Guía Mendeley by Andrea Sánchez

Guía de uso del gestor bibliográfico MENDELEY* ● Mendeley es un gestor bibliográfico que combina una versión web con una versión escritorio ● Además incorpora funcionalidades de la Web 2.0 que permiten compartir las referencias bibliográficas con contactos y navegar por los contenidos subidos por otros usuarios ● Mendeley dispones de una versión gratuita y otras versiones de pago con mayores funcionalidades ● Mendeley extrae automáticamente los metadatos y las referencias de los artículos desde archivos PDF. ● También recupera información adicional desde Crossref, PubMed, ArXiv, etc. ● Permite realizar búsquedas a texto completo en la biblioteca de archivos PDF, dispone de un visor propio de documentos PDF en el que podemos subrayar el documento y hacer anotaciones para compartir con colegas ● Permite sincronizar la base de datos bibliográfica a través de varias computadoras, compartir con colegas, administrar online o integrar referencias en blogs y sitios web ● Integración con editores de texto como Microsoft Word y OpenOffice Writer ● Captura referencias bibliográficas de sitios web usando la herramienta “Web importer” para instalar en diferentes computadoras o sincronizándose con Citeulike y Zotero ● Crear grupos para compartir documentos y etiquetas con colegas ● Ver estadísticas de los documentos, autores y publicaciones, además de las estadísticas sobre la biblioteca de nuestra cuenta ● Permite crear un perfil profesional de investigador para compartir las publicaciones, premios y conferencias Instalación de Mendeley 1) Abrir una cuenta en: http://www.mendeley.com 2) Crear cuenta en: Sign in 3) Llenar perfil

4) Descargar la aplicación

Versión local de Mendeley (Mendeley Desktop)

De esta forma se tiene disponible la versión local (Mendeley Desktop) y la versión web

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1) My Library: desde aquí podemos configurar y administrar las distintas colecciones de documentos 2) Desde esta sección se puede aplicar filtros por autor, palabras clave, publicaciones o etiquetas personales 3) Biblioteca donde se muestran todos los documentos. Dispone de 2 tipos de visualización: - Formato tabla - Cita (las referencias aparecen en varias líneas de acuerdo con el estilo de cita elegido) 4) Se visualizan los detalles del documento seleccionado. Además, se agregan etiquetas y notas ● Permite realizar búsquedas a texto completo en la biblioteca de archivos PDF, dispone de un visor propio de documentos PDF en el que podemos subrayar el documento y hacer anotaciones para compartir con colegas

AÑADIR REFERENCIAS ● Se dispone de diferentes opciones para añadir referencias: Manualmente o Añadiendo directamente los archivos PDF. - Añadir referencias Manualmente: ir a menú principal ► File ► Add entry manually para añadir la entrada manualmente Está opción está también disponible desde la barra de herramientas en Add Documents

Aparecerá un formulario para introducir datos del nuevo documento: 1) artículo de revista (journal article), tesis (thesis), capítulo de libro (book section)... Mendeley dispone de 20 tipos de documentos distintos. En función del tipo de documento elegido los campos a rellenar son distintos. Se pueden personalizar y añadir otros campos a cada tipo de documento en Tools ► options ► document details Datos bibliográficos: Autor: poner Apellidos, Nombre Etiquetas: se pueden añadir tags que identifiquen el contenido del documento para su posterior recuperación. Separar con puntos y comas Resumen: se puede incorporar un pequeño resumen, palabras clave, URL, el archivo en texto completo del documento e identificadores como DOI o PMID

- Añadir documentos (PDF) directamente: agrega las referencias junto con el archivo PDF del documento. De esta manera, Mendeley recupera automáticamente los metadatos del documento, las palabras claves y las referencias citadas en ellos: ir a barra de herramientas ► botón Add Document

/ o arrastrando los PDF en el panel de contenido

Opciones con Add Documents: -Add File: agregar un archivo individual. Se abre cuadro de diálogo para escoger el documento desde nuestra pc o un disco externo -Add Folder: añadir una carpeta completa -Watch Folder: agregar PDFs desde varias carpetas a la vez. Revisa las carpetas y añade aquellos documentos de nueva incorporación

Es necesario revisar si Mendeley capturó correctamente la información del documento. Mendeley ofrece la opción de realizar una búsqueda en Google Scholar para completar-corregir la información. En caso de que Mendeley no recupere correctamente, o de manera completa, la información del documento, deberá completarse manualmente.

