Обозначение документа: ОУП-СО-План создания ОУП
PMDoc
<Название организации> "УТВЕРЖДАЮ" Директор <Название организации> ________________________________ "____" __________________ 2019 г.
Офис Управления Проектами План создания ОУП Редакция 2.0 [Примечание: Данный документ предназначен для использования с Офисом управления проектами PMDoc (Комплект документов «ОУП.Комплект»). Комплект документов состоит из шаблонов и примеров: • Шаблон – пустая форма с подсказками автору по заполнению. При двойном щелчке левой кнопкой мыши на документ происходит создание копии документа вместо открытия (если есть необходимость изменить сам шаблон: щелчок правой кнопкой мыши > Открыть). • Пример - документ, который необходимо перерабатывать под конкретный проект с учетом особенностей отрасли (хотя он тоже может содержать подсказки автору). Данный документ является примером. Существует два вида подсказок автору: • Текст, заключенный в квадратные скобки и отображаемый синим курсивом должен быть удален перед публикацией документа (как правило он содержит уточнения содержания разделов и ключевых пунктов). • Текст, заключенный в угловые скобки и отображаемый синим курсивом должен быть заменен на указанную в нем информацию. Стиль абзаца, который будет напечатан после этого стиля подсказок, автоматически устанавливается в нормальный, с соответствующей нумерацией. Для настройки автоматических полей (тех, которые отображаются на сером фоне, когда они выбраны), нажмите Файл > Свойства и заполните поля Тема, Организация и пр. информацией для этого документа. После закрытия диалогового окна, автоматические поля можно модифицировать во всём документе, выбирая Правка > Выделить всё (или Ctrl-A) и нажимая F9, или просто нажимая на поле и на F9. Это должно быть сделано отдельно для верхних и нижних колонтитулов. Alt-F9 переключает между отображением имен полей и содержанием полей. См. справку MS Word для получения дополнительной информации по работе с полями. Отказ от ответственности Документы ОУП.Комплект предоставляются бесплатно, без поддержки, без рассмотрения претензий. Применение документов ОУП - это ответственность лица, применяющего документы. Разработчики не несут ответственность за любые (прямые или косвенные) последствия, связанные с использованием документов ОУП. Внимание! Перед публикацией документа обновите поле содержания и все остальные поля.]
PMDoc
Офис Управления Проектами План создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-План создания ОУП
Редакция: 2.0 Дата: 23.10.2019 г.
Лист изменений Дата 4.04.2005
Редакция 1.0
Описание Издание для внутренних комментариев.
Автор PMDoc
07.07.2011 1.1 Издание для использования. Багачук И. В. 16.01.2013 2.0 Исправление ошибок. Решта Е.А. Редакция – номер редакции документа (если вносятся значительные изменения в документ, то первая цифра увеличивается, а вторая обнуляется; если вносятся незначительные изменения, то меняется вторая цифра). Описание – детальное описание редакции и внесенных изменений (к примеру: Издание для внутренний комментариев, Издание для использования, Издание с изменениями главы ТАКОЙ-ТО и т.д.). Автор - Ф.И.О. автора изменений.
Содержание 1.
Общие положения
4
2.
Иерархическая структура работ
4
3.
Организационная диаграмма проекта
5
4.
Бюджет
6
5.
Внешние факторы
6
6.
Документация
6
7.
Показатели качества
7
Приложение 1.
Матрица ответственности
Для внутреннего использования
7
<Название организации>, 2019 г.
Лист 2 из 7
PMDoc
Офис Управления Проектами План создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-План создания ОУП
Редакция: 2.0 Дата: 23.10.2019 г.
Перед Вами документ, входящий в пакет «ОУП.Комплект», который используются для проектов создания или развития структурных подразделений, выполняющих функции координации и мониторинга проектов. ОУП.Комплект — это документация реальных проектов внедрения методологии проектного менеджмента на предприятиях, включающая примеры и шаблоны документов, на основе которых создаются положения и должностные инструкции. ОУП.Комплект в чистом виде невозможно применить в какой-либо отрасли промышленности, но он даёт ясную модель, которая может быть адаптирована под нужды конкретной компании. Если требуется быстро создать Офис Управления Проектами в вашей организации, то обратите внимание на тренинги и услуги PMDoc. Наиболее подходящими к теме создания ОУП являются: •
Курс разработки корпоративных систем управления проектами «12.Deliverables» PMDoc.ru/trainings/tools/12-deliverables
•
Услуги PMDoc по разработке регламентов и внедрению систем управления проектами PMDoc.ru/services/pm_regulations_development и expedition.pm/ru/implementation/12-deliverablespmo
•
Услуги PMDoc по документированию проектов - PMDoc.ru/services/project_documenting
•
Тренинг по документированию проектов «pm.Docs» - PMDoc.ru/trainings/methodology/pm_docs
•
Проверка знаний проектных менеджеров и команд на «Карте Знаний» - KnowledgeMap.pm/ru
•
Специализированные воркшопы по улучшению отдельных навыков управления проектами PMDoc.ru/workshops
Наши другие интересные курсы: • pm.Praxis «Прикладное управление проектами» • pm.Risks «Управление рисками проектов и программ» • ms.Project «Управление проектами с помощью Microsoft Project 2013 Professional» • pm.Kit «Модульная программа тренингов по управлению проектами» • А также тренинг быстрого построения команд «Прокачай команду проекта» Календарь курсов: PMDoc.ru/calendar/trainings_list Для внутреннего использования
<Название организации>, 2019 г.
