FUNCIONES Y ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Creaci贸n: Licda. Ma. Iselda Morales Soto
Febrero, 2014
Proceso administrativo La administración puede verse como un proceso. Según Fayol, dicho proceso está compuesto por funciones básicas: Planificación, organización, dirección, Integración, control.
ETAPAS
FASES
Planeación
¿Qué se quiere hacer? ¿Qué se va a hacer?
Organización
¿Cómo se va a hacer?
Integración Dirección
¿Con qué y con quién se va a hacer? Ver que se haga
Control
¿Cómo se ha realizado?
Mecánica o Estructural Proceso Administrativo
Dinámica u Operativa
Mecánica o Estructural
Planificación
Organización
Propósitos Objetivos Estrategias Políticas Programas Presupuestos Procedimiento
División del Trabajo
Jerarquización Departamentalización Descripción de funciones
Planeación
Proceso que define metas y objetivos y las acciones o estrategias para desarrollar las actividades que permitirán alcanzarlos.
SIN PLANEACIÓN LA EMPRESA CAMINA SIN RUMBO
Planeación
¿Qué se va a planear?
Responde a:
En esta etapa se realizan los planes para dar a la organización objetivos y conocimientos para alcanzarlos.
¿Qué hacer? ¿Cuándo hacerlo? ¿Dónde hacerlo? ¿Cómo hacerlo?
Algunas Actividades de la Planeación
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Análisis de situaciones actuales. Anticipación al futuro Determinación de objetivos Elección de estrategia corporativa. Determina los recursos necesarios para alcanzar las metas de la organización
Organización
Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes.
Determina: • Actividades que se realizarán • Como se clasificarán • Quién las realizará • Señala, puestos, jerarquías, líneas de comunicación dentro de la empresa.
Organización
La empresa aprovechará mejor sus recursos y logrará alcanzar sus objetivos, en la medida que organice eficientemente las funciones de la empresa. Actividades: • Establecer la estructura de la empresa • Especificar funciones y responsabilidades de los puestos. • Agrupar tareas en unidades de trabajo. • Distribuye recursos y crea condiciones adecuadas para realizar las tareas en un ambiente de armonía.
Elementos de la Organización
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Organigramas Manuales Normas Guías de manejo (instructivos) Protocolos Comités
Fase Dinámica u Operativa
Dirección o Ejecución
Control
• Supervisión • Evaluación
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Toma de decisiones Integración Motivación Comunicación Jefatura
• Establecimiento de estándares • Medición (indicadores) • Comparación o corrección • Retroalimentación
Direcci贸n
Son las acciones que el administrador ejecuta para dirigir y coordinar con eficacia a los colaboradores de la empresa, con el fin de lograr los objetivos trazados. Comprende el contacto cercano que el administrador mantiene con sus subordinados para orientarlos, motivarlos e inspirarlos al logro de las metas y objetivos de la empresa
CONTROL
Es el seguimiento que se da a las actividades de la organización, con el fin de garantizar que éstas se están desarrollando conforme a lo planeado de no estarse cumpliendo se emiten las acciones correctivas y se ajustan las desviaciones encontradas.
El control garantiza el cumplimiento de las metas y objetivos trazados. Etapas del Control:
* Supervisión * Evaluación
EL PROCESO ADMINSITRATIVO DEBE DARSE DENTRO DE UN ORDEN LÓGICO Y SECUENCIAL
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
EL PROCESO ADMINISTRATIVO INTEGRA TODAS SUS ETAPAS, CUMPLIENDO CON EL PRINCIPIO DE INTEGRALIDAD
CADA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ES CICLICA CON RETROALIMENTACIÓN POR TANTO ES SISTEMÁTICO
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
EL PROCESO ADMINISTRATIVO CUMPLE CON LA SIMULTANEIDAD
Porque en el mismo momento y en distintas áreas de la organización se desarrollan actividades que se relacionan entre sí en las diferentes etapas del proceso.
PRINCIPIOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Flexibilidad
Posee la capacidad de adaptarse al cambio y a situaciones imprevistas
Factibilidad
Lo que se planea debe ser realizable.
Objetividad y cuantificaci贸n
Unidad
Este principio implica la necesidad de utilizar datos objetivos producto de estudios de mercado que ofrecen datos estad铆sticos que minimizan los riesgos en la toma de decisiones.
Todos los planes de la organizaci贸n deben integrarse o articularse con el plan general de la empresa para el alcance de 茅stos.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Permite lograr la satisfacción de las necesidades de los clientes externos e internos, mediante el máximo aprovechamiento de los recursos materiales y humanos, con el propósito de operar con los más altos estándares de calidad y eficiencia para alcanzar los objetivos trazados por la alta dirección de la empresa.
ÉNFASIS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SEGÚN EL PENSAMIENTO DE TAYLOR
• La idea que Taylor manejaba sobre la estructura organizacional era que por cada actividad en la empresa debía existir un “capataz” el cual se encargaba de instruir a los obreros sobre la actividad a realizar, sin generarle ninguna otra labor, así aseguraba la productividad máxima de la empresa, sin importarle el obrero como ser humano, si no como una pieza de maquinaria mas, la cual podía ser moldeada para solo trabajar.
ÉNFASIS EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SEGÚN EL PENSAMIENTO DE FAYOL
• La estructura organizacional fue el énfasis de su trabajo, enfocaba esta estructura en la administración como tal. Se consideraba cuidar el ente de la subdivisión de los trabajos de la empresa mediante el enfoque de tener una persona capacitada para dirigir.
• Esta persona considerada como jefe principal, debería ser una persona estudiada, la cual desde que es operario su capacidad técnica iría evolucionando y transformando mediante ascendiera en la estructura de la empresa y evolucionara su capacidad administrativa.
• Realizó varias divisiones según las operaciones del comercio y de la industria. La primera se basó en la parte técnica, la cual se enfocaba en la producción de bienes y servicios que la empresa generaba.
• En la parte comercial, se enfocaba en la comercialización de la empresa. Luego miró las funciones financieras y contables enfocadas en la búsqueda y manejo del capital, estadísticas y manejo de los datos contables. Las funciones administrativas estaban ligadas a la integración de todas las funciones anteriores coordinadas por la empresa.
Administraci贸n moderna de una organizaci贸n centrada en la estrategia y enfocada a las necesidades del cliente
Bibliografía:
Claude S. George, Jr. Historia del Pensamiento Administrativo Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. Primera Edición en Español, 1974, México Agustín Reyes Ponce Administración Moderna Limusa Noriega Editores, 2000, México