki, statusu przetwarzania i statusu weryfikacji oraz statusu potwierdzenia w ZUS. Zaawansowane - zak adka ta jest dodatkowo podzielona na trzy podzak adki: • Identyfikator - umo liwia filtrowanie wed ug identyfikatora oraz atrybutów osób ubezpieczonych, • Zg oszenie - umo liwia wyszukanie osób ubezpieczonych zg oszonych z konkretnym kodem tytu u ubezpieczenia oraz w okre$lonym dniu, • Pozosta e - umo liwia filtrowanie osób wed ug zg oszenia do oddzia u Narodowego Funduszu Zdrowia, zg oszenia do ubezpieczenia cz onków rodziny oraz obywatelstwa.

Sortowanie- umo liwia sortowanie rosnNce lub malejNce wed ug trzech wybranych kolumn.

Aby skorzystaJ z filtra ubezpieczonych: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych.

2. W obszarze roboczym Rejestr ubezpieczonych pojawi siK lista wszystkich osób ubezpieczonych w bazie – z menu Widok wybierz polecenie Filtr.

Polecenie Filtr dostKpne jest równie na pasku narzKdzi lub w menu kontekstowym, pojawiajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy.

Mo esz równie u yJ skrótu Ctrl+F.

3. W dolnej czK$ci obszaru roboczego pojawi siK panel umo liwiajNcy filtrowanie. Podaj jak najwiKcej informacji o osobach ubezpieczonych, których poszukujesz, gdy dane te stanN siK podstawN filtrowania, a nastKpnie kliknij przycisk Znajd .

4. Po zastosowaniu filtra w obszarze roboczym zostanN wy$wietlone tylko te kartoteki osób ubezpieczonych, które spe niajN podane kryteria. Nale y pamiKtaJ, e im wiKcej poda siK kryteriów filtrowania, tym wynik wyszukiwania bKdzie bardziej precyzyjny.

Powtórne klikniKcie przycisku Zmie warunki umo liwia zdefiniowanie warunków filtrowania. KlikniKcie na tym przycisku powoduje usuniKcie wcze$niej wprowadzonych warunków, o czym informuje zmiana etykiety przycisku na Usu warunki.

Funkcje programu

101

5. KlikniKcie na ikonie znajdujNcej siK obok przycisku Znajd powoduje minimalizacjK filtra i umieszczenie go na pasku stanu programu.

Aby ponownie przywróciJ filtr, nale y na pasku stanu kliknNJ przycisk Poka filtr.

5.2.12 D,czenie kartotek ubezpieczonych Funkcja ta s u y do Nczenia kartotek ubezpieczonych i jest wspomagana przez kreator. W Rejestrze ubezpieczonych dla ka dej osoby ubezpieczonej powinna istnieJ tylko jedna kartoteka, bez wzglKdu na liczbK zg osze; i posiadane kody tytu ów ubezpieczenia. Je eli z jakich$ powodów dla ubezpieczonego istnieje wiKcej ni jedna kartoteka, nale y je po NczyJ. Uwaga!

HNczenie kartotek jest funkcjN nieodwracalnN. Zanim podejmiesz decyzjK o po Nczeniu kartotek, zapoznaj siK dok adnie ze zmianami proponowanymi w raporcie wy$wietlanym podczas pracy kreatora oraz wykonaj archiwizacjK danych.

Kreator Nczenia kartotek ubezpieczonych umo liwia: • •

automatyczne wyszukanie ubezpieczonych, dla których istnieje wiKcej ni jedna kartoteka, i ich po Nczenie, rKczne wskazanie kartotek osób, które chcemy po NczyJ.

Podczas Nczenia kartotek wszystkie dokumenty ubezpieczeniowe sN do Nczane do kartoteki osoby, której dane sN poprawne i majN pozostaJ. Dwie kartoteki mogN powstaJ np. w wypadku, gdy kartoteki powsta y podczas wczytywania dokumentów rozliczeniowych i na jednym raporcie np. ZUS RCA jako identyfikator podany by PESEL, a na drugim np. ZUS RSA by podany Dowód osobisty.

Dla takiego przypadku kreator sam nie bKdzie w stanie zidentyfikowaJ ubezpieczonych (majN ró ny zestaw danych identyfikacyjnych), dlatego wówczas nale y wykonaJ rKczne Nczenie kartotek ubezpieczonych.

Uwaga!

Nie jest mo liwe po Nczenie dwóch i wiKcej kartotek potwierdzonych w ZUS.

Uwaga!

W przypadku Nczenia kartoteki niepotwierdzonej w ZUS z kartotekN potwierdzonN w ZUS jako kartoteka wynikowa zawsze automatycznie wybierana jest kartoteka potwierdzona w ZUS i oznaczenia tego nie mo na zmienic.

102

Dokumentacja u ytkownika

5.2.12.1 Automatyczne ,czenie kartotek ubezpieczonego Program automatycznie wyszuka kartoteki ubezpieczonego do po Nczenia wtedy, gdy dla jednego ubezpieczonego istniejN dwie (lub wiKcej kartoteki) takie, e w obu imiK i nazwisko jest takie samo i majN jeden zgodny identyfikator.

Aby po NczyJ automatycznie kartoteki ubezpieczonego: 1. Z menu NarzCdzia wybierz polecenie .Dcz kartoteki ubezpieczonego.

2. Na ekranie pojawi siK komunikat, w którym kliknij Tak, aby rozpoczNJ pracK kreatora (patrz Rysunek 44).

Rysunek 44. Okno komunikatu

3. W oknie powitalnym kreatora (patrz Rysunek 45) kliknij przycisk Dalej i postKpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora. KlikniKcie przycisku Anuluj oznacza rezygnacjK z Nczenia kartotek ubezpieczonych.

Rysunek 45. Okno dialogowe: Kreator ).czenia kartotek ubezpieczonego – krok 1/4

4. W nastKpnym oknie, które pojawi siK na ekranie (patrz Rysunek 46), wybierz opcje Chc , aby program wykry, ubezpieczonych, dla których istnieje wi cej ni jedna kartoteka, a nastKpnie kliknij przycisk Dalej.

Funkcje programu

103

Rysunek 46. Okno dialogowe: Kreator ).czenia ubezpieczonych – krok 2 /4

5. Program rozpocznie wyszukiwanie kartotek osób, których dane wystKpujN w rejestrze dwa razy lub wiKcej.

6. W nastKpnym oknie kreatora (patrz Rysunek 47) kliknij przycisk Raport, aby zobaczyJ osoby ubezpieczone kandydujNce do scalenia.

7. Je$li chcesz, eby kartoteki wskazanych osób zosta y po Nczone automatycznie, kliknij przycisk Dalej.

8. Kliknij przycisk Wstecz, je$li chcesz samodzielnie wskazaJ ubezpieczonych, których kartoteki powinny zostaJ po Nczone.

Rysunek 47. Okno dialogowe – Kreator ).czenia kartotek ubezpieczonego - krok 3/4

9. Na ekranie pojawi siK okno (patrz Rysunek 48) - kliknij przycisk Zako cz, aby program po Nczy znalezione kartoteki.

104

Dokumentacja u ytkownika

10. Na ekranie zostanie wy$wietlony raport z Nczenia kartotek ubezpieczonych wykrytych przez program. W raporcie tym zgromadzone sN, w postaci tabelek, dane wszystkich ubezpieczonych, których kartoteki zosta y po Nczone. Jako pierwsze w tabeli sN prezentowane dane, które zosta y uznane za najaktualniejsze. Kliknij przycisk Zamknij, aby zamknNJ okno raportu.

Rysunek 48. Okno dialogowe: Kreator ).czenia kartotek ubezpieczonego – krok 4/4

11. Kliknij przycisk OK w oknie zako;czeniu Nczenia kartotek.

komunikatu informujNcego o

5.2.12.2 R czne ,czenie kartotek ubezpieczonego Je eli program nie wykryje kartotek, które powinny byJ po Nczone, a mamy pewno$J, e istniejN takie kartoteki, to nale y je po NczyJ samodzielnie.

Program nie potrafi wyszukaJ automatycznie dwóch lub wiKcej kartotek tego samego ubezpieczonego, gdy kartoteki sN za o one z ró nymi identyfikatorami. Na przyk ad Kowalski Jan ma trzy kartoteki, w pierwszej jako identyfikator jest podany PESEL, w drugiej NIP, a w trzeciej Dowód osobisty.

Aby samodzielnie po NczyJ kartoteki ubezpieczonego: 1. Z menu NarzCdzia wybierz polecenie .Dcz kartoteki ubezpieczonego.

2. Na ekranie pojawi siK komunikat, w którym kliknij Tak, aby rozpoczNJ pracK kreatora (patrz Rysunek 44).

Funkcje programu

105

Rysunek 49. Okno komunikatu

3. Kliknij przycisk Dalej w oknie powitalnym kreatora (patrz Rysunek 45). KlikniKcie przycisku Anuluj oznacza rezygnacjK z Nczenia kartotek ubezpieczonych.

4. W nastKpnym oknie (patrz Rysunek 46) wybierz opcje Chc samodzielnie wskaza! kartoteki ubezpieczonego, które powinny by! po,"czone, a nastKpnie kliknij przycisk Dalej.

5. W trzecim kroku kreatora (patrz Rysunek 50) kliknij przycisk Dodaj i wska wszystkie kartoteki jednego ubezpieczonego, które powinny byJ po Nczone, a nastKpnie wska kartotekK z najaktualniejszymi danymi i kliknij przycisk Dalej.

Je$li adna z kartotek ubezpieczonego nie zawiera poprawnych i aktualnych danych, to kliknij przycisk Anuluj i zmodyfikuj dane w jednej z kartotek, która bKdzie wybrana póVniej jako reprezentujNca, lub dokonaj Nczenia kartotek i nastKpnie zmodyfikuj kartotekK powsta N w wyniku Nczenia.

Rysunek 50. Okno dialogowe: Kreator ).czenia kartotek ubezpieczonych – krok 3/4

Uwaga!

Do po Nczenia Kartotek mo esz wybraJ tylko ubezpieczonego ze statusem Potwierdzona w ZUS.

106

1

kartotekK

Dokumentacja u ytkownika

6. W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 51) na ekranie zostanN wy$wietlone dane osoby ubezpieczonej, które pozostanN jako aktualne.

Kliknij przycisk Zako cz, aby po NczyJ kartoteki.

Je$li chcesz wybraJ innN kartotekK, która zawiera aktualne dane, kliknij przycisk Wstecz.

Rysunek 51. Okno dialogowe: Kreator ).czenia kartotek ubezpieczonych – krok 4/4

5.2.13 Aktualizacja statusu ubezpieczonych w kartotece

Ka da kartoteka ubezpieczonego znajdujNca siK w Rejestrze ubezpieczonych posiada Status ubezpieczonego oraz status Potwierdzenie w ZUS. Informacja o statusie ubezpieczonego oraz statusie potwierdzeniu w ZUS jest wy$wietlana w oknie Rejestru ubezpieczonych.

Informacja o stanie kartoteki jest dostKpna na pasku tytu u w oknie kartoteki ubezpieczonego. Kartoteka mo e przyjmowaJ warto$ci Niepotwierdzona w ZUS, Potwierdzona w ZUS lub Do potwierdzenia w ZUS. Status ubezpieczonego znajduje siK na zak adce Dane identyfikacyjne w bloku Atrybuty osoby ubezpieczonej i mo e przyjmowaJ dwie warto$ci: Zg oszony lub Wyrejestrowany.

Funkcje programu

107

Rysunek 52. Okno kartoteki ubezpieczonego ze statusem Potwierdzona w ZUS i informacjN o statusie ubezpieczonego Zg)oszony.

108

Dokumentacja u ytkownika

Kartoteka Niepotwierdzona w ZUS jest to kartoteka ubezpieczonego, która: • zosta a wprowadzona i której dane nie zosta y jeszcze uzgodnione z danymi w ZUS, tzn. po jej wprowadzeniu nie zosta y pobrane informacje z ZUS, • po pobraniu danych z ZUS nie zosta a zidentyfikowana z adnN z kartotek zapisanych w rejestrze ZUS dla danego p atnika, • ubezpieczony jest ubezpieczonym, który zosta wyrejestrowany, a od jego wyrejestrowania przez p atnika up ynK o 16 miesiKcy. Kartoteka Potwierdzona w ZUS jest to kartoteka ubezpieczonego, której dane zosta y uzgodnione z danymi ZUS po pobraniu danych z ZUS (patrz. rozdzia 5.6.2) Kartoteka Do potwierdzenia jest to kartoteka ubezpieczonego, której status zosta zmieniony z statusu Niepotwierdzonej w ZUS. Zmiany statusu Niepotwierdzona w ZUS na Do potwierdzenia w ZUS wykonujemy w sytuacji, gdy w rejestrze mamy dane ubezpieczonego, który: • zosta wyrejestrowanym u danego p atnika sk adek, • od jego wyrejestrowania up ynK o 16 miesiKcy, • zasz a potrzeba korygowana wys anych wcze$niej dla niego dokumentów.

Po pobraniu danych z ZUS dla takiego ubezpieczonego kartoteka bKdzie mia a status Potwierdzona w ZUS – Wyrejestrowana.

Aby wykonaJ zmianK statusu kartoteki z Niepotwierdzonej w ZUS na status Do potwierdzenia nale y: Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych.

1. Wska ubezpieczonego, dla którego chcesz zmieniJ status i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.

2. W oknie Kartoteki Ubezpieczonego wybierz w menu Narz-dzia, potem wybierz polecenie Oznacz do potwierdzenia w ZUS (patrz Rysunek 53).

Funkcje programu

109

Rysunek 53. Okno Kartoteki ubezpieczonego – zmiana statusu kartoteki

3. Zostanie wy$wietlony komunikat (parz Rysunek 54), a po wybraniu przycisku Tak zostanie wykonana zmiana statusu kartoteki z Niepotwierdzonej w ZUS na status Do potwierdzenia w ZUS.

Rysunek 54. Komunikat o zmianie statusu kartoteki

110

Dokumentacja u ytkownika

Po aktualizacji danych ubezpieczonych danymi z ZUS, kartoteki otrzymujN status Potwierdzona w ZUS i sN zablokowane do rKcznej edycji.

Od tej pory wszelkie zmiany w danych ubezpieczonego w kartotekach sN widoczne po wys aniu do ZUS odpowiedniego dokumentu zmieniajNcego dane i pobraniu aktualizacji danych z repliki ZUS.

DostKpne w kartotece statusy ubezpieczonego znajdujN siK na zak adce Dane identyfikacyjne w bloku Atrybuty osoby ubezpieczonej i mogN przyjmowaJ dwie warto$ci: Zg oszony lub Wyrejestrowany.

Status Zg oszony oznacza, e ubezpieczony jest w czynnym zg oszeniu i nale y za niego w ka dym okresie rozliczeniowym wystawiaJ i przekazywaJ dokumenty do ZUS. Status Zg oszony jest ustawiany przy dodawaniu ubezpieczonego do rejestru.

Status Wyrejestrowany oznacza, e dany ubezpieczony zosta wyrejestrowany w ZUS (p atnik przekaza do ZUS dokument wyrejestrowujNcy z wszystkich ubezpiecze;) i nie nale y za niego przygotowywaJ dokumentów rozliczeniowych.

Zmiana statusu ze Zg oszonego na Wyrejestrowany lub Wyrejestrowanego na Zg oszony wykonywana jest podczas pobrania danych z repliki ZUS.

5.2.14 Informacja o udost pnieniu danych osobowych Funkcja umo liwia przeglNdanie i wydrukowanie informacji o udostKpnianiu danych przechowywanych w kartotece ubezpieczonego w postaci dokumentów ubezpieczeniowych.

UdostKpnieniem danych osobowych w kontek$cie programu jest wydrukowanie lub przekazanie w postaci elektronicznej dokumentów do ZUS. Wydruk dokumentu archiwalny lub roboczy nie jest uwa any za udostKpnienie danych osobowych.

Dla ka dego ubezpieczonego zapisane sN nastKpujNce informacje: • • •

data pierwszego wprowadzenia danych tej osoby, identyfikator u ytkownika wprowadzajNcego dane tej osoby, informacja, kiedy i w jakim zakresie dane osoby zosta y udostKpnione.

Aby wydrukowaJ informacje o udostKpnieniu danych osobowych ubezpieczonego: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Ubezpieczeni/Rejestr ubezpieczonych.

2. Wybierz osobK, o której chcesz uzyskaJ informacje dotyczNce udostKpniania danych, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.

Funkcje programu

111

Polecenie Otwórz dostKpne jest równie na pasku narzKdzi lub w menu kontekstowym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy.

3. Na ekranie poka e siK okno Kartoteka ubezpieczonego (patrz Rysunek 35). Z menu NarzCdzia wybierz polecenie Informacja o udostCpnieniu danych osobowych.

4. W otwartym oknie Informacja o danych osobowych ubezpieczonego, kliknij przycisk Drukuj, aby wydrukowaJ informacje o udostKpnieniu przechowywanych danych ubezpieczonego.

Rysunek 55. Okno: Informacje o udost-pnianiu danych osobowych ubezpieczonego

5. Kliknij przycisk Zamknij, aby zamknNJ okno.

5.3 Obs uga dokumentów ubezpieczeniowych Poni ej zosta a omówiona grupa funkcji s u Ncych do obs ugi dokumentów ubezpieczeniowych. Dokumenty w programie P ATNIK sN przechowywane w bazie danych. Mo liwo$ci wykonywania ró nych operacji, np. edycji, usuwania, wydruku, zale N $ci$le od statusu, w jakim znajduje siK dany dokument (zobacz równie 4.2 Statusy w programie P atnik).

Statusy dokumentu w programie P atnik sN nastKpujNce: •

112

Wprowadzony – oznacza, e dokument zosta utworzony przez u ytkownika lub zaimportowany z pliku KEDU z systemu zewnKtrznego. Dokument taki mo na edytowaJ, usunNJ oraz wydrukowaJ w trybie roboczym.

Dokumentacja u ytkownika

•

•

•

Wys any – oznacza, e dokument zosta do Nczony do zestawu dokumentów i wys any, ale nie ma jeszcze pewno$ci, e dotar do ZUS. Takiego dokumentu nie mo na edytowaJ ani usunNJ, ale istnieje mo liwo$J zmiany jego stanu na Wprowadzony.

Potwierdzony – potwierdzono wys anie do ZUS. Potwierdzenie jest mo liwe w wypadku, kiedy jeste$my pewni, e dokument dotrze lub dotar do ZUS. W praktyce oznacza to otrzymanie potwierdzenia przes ania dokumentów drogN elektronicznN lub otrzymanie potwierdzenia przesy ki poleconej na poczcie. Dokument w takim stanie mo na tylko przeglNdaJ i drukowaJ. Historyczny – pochodzi z poprzedniej wersji programu P atnik lub zosta y wczytane do programu z wykorzystaniem opcji „Zasilenie inicjalne”. Dokumenty te pozwalajN na odtworzenie przebiegu ubezpieczenia p atników i ubezpieczonych oraz na tworzenie dokumentów korygujNcych.

W programie P ATNIK istnieje kilka widoków (obszarów roboczych) umo liwiajNcych bie NcN pracK z dokumentami ubezpieczeniowymi.

Wszystkie widoki zwiNzane z obs ugN dokumentów dostKpne sN w menu Widok/Dokumenty lub na zak adce Dokumenty na pasku ikon.

W$ród widoków zwiNzanych z obs ugN dokumentów mo emy wyró niJ: •

•

•

•

Funkcje programu

Dokumenty wprowadzone – widok ten dostKpny jest tak e po wci$niKciu klawisza F3 w dowolnym widoku i sN w nim widoczne tylko dokumenty o statusie Wprowadzony. Widok ten s u y do wprowadzania nowych dokumentów, przeglNdania dokumentów zaimportowanych z systemów zewnKtrznych (np. kadrowo-p acowych) oraz do atwego przygotowywania dokumentów do wys ania (patrz rozdzia 5.3.11 Dodawanie dokumentów do zestawu). Dokument po przekazaniu do ZUS nie jest ju widoczny w widoku Dokumenty wprowadzone Dokumenty wys ane – widok ten dostKpny jest tak e po wci$niKciu klawisza F4 i zawiera dokumenty wys ane do ZUS, których nie mo na usunNJ ani edytowaJ. ZnajdN siK tam dokumenty o statusie Wys any, Potwierdzony lub Historyczny. W widoku tym nie mo na tworzyJ nowych dokumentów.

Wszystkie dokumenty - widok ten dostKpny jest tak e po wci$niKciu klawisza F5 i gromadzi wszystkie dokumenty z bazy danych p atnika. Mo na w nim wykonywaJ wszystkie operacje na dokumentach z uwzglKdnieniem ich statusów.

Typy dokumentów – wybranie tej ikony na pasku ikon lub odpowiedniego polecenia z menu Widok umo liwia przej$cie do widoku gromadzNcego jeden typ dokumentów, np. ZUS ZUA. Tak szczegó owe widoki potrzebne sN do wyszukiwania i przeglNdania dokumentów przez u ytkowników pracujNcych z du N liczbN dokumentów ubezpieczeniowych. Dodatkowo ka dy widok zwiNzany z odpowiednim rodzajem dokumentów jest wyposa ony w filtr wspomagajNcy przeszukiwanie dokumentów.

113

• •

Informacje ZUS IWA - wybranie tej ikony na pasku ikon lub odpowiedniego polecenia z menu Widok umo liwia przej$cie do widoku zawierajNcego dokumenty ZUS IWA. ZUS ZSWA - wybranie tej ikony na pasku ikon lub odpowiedniego polecenia z menu Widok umo liwia przej$cie do widoku zawierajNcego dokumenty ZUS ZSWA.

Poni ej zosta y omówione ubezpieczeniowymi:

funkcje

zwiNzane

z

dokumentami

tworzenie dokumentów, przeglNdanie dokumentów, edycja dokumentów, usuniKcie dokumentów, weryfikacja dokumentów (zarówno pojedynczego, jak i grupy dokumentów).

Ponadto, program w ramach obs ugi dokumentów pozwala na filtrowanie i sortowanie dokumentów.

5.3.1 Utworzenie dokumentu Funkcja pozwala na utworzenie nowego dokumentu ubezpieczeniowego.

Po wyborze dokumentu pojawia siK formatka pozwalajNca na wprowadzenie wszystkich danych dokumentu. Dane p atnika w ka dym dokumencie sN automatycznie uzupe niane danymi z kartoteki p atnika.

Je eli jest tworzony dokument ubezpieczonego, dane osoby ubezpieczanej sN równie uzupe niane danymi z kartoteki.

W programie mo na tworzyJ, otwieraJ lub przeglNdaJ dokumenty lub bloki wielokrotne dla 20 osób.

Ograniczenie to ma na celu zabezpieczenie programu przed otwieraniem zbyt du ej liczby okien jednocze$nie

Aby utworzyJ nowy dokument: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone, aby przej$J do obszaru roboczego Dokumenty wprowadzone.

Obszar roboczy Dokumenty wprowadzone mo esz równie wybraJ poprzez klikniKcie na odpowiedniej ikonie na pasku ikon, na zak adce Dokumenty lub przez naci$niKcie klawisza F3.

2. Z menu Program wybierz polecenie Nowy.

Polecenie Nowy dostKpne jest równie na pasku narzKdzi lub w menu kontekstowym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy.

3. Je eli jest to dokument dla ubezpieczonego, na ekranie pojawi siK okno Lista ubezpieczonych (patrz Rysunek 56) - wybierz z listy odpowiedniN osobK i kliknij przycisk OK. Je eli chcesz utworzyJ dokument dla osoby, która nie zosta a jeszcze zarejestrowana w systemie, musisz najpierw dodaJ jN do Rejestru ubezpieczonych (patrz rozdzia 5.2.4 Dodanie ubezpieczonego do rejestru).

114

Dokumentacja u ytkownika

Je eli chcesz utworzyJ dokument ZUS IWA to na widoku dokumenty wprowadzone z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty wprowadzone nastKpnie polecenie Informacja ZUS IWA.

4. Podczas tworzenia dokumentów rozliczeniowych program P atnik pomaga poprawnie nadawaJ identyfikatory dokumentom rozliczeniowym. Identyfikator nadawany jest zgodnie z wybranym w Ustawieniach programu okresem rozliczeniowym i zakresem numerów dokumentów rozliczeniowych (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Konfiguracja programu). Je$li w bazie istnieje ju dokument z wybranego okresu rozliczeniowego, to jest tworzona kolejna korekta dla tego okresu.

Rysunek 56. Okno dialogowe: Lista ubezpieczonych

5. Wype nij pola formularza.

We wszystkich dokumentach automatycznie wype niane sN dane p atnika i ubezpieczonych oraz pole data wype niane jest bie NcN datN systemowN.

6. Je$li dokument, który wprowadzasz, jest dokumentem rozliczeniowym, kliknij przycisk Wylicz, aby wyliczyJ warto$ci w odpowiednich polach formularza.

Je$li w$ród raportów rozliczeniowych zliczanych do deklaracji ZUS DRA sN raporty, które nie zosta y zweryfikowane lub majN b Kdy krytyczne, na ekranie zostanie wy$wietlony komunikat (patrz Rysunek 57). W takim wypadku nale y zweryfikowaJ ponownie raporty imienne oraz usunNJ b Kdy krytyczne.

Funkcje programu

115

Rysunek 57. Okno komunikatu informujNcego o raportach posiadajNcych b Kdy krytyczne lub nie zweryfikowanych

7. Zweryfikuj poprawno$J wprowadzonych danych, klikajNc przycisk Weryfikuj.

8. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij, aby zapisaJ utworzony dokument.

5.3.2 Przegl,danie dokumentów PrzeglNdanie dokumentu oznacza wy$wietlenie jego zawarto$ci na ekranie.

Tryb podglNdu to bezpieczny sposób przeglNdania zawarto$ci dokumentów, uniemo liwia on bowiem wprowadzenie do przeglNdanego dokumentu jakichkolwiek zmian. Dane w formularzu podzielone sN na bloki wy$wietlane zwykle na kilku zak adkach. Tytu y zak adek sN zgodne z numeracjN bloków na formularzach ubezpieczeniowych ZUS. Aby przejrzeJ zawarto$J dokumentu, wykonaj nastKpujNce czynno$ci: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty, aby przej$J do obszaru roboczego Wszystkie dokumenty.

PrzeglNdanie zawarto$ci dokumentu jest mo liwe we wszystkich widokach zwiNzanych z dokumentami, jak Dokumenty wprowadzone, Dokumenty wys,ane, Wszystkie dokumenty oraz Typy dokumentów. Wybór odpowiedniego widoku powinien byJ uzale niony od czynno$ci, którN chcemy wykonaJ.

2. W wybranym obszarze roboczym, np. Wszystkie dokumenty, wybierz dokument, który chcesz przeglNdaJ, a nastKpnie z menu Program wybierz polecenie PokaJ. Polecenie PokaJ dostKpne jest równie na pasku narzKdzi lub w menu kontekstowym, pojawiajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy.

3. Na ekranie zostanie wy$wietlony wybrany dokument ubezpieczeniowy.

W trybie przeglNdania zawarto$J wszystkich pól dialogowych pozostaje szara, jako e niemo liwe jest dokonywanie zmian.

4. Je$li chcesz zako;czyJ przeglNdanie dokumentu, wybierz z menu znajdujNcej siK Dokument polecenie Zamknij lub kliknij na ikonie w prawym, górnym rogu okna.

116

Dokumentacja u ytkownika

5.3.3 Edycja dokumentu Funkcja umo liwia dokonywanie modyfikacji danych w dokumentach ubezpieczeniowych. Mo liwa jest tylko edycja dokumentów, które sN w stanie Wprowadzony.

Aby przeprowadziJ edycjK wybranego dokumentu: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone, aby przej$J do obszaru roboczego Dokumenty wprowadzone.

Obszar roboczy Dokumenty wprowadzone mo esz równie wybraJ przez klikniKcie na odpowiedniej ikonie na pasku ikon, na zak adce Dokumenty lub przez naci$niKcie klawisza F3.

2. W obszarze roboczym wybranym w poprzednim kroku pojawiN siK wszystkie dokumenty wybranego typu – kliknij myszkN na konkretnym dokumencie, aby zaznaczyJ go do edycji.

3. Z menu Program wybierz polecenie Otwórz.

Aby otworzyJ dokument do edycji, mo esz równie : kliknNJ na ikonie na pasku narzKdzi lub kliknNJ prawym klawiszem myszki na wybranym dokumencie i z menu kontekstowego wybraJ funkcjK Otwórz lub kliknNJ dwukrotnie na dokumencie.

4. Na ekranie pojawi siK okno z formularzem do edycji.

5. WprowadV zmiany, kliknij przycisk Weryfikuj, aby sprawdziJ poprawno$J dokumentu.

6. Kliknij przycisk Zapisz i zamknij.

5.3.3.1 Oznaczanie raportów imiennych do wysy ki Funkcja s u y do oznaczania korekt raportów imiennych do wysy ki.

W programie P atnik wszystkie bloki wielokrotne tworzonych dokumentów rozliczeniowych (tzn. ZUS RCA, ZUS RSA i ZUS RZA) sN domy$lnie oznaczone do wysy ki. Dotyczy to tak e dokumentów importowanych z systemów kadrowo-p acowych oraz dokumentów tworzonych za pomocN Kreatora dokumentów rozliczeniowych.

Zgodnie z zalecanymi rozliczeniowych:

zasadami

przekazywania

dokumentów

• W komplecie dokumentów rozliczeniowych o identyfikatorze pierwszorazowym nale y wysy aJ do ZUS deklaracjK ZUS DRA oraz raporty imienne za wszystkich ubezpieczonych.

• Natomiast w kompletach korygujNcych nale y przekazywaJ do ZUS deklaracjK rozliczeniowN, w której rozliczane sN sk adki za wszystkich ubezpieczonych, oraz imienne raporty miesiKczne, które zosta y zmienione/skorygowane.

Aby przygotowaJ raporty korygujNce do wysy ki: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone, aby przej$J do obszaru roboczego Dokumenty wprowadzone.

Funkcje programu

117

2. W obszarze roboczym wybranym w poprzednim kroku pojawiN siK wszystkie dokumenty wybranego typu – kliknij myszkN na raporcie korygujNcym, np. ZUS RCA, o identyfikatorze wiKkszym od pierwszorazowego, aby zaznaczyJ go do edycji.

3. Z menu Program wybierz polecenie Otwórz.

4. Na ekranie pojawi siK okno z formularzem do edycji. PrzejdV na drugN zak adkK i zaznacz wszystkie bloki wielokrotne, wybierajNc z menu Edycja polecenie Zaznacz wszystkie, lub u yj kombinacji klawiszy CTRL+A. NastKpnie z menu NarzCdzia wybierz polecenie Nie wysy aj, aby usunNJ oznaczenie wszystkich bloków statusem Do wysy,ki.

Je$li zaznaczony blok ma status Do wysy,ki (w drugiej kolumnie jest ), to polecenie w menu NarzCdzia i na przycisku ma nazwK Nie wysy aj.

Je$li zaznaczony blok nie ma statusu Do wysy,ki (w drugiej kolumnie brak jest jakiejkolwiek ikony), to polecenie w menu NarzCdzia i na przycisku ma nazwK Do wysy ki.

5. Zaznaczaj myszkN tylko raporty osób, które by y korygowane, i za pomocN przycisku Do wysy ki oznaczaj je do wys ania.

Polecenie Do wysy ki dostKpne jest tak e w menu NarzCdzia.

Nale y pamiKtaJ, e tylko raporty oznaczone zostanN wydrukowane lub wys ane do ZUS w trakcie wysy ania zestawu dokumentów.

Rysunek 58. Okno dokumentu ZUS RCA – oznaczanie bloków do wysy ki

Nie naleJy usuwaM z korygujNcych raportów imiennych bloków raportów, które nie bKdN wysy ane do ZUS. Bloki te nie zostanN wys ane, je$li nie bKdN oznaczone statusem Do wysy,ki (w drugiej kolumnie nie bKdN oznaczone znakiem koperta).

118

Dokumentacja u ytkownika

5.3.4 Poka& zestaw z dokumentem Za pomocN tej funkcji atwo sprawdziJ i obejrzeJ, do jakiego zestawu zosta do Nczony dokument oraz obejrzeJ ten zestaw.

Funkcja jest dostKpna dla widoków: Dokumenty wys,ane, Wszystkie dokumenty, Dokumenty wprowadzone (tylko dla dokumentów do Nczonych do zestawu) oraz na widokach zwiNzanych z poszczególnymi typami dokumentów np. ZUS ZUA, w oknie otwartego dokumentu, który zosta do Nczony do zestawu.

Aby sprawdziJ, do jakiego zestawu zosta do Nczony dokument: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wys ane.

2. W widoku Dokumenty wys,ane zaznacz dokument, dla którego chcesz wykonaJ sprawdzenie, a nastKpnie z menu NarzCdzia wybierz polecenie PokaJ zestaw z dokumentem.

Polecenie PokaJ zestaw z dokumentem dostKpne jest w menu kontekstowym, pojawiajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na zaznaczonym dokumencie.

3. Po wybraniu polecenia PokaJ zestaw z dokumentem pojawi siK dodatkowe podmenu zawierajNce numer oraz nazwK zestawu, pokazujNce zestaw, do którego zosta do Nczony wskazany dokument.

Wybierz pojawiajNce siK podmenu, aby otworzyJ okna zestawu dokumentów.

4. Na ekranie zostanie otwarty w trybie do odczytu zestaw dokumentów.

Z menu Zestaw wybierz polecenie Zamknij, aby zamknNJ okno zestawu.

W otwartym oknie dokumentu funkcja jest dostKpna w menu NarzCdzia.

5.3.5 Poka& kartotek ubezpieczonego Funkcja s u y do oglNdania kartoteki ubezpieczonego z poziomu listy dokumentów lub z otwartego okna dokumentu i jest dostKpna dla wszystkich dokumentów ubezpieczonego tj. ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZIUA, ZUS ZCNA, ZUS ZCZA, ZUS ZWUA. Dla dokumentów z blokami wielokrotnymi (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA, ZUS ZCNA, ZUS ZCZA, ZUS ZAA, ZUS ZBA) funkcja jest dostKpna w otwartym oknie dokumentu lub wewnNtrz otwartej pozycji dokumentu.

Aby wy$wietliJ zawarto$J kartoteki ubezpieczonego dla wybranego dokumentu: 1.

