. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Voor organisers en exposanten

Aanvankelijk stond onze evenementenkalender in 2020 vol. Het jaar ging traditiegetrouw van start met Horecava. Een verscheidenheid aan grote evenementen volgde, zoals de Musical Award Gala, Jumping Amsterdam, Modefabriek, Integrated Systems Europe, Huishoudbeurs en Negenmaandenbeurs, Don't let Daddy know! en de 65e - en tevens laatste - editie van HISWA Amsterdam Boat Show.

Het volledige dienstenpakket hebben we tot 13 maart 2020 aangeboden en ingezet voor organisers en exposanten. Nieuw was het verlenen van advies en het bieden van ondersteuning aan organisers en exposanten om het welzijn en de veiligheid van alle aanwezigen ten aanzien van corona te borgen. Na sluiting van de deuren kwam de focus te liggen op het verplaatsen van evenementen en intensief klantcontact. Belangrijke ontwikkelingen in Nederland, ten aanzien van de maatregelen voor evenementen, werden actief gecommuniceerd met organisers en exposanten. Dit om de eventuele gevolgen ten aanzien van de vorm van evenementen tijdig in kaart te brengen.

Faciliteiten RAI Amsterdam Convention Centre

In de volgende tabel is weergegeven welke faciliteiten we bieden.

Vanwege de paraplubeschikking en het daarbij behorende convenant met het stadsdeel Zuid zijn we gemachtigd toestemmingen te geven voor diverse evenementgerelateerde vergunningen. De paraplubeschikking is in 2020 verlengd voor een periode van drie jaar.

Faciliteiten RAI Amsterdam Convention Centre

Eigenschap Faciliteiten

Totaal oppervlak 116.600 m2 Congrescentra 3 onderling verbonden congreslocaties Hallen 12 onderling verbonden hallen, uitbreidbaar met twee semi-permanente hallen

Zalen

Foyers en lounges Ingangen Restaurants en bars Parkeergarages 2 auditoria, een grote ballroom met 2.000 zitplaatsen. In totaal 70 congres- en vergaderzalen. Accommodatie voor 10 tot 10.000 personen per zaal Multifunctionele ruimtes voor exposities, feesten en partijen 9 afzonderlijke ingangen: een eigen entree voor ieder evenement 9 restaurants, bars en lounges. Van buffet tot à la carte Capaciteit van 4.000 plaatsen op eigen terrein

Haven Treinstation (NS) Twee metrostations (GVB)

Hotel (nhow) Eigen haven met directe verbinding met de Amsterdamse grachten Met naam Amsterdam RAI, direct naast het RAI Amsterdam Convention Centre Station RAI verbindt met de metrolijn die een ring vormt rond de stad. Het nieuwe station Europaplein ligt 50m van de entree van de RAI en verbindt de RAI met het centrum. On-site congreshotel met 650 kamers en 200 parkeerplaatsen

gemachtigd tot uitgeven van evenementgerelateerde vergunningen

knowhow, services en diensten om het evenement

goed te laten verlopen

intensief klantcontact

RAI Amsterdam - Veilig, Verantwoord en Gastvrij De paraplubeschikking is een integrale vergunning op basis van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) en andere specifieke wetgeving met hierin voorschriften op basis waarvan we de core-business kunnen faciliteren, namelijk: beurzen en congressen. Het bijbehorende convenant geeft ons de mogelijkheid om zelfstandig, binnen de kaders die de gemeente hieraan heeft gesteld, de vergunningen te verlenen en op de naleving hiervan toe te zien.

Met het convenant zijn we uniek, gezien we de enige (private) organisatie in Nederland zijn die zelfstandig vergunningen mag verlenen om hiermee activiteiten te reguleren ten behoeve van onze core-business en dit ook zelf dienen te handhaven.

De verlenging van de paraplubeschikking met convenant bekrachtigt de samenwerking tussen Stadsdeel-Zuid van de gemeente Amsterdam en RAI Amsterdam. Jaarlijks worden de resultaten van deze samenwerking door beide partijen geëvalueerd.

