4 minute read
FnP-Team Division Upgrading 2: Writing a Good Sponsorship Proposal
FnP Division Upgrading 2:
Writing a Good Sponsorship Proposal
Advertisement
Narasumber :
Angga Trie Buana, S.Ked, Advisory Board AMSA-MCU 2019/2020
Hai semuanya, buat kalian yang masih belum akrab atau bahkan masih bingung seputar sponsorship, artikel ini cocok sekali buat kalian. Di sini kami akan membahas seputar proposal, tips, dan kendala serta solusi dalam sponsorship. Semua informasi ini terinspirasi dari Angga Trie Buana dari AMSA-MCU 2017/2018 sebagai pemateri dalam FnP Division Upgrading 2 : “Writing a Good Sponsorship Proposal and Garnering Sponsors’ Attention”.
Proposal Sponsorship
Proposal adalah surat atau dokumen permintaan dana kepada beberapa perusahaan atau pihak pemilik dana seperti produsen sebuah produk ber-merk, bisa di bidang makanan, minuman, transportasi, telekomunikasi dan lain-lain yang biasanya dibuat dalam bentuk formal. Proposal berfungsi dalam pengajuan tender kepada lembaga-lembaga pemerintah dan swasta, digunakan sebagai data manajemen informasi dalam pengadaan acara, selain itu proposal juga dapat digunakan untuk pengajuan dana kepada pihak pemilik dana (perorangan, badan usaha, institusi atau perusahaan).
Unsur-Unsur Proposal Sponsorship
1. Judul proposal Buatlah judul yang berhubungan dengan acara yang ingin kita mintai sponsorship.
2. Latar belakang Berisi alasan acara kita diadakan, deskripsi acara yang akan diadakan, dan profil organisasi kita. Dalam penulisannya, gunakanlah Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
3. Maksud dan tujuan Deskripsikan niat dari pengiriman proposal sponsorship tersebut.
4. Penjelasan sasaran acara Berisi siapa saja yang akan berpartisipasi atau mengikuti acara ini.
5. Lokasi dan jadwal Tempat, tanggal dan waktu pelaksanaan acara.
6. Rincian anggaran dana Menjelaskan rincian dana dalam acara yang kita adakan dan harus sesuai dengan realita.
7. Anggota Hanya tuliskan peserta inti dalam kepanitiaan saja.
8. Penutup Simpulan singkat akan perlu terselenggaranya acara kita dan ucapan terima kasih.
Membuat Proposal Sponsorship Sesuai dengan petunjuk dan tips pada artikel ini.
List Perusahaan Sebanyak-Banyaknya Catat data-data seperti nama perusahaan, alamat, dan kontak. Dapat diberi catatan juga seperti progress-nya sudah sejauh mana.
Serahkan Proposal & Surat Pengantar Ketika Mengajukan Sponsorship Surat pengantar ini berisi ringkasan dari proposal dan hanya berisi hal-hal penting.
Cari Peluang Perusahaan Yang : Sering kerjasama dengan universitas/organisasi di kampus, terdekat dengan kampus, bisa mencoba di perusahaan orangtua/teman (privilege).
Follow Up & Negosiasi Follow up bisa dilakukan 2 minggu sekali. Negosiasi terkait barang apa saja yang bisa disponsorkan.
Tips Proposal Sponsorship
SIMPLE
Proposal menarik, unik, dan tipis. Isi proposal dibuat straight to the point.
TUJUAN
Deskripsikan secara jelas alasan kenapa acara atau kegiatan tersebut harus diadakan. Bagian ini wajib dipahami betul oleh presentan!
GENERAL INFORMATION
Jelaskankan informasi umum yang perlu diketahui oleh pihak perusahaan terkait dengan acara yang akan diajukan, terdiri dari tempat, waktu, sasaran acara dan target peserta.
DETAIL ACARA
Komponen dari detail acara, terdiri dari pengisi acara dan rincian anggaran.
SPONSOR
Terdapat paket-paket sponsorship yang dibuat dengan jelas (bisa berupa tabel), dan diberi contoh atau gambaran dari paketnya. Pada bagian ini intinya dibuat sejelas dan semenarik mungkin sehingga pihak sponsor pun yakin untuk memberikan bantuannya kepada acara atau kegiatan yang akan diselenggarakan.
CO-PARTNERSHIP
Sponsor dapat diberikan dalam bentuk apa saja, seperti konsumsi, kaos panitia, media publikasi, akomodasi, diskon dan lain-lain.
CONTACT PERSON
Berikan kontak yang bisa dihubungi oleh pihak penerima proposal.
KEMASAN EYE CATCHING
Kemasan yang menarik, rapih, dan mudah dibaca. Pengemasannya sebaiknya di pakai ring spiral, jangan hanya dijilid dengan lakban hitam.
PENUTUP
Bahwa kegiatan yang akan diselenggarakan akan berhasil dan memiliki manfaat, serta ucapakan terima kasih.
Cara Menawarkan Sponsorship
TELEPON Buat list dan search kontaknya di Google. Biasanya kontak yang ada di Google adalah Customer Service (CS)-nya. Kita bisa menghubungi mereka dan menanyakan kontak dimana kita bisa mengajukan sponsorship. Tip: Sebelumnya, tanyakan apakah perusahaan tersebut menerima sponsorship atau tidak.
BERTEMU LANGSUNG Dengan mendatangi kantor atau perusahaan untuk menanyakan apakah perusahaannya menerima sponsorship atau tidak dan mengumpulkan bentuk fisik dari proposal sponsorship. EMAIL Lihatlah di website perusahaan, beberapa perusahaan menyediakan formulir atau thread untuk pengumpulan berkas sponsorship. Dalam badan teks email tersebut wajib mengandung sapaan, perkenalan diri, maksud, dan tujuan.
Kendala dan Solusi
Mencari sponsorship mepet Mencari sponsorship alangkah lebih baik dilakukan jauh hari sebelum acara dilaksanakan. jangan ajukan saat perusahaan tutup buku (biasanya pada bulan desember).
Perusahaan sponsorship lost contact Minta kontak yang dapat dihubungi dan lakukan follow up secara rutin.
Kurang orang Minta bantuan temen-teman.
Tidak punya link perusahaan Sering mencari melalui media sosial, dan jangan malu untuk bertanya.
Tidak ada proposal yang goal Masukan proposal ke sebanyak mungkin perusahaan.
Malu berbicara Sering-seringlah latihan berbicara di depan orang.
Malu bertemu dengan orang baru Jangan lupa terapkan 5S (senyum, sapa, salam, sopan, santun).
Proposal kurang menarik Meminta bantuan kepada teman yang memiliki kemampuan dalam editing, jika kesulitan kamu dapat menggunakan aplikasi Canva.
Author :
Melita Novianne Tanjung Finance and Partnership Team 2020/2021 Universitas Kristen Krida Wacana