Opción para mostrar información del documento disponible en catálogo web de Mendeley En su catálogo, Mendeley ofrece más bibliografía sobre el tema

IMPORTAR REFERENCIAS DE OTROS GESTORES BIBLIOGRÁFICOS: EndNote, BibText y otras bibliotecas con formato RIS ● Desde EndNote: Como EndNote usa su propia extensión (.enl) para migrar a Mendeley es necesario exportar la biblioteca de EndNote como fichero .xml, de la siguiente manera: 1. En Endnote: Exportar la biblioteca escogiendo .xml como tipo de fichero (type) y RIS como estilo de salida (output style). Guardar con un nombre 2. En Mendeley: Seleccionar Add Files ► seleccionar fichero XML que habíamos exportado previamente de Endnote y pulsar Open = se incorporará la biblioteca de EndNote a Mendeley. ● Desde Mendeley usaremos la opción Add Files para importar referencias de Bibtex EndNote

IMPORTAR RESULTADOS DESDE BASES DE DATOS ● Se pueden añadir referencias procedentes de una búsqueda bibliográfica que hayamos realizado en bases de datos, metabuscadores o catálogos de biblioteca. Por ejemplo: búsqueda en la base de datos Science Direct : 1. Realizar búsqueda en Science Direct. Seleccionar referencias de nuestro interés. 2. Una vez seleccionadas las referencias, dar clic en opción Export citations 3. Se abrirá cuadro de diálogo para elegir el formato de exportación: elegir RIS y guardar archivo 4. Desde Mendeley importarlo con Add Documents > Add Files / o arrastrar el archivo

Arrastrar archivo de referencias a Mendeley

Mendeley permite la importación directa de referencias desde los siguientes sitios web:

Para ellos, es necesario utilizar la función Web Importer, la cual se debe instalar previamente desde Tools > Install Web Importer - Se abrirá página de Internet, desde donde podemos arrastrar el botón de IMPORT TO MENDELEY a la barra de herramientas de nuestro navegador (es necesario tener desactivada la opción “bloquear ventanas emergentes”)

Arrastrar botón a barra de herramientas

Ejemplo: Búsqueda en Amazon: Escoger referencia de libro de nuestro interés:

- Activar botón Import to Mendeley - Abrir Mendeley con nuestra cuenta

- Las referencias se añadirán a nuestra cuenta Web de Mendeley - Para incorporarlas a la versión local Mendeley Desktop debemos utilizar la herramienta Sincronización (Synchronize Library)

SINCRONIZACIÓN Mendeley Web – Mendeley Desktop ● Esta herramienta nos permitirá acceder a los PDF’s desde cualquier parte. Para hacer posible que la información resguardada en el espacio de Mendeley Desktop este disponible en nuestra cuenta de Mendeley web, o viceversa, el proceso es el siguiente: 1. Seleccionar en panel My Library > All Documents 2. Seleccionar Edit Settings > seleccionar los archivos que se quieren sincronizar 3. Pulsar en Sync Library para sincronizar las versiones Desktop (local) y web 4. Si no está abierta la versión web se solicitarán claves de cuenta web Mendeley puede almacenar hasta 500MB

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SINCRONIZACIÓN Mendeley – CiteUlike y Zotero ● Si se dispone de bibliotecas de referencias en los gestores CiteUlike o Zotero, se pueden sincronizar con Mendeley: desde Mendeley Desktop seleccion Tools > Options

● Se abrirá cuadro de diálogo para seleccionar el gestor que se quiere sincronizar

● CiteUlike: al sincronizar la cuenta web de CiteUlike con la de Mendeley las referencias incorporadas en la cuenta de CiteUlike serán importados a Mendeley automáticamente mediante los siguientes pasos: 1. En apartado de configuración de la cuenta de Mendeley>seleccionar Account details> Sharing/Importing

2. Introducir nuestro nombre de usuario de la cuenta de CiteUlike (CiteUlike usename)

Nos llevará a un mensaje de activación en la página de CiteUlike, que debemos activar

Activar casilla Enable Mendeley Sync

● Zotero: Para importar documentos directamente desde Zotero es necesario que la instalación local (Mendeley Desktop) este en la misma computadora que la de Zotero. Seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar Tools > Options 2. Activar la casilla Zotero (Zotero integration) y pulsar aceptar

3. Mendeley automáticamente localizará la base de datos de Zotero. Pulsar Apply: todos los documentos de Zotero serán importados a Mendeley.