Лист 3 из 7
PMDoc 1.
Офис Управления Проектами План создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-План создания ОУП
Редакция: 2.0 Дата: 23.10.2019 г.
Общие положения План реализации проекта - документ, гарантирующий, что проект структурирован и подразделен на управляемые сегменты, что ответственность за завершение каждого из них распределена и зафиксирована, и каждый рабочий сегмент адекватно определен, что обеспечит взаимосвязь и выполнение работ участниками проекта рабочей области. 1.1. Цель Настоящий документ разработан с целью представления с высокой степенью обобщения краткого описания планов реализации проекта в целом и для ознакомления всех участников Проекта с принципами управления при реализации Проекта, целями и задачами Проекта создания Офиса Управления Проектами (далее по тексту – «ОУП») в организации <Название организации> (далее по тексту «Организация»). 1.2. Контекст Документ связан с проектом создания Офиса Управления Проектами (далее по тексту «Проект ОУП») в Организации и является базовым документом для управления проектом. Полный перечень документов см. в разделе 6. 1.3. Определения и сокращения Полный перечень определений и сокращений приведен в документе «Глоссарий» (см. документ ОУП-СО-Глоссарий). 1.4. Ссылки В документе использовались и/или упоминаются следующие документы: • Свод знаний по управлению проектами. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 4th Edition. PMI, 2008. • Глоссарий (см. документ ОУП-СО-Глоссарий). • Руководство по качеству (см. документ QMS-Manual). • Бюджет проекта создания ОУП (см. документ <для каждого проекта бюджет уникален; укажите номер и название документа бюджета проекта создания ОУП>).
2.
Иерархическая структура работ
[Графическое изображение см.в документе ОУП-ОД-WBS "Иерархическая структура работ".]
Использование иерархической структуры работ (WBS) гарантирует, что, все работы идентифицированы и определены в рамках общей структуры: 1) (Код WBS 1.) Инициализация • (1.1.) Определение области охвата. Концепция проекта (см. документ ОУП-СОКонцепция создания ОУП "Концепция проекта создания ОУП"); • (1.2.) План реализации проекта. Планирование (см. документ ОУП-СО-План реализации "План реализации проекта создания ОУП"); • (1.3.) Определение ответственности и полномочий участников проекта (см. документ ОУП-ОД-Положение о ролях "Положение о проектных ролях"). 2) (2.) Информационные Технологии • (2.1.) Тендер (см. документ ОУП-ИТ-Проведение тендеров "Порядок подготовки и проведения тендеров"); Для внутреннего использования
<Название организации>, 2019 г.
Лист 4 из 7
PMDoc
3)
4) 5)
6)
3.
Офис Управления Проектами План создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-План создания ОУП
Редакция: 2.0 Дата: 23.10.2019 г.
• (2.2.) Подготовка внедрения; • (2.3.) Внедрение программного обеспечения; • (2.4.) Наполнение базы данных. Внесение существующих проектов. (3.) Стандарт управления проектами • (3.1.) Процессы инициации проектов (см. документ ОСУП-П1-Инициация "Процедура инициации проекта"); • (3.2.) Процессы планирования проектов (см. документ ОСУП-П2-Планирование "Процедура планирования проекта"); • (3.3.) Процессы исполнения проектов (см. документ ОСУП-П3-Исполнение "Процедура исполнения проекта"); • (3.4.) Процессы мониторинга и управления проектами (см. документ ОСУП-П4Мониторинг "Процедура мониторинга и управления проектом"); • (3.5.) Процессы завершения проектов (см. документ ОСУП-П5-Завершение "Процедура завершения проекта"); • (3.6.) Внедрение процессов. (4.) База Знаний • (4.1.) Обучение персонала Проектной дирекции; • (4.2.) Электронный каталог и библиотека. (5.) Организация • (5.1.) Положение об ОУП (см. документ ОУП-ОД-Положение "Положение об Офисе Управления Проектами"); • (5.2.) Должностные инструкции (см. пакет Должностных инструкций в ОУП.Комплекте); • (5.3.) Набор и обучение персонала ОУП (см. пакет Оценки персонала в ОУП.Комплекте); • (5.4.) Организация рабочих мест. (6.) Завершение • (6.1.) Документирование уроков опыта; • (6.2.) Отчет о реализации проекта; • (6.3.) Выработка рекомендаций по улучшению деятельности ОУП.
