Instituto Universitario Politécnico “Santiago Marino” Arquitectura 41 – Sección: 1ª Construcción I
ACTAS DE UN CONTRATO
Integrantes: Keysferson Rivero CI: 23,867.170 Francesca Delli-Rocili CI: 23.867.445 Bárbara Linarez CI: Andrés Ramírez CI: 23.868.391
ACTA DE CONTRATOS Las actas del proceso de contratación son documentos que permiten activar estados a los contratos, cancelar procesos contractuales, permiten liberar recursos o suspender contratos temporalmente. Cada una de estos tipos de actas al aprobarlas modifican el estado del contrato, ninguna de estas actas después de aprobadas permiten anulación lo que significa que una vez aprobada no se puede regresar el estado del contrato, con excepción del acta de suspensión temporal porque existe un acta de activación del contrato.
A continuación explicaremos cómo realizar cada una de las actas de contrato y que implicaciones tienen en el proceso contractual:
ACTAS DE INICIO Todos los contratos independientemente de la cuantía, objeto o tipo tiene una fecha de iniciación así formalmente no se elabore un acta de inicio, para el sistema es obligatorio realizar un acta de inicio para todos los contratos con el fin de definir una fecha final y para que el sistema coloque y controle una fecha de finalización dependiendo de la duración del contrato. Las actas de inicio definen el estado de ejecución en los contratos, es decir todos los contratos que se encuentren en estado de ejecución es porque ya tienen acta de inicio definida. Esta acta de inicio es obligatoria para comenzar a ejecutar el contrato, el acta de inicio solo puede ser realizada para contratos perfeccionados es decir con registro presupuestal de compromiso aprobado o para contratos legalizados es decir con pólizas aprobadas, ya que no todos los contratos requieren pólizas pueden pasar de estado perfeccionado a ejecución. Así las cosas un contrato puede tener los siguientes estados: estado anterior, estado posterior, acta de contrato, perfeccionado ejecución, acta de iniciación, legalizado ejecución, acta de iniciación.
ACTAS DE EJECUCION Las actas de ejecución representan los cumplidos, recibí a satisfacción, actas de recibo de obra o cualquier documento que genera la entidad para autorizar un pago a un contratista o proveedor. Para hacer las actas de ejecución se requiere que el contrato esté en ejecución (con acta de inicio aprobada).
ACTAS DE LIQUIDACIÓN El acta de iniciación es un documento a través del cual se deja constancia de una reunión que se realiza entre el interventor y el contratista. Ley 80 de 1993…” Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato…”
ACTAS DE SUSPENSION Las actas del proceso de contratación son documentos que permiten activar estados a los contratos, cancelar procesos contractuales, permiten liberar recursos o suspender contratos temporalmente. Cada una de estos tipos de actas al aprobarlas modifican el estado del contrato, ninguna de estas actas después de aprobadas permiten anulación lo que significa que una vez aprobada no se puede regresar el estado del contrato, con excepción del acta de suspensión temporal porque existe un acta de activación del contrato La decisión de suspender un contrato se realiza bajo ciertas circunstancias, normalmente por fuerza mayor o caso fortuito, la ejecución de un contrato debe suspenderse por un determinado tiempo, situación ésta que debe registrarse en acta y someterse a aprobación del ordenador del gasto y del respectivo comité de contratación, con el debido tiempo de anticipación con la finalidad de motivar el auto de suspensión de términos.
PRECAUCIONES QUE DEBEMOS TENER EN CUENTA PARA REALIZAR EL ACTA DE SUSPENSIÓN EN UNA OBRA 1. Tener muy claro las consideraciones por las cuales se suspenderá la ejecución de la obra: motivos externos a la obra, obras extras que dependan de ellas varias actividades, permisos y licencias sin tramitar, desacuerdos entre las partes
2. Realizar un análisis de afectación de riesgos financieros debido a la posible suspensión de la obra, por ejemplo el riesgo de que exista un posible desequilibrio económico.
3. Consignar en el acta la fecha de inicio de suspensión y las firmas de los que intervinieron en ella, asimismo estimar el tiempo de suspensión de la obra y determinar con qué frecuencia se realizaran reuniones a manera de seguimiento a la suspensión de esta.
ACTA DE TERMINACION Todos los contratos independientemente del tipo, cuantía y objeto deben terminarse. Se entiende terminado cuándo el objeto del contrato se cumple a satisfacción y se ha efectuado el ó los pagos en su totalidad aunque pueden darse terminaciones anticipadas. Igualmente lo contratos que requieren de acta de liquidación se deben terminar primero. OJO: para poder reducir saldos a los registros presupuestales de contratos se debe hacer la terminación del contrato donde se especifica el valor que no se va a ejecutar del contrato. Los contratos que pueden terminarse únicamente son los que en el sistema se encuentran en la columna de estado EJECUCIÓN y además tener en cuenta que la cantidad de la columna Valor Compromiso, Valor Obligación y Valor Pagos coincidan en su total.
FINANZAS La fianza es una garantía personal, en virtud de la cual a través de un fiador se garantiza el cumplimiento de una obligación determinada. El fiador es una tercera persona, ajena a la obligación principal, que garantiza su cumplimiento, comprometiéndose a cumplir lo que el deudor no haya cumplido por sí mismo. Existen varios tipos de fianzas tales como de anticipo, de cumplimiento, de suministro, de buena calidad entre otras. Entrega de una cantidad de dinero como garantía de ciertas obligaciones. Sin embargo, a pesar del nombre, la fianza monetaria no es tal, sino que se trata de un caso de prenda irregular, al tratarse de una garantía real y no personal. La doctrina y la ley ha clasificado a la fianza en tres tipos: los cuales son la fianza convencional, legal y judicial. También el código civil manifiesta que la fianza puede ser civil y mercantil. La fianza civil es aquella que está regulada en los diferentes códigos civiles y normalmente se otorga a título gratuito. La fianza mercantil es aquella que otorga una Institución autorizada y se regula por la autoridad hacendaria de manera onerosa.