AÑADIR REFERENCIAS DESDE CUENTAS DE OTROS USUARIOS DE MENDELEY ● Es posible añadir referencias desde cuentas de otros usuarios de Mendeley. Para ello, primero hay que realizar una búsqueda en la web de Mendeley (pestaña Papers) sobre el tema de nuestro interés:

● Del listado de resultados obtenidos añadimos a nuestra biblioteca los que sean de nuestro interés, usando la opción Save PDF to library

EXPORTAR REFERENCIAS ● Es posible crear un fichero de exportación de referencias de nuestra biblioteca Mendeley para poder enviarlas a otros gestores bibliográficos como EndNote, BibText y otros. Para ello: 1. Seleccionar los documentos que se quiere exportar 2. Ir a File > Export o presionar Ctrl + E (Cmd + E en Mac) 3. Se abrirá cuadro de diálogo en el que se puede elegir el formato en el que 11 se quiere guardar el fichero: .xml, .ris o BibTex

TRABAJAR CON DOCUMENTOS Y REFERENCIAS ● Leídos / no leídos y favoritos: - No leídas: Cuando se añaden a Mendeley las referencias aparecen marcadas como no leídas con un círculo verde. Una vez que se abren el círculo verde desaparece y quedan marcadas como leídas. Podemos marcarlas y desmarcarlas como no leídas tantas veces como se desee.

Leído No leído - Favoritos: Las referencias y documentos favoritos se marcan con el icono de una estrella a la izquierda de la referencia: simplemente dar clic sobre la estrella. Repetir clic para desmarcar. Todas las referencias marcadas como favoritos aparecen en la carpeta Favorites del panel My Library

ORDENAR LAS REFERENCIAS ● Es posible ordenar las referencias desde el panel de contenido. Para ello dar clic sobre la columna que indica el criterio por el que se quiere ordenar: favoritos, leído/no leído, documento con PDF adjunto, autor, título, año, revista y fecha de incorporación a la base de datos

DEPURAR NOMBRES DE AUTOR, ETIQUETAS O PUBLICACIONES DUPLICADAS ● En el panel de filtro por autor, etiquetas y publicaciones (Filter by authors/tags/Publications). Seleccionar el nombre que sepamos que está duplicado o es incorrecto. Pulsar y arrastrar sobre la forma correcta para renombrarlo.

ETIQUETAR Y EDITAR VARIOS DOCUMENTOS A LA VEZ ● Para añadir etiquetas o detalles a más de un documento a la vez: 1. Seleccionar los documentos que queremos editar a la ver: pulsar la tecla Ctrl a la vez que se da clic en los documentos que se desea seleccionar 2. En el panel de detalles del documento aparecerá un mensaje de confirmación 3. Añadir los datos que queremos incorporar a todos los documentos ● Los datos pueden ser etiquetas, notas u otros detalles bibliográficos como el nombre de la revista o publicación.

BUSCAR ● La versión local (Mendeley Desktop) contiene un buscador que permite buscar aquellos documentos que contengan un determinado término. Éste aparecerá destacado tanto en las referencias como en los documentos que lo contengan.

Se puede buscar en los campos de autor, título, nombre de la publicación, año y notas

También se pueden realizar búsquedas dentro del texto completo del PDF

REALIZAR ANOTACIONES EN LOS PDFs ● La versión local (Mendeley Desktop) dispone de un visor que permite añadir subrayados y anotaciones en los documentos. Proceder de la siguiente manera: 1. Abrir un PDF en el visor de Mendeley haciendo doble clic en el panel central 2. Añadir subrayados haciendo clic en Highlight Text o añadir notas pulsando el botón Add Note del menú barra de herramientas.

Subrayados y anotaciones personales

● Estas anotaciones se pueden compartir con nuestros colaboradores de la siguiente manera: 1. Abrir un PDF que este compartido con un grupo (más adelante se expone cómo hacer grupos) 2. Hacer las anotaciones 3. Sincronizar esas anotaciones con Mendeley web desde My Library>Sync Library Nota: estas anotaciones no están guardadas en el fichero PDF actual, sino en la cuenta de Mendeley. Para crear un nuevo PDF que contenga todas las anotaciones, tendremos que exportar este PDF con las anotaciones de la siguiente forma: desde File>Export with Annotations desde el visor de PDFs de Mendeley.

