GRUPO: 1090307-B ACTIVIDAD: Generalidades de los Sistemas de Información AUTOR: 1090526-3
Andrés Leonardo Vanegas López
1. SISTEMAS DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES
Los sistemas de apoyo a las decisiones (SAD) usan computadoras para el facilitar el proceso de toma de decisiones de tareas semiestructuradas. Estos sistemas están diseñados no para reemplazar el criterio administrativo, sino para apoyarlo y hacer más efectivo el proceso de toma de decisiones. Los sistemas de respaldo a las decisiones ayudan también a los gerentes a reaccionar rápidamente a los cambios de necesidades. Por lo tanto, queda claro que el diseño de un sistema efectivo requiere de un conocimiento profundo de cómo los gerentes toman las decisiones.
ENFOQUE DE SISTEMAS A LA TOMA DE DECISIONES Por lo general no se puede tomar decisi8ones en un ambiente de sistema cerrado. Además, cada departamento o sección de una empresa; los gerentes de estas unidades organizacionales tiene que ser sensibles a las políticas y programas de otras unidades organizacionales y de toda la empresa. Más aún, las personas dentro de la empresa son parte del sistema social y sus pensamientos y actitudes se tienen que tomar en cuenta cada vez que un gerente toma una decisión. Los gerentes para solucionar sus problemas toman en cuenta los diversos elementos del ambiente del sistema no significan que renuncien a su papel como tomadores de decisiones. Alguien tiene que seleccionar un curso de acción entre diversas alternativas, tomando en cuenta los acontecimientos y fuerzas en el ambiente de una decisión.
TOMA DE DECISIONES EN COLOMBIA El proceso de toma de decisiones es uno de los rangos más significativos para caracterizar una organización, porque en él se resume su cultura y sus paradigmas administrativos. En las organizaciones Colombianas, por lo general, n0o se hace una búsqueda sistemática de alternativas, sino que se procede a buscar las más obvias y familiares. Como las empresas dedican casi todo su tiempo y sus recursos a la realización de los procesos de transformación directamente relacionados con la elaboración de sus productos y no están orientadas hacia la innovación ni el perfeccionamiento, los problemas que perciben y por consiguiente, las decisiones que toma, son rutinarias y se basan en la experiencia y en la memoria personal de los ejecutivos. Una deficiencia en la toma de decisiones notoria es la ausencia de mecanismos de seguimiento y evaluación. Esta carencia priva a la organización de oportunidad de aprecia el impacto de sus decisiones y de aprender de su experiencia. La toma de decisiones es centralizada. En la actualidad, los sistemas de información están reestructurando la base de los procesos. Los objetivos de los Sistemas de Información van a depender del nivel de la organización en el que se apliquen para resolver determinados problemas. De acuerdo a los objetivos que cumplen en la organización podemos clasificar los sistemas de información en 3 categorías. Automatizan los procesos operativos. Se encargan de registrar y procesar datos resultantes de transacciones comerciales y de la automatización de tareas y procesos operativos. Proporcionan información que sirva de apoyo en la toma de decisiones. Estos sistemas pueden ser tan sencillos o complejos como la situación lo demande. Estamos hablando desde simples páginas web que concentran datos que nos ayudan a saber dónde encontrar al mejor proveedor que nos ofrece calidad y precio hasta poderos y costosísimos sistemas empresariales que analizan miles de variantes para apoyar en los procesos de toma de decisiones estratégicas que dictaminarán el curso de la empresa en los próximos años.
Logran ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Se trata de los sistemas estratégicos. Estos sistemas se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas a través del uso de la tecnología de la información. En las últimas décadas se han desarrollado sistemas de cómputo que usan datos y modelos con el fin de ayudar a los administradores para analizar problemas semiestructurados. Estos sistemas fueron llamados DSS (Decisión Support Systems) los cuales ayudan a los administradores a tomar decisiones al combinar datos, herramientas, modelos analíticos y un software de uso sencillo. Un DSS puede ser necesitado por varias razones, por ejemplo: Cálculos veloces. Una computadora permite al tomador de decisiones realizar complicados cálculos muy velozmente y con un bajo costo. El tiempo es un factor crítico en muchas situaciones. Soporte técnico. Muchas decisiones involucran complejos cálculos, los datos utilizados pueden almacenarse en diferentes bases de datos y sitios Web, posiblemente fuera de la organización. Estos datos pueden contener sonido y gráficas que se pueden transferir a alta velocidad de locaciones lejanas. La computadora puede hacer esta búsqueda, almacenar y transmitir los datos necesarios veloz y económicamente. Soporte con calidad. Las computadoras pueden mejorar la calidad de las decisiones tomadas. Por ejemplo, múltiples alternativas pueden ser evaluadas al mismo tiempo que se analizan riesgos, también las opiniones de expertos pueden ser recabadas en largas distancias de una forma prácticamente inmediata. En la actualidad son pocas las empresas que saben de las virtudes de estos sistemas y explotan su potencial. Lamentablemente en la mayoría de las pequeñas empresas la administración suele estar a cargo de personas que sienten que “sus años en el negocio”, “sus presentimientos” e incluso “su instinto” son las mejores guías para tomar decisiones. Sin embargo las Tecnologías de la Información están ganando cada vez más terreno en esos niveles jerárquicos y con hechos se está consolidando. Usted también puede ser de esos directivos que cuando sea preciso, podrá solicitar a un DSS que recopile la información requerida para evaluar un problema y en base a un modelo creado con anticipación, la computadora hará comparativos y generará un análisis que le será presentado de una manera clara y sencilla proveyéndole así, de un mayor conocimiento de la situación para
