Обозначение документа: QMS-Procurement
PMDoc
Название Вашего Предприятия «Утверждаю» Директор «Название Вашего Предприятия» ____________________ Ф.И.О.
Методика системная Закупки Редакция 2
PMDoc
Методика системная Закупки Обозначение документа: QMS-Procurement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Содержание 1.
Область применения
4
2.
Нормативные ссылки
4
3.
Определения, обозначения и сокращения
4
4.
Ответственность
5
5.
Закупки
6
5.1 5.2
6 8
Процесс закупки Выбор и контроль поставщиков
Приложение А
Для внутреннего использования
11
Название Вашего Предприятия, 2019 г.
Лист 2 из 12
PMDoc
Методика системная Закупки Обозначение документа: QMS-Procurement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Перед Вами пример документа Системы Менеджмента Качества проектноориентированной организации, который используется для внедрения и развития систем качества. Данные примеры помогают определить процессы управления качеством, их последовательность и взаимодействие. Примеры документов СМК в чистом виде невозможно применить в какойлибо отрасли, но они дают ясную модель, которую легко адаптировать под нужды конкретной компании. Если требуется быстро начать выполнять проекты качественно или создать действующую систему управления качеством, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме управления качеством являются: 1. Тренинг по управлению качеством проекта «pm.Quality» в составе модульного курса «pm.Kit» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_kit#pm_quality 2. Экзамен по управлению качеством на «Карте Знаний Проектного Менеджера» KnowledgeMap.pm/ru/product/quality-mng-exam 3. Услуги PMDoc по документированию проектов и разработке регламентов PMDoc.ru/services/project_documenting, PMDoc.ru/services/pm_regulations_development 4. Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами, в том числе по управлению качеством и управлению закупками PMDoc.ru/workshops Наши другие интересные курсы: pm.Docs «Документирование проектов» pm.Praxis «Прикладное управление проектами» it.Projects «Управления IT-проектами» pm.Risks «Управление рисками проектов и программ» ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional» 12.Deliverables «Самостоятельная разработка КСУП» А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2019 г.
Лист 3 из 12
PMDoc
Методика системная Закупки Обозначение документа: QMS-Procurement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Закупки 1.
Область применения
Настоящая методика устанавливает порядок закупок поставщиков в соответствии с требованиями ISO 9001 п.7.4.
у
2. Нормативные ссылки В настоящей методике использованы ссылки на следующие документы: ИНКОТЕРМС Международные правила толкования торговых терминов (Публикация Международной торговой палаты 1999, № 560) ISO 9000:2000 Системы управления качеством. Основные положения и словарь.
ISO 9001:2000 Системы управления качеством. Требования.
QMS-Requirements Анализ требований к продукции. Методика системная. QMS-Designing Проектирование и разработка. Методика системная. 00 01 05 Субподряды. Стандарт предприятия. ПР 721.01-04 Управление договорами (контрактами). Процедура. ПР 751.02-03 Входной контроль продукции у поставщика. Процедура. ПР 751.02.1-03 Входной контроль продукции, поступающей на стройплощадку. Процедура.
3.
Определения, обозначения и сокращения
В настоящей методике использованы термины и определения по ISO 9000, в том числе: Заказчик - организация или лицо, получающее продукцию. (п. 3.3.5 ISO 9000) Пример: Потребитель, клиент, конечный пользователь, розничный торговец, лицо, пользующееся пожертвованиями и покупатель. Примечание: Заказчик может быть внутренним или внешним для организации Поставщик - организация или лицо, поставляющее продукцию. (п. 3.3.6 ISO 9000) Пример: Производитель, распространитель, розничный торговец или продавец продукции, или поставщик услуги или информации. Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2019 г.
Лист 4 из 12
PMDoc
Методика системная Закупки Обозначение документа: QMS-Procurement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Примечание 1: Поставщик может быть внутренним или внешним для организации. Примечание 2: В контрактной ситуации поставщик иногда называется «Подрядчиком». Процесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов (п. 3.4.1 ISO 9000) деятельности, преобразующих входные данные в выходные данные. Примечание 1: Входами одного процесса являются, как правило, выходы других процессов. Примечание 2: Процессы в организации, обычно планируются и выполняются в контролируемых условиях для создания добавочной стоимости. Примечание 3: Процесс, для которого соответствие полученной в результате продукции не может быть проверено простым и экономичным способом, часто называют «специальный процесс». Использованы следующие сокращения: ISО - Международная организация по стандартизации ГД - Генеральный Директор ДТ - Директор технический ДК - Директор коммерческий МК - Менеджер по качеству – представитель руководства, ответственный за систему качества НТИ - Группа научно-технической информации СМП - Строительно-монтажное подразделение ТН - Группа технического надзора за строительством ТК - Отдел технической комплектации МС - Методика системная
4. Ответственность Генеральный Директор: - утверждение организационной структуры, полномочий и ответственности, связанных с закупками; - утверждение процессов закупок; - утверждение оценок и выбора поставщиков; - утверждение результатов контроля, корректирующих и предупреждающих действий. Директор коммерческий: Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2019 г.