Organiser Services

RAI Amsterdam biedt know how en een breed assortiment aan diensten om het evenement van een organisator zo goed en duurzaam mogelijk te laten verlopen. Van virtuele weergaves van de beursvloer tot hotel services voor de bezoekers en meer. Onze specialisten adviseren en begeleiden organisatoren van A tot Z. Door het inzetten van kennis en netwerken kunnen de mogelijkheden van Nederland, Amsterdam en de RAI optimaal benut worden voor het succes van het evenement. We bieden diverse solutions op IT-, registratie-, logistiek, audiovisueel en mediaterrein. Samen met de klant bekijken onze medewerkers de mogelijkheden om het maximale resultaat voor de klant te bereiken. De ervaring die onze medewerkers opdoen bij de evenementen die we zelf organiseren, ontwikkelen we veelal door tot een propositie voor onze klanten.

Het contact met organisatoren in 2020 is intensief geweest. Organisatoren hebben we ondersteund en begeleid bij in te zetten veiligheidsmaatregelen tegen corona alsook bij de verplaatsing van evenementen als gevolg van het verbod op evenementen in Nederland. Dit contact heeft er toe geleid dat een beperkt aantal evenementen zijn geannuleerd en veruit de meeste evenementen zijn verplaatst naar 2021 en verder.

Met ‘RAI Amsterdam – Veilig, Verantwoord en Gastvrij’ presenteren we eigen regels en richtlijnen voor iedereen die betrokken is bij de organisatie van vakbeurzen, congressen, voorstellingen en bijeenkomsten. Dit protocol beschrijft hoe deze op een veilige en verantwoorde manier kunnen plaatsvinden. Een scala aan activiteiten is uitgevoerd, waaronder het:

herzien van plattegronden en indelingen; coronaproof maken van gangpaden; implementeren hygiënemaatregelen; opstellen en uitvoeren van een toezichthoudersplan; opzetten van een People Counting systeem; coronaproof maken van bezoekers aanmelding en registratie; onderzoeken van temperatuurtests en sneltestmogelijkheden;

herijking van ventilatie installaties; coronaproof maken van het gestandaardiseerd F&B assortiment; herzien van betaalwijze bij o.a. catering locaties en bij parkeergarages.

Ons coronaprotocol vloeit voort uit het protocol dat in co-creatie is gemaakt met de evenementenbranche en is vastgesteld door het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. In een verklaring laat het ministerie weten dat de uitgangspunten in dit document een solide basis vormen voor zakelijke bijeenkomsten.

The Stage is Yours!

Met het nieuwe plug & play concept 'The Stage is Yours!' bieden we beleving op maat, volgens de regels en richtlijnen die beschreven staan in het protocol RAI Amsterdam – Veilig, Verantwoord en Gastvrij. Dit concept is daarmee 'coronaproof'. 1.175 personen kunnen hier samen komen tijdens corporate evenementen, congressen en live-entertainment. Het concept is in samenwerking met partners Unlimited Productions, Mansveld Expotech en ACS bedacht met het oog op de geldende maatregelen in Nederland.

Wethouder van Economische Zaken in Amsterdam Victor Everhardt bracht een bezoek aan The Stage is Yours! en was onder de indruk van dit innovatieve concept om mensen op een veilige en verantwoorde manier elkaar te laten ontmoeten. "Laten we de inzichten en alle slimme ideeën van ondernemers in onze stad, samen met het Rijk, benutten om de routekaart nog wat scherper te stellen. Want Amsterdammers moeten elkaar straks weer kunnen ontmoeten en ondernemers snakken naar perspectief. Het Rijk bepaalt het tempo, laten wij kijken naar hoe het slimmer kan", aldus de wethouder.

nominaties en awards

virtuele wandeling door RAI Amsterdam met RAI Virtual

Tour

RAI Studio's en online

evenementen Onze inspanningen om veilig, verantwoord en gastvrij te zijn in tijden van corona is in de branche niet onopgemerkt voorbij gegaan. Naast de nominatie voor Best International Venue zijn we in 2020 door Exhibition News ook genomineerd voor Best Venue Event Safety Plan. De uitreiking in Londen is door de coronapandemie uitgesteld naar 2021.

Begin 2020 sleepten we de bronzen M&IT Award voor Best Overseas Conference Centre in de wacht. De genomineerden en uiteindelijke winnaars van deze award worden gekozen door UK evenementorganisatoren en de lezers van Meetings & Incentive Travel Magazine.

Als gevolg van reisrestricties en coronamaatregelen werden locatiebezoeken in 2020 ingewikkeld voor met name organisatoren die in het buitenland zijn gevestigd. De RAI Virtual Tour werd op het juiste moment gelanceerd. Sinds juni wandelen organisatoren virtueel door ons beurs- en congrescomplex om te bepalen of de locatie past bij hun evenement.