2.

Funkcje programu

Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty.

W widoku Wszystkie dokumenty zaznacz dokument, dla którego chcesz obejrzeJ dane ubezpieczonego w kartotece, a nastKpnie z menu NarzCdzia wybierz polecenie PokaJ kartotekC ubezpieczonego.

119

Polecenie PokaJ kartotekC ubezpieczonego dostKpne jest w menu kontekstowym, pojawiajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na zaznaczonym dokumencie.

5.

Na ekranie zostanie wy$wietlone okno Kartoteka ubezpieczonego w trybie do odczytu.

6. Z menu Ubezpieczony wybierz polecenie Zamknij, aby zamknNJ okno kartoteki.

5.3.6 Usuni cie dokumentu Funkcja umo liwia usuniKcie dokumentu z rejestru dokumentów i jest dostKpna dla dokumentów o statusie Wprowadzony. Mo liwe jest usuwanie z poziomu listy zarówno pojedynczego dokumentu jak i grupy dokumentów. Z rejestru nie mo na usunNJ dokumentów, które zosta y do Nczone do zestawu, sN przekazane do ZUS lub zatwierdzone (na pasku stanu jest napis Wys any lub Potwierdzony).

Dokumenty o statusie Historyczny mo na usunNJ poprzez usuniKcie zestawu dokumentów, do którego zosta y one do Nczone (patrz rozdzia 5.6.9 Usuwanie zestawu dokumentów). UsuniKcie zestawu historycznego powoduje usuniKcie z bazy programu wszystkich dokumentów, które by y do niego do Nczone.

Aby usunNJ dokument: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone.

2. W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument lub dokumenty, które chcesz usunNJ, a nastKpnie z menu Program wybierz polecenie UsuA. Mo esz pos u yJ siK tak e klawiaturN, wybierajNc kombinacjK klawiszy DEL lub CTRL+DEL, lub skorzystaJ z ikony Usu , umiejscowionej na pasku narzKdzi, lub te wybraJ funkcjK Usu z menu kontekstowego, które pojawi siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na wskazanym dokumencie.

3. Na ekranie pojawi siK okno dialogowe (patrz Rysunek 59) – kliknij przycisk Tak, aby potwierdziJ zamiar usuniKcia zaznaczonych dokumentów.

Rysunek 59. Okno dialogowe komunikatu z pytaniem o zamiar usuniKcia wskazanych dokumentów Je eli chcesz usunNJ kilka dokumentów, zaznacz je w obszarze roboczym za pomocN myszki i kliknij przycisk Usu .

Je eli zaznaczysz do usuniKcia dokumenty, które zosta y do Nczone do zestawu, wys ane do ZUS bNdV sN zatwierdzone, pojawi siK komunikat (patrz Rysunek 60).

120

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 60. Okno komunikatu ostrzegajNcego, e nie mo na usunNJ wszystkich wskazanych dokumentów

4.

Kliknij przycisk OK, aby zamknNJ okno komunikatu informujNcego o usuniKciu dokumentów (patrz Rysunek 61).

Rysunek 61. Okno komunikatu informujNcego o usuniKciu wskazanych dokumentów

5.3.7 Drukowanie dokumentów W programie P ATNIK istnieje kilka sposobów wydruku dokumentu.

Sposób wydruku jest uzale niony od etapu przetwarzania dokumentu i od wybranych przez u ytkownika opcji. Wydruk dokumentu jest mo liwy ze wszystkich obszarów roboczych zwiNzanych z dokumentami, np.

Wszystkie dokumenty, z okna otwartego dokumentu lub z zestawu dokumentów.

Rodzaje wydruków dostKpne w programie: •

• •

Do ZUS – wydruk jest dostKpny dla dokumentów o statusie Wys any lub Potwierdzony. Dla dokumentów o statusie Wprowadzony wydruk taki mo na uzyskaJ przez wys anie dokumentów do ZUS, je$li metoda wys ania zosta a okre$lona jako Wydruk.

Archiwalny – wydruk jest dostKpny dla dokumentów o statusie Wys any, Potwierdzony lub Historyczny; na wydrukach jest informacja, e jest to wydruk archiwalny.

Roboczy – wydruk jest dostKpny dla wszystkich dokumentów, niezale nie od statusu przetwarzania; jest drukowany z informacjN, e jest to wydruk roboczy.

Uwaga!

Dokumenty drukowane w trybie roboczym lub archiwalnym nie bKdN przyjmowane przez ZUS.

Funkcje programu

121

5.3.7.1 Drukowanie otwartego dokumentu Funkcja s u y do sporzNdzania pojedynczych wydruków dowolnych dokumentów i jest dostKpna z okna dokumentu otwartego do edycji lub z okna podglNdu dokumentu.

Aby wydrukowaJ dokument: 1.

2.

3.

Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty.

W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dokument, które chcesz wydrukowaJ i z menu Program wybierz polecenie Otwórz lub PokaJ. Na ekranie zostanie otwarte okno wskazanego dokumentu, z menu Dokument wybierz polecenie Drukuj.

Aby wydrukowaJ dokument, mo esz równie kliknNJ na ikonK znajdujNcN siK na pasku narzKdzi w otwartym oknie dokumentu.

Aby zobaczyJ, jak dokument bKdzie wyglNda po wydrukowaniu, kliknij na ikonK .

4.

W otwartym oknie Parametry wydruku (patrz Rysunek 62) okre$l w a$ciwo$ci drukowanego dokumentu i kliknij przycisk OK. DostKpno$J poszczególnych typów wydruku zosta a opisana powy ej.

5. Je$li chcesz zamknNJ dokument, wybierz z menu Dokument polecenie znajdujNcej siK w prawym, górnym Zamknij lub kliknij na ikonie rogu okna.

Uwaga!

Dokumenty drukowane w trybie roboczym lub archiwalnym nie bKdN przyjmowane przez ZUS.

Rysunek 62. Okno dialogowe: Parametry wydruku

122

Dokumentacja u ytkownika

5.3.7.2 Drukowanie wybranych pozycji raportu Funkcja umo liwia sporzNdzanie wydruków wybranych pozycji raportów rozliczeniowych ZUS RCA, ZUS RSA i ZUS RZA. Funkcja jest dostKpna niezale nie od statusu dokumentów po zaznaczeniu odpowiednich pozycji raportu i wybraniu polecenia Drukuj wybrane pozycje raportu z menu Dokument. Istnieje równie mo liwo$J oglNdania wybranych pozycji na podglNdzie wydruku.

Aby wydrukowaJ dokument lub zestaw dokumentów: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty.

2. W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dowolny raport np. ZUS RCA i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.

3. W otwartym oknie dokumentu przejdV na zak adkK z blokami wielokrotnymi i wska pozycje, które chcesz wydrukowaJ, a nastKpnie z menu Dokument wybierz polecenie Drukuj wybrane pozycje raportu.

5.3.7.3 Drukowanie dokumentu z widoku Funkcja s u y do sporzNdzania wydruków dokumentów z listy dokumentów lub zestawów w obszarze roboczym. Funkcja jest dostKpna we wszystkich obszarach roboczych zwiNzanych z dokumentami lub zestawami, po zaznaczeniu dowolnego dokumentu (np. w widoku Wszystkie dokumenty) i wybraniu polecania Drukuj z menu Program.

Aby wydrukowaJ dokument lub zestaw dokumentów: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty.

2. W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dokumenty, które chcesz wydrukowaJ, i z menu Program wybierz polecenie Drukuj.

3. W otwartym oknie Parametry wydruku (patrz Rysunek 62) okre$l w a$ciwo$ci drukowanego dokumentu i kliknij przycisk OK. DostKpno$J poszczególnych typów wydruku zosta a opisana powy ej.

Aby wydrukowaJ dokument, mo esz równie kliknNJ na ikonK znajdujNcN siK na pasku narzKdzi.

Aby zobaczyJ, jak dokument bKdzie wyglNda po wydrukowaniu, kliknij na ikonK .

Uwaga!

Dokumenty drukowane w trybie roboczym lub archiwalnym nie bKdN przyjmowane przez ZUS.

5.3.8 Podgl,d wydruku dokumentu Funkcja ta s u y do wy$wietlania dokumentu tak, jak bKdzie wyglNda po wydrukowaniu. Umo liwia powiKkszanie i zmniejszanie rozmiaru strony na ekranie oraz przeglNdanie kolejnych stron.

Aby wy$wietliJ dokument w podglNdzie wydruku:

Funkcje programu

123

1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty (lub dowolny inny widok zawierajNcy dokumenty).

2. Wska dokument, który chcesz przeglNdaJ, i wybierz polecenie PodglDd wydruku dostKpne w menu Program.

3. Na ekranie zostanie wy$wietlone okno Podgl.d wydruku dokument.

4. Z menu Drukowanie wybierz polecenie Zamknij, aby zamknNJ okno podglNdu wydruku.

Polecenie PodglDd wydruku dostKpne jest równie z menu Dokument, w otwartych do podglNdu lub edycji oknach dokumentów ubezpieczeniowych lub po klikniKciu na ikonK .

5.3.9 Weryfikacja dokumentu Omówiona poni ej grupa funkcji odnosi siK do zagadnienia weryfikacji dokumentów ubezpieczeniowych. Funkcje weryfikacji mogN byJ wywo ywane w celu sprawdzenia poprawno$ci zarówno jednego dokumentu, jak równie okre$lonej grupy dokumentów.

Uwaga!

W programie P atnik weryfikacja jest dostKpna tylko dla dokumentów o statusie Wprowadzony. Zablokowana zosta a weryfikacja pozosta ych dokumentów, tj. dokumentów o statusie Wys any, Potwierdzony lub Historyczny.

Dokumenty, które znajdujN siK w bazie, powsta e w poprzednich wersjach programu P atnik, po przej$ciu na wersjK aktualnN zachowajN wyniki weryfikacji z ostatnio przeprowadzonej weryfikacji.

Dokumenty wprowadzone do bazy zasileniem inicjalnym bKdN mia y status Niezweryfikowany.

Aby wykonaJ weryfikacjK dokumentu: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty, a nastKpnie obszar roboczy Dokumenty wprowadzone, lub kliknij na ikonie wybranego typu dokumentu na pasku ikon.

2. W obszarze roboczym zaznacz dokument, który chcesz zweryfikowaJ, a nastKpnie z menu Program wybierz polecenie Otwórz.

3. Kliknij przycisk Weryfikuj w oknie roboczym otwartego dokumentu.

Aby zweryfikowaJ dokument, mo esz równie u yJ kombinacji klawiszy Ctrl -W lub wybraJ polecenie Weryfikuj z menu NarzCdzia.

4. Je eli w wyniku procesu weryfikacji zosta y wykryte b Kdy, to sN one prezentowane na zak adce Wyniki weryfikacji (patrz Rysunek 63).

Dwukrotne klikniKcie na opisie b Kdu powoduje przej$cie do pola, w którym znajduje siK b Nd.

124

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 63. Okno dialogowe: dokument ZUA - zak adka Wyniki weryfikacji

5.3.9.1 Drukowanie raportu z weryfikacji Funkcja umo liwia wydruk raportu z weryfikacji dokumentu ubezpieczeniowego, kt贸ry zawiera b Kdy. Drukowanie raportu z weryfikacji jest dostKpne dla dokument贸w tworzonych w programie P ATNIK, majNcych status Wprowadzony oraz dla pozosta ych dokument贸w majNcych statusy Wys any, Potwierdzony lub Historyczny, o ile dokumenty te zawierajN b Kdy weryfikacji.

Aby wydrukowaJ raport zawierajNcy b Kdy wykryte w wyniku weryfikacji, wykonaj nastKpujNce czynno$ci: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty, a nastKpnie odpowiedni obszar roboczy, np. Dokumenty wprowadzone, lub kliknij na ikonie wybranego typu dokumentu na pasku ikon.

2. Na li$cie dokument贸w w obszarze roboczym kliknij myszkN na konkretnym dokumencie, aby zaznaczyJ go, a nastKpnie kliknij na poleceniu PokaJ na pasku narzKdzi.

3. Kliknij przycisk Weryfikuj w oknie roboczym otwartego dokumentu.

Funkcje programu

125

4. Je eli w wyniku procesu weryfikacji zosta y wykryte b Kdy, to sN one prezentowane na zak adce Wyniki weryfikacji (patrz Rysunek 63) – z menu NarzCdzia wybierz polecenie Drukuj raport weryfikacji, aby wydrukowaJ raport.

W programie P atnik nie mo na weryfikowaJ dokumentów o statusie Wys any, Potwierdzony lub Historyczny. W celu wydrukowania raportu z weryfikacji dokumentu, nale y przej$J na zak adkK Wyniki weryfikacji i z menu NarzCdzia wybraJ polecenie Drukuj raport weryfikacji.

5.3.10 Weryfikacja zale&noAci Funkcja sprawdza zale no$ci w bazie jednego p atnika (wybranego do kontekstu): miKdzy dokumentami w bazie danego p atnika, miKdzy dokumentami w bazie p atnika i jego kartotekN, miKdzy dokumentami w bazie p atnika i kartotekami ubezpieczonych.

Wynikiem dzia ania funkcji jest raport zawierajNcy wykaz b Kdów lub ostrze e; (je$li takie istniejN). Weryfikacja obejmuje sprawdzenie, czy w bazie znajdujN siK wszystkie dokumenty, objKte zasadN wzajemnego wystKpowania, a tak e, czy nie ma dokumentów, które w ramach jednej bazy p atnika powinny siK wzajemnie wykluczaJ. Podczas weryfikacji zale no$ci sprawdzane sN tak e dane identyfikacyjne p atnika i ubezpieczonych na dokumentach w bazie z danymi w kartotekach.

Funkcja ta pomaga przygotowaJ poprawne dokumenty do wysy ki do ZUS i utrzymania poprawno$ci dokumentów w bazie.

ZasadN wzajemnego wystKpowania objKte sN np. raporty imienne i deklaracja rozliczeniowa. Oznacza to, e w bazie danego p atnika wraz z deklaracjN rozliczeniowN muszN znaleVJ siK raporty imienne. Innym przyk adem, w którym weryfikacja wykryje b Nd, jest wystNpienie w bazie dla jednego p atnika wiKcej ni jednego raportu imiennego za ten sam okres rozliczeniowy i o tym samym numerze identyfikatora.

Aby dokonaJ weryfikacji zale no$ci w bazie: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty.

2. W widoku Wszystkie dokumenty z menu NarzCdzia wybierz polecenie Weryfikuj zaleJnoIci. 3. Na ekranie pojawi siK okno Wyniki weryfikacji zale1no5ci zawierajNce listK b Kdów lub ostrze e; (je$li takie istniejN) wraz z ich opisem. W oknie tym wy$wietlone sN tak e dokumenty i kartoteki, które zwiNzane sN ze znalezionymi b Kdami.

W oknie Wyniki weryfikacji zale no$ci dostKpne sN polecenia: • •

126

Otwórz - otwiera dokument i kartoteki zwiNzane z wystNpieniem b Kdu Drukuj - drukuje raport z weryfikacji zale no$ci w bazie p atnika

Dokumentacja u ytkownika

WeryfikacjK zale no$ci mo esz wykonaJ równie korzystajNc z ikony na pasku narzKdzi w widokach: Wszystkie dokumenty, Dokumenty wys,ane, Dokumenty wprowadzone, Informacje ZUS IWA oraz na widokach pozosta ych typów dokumentów.

5.3.11 Dodawanie dokumentów do zestawu Funkcja pozwala na atwe przygotowanie wybranych dokumentów ubezpieczeniowych do wys ania. Jest dostKpna w widoku Dokumenty wprowadzone, Dokumenty ZUS ZSWA oraz Informacje ZUS IWA i do Ncza zaznaczone dokumenty do istniejNcego lub nowego zestawu.

Dokument ZUS IWA i ZUS ZSWA mo e zostaJ do Nczony do nowego zestawu dokumentów (nie mogN one byJ umieszczane w zestawie zawierajNcy inne typy dokumentów) lub do istniejNcego zestawu dokumentów zawierajNcego inny dokument ZUS IWA (ZUS ZSWA) o statusie Wprowadzony.

Aby do NczyJ dokumenty do zestawu: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone, Dokumenty ZUS ZSWA lub Informacje ZUS IWA. 2. W wybranym obszarze roboczym zaznacz te dokumenty, które chcesz dodaJ do zestawu, i z menu NarzCdzia wybierz polecenie Dodaj dokumenty do zestawu. Polecenie to dostKpne jest równie w menu kontekstowym.

3. Na ekranie pojawi siK okno Zestaw dokumentów, w którym znajdN siK zaznaczone wcze$niej dokumenty.

Je eli w bazie p atnika jest ju utworzony inny zestaw o statusie Wprowadzony, to na ekranie zostanie wy$wietlony komunikat (patrz Rysunek 64). Kliknij przycisk Tak, je$li chcesz, aby wybrane dokumenty zosta y do Nczone do istniejNcego zestawu. Je$li dokumenty majN zostaJ do Nczone do nowego zestawu, kliknij przycisk Nie.

Rysunek 64. Okno komunikatu o znalezieniu zestawu, który nie zosta przekazany do ZUS

5.3.12 Aktualizacja danych p atnika na podstawie kartoteki p atnika Funkcja pozwala na zmianK danych identyfikacyjnych p atnika w dokumentach ubezpieczeniowych na takie, jakie sN aktualnie przechowywane w kartotece p atnika.

Funkcje programu

127

Aktualizacja danych p atnika w dokumentach dostKpna jest: dla grupy dokumentów na widokach Dokumenty wprowadzone, Wszystkie dokumenty, na widokach poszczególnych typów dokumentów, w otwartych oknach dokumentów o statusie Wprowadzony, w otwartym oknie Zestaw dokumentów, dla zestawów o statusie Wprowadzony.

Aby zaktualizowaJ dane identyfikacyjne p atnika w kilku dokumentach jednocze$nie: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone.

2. W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument lub dokumenty, które chcesz zaktualizowaJ, i z menu NarzCdzia wybierz polecenie Aktualizuj dane identyfikacyjne/P atnika.

Mo esz równie aktualizowaJ dane p atnika w otwartym oknie dokumentu, w tym celu: 3. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone.

4. W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument, który chcesz zaktualizowaJ, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.

Aby otworzyJ dokument do edycji, mo esz równie : kliknNJ na ikonie na pasku narzKdzi lub kliknNJ prawym klawiszem myszki na wybranym dokumencie i z menu kontekstowego wybraJ funkcjK Otwórz lub dwukrotnie kliknNJ na dokumencie.

5. W oknie otwartego dokumentu z menu NarzCdzia wybierz polecenie Aktualizuj dane identyfikacyjne/P atnika.

6. Zapisz wprowadzone zmiany, klikajNc przycisk Zapisz i zamknij.

5.3.13 Aktualizacja danych ubezpieczonego w dokumencie Funkcja s u y do ujednolicenia danych ubezpieczonego na dokumencie z danymi utrzymywanymi w kartotece ubezpieczonego.

Aktualizacji podlegaJ mogN: dane identyfikacyjne ubezpieczonego (dla ka dego dokumentu) oraz dane o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (jedynie dla dokumentu ZUS ZSWA).

W wypadku danych identyfikacyjnych mo e zaistnieJ potrzeba aktualizacji w sytuacji, gdy po utworzeniu dokumentu nastNpi a zmiana danych identyfikacyjnych ubezpieczonego w kartotece.

Natomiast aktualizacja danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze - je$li tworzymy nowy dokument ZUS ZSWA. Warunkiem jest jednak utrzymywanie w kartotece ubezpieczonego aktualnych danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

128

Dokumentacja u ytkownika

Aktualizacja danych ubezpieczonego w dokumentach dostKpna jest: dla grupy dokumentów na widokach Dokumenty wprowadzone, Wszystkie dokumenty, na widokach poszczególnych typów dokumentów, w otwartych oknach dokumentów zg oszeniowych ubezpieczonego w stanie Wprowadzony, w otwartym oknie Zestaw dokumentów, dla zestawów w stanie Wprowadzony.

Aby zaktualizowaJ dane identyfikacyjne ubezpieczonych w kilku dokumentach jednocze$nie: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone.

2. W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument lub dokumenty, który chcesz zaktualizowaJ, i z menu NarzCdzia wybierz polecenie Aktualizuj dane identyfikacyjne/Ubezpieczonego.

Aktualizacja jest mo liwa tylko dla dokumentów w stanie Wprowadzony.

Dane identyfikacyjne ubezpieczonych w dokumentach rozliczeniowych (ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) mo na aktualizowaJ tylko po otwarciu dokumentu i zaznaczaniu pozycji raportu, który chcemy zaktualizowaJ. Podobnie dla dokumentu ZUS ZSWA – po otwarciu pozycji dokumentu dla danego ubezpieczonego.

Aby zaktualizowaJ dane ubezpieczonego w otwartym dokumencie: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Dokumenty wprowadzone.

2. W obszarze roboczym Dokumenty wprowadzone wska dokument, który chcesz zaktualizowaJ, i z menu Program wybierz polecenie Otwórz.

Aby otworzyJ dokument do edycji, mo esz równie : kliknNJ na ikonie na pasku narzKdzi lub kliknNJ prawym klawiszem myszki na wybranym dokumencie i z menu kontekstowego wybraJ funkcjK Otwórz lub dwukrotnie kliknNJ na dokumencie.

3. W oknie otwartego dokumentu wybierz z menu NarzCdzia polecenie Aktualizuj dane identyfikacyjne/Ubezpieczonego. W przypadku aktualizacji danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, dokumentu ZUS ZSWA – po wybraniu polecenia Aktualizuj dane ubezpieczonego/O pracy w szczególnych warunkach.

4. Zapisz wprowadzone zmiany, klikajNc przycisk Zapisz i zamknij.

Funkcje programu

129

5.3.14 Filtr dokumentów Funkcja w znacznym stopniu u atwia przeglNdanie dokumentów w bazie danych p atnika. Polega ona na „przefiltrowaniu” ca o$ci dokumentów znajdujNcych siK w bazie i wyszukaniu tylko tych, które spe niajN podane wcze$niej kryteria, jak np. typ dokumentu, status przetwarzania i weryfikacji, okres rozliczeniowy.

Filtr jest podzielony na trzy g ówne zak adki: •

Dane podstawowe - zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug daty wype nienia, statusu przetwarzania i statusu weryfikacji.

• Zaawansowane - zak adka ta jest podzielona na dwie podzak adki: • Zg oszenia - umo liwia wyszukanie wskazanych dokumentów zg oszeniowych p atnika lub ubezpieczonych, • Rozliczenia - umo liwia wyszukanie wskazanych dokumentów rozliczeniowych z uwzglKdnieniem okresu rozliczeniowego.

• Sortowanie - zak adka ta umo liwia sortowanie rosnNce lub malejNce wed ug trzech wybranych kolumn.

Korzystanie z filtra w widoku Wszystkie dokumenty przebiega w nastKpujNcy sposób: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty.

2. W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty pojawi siK lista wszystkich dokumentów w bazie – z menu NarzCdzia wybierz polecenie Filtr lub kliknij na odpowiedniej ikonie znajdujNcej siK na pasku narzKdzi.

3. W dolnej czK$ci obszaru roboczego pojawi siK panel umo liwiajNcy filtrowanie. Podaj jak najwiKcej informacji o dokumentach, których poszukujesz, gdy dane te stanN siK podstawN procesu filtrowania, a nastKpnie kliknij przycisk Znajd<.

130

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 65. Obszar roboczy: Wszystkie dokumenty

Po zastosowaniu filtra w obszarze roboczym zostanN wy$wietlone tylko te dokumenty, które spe niajN podane kryteria. Nale y pamiKtaJ, e im wiKcej poda siK kryteriów filtrowania, tym wynik wyszukiwania bKdzie bardziej precyzyjny.

KlikniKcie na ikonie ze strza kN powoduje ukrycie filtra. Aby ponownie wywo aJ filtr, kliknij przycisk Poka filtr znajdujNcy siK na pasku stanu.

5.3.15 Kreator dokumentów rozliczeniowych Funkcja umo liwia automatyczne tworzenie dokumentów rozliczeniowych na podstawie dokumentów rozliczeniowych z innego miesiNca i jest wspomagana kreatorem. Mechanizm dzia ania tej funkcji polega na kopiowaniu dokumentów o wskazanym identyfikatorze i zapisywaniu ich w bazie programu.

Mechanizm umo liwiajNcy tworzenie dokumentów rozliczeniowych na podstawie dokumentów o wskazanym identyfikatorze mo e byJ wykorzystywany w sytuacji, gdy np. tworzymy komplet korygujNcy lub dane do dokumentów rozliczeniowych wystawianych w nowym miesiNcu nie uleg y zmianie w porównaniu z danymi za poprzedni miesiNc bNdV zmieni y siK nieznacznie. Wówczas, zamiast wype niaJ rKcznie nowe dokumenty, mo esz wykorzystaJ dokumenty ju utworzone, które po zaktualizowaniu gotowe sN do przes ania do ZUS.

Funkcje programu

131

Aby utworzyJ dokumenty rozliczeniowe na podstawie dokumentów rozliczeniowych z innego miesiNca: 1. Z menu NarzKdzia wybierz polecenie Twórz dokumenty rozliczeniowe.

2. Na ekranie pojawi siK okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 66) kliknij przycisk Dalej i postKpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora.

Rysunek 66. Okno: Kreator dokumentów rozliczeniowych

3. W oknie, które pojawi siK na ekranie (patrz Rysunek 67), wska identyfikator dokumentów. NastKpnie wybierz rodzaje dokumentów, które majN zostaJ skopiowane, i kliknij przycisk Dalej.

Rysunek 67. Okno: Kreator dokumentów rozliczeniowych – krok 2/4

132

Dokumentacja u ytkownika

4. W trzecim kroku kreatora (patrz Rysunek 68) okre$l w a$ciwo$ci tworzonego kompletu dokumentów. Wybierz opcjK Komplet koryguj"cy, je eli chcesz utworzyJ dokumenty korygujNce za wskazany okres rozliczeniowy, lub Komplet rozliczeniowy. Komplet rozliczeniowy umo liwia przygotowanie dokumentów za wskazany okres rozliczeniowy o identyfikatorach mieszczNcych siK w podanym przedziale. Kliknij przycisk Dalej, aby przej$J do kolejnego kroku.

Rysunek 68. Okno dialogowe – Kreator dokumentów rozliczeniowych – krok 3/4

5. W oknie, które pojawi siK na ekranie (patrz Rysunek 69), kliknij przycisk Zako cz, aby potwierdziJ utworzenie kompletu dokumentów i zako;czyJ pracK kreatora.

Rysunek 69. Okno dialogowe: Kreator dokumentów rozliczeniowych – krok 4/4

Funkcje programu

133

5.3.16 Kreator dokumentów ZUS ZSWA Dokument ZUS ZSWA zawiera zg oszenie/korektK danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Dokument powinien prezentowaJ informacje dotyczNce tylko jednego roku, wskazanego w identyfikatorze dokumentu. W ramach dokumentu mo na przekazaJ dane wielu ubezpieczonych, u o one w oddzielnych pozycjach (blokach wielokrotnych) dokumentu. W jednej pozycji dokumentu mogN byJ zapisane dane tylko jednego ubezpieczonego. W sytuacji, gdy w danym roku ubezpieczony rejestrowa du N dynamikK zmian danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wówczas w dokumencie ZUS ZSWA mo liwe jest wype nienie kilku pozycji dokumentu (w tym wypadku dla jednego ubezpieczonego).

Dane o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze rejestrowane i utrzymywane sN w Rejestrze ubezpieczonych, w poszczególnych kartotekach. Kreator dokumentów ZUS ZSWA umo liwia utworzenie dokumentu ZUS ZSWA tylko dla tych ubezpieczonych, którzy w kartotece majN zarejestrowane okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w danym roku.

Podczas tworzenia dokumentu zg oszenia\korekty ZUS ZSWA za pomocN kreatora, nale y podaJ rok, za który ma zostaJ utworzony dokument. Je$li dokument ZUS ZSWA ma zawieraJ jedynie pozycje korygujNce bNdV zg oszenia, ale tylko dla wybranych ubezpieczonych, wówczas nale y wskazaJ ubezpieczonych, dla których chcemy utworzyJ poszczególne pozycje dokumentu. W przeciwnej sytuacji nale y utworzyJ dokument zawierajNcy zg oszenia dla wszystkich ubezpieczonych, którzy we wskazanym roku kontynuowali pracK w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Po wskazaniu ubezpieczonych, do dokumentu ZUS ZSWA zostanN skopiowane dane identyfikacyjne oraz dane dotyczNce pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze: kod tytu u ubezpieczenia, kod i okresy pracy oraz wymiar czasu pracy, zarejestrowane w kartotekach.

Aby utworzyJ dokument ZUS ZSWA za pomocN kreatora: 1. Z menu NarzCdzia wybierz polecenie Twórz zg oszenie ZUS ZSWA. 2. Na ekranie poka e siK okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 70), kliknij przycisk Dalej i postKpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora.

134

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 70. Okno dialogowe: Kreator dokumentu ZUS ZSWA – krok 1/4

3. W oknie, które pojawi siK na ekranie (patrz Rysunek 71), podaj rok kalendarzowy, za który chcesz utworzyJ dokument ZUS ZSWA i kliknij przycisk Dalej.

Je$li chcesz utworzyJ dokument zg oszenia lub korekty za wybranych ubezpieczonych, to wybierz opcjK: • Zg oszenie dla wskazanych ubezpieczonych • Korekta dla wskazanych ubezpieczonych.

4. NastKpnie kliknij przycisk Wybierz ubezpieczonych i zaznacz wybranych ubezpieczonych oraz kliknij przycisk OK.

Rysunek 71. Okno dialogowe: Kreator dokumentu ZUS ZSWA – krok 2/4

5. W ostatnim oknie kreatora zapoznaj siK z informacjN o identyfikatorze utworzonego dokumentu, a nastKpnie kliknij przycisk Zako cz, aby przej$J do przeglNdania utworzonego dokumentu.

Funkcje programu

135

Rysunek 72. Okno dialogowe: Kreator dokumentu ZUS ZSWA – krok 4/4

5.3.17 Kopiowanie dokumentu Funkcja s u y do tworzenia kopii dokumentów znajdujNcych siK w rejestrze. Mo na utworzyJ kopiK ka dego dokumentu, niezale nie od statusu, w jakim siK znajduje (nie dotyczy to dokumentów ZUS ZCZA, ZUS RGA i ZUS RNA, których nie mo na przekazywaJ do ZUS). Kopia dokumentu otrzymuje zawsze status Wprowadzony i jest otwarta do edycji.

Nowo powsta y dokument nie jest zapisany ani zweryfikowany. Mo na utworzyJ kopiK ca ego dokumentu z blokami wielokrotnymi.

Funkcja jest dostKpna z menu Edycja z widoku Wszystkie dokumenty lub z innego obszaru roboczego zawierajNcego listK dokumentów w sytuacji, kiedy zaznaczony jest dowolny dokument lub w otwartym oknie dokumentu.

Aby skopiowaJ dokument: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty.

2. W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dokument, który chcesz skopiowaJ, a nastKpnie z menu Edycja wybierz polecenie Utwórz kopi& dokumentu.

Aby skopiowaJ dokument, mo esz równie otworzyJ dokument do edycji, , a nastKpnie z menu Edycja wybraJ polecenie Utwórz klikajNc na ikonie kopiC dokumentu.

3. Na ekranie zostanie otwarta utworzona kopia wybranego dokumentu.

4. Je$li istnieje taka potrzeba, wprowadV zmiany w utworzonym dokumencie.

5. Kliknij przycisk Weryfikuj, aby zweryfikowaJ poprawno$J utworzonego dokumentu.

6. Zapisz wprowadzone zmiany i zamknij dokument, klikajNc przycisk Zapisz i zamknij.

136

Dokumentacja u ytkownika

Uwaga!

Nie mo na kopiowaJ dokumentów lub bloków wielokrotnych raportów osób ubezpieczonych, dla których nie ma kartotek w Rejestrze ubezpieczonych.

5.3.18 Kopiowanie i wklejanie bloków wielokrotnych Funkcja s u y do kopiowania i wklejania bloków wielokrotnych. Bloki wielokrotne mogN byJ kopiowane i wklejane jedynie pomiKdzy dokumentami tego samego typu lub w ramach grup.

Wyró niamy nastKpujNce grupy dokumentów: • • •

ZUS RCA ZUS RSA ZUS ZCZA i ZUS ZCNA.

Bloki dokumentów ZUS RZA, ZUS ZAA i ZUS ZBA mogN byJ kopiowane i wklejane jedynie w ramach swojego typu dokumentów.

Po skopiowaniu bloku (bloków) mo na go wkleiJ jedynie do istniejNcego ju dokumentu tego samego typu (lub grupy) – mo e to byJ ten sam dokument, z którego bloki sN kopiowane (o ile ma status Wprowadzony) lub inny dokument tego samego typu (lub grupy) o statusie Wprowadzony.

W zwiNzku z ograniczeniem przekazywania do ZUS dokumentów ZUS ZCZA, ZUS RNA i ZUS RGA, bloki wielokrotne dokumentów ZUS ZCZA, ZUS RGA i ZUS RNA mogN byJ kopiowane i wklejane tylko do dokumentów w ramach grup, to znaczy pozycje dokumentu ZUS ZCZA do ZUS ZCNA, raportu ZUS RGA do dokumentu ZUS RSA i odpowiednio pozycje raportu ZUS RNA do ZUS RCA. Je$li bloki sN wklejane w ramach grupy dokumentów, ale nie do dokumentów tego samego typu, kopiowany jest tylko zakres „wspólny” w ramach tej struktury, która jest identyczna w obu dokumentach. W wyniku wklejenia do dokumentu o wK szym zakresie zostanN utracone dane, które wystKpowa y w dokumencie o szerszym zakresie (np. dane o okresach pracy górniczej z RGA, sk adniki wynagrodzenia z RNA).

Bloki wielokrotne mo na kopiowaJ bez wzglKdu na to, w jakim trybie otwarty jest dokument (edycja lub przeglNdanie). WklejaJ je mo na jedynie do dokumentu otwartego do edycji.

Aby skopiowaJ blok lub bloki wielokrotne: 1.

2.

3.

Funkcje programu

Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty/Wszystkie dokumenty.

W obszarze roboczym Wszystkie dokumenty wska dokument, np.