ORGANIZAR FICHEROS ● El organizador de ficheros de Mendeley permite renombrar automáticamente nuestros PDFs y archivarlos en una estructura clara de carpetas que permita encontrar fácilmente los ficheros desde fuera de Mendeley (por ejemplo desde el explorador de Windows). Realizar los siguientes pasos: Ir a Tools > Options > File Organizer (Windows) Ir a Mendeley > Preferences > Fileuna organizer (Mac) ● Organize my files: permite hacer copia detab todos los documentos añadidos a Mendeley en una carpeta ● Sort files into subfolders: permite crear una estructura de carpetas basada en detalles de los documentos seleccionados ● Rename document files: para renombrar de forma que incluya autor, revista, año y título

CITAR REFERENCIAS Y DAR FORMATO EL MANUSCRITO ● El proceso de citación de acuerdo con los formatos bibliográficos es un proceso laborioso. Mendeley genera bibliografías y listas de referencias en 1,000 estilos de citación distintos. Es compatible con los principales procesadores de texto como Word, OpenOffice, Google Docs y LaTex. ●Estilos de cita bibliográfica. Para seleccionar el estilo de cita que queremos, desde la instalación local de Mendeley (Mendeley Desktop), proceder con lo siguiente: 1. Ir a menú principal View > Citation Style 2. Seleccionar el estilo que necesitamos emplear. Por defecto, Mendeley nos ofrece los estilos más comunes 3. En caso de que el estilo deseado no esté en este listado, dar clic en More Styles. Buscar el estilo requerido e instalarlo de manera que quede incorporado en nuestra lista

GENERAR BIBLIOGRAFÍAS, INSERTAR CITAS Y DAR FORMATO A UN MANUSCRITO ● Para generar bibliografías, insertar y dar formato a un manuscrito con citas de Mendeley, debemos tener instalados los plug-ins disponibles para Word y OpenOffice. Para realizar esta instalación debemos seguir los siguientes pasos: 1. Desde menú principal > Tools > Install MS Word Pluging 2. Una vez realizada la instalación se incorporará a la barra de herramientas de Word en la opción Complementos (Microsoft Word Office 2007)

3. Trabajar con un manuscrito en Word: - Clic en Insert Citation en la barra de herramientas de Mendeley en Word

Word > Complementos > Insert Citation Desde Mendeley Desktop seleccionar el documento y dar clic en Send Citation to Word Es posible citar varios documentos a la vez manteniendo presionada la tecla Ctrl (Cmd en Mac) - Seleccionar el estilo de cita que deseemos utilizar en Word en el desplegable citation style Word > Complementos > citation style Cada vez que se elija un estilo diferente se debe dar clic en Refresh - Generar la bibliografía con Insert Bibliography - Mendeley ofrece la posibilidad de exportar el documento Desde el botón Export podremos guardar una versión del documento compatible con OpenOffice o una versión sin los campos de Mendeley

● Citar documentos en Google Docs (y otros editores de texto) Se pueden añadir citas a otros editores de texto como Google Docs, seleccionando en Mendeley Desktop que queremos citar y dar clic en Edit > Copy citation Posteriormente, pegar la referencia en el procesador de texto (Copy + Paste / Ctrl C + Ctrl V)

COMPARTIR DOCUMENTOS Y REFERENCIAS ● Grupos: es una manera de colaborar con colegas mediante la creación de una colección de documentos compartidos. Cualquier usuario de Mendeley puede crear un grupo con colaboradores o con investigadores desconocidos. Cualquier miembro del grupo puede subir documentos al mismo. Para crear un grupo: 1. Dar clic en Create Group en el panel izquierdo. Una vez creado el grupo nos pedirá que completemos información en el cuadro de diálogo:

● Group name: Especificar el nombre del grupo ● Group description: breve descripción del grupo ● Privacy settings: sección en la que establecemos el tipo de grupo que vamos a crear ● Add additional info: permite añadir etiquetas o indicar la disciplina en la que investigamos (si no se especifica nada se añadirá la disciplina elegida en nuestro perfil) ● Para finalizar: dar clic en Create Group ● Para borrar un grupo: seleccionarlo y proceder desde Edit > Remove Group del menú principal Nota: siempre podremos cambiar estos criterios seleccionando el grupo que hemos creado, en Edit Settings

Se pueden crear 3 tipos de grupos diferentes: ● Grupos privados (private groups): son grupos a los que se puede pertenecer sólo por invitación y cuyo contenido sólo será visible para los miembros del grupo. Son grupos conformados en proyectos de investigación o para compartir documentos y anotaciones. ● Grupos públicos con invitación (public invite – only groups): grupos visibles para cualquiera pero en los que sólo pueden contribuir los miembros del grupo. ● Grupos públicos abiertos (public open groups): grupos a los que cualquiera puede unirse y contribuir en ellos. Diseñados para ser grupos de discusión abiertos en torno a un tema.