Alle 178 ruimtes zijn gedigitaliseerd. In totaal zijn er honderden 360 graden beelden, foto's, factsheets en samenvattende teksten over maatvoeringen en faciliteiten gebruikt om de ruimtes in verschillende opstellingen weer te geven. Dit resulteert in een compleet 360 graden beeld en interactieve 3D plattegrond van het gehele beurs- en congrescomplex.

Uit onze customer journey onderzoeken blijkt grote behoefte aan een wegwijzer die mensen eenvoudig online door de RAI begeleidt. Om die reden is de online applicatie ook voor exposanten en bezoekers beschikbaar gemaakt, ter voorbereiding van hun evenementdeelname of bezoek.

Met het verbod op fysieke evenementen in Nederland namen virtuele evenementen een vlucht. In 2020 deden we veel ervaring op in het succesvol organiseren en faciliteren van diverse online vormen van evenementen. Alle eigen titels organiseerden online evenementen om in contact te blijven met de betreffende communities en om de deelnemers met elkaar te verbinden. Op een virtuele platform kwamen bezoekers bijeen om elkaar te ontmoeten en om diverse bijeenkomsten bij te wonen, georganiseerd door bedrijven en prominente sprekers uit de betreffende branche.

Samen met audiovisuele partners werden twee volwaardige professionele studio's opgebouwd in het Amtrium, waarbij de grootste geschikt is voor een talkshowsetting of ander TV format. Vanuit hier werden GreenTech, Interclean en Amsterdam Drone Week in 2020 opgenomen en uitgezonden in verschillende tijdzones. Begin 2021 voegt Horecava zich toe aan deze lijst en melden ook steeds meer organisatoren zich om gebruik te maken van deze faciliteiten voor hybride of volledig virtuele evenementen.

Greentech Live & Online

20-22 oktober 2020, internationale vakbeurs van RAI Amsterdam Domein: internationale tuinbouwtechnologie

De mogelijkheid om Greentech live te laten plaatsvinden in Nederland en Mexico werd in 2020 niet geboden. Het wereldwijde platform voor de tuinbouwindustrie heeft desalniettemin haar community ook dit jaar goed weten te bereiken en bedienen. Na een webinar in mei volgde een drie daags virtueel evenement in juni met prominenten uit de industrie. In totaal meldden 2480 geïnteresseerden uit 108 landen zich hiervoor aan, met lovende reacties van de bezoekers.

Dit evenement werd in 20 oktober opgevolgd door nog een driedaags virtueel evenement: Greentech Live & Online. Het eerste evenement dat is uitgezonden in de nieuw gebouwde RAI Studio’s. Het evenement bevatte een rijk programma, met 70 exposanten, 53 kennissessies en 121 sprekers. Maar liefst 6.300 tuinbouw professionals uit 140 landen schreven zich in. Ruim 3.400 nieuwe connecties werden gemaakt tussen bezoekers, exposanten en sprekers.

Onder de naam Greentech Webinar Talks blijft Greentech verbonden met de community en verwacht zij in 2021 ook twee live evenementen te organiseren. Greentech Americas staat gepland op 15-17 augustus 2021 in Querétaro Centro de Congresos, Mexico en Greentech Amsterdam op 28-30 september in RAI Amsterdam.

breed pakket aan diensten voor exposanten voor, tijdens en na de beurs

alle diensten voor exposanten via één nieuwe webshop

keuzepakket voor modulaire stands

RAI Amsterdam - Veilig, verantwoord en gastvrij

integraal veiligheidsbeleid

Exhibitor Services

RAI Amsterdam Exhibitor Services ondersteunt exposanten bij hun voorbereidingen om de beursdeelname tot een succes te maken. Via een webwinkel kunnen exposanten producten en diensten voor de stand bestellen, zoals uniforme standbouw, hostess service, meubilair, catering, bloemen & planten, telecommunicatie & ICT, parkeerkaarten en standschoonmaak. Met preferred suppliers zijn contracten gesloten voor de uniforme standbouw. De webwinkel biedt diverse duurzame keuzes en alternatieven.