ZUS RCA, którego bloki wielokrotne chcesz skopiowaJ, i otwórz go do edycji, klikajNc na ikonie Otwórz znajdujNcej siK na pasku narzKdzi.

PrzejdV na zak adkK z blokami wielokrotnymi i zaznacz blok lub bloki, które chcesz skopiowaJ, a nastKpnie z menu Edycja wybierz polecenie Kopiuj bloki wielokrotne.

137

4. Je$li chcesz wkleiJ skopiowane bloki wielokrotne do dokumentu, w którym aktualnie siK znajdujesz, to z menu Edycja wybierz polecenie Wklej bloki wielokrotne.

Je$li chcesz wkleiJ bloki wielokrotne do innego dokumentu tego samego typu lub z tej samej grupy, to otwórz wybrany dokument do edycji i z menu Edycja wybierz polecenie Wklej bloki wielokrotne.

5.3.19 Operacje na dokumentach W programie P ATNIK wszystkie dokumenty wy$wietlane sN w obszarze roboczym w postaci list. Obszar roboczy znajduje siK wewnNtrz okna g ównego (patrz Rysunek 73). W jego granicach, po wybraniu okre$lonego polecenia (klikniKciu na ikonie z panelu wyboru), np. Wszystkie dokumenty, pojawia siK odpowiednia lista dokumentów. W obszarze tym wykonywana jest wiKkszo$J operacji przeprowadzanych przez u ytkownika, miKdzy innymi tworzenie, przeglNdanie, edycja dokumentów. Obszar roboczy w programie P ATNIK umo liwia tak e sortowanie danych.

Nag ówek kolumny

Sekcja grupujNca

Rysunek 73. Przyk adowe okno obszaru roboczego

138

Dokumentacja u ytkownika

5.3.19.1 Dodawanie i usuwanie kolumn w obszarze roboczym Informacje wy$wietlane w obszarze roboczym sN podzielone na kolumny (patrz Rysunek 73), wed ug których mo liwe jest sortowanie dokumentów.

Kolumny w obszarze roboczym sN pogrupowane w sekcje wyodrKbniajNce ten sam typ informacji, np. dla widoku ZUS ZIUA bKdN to nastKpujNce sekcje: Dokument, Poprzednie dane ubezpieczonego, Aktualne dane ubezpieczonego. Kolumny sN ró ne dla poszczególnych rodzajów dokumentów tak, aby umo liwiJ u ytkownikowi szybkN identyfikacjK oraz zapewniJ jak najwiKkszN liczbK informacji o dokumencie. Przyk adowo dla obszaru roboczego Wszystkie dokumenty sN to: L. pozycji, Typ dokumentu, Identyfikator dokumentu, Data wype nienia, Status, Status weryfikacji, Nazwisko, ImiK, PESEL, NIP, Rodzaj dokumentu, Seria i numer dokumentu.

Istnieje mo liwo$J zmiany kolejno$ci wy$wietlania kolumn i sekcji, a tak e ich usuwania, dodawania i przywracania poprzednich ustawie;, co w znacznym stopniu u atwia przeglNdanie dokumentów znajdujNcych siK w obszarze roboczym. Zamiana kolejno$ci kolumn mo e odbywaJ siK tylko w obrKbie jednej sekcji kolumn.

Aby zmieniJ kolejno$J kolumn: 1.

Kliknij lewym klawiszem myszy na kolumnie, którN chcesz przestawiJ, i, trzymajNc ca y czas wci$niKty przycisk, przeciNgnij jN w inne miejsce.

Zmiana kolejno$ci kolumn mo e nastKpowaJ tylko w obrKbie jednej sekcji.

Aby usunNJ lub dodaJ kolumnK: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Kolumny, a nastKpnie Dodaj/UsuA kolumnC. 2. Na ekranie pojawi siK okno Kolumny (patrz Rysunek 74) – kliknij lewym klawiszem myszy na nag ówku kolumny, którN chcesz usunNJ, i przeciNgnij jN do okna Kolumny.

Dodawanie kolumny wykonuje siK przez przeciNgniKcie nazwy kolumny na pasek nag ówków kolumn.

3. Zamknij okno Kolumny.

Ustawienie to zostanie zachowane do momentu wykonania polecenia Kolumny/PrzywróM domyIlne ustawienia kolumn z menu Widok.

Funkcje programu

139

Rysunek 74. Okno: Kolumny

5.3.19.2 Sortowanie dokumentów w obszarze roboczym W programie P ATNIK istnieje mo liwo$J sortowania, rosnNcego i malejNcego, danych w dowolnej z kolumn widocznych w obszarze roboczym. Najprostszym przyk adem sortowania danych jest sortownie wed ug nazwiska bNdV imienia.

Sortowanie dokumentów wed ug kolumn jest mo liwe tyko w sytuacji, gdy w Ustawieniach programu na zak adce Inne w Nczona jest opcja W,"cz sortowanie wed,ug kolumn.

Aby posortowaJ dane, kliknij na nag ówku wybranej kolumny (patrz Rysunek 75) – dane zostanN posortowane rosnNco, tak jak na wy ej wymienionym rysunku (np. dla kolumny Nazwisko bKdzie to kolejno$J od A do Z).

Je eli ponownie klikniesz na nag ówku tej samej kolumny, dane zostanN posortowane malejNco (np. dla kolumny Nazwisko – od Z do A). Na nag ówku kolumny pojawi siK odpowiedni znaczek – trójkNt skierowany w górK dla sortowania narastajNcego lub trójkNt skierowany w dó dla sortowania malejNcego.

Rysunek 75. Nag ówek kolumny Nazwisko

140

Dokumentacja u ytkownika

5.4 Kreator zasilania inicjalnego Funkcja s u y do wczytania dokumentów powsta ych w poprzednich wersjach programu P atnik (4.01.001 lub ni sze) lub z innych systemów zewnKtrznych. Funkcja ta s u y równie do zasilenia istniejNcych kartotek ubezpieczonych danymi o oddzia ach NFZ i jest wspomagana kreatorem.

Zasilanie inicjalne nale y wykonywaJ tylko w odniesieniu do dokumentów, które wcze$niej zosta y przekazane do ZUS. Dokumenty takie otrzymajN status Historyczny i sN umieszczane w zestawach dokumentów o statusie Historyczny i nazwie takiej samej, jak mia wczytywany plik KEDU. Oznacza to, e nie mo na ich edytowaJ, ale majN wp yw na aktualizacjK kartotek p atnika i ubezpieczonych. Podczas zasilania inicjalnego tworzone sN nowe kartoteki ubezpieczonych dla osób, które nie zosta y zidentyfikowane z adnN istniejNcN w bazie kartotekN. Do istniejNcych kartotek sN dopisywane aktualne bNdV historyczne dane o osobach ubezpieczonych lub p atniku. Je$li w$ród dokumentów, które sN wczytywane, istniejN dokumenty bez minimum identyfikacyjnego ubezpieczonego, to zostanN one wczytane do programu, ale na ich podstawie nie zostanN utworzone nowe kartoteki ubezpieczonych.

Zasilenie kartotek ubezpieczonych danymi o oddzia ach NFZ pochodzNcymi z plików *.kch mo na wykonaJ po utworzeniu kartotek dla tych ubezpieczonych. Oznacza to, e nale y najpierw wczytaJ do programu dokumenty ubezpieczonych, a póVniej wczytywaJ dane z plików *.kch.

UsuniKcie dokumentu o statusie Historyczny nie powoduje usuniKcia zapisów w kartotece powsta ych w wyniku zasilenia bazy tym dokumentem. Aby usunNJ dokument historyczny, nale y usunNJ zestaw, do którego ten dokument jest do Nczony.

Uwaga!

Je$li w poprzedniej wersji programu P atnik (wersji 4.01.001 lub wcze$niejszej) wysy a e$ do ZUS w kompletach korygujNcych tylko dokumenty faktycznie korygowane, czyli nie ca e komplety, to przed zasileniem inicjalnym musisz odpowiednio przygotowaJ dokumenty.

Aby wykonaJ zasilenie inicjalne dokumentami rozliczeniowymi, umo liwiajNc atwe tworzenie zestawów korygujNcych za okresy rozliczane w poprzednich wersjach programu, nale y wykonaJ poni sze dzia ania: 1. W programie P atnik w wersji 4.01.001 dla ka dego okresu rozliczeniowego, za który by y wys ane zestawy korygujNce, utwórz zbiorcze zestawy miesiKczne i nadaj mu identyfikator zgodny z najwy szym przekazanym do ZUS ( identyfikator ZZM musi byJ taki sam jak najwy szy identyfikator kompletu korygujNcego przekazanego do ZUS).

2. Podczas zasilenia inicjalnego wska zestawy zawierajNce wszystkie komplety dokumentów za dany okres rozliczeniowy, oprócz zestawu z najwy szym identyfikatorem zawierajNcym ostatniN wys anN korektK. Nie musisz wszystkich zestawów wczytywaJ za jednym razem, mo esz wykonywaJ to kolejno.

3. Dla ka dego okresu rozliczeniowego, zamiast zestawu z najwy szym identyfikatorem (zawierajNcego ostatniN wys anN korektK), wska przygotowany wcze$niej zbiorczy zestaw miesiKczny.

Efektem tego bKdzie zasilenie bazy dokumentami rozliczeniowymi przekazanymi do ZUS w poprzednich wersjach programu tak, aby na ich podstawie by o mo na atwo tworzyJ dokumenty korygujNce, je$li bKdzie istnia a taka konieczno$J.

Funkcje programu

141

Aby wykonaJ zasilanie inicjalne: 1. Z menu NarzCdzia wybierz polecenie Zasilanie inicjalne.

2. Na ekranie pojawi siK okno powitalne kreatora - kliknij przycisk Dalej i postKpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora.

Rysunek 76. Okno powitalne Kreatora zasilania inicjalnego

3. W drugim kroku kreatora okre$l (patrz Rysunek 77), jakimi danymi ma zostaJ zasilona baza programu i dla kogo ma zostaJ przeprowadzone zasilenie. Kliknij przycisk Dalej.

BazK programu mo na zasiliJ dokumentami ubezpieczeniowymi z pliku KEDU pochodzNcymi z poprzedniej wersji programu P atnik lub danymi o oddziale NFZ pochodzNcymi z pliku o strukturze KCH. Plik o strukturze KCH mo na wygenerowaJ w programie P atnik wersja 4.01.001 lub wcze$niejsza podczas tworzenia raportów ZUS RMUA. Zasilenie inicjalne mo e zostaJ wykonane tylko dla p atnika wybranego jako kontekst pracy lub dla wszystkich p atników istniejNcych w bazie.

Warunkiem wykonania zasilenia dla p atników innych ni wybrany jako kontekst pracy jest istnienie w bazie danych kartotek tych p atników (aby to sprawdziJ, z menu P atnik wybierz polecenie Rejestr p atników) oraz zgodno$J danych identyfikacyjnych p atnika w kartotece i we wczytywanym pliku KEDU.

142

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 77. Okno: Kreator zasilania inicjalnego – krok 2/5

4. Wska plik KEDU lub plik *.kch, w zale no$ci od wybranej wcze$niej opcji, którym chcesz zasiliJ bazK danych, i kliknij przycisk Dalej.

Rysunek 78. Okno dialogowe: Kreator zasilania inicjalnego – krok 3/5

5. W kolejnym kroku kreator rozpoczyna wczytywanie dokumentów lub danych o oddzia ach NFZ i ich analizK. Kliknij przycisk Tak w oknie komunikatu (patrz Rysunek 79), je$li chcesz, aby zosta a wykonana zamiana kodu Bran owej Kasy Chorych na kod oddzia NFZ. Podczas wczytywania dokumentów ZUS ZUA i ZUS ZZA wykonywana jest zamiana kodów Kas chorych na kody oddzia ów Narodowego Funduszu Zdrowia.

Dla ubezpieczonych, którzy wcze$niej nale eli do Bran owej Kasy Chorych, zostanie wykonana analiza kodu pocztowego i kod oddzia u NFZ dopisany zostanie zgodnie z kodem pocztowym w adresie zamieszkania podanym w dokumencie.

Je$li dla jakiego$ ubezpieczonego, który nale a do Bran owej Kasy Chorych, brak jest adresu zamieszkania, to zostanie sprawdzony adres zameldowania, a je$li i tego adresu nie bKdzie, to kod oddzia u NFZ nie zostanie uzupe niony.

Funkcje programu

143

Rysunek 79. Okno komunikat z pytaniem, czy zamieniJ kod Bran owej Kasy Chorych

6. W ostatnim kroku kreatora kliknij przycisk Raport, aby zapoznaJ siK z tre$ciN raportu z przebiegu zasilenia inicjalnego. Aby zapisaJ w bazie zaimportowane dokumenty, kliknij przycisk Zako cz.

KlikniKcie przycisku Anuluj umo liwia rezygnacjK z zapisania wczytywanych dokumentów do bazy.

Je$li po zako;czeniu zasilenia chcesz zoptymalizowaJ bazK, to zaznacz pole wyboru Uruchom optymalizacj bazy (wiKcej informacji patrz „Dokumentacja administratora”).

Podczas zasilenia inicjalnego zak adane sN nowe kartoteki osobom ubezpieczonym, które wcze$niej nie figurowa y w Rejestrze ubezpieczonych.

Je eli kartoteki zak adane sN na podstawie dokumentów, w których wype nione jest pole PESEL, a pole Data urodzenia nie zosta o wype nione, to program automatycznie uzupe ni pole Data urodzenia w kartotece. O uzupe nieniu kartoteki ubezpieczonego poprzez dodanie daty urodzenia informuje odpowiedni komunikat, umieszczony w raporcie z importu.

Rysunek 80. Okno dialogowe: Kreator zasilania inicjalnego – krok 5/5

144

Dokumentacja u ytkownika

5.5 Import dokumentów Funkcja ta s u y do wczytywania dokumentów ubezpieczeniowych z systemów zewnKtrznych i jest wspomagana kreatorem. Dane z systemów zewnKtrznych powinny byJ wygenerowane w postaci pliku KEDU, którego strukturK okre$la dokument „Specyfikacja wej$cia – wyj$cia”. Program P atnik wersja 9.01.001 umo liwia wczytywanie plików KEDU o formacie XML lub SGML. Dla programu P atnik wersja 9.01.001 obowiNzujNcym dokumentem jest: - dla KEDU o formacie XML - Elektroniczna Wymiana Dokumentów, Specyfikacja wej$cia – wyj$cia wersja 2.1, która obejmuje zmiany w dokumentach ubezpieczeniowych, - dla KEDU o formacie SGML - Specyfikacja wej$cia-wyj$cia, wersja 1.9.

W programie P ATNIK istnieje kilka rodzajów importu: • • • •

wczytanie wszystkich dokumentów z mo liwo$ciN wczytywania dokumentów dla wszystkich p atników istniejNcych w bazie, import nowych dokumentów, import dokumentów aktualizujNcych, import dokumentów nowych i aktualizujNcych.

Program P atnik umo liwia wczytywanie dokumentów kilku p atników jednocze$nie, przy czym dane identyfikacyjne p atnika muszN byJ zgodne w importowanych dokumentach z danymi w dokumentach p atników w Rejestrze p)atników.

Import dokumentów nowych i aktualizujNcych mo e odbywaJ siK tylko dla jednego p atnika. Musi istnieJ zgodno$J danych identyfikacyjnych p atnika miKdzy kartotekN p atnika a dokumentami importowanymi.

Kreator importu dokumentów pozwala na okre$lenie zakresu importowanych dokumentów oraz ustawienie dodatkowych opcji porównania podczas importu nowych i aktualizujNcych dokumentów.

Oznacza to, e z pliku KEDU mo na zaimportowaJ dokumenty wybranego typu, np. tylko ZUS ZUA, lub dokumenty dla wybranych ubezpieczonych.

Podczas importu dokumentów nowych lub aktualizujNcych zawsze brane sN pod uwagK: rodzaj dokumentu, dane identyfikacyjne p atnika i ubezpieczonego (aktualne i/lub historyczne) oraz kod tytu u ubezpieczenia.

Poza tym mo na okre$liJ dodatkowe opcje porównania, które umo liwiajN wykonanie bardziej szczegó owych sprawdze; importowanych dokumentów. Do dodatkowych danych, które mogN byJ brane pod uwagK w trakcie porównania, nale N:

Funkcje programu

145

• • • • •

wymiar czasu pracy, kod wykonywanego zawodu, kod $wiadczenia/przerwy, poczNtek okresu $wiadczenia, koniec okresu $wiadczenia.

W programie P atnik w zaawansowanych opcjach importu dodano opcjK Porównuj z histori" danych identyfikacyjnych zapisanych w kartotekach ubezpieczonych. Opcja ta jest zaznaczona domy$lnie, czyli podczas importu nowych dokumentów i aktualizujNcych zawsze brane sN pod uwagK dane aktualne i historyczne ubezpieczonych. Umo liwiono jednak wy Nczenie tej opcji, co oznacza, e import bKdzie bra pod uwagK tylko aktualne dane ubezpieczonego widoczne na zak adce Dane identyfikacyjne w kartotece ubezpieczonego. Wy Nczenie tej opcji jest zalecane dla tych p atników, którzy majN b Kdne dane historyczne w kartotekach ubezpieczonych.

Poza tym mo na wykonaJ import, podczas którego bKdN porównywane wszystkie pola w dokumentach.

5.5.1 Wczytanie wszystkich dokumentów Wczytanie wszystkich dokumentów polega na kopiowaniu wszystkich dokumentów z zestawu importowanego. W przypadku tej operacji nie jest istotne, czy dokumenty sN identyczne, czy ró niN siK miKdzy sobN. Wczytanie mo e odbywaJ siK dla jednego p atnika (wybranego do kontekstu) lub dla wszystkich p atników wprowadzonych do Rejestru p atników.

Aby wczytaJ dokumenty z pliku KEDU: 1. Z menu NarzCdzia wybierz polecenie Importuj dokumenty.

2. Na ekranie pojawi siK okno powitalne kreatora importu (patrz Rysunek 81) - kliknij przycisk Dalej, aby kontynuowaJ pracK kreatora.

Rysunek 81. Okno dialogowe: Kreator importu dokumentów – krok1/6

146

Dokumentacja u ytkownika

3. W nastKpnym oknie kreatora (patrz Rysunek 82) wybierz rodzaj importu Wczytanie wszystkich dokumentów i kliknij przycisk Dalej.

Je$li chcesz wczytaJ jednocze$nie dokumentu kilku p atników, to wybierz Wczytanie wszystkich dokumentów i zaznacz pole wyboru dla p,atników wprowadzonych do Rejestru p,atników.

Rysunek 82. Okno dialogowe: Wybór rodzaju importu

4. W oknie, które pojawi siK na ekranie (patrz Rysunek 83), kliknij przycisk Przegl"daj i wska plik KEDU, który chcesz wczytaJ, a nastKpnie kliknij przycisk Dalej.

Rysunek 83. Okno dialogowe: Wska1 plik KEDU do importu

5. Kliknij przycisk Dalej w nastKpnym oknie dialogowym (patrz Rysunek 85), aby rozpoczNJ proces wczytania dokumentów.

Funkcje programu

147

Rysunek 84. Okno dialogowe: Kreator importu dokumentów – krok 4/6 Import mo e byJ procesem d ugotrwa ym - zale y to od wielko$ci pliku KEDU.

6. Je eli w$ród wczytywanych dokumentów znajduje siK deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA z niepoprawnymi warto$ciami w polu III.03 – Czy p)atnik posiada status zak)adu pracy chronionej/aktywno5ci zawodowej, to na ekranie zostanie wy$wietlony komunikat (patrz Rysunek 84), a warto$ci te zostanN zamienione na zgodne z obowiNzujNcymi od stycznia 2004 r.(patrz 4.5.4 Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - deklaracji rozliczeniowej) Kliknij przycisk Tak w oknie komunikatu (patrz Rysunek 79), je$li chcesz, aby zosta a wykonana zamiana kodu Bran owej Kasy Chorych na kod oddzia NFZ. Podczas wczytywania dokumentów ZUS ZUA i ZUS ZZA wykonywana jest zamiana kodów Kas chorych na kody oddzia ów Narodowego Funduszu Zdrowia.

Dla ubezpieczonych, którzy wcze$niej nale eli do Bran owej Kasy Chorych, zostanie wykonana analiza kodu pocztowego i kod oddzia u NFZ dopisany zostanie zgodnie z kodem pocztowym w adresie zamieszkania podanym w dokumencie.

Je$li dla jakiego$ ubezpieczonego, który nale a do Bran owej Kasy Chorych, brak jest adresu zamieszkania, to zostanie sprawdzony adres zameldowania, a je$li i tego adresu nie bKdzie, to kod oddzia u NFZ nie zostanie uzupe niony.

148

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 85. Okno komunikatu

7. Po zako;czeniu procesu importu kliknij przycisk Raport znajdujNcy siK w nastKpnym oknie dialogowym (patrz Rysunek 86), aby zapoznaJ siK z przebiegiem importu.

Podczas wczytywania dokumentów zak adane sN nowe kartoteki osobom ubezpieczonym, które wcze$niej nie figurowa y w Rejestrze ubezpieczonych.

Je eli kartoteki sN zak adane na podstawie dokumentów, w których wype nione jest pole PESEL, a pole Data urodzenia nie zosta o wype nione, to program automatycznie uzupe ni pole Data urodzenia w kartotece. O uzupe nieniu kartoteki ubezpieczonego poprzez dodanie daty urodzenia informuje odpowiedni komunikat, umieszczony w raporcie z importu.

Rysunek 86. Okno dialogowe: Import dokumentów

8. W szóstym kroku kreatora kliknij przycisk Zako cz, aby zaimportowane dokumenty zosta y zapisane w bazie programu.

KlikniKcie przycisku Anuluj powoduje wycofanie zaimportowanych dokumentów.

Je$li po zako;czeniu importu chcesz zoptymalizowaJ bazK, to zaznacz pole wyboru Uruchom optymalizacj bazy (wiKcej informacji patrz „Dokumentacja administratora”).

Je$li po wykonaniu importu zosta y wykryte kartoteki do po Nczenia i kartoteki te po Nczono, to zaleca siK wykonanie aktualizacji danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na wszystkich dokumentach o statusie Wprowadzony.

Funkcje programu

149

Zaimportowane dokumenty mo na oglNdaJ w widoku Dokumenty wprowadzone - majN one status Niezweryfikowany.

5.5.2 Import dokumentów nowych Import nowych dokumentów polega na kopiowaniu z zestawu importowanego dokumentów ró nych od dokumentów znajdujNcych siK w widoku Dokumenty wprowadzone.

Aby zaimportowaJ nowe dokumenty: 1. Z menu NarzCdzia wybierz polecenie Importuj dokumenty.

2. Na ekranie pojawi siK okno powitania kreatora (patrz Rysunek 81) kliknij przycisk Dalej i postKpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora.

KlikniKcie przycisku Anuluj oznacza rezygnacje z importu dokumentów.

3. W nastKpnym oknie kreatora (patrz Rysunek 87) wybierz opcjK Import nowych dokumentów i kliknij przycisk Dalej.

KlikniKcie przycisku Zaawansowane... umo liwia okre$lenie zakresu importu oraz dodatkowych opcji porównywania dokumentów.

Rysunek 87. Okno dialogowe: Kreator importu dokumentów – krok 2 / 6

4. Po klikniKciu przycisku Zaawansowane... na ekranie pojawi siK okno Zaawansowane opcje importu (patrz Rysunek 88). Je$li chcesz okre$liJ dodatkowe parametry porównania, które zostanN uwzglKdnione podczas importu dokumentów, zaznacz odpowiednie pola na zak adce Opcje porównania.

5. Je$li chcesz ograniczyJ import do wybranych typów dokumentów, np.

ZUS ZUA, to wybierz je na zak adce Zakres importu/Dokument.

Je$li chcesz importowaJ dokumenty wybranych ubezpieczonych, to przejdV na zak adkK Zakres importu/Ubezpieczony i wybierz opcjK Wybranych ubezpieczonych. NastKpnie kliknij przycisk Wybierz ubezpieczonych i w oknie Lista ubezpieczonych wska osoby, dla których chcesz wykonaJ import dokumentów. PotwierdV swój wybór, klikajNc przycisk OK.

150

Dokumentacja u ytkownika

W programie P atnik w zaawansowanych opcjach importu dodano opcjK Porównuj z histori" danych identyfikacyjnych zapisanych w kartotekach ubezpieczonych. Opcja domy$lnie jest zaznaczona, czyli podczas importu nowych dokumentów zawsze brane sN pod uwagK dane aktualne i historyczne ubezpieczonych. Umo liwiono jednak wy Nczenie tej opcji, co oznacza, e import bKdzie bra pod uwagK tylko aktualne dane ubezpieczonego.

Wy Nczenie tej opcji jest zalecane dla tych p atników, którzy majN b Kdne dane historyczne w kartotekach ubezpieczonych.

Rysunek 88. Okno: Zawansowane opcje importu

6. W oknie, które pojawi siK na ekranie (patrz Rysunek 83), kliknij przycisk Przegl"daj i wska plik KEDU, który chcesz zaimportowaJ, a nastKpnie kliknij przycisk Dalej.

7. Kliknij przycisk Dalej w czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 84), aby rozpoczNJ proces importu dokumentów.

Podczas importu dokumentów zak adane sN nowe kartoteki osobom ubezpieczonym, które wcze$niej nie figurowa y w Rejestrze ubezpieczonych.

Je eli kartoteki zak adane sN na podstawie dokumentów, w których wype nione jest pole PESEL, a pole Data urodzenia nie zosta o wype nione, to program automatycznie uzupe ni pole Data urodzenia w kartotece. O uzupe nieniu kartoteki ubezpieczonego poprzez dodanie daty urodzenia informuje odpowiedni komunikat, umieszczony w raporcie z importu.

Funkcje programu

151

8. W szóstym kroku kreatora kliknij przycisk Zako cz, aby zaimportowane dokumenty zosta y zapisane w rejestrze dokumentów.

KlikniKcie przycisku Anuluj powoduje wycofanie zaimportowanych dokumentów.

Je$li po zako;czeniu importu chcesz zoptymalizowaJ bazK, to zaznacz pole wyboru Uruchom optymalizacj bazy (wiKcej informacji patrz „Dokumentacja administratora”).

•

Je$li po wykonaniu importu zosta y wykryte kartoteki do po Nczenia i kartoteki te po Nczono, to zaleca siK wykonanie aktualizacji danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na wszystkich dokumentach o statusie Wprowadzony.

Zaimportowane dokumenty mo na oglNdaJ w widoku Dokumenty wprowadzone – majN one status Niezweryfikowany.

5.5.3 Import dokumentów aktualizuj,cych Import dokumentów aktualizujNcych polega na porównaniu dokumentów z importowanego pliku KEDU z dokumentami znajdujNcymi siK w bazie programu ze statusem Wprowadzony i pominiKciu tych dokumentów, które nie wystKpujN w programie P atnik, oraz wyszukaniu dokumentów takich samych i zastNpieniu ich dokumentami pochodzNcymi z importu.

W wypadku importu z aktualizacjN dokumentu zg oszenia do ubezpiecze; ZUS ZUA dla tego samego ubezpieczonego nie nastKpuje uaktualnienie danych. Importowany ZUS ZUA dopisywany jest obok dokumentu istniejNcego w zestawie. Mechanizm taki zosta wprowadzony dla sytuacji, w której ubezpieczony w danym zak adzie pracy zawar przynajmniej dwie umowy o pracK. Aby przeprowadziJ import dokumentów z aktualizacjN: 1. Z menu NarzCdzia wybierz polecenie Importuj dokumenty.

2. Na ekranie pojawi siK okno powitania kreatora (patrz Rysunek 81) kliknij przycisk Dalej i postKpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora.

KlikniKcie przycisku Anuluj oznacza rezygnacje z importu dokumentów.

3. W nastKpnym oknie kreatora wybierz opcjK Import dokumentów aktualizuj"cych i kliknij przycisk Dalej.

4. Kliknij przycisk Zaawansowane, je$li chcesz okre$liJ zakres importu oraz dodatkowe opcje porównywania dokumentów.

5. W oknie, które pojawi siK na ekranie (patrz Rysunek 83), kliknij przycisk Przegl"daj i wska plik KEDU, który chcesz zaimportowaJ, a nastKpnie kliknij przycisk Dalej.

152

Dokumentacja u ytkownika

6. Kliknij przycisk Dalej w czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 84), aby rozpoczNJ proces importu dokumentów.

Je eli w$ród wczytywanych dokumentów znajduje siK deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA z niepoprawnymi warto$ciami w polu III.03 – Czy p)atnik posiada status zak)adu pracy chronionej/aktywno5ci zawodowej, to na ekranie zostanie wy$wietlony komunikat (patrz Rysunek 85), a warto$ci te zostanN zamienione na zgodnie z obowiNzujNcymi od stycznia 2004 r. (patrz rozdzia Przygotowanie dokumentów rozliczeniowych - deklaracji rozliczeniowej).

7. Je$li w trakcie importu wystNpiN sytuacje niejednoznaczne, wyja$nij je zgodnie z opisem z rozdzia u 5.5.3.1.

8. Po zako;czeniu procesu importu kliknij przycisk Raport znajdujNcy siK w nastKpnym oknie dialogowym (patrz rysunek), aby zapoznaJ siK z przebiegiem importu.

9. W szóstym kroku kreatora kliknij przycisk Zako cz, aby zaimportowane dokumenty zosta y zapisane w rejestrze dokumentów.

10. KlikniKcie przycisku Anuluj powoduje wycofanie zaimportowanych dokumentów.

•

Je$li po wykonaniu importu zosta y wykryte kartoteki do po Nczenia i kartoteki te po Nczono, to zaleca siK wykonanie aktualizacji danych identyfikacyjnych ubezpieczonego na wszystkich dokumentach o statusie Wprowadzony.

Zaimportowane dokumenty mo na oglNdaJ w widoku Dokumenty wprowadzone -majN one status Niezweryfikowany.

5.5.3.1 WyjaAnianie sytuacji niejednoznacznych podczas importu z aktualizacj, Je$li w$ród importowanych dokumentów lub w bazie programu wystKpujN dwa (lub wiKcej) dokumenty podobne, to w trakcie importu powstajN sytuacje niejednoznaczne, tzn. program sam nie potrafi wybraJ dokumentów do aktualizacji.

Sytuacje niejednoznaczne mogN powstaJ w nastKpujNcych przypadkach: • w$ród importowanych dokumentów w pliku KEDU istniejN dwa (lub wiKcej) dokumenty podobne, a w bazie programu istnieje jeden dokument, który mo na zaktualizowaJ, • w bazie programu w$ród dokumentów o statusie Wprowadzony istniejN dwa (lub wiKcej) dokumenty podobne, a w pliku KEDU jest jeden taki dokument, • i w pliku KEDU i w bazie istnieje kilka podobnych dokumentów.

Dokumenty podobne to takie, które majN takie same dane identyfikacyjne p atnika i/lub ubezpieczonego oraz spe niajN kryteria zawarte w oknie Zaawansowane opcje importu (patrz Rysunek 88).

Funkcje programu

153

Je$li w trakcie importu wystNpiN sytuacje niejednoznaczne, na ekranie pojawi siK okno Lista dokumentรณw (patrz Rysunek 89). Okno jest podzielone na dwie zak adki, a ka da z zak adek ma dwa bloki z listami dokumentรณw. Opisy blokรณw wskazujN, jakie dokumenty znajdujN siK na listach.

Na zak adce Jeden dokument importowany do wielu w Rejestrze Dokumentรณw, w bloku Dokumenty importowane wska dokument, a nastKpnie w dolnej czK$ci okna w bloku Dokumenty w bazie danych wybierz dokument, ktรณry ma zostaJ zaktualizowany, i kliknij przycisk Aktualizuj.

KlikniKcie przycisku Pomi powoduje pominiKcie dokumentรณw importowanych, czyli w bazie programu pozostanN niezmienione dokumenty.

Kliknij przycisk OK, aby zamknNJ okno Lista dokumentรณw.

Przycisk OK jest aktywny po wyja$nieniu wszystkich sytuacji niejednoznacznych, czyli gdy listy na obu zak adach okna sN puste.

Dwukrotne klikniKcie na dokumencie wskazanym na li$cie umo liwia oglNdanie jego zawarto$ci.

Zak adka Wiele dokumentรณw importowanych do jednego w Rejestrze dokumentรณw umo liwia obs ugK sytuacji, gdy w importowanym pliku KEDU jest kilka dokumentรณw podobnych.

Rysunek 89. Okno Lista dokumentรณw โ import jednego dokumentu do wielu w Rejestrze dokumentรณw

154

Dokumentacja u ytkownika

Przyk adowe sytuacje, jakie mogD wystDpiM w trakcie importu Schemat poni ej (patrz Rysunek 90) przedstawia przyk adowe sytuacje, jakie mogN wystNpiJ podczas importu dokumentów ZUS RCA. Pierwszy przyk)ad W bazie p atnika znajduje siK dokument ZUS RCA, w którym dla ubezpieczonego Kowalski Jan istnieje jeden raport imienny. W pliku KEDU wskazanym do importu z aktualizacjN znajdujN siK dwa raporty imienne dla tego ubezpieczonego.

W takiej sytuacji u ytkownik sam musi zdecydowaJ, który raport imienny dla Kowalskiego Jana jest w a$ciwy i ma pozostaJ w bazie po uko;czeniu procesu importu.

IstniejN trzy mo liwe rozwiNzania tej sytuacji: • • •

pierwszy z importowanych raportów Kowalskiego Jana zastNpi raport istniejNcy w bazie, drugi z importowanych raportów Kowalskiego Jana zastNpi raport istniejNcy w bazie, raport istniejNcy w bazie pozostanie bez zmian, importowane raporty zostanN pominiKte.

Je$li podczas importu wystNpi taka sytuacja, to na ekranie pojawi siK okno Lista dokumentów (patrz Rysunek 91).

• •

Wska pierwszy lub drugi z dokumentów w bloku Importowane dokumenty i kliknij przycisk Aktualizuj, aby zastNpi on dokument istniejNcy w bazie.

Kliknij przycisk Pomi , aby w Rejestrze dokumentów pozosta dokument, który by przed importem.

Drugi przyk)ad W bazie p atnika znajduje siK dokument ZUS RCA, w którym dla ubezpieczonego Kowalski Jan istniejN dwa raporty imienne. W pliku KEDU wskazanym do importu z aktualizacjN znajduje siK jeden raport imienny dla tego ubezpieczonego.