AÑADIR MIEMBROS Y DOCUMENTOS ● Una vez creado el grupo podemos añadir miembros y documentos: 1. Invitando a gentes desde la pestaña Members 2. Añadir investigadores que son ya contactos nuestros en Mendeley mediante un clic en Add. Se puede invitar gente por e-mail para unirse a Mendeley en Invite. 3. Para ver los documentos de un grupo debemos ir a la pestaña Documents.

4. Si se quiere añadir documentos: seleccionar el grupo y dar clic en Add documents en la barra de herramientas. También es posible usar la función arrastrar y soltar tanto para añadir documentos desde las carpetas de Mendeley como desde cualquier otro lugar de nuestra computadora.

5. Es posible descargar los PDF que incorporaron al grupo otros miembros desde Edit Settings y marcar Download attached files from Group en File synchronization. Sólo se podrán compartir PDFs en grupos privados, no en los públicos. 6. Podremos subir a Mendeley Web todas las características que hayamos dado a los grupos, sincronizando la biblioteca desde el botón Sync Library. En la pestaña Overview se tendrá acceso a un resumen de lo que pasa en el grupo: quién se une, quién hace comentarios y que documentos han sido añadidos y por quién. También permite hacer comentarios para compartir con los miembros del grupo desde la caja de texto que encabeza la sección. Además, se pueden comentar las entradas de otras personas o comenzar un debate sobre un tema. ● Mendeley Web: nos permite: 1. Desde la pestaña My Account: añadir y actualizar información sobre nuestro perfil: detalles personales, curriculum vitae, privacidad, intereses profesionales, etc. 2. Conocer las actualizaciones de nuestros contactos, crear y gestionar la biblioteca de referencias, buscar documentos, crear grupos y buscar contactos a través de las pestañas: Dashboard, My Library, Papers, Groups y People. 3. Conocer otros usuarios con intereses similares y estadísticas sobre los autores más leídos.

My Library: ofrece acceso a las referencias bibliográficas que hayamos incluido en nuestra cuenta, ya sea directamente desde la Web o sincronizando con Mendeley Desktop. La pantalla está conformada de la siguiente manera:

1. Barra de herramienta

Add Document: añadir la referencia bibliográfica manualmente Delete documents: borrar documentos y referencias de nuestra biblioteca

Remove from folder: borrar documentos y referencias seleccionados de una carpeta Create Folder : crear carpetas para organizar las referencias. Remove Folder : borrar carpetas Create Group : ir a la sección de Grupos directamente para crear un grupo Web Importer : instalar el botón Web Importer en nuestro navegador para importar referencias directamente desde los sitios compatibles. Account Usage: ver el estado de nuestra cuenta

2. Referencias bibliográficas contenidas en nuestra biblioteca

3. Gestión de carpetas y Grupos: En función de la carpeta o grupo que seleccionemos se presentarán las referencias bibliográficas que hayamos incluido en ese grupo o carpeta.

4. Filtro de publicaciones, autores, etiquetas y palabras clave. Usar este filtro nos permite seleccionar todas las referencias y documentos de un autor, de una publicación o las que hayamos clasificado bajo una determinada etiqueta.

5. Etiquetas (tags) usadas en la biblioteca: lista todas las tags que hayamos usado para clasificar las referencias bibliográficas, tanto en nuestra biblioteca como las etiquetas de los grupos a los que pertenezcamos.

Pestaña Papers: nos ofrece la posibilidad de navegar por las distintas disciplinas en que se organiza Mendeley “hojeando” las referencias y documentos incluidos en cada una o realizar búsquedas en todo el catálogo de Mendeley. En este caso, podremos utilizar la búsqueda simple o el buscador avanzado Advanced Search que ofrece distintas combinaciones de búsqueda por campos.

Pestaña Groups: podremos crear y acceder a la información de los grupos a los que pertenezcamos. También podremos navegar y buscar grupos en Mendeley, ver las referencias contenidas en cada grupo y

los miembros que lo forman. Podremos unirnos a un grupo join group o hacer un seguimiento del mismo Follow group. Pestaña People: podremos buscar contactos e invitar a colegas a unirse a nuestra red de Mendeley.

----------------------------------------------------------------------------------*Elaborado por Antonio Sánchez Pereyra, Noviembre 2011

Extracto del documento: Carmen Rodríguez Otero , “Guía de uso de Mendeley”, Junio 2011