De webshop voor exposanten is in 2020 doorontwikkeld en verrijkt met producten en diensten om de veiligheid en het welzijn van deelnemers en bezoekers te waarborgen. Met het oog op corona is onder andere een 'stay safe' catering assortiment opgenomen, waarbij bepaalde producten in het assortiment speciaal zijn verpakt.

Standbouwpakketten voor exposanten zijn in 2020 verder geoptimaliseerd en er is gewerkt aan een keuzepakket modulaire stands. In onze visie op standbouw laten we het aanbod modulaire concepten groeien, waarmee de mogelijkheid tot hergebruik van materialen toeneemt en de afvalvolume afneemt.

Naast ons coronaprotocol voor het veilig organiseren van evenementen, is er ook een protocol specifiek voor de exposant opgesteld. Dit protocol vult het eerder beschreven coronaprotocol aan en beschrijft hoe de exposant op een veilige en verantwoorde manier, met het oog op COVID-19, deel kan nemen aan een evenement. Naast de regels zijn er ook richtlijnen opgesteld voor onder andere de op- en afbouw, standinrichting en schoonmaak.

Aan andere veiligheidsaspecten wordt ook onverminderd aandacht besteed. Cybercriminaliteit, fraude en terrorisme zijn de laatste jaren steeds complexer geworden. Deze nieuwe dreigingen kunnen organisaties niet alleen oplossen. Dat vraagt om een gecombineerde, integrale aanpak.

Met het Integraal Veiligheidsbeleid van RAI Amsterdam wordt bijgedragen aan onze ambitie om betekenisvolle ontmoetingen te organiseren en te faciliteren. Dit beleid beoogd een veilige omgeving te creëren en te borgen, daarnaast onze eigendommen en die van ons personeel, onze bezoekers en klanten tegen ongevallen, diefstal en beschadiging - zowel fysiek als digitaal - te beschermen, in overeenstemming met alle relevante juridische en andere wettelijke bepalingen. Hiertoe hebben we veiligheidsafspraken gemaakt met de politie, hulpdiensten en meldkamer, het stadsdeel, de bedrijven op de Zuidas, het openbaar vervoer en de adviseurs van de burgemeester van Amsterdam.

Integrated Systems Europe

11 – 14 februari 2020, internationale vakbeurs Domein: informatie technologie

De maximale capaciteit van RAI Amsterdam is benut voor de 15e Integrated Systems Europe (ISE); de grootste vakbeurs ter wereld op het gebied van audio-video. Met de vernieuwde en verruimde hal 5, die tijdens ISE voor het eerst werd gebruikt, bedroeg de totale oppervlakte van het evenement bijna 52.000 m2. Ruim 50.000 unieke bezoekers brachten een bezoek aan de ruim 1.200 exposanten die het evenement rijk was.

De effecten van de pandemie werden in de aanloop naar ISE merkbaar. In Azië gevestigde exposanten ondervonden hinder door vliegrestricties en ondernemingen pasten hun reisbeleid aan. Aanvullende maatregelen, waaronder hygiënevoorschriften en het houden van afstand, werden in samenspraak met de organisator en exposanten van ISE genomen om de veiligheid en het welzijn van alle betrokkenen te waarborgen. ISE werd hiermee het eerste evenement waarbij het schudden van een hand werd vervangen door een verbale groet en ‘fist bump’.

Een virtueel spektakel sierde de buitenzijde van ons beurs- en congrescomplex op na zonsondergang. Op de vijf bovenste etages van het Elicium werden animaties geprojecteerd. De beurs werd afgesloten met een donatieprogramma. Exposanten doneerden gevraagde producten aan maatschappelijke organisaties in de regio Amsterdam.

Hal 5 in gebruik genomen

toename van 4.000 m2 aan

multifunctionele

expositieruimte Het integrale veiligheidsbeleid kent de volgende deelgebieden:

Arbo & Gezondheid Gebouw veiligheid Evenementen veiligheid ICT/Cyber veiligheid

Hoe we de veiligheid rondom de op- en afbouw van evenementen borgen staat beschreven in de beleidsverklaring Veilige werkomstandigheden en het handboek Veilig werken. In het handboek wordt ingegaan op onder andere het bedrijfsnoodplan, het gebruik van transportmiddelen, persoonlijke beveiligingsmiddelen, standbouw, werken op hoogte, gebruik van gevaarlijke stoffen en milieu, handhaving en een procedure voor werkzaamheden op het RAI-terrein ter voorkoming van blootstelling aan asbest. Het handboek is hier te vinden.