W takiej sytuacji u ytkownik sam musi zdecydowaJ, który z dokumentów w bazie ma byJ zastNpiony importowanym.

IstniejN trzy mo liwe rozwiNzania tej sytuacji: • • •

pierwszy z istniejNcych w bazie raportów Kowalskiego Jana zostanie zastNpiony raportem importowanym, drugi z istniejNcych w bazie raportów Kowalskiego Jana zostanie zastNpiony raportem importowanym, oba raport istniejNcy w bazie pozostanN bez zmian, importowany raport zostanie pominiKty.

Je$li podczas importu wystNpi taka sytuacja, to na ekranie pojawi siK okno Lista dokumentów (patrz Rysunek 89).

• •

Funkcje programu

Wska pierwszy lub drugi z dokumentów w bloku Dokumenty w bazie danych i kliknij przycisk Aktualizuj, aby zosta on zastNpiony dokumentem importowanym.

Kliknij przycisk Pomi , aby w Rejestrze dokumentów istniejNce raporty pozosta y bez zmian.

155

Rysunek 90 Przyk adowe sytuacje niejednoznaczne podczas importu z aktualizacjN

156

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 91. Okno Lista dokumentów – import wielu dokumentów do jednego w Rejestrze dokumentów

5.5.4 Import dokumentów nowych i aktualizuj,cych Import dokumentów nowych z aktualizacjN polega na wczytaniu dokumentów nowych i aktualizowaniu dokumentów, które ju istniejN w bazie. Oznacza to, e je$li w importowanym zestawie dokumentów w postaci pliku KEDU istniejN dokumenty, których brak w bazie programu P atnik, to dokumenty te zostanN zaimportowane. Natomiast dokumenty takie same (istniejNce w bazie) zostanN zastNpione dokumentami importowanymi.

Aby przeprowadziJ import dokumentów nowych i aktualizujNcych, wybierz z menu NarzCdzia polecenie Importuj dokumenty, a nastKpnie postKpuj tak, jak przy imporcie dokumentów aktualizujNcych (patrz rozdzia 5.5.3), tylko w drugim kroku kreatora wybierz opcjK Import dokumentów nowych i aktualizuj"cych.

Zaimportowane dokumenty najlepiej oglNdaJ w widoku Dokumenty wprowadzone - majN one status Niezweryfikowany.

Funkcje programu

157

5.6 Obs uga zestawรณw dokumentรณw Zestaw dokumentรณw jest paczkN dokumentรณw rรณ nego typu, ktรณre u ytkownik mo e w danym momencie przekazaJ w postaci wydrukรณw lub wys aJ elektronicznie do ZUS. Obs uga zestawรณw dokumentรณw polega na utworzeniu zestawu, dodaniu do niego dokumentรณw, zweryfikowaniu dokumentรณw, podpisaniu wybranym certyfikatem i przekazaniu go do ZUS. Do zestawu mo na dodaJ tylko dokumenty o statusie Wprowadzony.

Dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS mo na przekazywaJ: โ ข w postaci wydrukรณw papierowych (p atnicy sk adek rozliczajNcy sk adki za nie wiKcej ni 5 osรณb), โ ข wysy ajNc bezpo$rednio z programu P ATNIK, โ ข przy wykorzystaniu przeglNdarki internetowej.

Operacje zwiNzane z obs ugN zestawรณw dokumentรณw wywo ywane sN w widokach: Zestawy wprowadzone oraz Zestawy wys,ane (patrz Rysunek 92).

Obszar roboczy Zestawy wprowadzone jest dostKpny po wybraniu z menu Widok polecenia Zestawy dokumentรณw/Zestawy wprowadzone lub po klikniKciu ikony Zestawy wprowadzone na zak adce Zestawy dokumentรณw na pasku ikon, lub te po wci$niKciu klawisza F6 w dowolnym widoku. Zestawy dokumentรณw widoczne sN w nim do momentu wys ania, po wys aniu zestaw jest widoczny w widoku Zestawy wys,ane.

Obszar roboczy Zestawy wys,ane jest dostKpny po wybraniu z menu Widok polecenia Zestawy dokumentรณw/Zestawy wys ane lub po klikniKciu ikony Zestawy wys/ane na zak adce Zestawy dokumentรณw na pasku ikon, lub te po wci$niKciu klawisza F7 w dowolnym widoku.

W tym widoku przechowywane sN zestawy dokumentรณw, ktรณre zosta y ju wys ane do ZUS oraz zestawy historyczne (wczytane podczas zasilenia inicjalnego z poprzednich wersji programu P atnik).

Wysy anie zestawรณw dokumentรณw jest wspomagane kreatorami, ktรณre umo liwiajN przeglNdanie raportรณw na poszczegรณlnych etapach wysy ki zestawรณw: โ ข raportu z weryfikacji, โ ข raportu z podpisywania zestawu wybranym certyfikatem, โ ข raportu z wysy ki.

158

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 92. Obszar roboczy Zestawy wprowadzone

5.6.1 Utworzenie nowego zestawu dokumentów Funkcja umo liwia utworzenie nowego zestawu dokumentów. U ytkownik tworzNcy zestaw mo e od razu dodaJ do niego wybrane dokumenty lub zrobiJ to póVniej.

Przed wys aniem zestawu zawierajNcego korygujNce raporty imienne, oznacz statusem Do wysy ki raporty, które zosta y faktycznie skorygowane i powinny byJ wys ane do ZUS (patrz 5.3.3.1 Oznaczanie raportów imiennych do wysy ki).

Aby przygotowaJ zestaw dokumentów do wys ania: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Zestawy dokumentów/Zestawy wprowadzone.

2. W widoku Zestawy wprowadzone (patrz Rysunek 92) 3. Z menu Program wybierz polecenie Nowy, aby przej$J do tworzenia nowego zestawu.

Polecenie Nowy dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, dostKpnym po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wprowadzone.

Mo esz równie u yJ kombinacji klawiszy CTRL+N na klawiaturze.

4. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 93), które pojawi siK na ekranie, wype nij pole Nazwa zestawu, a nastKpnie kliknij przycisk Dodaj, aby do NczyJ dokumenty do zestawu.

Funkcje programu

159

Rysunek 93. Okno dialogowe: Zestaw dokumentów

5. Na ekranie pojawi siK okno Lista dokumentów (patrz Rysunek 94), zawierajNce listK wprowadzonych dokumentów. Zaznacz te dokumenty, które chcesz przes aJ do ZUS, i kliknij przycisk OK. Wybrane dokumenty zostanN dodane do zestawu.

W oknie Lista dokumentów wy$wietlane sN tylko dokumenty o statusie Wprowadzony, które nie zosta y dodane do innego zestawu dokumentów.

KlikniKcie przycisku Poka filtr powoduje wy$wietlanie panelu filtrujNcego umo liwiajNcego zaawansowane wyszukiwanie dokumentów, które majN zostaJ do Nczone do zestawu.

160

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 94. Okno dialogowe: Lista dokumentów

6.

Zapisz zmiany wprowadzone w zestawie, klikajNc przycisk Zapisz i zamknij na pasku narzKdzi.

5.6.2 Pobieranie danych z ZUS Funkcja s u y do aktualizacji danych znajdujNcych siK na stacji, w celu poprawy jako$ci dokumentów trafiajNcych do ZUS. Pobranie danych nastKpuje tylko w sytuacji, kiedy proces weryfikacji wyka e, e na stacji nie ma aktualnych danych.

Pobierane sN nastKpujNce dane: • •

Funkcje programu

komponenty (biblioteki, s owniki, pliki konfiguracyjne i inne dystrybuowane w postaci plików) progamu P atnik, dane p atnika i ubezpieczonych znajdujNce siK w ZUS.

161

Pobieranie danych polega na: • pobraniu komponentów, czyli na: • pobraniu z ZUS aktualnej wersji metryki komponentów programu P atnik, • sprawdzeniu, czy metryka komponentów znajdujNca siK na stacji jest aktualna, • w sytuacji, kiedy metryka komponentów jest nieaktualna, wówczas nastKpuje pobranie ostatnich wersji komponentów programu; • pobraniu danych p atnika i ubezpieczonych, czyli na: • wys aniu do ZUS informacji o znajdujNcych siK w bazie programu P atnik danych p atnika i ubezpieczonych, • pobraniu odpowiedzi, • w przypadku nieaktualno$ci danych -,wys aniu Ndania dostKpu do danych p atnika, • pobraniu formularza dostKpu do danych, • weryfikacji podpisu elektronicznego z o onego przez ZUS pod formularzem, • zapoznianiu siK (przez u ytkownika wnioskujNcego o dane) z Regulaminem pobierania danych z ZUS, • uzupe nieniu formularza o informacje z historycznych dokumentów ubezpieczeniowych P atnika przekazanych do ZUS (u ytkownik uzupe nia tK warto$J samodzielnie jedynie w przypadku kiedy program P atnik nie pobierze jej automatycznie z bazy danych), • podpisaniu elektronicznym (przez u ytkownika wnioskujNcego o dane) o$wiadczenia o prawie dostKpu do danych wnioskowanego p atnika, • wys aniu do ZUS podpisanego o$wiadczenia o prawie dostKpu do danych, • pobraniu z ZUS udostKnionych danych p atnika i ubezpieczonych; • pobraniu statusów przetworzenia dokumentów, czyli na: • wys aniu do ZUS identyfikatorów dokumentów wys anych do ZUS, • pobraniu z ZUS statusów przetworzenia dokumentów o wskazanych identyfikatorach.

Podczas pobierania danych odbywa siK automatyczny wybór adresu internetowego, z jakiego zostanN pobrane dane. Je$li wybrany serwer jest niedostKpny, wówczas automatycznie nastNpi próba pobrania danych z innego serwera.

Aby funkcja pobierania danych dzia a a poprawnie, muszN byJ spe nione nastKpujNce warunki: 1. W programie zarejestrowany jest wa ny certyfikat jednostki ZUS. W przypadku braku certyfikatu ZUS nale y go pobraJ i zarejestrowaJ – (patrz rozdzia 5.10.2 Pobieranie certyfikatu ZUS).

2. W programie zarejestrowany jest wa ny certyfikat kwalifikowany .

Aby pobraJ dane z ZUS: 1. Wykonaj polecenie Administracja/Aktualizuj programu i dane p atnika.

162

komponenty

Dokumentacja u ytkownika

2. Zapoznaj siK z Regulaminem pobierania danych z ZUS. 3. Uzupe nienij formularz o informacje z historycznych dokument贸w ubezpieczeniowych P atnika przekazanych do ZUS. 4. Podpisz elektronicznie (przy wykorzystani skonfigurowanego certyfikatu kwalifikowanego) o$wiadczenie o prawie dostKpu do danych wnioskowanego p atnika.

5. Wy$lij do ZUS podpisane o$wiadczenie o prawie dostKpu do danych.

Rysunek 95. Okno dialogowe: Formularz dostKpu do danych z ZUS

6. Zweryfikuj, czy pobieranie i aktualizacja komponent贸w, danych p atnika i ubezpieczonych oraz status贸w przetworzenia dokument贸w w ZUS zako;czy a siK pozytywnie.

Funkcje programu

163

Rysunek 96. Okno dialogowe: Kreator pobierania danych p)atnika – krok 4/4

5.6.3 Wys anie zestawu dokumentów Funkcja s u y do przygotowania i wys ania zestawu dokumentów do ZUS. W zale no$ci od wybranej metody przekazywania dokumentów (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego) funkcja ta umo liwia wydrukowanie dokumentów znajdujNcych siK w zestawie lub przygotowanie i przekazanie dokumentów w postaci elektronicznej przesy ki – patrz te rozdzia 4.9 Jak przygotowaJ i wys aJ zestaw dokumentów?

Przygotowanie zestawu dokumentów do elektronicznej wysy ki do ZUS polega na: • podpisaniu dokumentu kluczem prywatnym nadawcy (p atnika lub u ytkownika), • do Nczeniu certyfikatu nadawcy, • zaszyfrowaniu tre$ci dokumentu.

W obecnej wersji programu P atnik wysy ka realizowana jest tylko w kanale EWD (Elektroniczna Wymiana Dokumentów).

Wys anie jest wspomagane kreatorem. W zale no$ci od miejsca, z jakiego jest uruchamiana funkcja wysy ania, kreator mo e mieJ osiem lub dziewiKJ kroków.

164

Dokumentacja u ytkownika

Podczas wysy ania dokumentów odbywa siK automatyczny wybór adresu internetowego, na jaki zostanN przekazane zestawy dokumentów. Je$li wybrany serwer jest niedostKpny, to dokumenty automatycznie zostanN skierowane na inny dostKpny serwer. Potwierdzenie wys ania zestawu zostanie pobrane z serwera, na który fizycznie zosta y one wys ane na podstawie informacji zawartej w oknie Zestaw dokumentów na zak adce Wysy)ka w polu Serwer. Adres strony internetowej, na którN p atnik mo e przekazywaJ dokumenty bKdzie losowany spo$ród: • •

www.ewd2.warszawa.zus.pl/ www.ewd2.wroclaw.zus.pl/

Aby funkcja wysy ania zestawu dokumentów (przy wybranej metodzie przesy ania innej ni wydruk) dzia a a poprawnie, muszN byJ spe nione nastKpujNce warunki: 1. W programie zarejestrowany jest wa ny certyfikat jednostki ZUS. W przypadku braku certyfikatu ZUS nale y go pobraJ i zarejestrowaJ – patrz rozdzia 5.10.2 Pobieranie certyfikatu ZUS). Identyfikator jednostki ZUS powinien byJ ustawiony w parametrach przekazu elektronicznego (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).

2. W programie zarejestrowany jest wa ny certyfikat kwalifikowany .

Przed wys aniem dokumentów nale y ustawiJ metodK wysy ania w parametrach przekazu elektronicznego (patrz „Dokumentacja administratora”).

Aby wys aJ zestaw dokumentów: 1. W widoku Zestawy wprowadzone otwórz zestaw dokumentów, który chcesz wys aJ, zaznaczajNc ten zestaw i wybierajNc z menu Program polecenie Otwórz.

Polecenie Otwórz dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wprowadzone.

Mo esz równie u yJ klawisza ENTER lub kombinacji klawiszy CTRL+O na klawiaturze albo kliknNJ dwukrotnie lewym klawiszem myszy na wybranym zestawie.

2. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 97) z menu NarzCdzia wybierz polecenie WyIlij.

Polecenie WyIlij dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi w oknie Zestaw dokumentów.

Mo esz równie zrezygnowaJ z otwierania wybranego zestawu dokumentów i u yJ polecenia WyIlij z menu NarzCdzia okna g ównego lub z menu podrKcznego, dostKpnego po zaznaczeniu zestawu i klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wprowadzone.

Funkcje programu

165

Rysunek 97. Okno: Zestaw dokumentów

3. Na ekranie wy$wietlony zostanie komunikat (patrz Rysunek 98) – kliknij przycisk Tak. KlikniKcie przycisku Nie oznacza rezygnacjK z wys ania zestawu.

Rysunek 98. Okno komunikatu

Kolejne kroki zale N od wybranej metody przekazywania dokumentów do ZUS i opisane zosta y w nastKpnych podrozdzia ach.

5.6.3.1 Wydruk Je eli w ustawieniach przekazu elektronicznego (patrz „Dokumentacja administratora”) wybrana zosta a metoda przekazywania dokumentów Wydruk:

166

Dokumentacja u ytkownika

1. Wykonywana jest weryfikacja dokumentรณw znajdujNcych siK w zestawie. Je$li zestaw zawiera b Kdy zwyk e lub ostrze enia, to pojawi siK komunikat (patrz Rysunek 99). Je$li chcesz wys aJ zestaw z b Kdami, kliknij przycisk Tak. KlikniKcie przycisku Nie oznacza rezygnacjK z wys ania zestawu.

Rysunek 99. Okno komunikatu o b Kdach w zestawie

Zestaw zawierajNcy b Kdy krytyczne nie mo e zostaJ wys any.

2. Dokumenty znajdujNce siK w zestawie sN drukowane.

3. Wy$wietlony zostanie komunikat (patrz Rysunek 100). Aby potwierdziJ poprawno$J wydruku i zmianK statusu dokumentรณw w zestawie na Wys,any, kliknij przycisk Tak.

Rysunek 100. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie zmiany statusu wydrukowanego zestawu

Po wykonaniu tej operacji dokumenty znajdujNce siK w zestawie otrzymujN status Wys,any, co oznacza, e nie mogN byJ one edytowane ani usuwane.

Zestawy dokumentรณw, ktรณre zosta y przekazane do ZUS, widoczne sN w widoku Zestawy wys,ane.

4. Na ekranie pojawi siK komunikat informujNcy o wys aniu zestawu (patrz Rysunek 101) - kliknij przycisk OK.

Rysunek 101. Informacja o statusie zestawu dokumentรณw

Funkcje programu

167

Po przekazaniu dokumentów do ZUS zmie; status zestawu dokumentów (patrz rozdzia 5.6.5 Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony).

5.6.3.2 Wys anie zestawu dokumentów bezpoArednio z programu Je eli w ustawieniach przekazu elektronicznego (patrz „Dokumentacja administratora”) wybrana zosta a metoda przekazywania dokumentów Automatyczna wysy,ka, to nale y wykonaJ poni sze dzia ania: 1.

W czytniku umie$J kartK zawierajNcN certyfikat kwalifikowany oraz klucz prywatny u ytkownika.

Je eli podczas tej sesji pracy z programem u ytkownik nie pracowa jeszcze z przekazem elektronicznym lub nie przechodzi do widoków zwiNzanych z przekazem (tj. Certyfikaty, Listy CRL lub Wiadomo ci), to przed wys aniem zestawu dokumentów wykonana zostanie dodatkowo weryfikacja wstKpna zarejestrowanych w programie certyfikatów i list CRL (patrz rozdzia 5.10.1 Weryfikacja wstKpna danych przekazu elektronicznego).

2.

Na ekranie zostanie wy$wietlone okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 102) - kliknij przycisk Dalej i postKpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora. Wysy anie zestawów dokumentów do ZUS za pomocN kreatora odbywa siK w o$miu krokach. Informacja o tym, który krok wykonujesz, wy$wietlana jest na pasku tytu u. KlikniKcie przycisku Anuluj oznacza rezygnacjK z wysy ania zestawów.

Rysunek 102 Okno powitalne kreatora wysy ania zestawów do ZUS

3.

168

W kroku drugim Kreatora wysy)ki nastKpuje sprawdzenie aktualno$ci komponetów i danych programu oraz pobieranie danych p atnika.

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 103. Okno Kretora kreatora wysy ania zestaw贸w do ZUS-krok 2

4.

W sytuacji, gdy dane p atnika nie sN aktualne, pojawi siK komunikat (patrz Rysunek 104) - klikniKcie Tak spowoduje pobranie danych p atnika (patrz rozdzia 5.6.2).

Rysunek 104. Okno komuniatu z pytaniem o wykonanie aktualizacjK danych p atnika

5.

Je$li zostanie wybrana opcja Nie Kreator wys)ania zestaw贸w zatrzyma siK na kroku drugim i zostanie wy$wietlony komunika (patrz. Rysunek 105)

Rysunek 105. Okno komunikatu Kreatora wys)ania zestaw贸w przy rezygnacji z pobierania danych p atnika.

Funkcje programu

169

6.

W systacji, gdy dane p atnika sN aktualne lub zosta y poprawnie zaktualizowane, w kroku trzecim kreatora zostanie wykonana weryfikacja dokumentów.

Rysunek 106. Okno kreatora wysy ki – krok 3

7. Kliknij przycisk Dalej w kolejnym kroku kreatora, aby przej$J do przygotowania certyfikatu s u Ncego do sk adania podpisu elektronicznego (patrz Rysunek 108).

Je$li w$ród wybranych do wysy ki zestawów, bKdN zestawy zawierajNce b Kdy krytyczne, to zestaw nie zostanie wys any (patrz Rysunek 107) Kliknij przycisk Raport z weryfikacji..., aby zapoznaJ siK ze szczegó ami weryfikacji.

Raport z weryfikacji zawiera: nazwK zestawu dokumentów, symbol p atnika, datK utworzenia zestawu, liczbK dokumentów, liczbK bloków wielokrotnych, status weryfikacji.

Rysunek 107 Okno kreatora wysy ki – krok 3

170

Dokumentacja u ytkownika

8. W kroku czwartym kreatora wprowadV kod PIN i kliknij przycisk Dalej. Je$li chcesz zapoznaJ siK ze szczegó owymi informacjami dotyczNcymi certyfikatu, kliknij przycisk Wy0wietl certyfikat..

Rysunek 108 Okno kreatora wysy ki – krok 4

9. Na ekranie pojawi siK nastKpne okno kreatora (patrz Rysunek 109) kliknij przycisk Dalej, aby przekazaJ podpisanN przesy kK do ZUS. Kliknij przycisk Raport z podpisywania, je$li chcesz zapoznaJ siK ze szczegó ami raportu.

Raport z podpisywania zawiera dane dotyczNce u ytego certyfikatu: dane w a$ciciela, wystawcy, okres obowiNzywania oraz numer seryjny i odcisk oraz dane zestawu dokumentów: nazwK zestawu, symbol p atnika, datK utworzenia zestawu, liczbK dokumentów, liczbK bloków wielokrotnych, status weryfikacji oraz informacjK o podpisie.

Funkcje programu

171

Rysunek 109 Okno kreatora wysy ki – krok 6

10. W ostatnim kroku kreatora kliknij przycisk Raport z wysy/ki, je$li chcesz poznaJ szczegó y, a nastKpnie kliknij przycisk Zako cz¸ aby zamknNJ okno kreatora (patrz Rysunek 110)

Rysunek 110. Okno kreatora wysy ki – krok 8

5.6.3.3 Przygotowanie zestawu do samodzielnego wys ania Je eli w ustawieniach przekazu elektronicznego (patrz „Dokumentacja administratora”) wybrana zosta a metoda przekazywania dokumentów Wysy,ka samodzielna: 1. W czytniku umie$J kartK zawierajNcN certyfikat kwalifikowany oraz klucz prywatny u ytkownika.

172

Dokumentacja u ytkownika

Je eli podczas tej sesji pracy z programem u ytkownik nie pracowa jeszcze z przekazem elektronicznym lub nie przechodzi do widoków zwiNzanych z przekazem (tj. Certyfikaty, Listy CRL lub Wiadomo ci), to przed wys aniem zestawu dokumentów wykonana zostanie dodatkowo weryfikacja wstKpna zarejestrowanych w programie certyfikatów i list CRL (patrz rozdzia 5.10.1 Weryfikacja wstKpna danych przekazu elektronicznego).

Wysy ka samodzielna dla systemu Elektronicznej Wymiany Dokumentów jest wspomagana przez kreator i jest podobna do wysy ki automatycznej (patrz rozdzia 5.6.3.2 Wys anie zestawu dokumentów bezpo$rednio z programu. Jedynie w kroku szóstym kreatora nale y zaakceptowaJ katalog, w którym zostanie zapisana przesy ka lub zmieniJ go klikajNc przycisk Przegl"daj (patrz Rysunek 111).

Rysunek 111. Kreator wysy ki zestawów do ZUS – wysy ka samodzielna – krok 6

2. Podpisany zestaw dokumentów zostanie zapisany w katalogu wskazanym w kroku szóstym kreatora, kliknij przycisk Dalej.

3. W ostatnim kroku kreatora (patrz Rysunek 112) kliknij przycisk Zako cz, aby zamknNJ okno kreatora. Mo esz równie zapoznaJ siK z raportem z wysy ki, klikajNc przycisk Raport z wysy/ki.

Tak przygotowany zestaw przeka samodzielnie do ZUS.

Funkcje programu

173

Rysunek 112. Okno kreatora wysy ki – krok 8 Rysunek 113

5.6.4 Anulowanie wys ania zestawu Funkcja umo liwia anulowanie wys ania zestawu dokumentów i mo e byJ wykorzystana w celu umo liwienia ponownej edycji dokumentów.

Z funkcji mo na korzystaJ, je eli u ytkownik wie, e dokumenty nie dotar y do ZUS, a chcia by co$ w nich skorygowaJ. Anulowanie wys ania mo na wykonaJ tylko dla zestawów, dla których nie zarejestrowano identyfikatora potwierdzenia przekazania do ZUS. Nie mo na anulowaJ wys ania zestawu, który zosta wys any do ZUS automatycznie z programu P atnik.

Aby anulowaJ wys anie zestawu: 1. W widoku Zestawy wys,ane otwórz zestaw dokumentów, którego wys anie chcesz anulowaJ, zaznaczajNc ten zestaw i wybierajNc z menu Program polecenie Otwórz.

Polecenie Otwórz dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wys,ane.

Mo esz równie u yJ kombinacji klawiszy CTRL+O na klawiaturze lub kliknNJ dwa razy lewym przyciskiem myszy na wybranym zestawie.

2. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 114) z menu NarzCdzia wybierz polecenie Anuluj wys anie.

174

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 114. Okno Zestaw dokument贸w

3. Na ekranie wy$wietlone zostanie okno z komunikatem, w kt贸rym nale y potwierdziJ zamiar anulowania wys ania zestawu (patrz Rysunek 115). W tym celu kliknij przycisk Tak. Aby zrezygnowaJ z anulowania wys ania zestawu, kliknij przycisk Nie.

Rysunek 115. Okno komunikatu z pro$bN o potwierdzenie zamiaru anulowania wys ania zestawu

4. Na ekranie wy$wietlony zostanie komunikat potwierdzajNcy wykonanie operacji (patrz Rysunek 116). Kliknij przycisk OK, aby zamknNJ okno komunikatu.

Funkcje programu

175

Rysunek 116. Okno komunikatu o anulowaniu wys ania zestawu

W wyniku przeprowadzenia powy szych operacji stan dokumentów znajdujNcych siK w danym zestawie zmieni siK na Wprowadzony i mo liwa bKdzie ich edycja. Zestaw bKdzie widoczny w obszarze roboczym Zestawy wprowadzone.

5.6.5 Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony Funkcja s u y do oznaczenia jako potwierdzone zestawów dokumentów, co do których u ytkownik ma pewno$J, e zosta y odebrane przez ZUS. Zestawy dokumentów przekazane w postaci elektronicznej nie powinny byJ potwierdzane w ten sposób.

Do potwierdzenia tych zestawów s u y funkcja pobierania i rejestrowania elektronicznego potwierdzenia z ZUS (patrz rozdzia 4.9.6 Jak potwierdziJ elektroniczne przekazanie dokumentów do ZUS?).

Potwierdzenie mo na wykonaJ tylko dla tych zestawów, które majN status Wys,any.

Aby oznaczyJ zestaw dokumentów jako potwierdzony: 1. W widoku Zestawy wys,ane otwórz zestaw dokumentów, który chcesz potwierdziJ, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu Program polecenie Otwórz.

Polecenie Otwórz dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, dostKpnym po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wys,ane.

Mo esz równie u yJ kombinacji klawiszy CTRL+O na klawiaturze lub kliknNJ dwa razy lewym przyciskiem myszy na wybranym zestawie.

2. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 114) z menu NarzCdzia wybierz polecenie Oznacz jako Potwierdzony.

3. Na ekranie wy$wietlone zostanie okno z komunikatem, w którym nale y potwierdziJ zamiar potwierdzenia zestawu (patrz Rysunek 117).

W tym celu kliknij przycisk Tak. Aby zrezygnowaJ z potwierdzenia zestawu, kliknij przycisk Nie.

176

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 117. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie zamiaru potwierdzenia wysy ki

4. Na ekranie wy$wietlony zostanie komunikat potwierdzajNcy wykonanie operacji (patrz Rysunek 118). Kliknij przycisk OK, aby zamknNJ okno komunikatu.

Rysunek 118. Okno komunikatu

Potwierdzenie zestawu powoduje zmianK statusu wszystkich do Nczonych do niego dokumentów na Potwierdzony.

Dokument o statusie Potwierdzony nie mo e byJ edytowany ani usuniKty.

Zalecane jest, aby zestawy dokumentów o statusie przetworzenia w ZUS ustawionym na Przetworzony lub Odrzucony by y przenoszone do archiwum (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Archiwizacja zestawu dokumentów). Dotyczy to w szczególno$ci tych p atników, którzy majN du o ubezpieczonych i robiN wiele korekt dokumentów rozliczeniowych, a zawsze importujN dokumenty z systemów zewnKtrznych.

Je eli korekty dokumentów rozliczeniowych sN przygotowywane za pomocN Kreatora dokumentów rozliczeniowych, to nale y archiwizowaJ zestawy o poprzednim numerze identyfikatora.

Dzia anie takie ma na celu zmniejszenie wielko$ci roboczej bazy danych i poprawK jej wydajno$ci.

Funkcje programu

177

5.6.6 Wprowadzenie identyfikatora przesy ki Funkcja pozwala na wprowadzenie otrzymanego podczas wysy ania pliku identyfikatora przesy ki przekazanej do ZUS. Identyfikator przesy ki mo na zapisaJ dla zestawu o statusie Wys,any.

Ka dy plik z dokumentami ubezpieczeniowymi przekazany do ZUS (poza plikami przekazanymi w postaci wydruków lub na p ytach CD) otrzymuje identyfikator. Sposób, w jaki otrzyma go u ytkownik, jest zale ny od tego, jak plik przesy ki zosta przekazany do ZUS: • z programu P ATNIK – identyfikator jest automatycznie rejestrowany w programie, • przez stronK internetowN – identyfikator jest wy$wietlany na ekranie po zako;czeniu transmisji pliku do ZUS (nale y go skopiowaJ i samodzielnie zarejestrowaJ w programie).

Identyfikator ten nale y koniecznie zapamiKtaJ, poniewa bez niego nie bKdzie mo liwe pobranie potwierdzenia przes ania pliku z dokumentami ubezpieczeniowymi do ZUS. Najlepszym sposobem na zapamiKtanie identyfikatora jest zarejestrowanie go w programie P ATNIK. W przypadku korzystania z metody automatycznego wysy ania dokumentów z programu P ATNIK identyfikator przesy ki jest automatycznie zapisywany w programie i nie ma konieczno$ci jego samodzielnego wprowadzania.

Aby wprowadziJ identyfikator przesy ki: 1.

2.

3.

W widoku Zestawy wys,ane otwórz zestaw dokumentów, dla którego chcesz zapisaJ identyfikator przesy ki, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu Program polecenie Otwórz.

W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 97) z menu NarzCdzia wybierz polecenie WprowadN identyfikator przesy ki.

W oknie Wprowadzanie identyfikatora przesy)ki (patrz Rysunek 119) wprowadV kod przesy ki i kliknij przycisk OK. KlikniKcie przycisku Anuluj oznacza rezygnacjK z wprowadzenia identyfikatora.

Rysunek 119. Wprowadzanie identyfikatora przesy ki

178

Dokumentacja u ytkownika

4.

5.

Je eli zestaw dokumentów zosta przekazany poprzez stronK WWW, mo esz pobraJ identyfikator do pliku, a nastKpnie z pliku zarejestrowaJ go w programie. W tym celu kliknij przycisk Pobierz z pliku.

W oknie Otwieranie wybierz plik z wiadomo$ciN i kliknij przycisk Otwórz.

Identyfikator przesy ki zostanie zapisany dla wybranego zestawu i bKdzie widoczny na zak adce Wysy,ka w oknie Zestaw dokumentów.

5.6.7 Pobieranie potwierdzenia Funkcja umo liwia pobranie i zarejestrowanie potwierdzenia dla dokumentów wys anych do ZUS. Pobranie potwierdzenia jest mo liwe dla zestawów o statusie Wys,any, które majN zapisany identyfikator przesy ki i jest wspomagane kreatorem. Kreator potwierdzania zestawów ma piKJ kroków i mo e byJ uruchamiany poleceniem Pobierz i rejestruj potwierdzenie z menu NarzCdzia w oknie Zestaw dokumentów.

Potwierdzenie zestawu jest pobierane z adresu internetowego, na jaki zosta o ono wys ane na podstawie adresu znajdujNcego siK w oknie Zestaw dokumentów na zak adce Wysy)ka w polu Serwer.

Przed pobraniem potwierdzenia zestawu konieczne jest wprowadzenie odpowiadajNcego mu identyfikatora potwierdzenia.

W przypadku korzystania z wysy ki automatycznej identyfikator potwierdzenia jest zapisywany dla wys anego zestawu automatycznie.

Aby pobraJ potwierdzenie wys anych dokumentów: 1. W widoku Zestawy wys,ane otwórz zestaw dokumentów, dla którego chcesz pobraJ potwierdzenie, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu Program polecenie Otwórz.

4. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 114) z menu NarzCdzia wybierz polecenie Pobierz i rejestruj potwierdzenie.

5. Na ekranie pojawi siK okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 120) , kliknij przycisk Dalej i postKpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora.

Rysunek 120. Okno powitalne kreatora potwierdzania zestawów

Funkcje programu

179

6. W kolejnym kroku zostanie pobrane potwierdzenie dla wybranego zestawu dokumentów.

7. W trzecim kroku kreatora (patrz Rysunek 121), kliknij przycisk Dalej, aby potwierdziJ zestaw.

Kliknij przycisk Raport z pobierania..., je$li chcesz poznaJ szczegó y raportu.

Raport z pobierania zawiera dane dotyczNce zestawu oraz dane dotyczNce potwierdzenia.

Rysunek 121 Okno kreatora potwierdzania zestawów – krok 3 8. Krok czwarty obejmuje potwierdzenie zestawu dokumentów i zmianK statusu zestawu oraz do Nczonych do niego dokumentów na Potwierdzony.

9. W ostatnim kroku kreatora (patrz Rysunek 122) kliknij przycisk ZakoAcz, aby zamknNJ okno kreatora. Je$li chcesz zapoznaJ siK ze szczegó ami potwierdzania, kliknij przycisk Raport z potwierdzania...

180

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 122 Okno kreatora potwierdzania zestawów – krok 5

5.6.8 Rejestrowanie potwierdzenia z pliku Funkcja umo liwia zarejestrowanie potwierdzenia przekazania zestawu dokumentów do ZUS znajdujNcego siK w pliku. Zarejestrowanie potwierdzenia jest mo liwe dla zestawów o statusie Wys,any.