Организационная диаграмма проекта
[Графическое изображение см.в документе ОУП-ОД-OBS "Организационная структура".]
Организационная диаграмма проекта (OBS) даёт общее представление о численном составе людей, необходимых для проекта: • Руководитель проекта ОУП (см. документ ОУП-ОД-ДИ руководителя ОУП "Должностная инструкция руководителя ОУП"). Полное руководство проектом. Определение концепции проекта. Формулирование основных задач команде исполнителей и контроль за их выполнением. Координация деятельности. Проведение консультаций с руководством компании по ключевым вопросам. Проведение встреч в рамках проекта. Составление отчетов о проделанной работе и разработка плана развития проекта. Проведение тендеров на проектные закупки. Несение ответственности за бюджет проекта. Подготовка и проведение учебных программ. Подготовка и внедрение стандарта УП в организации. Создание ОУП – Для внутреннего использования
<Название организации>, 2019 г.
Лист 5 из 7
PMDoc • • • •
Офис Управления Проектами План создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-План создания ОУП
Редакция: 2.0 Дата: 23.10.2019 г.
организационной единицы Организации. Помощник руководителя проекта ОУП. Помощь в подготовке и оформлении документации проекта. Создание и ведение базы знаний УП. Инженер по внедрению информационных технологий (ИТ). Внедрение информационных технологий для управления проектами. Первичное наполнение баз данных. Менеджер по персоналу. Подбор персонала ОУП. ИТ-менеджер. Организация автоматизированных рабочих мест ОУП.
4.
Бюджет Основные затраты при реализации проекта создания ОУП: Полный помесячный бюджет проекта создания ОУП рассчитывается в соответствия принятой в Организации системой бюджетирования и представлен в документе «Бюджет проекта создания ОУП» (см. документ <для каждого проекта бюджет уникален; укажите номер и название документа бюджета проекта создания ОУП>).
5.
Внешние факторы 5.1. Предположения и зависимости Документ «Проект создания ОУП. План реализации проекта» может быть изменен в ходе выполнения проекта для соответствия стратегии развития Организации или при возникновении не разрешимых препятствий для дальнейшей реализации проекта. Все изменения в данный документ согласуются с руководством Организации и утверждаются им. По ходу реализации проекта могут возникать дополнительные потребности.
6.
Документация В процессе реализации Проекта ОУП необходимо разработать и/или внедрить следующую документацию, касающуюся Проекта ОУП, корпоративного стандарта управления проектами, самого ОУП (как организационной структуры Организации) и информационной системы управления проектами [возможно изменение этого списка документов!]: • Глоссарий (см. документ ОУП-СО-Глоссарий "Глоссарий ОУП"). • План-график работ. • Положение об ОУП (см. документ ОУП-ОД-Положение "Положение об Офисе Управления Проектами"). • Карта процессов управления проектами. Описание входных данных, выходных данных, описания процесса, целей, критериев оценки, ответственных, управляющих воздействий и ресурсов, взаимосвязей процессов. • Матрица ответственности (см. документ ОУП-ОД-Матрица ответственности "Матрица ответственности"). • Должностные инструкции сотрудников ОУП (см. пакет ОУП.Комплекта «Должностные инструкции»). • Документация на информационные технологии управления проектами (руководство пользователя, руководство по администрированию и др.). • Стандарты и руководства по управлению проектами (PMBOK, ISO 10006, NCB).
Для внутреннего использования
<Название организации>, 2019 г.
Лист 6 из 7
PMDoc
Офис Управления Проектами План создания ОУП Обозначение документа: ОУП-СО-План создания ОУП
Редакция: 2.0 Дата: 23.10.2019 г.
• Руководство по нумерации документов. • План контроля качества проекта ОУП. • Положение о корпоративном стандарте управления проектами. Документ, утверждающий на общем уровне основные процедуры управления проектами. • Классификатор проектов. Используется для определения класса проекта при его инициализации. От класса проекта зависят условия детализации при планировании и мониторинге проектов. • Системы нумерации документации. Используется для структурирования проектной документации. • Положение по проектным ролям. Распределение ролей и обязанностей при управлении проектами (см. документ ОУП-ОД-Положение о ролях "Положение о проектных ролях"). • Процедура проектного документооборота. Формализует документы и информационные потоки, необходимые для управления проектами. 7.
Показатели качества Разработка и доработка корпоративного стандарта управления проектами осуществляется в соответствии со стандартом Института Управления Проектами (Свод знаний по управлению проектами. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 4th Edition. PMI, 2008.) и с, принятым в Организации, Руководством по качеству (см. документ QMS-Manual). Обязательно активное привлечение и участие в разработке и доработке специалистов службы качества, для соответствия положений и процедур, используемой в Организации международной системе качества ISO 9001:2008. Приложение 1. Матрица ответственности
[Матрица ответственности создается на основании WBS и OBS. Она представлена в документе ОУП-ОД-Матрица ответственности "Матрица ответственности".]
Для внутреннего использования
<Название организации>, 2019 г.
Лист 7 из 7