De veiligheidsregels bij op- en afbouw van evenementen zijn in 2020 aangevuld met regels die besmetting en verdere verspreiding van corona dient tegen te gaan. Aanvullingen betreffen onder andere voorregistratie van bezoek, het afgeven van een gezondheidsverklaring, het houden van anderhalve meter afstand tot anderen en het frequent desinfecteren van handen.

De nieuwe Hal 5 is op 27 januari 2020 opgeleverd. Deze ruimte kan gebruikt worden als zelfstandige hal of in combinatie met de omliggende hallen in het Europacomplex. Hal 5 is voor het eerst in gebruik genomen tijdens Integrated Systems Europe op 11 februari 2020.

De nieuwe Hal 5 is 30 meter verlengd en heeft circa 4.000 m2 aan multifunctionele expositieruimte erbij gekregen. Met deze verlenging is het P9 parkeerterrein verkleind. Dit past in onze ruimtelijke toekomstvisie om het vrachtverkeer aan deze zijde van de RAI te verkleinen. Dit verkeer zal vooral geleid worden naar de noordzijde van ons beurs- en congrescomplex, nabij de A10.

Door de nieuwe glazen gevel heeft de hal een moderne en open uitstraling naar de nabijgelegen woonwijk. De belangrijkste entree voor Hal 5 is nu de hoofdentree van het Amtrium, Entree L. Entree M, tussen de uitbreiding van hal 5 en het Amtrium, wordt op een later moment vernieuwd met een glasgevel en krijgt met een betonnen plint aan de onderzijde een nieuwe uitstraling.

Bij de uitvoering van de verbouwing van Hal 5 zijn diverse geluidswerende maatregelen getroffen. Ook komt er een groenstrook voor een duidelijke afscheiding met de straat. Een gedeelte van de pui van de oude hal is hergebruikt. Van de gekapte bomen zijn zitbankjes gemaakt die onder andere zijn geplaatst op het buitenterrein van ons beurs- en congrescomplex, in het Beatrixpark en bij de Voedselbank.

Huishoudbeurs en Negenmaandenbeurs

22 februari – 1 maart 2020, nationaal publieksbeurs Domein: consumentenbeurs

De populairste consumentenbeurs van Nederland opende 22 februari voor de 75e keer haar deuren voor het publiek en bood ruimte voor onder andere mindfulness workshops, vegan foodtrucks en het Pasar Colours Festival, gericht op de Aziatische en Zuid-Amerikaanse cultuur. De beurs speelt in op de groei van het aantal mannelijke bezoekers, inmiddels zo’n 10 procent. Ook exposanten spelen hier met hun aanbod op in.

Nieuw: Amsterdam Baby Week In een ander deel van ons beurs- en congrescomplex vond tegelijkertijd een nieuw evenement plaats: Amsterdam Baby Week. Met Amsterdam Baby Week spelen we in op de behoefte vanuit de babybranche om, naast de Negenmaandenbeurs voor consumenten, ook babyprofessionals een ontmoetingsplek te geven. De Negenmaandenbeurs is het paradepaardje van de Amsterdam Baby Week en vierde in 2020 haar 35e editie.

In de betreffende week bezochten ruim 185.000 mensen de RAI. Samen zorgden deze evenementen voor de meest drukbezochte week van RAI Amsterdam in 2020.

breinmeting toont meerwaarde van live events aan In een uniek onderzoek hebben vijf evenementorganisatoren het effect van een beursbezoek op het onderbewuste laten onderzoeken. Neuroscience bureau Neurensics vergeleek de waarde van live evenementen met andere vormen van commerciële informatie-uitwisseling zoals video en commercials. 24 bezoekers aan de Huishoudbeurs 2020 werden uitgerust met het medische apparaat NIRS (Near Infra Red Spectography) dat de onbewuste beoordeling van waarnemingen registreert.

Het onderzoek toont dat de waarde van een live contact van een andere orde is dan die van een uitgesteld of digitaal contact. Bij live contact zagen de wetenschappers dat de boodschap veel meer actief verwerkt wordt in de hersenen. Het brein is bij live contact niet alleen onbewust, maar ook bewust bezig met het verwerken van informatie. Of dat nu tijdens het eventbezoek is of op het moment van de interactie tussen klant en verkoper. Meer over de uitslag van het onderzoek is hier te lezen.