Przed zarejestrowaniem potwierdzenia nale y najpierw je pobraJ: automatycznie z programu P ATNIK – w takim przypadku potwierdzenie zostanie zarejestrowane natychmiast po pobraniu (patrz rozdzia 4.9.6.1 Jak pobraJ potwierdzenie bezpo$rednio z programu P atnik?)

• za pomocN przeglNdarki internetowej i odpowiedniej strony internetowej (patrz rozdzia 4.9.6.2 Jak pobraJ potwierdzenie przy wykorzystaniu WWW?).

Aby zarejestrowaJ potwierdzenie zestawu: 1. W widoku Zestawy wys ane otwórz zestaw dokumentów, dla którego chcesz zarejestrowaJ potwierdzenie, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu Program polecenie Otwórz.

Polecenie Otwórz dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wys,ane.

Mo esz równie u yJ kombinacji klawiszy CTRL+O na klawiaturze lub kliknNJ dwa razy lewym przyciskiem myszy na wybranym zestawie.

2. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 114) z menu NarzCdzia wybierz polecenie Rejestruj potwierdzenie z pliku.

3. W oknie dialogowym Otwórz (patrz Rysunek 123) wska plik zawierajNcy potwierdzenie (plik z rozszerzeniem *.ptw) i kliknij przycisk Otwórz.

Funkcje programu

181

Rysunek 123. Okno dialogowe: Otwórz - Wybór pliku z potwierdzeniem

4. Sprawdzana jest poprawno$J struktury i podpisu w potwierdzeniu.

Je eli weryfikacja ta zako;czy siK sukcesem, potwierdzenie zostanie zarejestrowane. Tre$J oraz lokalizacja pliku potwierdzenia bKdN widoczne na zak adce Wysy,ka w oknie Zestaw dokumentów.

Po zarejestrowaniu potwierdzenia w programie P ATNIK nale y dok adnie zapoznaJ siK z zawartym w nim komunikatem. Tre$J potwierdzenia zawiera informacjK o tym, czy zestaw zosta przyj$ty czy nie zosta przyj$ty przez ZUS. Status przetwarzania okre$lony jako „Plik przyjKty do ZUS” oznacza, e plik zawierajNcy zestaw dokumentów zosta poprawnie przes any do ZUS i przeszed poprawnie proces uwierzytelnienia i deszyfracji.

Nale y pamiKtaJ e o poprawnym przyjKciu dokumentu w ZUS $wiadczy status okre$lony w kolumnie STATUS W ZUS znajdujNcy siK na widoku ZESTAWY WYS ANE Poszczególne b Kdy, które mogN pojawiJ siK w otrzymanym potwierdzeniu, opisane zosta y w „Dokumentacji administratora”.

Je eli rejestrowane potwierdzenie nie pasuje do wybranego zestawu, nie zostanie zarejestrowane i zostanie wy$wietlony odpowiedni komunikat.

Rejestracja potwierdzenia zestawu powoduje zmianK stanu wszystkich do Nczonych do niego dokumentów na Potwierdzony.

Dokument w stanie Potwierdzony nie mo e byJ edytowany ani usuniKty. W przypadku pojawienia siK w tre$ci potwierdzenia informacji o tym, e przes ane dokumenty zosta y przygotowane w nieaktualnej wersji programu P ATNIK, nale y zaopatrzyJ siK w aktualnN wersjK programu, która dostKpna jest w jednostkach terenowych Zak adu oraz na stronach internetowych ZUS.

182

Dokumentacja u ytkownika

5.6.9 Usuwanie zestawu dokumentów Funkcja umo liwia usuniKcie z programu zapisanego zestawu dokumentów.

Nie mo na usunNJ zestawu, je eli jest on otwarty do edycji lub posiada status Wys any albo Potwierdzony.

UsuniKcie zestawu o statusie Historyczny powoduje usuniKcie wszystkich do Nczonych do niego dokumentów ubezpieczeniowych.

Aby usunNJ zestaw dokumentów: 1.

2.

W widoku Zestawy wprowadzone zaznacz na li$cie zestaw dokumentów, który chcesz usunNJ. Z menu Program wybierz polecenie UsuA.

Polecenie UsuA dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Zestawy wprowadzone.

Mo esz równie u yJ klawisza DEL lub kombinacji klawiszy CTRL+DEL na klawiaturze.

3. Na ekranie wy$wietlony zostanie komunikat z pytaniem, czy na pewno chcesz usunNJ wybrany zestaw dokumentów (patrz Rysunek 124). Aby potwierdziJ decyzjK, kliknij przycisk Tak. KlikniKcie przycisku Nie oznacza rezygnacjK z usuniKcia zestawu dokumentów

Rysunek 124. Okno komunikatu

4. Wybrany zestaw dokumentów zostanie usuniKty z programu, a na ekranie zostanie wy$wietlony informujNcy o tym komunikat (patrz Rysunek 125). Kliknij przycisk OK, aby zamknNJ okno komunikatu

Rysunek 125. Okno komunikatu o usuniKciu zestawu dokumentów

Funkcje programu

183

UsuniKcie zestawu dokumentów o statusie Wprowadzony nie powoduje usuniKcia dokumentów wchodzNcych w jego sk ad.

5.6.10 Przegl,danie zestawów dokumentów 5.6.10.1 WyAwietlanie szczegó ów zestawu Funkcja umo liwia zapoznanie siK u ytkownika z nastKpujNcymi szczegó ami wybranego zestawu: • nazwa zestawu, • lista dokumentów wchodzNcych w sk ad zestawu, • informacje o statusie zestawu, • wyniki weryfikacji dokumentów wchodzNcych w sk ad zestawu oraz dla zestawów wys anych: • informacje o pliku przygotowanym do wys ania zestawu, • informacje o potwierdzeniu zestawu.

Aby przeglNdaJ szczegó y zestawu: 1. W widoku Zestawy wprowadzone lub Zestawy wys,ane zaznacz zestaw dokumentów, którego szczegó y chcesz przeglNdaJ. 2. Z menu Program wybierz polecenie PokaJ,

Polecenie PokaJ dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, dostKpnym po klikniKciu prawym klawiszem myszki na panelu w widoku zestawów.

3. Na ekranie pojawi siK okno Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 126).

Wszystkie dane sN wy$wietlane na dwóch zak adkach Zestaw dokumentów i Wyniki weryfikacji, a w przypadku zestawu wys anego - równie na dodatkowej zak adce Wysy ka.

184

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 126. Okno: Zestaw dokumentów

5.6.10.2 Filtrowanie zestawów dokumentów Funkcja w znacznym stopniu u atwia przeglNdanie danych w zestawach znajdujNcych siK w obszarze roboczym Zestawy dokumentów. Polega ona na “przefiltrowaniu” zestawów znajdujNcych siK w bazie i wyszukaniu tylko tych, które spe niajN podane wcze$niej kryteria, jak np. nazwa zestawu, status przetwarzania i weryfikacji, typy do Nczonych dokumentów.

Filtr zestawów dokumentów jest podzielony na trzy g ówne zak adki:

Funkcje programu

185

•

• Dane podstawowe – umo liwia wyszukiwanie zestawów na podstawie danych podstawowych zestawu, tj. nazwy zestawu, daty i kana u komunikacji, metody wys ania, daty i sposobu potwierdzenia, statusu przetwarzania i weryfikacji.

• Zaawansowane – umo liwia filtrowanie zestawów na podstawie rodzaju do Nczonych do nich dokumentów i dzieli siK na cztery podzak adki: • zg oszenia p atnika – dokumenty zg oszeniowe p atnika, • zg oszenia ubezpieczonego – dokumenty zg oszeniowe ubezpieczonego z mo liwo$ciN wyboru zestawów zawierajNcych dokumenty konkretnych osób, • rozliczenia – raporty imienne z mo liwo$ciN wyszukania raportów z konkretnego okresu rozliczeniowego i dla konkretnych osób ubezpieczonych, • deklaracja – deklaracje rozliczeniowe z mo liwo$ciN wyszukania dokumentów za podany okres.

Sortowanie – zak adka ta umo liwia sortowanie rosnNce lub malejNce wed ug trzech wybranych kolumn.

Szczegó owe informacje na temat sposobu korzystania z filtrów znajdujN siK w rozdziale 3.4.1 Filtrowanie danych.

5.6.11

Zapis zestawu dokumentów do pliku Funkcja umo liwia zapisanie dokumentów znajdujNcych siK w zestawie do pliku KEDU w formacie XML lub SGML. U ytkownik mo e okre$liJ nazwK oraz lokalizacjK pliku. Zapisanie zestawu dokumentów do pliku jest niezale ne od statusu zestawu. Domy$lnym formatem zapisu zestawu dokumentów jest KEDU w formacie XML. Istnieje jednak mo liwo$J zapisu KEDU do dotychczasowego formatu SGML, jednak nie dotyczy to dokumentów ZUS ZCZA, ZUS RNA oraz ZUS RGA. Dla programu P atnik wersja 9.01.001 obowiNzujNcym dokumentem okre$lajNcym strukturK pliku KEDU jest: - dla KEDU o formacie XML - Elektroniczna Wymiana Dokumentów, Specyfikacja wej$cia – wyj$cia wersja 2.1, która obejmuje zmiany w dokumentach ubezpieczeniowych, - dla KEDU o formacie SGML - Specyfikacja wej$cia-wyj$cia, wersja 1.9.

Aby zapisaJ zestaw dokumentów do pliku: 1. W widoku Zestawy wprowadzone lub Zestawy wys,ane zaznacz zestaw dokumentów, który chcesz zapisaJ do pliku.

2. Z menu Program wybierz polecenie PokaJ. Polecenie PokaJ dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, dostKpnym po klikniKciu prawym klawiszem myszki na panelu w widoku zestawów.

3. Na ekranie pojawi siK okno Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 126).

Z menu NarzCdzia wybierz polecenie Zapisz do pliku.

186

Dokumentacja u ytkownika

4. W oknie Zapisywanie jako (patrz Rysunek 127) zmie; nazwK i wybierz lokalizacjK lub kliknij przycisk Zapisz, aby zapisaJ plik po domy$lnN nazwN w proponowanej przez program lokalizacji.

Rysunek 127. Okno dialogowe: Zapisywanie jako Polecenie Zapisz do pliku dostKpne jest równie z listy zestawów w widokach Zestawy wprowadzone lub Zestawy wys,ane w menu NarzCdzia lub w menu kontekstowym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy.

5.6.12

Raporty o wysy ce i potwierdzeniu Raporty o wysy ce i potwierdzeniu zestawu dokumentów umo liwiajN przeglNdanie i wydruk informacji o przekazanych do ZUS zestawach dokumentów.

W oknie Zestaw dokumentów w menu NarzCdzia sN dostKpne nastKpujNce raporty: raport weryfikacji zestawu - opcja aktywna w sytuacji, gdy zestaw posiada b Kdy, raport o wysy ce i potwierdzeniu zestawu, raport o wysy ce i potwierdzeniu z wyszczególnionymi pozycjami raportów dokumentów rozliczeniowych.

Raporty te mo na oglNdaJ na ekranie i drukowaJ. Dodatkowo mo na zapisywaJ do pliku tekstowego raport o wysy ce i potwierdzeniu z wyszczególnionymi pozycjami raportów dokumentów rozliczeniowych.

Aby utworzyJ raporty: 1. W widoku Zestawy wys,ane otwórz zestaw dokumentów, dla którego chcesz utworzyJ raport, zaznacz ten zestaw i wybierz z menu Program polecenie Otwórz.

2. W oknie Zestaw dokumentów (patrz Rysunek 93) z menu NarzCdzia wybierz polecenie Raporty, a nastKpnie raport, który chcesz przygotowaJ, np. PokaJ raport o wysy ce i potwierdzeniu.

Funkcje programu

187

Je$li chcesz zapisaJ raport do pliku, to po wybraniu polecenia Zapisz raport o wysy ce i potwierdzeniu do pliku wska lokalizacjK, w której ma on zostaJ zapisany.

3. Na ekranie zostanie wy$wietlony raport dotyczNcy wybranego zestawu.

Zawiera on niezbKdne informacje o wysy ce i potwierdzeniu zestawu oraz listK dokumentów, które zosta y do niego do Nczone.

4. Z menu Raport wybierz polecanie Drukuj, aby wydrukowaJ utworzony raport.

5. Je$li chcesz zamknNJ okno raportu, to z menu Plik wybierz polecenie Zamknij.

PrzeglNdanie oraz drukowanie raportów o wysy ce i potwierdzeniu jest dostKpne równie po wybraniu polecenia PokaJ raport w menu kontekstowym z poziomu listy zestawów na widoku Zestawy wys,ane.

5.6.13

Obs uga przesy ek wielu p atników Wysy anie zestawów dokumentów oraz odbieranie potwierdze; wys ania zestawów dokumentów jest wspierane przez kreatory: Kreator grupowego wysy ania zestawów do ZUS, Kreator grupowego potwierdzania zestawów.

5.6.13.1

Kreator grupowego wysy ania zestawów do ZUS Funkcja przewidziana jest dla biur rachunkowych oraz innych przedsiKbiorstw, zajmujNcych siK przekazywaniem dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS za innych p atników. Funkcja s u y do grupowego wysy ania zestawów dokumentów i jest wspomagana kreatorem. Kreator ten umo liwia wskazanie zestawów, które majN byJ nastKpnie zweryfikowane i podpisane przy u yciu wybranego certyfikatu i przekazane do ZUS. Aby wys aJ do ZUS zestawy dokumentów wielu p atników: 1. Wybierz do kontekstu p atnika, który jest podmiotem upowa nionym.

2. Umie$J kartK w czytniku, je$li pos ugujesz siK certyfikatem kwalifikowanym.

3. Z menu NarzCdzia wybierz polecenie WyIlij za wielu p atników/Zestawy dokumentów.

Je$li przed wys aniem zestawów nie u ywa e$ adnej funkcji przekazu elektronicznego, na ekranie zostanN wy$wietlone komunikaty weryfikacji wstKpnej certyfikatów zarejestrowanych w programie (patrz 5.10.1- Weryfikacja wstKpna danych przekazu elektronicznego)

4. Na ekranie zostanie wy$wietlone okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 128), kliknij przycisk Dalej i postKpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora.

Wysy anie zestawów dokumentów wielu p atników za pomocN kreatora odbywa siK w dziewiKciu krokach. Informacja o tym, który krok wykonujesz, wy$wietlana jest na pasku tytu u.

KlikniKcie przycisku Anuluj oznacza rezygnacjK wysy ania zestawów.

188

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 128. Okno powitalne kreatora wysy ki zestawów

5. W drugim kroku kreatora (patrz Rysunek 129) kliknij przycisk Wybierz zestawy i wska zestawy, które majN zostaJ przekazane do ZUS.

Rysunek 129. Kreator grupowego wys ania zestawów do ZUS – krok 2

6. Na ekranie pojawi siK okno Lista zestawów, wska zestawy, które chcesz wys aJ do ZUS i kliknij przycisk OK. Kliknij przycisk Poka zestawów.

filtr, aby skorzystaJ z filtra dostKpnego w oknie Lista

7. W kroku drugim kreatora nastNpi sprawdzenie aktualno$ci komponetów i danych programu oraz pobieranie danych p atnika.

Funkcje programu

189

Rysunek 130 Okno kreatora krok 2

8. W sytuacji, gdy dane jakiegokolwiek p atnika za ktรณrego jest wsy any zestaw nie sN aktualne, pojawi siK komunikat (patrz Rysunek 131) klikniKcie Tak spowoduje pobranie danych za tych p atnikรณw (patrz rozdzia 5.6.2).

Rysunek 131. Okno komuniatu z pytaniem o wykonanie aktualizacjK danych p atnika

9. Je$li zostanie wybrana opcja Nie i dane wszystkich p atnikรณw za ktรณrych chcemy wsya ac dokumenty sN nieaktualne Kreator wys)ania zestawรณw zatrzyma siK na kroku 2 i zostanie wy$wietlony komunikat (patrz.Rysunek 132)

190

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 132 Okno kreatora – nieaktualne dane p atnika

10. W sytuacji, gdy w$ród wybranych zestawów znajdujN siK zestawy dla p atników z aktualnymi danymi jak i równie z danymi nieaktualnymi i wybierzemy Nie Kreator wys)ania zestawów przejdzie do kroku trzeciego i zostanie wy$wietlona informacja (patrz.Rysunek 133).

Rysunek 133 Okno kreatora – informacja, e nie wszystkie zestawy zostanN wys ane

11. W sytuacji, gdy dane wszystkich p atników zosta y poprawnie zaktualizowane, w kroku trzecim kreatora zostanie wy$wietlony raport z aktualizacji.

Funkcje programu

191

Rysunek 134 Okno kreatora – krok 3/10

12. W kroku czwartym kreatora zostanie wykonana weryfikacja wybranych zestawów dokumentów.

Rysunek 135 Okno kreatora –krok 4/10 13. Po wykonaniu weryfikacji w kroku piNtym kreatora bKdzie dostKpny raport z weryfikacji. Je$li chcesz poznaJ szczegó y weryfikacji kliknij przycisk Raport z weryfikacji.

Je$li w$ród wybranych do wysy ki zestawów, bKdN zestawy zawierajNce b Kdy krytyczne, to zestaw taki nie zostanie wys any.

Raport z weryfikacji zawiera: nazwK zestawu dokumentów, symbol p atnika, datK utworzenia zestawu, liczbK dokumentów, liczbK bloków wielokrotnych, status weryfikacji.

192

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 136 Okno krestora –krok 5/10

14. Kliknij przycisk Dalej aby w kolejnym kroku kreatora, do przygotowania certyfikatu s u Ncego do sk adania elektronicznego (patrz Rysunek 137).

przej$J podpisu

15. W szóstym kroku kreatora wprowadV has o klucza prywatnego i zaznacz opcjK umo liwiajNcN wykorzystanie wprowadzonego has a do z o enia podpisu na wybranych zestawach, a nastKpnie kliknij przycisk Dalej. Je$li chcesz zapoznaJ siK ze szczegó owymi informacjami dotyczNcymi certyfikatu, kliknij przycisk Wy0wietl certyfikat..

Rysunek 137 Okno kreatora wysy ki – krok 6/10

16. Na ekranie pojawi siK nastKpne okno kreator (patrz Rysunek 138) kliknij przycisk Dalej, aby przekazaJ podpisanN przesy kK do ZUS. Kliknij przycisk Raport z podpisywania, je$li chcesz zapoznaJ siK ze szczegó ami raportu.

Raport z podpisywania zawiera dane dotyczNce u ytego certyfikatu: dane w a$ciciela, wystawcy, okres obowiNzywania oraz numer seryjny i odcisk oraz dane zestawów dokumentów: nazwK zestawu, symbol p atnika, datK utworzenia zestawu, liczbK dokumentów, liczbK bloków wielokrotnych, status weryfikacji oraz informacjK o podpisie.

Funkcje programu

193

Rysunek 138 Okno kreatora wysy ki – krok 8/10

17. W ostatnim kroku kreatora kliknij przycisk Raport z wysy/ki, je$li chcesz poznaJ szczegó y, a nastKpnie kliknij przycisk Zako cz¸ aby zamknNJ okno kreatora (patrz Rysunek 139).

Rysunek 139 Okno kreatora wysy ki – krok 10/10

5.6.13.2

Kreator grupowego potwierdzania zestawów Funkcja przewidziana jest dla biur rachunkowych oraz innych przedsiKbiorstw, zajmujNcych siK przekazywaniem dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS za innych p atników. Funkcja s u y do potwierdzenia zestawów dokumentów, które zosta y przekazane do ZUS w postaci elektronicznej i jest wspomagana kreatorem. Funkcja jest dostKpna tylko w przypadku, gdy w oknie Ustawienia przekazu elektronicznego ustawiona zosta a Automatyczna wysy)ka (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).

Aby potwierdziJ zestawy dokumentów wielu p atników: 1. Wybierz do kontekstu p atnika, który jest podmiotem upowa nionym.

194

Dokumentacja u ytkownika

2. Z menu NarzCdzia wybierz polecenie Pobierz za wielu p atników.

3. Na ekranie zostanie wy$wietlone okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 140) - kliknij przycisk Dalej i postKpuj zgodnie ze wskazówkami kreatora.

Grupowe potwierdzanie zestawów dokumentów odbywa siK w sze$ciu krokach i jest wspomagane kreatorem. Informacja o tym, który krok wykonujesz, wy$wietlana jest na pasku tytu u.

KlikniKcie przycisku Anuluj oznacza rezygnacjK z grupowego pobierania potwierdze;.

Rysunek 140 Okno powitalne kreatora grupowego pobierania z ZUS – krok 1/6

4. W kolejnym oknie kreatora (patrz Rysunek 141) kliknij przycisk Wybierz zestawy i wska zestawy dokumentów, dla których majN zostaJ pobrane potwierdzenia zestawów, a nastKpnie kliknij przycisk Dalej.

Rysunek 141. Kreator grupowego potwierdzania zestawów – krok 2

5. Na ekranie pojawi siK okno Lista zestawów, wska zestawy, dla których majN zostaJ potwierdzenia zestawów i kliknij przycisk OK. 6. W trzecim kroku kreatora odbywa siK pobieranie potwierdze; dla wskazanych zestawów, o czym informuje pasek postKpu.

Funkcje programu

195

7. Kliknij przycisk Dalej w czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 142), je$li chcesz zarejestrowaJ potwierdzenia, co jest równoznaczne ze zmianN statusu na potwierdzony dla zestawu i znajdujNcych siK w nim dokumentów.

Kliknij przycisk Raport z pobierania, je$li chcesz przeglNdaJ raport z pobierania potwierdze; i weryfikacji z o onych na nich podpisów.

Rysunek 142. Kreator grupowego potwierdzania zestawów – krok 4

8. W kolejnym kroku potwierdzenia sN rejestrowane, o czym informuje pasek postKpu. 9. W ostatnim kroku kreatora (patrz Rysunek 143) kliknij przycisk Zako cz, aby zamknNJ okno kreatora. Kliknij przycisk Raport z potwierdzania, je$li chcesz przeglNdaJ szczegó y potwierdzenia zestawów dokumentów.

Rysunek 143 Kreator grupowego potwierdzania zestawów – krok 6

196

Dokumentacja u ytkownika

5.7 Obs uga przesy ek Funkcje obs ugi przesy ek obejmujN ich pobieranie, rejestracjK, przeglNdanie i usuwanie.

Przesy ki w programie P ATNIK dzielN siK na: • •

przesy ki do ZUS – zawierajNce dokumenty ubezpieczeniowe p atnika, przesy ki z ZUS – zawierajNce potwierdzenie.

W przypadku braku oczekiwanej przesy ki z ZUS nale y upewniJ siK, e sprawdzana jest w a$ciwa skrytka w ZUS, czyli skrytka u ytkownika certyfikatu ustawionego w danym kontek$cie p atnika (patrz Dokumentacja administratora rozdzia Jak ustawiC u1ytkownika certyfikatu?).

Wraz z wprowadzeniem obs ugi przesy ek mo liwe jest pobieranie i rejestracja przesy ek, bez konieczno$ci wskazania zestawu, dla którego przeznaczone jest dane potwierdzenie. Funkcja pobierania przesy ek z ZUS (patrz rozdzia 5.7.1 Pobranie przesy ek z ZUS) pobiera wszystkie przesy ki oczekiwane w aktualnym kontek$cie p atnika, natomiast funkcja pobierania przesy ek z pliku (patrz rozdzia 5.7.2 Pobranie przesy ki z pliku) pobiera przesy ki ze wszystkich wskazanych przez u ytkownika plików. Przesy ki te widoczne sN w widoku Przesy,ki pobrane, skNd mo na je zarejestrowaJ.

5.7.1

Pobranie przesy ek z ZUS Funkcja umo liwia automatyczne pobieranie przesy ek z ZUS. Automatyczne odbieranie przesy ek z ZUS wymaga: • •

posiadania zainstalowanego i w a$ciwie skonfigurowanego modemu lub dostKpu do Internetu przez sieJ korporacyjnN, poprawnego skonfigurowania ustawie; przekazu elektronicznego zwiNzanych z wysy kN automatycznN (patrz Dokumentacja administratora rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego) oraz u ytkownikiem certyfikatu (patrz Dokumentacja administratora rozdzia Jak ustawiC u1ytkownika certyfikatu?).

Aby pobraJ przesy ki z ZUS: 1. WejdV do widoku Przesy,ki pobrane.

2. Z menu Przekaz wybierz polecenie Pobierz przesy ki z ZUS. 3. Po pobraniu przesy ek wy$wietlona zostanie informacja o ilo$ci pobranych przesy ek wraz z zapytaniem czy przesy ki te majN zostaJ od razu zarejestrowane (patrz Rysunek 144).

Funkcje programu

197

Rysunek 144. Okno komunikatu z pytaniem czy zarejestrowaJ pobrane przesy ki

4. Kliknij przycisk Tak w celu zarejestrowania pobranych przesy ek.

5. KlikniKcie przycisku Nie oznacza rezygnacjK z zarejestrowania pobranych przesy ek.

5.7.2

Pobranie przesy ki z pliku Odbieranie przesy ek przy wykorzystaniu WWW wymaga: •

dostKpu do Internetu przez sieJ korporacyjnN ewentualnie modem,

•

zainstalowania przeglNdarki internetowej i zarejestrowania w przeglNdarce certyfikatu (patrz rozdzia patrz Dokumentacja administratora rozdzia Zarejestrowanie certyfikatów w przegl.darce).

Funkcja umo liwia pobranie przesy ki, która po pobraniu poprzez przeglNdarkK zosta a zapisana do pliku.

Aby pobraJ przesy kK: 1. WejdV do widoku Przesy,ki pobrane.

2. Z menu Przekaz wybierz polecenie Pobierz przesy kK z pliku.

3. W oknie Otwieranie (patrz Rysunek 145) wybierz plik zawierajNcy przesy kK (plik o rozszerzeniu *.ksi) i kliknij przycisk Otwórz.

KlikniKcie przycisku Anuluj powoduje rezygnacjK z pobrania przesy ki i powrót do widoku Przesy ki pobrane.

198

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 145. Okno dialogowe Otwieranie â&#x20AC;&#x201C; WybĂłr pliku z przesy kN z ZUS

4. Po pobraniu przesy ek wy$wietlona zostanie informacja o ilo$ci pobranych przesy ek (patrz Rysunek 146), a nastKpnie pojawia siK zapytanie, czy przesy ki te majN zostaJ zarejestrowane (patrz Rysunek 147).

Rysunek 146. Okno komunikatu z informacjN o ilo$ci pobranych przesy ek

Rysunek 147. Okno komunikatu z pytaniem czy zarejestrowaJ pobrane przesy ki

5. Kliknij przycisk Tak w celu zarejestrowania pobranych przesy ek.

KlikniKcie przycisku Nie oznacza rezygnacjK z zarejestrowania pobranych przesy ek.

Funkcje programu

199

5.7.3

Rejestracja przesy ki pobranej Funkcja umo liwia zarejestrowanie przesy ki pobranej znajdujNcej siK w widoku Przesy,ki pobrane.

Aby zarejestrowaJ przesy kK: 1.

2.

3.

W widoku Przesy ki pobrane zaznacz przesy kK, kt贸rN chcesz zarejestrowaJ. Z menu Przekaz wybierz polecenie Rejestruj przesy kK. Wy$wietlony zostanie komunikat o poprawnym zarejestrowaniu przesy ki (patrz Rysunek 148)

Rysunek 148. Okno komunikatu z informacjN o zarejestrowaniu przesy ki

5.7.4

Usuwanie przesy ki pobranej Funkcja umo liwia usuniKcie przesy ki znajdujNcej siK w widoku Przesy,ki pobrane.

Aby usunNJ przesy kK: 1. W widoku Przesy,ki pobrane zaznacz przesy kK, kt贸rN chcesz usunNJ. 2. Z menu Program wybierz polecenie UsuA. 3. Na ekranie wy$wietlone zostanie pytanie o potwierdzenie decyzji usuniKcia przesy ki (patrz Rysunek 149).

Rysunek 149. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie decyzji usuniKcia przesy ki

4. Kliknij przycisk Tak. KlikniKcie przycisku Nie oznacza rezygnacjK z usuniKcia przesy ki.Wybrana przesy ka zostanie usuniKta z bazy danych programu.

200

Dokumentacja u ytkownika

5.7.5

Przegl,danie przesy ki pobranej Funkcja umo liwia przeglNdanie przesy ek znajdujNcych siK w widoku Przesy,ki pobrane.

5.7.5.1

WyAwietlanie szczegó ów Funkcja umo liwia zapoznanie siK u ytkownika z nastKpujNcymi szczegó ami pobranej przesy ki z ZUS: • numer przesy ki, • data pobrania przesy ki, • typ przesy ki, • identyfikator przesy ki do ZUS, • identyfikator przesy ki z ZUS, • metoda pobrania przesy ki, • adres serwera, z którego pobrana zosta a przesy ka, • nazwa pliku zawierajNcego przesy kK. Aby przeglNdaJ szczegó y przesy ki: 1.

2.

W widoku Przesy ki pobrane zaznacz przesy kK, której szczegó y chcesz przeglNdaJ. Z menu Program wybierz polecenie PokaJ.

Polecenie PokaJ dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi.

Aby wy$wietliJ szczegó y przesy ki, mo esz te kliknNJ dwa razy myszkN na wybranej przesy ce.

3.

Na ekranie pojawi siK okno Przesy)ka z ZUS (patrz Rysunek 150 i Rysunek 151). Wszystkie dane sN wy$wietlane na dwóch zak adkach Dane przesy,ki i Koperta.

Rysunek 150. Okno Przesy)ka z ZUS (zak adka Dane przesy,ki)

Funkcje programu

201

Rysunek 151. Okno Przesy)ka z ZUS (zak adka Koperta)

5.7.5.2

Filtrowanie przesy ek pobranych Funkcja w znacznym stopniu u atwia przeglNdanie przesy ek w obszarze roboczym Przesy,ki pobrane. Jej dzia anie polega na „przefiltrowaniu” wszystkich przesy ek pobranych znajdujNcych siK w bazie programu i wyszukaniu tylko tych, które spe niajN podane wcze$niej kryteria.

Filtr przesy ek pobranych jest podzielony na dwie g ówne zak adki: • Dane podstawowe – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug typu przesy ki, daty jej pobrania, identyfikatora przesy ki do ZUS i identyfikatora przesy ki z ZUS, kana u komunikacji.

• Sortowanie – zak adka ta umo liwia sortowanie rosnNce lub malejNce wed ug trzech wybranych kolumn.

Szczegó owe informacje na temat sposobu korzystania z filtrów znajdujN siK w rozdziale 3.4.1 Filtrowanie danych.

5.7.6

Przegl,danie przesy ki zarejestrowanej Funkcja umo liwia przeglNdanie przesy ek znajdujNcych siK w widoku Przesy,ki zarejestrowane.

5.7.6.1

WyAwietlanie szczegó ów Funkcja umo liwia zapoznanie siK u ytkownika z nastKpujNcymi szczegó ami przesy ki do ZUS:

202

Dokumentacja u ytkownika

• numer przesy ki, • data wys ania przesy ki, • typ przesy ki, • nazwa zawarto$ci przesy ki, • status przesy ki, • identyfikator przesy ki do ZUS, • identyfikator przesy ki z ZUS, • adresat przesy ki, • przez kogo podpisana zosta a przesy ka, • dane programu wysy ajNcego, • metoda wys ania przesy ki, • adres serwera, na który wys ana zosta a przesy ka, • nazwa pliku zawierajNcego przesy kK, oraz z nastKpujNcymi szczegó ami przesy ki z ZUS: • numer przesy ki, • numer przesy ki, której dotyczy przeglNdana przesy ka z ZUS, • data pobrania przesy ki, • typ przesy ki, • nazwa zawarto$ci przesy ki do ZUS, której dotyczy przeglNdana przesy ka z ZUS, • identyfikator przesy ki do ZUS, • identyfikator przesy ki z ZUS, • adresat przesy ki, • przez kogo podpisana zosta a przesy ka, • dane programu pobierajNcego, • metoda pobrania przesy ki, • adres serwera, z którego pobrana zosta a przesy ka, • nazwa pliku zawierajNcego przesy kK.

Aby przeglNdaJ szczegó y przesy ki: 1. W widoku Przesy,ki zarejestrowane zaznacz przesy kK, której szczegó y chcesz przeglNdaJ. 2. Z menu Program wybierz polecenie PokaJ. Polecenie PokaJ dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi.

Aby wy$wietliJ szczegó y przesy ki, mo esz te kliknNJ dwa razy myszkN na wybranej przesy ce.

3. W zale no$ci od rodzaju wybranej przesy ki na ekranie pojawi siK okno Przesy)ka do ZUS (patrz Rysunek 152, Rysunek 153 i Rysunek 154) lub okno Przesy)ka z ZUS (patrz Rysunek 155, Rysunek 156 i Rysunek 157).

Wszystkie dane sN wy$wietlane na trzech zak adkach Dane przesy,ki, Koperta i Ogólne.

Funkcje programu

203

Rysunek 152. Okno Przesy)ka do ZUS (zak adka Dane przesy,ki)

Rysunek 153. Okno Przesy)ka do ZUS (zak adka Koperta)

204

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 154. Okno Przesy)ka do ZUS (zak adka Og贸lne)

Rysunek 155. Okno Przesy)ka z ZUS (zak adka Dane przesy,ki)

Funkcje programu

205

Rysunek 156. Okno Przesy)ka z ZUS (zak adka Koperta)

Rysunek 157. Okno Przesy)ka z ZUS (zak adka Og贸lne)

206

Dokumentacja u ytkownika

5.7.6.2

Filtrowanie przesy ek zarejestrowanych Funkcja w znacznym stopniu u atwia przeglNdanie przesy ek zarejestrowanych w obszarze roboczym Przesy,ki zarejestrowane. Jej dzia anie polega na „przefiltrowaniu” wszystkich przesy ek zarejestrowanych znajdujNcych siK w bazie programu i wyszukaniu tylko tych, które spe niajN podane wcze$niej kryteria.

Filtr przesy ek zarejestrowanych jest podzielony na trzy g ówne zak adki: • Dane podstawowe – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug rodzaju przesy ki, typu przesy ki, kana u komunikacji i daty jej wys ania/pobrania, • Zaawansowane – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug nadawcy i odbiorcy przesy ki a tak e wed ug identyfikatora przesy ki do ZUS i identyfikatora przesy ki z ZUS, • Sortowanie – zak adka ta umo liwia sortowanie rosnNce lub malejNce wed ug trzech wybranych kolumn.

