Capacitación Interna y Desarrollo de Servicios Profesionales

C.P.C. Rafaél Santibañez Guzmán

Director de la firma Santibañez Guzmán y Asociados, S.C. Servicios Corporativos

Clientes diferentes

Sin importar la antigüedad, la estructura o el número de personas, los profesionistas que ofrecen sus servicios, independientemente de la actividad en que se desarrollen; pero en particular los enfocados a la profesión contable, donde atendemos clientes y empresas de muy diferentes giros, antigüedad, estructura interna y posibilidades para ser considerados como clientes que conocen y cumplen con normas estándares y procedimientos de ética, o calidad en el trabajo y administración eficientes, que nos permitan atenderlos como Contadores Públicos y aceptarlos como confiables, para validar las cifras, datos o documentos registrados en la contabilidad y los mostrados en los estados financieros como resultado de las decisiones de los máximos niveles de la empresa, derivados de estrategias, oportunidades y decisiones de operación de las empresas; en muchos casos con complicados sistemas no muy claros para efectos de registro contable, o en la auditoría de operaciones o dictamen de estados financieros; diferentes desde el catálogo de cuentas y su agrupación, por lo que debemos conocerlos, analizarlos e interpretarlos para su adecuado tratamiento, orientación y trabajo profesional con cada cliente.

Además, hay que considerar diferentes procedimientos de consolidación de cifras, y presentación en el caso de que nuestro cliente forme parte de un grupo de empresas o corporativos que así lo requieren.

Por lo tanto, habrá que instruir, documentar, capacitar y actualizar al personal de la firma con acciones programadas y contenidos actualizados, sobre los procedimientos de trabajo y características propias de cada empresa para dar servicios de calidad profesional, reconocidos por nuestros clientes; para crear relaciones de negocio exitosas y de largo plazo.

Servicios diferentes

Sin extenderme mucho, los servicios de nuestra profesión van desde el registro contable y la preparación correcta de papeles de trabajo para determinación de bases para el pago de impuestos, la integración de partidas y su registro, desarrollar controles y formatos de presentación, dar sentido y forma a la integración y análisis de cifras para toma de decisiones que van mas allá del simple registro de operaciones, que son solo el detonante de otras acciones y diferentes servicios profesionales que podemos ofrecer a nuestros clientes, como revisiones de auditoría interna, consultoría sobre temas específicos , capacitación de su personal, auditoría administrativa, información periódica a los accionistas o propietarios, asesoría en proyectos de inversión o reconversión de operaciones y preparación de presupuestos de operación bajo diferentes supuestos y escenarios.

Quiero enfatizar que aunque la palabra “asesoría” ha sido estigmatizada y considerada riesgosa por sus posibles implicaciones fiscales; la orientación profesional cumpliendo con lo que determinen las leyes y normas no está reñida con la identificación de áreas débiles y el compromiso profesional de dar la orientación, presentación de opciones y alternativas de operación que eliminen riesgos para la empresa, que puedan en su caso comprometer la operación futura y hasta propiciar la desaparición de esa fuente de trabajo.

En el entorno actual con crisis de diferentes tipos y orígenes, cobra especial relevancia que la profesión contable se interese en conocer, analizar, comprobar y utilizar información realista y relevante de todo tipo para reorientar nuestros servicios profesionales y adecuarlos a las necesidades de nuestros clientes no solo ante la realidad actual, sin ante los potenciales escenarios futuros y sus efectos, para cuidar la fuente de ingresos y el desarrollo de nuestra profesión más allá de la contabilidad y las obligaciones fiscales.

Estructura dinámica de la firma

Por la experiencia profesional de varias décadas y habiendo sido responsable funciones a nivel ejecutivo en empresas de diferente giro, productos y estructuras, me quedó claro que las estructuras y diseños originales de cualquier empresa, programa o procedimiento, sufren cambios que distorsionan y hasta eliminan la razón de su presencia o cumplimento de las funciones que le fueron asignadas originalmente al puesto y actividad de que se trate.

Hoy en día con los cambios tecnológicos y las nuevas alternativas de trabajo surgidas y aceleradas por la pandemia, no se necesita de mayor evidencia para entender el impacto y cambio que se ha tenido en todas la actividades y sus efectos en la forma de trabajar en las empresas, organismos gubernamentales, familia y por supuesto en nuestra actividad profesional y forma de trabajo que se han visto afectadas y modificadas o en espera de que hagan los cambios en algunos sectores para adecuarse a las nuevas necesidades de empresas y personas.

Por lo anterior se hace imperativo, reconfigurar y adecuar la estructura y forma de trabajo de la firma a las necesidades y realidad actuales para no perder el control, la efectividad y la seguridad en el desarrollo y cumplimiento de las funciones y responsabilidades asignadas al personal de la firma para que se que cumplan con las tradicionales normas de calidad que se resumen en el Proceso Administrativo, para ser una empresa eficiente que integre en la proporción necesaria los siguientes elementos:

• Planeación

• Organización

• Integración

• Supervisión

• Dirección

• Control

Capacitación y supervisión efectivas

Para esta actividad vale la pena interesarse en desarrollar habilidades de comunicación efectiva, que permitan cerrar el ciclo de: envío del mensaje, medio, recepción y comprensión de conceptos para desarrollar el trabajo, buscando las formas y tiempos internos para capacitar y desarrollar al personal, dependiendo de múltiples factores, como son los conocimientos ya adquiridos al obtener un grado profesional, para luego desarrollar habilidades de acuerdo a los requerimientos del puesto y su nivel de responsabilidad; que incluyen habilidades para negociar, detección de necesidades o la capacitación en el puesto, desarrollar nuevas habilidades o simplemente aprender haciendo que es la forma más simple de capacitación pero que lamentablemente es frecuentemente utilizada con pobres resultados y muy frecuentes problemas garantizados.