Лист 5 из 12
PMDoc
Методика системная Закупки Обозначение документа: QMS-Procurement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
- определение и организация документирования и внедрения процессов закупок, оценок и выбора поставщиков; - постоянный и периодический контроль и оформление ежегодных отчетов; - определение и организация проведения корректирующих и предупреждающих действий. Персонал Коммерческого отдела и Отдела технической комплектации: - документирование, внедрение и контроль процессов закупок, оценки и выбора поставщиков; - выполнение корректирующих и предупреждающих действий.
5. Закупки 5.1 Процесс закупки Закупки осуществляются: а) для удовлетворения внутренних потребностей; b) для удовлетворения требований и потребностей заинтересованных сторон (Заказчиков).
других
Конкретные процедуры указаны в стандарте предприятия 00 01 05 «Субподряды». 5.1.1 Выявление потребностей в закупках и формирование информации о закупках Формирование потребностей и информации для внутренних нужд осуществляются на основании потребностей и заявок подразделений и служб предприятия. Формирование потребностей и информации для удовлетворения Заказчиков осуществляется в процессе проектирования и разработки в соответствии с методикой QMS-Designing Проектирование и разработка. Разработка спецификаций на закупки в необходимых случаях осуществляется вместе с поставщиками для того, чтобы использовать их знания. Информация о закупках, кроме технических спецификаций, содержит требования к: а) одобрению продукции, процедур, процессов, оборудования; b) квалификации персонала поставщика; c) системе управления качеством поставщика. Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2019 г.
Лист 6 из 12
PMDoc
Методика системная Закупки Обозначение документа: QMS-Procurement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
5.1.2 Выбор и контроль поставщиков Оценки и выбор поставщиков осуществляются исходя из их способности поставлять продукцию, удовлетворяющую требованиям. Критерии выбора, способы контроля и оценки поставщиков приведены в 5.2. 5.1.3 Управление контрактом Управление контрактом включает: - собственно управление контрактом, в том числе в части положений, касающихся поставщиков и партнеров; - оценку затрат на закупаемую продукцию с учетом эксплуатационных показателей, цены и сроков поставки продукции; - определение и снижение рисков, связанных с закупками. Указанные процессы, в необходимых случаях, осуществляются с участием поставщиков для улучшения результативности и эффективности закупочного процесса. Требования к этим процессам приведены в QMS-Requirements “Анализ требований к продукции”. Требования к контрактам также приведены в QMS-Contracts “Управление договорами (контрактами)” 5.1.4 Проверка закупленной продукции Проверка осуществляется на следующих этапах: - у поставщика; - входной контроль; - контроль после получения. 5.1.4.1 Проверка у поставщика Специальные процессы (см. п. 3 Примечание 3) поставщика определены и контролируются, для чего существует договоренность о доступе в производственные помещения поставщика и определены критерии контроля в составе информации о закупках (п. 5.1.1). Проверка осуществляется в соответствии с процедурой ПР 751.02-03 “Входной контроль продукции у поставщика”. 5.1.4.2 Входной контроль закупок
Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2019 г.
Лист 7 из 12
PMDoc
Методика системная
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Закупки Обозначение документа: QMS-Procurement
Определены, документированы, внедрены и контролируются процессы входного контроля закупленной продукции для обеспечения уверенности в том, что закупаемая продукция удовлетворяет установленным требованиям к закупкам. Установлены критерии проверки закупаемой продукции. Конкретные ответственность и документацией.
процедуры, взаимоотношения необходимые протоколы определены
сторон, проектной
Входной контроль закупленной продукции поступившей на стройплощадку осуществляется согласно процедуре ПР 751.02.1-03 “Входной контроль продукции, поступающей на стройплощадку”. 5.1.4.3 Контроль после получения закупок Контроль осуществляется в процессе хранения, изготовления, испытаний и сдачи, гарантийного и послегарантийного обслуживания. Обеспечивается идентификация и прослеживаемость закупок в необходимых случаях. Конкретные процедуры приведены в проектной документации.
5.2 Выбор и контроль поставщиков 5.2.1 Процессы выбора и контроля поставщиков С целью обеспечения результативности процессов закупки, установлены эффективные процессы выявления потенциальных источников закупок, развития взаимоотношений с поставщиками и оценки их возможностей поставлять требуемую продукцию. Процессы включают:
выявления
потенциальных
источников
закупок
- оценку надлежащего опыта; - показатели деятельности поставщиков сравнительно с конкурентами; - анализ и оценку качества закупаемой продукции, сроков поставок, оперативности в решении вопросов; - аудиты систем управления поставщиков и оценку их потенциальных возможностей поставлять необходимую продукцию эффективно и в предусмотренные сроки; Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2019 г.