Szczegó owe informacje na temat sposobu korzystania z filtrów znajdujN siK w rozdziale 3.4.1 Filtrowanie danych.

5.8 Obs uga dokumentów p atniczych Poni ej zosta a omówiona grupa funkcji pozwalajNcych na kompleksowN obs ugK dokumentów p atniczych, w tym ich przeglNdanie, edycjK, drukowanie i generowanie w formie pliku tekstowego. Dokumenty p atnicze sk adek sN tworzone na podstawie deklaracji rozliczeniowej i drukowane w formie przelewu bankowego lub zapisywane w postaci pliku tekstowego.

Wszystkie dokumenty p atnicze tworzone w programie P atnik sN dostKpne w widoku Dokumenty p,atnicze. Obszar roboczy Dokumenty p,atnicze jest dostKpny po wybraniu z menu Widok polecenia Dokumenty/Dokumenty p atnicze lub po klikniKciu ikony Dokumenty p/atnicze na zak adce Dokumenty na pasku ikon.

Dokumenty p atnicze utworzone w programie P atnik wersja 5.01.001 i 6.01.00 nie bKdN dostKpne do edycji, wydruku/nadruku oraz weryfikacji w kolejnych wersjach programu P atnik.

Dla tych dokumentów w widoku Dokumenty p,atnicze w kolumnie Wp,ata/Przelew zostanie dodany dodatkowy opis ”(do odczytu)”.

Program umo liwia drukowanie dokumentów p atniczych na czystych kartkach papieru jako kompletny wydruk lub nadruk na specjalnie przygotowanych drukach. Sposób wydruku dokumentów p atniczych nale y okre$liJ w Ustawieniach programu na zak adce Inne (patrz „Dokumentacja administratora”).

Funkcje programu

207

5.8.1 Drukowanie przelewów bankowych Funkcja pozwala na przygotowanie i wydrukowanie przelewów bankowych.

Dokumenty te tworzone sN na podstawie deklaracji rozliczeniowych i danych pobieranych z ustawie; programu (numery kont bankowych ZUS) oraz kartoteki p atnika (numery kont bankowych p atnika).

Aby utworzyJ przelew bankowy: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Dokumenty\Dokumenty p atnicze lub z paska ikon wybierz zak adkK Dokumenty i kliknij ikonK Dokumenty p atnicze.

2. W widoku Dokumenty p,atnicze z menu Program wybierz polecenie Nowy, aby przej$J do tworzenia nowego polecenia przelewu lub wp aty.

Polecenie Nowy dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy.

Mo esz równie u yJ kombinacji klawiszy CTRL+N na klawiaturze.

3. Na ekranie pojawi siK Dokument p)atniczy (patrz Rysunek 158) – w bloku Rachunek ZUS z listy wyboru wybierz odpowiedni rachunek (np. Ubezpieczenia spo eczne – jest to numer konta ZUS, na które nale y wp acaJ sk adki na ubezpieczenie spo eczne).

Rysunek 158. Okno dialogowe: Dokument p)atniczy

4. W nastKpnym bloku wybierz typ dokumentu i typ wp aty oraz podaj kwotK. 5. W bloku Dane P,atnika wybierz numer rachunku zleceniodawcy oraz uzupe nij pola dotyczNce deklaracji, z której ma nastNpiJ przelew lub wp ata. Dane p atnika sN uzupe niane automatycznie.

208

Dokumentacja u ytkownika

Program umo liwia drukowanie dokumentów p atniczych na czystych kartkach papieru jako kompletny wydruk lub nadruk na specjalnie przygotowanych drukach.

Sposób oraz parametry wydruku dokumentów p atniczych nale y okre$liJ w oknie Ustawienia programu na zak adce Inne (patrz „Dokumentacja administratora”).

6. Z menu Dokument wybierz polecenie Drukuj lub kliknij ikonK Drukuj znajdujNcN siK na pasku narzKdzi.

7. Zapisz przygotowane polecenie przelewu, klikajNc ikonK Zapisz i zamknij.

5.8.2 Kreator dokumentów p atniczych Tworzenie dokumentów p atniczych jest wspomagane przez kreator umo liwiajNcy szybkie i wygodne tworzenie dokumentów p atniczych na podstawie zestawu dokumentów lub danych wprowadzonych rKcznie.

Za pomocN kreatora mo na utworzyJ dokument wp aty, przelewy bankowe lub zapisaJ dokument p atniczy w pliku tekstowym. Dokumenty p atnicze mogN byJ tworzone na podstawie dokumentów o statusie Wprowadzony, Wys any, Potwierdzany lub Historyczny. Oznacza to, e dokumenty p atnicze mogN byJ tworzone na podstawie utworzonych deklaracji, niezale nie od statusu.

Podczas tworzenia dokumentów p atniczych za pomocN kreatora: •

• •

identyfikator uzupe niajNcy dla osoby fizycznej jest pobierany w nastKpujNcej kolejno$ci: REGON, PESEL, seria i numer dowodu osobistego, paszport; dla osoby prawnej jest pobierany REGON, je$li p atnik nie posiada numeru REGON, to pole to pozostaje puste, do deklaracji korygujNcych nie sN pobierane kwoty sk adek dla poszczególnych sk adek; kwoty te nale y uzupe niJ rKcznie, z kartoteki p atnika sN pobierane numery rachunków bankowych, które zosta y wprowadzone jako ostatnie dla danego tytu u obciN enia.

Aby utworzyJ dokument p atniczy za pomocN kreatora: 1. Z menu NarzCdzia wybierz polecenie Twórz dokumenty p atnicze.

2. Na ekranie zostanie wy$wietlone okno powitalne kreatora (patrz Rysunek 159) - kliknij przycisk Dalej, aby przej$J do przygotowania dokumentów p atniczych. Tworzenie dokumentów p atniczych za pomocN kreatora odbywa siK w sze$ciu krokach. Informacja o tym, który krok wykonujesz, wy$wietlana jest na pasku tytu u.

KlikniKcie przycisku Anuluj oznacza rezygnacjK z tworzenia dokumentów.

Funkcje programu

209

Rysunek 159. Okno powitalne kreatora dokumentów p atniczych – krok 1/6

3. W nastKpnym oknie kreatora (patrz Rysunek 160) podaj okres rozliczeniowy, za który chcesz przygotowaJ dokumenty p atnicze, i kliknij przycisk Dalej.

Mo esz tak e przygotowaJ dokumenty p atnicze dla deklaracji, których nie ma w rejestrze dokumentów. W tym celu wybierz opcjK Niezale ne dokumenty p,atnicze i kliknij przycisk Dalej.

Rysunek 160. Okno dialogowe: Kreator dokumentów p)atniczych – krok 2/6

4. Je eli we wskazanym okresie rozliczeniowym wystKpuje wiKcej ni jedna deklaracja, na podstawie której mo na utworzyJ dokument p atniczy, to na ekranie zostanie wy$wietlone okno zawierajNce listK tych deklaracji (patrz Rysunek 161). Kliknij przycisk Dalej, aby utworzyJ dokumenty p atnicze dla wszystkich deklaracji, lub wska odpowiedniN deklaracjK.

210

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 161. Okno dialogowe: Kreator dokumentów p)atniczych – krok 3/6

5. W czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 162) wybierz rodzaj tworzonego dokumentu, a nastKpnie kliknij przycisk Dalej.

Rysunek 162. Okno dialogowe: Kreator dokumentów p)atniczych – krok 4/6

6. W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 163) kliknij przycisk Szczegó/y, je$li chcesz uzupe niJ lub zmieniJ dane pobrane z deklaracji rozliczeniowych, a nastKpnie kliknij przycisk Dalej.

Je$li tworzysz dokumenty p atnicze na podstawie deklaracji korygujNcych, to kliknij przycisk Szczegó/y. W otwartym oknie Zestaw danych w dokumentach p)atniczych (patrz Rysunek 164) zaznacz tytu , za jaki ma powstaJ dokument p atniczy, i wpisz kwotK sk adki, a nastKpnie kliknij przycisk OK.

Funkcje programu

211

Rysunek 163. Okno dialogowe: Kreator dokumentów p)atniczych – krok 5/6

Rysunek 164. Okno dialogowe: Zestaw danych w dokumentach p)atniczych

7. Na ekranie pojawi siK okno Kreator dokumentów p)atniczych – krok 6/6 z listN przygotowanych dokumentów p atniczych. Kliknij przycisk Zako cz, aby wydrukowaJ dokumenty. Je eli chcesz zapisaJ dokumenty w postaci pliku tekstowego, wybierz opcjK Plik tekstowy i podaj lokalizacjK, w jakiej ma on zostaJ zapisany.

Je$li nie wybierzesz folderu, w jakim ma zostaJ zapisany plik tekstowy, to zostanie on zapisany w domy$lnym folderze dla plików przelewu znajdujNcym siK w katalogu programu (standardowo C:\Program Files\Asseco Poland SA\P atnik\Przelew\) w podkatalogu o nazwie takiej, jak symbol p atnika.

Program umo liwia drukowanie dokumentów p atniczych na czystych kartkach papieru jako kompletny wydruk (pe en wydruk) lub nadruku na specjalnie przygotowanych drukach dowodów wp aty/przelewu w jednym (ma y format) lub w dwóch egzemplarzach (format A4). Sposób wydruku dokumentów p atniczych nale y okre$liJ w oknie Ustawienia programu na zak adce Inne (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Konfiguracja programu).

212

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 165. Okno dialogowe: Kreator dokumentów p)atniczych – krok 6/6

5.9 Informacja Miesi czna i Informacja Roczna dla Ubezpieczonego Funkcjonalno$J generowania dokumentów w Informacji miesiKczna i rocznej dla osoby ubezpieczonej mo e byJ uruchamiana wy Ncznie na systemach, na których dzia a automatyczna komunikacja z ZUS (patrz rozdzia Wymagania w Dokumentacji administratora). W szczególno$ci, nie jest mo liwe uruchomienie jej na systemach: Win 98, Win 98SE i ME.

Funkcja umo liwia utworzenia dla wszystkich ubezpieczonych lub dla wybranych ubezpieczonego Informacji rocznej lub Informacji miesi-cznej za jeden lub kilka wskazanych okresów rozliczeniowych lub ca y rok rozliczeniowy. Informacja dla ubezpieczonego za wybrany okres jest tworzona na podstawie dokumentów rozliczeniowych przetworzonych i zapisanych na koncie ubezpieczonego w ZUS ze wszystkich przedzia ów identyfikatorów.

Funkcja ta jest wspomagana kreatorem, który w trakcie pracy umo liwia pobranie danych za wybrane okresy z repliki ZUS. Informacje dla osób ubezpieczonych sN tworzone na podstawie dokumentów rozliczeniowych przekazanych przez p atnika i uznanych przez Zak ad Ubezpiecze; Spo ecznych za poprawne.

P atnicy sk adek, którzy nie pobierajN danych z repliki ZUS, nie mogN tworzyJ informacji miesiKcznych i informacji rocznych dla ubezpieczonych.

Aby utworzyJ InformacjK dla osoby ubezpieczonej: 1. Z menu NarzKdzia wybierz polecenie Twórz dokumenty, nastKpnie polecenie Informacje dla osoby ubezpieczonej.

Funkcje programu

213

2. W oknie powitania kreatora, kliknij przycisk Dalej i postKpuj zgodnie ze wskazówkami Kreatora.

3. W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 166) wska rok, za który bKdN tworzone informacje dla ubezpieczonych a nastKpnie kliknij przycisk Dalej.

Informacja Roczna dla osoby ubezpieczonej mo e byJ tworzona dopiero od roku 2012.

Rysunek 166. Okno dialogowe – Kreator Informacji dla osoby ubezpieczonej – krok 2/4

4. W kolejnym kroku kreatora (patrz Rysunek 167) nastNpi sprawdzenie aktualno$ci komponentów i danych programu.

W sytuacji, gdy komponety i s owniki programu lub dane p atnika lub ubezpieczonych bKdN nieaktualne, nastNpi pobranie i aktualizacja danych (patrz rozdzia 5.2.1)

214

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 167.Okno dialogowe – Kreator Informacji dla osoby ubezpieczonej – krok 3/7

5. Po sprawdzeniu i aktualizacji danych kliknij przycisk Dalej. W czwartym kroku kreatora (patrz Rysunek 168) wybierz przycisk Twórz dokumenty dla wszystkich ubezpieczonych, je$li chcesz utworzyJ Informacje Roczn. dla wszystkich ubezpieczonych lub Twórz dokumenty dla wybranych ubezpieczonych, je$li chesz utworzyJ Informacje Roczn. dla wybranych ubezpieczonych.

Rysunek 168 .Okno dialogowe – Kreator Informacji dla osoby ubezpieczonej – krok 3/4

6. Je$li wybierzesz opcje Twórz dokumenty dla wybranych ubezpieczonych, kliknij na przycisk Wybierz Ubezpieczonych, aby wybraJ z listy ubezpieczonych, dla których chesz utworzyJ Informacje RocznD.

Funkcje programu

215

Rysunek 169.Okno dialogowe- Wybór ubezpieczonych

7. W piNtym kroku kreatora (patrz Rysunek 170) okre$l Numer identyfikatora informacji dla wybranych ubezpieczonych i wybierz przycisk Dalej.

Rysunek 170.Okno dialogowe – Kreator Informacji dla osoby ubezpieczonej – krok 5/7

8. W kroku szóstym po zaznczeniu opcji Wydruk kliknij przycisk Zako cz, aby wydrukowaJ raporty Informacja Roczna dla osób wybranych w kroku czwartym. NastNpi wydruk utworzonego raportu dla wybranych ubezpieczonych. Utworzony raport zostaje równie zapisany stadartowej lokalizacji (Patrz Rysunek 171).

216

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 171 Okno dialogowe – Kreator Informacji dla osoby ubezpieczonej – krok 6/7

9. Je$li chesz zmieniJ lokalizacje zapisu raportu, to przed wybraniem przycisku ZakoAcz, kliknij przycisk PrzeglDdaj, aby wskazaJ inne miejsce zapisu pliku (patrzRysunek 172).

Rysunek 172.Okno dialogowe –Zmiana lokalizacji zapisu raportu Informacja Miesieczna

5.10 Obs uga certyfikatów Funkcje obs ugi certyfikatów obejmujN pobieranie ich rejestracjK, przeglNdanie, weryfikacjK i usuwanie.

Funkcje programu

certyfikatów,

217

Certyfikat jest dokumentem elektronicznym podpisanym przez Centrum Certyfikacji, zawierajNcym klucz publiczny oraz dane w a$ciciela certyfikatu.

Ka dy podmiot uczestniczNcy w elektronicznej komunikacji (p atnik, jednostka ZUS, Centrum Certyfikacji ) pos uguje siK parN kluczy.

Klucz prywatny jest tajnym kluczem w a$ciciela (przechowywanym na karcie elektronicznej).

Klucz publiczny jest zawarty w certyfikacie i w takiej postaci mo e byJ udostKpniany przez w a$ciciela innym podmiotom, z ktรณrymi zamierza siK on bezpiecznie komunikowaJ.

Para kluczy (prywatny i publiczny) jest wykorzystywana do podpisywania i szyfrowania dokumentรณw.

Podpisywanie 1. P atnik podpisuje dokumenty (dokumenty ubezpieczeniowe oraz o$wiadczenie o prawie dostKpu do danych p atnika) przekazywane do ZUS za pomocN swojego klucza prywatnego.

2. ZUS, po otrzymaniu dokumentรณw, na podstawie do Nczonego do podpisu certyfikatu p atnika sprawdza, kto jest nadawcN przesy ki oraz czy podpis prawid owo siK weryfikuje.

Szyfrowanie 1. P atnik szyfruje dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS za pomocN klucza publicznego z certyfikatu ZUS. 2. ZUS, po otrzymaniu dokumentรณw, odszyfrowuje je za pomocN posiadanego klucza prywatnego, dziKki czemu przekazywane dokumenty mogN zostaJ odszyfrowane i odczytane wy Ncznie przez ZUS. Certyfikaty wydawane przez kwalifikowane centra certyfikacji tworzN strukturK hierarchicznN: Certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji

Certyfikat kwalifikowanego centrum certyfikacji

Certyfikaty kwalifikowane

Certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji jest certyfikatem nadrzKdnym dla wszystkich pozosta ych certyfikatรณw. Certyfikaty kwalifikowane wydawane przez kwalifikowane centra certyfikacji podpisywane sN przy u yciu certyfikatu kwalifikowanego centrum certyfikacji, a ten z kolei przez certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji. Certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji podpisuje sam siebie.

218

Dokumentacja u ytkownika

Operacje zwiNzane z obs ugN certyfikatów wywo ywane sN w widoku Certyfikaty (patrz Rysunek 173), dostKpnym po wybraniu z menu Widok polecenia Przekaz elektroniczny/Certyfikaty, po klikniKciu ikony Certyfikaty na zak adce Przekaz elektroniczny na pasku ikon lub po wci$niKciu klawisza F11 w dowolnym widoku.

Rysunek 173. Obszar roboczy Certyfikaty

5.10.1

Weryfikacja wst pna danych przekazu elektronicznego Je eli podczas tej sesji pracy z programem u ytkownik nie pracowa jeszcze z przekazem elektronicznym, to po przej$ciu do widoku zwiNzanego z przekazem wykonana zostanie weryfikacja wstKpna zarejestrowanych w programie certyfikatów i list CRL. Polega ona na sprawdzeniu: • •

•

czy w programie zarejestrowany jest certyfikat jednostki ZUS wydany przez niekwalifikowane centrum certyfikacji, czy w programie zarejestrowane sN potrzebne do pracy z przekazem elektronicznym certyfikaty takie, jak: certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji, certyfikat Centrum Certyfikacji (KIR, Sigillum lub UNIZETO Certum) i certyfikat kwalifikowany p atnika wydany przez jedno z Centrów Certyfikacji, czy w programie zarejestrowane sN aktualne listy certyfikatów uniewa nionych (CRL).

Narodowe Centrum Certyfikacji publikuje odcisk swoich kluczy na stronie internetowej https://www.nccert.pl .

Odcisk klucza jest skrótem klucza publicznego (wykonanym wg algorytmu sha1) i s u y do weryfikacji wiarygodno$ci certyfikatu.

Funkcje programu

219

Wywo ywanie okna Weryfikacja wst-pna mo na wy NczyJ, zaznaczajNc pole wyboru Nie pokazuj tego komunikatu podczas nast pnego uruchomienia programu (patrz Rysunek 174 i Rysunek 176).

Rysunek 174. Okno Weryfikacja wst-pna zak adka Status weryfikacji wstKpnej

Okno Weryfikacja wst-pna posiada dwie zak adki. Na zak adce Status weryfikacji wst pnej prezentowana jest u ytkownikowi informacja, czy w obecnym stanie aplikacji mo liwe jest przygotowanie poprawnych przesy ek do ZUS. W ramach weryfikacji wstKpnej nie jest sprawdzana prawid owo$J dzia ania po Nczenia internetowego, ktรณre jest niezbKdne do wys ania przygotowanych dokumentรณw do ZUS.

Wy$wietlana jest tu rรณwnie informacja o statusie weryfikacji certyfikatu ZUS oraz skonfigurowanego certyfikatu p atnika (w przypadku, je eli zosta on skonfigurowany).

W celu unikniKcia sytuacji, w ktรณrej wa no$J skonfigurowanego certyfikatu p atnika mija, uniemo liwiajNc p atnikowi przygotowanie wysy ki do ZUS, w oknie prezentowana jest rรณwnie informacja o liczbie dni pozosta ych do up ywu wa no$ci certyfikatu.

220

Dokumentacja u ytkownika

W oknie u ytkownik ma mo liwo$J wy$wietlenia szczegó ów certyfikatów (ZUS i kwalifkowanego) oraz aktualizacji list CRL przez automatyczne pobranie ze strony centrum certyfikacji bNdV poprzez pobranie z wcze$niej $ciNgniKtego pliku.

Listy CRL aktualizowane sN z adresów wskazanych w konfiguracji przekazu elektronicznego (patrz rozdzia 5.11.1 Pobieranie list CRL).

W sytuacji, kiedy w aplikacji nie zosta dodany i skonfigurowany certyfikat kwalifikowany, wówczas w oknie Weryfikacja wst-pna mo na do aplikacji dodaJ certyfikat kwalifikowany. Zostanie on automatycznie skonfigurowany jako domy$lny certyfikat u ytkownika wykorzystywany do przygotowania wysy ki do ZUS. Ustawienia domy$lnego certyfikatu u ytkownika mo na potem zweryfikowaJ w ustawieniach Przekazu elektronicznego (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).

Rysunek 175. Okno Weryfikacja wst-pna zak adka Status weryfikacji wstKpnej – Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego

Funkcje programu

221

Rysunek 176 Okno Weryfikacja wst-pna zak adka Weryfikacja punktów zaufania

Na zak adce Weryfikacja punktów zaufania prezentowana jest lista punktów zaufania, tj. certyfikatów g ównych urzKdów certyfikacji, które wystawiajN certyfikaty dla p atników i ZUS. Wy Ncznie certyfikaty pochodzNce z centrów stanowiNcych punkty zaufania sN obs ugiwane w ZUS. W celu przes ania do weryfikacji zainstalowanych w aplikacji punktów zaufania w oknie istnieje mo liwo$J zapisania tej informacji do pliku.

5.10.2

Pobieranie certyfikatu ZUS Funkcja umo liwia pobranie aktualnego i zarejestrowanie go w programie.

certyfikatu

jednostki

ZUS

Aby wys aJ zestaw dokumentów do ZUS, konieczne jest zarejestrowanie w programie aktualnego certyfikatu ZUS. Certyfikat klucza publicznego ZUS jest zarejestrowany w wersji instalacyjnej programu. W wypadku zmiany certyfikatu ZUS mo na go uzyskaJ, wykorzystujNc funkcjK pobierania w programie, lub pobraJ przy u yciu standardowej przeglNdarki WWW ze strony http://www.zus.pl/bip/pliki/PE-2-ZUS-EWD.pem.

222

Dokumentacja u ytkownika

Przed u yciem funkcji pobierania certyfikatu ZUS sprawdV, czy w parametrach przekazu elektronicznego ustawiony zosta adres Centrum Certyfikacji, z którego pobierany jest ten certyfikat (patrz „Dokumentacja administratora”).

W polu Certyfikat ZUS powinien znajdowaJ http://www.zus.pl/bip/pliki/PE-2-ZUS-EWD.pem..

siK

wpis

Aby pobraJ certyfikat ZUS: 1. W widoku Certyfikaty z menu Przekaz wybierz polecenie Pobierz i rejestruj certyfikat ZUS. Polecenie Pobierz i rejestruj certyfikat ZUS znajduje siK równie w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Certyfikaty.

2. Wy$wietlone zostanie okno Komunikacja z Centrum Certyfikacji (patrz Rysunek 177) informujNce o procesie pobierania danych. Aby przerwaJ operacjK pobierania, kliknij przycisk Anuluj.

Rysunek 177. Okno Komunikacja z Centrum Certyfikacji

Certyfikat jednostki ZUS znajdujNcy siK pod adresem wskazanym w parametrach przekazu elektronicznego zostanie pobrany i zarejestrowany w programie, a na ekranie wy$wietlony zostanie informujNcy o tym komunikat (patrz Rysunek 178). Kliknij przycisk OK.

Rysunek 178. Okno komunikatu o pobraniu certyfikatu ZUS

5.10.3

Rejestracja certyfikatu Funkcja Rejestracja certyfikatu oznacza wprowadzenie do bazy danych informacji o certyfikacie, a tak e zarejestrowanie go w systemie. Za pomocN tej funkcji w programie P ATNIK rejestrowane sN nastKpujNce certyfikaty:

Funkcje programu

223

• • • •

certyfikat jednostki ZUS, certyfikat kwalifikowany, certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji, certyfikat kwalifikowanego Centrum Certyfikacji.

Prawid owe dzia anie poszczególnych funkcji programu wymaga, aby w bazie programu znajdowa y siK wszystkie certyfikaty. Niektóre z nich (certyfikaty CA, certyfikat Narodowego centrum certyfikacji, certyfikaty kwalifikowane centrum certyfikacji, jednostki ZUS) znajdujN siK w bazie instalacyjnej programu. Certyfikat ZUS mo na równie pobraJ, korzystajNc z funkcji pobierania w programie.

Funkcja obejmuje rejestracjK ka dego z wymienionych wcze$niej certyfikatów.

Jej dzia anie jest uzale nione od tego, jaki certyfikat jest rejestrowany.

Plik z certyfikatem wydanym dla ZUS, u ytkownik powinien pobraJ z Internetu za pomocN standardowej przeglNdarki WWW ze strony http://www.zus.pl.

Certyfikat ZUS mo e byJ równie pobrany przy wykorzystaniu funkcji pobierania programu P ATNIK.

Aby zarejestrowaJ certyfikat: 1. W widoku Certyfikaty z menu Przekaz wybierz polecenie Rejestruj certyfikat z pliku.

Polecenie Rejestruj z pliku znajduje siK równie w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Certyfikaty.

2.

W oknie Otwórz (patrz Rysunek 179) wybierz plik zawierajNcy certyfikat (plik o rozszerzeniu *.pem) i kliknij przycisk Otwórz. KlikniKcie przycisku Anuluj powoduje rezygnacjK z rejestracji certyfikatu i powrót do okna zawierajNcego listK wszystkich certyfikatów.

Rysunek 179. Okno Otwórz – wybór pliku z certyfikatem

224

Dokumentacja u ytkownika

Kolejne kroki, ktรณre nale y wykonaJ, zale N od tego, jakiego typu certyfikat rejestrujesz.

5.10.3.1 Rejestracja certyfikatu Narodowego centrum certyfikacji przeznaczonego do podpisu Certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji jest certyfikatem nadrzKdnym w stosunku do certyfikatรณw kwalifikowanych rejestrowanych w programie P ATNIK. Certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji

Certyfikat kwalifikowanego centrum certyfikacji

Certyfikaty kwalifikowane

Kwalifikowane certyfikaty p atnikรณw podpisywane sN przy u yciu certyfikatu kwalifikowanego centrum certyfikacji, a ten z kolei przez certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji. Certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji podpisuje sam siebie. Dlatego wa ne jest, aby dok adnie zweryfikowaJ odcisk klucza tego certyfikatu, aby mieJ pewno$J, e jest on wiarygodny.

Aby zarejestrowaJ certyfikat: 1. Wykonaj kroki opisane w rozdziale 5.10.3 Rejestracja certyfikatu.

3. SprawdV odcisk klucza wy$wietlony w oknie Weryfikacja punktu zaufania (patrz Rysunek 180) z odciskiem klucza opublikowanym w prasie lub w Internecie. Je$li ciNgi znakรณw siK rรณ niN, nale y kliknNJ przycisk Nie. Je eli odcisk klucza jest prawid owy, kliknij przycisk Tak.

Rysunek 180. Wizualna weryfikacja odcisku klucza publicznego certyfikatu Narodowego Centrum Certyfikacji

Funkcje programu

225

Narodowe Centrum Certyfikacji publikuje odcisk klucza na swojej stronie internetowej www.nccert.pl.

Odcisk klucza jest skrótem klucza publicznego (wykonanym wg algorytmu sha1) i s u y do wizualnej weryfikacji wiarygodno$ci certyfikatu.

•

•

Po pozytywnej weryfikacji sprawdzane jest, czy odcisk klucza jest identyczny z odciskiem wcze$niej zweryfikowanym przez p atnika, nastKpnie weryfikowana jest poprawno$J podpisu i okres wa no$ci certyfikatu.

Po wykonaniu weryfikacji dane certyfikatu zapisywane sN do bazy, a na ekranie wy$wietlany jest komunikat (patrz Rysunek 181).

Rysunek 181. Okno komunikatu po pomy$lnym zarejestrowaniu certyfikatu

Je eli certyfikat jest niewiarygodny, nie zostanie zarejestrowany w programie, a na ekranie pojawi siK odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 182).

Rysunek 182. Okno komunikatu o b Kdzie rejestrowania certyfikatu

5.10.3.2

Rejestracja certyfikatów innych typów 1. Wykonaj kroki opisane w rozdziale 5.10.3 Rejestracja certyfikatu.

2. Po wybraniu pliku z certyfikatem weryfikowana jest jego poprawno$J (prawid owo$J formatu, zgodno$J podpisu elektronicznego, aktualno$J i wa no$J).

3. Po wykonaniu weryfikacji dane certyfikatu zapisywane sN do bazy, a na ekranie wy$wietlany jest odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 183).

4. Je eli certyfikat jest niewiarygodny, nie zostanie zarejestrowany w programie, a na ekranie pojawi siK odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 184).

226

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 183. Okno komunikatu po pomy$lnym zarejestrowaniu certyfikatu

Rysunek 184. Okno komunikatu o b Kdzie rejestrowania certyfikatu

5.10.4

Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego Funkcja Rejestracja certyfikatu oznacza wprowadzenie do bazy danych programu P ATNIK informacji o certyfikacie kwalifikowanym P atnika.

Poprawne dzia anie aplikacji P atnik z certyfikatami kwalifikowanymi wymaga, aby w magazynie systemowym by wcze$niej zarejestrowany certyfikat kwalifikowany wraz informacjN o odpowiadajNcym mu kluczu prywatnym.

Obecno$J klucza prywatnego mo na sprawdziJ oglNdajNc w a$ciwo$ci certyfikatu kwalifikowanego zarejestrowanego w systemie za pomocN polecenia: Internet Explorer\NarzKdzia\Opcje internetowe\Zak adka „Zawarto$J”\Przyciski „Certyfikaty” W przypadku prawid owego zarejestrowania klucza prywatnego we w a$ciwo$ciach certyfikatu bKdzie znajdowa a siK poni sza informacja:

Tym samym konieczna jest rejestracja certyfikatu kwalifikowanego indywidualnie przez ka dego u ytkownika systemu. S u N do tego aplikacje dostarczane przez Kwalifikowane Centra, tj. asystent certyfikatów oraz proCertumCardManager.

Niewykonanie takiej czynno$ci powoduje, e niemo liwe jest powiNzanie certyfikatu z odpowiadajNcym mu kluczem prywatnym znajdujNcym siK na karcie elektronicznej.

Funkcje programu

227

Funkcja Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego umo liwia rejestracjK certyfikatu kwalifikowanego wydanego przez jedno z kwalifikowanych centrów certyfikacji dzia ajNcych na terenie polski.

Poprawne dzia anie aplikacji P atnik wymaga zarejestrowania certyfikatu kwalifikowanego poleceniem Rejestruj certyfikat kwalifikowany.

Prawid owe dzia anie funkcji programu wymaga, aby w bazie programu znajdowa y siK: certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji, certyfikat kwalifikowanego Centrum Certyfikacji, które wystawi o dany certyfikat kwalifikowany.

Certyfikaty: Narodowego Centrum Certyfikacji, kwalifikowanych centrów, aktualne na dzie; wydania wersji programu P atnik, znajdujN siK w bazie instalacyjnej programu.

Poprawna rejestracja certyfikatu kwalifikowanego p atnika wymaga zarejestrowania w programie najpierw certyfikatu Narodowego Centrum Certyfikacji do podpisu, a nastKpnie certyfikatu kwalifikowanego Centrum Certyfikacji. W dalszej kolejno$ci mo na rejestrowaJ kwalifikowany certyfikat u ytkownika programu.

Brak którego$ z tych certyfikatów spowoduje wy$wietlenie komunikatu o niemo liwo$ci pobrania pe nego a;cucha certyfikatów i przeprowadzenia poprawnej weryfikacji oraz zarejestrowania certyfikatu.

5.10.4.1

Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego Aby zarejestrowaJ certyfikat: 1. W widoku Certyfikaty z menu Przekaz wybierz polecenie Rejestruj certyfikat kwalifikowany.

Polecenie Rejestruj certyfikat kwalifikowany znajduje siK równie w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Certyfikaty.

2. W oknie Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego (patrz Rysunek 185) wybierz certyfikat i kliknij przycisk Rejestruj. KlikniKcie przycisku Anuluj powoduje rezygnacjK z rejestracji certyfikatu i powrót do okna zawierajNcego listK wszystkich certyfikatów.

228

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 185. Okno Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego

3. Po wybraniu pliku z certyfikatem weryfikowana jest jego poprawno$J (prawid owo$J formatu, zgodno$J podpisu elektronicznego, aktualno$J i wa no$J).

4. Po wykonaniu weryfikacji dane certyfikatu zapisywane sN do bazy, a na ekranie wy$wietlany jest odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 186).

W sytuacji, kiedy w aplikacji nie zosta jeszcze skonfigurowany aden certyfikat u ytkownika, wówczas pierwszy rejestrowany w aplikacji certyfikat kwalifikowany jest automatycznie ustawiany jako domy$lny certyfikat wykorzystywany do przygotowania przesy ek do ZUS. Ustawienia domy$lnego certyfikatu u ytkownika mo na potem zweryfikowaJ w ustawieniach Przekazu elektronicznego (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).

5. Je eli certyfikat jest niewiarygodny, nie zostanie zarejestrowany w programie, a na ekranie pojawi siK odpowiedni komunikat (patrz Rysunek 187).

Rysunek 186. Okno komunikatu po pomy$lnym zarejestrowaniu certyfikatu

Rysunek 187. Okno komunikatu o b Kdzie rejestrowania certyfikatu

Funkcje programu

229

5.10.5

Weryfikacja certyfikatu Funkcja pozwala zweryfikowaJ certyfikat zarejestrowany w programie. Funkcja jest dostKpna dla wszystkich certyfikatów zarejestrowanych w programie.

Poprawna weryfikacja certyfikatu centrum kwalifikowanego wymaga, aby w magazynie systemowym by y zarejestrowane wszystkie certyfikaty z jego $cie ki weryfikacyjnej, tj. certyfikat Centrum Kwalifikowanego, który wystawi dany certyfikat oraz certyfikat Narodowego Centrum Certyfikacji.

Aby zweryfikowaJ certyfikat: 1.

2.

W widoku Certyfikaty zaznacz wybrany certyfikat na li$cie certyfikatów.

Z menu NarzCdzia wybierz polecenie Weryfikuj.

Polecenie Weryfikuj dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Certyfikaty.