Cuando surgen fallas, no basta decir” ya te lo dije” o” a ver cómo le haces, ya debes saber hacerlo” que son las formas más simples de evadir la responsabilidad de capacitar y supervisar personal, pero que garantizan que más temprano que tarde, surjan todo tipo de problemas que debieron evitarse.

No debemos olvidar, que la capacitación y la supervisión efectivas están ampliamente mencionadas y requeridas de diferente forma en las Normas Internacionales de Gestión de la Calidad de nuestra profesión (NIGC), en las normas ISO y en diferentes disposiciones de las leyes, desde la Constitución y las leyes laborales, por lo que no vale la pena ampliar este concepto de la importancia y obligación de la capacitación en el trabajo.

Las vacaciones del personal o sus ausencias por enfermedad son una oportunidad para cubrir dos objetivos, uno el desarrollo de personal y otro, la verificación del cumplimiento de procedimientos de control interno en la firma o recomendarlo en las empresas que atendemos, con procedimientos simples como la rotación de personal y la cobertura temporal del puesto por persona distinta al titular del puesto, que permiten detectar fallas de control interno.

Las herramientas y formas de capacitación son numerosas por lo que solo mencionare algunas dejando su enriquecimiento a la creatividad y capacidad de los lectores de este artículo.

• Manuales y procedimientos

• Descripciones de puestos

• Guías de trabajo claramente escritas

• Introducción al puesto

• Pláticas de orientación y aclaración de dudas

• Cursos y seminarios internos o externos y difusión de los contenidos

• Difusión de contenidos de interés para diferentes puestos

• Reuniones de trabajo y trabajo en equipo

• Apoyo y orientación de y a otros puestos

• Rotación de personal

Capítulo aparte merece la evaluación o verificación y el compartir el contenido de los eventos de capacitación externos ; ya que simplemente “comentar” no es lo mismo que “capacitar” ya que conlleva un proceso de validación, verificación y aseguramiento de que los temas recibidos en la capacitación y sus beneficios se entienden y cumplen en todo momento y por todos los integrantes de acuerdo con los tiempos, contenido, mejora esperada y desarrollo para cada puesto o función de la empresa o firma de contadores.

Consolidacion y crecimiento de la oferta profesional

Es muy importante identificar y definir en qué etapa se encuentran tanto nuestra firma como la actividad personal y profesional con el objeto de actuar estratégicamente y con visión a futuro evaluando tanto nuestras capacidades y habilidades, así como nuestras deficiencias, riesgos y fallas para tomar las decisiones que nos permitan en todos los casos buscar e identificar nuevas y mejores oportunidades para el desarrollo y crecimiento tanto personal como profesional, que en todos los casos es lo esperado como resultado de experiencias, relaciones de negocio y años de trabajo, para aseguramiento del futuro en lo personal y como despacho profesional.

En pocas ocasiones nos damos tiempo de evaluar lo que tenemos y la red de potenciales oportunidades de consolidación o crecimiento que podemos aprovechar; por negarnos a aceptar nuestra realidad o no hacer un alto en la rutina diaria para identificar donde estamos, porque llegamos ahí, y lo que es más importante: si lo que estamos haciendo y como lo estamos haciendo, es lo más conveniente y productivo de acuerdo a nuestros personales intereses, pero que sin embargo otros colegas o personas al verlo a la distancia, lo perciben como pérdida de oportunidades que nosotros no aprovechamos.

Dependiendo de cada caso es importante considerar:

• Ofrecer nuevos servicios y tecnologías

• Asociarse con otros profesionistas

• Asociarse con otros Contadores

• Crear un despacho con varias firmas

• Recortar o cambiar la estructura operativa

• Ampliar o reducir áreas de trabajo

• Crecer en otras zonas geográficas o dejar de atenderlas

• Capacitarse con otro idioma o conocimientos

• Retirarse en el mediano plazo, dejando una estructura sólida y productiva

• Armar un plan o bono de retiro como recompensa de la firma a nuestro esfuerzo

Este tema parece que tratamos de soslayarlo y verlo muy lejano o casi improbable, pero nunca es tarde para considerarlo y actuar con oportunidad para evitar frustraciones o situaciones futuras de daño patrimonial.

Nadie es mejor que todos juntos

No debemos perder la oportunidad de adecuar y extender nuestra oferta de servicios profesionales integrando especialistas de otras ramas de forma temporal o permanente como informática, sistemas y procedimientos, mercadotecnia, recursos humanos, etcétera, ya que con imaginación y creatividad podemos integrarlos y ofrecer a nuestros clientes servicios adicionales a los tradicionales de contabilidad, impuestos y auditoría, para ayudarles a eliminar deficiencias, riesgos o situaciones críticas detectados en el análisis de estados financieros, reportes de auditoría, debilidad en controles internos, seguridad interna y externa o procesos administrativos identificados y observados durante nuestro trabajo.

Para cerrar estos comentarios, propongo a ustedes que a pesar de las crisis de todo tipo que enfrentamos actualmente; participemos con responsabilidad profesional y como mexicanos solidarios en asociaciones civiles, en la familia, en nuestra comunidad, en el trabajo y en nuestro Colegio Profesional, ya que solo actuando en todos los frentes para promover mejoras tendremos más y mejores oportunidades de lograr resultados exitosos en todos los órdenes.