Лист 8 из 12
PMDoc
Методика системная
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Закупки Обозначение документа: QMS-Procurement
- проверку связанных с поставщиками откликов и фактических данных про удовлетворенность Заказчиков; - оценку финансового состояния для переосвидетельствования жизнеспособности поставщика на протяжении предполагаемого периода поставок и сотрудничества; - реагирование предложения;
поставщика
на
запросы,
расценки
и
тендерные
- возможности поставщика по обслуживанию, монтажу и техническому обслуживанию и его деятельность по выполнению требований в прошлом; - осведомленность поставщика и выполнение им соответствующих законодательных и нормативных требований; - материально-технические возможности поставщика, включая место нахождения его объектов и ресурсы; - место и роль поставщиков в обществе, а также мнение общественности про него. Предусмотрены действия необходимые для поддержания деятельности предприятия и удовлетворения заинтересованных сторон в случае невыполнения поставщиком своих обязательств. Оценка поставщиков производится по следующим критериям: 1. Несоблюдение сроков выполнения основных работ.
поставки,
не
повлиявшее
на
ход
2. Несоблюдение сроков поставки, повлиявшее на ход выполнения основных работ. 3. Несоблюдение требований к качеству (критериям приемки) продукта, не повлиявшее на ход выполнения основных работ. 4. Несоблюдение требований к качеству (критериям приемки) продукта, незначительно повлиявшее на ход выполнения основных работ. 5. Несоблюдение требований к качеству (критериям приемки) продукта, значительно повлиявшее на ход выполнения основных работ. Список поставщиков составляется по форме №740-01 Приложения А. 5.2.2 Технико-экономическое сравнение поставщиков Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2019 г.
Лист 9 из 12
PMDoc
Методика системная Закупки Обозначение документа: QMS-Procurement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Процесс технико-экономического сравнения включает следующие элементы: 5.2.2.1 Разработка, одобрение (при необходимости, у Заказчика) Исходных требований на закупку, содержащих информацию о закупке (см. 5.5.1). Рассылка Исходных требований потенциальным поставщикам. 5.2.2.2 поставку.
Получение
технико-коммерческих
Предложений
на
5.2.2.3 Приведение технических спецификаций на поставку различных потенциальных поставщиков к единому сравнимому виду, путем исключения, при необходимости не требуемых опционов, уточнения типов, количества, исполнений. Приведение коммерческих условий поставок к сравнимому виду путем пересчета в единую валюту, уточнения стоимости с учетом вида поставок по ИНКОТЕРМС 2000 и т.п. Указанная работа проводится вместе с поставщиками, для чего используется электронная почта и факсимильная связь. Соответствие откорректированных Предложений Исходным требованиям регистрируется уполномоченным лицом (проектантом). 5.2.2.4 На основании откорректированных Предложений, оформляется Таблица технико-коммерческого сравнения (произвольной формы), содержащая следующие обязательные элементы: - реквизиты всех зарегистрированных в тендере Предложений; - технические, коммерческие, сервисные и прочие (см. 5.2.1) параметры, перечень, которых должен быть одобрен для данного тендера. Оформлением Таблицы занимается компетентный персонал. 5.2.2.5 На основании Таблицы, уполномоченным руководителем принимается решение о выборе поставщика с учетом предыдущих поставок, монтажа и применения продукции. Принятое решение регистрируется, согласовывается заинтересованными сторонами и утверждается Генеральным Директором или лицом им уполномоченным при оформлении контракта.
Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2019 г.
Лист 10 из 12
PMDoc
Методика системная Закупки Обозначение документа: QMS-Procurement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
Приложение А (обязательное)
Связанные с методикой формы ф. № 740-01 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Название Вашего Предприятия __________________ «___» ___________________ 200_ г.
СПИСОК ПОСТАВЩИКОВ Поставщик
Продукт
Оценка
Критерии оценки:
Действие
Условные обозначения:
Несоблюдение сроков поставки, не повлиявшие на ход выполнения основных работ
1
Несоблюдение сроков поставки, повлиявшие на ход выполнения основных работ
2
Несоблюдение требований к качеству (критериям приемки) продукта, не повлиявшие на ход выполнения основных работ
3
Несоблюдение требований к качеству (критериям приемки) продукта, незначительно повлиявшие на ход выполнения основных работ Несоблюдение требований к качеству (критериям приемки) продукта, значительно повлиявшие на ход выполнения основных работ
4
Порядок заполнения В графе «Оценка» записывается условное обозначение критерия оценки и через дефис дата записи, например: 424.01.05 В графе «Действие» записывается решение о дальнейших взаимоотношениях с поставщиком исходя из оценки его деятельности Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2019 г.
Лист 11 из 12
5
PMDoc
Методика системная Закупки Обозначение документа: QMS-Procurement
Редакция: 2 Дата: 24.1.2005
ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ № п/п 1. 1
Лист Весь документ
Содержание Издание для использования.
Дата внесения, подпись 24.1.2005
2. 3.
Для внутреннего использования
Название Вашего Предприятия, 2019 г.
Лист 12 из 12