Mo esz równie u yJ kombinacji klawiszy CTRL+W na klawiaturze lub wy$wietliJ szczegó y wybranego certyfikatu i w oknie Certyfikat z menu NarzCdzia wybraJ polecenie Weryfikuj lub kliknNJ przycisk Weryfikuj na pasku narzKdzi

Kolejne kroki, które nale y wykonaJ, zale N od tego, jakiego typu certyfikat weryfikujesz.

230

Dokumentacja u ytkownika

5.10.5.1

Weryfikacja certyfikatu Narodowego centrum certyfikacji 1. Wykonaj kroki opisane w rozdziale.5.10.4 Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego 2. SprawdV odcisk klucza wy$wietlony w oknie Weryfikacja punktu zaufania (patrz Rysunek 188) z odciskiem klucza opublikowanym w prasie lub w Internecie. Je$li ciNgi znak贸w siK r贸 niN, nale y kliknNJ przycisk Nie. Je eli odcisk klucza jest prawid owy, kliknij przycisk Tak.

Rysunek 188. Wizualna weryfikacja odcisku klucza publicznego certyfikatu Narodowego centrum certyfikacji

3. Po pozytywnej weryfikacji nastKpuje sprawdzenie, czy odcisk klucza obliczony wed ug algorytmu jest identyczny z odciskiem wcze$niej zweryfikowanym przez p atnika, nastKpnie weryfikowana jest poprawno$J podpisu i okres wa no$ci certyfikatu.

4. Po wykonaniu weryfikacji na ekranie wy$wietlany jest komunikat informujNcy o pozytywnym lub negatywnym wyniku weryfikacji certyfikatu (patrz Rysunek 189 oraz Rysunek 190).

Rysunek 189. Okno komunikatu o pozytywnym wyniku weryfikacji certyfikatu

Funkcje programu

231

Rysunek 190. Okno komunikatu o negatywnym wyniku weryfikacji certyfikatu

5.10.5.2

Weryfikacja certyfikatów innych typów 1. Wykonaj kroki opisane w rozdziale 5.10.4 Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego.

2. Sprawdzana jest poprawno$J certyfikatu, tzn. prawid owo$J formatu, zgodno$J podpisu elektronicznego, aktualno$J i wa no$J (przez sprawdzenie, czy znajduje siK na li$cie CRL).

3. Po wykonaniu weryfikacji na ekranie wy$wietlany jest komunikat informujNcy o pozytywnym lub negatywnym wyniku weryfikacji certyfikatu (patrz Rysunek 191 oraz Rysunek 192).

Przyczyn negatywnej weryfikacji certyfikatu mo e byJ wiele, np. certyfikat nie jest ju (albo jeszcze) wa ny, mo e brakowaJ list CRL niezbKdnych do weryfikacji certyfikatu.

Z tego powodu nale y dok adnie analizowaJ komunikaty pojawiajNce siK w trakcie weryfikacji certyfikatu.

Rysunek 191. Okno komunikatu o pozytywnym wyniku weryfikacji certyfikatu

Rysunek 192. Okno komunikatu o negatywnym wyniku weryfikacji certyfikatu

5.10.6

Zapisanie certyfikatu do pliku Funkcja Zapisanie certyfikatu do pliku umo liwia zapisanie do pliku certyfikatu z listy certyfikatów zarejestrowanych w programie.

Jest dostKpna zarówno dla certyfikatów wydawanych przez Centrum Certyfikacji Unizeto Certum dedykowane dla ZUS jak i certyfikatów kwalifikowanych.

232

Dokumentacja u ytkownika

Funkcja ta mo e byJ wykorzystywana miKdzy innymi do tworzenia kopii bezpiecze;stwa posiadanych certyfikatów.

Aby zapisaJ certyfikat do pliku: 1. W widoku Certyfikaty zaznacz na li$cie certyfikat, który chcesz zapisaJ do pliku.

2. Z menu NarzCdzia wybierz polecenie Zapisz Do pliku.

Polecenie Zapisz do pliku znajduje siK równie w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Certyfikaty.

Mo esz równie wy$wietliJ szczegó y wybranego certyfikatu i w oknie Certyfikat z menu NarzCdzia wybraJ polecenie Zapisz do pliku lub kliknNJ przycisk Zapisz do pliku na pasku narzKdzi.

3. W oknie Zapisz jako (patrz Rysunek 193) wybierz miejsce (katalog), w którym ma byJ zapisany plik o rozszerzeniu *.pem zawierajNcy certyfikat oraz wprowadV nazwK pliku (domy$lnie nazwa pliku jest taka sama jak identyfikator w a$ciciela zapisywanego certyfikatu). Kliknij przycisk Zapisz.

4. KlikniKcie przycisku Anuluj oznacza rezygnacjK z zapisania certyfikatu.

Rysunek 193. Okno Zapisz jako – zapisywanie certyfikatu do pliku

Po pomy$lnym zako;czeniu zapisywania certyfikatu wy$wietlony zostanie komunikat (patrz Rysunek 194).

Rysunek 194. Okno komunikatu informujNcego o zapisaniu certyfikatu do pliku.

Funkcje programu

233

5.10.7

Usuwanie certyfikatów Funkcja Usuwanie certyfikatów jest dostKpna zarówno dla certyfikatów wydawanych przez Centrum Certyfikacji Unizeto Certum dedykowane dla ZUS jak i certyfikatów kwalifikowanych.

Funkcja umo liwia usuniKcie certyfikatu z listy certyfikatów zarejestrowanych w programie.

Aby usunNJ certyfikat z programu: 1. W widoku Certyfikaty zaznacz na li$cie certyfikat, który chcesz usunNJ. 2. Z menu Program wybierz polecenie UsuA. Polecenie UsuA dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Certyfikaty.

Mo esz równie u yJ klawisza DEL lub kombinacji klawiszy CTRL+DEL na klawiaturze.

3. Na ekranie pojawi siK komunikat z pytaniem o potwierdzenie decyzji usuniKcia certyfikatu (patrz Rysunek 195).

Rysunek 195. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie decyzji usuniKcia certyfikatu

4. Kliknij przycisk Tak. KlikniKcie przycisku Nie oznacza rezygnacjK z usuniKcia certyfikatu.

Wybrany certyfikat zostanie usuniKty z bazy danych programu.

UsuniKcie certyfikatu kwalifikowanego u ytkownika wykorzystywanego do przygotowania przesy ki spowoduje, e domy$lnie skonfigurowany zostaje kolejny certyfikat kwalifikowany zarejestrowany w programie. Je eli lista aktualnie zarejestrowanych certyfikatów kwalifikowanych jest pusta, wówczas aden certyfikat nie bKdzie skonfigurowany.

Ustawienia domy$lnego certyfikatu u ytkownika mo na potem zweryfikowaJ w ustawieniach Przekazu elektronicznego (patrz „Dokumentacja administratora” rozdzia Konfiguracja przekazu elektronicznego).

5.10.8

Przegl,danie certyfikatów Funkcja Przegl.danie certyfikatów jest dostKpna zarówno dla certyfikatów wydawanych przez Centrum Certyfikacji Unizeto Certum dedykowane dla ZUS jak i certyfikatów kwalifikowanych.

234

Dokumentacja u ytkownika

5.10.8.1

WyAwietlanie szczegó ów certyfikatów Funkcja umo liwia zapoznanie siK u ytkownika z nastKpujNcymi szczegó ami wybranego certyfikatu: • nazwa certyfikatu, • status weryfikacji, • przeznaczenie certyfikatu, • nazwa wystawcy certyfikatu • okresy wa no$ci certyfikatu i klucza prywatnego, • nazwa w a$ciciela certyfikatu, • adres e-mail w a$ciciela certyfikatu, • dane certyfikatu wydawcy (numer seryjny, identyfikator klucza publicznego, nazwa i adres e-mail wydawcy certyfikatu), • identyfikator klucza publicznego, • typ certyfikatu, • dane dotyczNce $cie ki weryfikacji.

Aby przeglNdaJ szczegó y certyfikatu: 1. W widoku Certyfikaty zaznacz certyfikat, którego szczegó y chcesz przeglNdaJ. 2. Z menu Program wybierz polecenie PokaJ. Polecenie PokaJ dostKpne jest równie jako przycisk Aby wy$wietliJ szczegó y certyfikatu, mo esz te wybranym certyfikacie.

na pasku narzKdzi. kliknNJ dwa razy myszkN na

3. Na ekranie pojawi siK okno Certyfikat (patrz Rysunek 196). Wszystkie dane sN wy$wietlane na trzech zak adkach Ogólne, Szczegó,y i Ncie ka weryfikacji.

Funkcje programu

235

Rysunek 196 Okno Certyfikat (zak adka Og贸lne)

Rysunek 197 Okno Certyfikat (zak adka Szczeg贸,y)

236

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 198 Okno Certyfikat (zak adka Ncie ka weryfikacji)

Informacje znajdujNce siK na zak adce Fcie1ka weryfikacji mo na zapisaJ do pliku tekstowego.

W tym celu nale y w otwartym oknie Certyfikat z menu NarzCdzia wybraJ polecenie Zapisz IcieJkC.

5.10.8.2

Filtrowanie certyfikatów Funkcja w znacznym stopniu u atwia przeglNdanie certyfikatów w obszarze roboczym Certyfikaty. Jej dzia anie polega na „przefiltrowaniu” wszystkich certyfikatów znajdujNcych siK w bazie programu i wyszukaniu tylko tych, które spe niajN podane wcze$niej kryteria.

Filtr certyfikatów jest podzielony na trzy g ówne zak adki: • Dane podstawowe – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug typu i numeru certyfikatu.

• Zaawansowane – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug daty wa no$ci certyfikatu i odpowiadajNcego mu klucza prywatnego.

• Sortowanie – zak adka ta umo liwia sortowanie rosnNce lub malejNce wed ug piKciu wybranych kolumn.

Szczegó owe informacje na temat sposobu korzystania z filtrów znajdujN siK w rozdziale 3.4.1 Filtrowanie danych.

Funkcje programu

237

5.11 Obs uga list CRL Obs uga list CRL obejmuje pobieranie, rejestracjK i weryfikacjK list CRL wydawanych przez: Centrum Certyfikacji wystawiajNce certyfikaty dla ZUS, Narodowe Centrum Certyfikacji, kwalifikowane Centrum Certyfikacji: KIR, Sigillum lub UNIZETO Centrum.

Listy certyfikatów uniewa nionych (ang. Certificate Revocation List) zawierajN informacje o certyfikatach uniewa nionych przez wydajNce je Centrum Certyfikacji.

• •

Dla $cie ki certyfikatu kwalifikowanego wydawane sN równie dwie listy CRL. Narodowe Centrum Certyfikacji wydaje listK CRL dotyczNcN certyfikatów uniewa nionych przez Narodowe Centrum Certyfikacji Kwalifikowane Centrum Certyfikacji wydaje listK dotyczNcN certyfikatów uniewa nionych przez dane (jedno z trzech) kwalifikowane Centrum Certyfikacji.

U ytkownik programu P ATNIK powinien zawsze dbaJ o posiadanie dwóch aktualnych list CRL.

Zarejestrowana lista uniewa nionych certyfikatów (CRL) podnosi stopie; bezpiecze;stwa komunikacji elektronicznej miKdzy p atnikiem a ZUS i Centrum Certyfikacji.

Lista CRL ma zapobiegaJ sytuacjom, w których strony komunikacji bKdN pos ugiwa y siK niewa nymi certyfikatami.

Brak zarejestrowanej w programie aktualnej listy CRL mo e np. spowodowaJ sytuacjK, w której u ytkownik nie$wiadomie podpisze swoje dokumenty niewa nym certyfikatem, a ZUS, dysponujNc aktualnN listN CRL, nie zarejestruje dokumentów ubezpieczeniowych p atnika z powodu negatywnej weryfikacji wiadomo$ci, poniewa certyfikat u yty do podpisania wiadomo$ci znajduje siK na li$cie CRL. Ka de CA na wydawanej przez siebie li$cie CRL umieszcza datK wydania nastKpnej listy uniewa nionych certyfikatów. Jest to najpóVniejsza data, kiedy to powinna pojawiJ siK kolejna lista CRL. W uzasadnionych przypadkach (np. uniewa nienie jakiego certyfikatu) kolejna lista CRL mo e pojawiJ siK wcze$niej.

W programie P ATNIK data wydania przez CA nowej listy CRL znajduje siK w polu Data nast pnej aktualizacji w szczegó ach listy CRL. Operacje zwiNzane z obs ugN list CRL wywo ywane sN w widoku Listy CRL (patrz Rysunek 199), dostKpnym po wybraniu z menu Widok polecenia Przekaz elektroniczny/Listy CRL, lub po klikniKciu ikony Listy CRL na zak adce Przekaz elektroniczny na pasku ikon.

238

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 199. Obszar roboczy Listy CRL Je eli podczas tej sesji pracy z programem u ytkownik nie pracowa jeszcze z przekazem elektronicznym, to po przej$ciu do widoku Listy CRL wykonana zostanie weryfikacja wstKpna zarejestrowanych w programie certyfikat贸w i list CRL (patrz opis na stronie 219).

Funkcje programu

239

5.11.1

Pobieranie list CRL Funkcja umo liwia pobranie aktualnych list CRL i zarejestrowanie ich w programie.

240

Dokumentacja u ytkownika

Przed u yciem funkcji pobierania certyfikatu ZUS sprawdV, czy w parametrach przekazu elektronicznego ustawiony zosta adres Centrum Certyfikacji, z którego pobierane sN te listy (patrz „Dokumentacja administratora”).

W sekcji Informacje o certyfikacie p atnika powinny znajdowaJ siK wpisy: w polu Lista CRL Narodowego Centrum Certyfikacji: http://www.nccert.pl/arl/nccert-n.crl w polu Lista CRL Centrum Kwalifikowanego jedna z poni szych warto$ci (zale nie od tego które centrum jest wystawcN skonfigurowanego certyfikatu kwalifikowanego): •

je eli wydawcN listy CRL jest jeden z certyfikatów Sigillum: http://193.178.164.4/repozytorium/ca1_newroot.crl - lista CRL aktualnego urzKdu albo http://193.178.164.4/repozytorium/ca1.crl - lista CRL dla certyfikatów wydanych w okresie od 2009-04-03 do 2012-0515

•

je eli wydawcN wybranego certyfikatu kwalifikowanego jest jeden z certyfikatów Unizeto Certum: http://crl.certum.pl/qca11.crl - lista CRL aktualnego urzKdu albo http://crl.certum.pl/qca09.crl - lista CRL dla certyfikatów wydanych w okresie od 5 stycznia 2009 do 20 wrze$nia 2011

•

je eli wydawcN wybranego certyfikatu kwalifikowanego jest jeden z certyfikatów Krajowej Izby Rozliczeniowej: http://elektronicznypodpis.pl/crl/crl_ozk42.crl - lista CRL aktualnego urzKdu albo http://elektronicznypodpis.pl/crl/crl_ozk32.crl - lista CRL dla certyfikatów wydanych w okresie od 29 kwietnia 2009 do 9 grudnia 2011

•

je eli wydawcN wybranego certyfikatu kwalifikowanego jest jeden z certyfikatów wydanych przez Centrum MobiCert: http://crl2.mobicert.pl/ca1.crl - lista CRL aktualnego urzKdu albo http://crl1.mobicert.pl/ca1.crl - lista CRL dla certyfikatów wydanych w okresie od 9 paVdziernika 2009 do 31 stycznia 2013

•

je eli wydawcN wybranego certyfikatu kwalifikowanego jest certyfikat wydanych przez CenCert Centrum Certyfikatów Kwalifikowanych

•

http://www.cencert.pl/crl/ostatni_kwal.crl - lista CRL aktualnego urzKdu

Aby pobraJ listy CRL:

Funkcje programu

241

1. W widoku Listy CRL z menu Przekaz wybierz polecenie Pobierz i rejestruj listC CRL. Polecenie Pobierz i rejestruj znajduje siK r贸wnie w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Listy CRL.

2. Wy$wietlone zostanie okno Komunikacja z Centrum Certyfikacji (patrz Rysunek 200) informujNce o procesie pobierania danych. Aby przerwaJ operacjK pobierania, kliknij przycisk Anuluj.

Rysunek 200. Okno Komunikacja z Centrum Certyfikacji

3. Wybrane listy znajdujNce siK pod wskazanymi w ustawieniach przekazu elektronicznego adresami, zostanN pobrane i zarejestrowane w programie, a na ekranie zostanie wy$wietlony informujNcy o tym komunikat (patrz Rysunek 201). Kliknij przycisk OK.

Rysunek 201. Okno komunikatu Listy CRL mo na te pobraJ za pomocN standardowej przeglNdarki WWW ze strony http://www.zus.pl). Listy CRL pobrane w ten spos贸b nale y zarejestrowaJ samodzielnie w programie.

242

Dokumentacja u ytkownika

5.11.2

Rejestracja listy CRL Funkcja ta s u y do rejestrowania w programie list uniewa nionych certyfikatów.

Podczas rejestrowania listy CRL: • •

plik z listN CRL, znajdujNcy siK w dowolnym miejscu na dysku, jest kopiowany do katalogu ustawionego w parametrach przekazu elektronicznego, $cie ka dostKpu do zarejestrowanej listy jest zapisywana w bazie danych.

Przed zarejestrowaniem lista CRL jest weryfikowana (sprawdzana jest zgodno$J formatu pliku, zgodno$J podpisu cyfrowego pod listN oraz aktualno$J listy CRL).

Aby zarejestrowaJ listK CRL, w bazie musi znajdowaJ siK certyfikat Centrum Certyfikacji, które danN listK wystawi o.

Je$li odpowiedniego certyfikatu Centrum Certyfikacji nie ma w bazie, nale y go zarejestrowaJ samodzielnie po pobraniu za pomocN standardowej przeglNdarki WWW z Internetu ze strony w a$ciwego Centrum Certyfikacji.

Aby zarejestrowaJ listK CRL: 1. W widoku Listy CRL z menu Przekaz wybierz polecenie Rejestruj listC CRL z pliku.

Polecenie Rejestruj z pliku znajduje siK równie w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Listy CRL.

2. W oknie Otwórz (patrz Rysunek 202) wska odpowiedni plik lub pliki zawierajNce listy CRL (pliki o rozszerzeniach *.pem) i kliknij przycisk Otwórz. KlikniKcie przycisku Anuluj powoduje rezygnacjK z rejestracji listy CRL.

Rysunek 202. Okno Otwieranie – wybór pliku z listN CRL do zarejestrowania

Funkcje programu

243

3. Wybrana lista CRL zostanie zweryfikowana i zarejestrowana, a na ekranie zostanie wy$wietlony informujNcy o tym komunikat (patrz Rysunek 203).

Rysunek 203. Okno komunikatu o pomy$lnym zako;czeniu rejestracji listy CRL

Zarejestrowanie listy CRL zako;czy siK pomy$lnie tylko wówczas, gdy: • plik zawierajNcy listK CRL bKdzie mia poprawny format, • podpis pod listN CRL bKdzie wiarygodny, • lista CRL bKdzie aktualna.

5.11.3

Weryfikacja listy CRL Funkcja ta s u y do weryfikowania zarejestrowanych list CRL. Weryfikacja polega na sprawdzeniu formatu pliku zawierajNcego listK CRL, zgodno$ci podpisu cyfrowego pod listN oraz aktualno$ci listy CRL. Aby poprawnie zweryfikowaJ listK CRL, w bazie musi znajdowaJ siK certyfikat Centrum Certyfikacji, które podpisa danN listK, np. lista Certum Level IV CA wymaga aby w bazie znajdowa siK certyfikat centrum certyfikacji Certum Level IV CA. Je$li certyfikatu wystawcy listy nie ma w bazie, wówczas nale y go zarejestrowaJ po uprzednim pobraniu za pomocN standardowej przeglNdarki WWW z Internetu ze strony Powszechnego Centrum Certyfikacj Centrum (http://www.certum.pl).

Aby zweryfikowaJ listK CRL: 1. W widoku Listy CRL zaznacz listK CRL, której poprawno$J chcesz zweryfikowaJ. 2. Z menu NarzCdzia wybierz polecenie Weryfikuj.

Polecenie Weryfikuj dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Listy CRL. Mo esz równie u yJ kombinacji klawiszy CTRL+W na klawiaturze lub wy$wietliJ szczegó y wybranej listy CRL i w oknie Lista CRL z menu NarzCdzia wybraJ polecenie Weryfikuj lub kliknNJ przycisk Weryfikuj na pasku narzKdzi.

3. Po wykonaniu weryfikacji na ekranie wy$wietlany jest stosowny komunikat informujNcy o pozytywnym lub negatywnym wyniku weryfikacji listy CRL (patrz Rysunek 204 i Rysunek 205).

244

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 204. Okno komunikatu o pomy$lnym wyniku weryfikacji listy CRL

Rysunek 205. Okno komunikatu o negatywnym wyniku weryfikacji listy CRL

5.11.4

Usuwanie list CRL Funkcja umo liwia usuniKcie listy CRL z programu.

Aby usunNJ listK CRL: 1.

2.

W widoku Listy CRL zaznacz listK CRL, kt贸rN chcesz usunNJ. Z menu Program wybierz polecenie UsuA.

Polecenie UsuA dostKpne jest r贸wnie jako przycisk na pasku narzKdzi lub w menu podrKcznym, wy$wietlajNcym siK po klikniKciu prawym klawiszem myszy na panelu w widoku Listy CRL. Mo esz r贸wnie u yJ klawisza DEL lub kombinacji klawiszy CTRL+DEL na klawiaturze.

3.

Na ekranie pojawi siK pytanie o potwierdzenie decyzji o usuniKciu listy CRL (patrz Rysunek 206).

Rysunek 206. Okno komunikatu z pytaniem o potwierdzenie decyzji usuniKcia listy CRL

4.

Funkcje programu

Kliknij przycisk Tak. KlikniKcie przycisku Nie oznacza rezygnacjK z usuniKcia listy CRL.

245

5.11.5

Przegl,danie list CRL

5.11.5.1

WyAwietlanie szczegó ów list CRL U ytkownik mo e zapoznaJ siK z szczegó ami wybranej listy CRL, miKdzy innymi: • numer, • wersja, • wystawca, • data wystawienia listy CRL, • data wydania nastKpnej listy CRL, • algorytm podpisu.

Aby przeglNdaJ szczegó y listy CRL: 1.

2.

W widoku Listy CRL zaznacz listK CRL, której szczegó y chcesz przeglNdaJ. Z menu Program wybierz polecenie PokaJ.

Polecenie PokaJ dostKpne jest równie jako przycisk Aby wy$wietliJ szczegó y listy CRL, mo esz te wybranej li$cie CRL.

3.

246

na pasku narzKdzi. kliknNJ dwa razy myszkN na

Na ekranie pojawi siK okno Lista CRL (patrz Rysunek 207) zawierajNce szczegó y wybranej listy CRL.

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 207 Okno Lista CRL (zak adka Og贸lne)

Rysunek 208 Okno Lista CRL (zak adka Lista odwo,ania)

Funkcje programu

247

5.12 Obs uga wiadomoAci Obs uga wiadomo$ci dotyczy tylko wiadomo$ci ju znajdujNcych siK w bazie programu P atnik.

W obecnej wersji programu P atnik funkcje zwiNzane z obs ugN wiadomo$ci obejmujN wy Ncznie przeglNdanie oraz usuwanie wiadomo$ci.

Funkcje wspierajNce realizacjK procedur certyfikacyjnych, dostKpne w poprzednich wersjach programu, nie sN ju dostKpne ze wzglKdu na zmiany prawne uniemo liwiajNce korzystanie z dedykowanych certyfikat贸w do komunikacji ZUS. Komunikacja musi siK odbywaJ wy Ncznie przy wykorzystaniu certyfikat贸w kwalifikowanych, kt贸re uzyskiwane sN bez wsparcia programu P atnik.

Operacje zwiNzane z obs ugN wiadomo$ci wywo ywane sN w widoku Wiadomo ci (patrz Rysunek 209), dostKpnym po wybraniu z menu Widok polecenia Przekaz elektroniczny/WiadomoIci, po klikniKciu ikony Wiadomo0ci na zak adce Przekaz elektroniczny na pasku ikon lub po wci$niKciu klawisza F9 w dowolnym widoku.

Rysunek 209. Obszar roboczy Wiadomo ci

248

Dokumentacja u ytkownika

Je eli podczas tej sesji pracy z programem u ytkownik nie pracowa jeszcze z przekazem elektronicznym, to po przej$ciu do widoku Wiadomo ci wykonana zostanie weryfikacja wstKpna zarejestrowanych w programie certyfikatรณw i list CRL (patrz 5.10.1 Weryfikacja wstKpna danych przekazu elektronicznego).

5.12.1

Usuwanie wiadomoAci Funkcja umo liwia usuniKcie wiadomo$ci znajdujNcych siK w bazie programu.

Aby usunNJ wiadomo$J z programu: 1.

2.

3.

W widoku Wiadomo ci zaznacz wiadomo$J, ktรณrN chcesz usunNJ. Z menu Program wybierz polecenie UsuA. PotwierdV usuniKcie wiadomo$ci, klikajNc przycisk Tak w oknie, ktรณre pojawi siK na ekranie (patrz Rysunek 210). Je eli w programie znajdujN siK wiadomo$ci bKdNce odpowiedziN na wiadomo$J przeznaczonN do usuniKcia lub wiadomo$ci nastKpne w cyklu, nale y potwierdziJ zgodK na usuniKcie wiadomo$ci wraz z wiadomo$ciami powiNzanymi (patrz Rysunek 211).

KlikniKcie przycisku Nie oznacza rezygnacjK z zamiaru usuniKcia wiadomo$ci.

Rysunek 210. Okno komunikatu z pytaniem o usuniKcie wiadomo$ci

Rysunek 211. Okno komunikatu z pytaniem o usuniKcie wiadomo$ci powiNzanych

Wybrana wiadomo$J zostanie usuniKta z programu.

5.12.2

Przegl,danie wiadomoAci Ustawienie kontekstu p atnika powoduje wy$wietlanie tylko tych wiadomo$ci, ktรณrych autorem i odbiorcN by dany p atnik.

Aby wy$wietliJ wiadomo$ci od/dla innych p atnikรณw, nale y zmieniJ kontekst p atnika.

Funkcje programu

249

5.12.2.1

WyAwietlanie szczegó ów wiadomoAci Funkcja umo liwia przeglNdanie szczegó ów wiadomo$ci wygenerowanych i odebranych przez program P ATNIK. Aby przeglNdaJ szczegó y wskazanej wiadomo$ci: W widoku Wiadomo ci zaznacz wiadomo$J, której szczegó y chcesz przeglNdaJ. 2. Z menu Program wybierz polecenie PokaJ. 1.

Polecenie PokaJ dostKpne jest równie jako przycisk na pasku narzKdzi.

Aby wy$wietliJ szczegó y wiadomo$ci, mo esz te kliknNJ dwa razy myszkN na wybranej wiadomo$ci.

3.

Na ekranie pojawi siK okno robocze wybranej wiadomo$ci (patrz Rysunek 212). Wszystkie dane sN wy$wietlane na kolejnych zak adkach. Rodzaj i ilo$J informacji, które sN prezentowane u ytkownikowi, zale N od typu wiadomo$ci.

Rysunek 212. Okno wiadomo$ci

5.12.2.2

Filtrowanie wiadomoAci Funkcja w znacznym stopniu u atwia przeglNdanie wiadomo$ci w obszarze roboczym Wiadomo ci. Polega ona na “przefiltrowaniu” wszystkich wiadomo$ci znajdujNcych siK w bazie programu i wyszukaniu tylko tych, które spe niajN podane wcze$niej kryteria.

Filtr wiadomo$ci jest podzielony na trzy g ówne zak adki: • • •

Dane podstawowe – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug typu (symbolu) wiadomo$ci i daty jej utworzenia.

Zaawansowane – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug pochodzenia/przeznaczenia wiadomo$ci.

Sortowanie – zak adka ta umo liwia sortowanie rosnNce lub malejNce wed ug dwóch wybranych kolumn.

Szczegó owe informacje na temat sposobu korzystania z filtrów znajdujN siK w rozdziale 3.4.1 Filtrowanie danych.

250

Dokumentacja u ytkownika

5.13 Potwierdzenia historyczne W obszarze roboczym Potwierdzenia historyczne wy$wietlane sN dawne przesy ki zaimportowane z bazy aplikacji P ATNIK - PRZEKAZ ELEKTRONICZNY (patrz „Dokumentacja administratora”).

W widoku Potwierdzenia historyczne wy$wietlane sN nastKpujNce dane dotyczNce zaimportowanych przesy ek: • • • • •

nazwa pliku KSI MAIL (pliku przesy ki do ZUS), data przygotowania pliku, identyfikator potwierdzenia, data wygenerowania potwierdzenia, numer jednostki ZUS.

5.14 Obs uga komunikatów z ZUS Widok Komunikaty z ZUS prezentuje w postaci listy komunikaty przesy ane w potwierdzeniach przekazania zestawów dokumentów. W przypadku, gdy potwierdzenie zestawu zawiera komunikat, program rejestruje go w kontek$cie p atnika, którego zestaw jest potwierdzany. Komunikaty z ZUS sN prezentowane w oknie Komunikat z ZUS (patrz Rysunek 213), które zawiera dwie zak adki.

Na pierwszej zak adce sN zgromadzone nastKpujNce informacje: • • • • • • • • •

identyfikator komunikatu, data publikacji, data obowiNzywania, data rejestracji w systemie, tytu komunikatu, tre$J komunikatu, status wiadomo$ci, informacje o do Nczonych za Ncznikach oraz ich lokalizacji, oznaczenie, czy komunikat zosta przeczytany.

Druga zak adka zawiera listK za Nczników wraz z ich lokalizacjN oraz umo liwia przeglNdanie tych za Nczników.

Za Nczniki przekazywane w potwierdzeniach sN zapisywane na dysku w lokalizacji wskazanej w oknie Ustawienia programu na zak adce Lokalizacja (patrz rozdzia „Dokumentacja administratora” rozdzia Szczegó owy opis parametrów i opcji programu P atnik).

Rejestrowanie komunikatów z ZUS (wraz z za Ncznikami) dostarczanymi w potwierdzeniach odbywa siK podczas pobierania potwierdze; zestawów.

Po zarejestrowaniu komunikat jest dostKpny do przeglNdania, mo na go równie wydrukowaJ.

Funkcje programu

251

Program P atnik zapewnia kontrolK przeczytania komunikatów z ZUS poprzez: • • • •

informowanie u ytkownika o nowych komunikatach bezpo$rednio po wykonaniu rejestracji potwierdzenia, w którym komunikat zosta przes any, informowanie u ytkownika o nieprzeczytanych komunikatach podczas zamykania programu, informowanie u ytkownika o nieprzeczytanych komunikatach podczas uruchamiania programu, umo liwienie oznaczenia komunikatu jako „przeczytany” lub „nieprzeczytany” w oknie prezentujNcym jego tre$J.

U ytkownik mo e oznaczyJ komunikat jako „przeczytany” lub jako „nieprzeczytany” w oknie prezentujNcym jego tre$J.

Rysunek 213. Okno dialogowe: Komunikat z ZUS

5.14.1

Rejestracja komunikatu Funkcja umo liwia rejestracjK komunikatów z ZUS w bazie danych.

Komunikaty z ZUS sN rejestrowane podczas pobierania potwierdze; do wys anych zestawów dokumentów ubezpieczeniowych (patrz rozdzia 5.6.7 Pobieranie potwierdzenia). Funkcja zapisuje tre$J komunikatu oraz informacje o opcjonalnych za Ncznikach w bazie danych oraz zachowuje pliki za Nczników w systemie plików.

252

Dokumentacja u ytkownika

5.14.2

Przegl,danie komunikatów z ZUS Funkcja umo liwia przeglNdanie komunikatów z ZUS i jest dostKpna w widoku Komunikaty z ZUS. Aby przeglNdaJ szczegó y komunikatu: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Informacje z ZUS/Komunikaty z ZUS. 2. Wska komunikat, który chcesz przeglNdaJ, i z menu Program wybierz polecenie PokaJ. 3. Na ekranie zostanie wy$wietlone okno Komunikat z ZUS (patrz Rysunek 214).

4. Po zapoznaniu siK z tre$ciN komunikatu zamknij okno komunikatu wybierajNc z menu Komunikat polecenie Zamknij.

W otwartym oknie Komunikat z ZUS na pasku narzKdzi dostKpne sN przycisk Poprzedni komunikat oraz Nast&pny komunikat umo liwiajNce przej$cie do kolejnego lub poprzedniego komunikatu z listy bez zamykania okna wy$wietlania.

Rysunek 214. Okno dialogowe – Komunikat z ZUS

5.14.3

Filtrowanie komunikatów Funkcja w znacznym stopniu u atwia przeglNdanie komunikatów w obszarze roboczym Komunikaty z ZUS. Polega ona na “przefiltrowaniu” wszystkich komunikatów znajdujNcych siK w bazie programu i wyszukaniu tylko tych, które spe niajN podane wcze$niej kryteria.

Funkcje programu

253

Filtr komunikatów jest podzielony na trzy g ówne zak adki: • Dane podstawowe – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug daty publikacji, daty otrzymania i statusu przeczytania.

• Zaawansowane – zak adka ta umo liwia filtrowanie wed ug identyfikatora komunikatu, symbolu p atnika i klasy komunikatu.

• Sortowanie – zak adka ta umo liwia sortowanie rosnNce lub malejNce wed ug dwóch wybranych kolumn.

Szczegó owe informacje na temat sposobu korzystania z filtrów znajdujN siK w rozdziale 3.4.1 Filtrowanie danych.

5.14.4

Wydruk komunikatu Funkcja umo liwia wydrukowanie komunikatu z ZUS. Drukowanie poprzedzone jest wy$wietleniem na ekranie tre$ci komunikatu w postaci raportu.

Wydruku obejmuje nastKpujNce dane: identyfikator komunikatu, symbol p atnika, dane organizacyjne dotyczNce komunikatu, tytu i tre$J komunikatu, informacje o za Ncznikach, o ile zosta y do Nczone.

Aby wydrukowaJ szczegó y komunikatu: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Informacje z ZUS/Komunikaty z ZUS. 2. Wska komunikat, który chcesz wydrukowaJ, i z menu Program wybierz polecenie PokaJ. 3. Na ekranie zostanie wy$wietlone okno Komunikat z ZUS (patrz Rysunek 214), z menu Komunikat wybierz polecenie Drukuj.