que entonces con certeza y certidumbre pueda tomar una buena decisión basada en elementos fidedignos. EJEMPLO REAL DE UN DSS EN UNA PYME Si tomamos de la definición de turban de que es un DSS, podemos ver que no importando el tamaño de la organización o empresas este puede ser de gran utilidad para mejorar y lograr las metas fijadas por cada pequeña empresa. Pongamos el ejemplo de la guerra de talleres mecánicos, actualmente se ha desatado un boom de talleres mecánicos por franquicia en donde el usuario final ve otra opción diferente al centro de servicio de la marca del coche pero más económico, esto ha afectado a su vez a los talleres pequeños de mecánicos. Veamos un ejemplo real. En una ocasión mi coche de marca X el cual lo llevé a mantenimiento o servicio de los diez mil kilómetros, era la primera vez que llevaba mi coche a ese taller debido a que queda relativamente cerca de mi trabajo y permite que yo pueda incluso regresarme caminando después de dejar el auto. Dos semanas después de recoger mi auto recibo una llamada a mi celular de parte del taller mecánico en donde me indican que la marca del filtro que le pusieron a mi auto tiene ya varios reporte de fallas por lo que quieren evitar un problema mayor y me piden llevar el auto para cambiarlo por otro, al colgar inmediatamente sentí una satisfacción grande de ver como el taller mecánico se preocupó por mi seguridad y mi satisfacción como cliente. Pero a tras de todo esto está un DSS, el taller mecánico mediante sus sistema de quejas detectó que de manera recurrente los filtros de marca Z estaban causando muchos re-procesos en los autos que fueron llevados a mantenimiento de la fecha X al fecha Y, el taller mecánico optó por tomar una decisión rápida de localizarme y llamarme y hacer el cambio de filtro lo cual permitió varias cosas: - Satisfacción por parte del cliente - Aumento de confianza del cliente con el taller - Disminución de toma de decisión para emitir una acción - Disminución de pérdida de ingresos futuros por una mala impresión del cliente hacia el taller. En este caso vemos como el taller mecánico que no se compara con las grandes compañías de más de 1000 usuarios o empleados pueden ser excelentes puntos de referencia para poder implementar un DSS.
Por otro lado el DSS les puede ayudar a definir estratégicas de negocios como por ejemplo proponer paquetes para los clientes conforme a la época del año, ya que se lleva registrado por estaciones del año el tipo de problema recurrente de cada una de ellas. De esa forma el taller puede lanzar una promoción dos semanas antes de que los incidentes registrados a través del tiempo en cierta época del año comiencen a aparecer. Conclusiones Las tecnologías y los DSS no son exclusivos de las grandes empresas, como hemos visto en este artículo hemos recapitulado ejemplos reales de cómo un taller con menos de 10 trabajadores puede perfectamente tomar ventaja de este tipo de sistemas. Desgraciadamente no todos los empresarios tienen esta visión y lo más importante no tienen el dinero necesario para invertir en este tipo de soluciones. En mi opinión quizás en nuestro país por el número de PyMEs y características de ellas no es muy común o es un poco difícil visualizar que sea un aspecto el cual los empresarios puedan pensar en que les será de gran utilidad. Sin embargo el uso del DSS es tan solo un área que las Pymes pueden utilizar, y así como estas soluciones también las de administración de conocimiento, CRM´s, GSS etc. son herramientas que bien implementadas y sobre todo si se hace una buena justificación de beneficios y oportunidades que generarán podrán ser sin duda herramientas que cualquier empresa sin importar el giro, tamaño, cultura y país deba implementar.
2. SISTEMA ESTRATEGICOS COMO HERRAMIENTA PARA AMPLIAR LA
COMPETITIVIDAD DE LA EMPRESA Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado. • Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos. • Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. • Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos. Un sistema estratégico que nosotros como ingenieros electromecánicos podemos enfocarnos en el desarrollo, montaje y operación de sistemas que sean amables con el medio ambiente, que sean más eficientes y que consuman igual o menos energía al igual que puedan tomar o reducir en gran proporción los contaminantes como el CO2 u otros más y transformarlos en fuentes alternativas de energía •
Diseñar o modificar los elementos de maquinas, aparatos o dispositivos que puedan ser más eficientes con materiales adecuados que sean de menor costo y de igual o mejor efectividad, proyectar sus instalaciones, explotarlas, repararlas y mantenerlas elaborando medidas prácticas para sustentar y mejorar los indicadores técnico – económicos en las empresas.