4. W otwartym oknie Raport z komunikatu z ZUS z menu Plik wybierz polecenie Drukuj.

5. Zamknij okno raportu wybierajNc polecenie Zamknij z menu Plik.

6. Po wydrukowaniu tre$ci komunikatu zamknij okno komunikatu, wybierajNc z menu Komunikat polecenie Zamknij.

5.14.5

Kontrola przeczytania komunikatu Funkcja umo liwia u ytkownikowi kontrolK nad stanem przeczytania zarejestrowanych komunikatów z ZUS. W ramach funkcji wykonywane jest sprawdzenie, czy istniejN komunikaty, które nie zosta y jeszcze przeczytane przez u ytkownika i powiadamianie o tym fakcie poprzez wy$wietlenie odpowiedniego komunikatu (patrz Rysunek 215). Sprawdzenie wykonywane jest w nastKpujNcych sytuacjach: bezpo$rednio po rejestracji komunikatu, przy uruchamianiu programu, przy ko;czeniu pracy z programem.

Funkcja umo liwia równie lub „nieprzeczytany”.

254

oznaczanie komunikatów jako „przeczytany”

Dokumentacja u ytkownika

Rysunek 215. Okno komunikatu

Aby oznaczyJ komunikat jako „przeczytany”: 1. Z menu Widok wybierz polecenie Informacje z ZUS/Komunikaty z ZUS. 2. Wska komunikat, który chcesz przeczytaJ, i z menu Program wybierz polecenie PokaJ. 3. Na ekranie zostanie wy$wietlone okno Komunikat z ZUS (patrz Rysunek 214). Po przeczytaniu komunikatu z menu Edycja wybierz polecenie Oznacz jako przeczytany lub kliknij przycisk Oznacz jako przeczytany na pasku narzKdzi.

4. Po przeczytaniu tre$ci komunikatu zamknij okno komunikatu, wybierajNc z menu Komunikat polecenie Zamknij.

Je$li tre$J komunikatu jest szczególnie wa na i chcesz, eby program ponownie przypomina o tym komunikacie, ustaw status danego komunikatu jako „nieprzeczytany” wybierajNc z menu Edycja polecenie Oznacz jako nieprzeczytany.

Polecenie to jest równie dostKpne na pasku narzKdzi.

Polecenia Oznacz jako przeczytany oraz Oznacz jako nieprzeczytany dostKpne sN równie na widoku Komunikaty z ZUS po zaznaczeniu wybranego komunikatów w menu Edycja lub w menu podrKcznym.

Funkcje programu

255

6 Rozdzia

S OWNIK POJ ! I SKRÓTÓW 6.1 S ownik poj

A –

dwa dodatkowe identyfikatory, za pomocN których jest identyfikowany ka dy ubezpieczony w bazie programu P ATNIK. MogN one s u yJ do grupowania ubezpieczonych, na przyk ad w podziale na oddzia y, co usprawni proces przetwarzania. Do u ytkownika nale y okre$lenie nazw obu dodatkowych identyfikatorów.

Baza danych programu P ATNIK

–

miejsce przechowywania wszystkich danych programu - od danych p atników poprzez dane zarejestrowanych przez nich ubezpieczonych oraz wszystkich dokumentów.

Blok wielokrotny

–

powtarzajNcy siK blok danych na dokumencie ubezpieczeniowym ZUS, np. dla dokumentu ZUS ZAA bKdzie to kolejny adres prowadzenia dzia alno$ci gospodarczej, na raportach imiennych bKdN to dane kolejnego ubezpieczonego. W programie P atnik bloki wielokrotne sN wy$wietlane w postaci kolejnych wierszy na zak adce.

Atrybuty ubezpieczonego

B

256

Dokumentacja u ytkownika

C CA

–

Centrum Certyfikacji (ang. Certification Authority).

Centrum Certyfikacji

–

o$rodek generujNcy i wydajNcy certyfikaty, nadzorowany przez organ certyfikacji.

Certyfikat

–

elektroniczne za$wiadczenie podpisane przez organ certyfikacji, za pomocN którego dane s u Nce do weryfikacji podpisu elektronicznego (klucz publiczny podmiotu) sN przyporzNdkowane do osoby sk adajNcej podpis i które jednocze$nie umo liwiajN identyfikacjK tej osoby; certyfikat, oprócz informacji o kluczu publicznym podmiotu, zawiera m.in. nazwK lub identyfikator organu certyfikacji, identyfikator podmiotu oraz numer seryjny certyfikatu i okres wa no$ci certyfikatu zobacz te certyfikat klucza publicznego.

Certyfikat dotychczasowy

-

zobacz certyfikat zwyk y.

Certyfikat klucza publicznego

–

informacja o kluczu publicznym podmiotu, która dziKki podpisaniu przez organ certyfikacji jest niemo liwa do podrobienia; certyfikat zawiera m. in. nazwK lub identyfikator organu certyfikacji, identyfikator podmiotu, jego klucz publiczny, okres wa no$ci certyfikatu oraz numer seryjny certyfikatu.

Certyfikat kwalifikowany

-

Certyfikat wydany przez kwalifikowane centrum certyfikacji, spe niajNcy wymogi okre$lone w ustawie o podpisie elektronicznym.

Certyfikat zwyk y

-

Certyfikat nie kwalifikowany, niekwalifikowane centrum certyfikacji

wydany

CRL

–

lista certyfikatów Revocation List).

(ang.

Deszyfrowanie

–

proces otrzymywania odpowiednich oryginalnych danych z tekstu zaszyfrowanego.

Dokument elektroniczny

–

rekord zawierajNcy informacjK zapisanN na namacalnym no$niku, który umo liwia jej przechowywanie oraz zapis i odczyt przy zastosowaniu technologii informatycznych.

Dokument nadrzCdny

–

okre$lenie to dotyczy dokumentów zawierajNcych bloki wielokrotne - sta a cze$J dokumentu, np. dla dokumentu ZUS RCA zawiera on dane organizacyjne, dane p atnika sk adek oraz o$wiadczenie p atnika sk adek.

uniewa nionych

przez

Certificate

D

Dodatki

257

–

miejsce, w którym zapisywane sN wszystkie najwa niejsze zdarzenia wykonywane w programie i wy$wietlane w postaci listy. Administrator programu mo e przeglNdaJ wszystkie zdarzenia zarejestrowane w programie, a u ytkownik tylko swoje.

-

Elektroniczna Wymiana Dokumentów - system komunikacji bazujNcy na minimalnych standardach okre$lonych w ustawie o informatyzacji dzia alno$ci podmiotów realizujNcych zadania publiczne.

Filtrowanie dokumentów

–

funkcja umo liwiajNca szybkie wyszukiwanie danych, dziKki czemu zostaje znacznie skrócony czas przeglNdania dokumentów w zestawie. Filtrowanie polega na sprecyzowaniu warunków, takich jak rodzaj dokumentu, rodzaj p atnika, ubezpieczonego, status dokumentu, i ostatecznym wyszukaniu tylko tych dokumentów, które spe niajN podane kryteria.

Funkcja skrótu

–

funkcja odwzorowujNca ciNgi bitów na ciNgi bitów o sta ej d ugo$ci, w której dla danej warto$ci funkcji jest obliczeniowo trudne wyznaczenie argumentu odwzorowywanego na tK warto$J, a dla danego argumentu jest obliczeniowo trudne wyznaczenie drugiego argumentu odwzorowywanego na tK samN warto$J.

–

tworzenie klucza lub zbioru kluczy.

Dziennik operacji

E EWD

F

G Generowanie klucza

H

258

Dokumentacja u ytkownika

HTML (HyperText Markup Language)

–

specjalny jKzyk s u Ncy do opisu strony oraz odniesie; z poszczególnych jej elementów do innych dokumentów.

JKzyk ten powsta na potrzeby internetowej us ugi WWW. Umo liwia umieszczenie na stronie tekstu zdefiniowanych dyrektyw co do sposobu jego prezentacji, wyró nienia pewnych jego elementów edytorskich, jak akapity, nag ówki itp. Pozwala tak e umieszczaJ bezpo$rednio na opisywanych stronach grafikK, a w najnowszych wersjach - równie inne typy dokumentów. Pewne zdefiniowane przez autora strony elementy (np. fragmenty tekstu) mogN dodatkowo wskazywaJ na inne dokumenty. Wskazanie takie odbywa siK przez zdefiniowanie tzw. URL jednoznacznie okre$lajNcego dokument w obrKbie odpowiedniej przestrzeni (np. w lokalnej kartotece lub w sieci Internet). TechnikK tN okre$la siK mianem hipertekstu. Strony napisane w tym jKzyku sN interpretowane przez przeglNdarkK WWW, takN jak np.

Netscape Navigator lub Internet Explorer (za: Wielka Internetowa Encyklopedia Multimedialna).

HTTP

–

(HyperText Transfer Protocol) protokó umo liwiajNcy przeglNdanie stron WWW.

Kartoteka p atnika

–

logicznie wydzielone miejsce, w którym przechowywane sN szczegó owe informacje o p atniku – miKdzy innymi jego dane identyfikacyjne wystKpujNce w ka dym dokumencie ubezpieczeniowym. Poza tym w kartotece przechowywane sN dane adresowe, stopa procentowa sk adki na ubezpieczenie wypadkowe oraz numery kont bankowych.

Kartoteka ubezpieczonego

–

s u y do gromadzenia szczegó owych informacji o poszczególnych ubezpieczonych; sk ada siK z nastKpujNcych bloków danych: dane identyfikacyjne ubezpieczonego, atrybuty osoby ubezpieczonej, dane o Kasie Chorych.

KEDU

–

plik zawierajNcy zestaw dokumentów ubezpieczeniowych zapisanych w postaci elektronicznej w odpowiednim formacie (Kolekcja Elektronicznych Dokumentów Ubezpieczeniowych).

Klucz

–

ciNg symboli, od którego w sposób istotny zale y wynik przekszta cenia kryptograficznego (np. szyfrowania, deszyfrowania, podpisywania lub weryfikacji podpisu).

sieciowy

K

Dodatki

259

Klucz prywatny

–

jeden z pary kluczy asymetrycznych podmiotu, stosowany jedynie przez ten podmiot (klucz tajny).

W systemie podpisu asymetrycznego klucz prywatny wykorzystywany jest do podpisywania wiadomo$ci przez nadawcK. W systemie szyfrowania asymetrycznego klucz prywatny u ywany jest do deszyfrowania wiadomo$ci przez odbiorcK wiadomo$ci.

Klucz publiczny

–

jeden z pary kluczy asymetrycznych podmiotu, który mo e byJ udostKpniony przez w a$ciciela wszystkim podmiotom, z którymi siK kontaktuje.

W systemie podpisu asymetrycznego klucz publiczny wykorzystywany jest do weryfikowania elektronicznego podpisu wiadomo$ci przez odbiorcK wiadomo$ci.

W systemie szyfrowania asymetrycznego klucz publiczny u ywany jest do szyfrowania wiadomo$ci przez nadawcK wiadomo$ci.

Komunikat elektroniczny

–

kompletna informacja przesy ana miKdzy uczestnikami elektronicznej wymiany dokumentów, zawsze w postaci zaszyfrowanej, najczK$ciej zawiera dokument, podpis cyfrowy i certyfikat klucza publicznego nadawcy.

KSI MAIL

–

zaszyfrowany i podpisany plik KEDU przygotowany w ten sposób do przekazania do ZUS.

–

lista polece; zwiNzanych z danym polem lub danym elementem okna, ukazujNcych siK po uruchomieniu tego pola lub elementu prawym przyciskiem myszy (przy ustawieniach dla osób praworKcznych).

NIP

–

Numer Identyfikacyjny Podatnika.

Numer seryjny certyfikatu

–

warto$J ca kowita, unikalna w ramach jednego organu certyfikacji, która w sposób jednoznaczny umo liwia identyfikacjK certyfikatu wydanego przez ten organ.

–

instytucja obdarzona zaufaniem, tworzNca i przyznajNca certyfikaty klucza publicznego.

–

Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludno$ci.

M Menu podrCczne

N

O Organ certyfikacji

P PESEL

260

Dokumentacja u ytkownika

P atnik

–

P atnik sk adek ZUS.

Podmiot (podmiot certyfikatu)

–

w a$ciciel klucza prywatnego, stanowiNcego parK z kluczem publicznym. Okre$lenie podmiot mo e odnosiJ siK zarówno do wyposa enia lub urzNdzenia, przechowujNcego klucz prywatny, jak te do osoby fizycznej bNdV prawnej (je$li taka istnieje), która ma pod kontrolN to wyposa enie lub urzNdzenie. Podmiotowi przydzielana jest jednoznaczna nazwa, która wiN e go z kluczem publicznym zawartym w certyfikacie.

Podpis cyfrowy

–

przekszta cenie kryptograficzne danych, umo liwiajNce odbiorcy danych sprawdzenie autentyczno$ci i integralno$ci danych oraz zapewniajNce nadawcy i odbiorcy ochronK przed sfa szowaniem danych.

Podpis elektroniczny

–

podpis cyfrowy.

Podpisywanie

–

proces, który na wej$ciu pobiera wiadomo$J do podpisania i klucz prywatny, a na wyj$ciu zwraca wiadomo$J podpisanN. Asymetryczne podpisy cyfrowe tworzone sN przy zastosowaniu algorytmów asymetrycznych, np. RSA.

Polityka certyfikacji

–

dokument w postaci zestawu regu , które sN $ci$le przestrzegane przez organ wydajNcy certyfikaty w trakcie $wiadczenia przez niego us ug certyfikacyjnych.

PR

–

Punkt Rejestracji.

Punkt Rejestracji

–

zaufana osoba prawna, dzia ajNca na podstawie upowa nienia organu certyfikacji, rejestrujNca inne osoby prawne i fizyczne oraz przydzielajNca im unikalne warto$ci (nazwa, identyfikator).

Równie aplikacja Punkt Rejestracji obs ugujNca u ytkowników Centrum Certyfikacji dla ZUS.

Przekaz elektroniczny

–

Przesy ka do ZUS

-

Przesy ka z ZUS

-

czK$J programu P ATNIK, umo liwiajNca u ytkownikowi wysy anie zaszyfrowanych dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS, odbieranie potwierdze; z ZUS oraz obs ugK certyfikatów, list CRL i wiadomo$ci wymienianych z Centrum Certyfikacji.

Jest to zaszyfrowany i podpisany dokument elektroniczny (patrz: Dokument elektroniczny) wysy any do ZUS przez p atnika lub podmiot przez niego upowa niony. Przesy ka mo e byJ równie dostarczona do ZUS na no$niku (CD tylko dokumenty) w postaci pliku.

Jest to zaszyfrowany i podpisany dokument elektroniczny (patrz: Dokument elektroniczny) zawierajNcy potwierdzenia przetworzenia wysy any przez ZUS do p atnika lub do podmiotu przez niego upowa nionego.

R Dodatki

261

Pa;stwowy Rejestr Podmiotów Gospodarczych.

REGON Rejestr dokumentów

–

lista wszystkich zarejestrowanych dokumentów ubezpieczeniowych danego p atnika. Z poziomu rejestru dokumentów u ytkownik ma dostKp do wszystkich operacji dotyczNcych obs ugi dokumentów ubezpieczeniowych.

Spo$ród wszystkich dokumentów w rejestrze mo esz za pomocN filtrów wybieraJ tylko te, które CiK w danym momencie interesujN.

Rejestr p atników

–

zbiór danych o wszystkich p atnikach zarejestrowanych w programie (jest to zbiór wszystkich Kartotek p atników). W programie P ATNIK mo liwe jest zarejestrowanie wielu p atników, ale bie Nca praca odbywa siK tylko z jednym.

Rejestr p atników umo liwia wybór kontekstu pracy oraz pozwala na dodawanie (w szczególnych przypadkach usuwanie) i modyfikacje danych p atników.

Je eli u ytkownik programu P ATNIK przygotowuje i przesy a do ZUS dokumenty tylko za jednego p atnika sk adek, w Rejestrze p atników bKdN wprowadzone dane tylko tego jednego p atnika.

Rejestr ubezpieczonych

–

logicznie wydzielona czK$J bazy p atnika, która zawiera dane wszystkich ubezpieczonych obs ugiwanych w ramach jednego p atnika sk adek. Rejestr ten stanowi zbiór informacji o poszczególnych ubezpieczonych, przy czy dane ka dego ubezpieczonego zgromadzone sN w kartotece.

RSA

–

kryptograficzny algorytm asymetryczny, stworzony przez Rivesta, Shamira i Adlemana, wykorzystywany w systemach podpisywania oraz systemach szyfrowania.

Sha1

–

jedna z funkcji skrótu.

Skrzynka pocztowa

–

(ang. mailbox) obszar przechowywania pliku pocztowego na komputerze wykorzystywanym przez dostawcK us ugi sieciowej, gdzie umieszczana jest informacja (wiadomo$J pocztowa) dopóki nie zostanie przyjKta przez odbiorcK docelowego.

Symbol p atnika

–

symbol p atnika stworzony wy Ncznie na potrzeby programu; jest to nazwa p atnika, którN pos ugujemy siK w pracy z programem - nie bKdzie ona wystKpowa a na adnych dokumentach ubezpieczeniowych.

System podpisywania asymetrycznego

–

system uwierzytelniania oparty na algorytmach asymetrycznych, którego przekszta cenie z udzia em klucza publicznego jest wykorzystywane do weryfikacji, a przekszta cenie z udzia em klucza prywatnego jest wykorzystywane do podpisywania (patrz te podpis cyfrowy).

S

262

Dokumentacja u ytkownika

System szyfrowania asymetrycznego

–

zestaw przekszta ce; tekstu jawnego w tekst zaszyfrowany i odwrotnie, w którym przekszta cenia sN definiowane przez algorytmy (funkcje matematyczne) i stosowane po wyborze kluczy.

Przekszta cenie z udzia em klucza publicznego jest wykorzystywane do szyfrowania, a przekszta cenie z udzia em klucza prywatnego do deszyfrowania.

–

kryptograficzne przekszta cenie danych, którego wynikiem jest tekst zaszyfrowany.

–

uprawniony podmiot, pos ugujNcy siK certyfikatem jako w a$ciciel, odbiorca lub strona ufajNca, z wy Nczeniem organu certyfikacji.

Weryfikacja

–

sprawdzenie poprawno$ci wype nionych dokumentów pod kNtem zgodno$ci z obowiNzujNcymi zasadami wype niania dokumentów ubezpieczeniowych. Rozbudowany system weryfikacji danych umo liwia sygnalizowanie wszelkich nieprawid owo$ci przy wype nianiu formularzy. Opcje funkcji weryfikacji dzielN siK na: weryfikacjK wszystkich dokumentów w zestawie, weryfikacjK wybranego dokumentu oraz weryfikacjK zale no$ci miKdzy dokumentami.

Weryfikacja podpisu

–

proces, który na wej$ciu pobiera wiadomo$J podpisanN i klucz publiczny, a na wyj$ciu zwraca wa ny lub niewa ny wynik weryfikacji podpisu.

WiadomoIM

–

cyfrowa reprezentacja informacji; podzbiór rekordu.

WWW (World Wide Web)

–

najpopularniejsza z us ug dostKpnych w sieci Internet, powsta a w 1991. Zbiór dokumentów stworzonych najczK$ciej, choJ niekoniecznie, za pomocN jKzyka HTML, i odnoszNcych siK do siebie nawzajem dziKki tzw. odno$nikom. Pomimo e dokumenty te sN umieszczone na ró nych komputerach w odleg ych od siebie geograficznie miejscach, wspólny system nazw oparty na tzw. URL umo liwia stworzenie w ramach danego dokumentu odno$nika do niemal ka dego innego dokumentu dostKpnego w sieci Internet (za: Wielka Internetowa Encyklopedia Multimedialna).

Szyfrowanie

U UJytkownik (certyfikatu)

W

Z

Dodatki

263

Zak adka

–

poszczególne elementy okna sN podzielone na zak adki umo liwiajNce pokazanie w jednym oknie du ej ilo$ci danych. KlikniKcie na zak adce spowoduje wy$wietlenie informacji wcze$niej niewidocznych.

Za Dcznik

–

plik do Nczany do korespondencji przesy anej pocztN elektronicznN.

Zestaw dokumentów

–

zbiór dokumentów ubezpieczeniowych przygotowywanych przez u ytkownika programu w celu dostarczenia ich w jednej przesy ce do ZUS. W sk ad zestawu mogN wchodziJ zarówno dokumenty zg oszeniowe, jak i rozliczeniowe.

ZUS

–

Zak ad Ubezpiecze; Spo ecznych

6.2 Skróty klawiszowe W poni szym rozdziale przedstawione sN skróty klawiszowe, które u atwiajN pracK z aplikacjN i umo liwiajN pos ugiwanie siK aplikacjN bez wykorzystania myszy. Skróty te pokrywajN siK ze standardowymi kombinacjami klawiszy, stosowanymi w systemie Windows.

Klawisze ogólne Naci0nij

Aby

F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F11 ALT+F4 CTRL+F4 SHIFT+F1 CTRL+A Szary plus Szary minus Szara gwiazdka ENTER DELETE

UruchomiJ Pomoc, je$li jest ona do Nczona do programu Widok Rejestr ubezpieczonych Widok Dokumenty wprowadzone Widok Dokumenty wys ane Widok Wszystkie dokumenty Widok Zestawy wprowadzone Widok Zestawy wys ane Rejestr p atników Widok Wiadomo$ci Widok Certyfikaty ZamknNJ program lub okno ZamknNJ okno aktywnej grupy lub okno dokumentu OtworzyJ spis tre$ci i indeks pomocy.

ZaznaczyJ np. wszystkie dokumenty w zestawie.

RozwinNJ wskazane dokumenty (na drzewku dokumentów) ZwinNJ wskazane dokumenty (na drzewku dokumentów) RozwinNJ wszystkie dokumenty (na drzewku dokumentów) PrzeglNdaJ wskazany dokument (na drzewku dokumentów).

UsunNJ dokument

Klawisze operujNce na menu

264

Naci0nij

Aby

ALT+(Klawisz alfanumeryczny) STRZAHKA W LEWO lub W PRAWO STRZAHKA W GÓR4

WybraJ pozycjK menu, która w nazwie ma podkre$lonN literK odpowiadajNcN naciskanemu klawiszowi PrzechodziJ do kolejnych menu PrzechodziJ do kolejnych polece;

Dokumentacja u ytkownika

lub W DÓH ENTER ESC

Wywo aJ wybranN pozycjK menu lub wykonaJ polecenie.

AnulowaJ wybrane pozycje menu lub zamknNJ otwarte menu

Naci0nij

Aby

TAB

Przej$J od opcji do opcji (ze strony lewej na prawN oraz z góry na dó ) Przej$J od opcji do opcji w kierunku przeciwnym WybraJ przycisk, który w nazwie ma podkre$lonN literK odpowiadajNcN naciskanemu klawiszowi PrzesuwaJ kursor w lewo, w prawo, w górK lub w dó w obrKbie listy lub pola tekstu Przej$J do pierwszej pozycji lub znaku na li$cie lub w polu tekstu Przej$J do ostatniej pozycji lub znaku na li$cie lub w polu tekstu PrzewijaJ listK w górK lub w dó ka dorazowo o jednN wysoko$J ekranu Umie$ciJ znacznik lub usunNJ znacznik w polu wyboru RozszerzyJ lub anulowaJ wybór w polu tekstowym, ka dorazowo o jeden znak

Klawisze pól dialogu

SHIFT+TAB ALT+(Klawisz alfanumeryczny) Klawisz kierunkowy HOME END PG UP lub PG DN

SPACJA SHIFT+klawisz kierunkowy (lewy lub prawy) RozszerzyJ lub anulowaJ wybór jednego wiersza tekstu SHIFT+klawisz kierunkowy (góra lub dó ) w górK lub w dó .

SHIFT+HOME RozszerzyJ lub anulowaJ wybór do pierwszego znaku w polu tekstu SHIFT+END RozszerzyJ lub anulowaJ wybór do ostatniego znaku w polu tekstu ENTER WykonaJ polecenie (zamieszczone np. pod zaznaczonym przyciskiem) (lewy) CTRL+PG DN Przej$J od zak adki do zak adki (ze strony lewej na prawN) (prawy) CTRL+PG DN (prawy) ALT+PDN (lewy) CTRL+PG UP (prawy) CTRL+PG UP (prawy) ALT+PG+UP

Przej$J od zak adki do zak adki (ze strony prawej na lewN)

Naci0nij

Aby

BACKSPACE

UsunNJ znak lub skasowaJ zaznaczony tekst po lewej stronie od punktu wstawienia UsunNJ znak lub skasowaJ zaznaczony tekst po prawej stronie od punktu wstawienia UsunNJ zaznaczony tekst i umie$ciJ go w Schowku

Klawisze edycji

DEL SHIFT+DEL lub CTRL+X SHIFT+INS lub CTRL+V CTRL+INS lub CTRL+C SHIFT+klawisz kierunkowy

Dodatki

WkleiJ tekst ze Schowka do aktywnego okna SkopiowaJ zaznaczony tekst i umie$ciJ go w Schowku WybraJ lub anulowaJ wybór jednego znaku po lewej lub prawej stronie

265

INDEKS A Adresy internetowe e-inspektorat.zus.pl, 59 http //www.zus.pl, 222, 224 https //www.nccert.pl/, 219 www.certum.pl, 244 www.nccert.pl, 226 www.zus.pl, 242 Aktualizacja danych p atnika na podstawie kartoteki, 127 Anulowanie wys ania zestawu, 174 Atrybuty ubezpieczonego, 256 Atrybuty u ytkownika, 15 Automatyczna wysy ka, 62

B Baza danych programu P Blok wielokrotny, 256

ATNIK,

256

potwierdzony, 113 raport imienny, 49 wprowadzony, 112 wys any, 113 zg oszeniowy p atnika, 47 zg oszeniowy ubezpieczonego, 48 Dokument elektroniczny, 257 Dokument nadrzKdny, 257 Dokumenty aktualizacja danych p atnika, 127 dodawanie dokumentów do zestawu, 127 drukowanie raportu weryfikacji, 125 edycja, 117 filtruj, 130 kopiowanie, 136 kopiowanie bloków wielokrotnych, 137 przeglNdanie, 116 sortowanie, 140 twórz dokumenty na podstawie innego miesiNca, 131 usuniKcie, 120 utworzenie, 114 weryfikacja, 124 Dziennik operacji, 258

E

C CA, 257 CD, 64 Centrum Certyfikacji, 257 Certyfikat klucza publicznego, 257 Certyfikaty, 217, 218, 257 Filtrowanie, 237 P atnika, 162, 165 Pobieranie certyfikatu ZUS, 222 PrzeglNdanie, 234 Usuwanie, 234 Weryfikacja, 230, 231, 232 Weryfikacja wstKpna, 219 Wy$wietlanie szczegó ów, 235 Zapisanie do pliku, 232 ZUS, 60, 61, 162, 165, 222 CRL, 257, Patrz Listy CRL

e-inspektorat.zus.pl, 59 Elektroniczna komunikacja z ZUS, 59

F Filtr, 28 Certyfikatów, 237 dokumentów, 130 ubezpieczonych, 101 Wiadomo$ci, 250 Zestawów dokumentów, 185 Filtrowanie dokumentów, 258 Funkcja skrótu, 258 Funkcje aplikacji Obs uga certyfikatów, 217 Obs uga list CRL, 238 Obs uga zestawów dokumentów, 158

D Deszyfrowanie, 257 Dokument deklaracja rozliczeniowa, 52 historyczny, 113 korygowanie dokumentów, 54

266

G Generowanie klucza, 258

Dokumentacja u ytkownika

H HTML (HyperText Markup Language), 259 HTTP, 259

.

HNczenie kartotek ubezpieczonych, 102 automatyczne, 103 rKczne, 105

I Identyfikator potwierdzenia, 61 Identyfikator przesy ki, 178 Import dokumentów aktualizujacych, 152 nowych, 150 nowych i aktualizujNcych, 157 rodzaje importu, 145 wczytanie wszytkich dokumentów, 146 wybranych typów, 150 wybranych ubezpieczonych, 150 zaawansowane opcje importu, 145

K Kartoteka p atnika, 259 Kartoteka ubezpieczonego, 259 dodanie ubezpieczonego do kartoteki, 89 edycja danych, 92 inicjalne zasilenie danych ubezpieczonych w kartotece, 89 Nczenie kartotek ubezpieczonych, 102 obs uga danych ubezpieczonego, 82 przeglNdanie danych, 91 weryfikacja danych, 99 KEDU, 259 Klucz, 259 Prywatny, 218, 260 Publiczny, 218, 260 Kolumny dodaj/usu;, 139 zmiana kolejno$ci, 139 Komunikat decyzyjny, 25 informacyjny, 25 krytyczny, 25 ostrzegawczy, 25 Komunikat elektroniczny, 260 Kopiowanie bloków wielokrotnych, 137 dokumentów, 136 Korygowanie dokumentów, 54 Kreator dokumentów rozliczeniowych, 131 Kreator zasilenie inicjalnego, 141 KSI MAIL, 260

L Listy CRL, 238 Pobieranie, 240 PrzeglNdanie, 246 Rejestracja, 243 Usuwanie, 245 Weryfikacja, 244 Weryfikacja wstKpna, 219 Wy$wietlanie szczegó ów, 246

Dodatki

M Menu podrKczne, 21 Menu podrKczne, 260

N NIP, 260 Numer seryjny certyfikatu, 260

O Obs uga certyfikatów, 217 Obs uga danych p atnika, 70 Obs uga dokumentów wielu p atników, 188 Obs uga list CRL, 238 Obs uga zestawów dokumentów, 158 Obszar roboczy, 23 Ochrona danych osobowych, 111 Organ certyfikacji, 260 Oznaczanie zestawu jako Potwierdzony, 176

P Panel grupujNcy, 23 Pasek ikon, 20 menu, 20 narzKdzi, 20 przewijania pionowego, 22 przewijania poziomego, 22 stanu, 20 tytu u, 20 PESEL, 260 Plik *.kch, 141 P atnik, 261 dodanie stopy procentowej na ubezpieczenie wypadkowe, 72 edycja danych, 80 przeglNdanie danych, 78 przeglNdanie wyników weryfikacji, 80 tworzenie dokumentów p atnika z poziomu kartoteki, 81, 98 weryfikacja danych p atnika, 80 Pobieranie certyfikatu ZUS, 222 Pobieranie list CRL, 240 Pobieranie potwierdzenia Automatycznie z aplikacji, 65 Przez WWW, 65 Pobierz za wielu p atników, 194 Podmiot, 261 Podmiot upowa niony, 68, 188 Podpis cyfrowy, 261 Podpis elektroniczny, 261 Podpisywanie, 218, 261 PodrKcznik administratora, 7 u ytkownika, 7

267

Polityka certyfikacji, 261 Potwierdzanie przekazania dokumentów do ZUS, 64 Potwierdzenia historyczne, 251 Potwierdzenie, 62, 64 Plik z opisem b Kdów, 64 Pobieranie, 65 Rejestrowanie, 181 PR, 261 PrzeglNdanie certyfikatów, 234 list CRL, 246 Wiadomo$ci, 249 zestawów dokumentów, 184 PrzeglNdanie i aktualizacja danych, 26 Przekaz elektroniczny, 261 Przesy ka do ZUS, 261 Przesy ka z ZUS, 261 Punkt Rejestracji, 261 Punkt wstawienia, 22

R REGON, 262 Rejestr dokumentów, 262 Rejestr p atników, 262 Rejestr ubezpieczonych, 262 Rejestracja certyfikatu, 223, 226 Rejestracja certyfikatu kwalifikowanego, 227, 228 Rejestracja certyfikatu narodowego centrum certyfikacji, 225 Rejestracja listy CRL, 243 Rejestrowanie potwierdzenia, 181 RozpoczKcie pracy z programem, 24 RSA, 262

S Sha1, 219, 262 Skrzynka pocztowa, 262 S owniki wyboru, 31 Sposoby przekazywania dokumentów Biuro rachunkowe, 68 Ka dy za siebie, 66 Symbol p atnika, 262 System podpisywania asymetrycznego, 262 System szyfrowania asymetrycznego, 263 Szyfrowanie, 218, 263

U Ubezpieczony edycja danych, 92 obs uga danych ubezpieczonego, 82 przeglNdanie danych, 91 weryfikacja danych, 99 Usuwanie certyfikatów, 234 Usuwanie list CRL, 245 Usuwanie wiadomo$ci, 249 Usuwanie zestawu dokumentów, 183 U ytkownik, 263

268

W Weryfikacja, 263 Weryfikacja certyfikatu, 230, 231, 232 Weryfikacja listy CRL, 244 Weryfikacja podpisu, 263 Weryfikacja wstKpna danych przekazu elektronicznego, 219 Wiadomo$ci Filtrowanie, 250 PrzeglNdanie, 249 Usuwanie, 249 Wy$wietlanie szczegó ów, 250 Wiadomo$J, 263 Widok dokumenty wys ane, 113 Typy dokumentów, 113 Wprowadzenie identyfikatora przesy ki, 178 WWW, 63, 65, 263 www.certum.pl, 244 www.nccert.pl, 226 www.nccert.pl/, 219 www.zus.pl, 242 Wydruk, 166 Wys anie zestawu dokumentów, 164, 168, 173 Wysy anie dokumentów do ZUS, 164 Automatycznie z aplikacji, 62 na p ycie CD, 174 Na p ycie CD, 64 Przez WWW, 63, 174 Wydruk, 166 Wy$wietlanie szczegó ów certyfikatów, 235 list CRL, 246 Wiadomo$ci, 250 zestawu dokumentów, 184

Z Zak adka, 22, 264 Zako;czenie pracy z programem, 25 Za Ncznik, 264 Zapis zestawu dokumentów do pliku, 186 Zapisanie certyfikatu do pliku, 232 Zasilenie inicjalne dane o oddzia ach NFZ, 141 wczytanie dokumentów, 141 Zestaw dokumentów, 264 Zestawy dokumentów, 158 Anulowanie wys ania, 174 Filtrowanie, 185 Oznaczanie jako Potwierdzony, 176 PrzeglNdanie, 184 Rejestrowanie potwierdzenia z pliku, 181 Usuwanie, 183 Wprowadzenie identyfikatora przesy ki, 178 Wys anie, 164 Wy$wietlanie szczegó ów, 184 ZUS, 264

Dokumentacja u ytkownika