Técnicas de Elaboração de Relatórios (Reporting Techniques) by André Veronez

Universidade Aberta do Brasil Universidade Federal do Espírito Santo

Ciências Contábeis Bacharelado

u n iVer s iDa De F eDer al D o e spÍrito santo núcleo de educação aberta e a Distância

TÉCNICAS DE ELABORAÇÃO DE RELATÓRIOS gabriela do couto Baroni

Vitória 2013

U NIVERSID A D E F ED ERA L DO E S P ÍR ITO S AN TO Presidente da República Dilma Rousseff

Reitor Reinaldo Centoducatte

Ministro da Educação Aloizio Mercadante

Diretora-Geral do Núcleo de Educação Aberta e a Distância (ne@ad) Maria Aparecida Santos Corrêa Barreto

Diretoria de Educação a Distância DED/CAPES/MEC João Carlos Teatini de Souza Climaco

Diretor do Centro de Ciências Jurídicas e Econômicas Gelson Silva Junquilho Coordenadora do Curso de Graduação Bacharelado em Ciências Contábeis – EAD/UFES Marília Nascimento

Coordenadora UAB da UFES Teresa Cristina Janes Carneiro

Revisor de Conteúdo Júlio Francelino Ferreira Filho

Coordenadora Adjunta UAB da UFES Maria José Campos Rodrigues

Revisora de Linguagem Júlio Francelino Ferreira Filho

Diretora Administrativa do ne@ad Maria José Campos Rodrigues Diretor Pedagógico do ne@ad Júlio Francelino Ferreira Filho

Design Gráfico LDI – Laboratório de Design Instrucional ne@ad Av. Fernando Ferrari, nº 514 CEP 29075-910, Goiabeiras Vitória – ES (27) 4009-2208

Dados Internacionais de Catalogação-na-publicação (CIP) (Biblioteca Central da Universidade Federal do Espírito Santo, ES, Brasil)

B266t

Baroni, Gabriela do Couto. Técnicas de elaboração de relatórios / Gabriela do Couto Baroni. - Vitória : Universidade Federal do Espírito Santo, Núcleo de Educação Aberta e à Distância, 2013. 76 p. : il. ; 22 cm Inclui bibliografia. ISBN: 1. Relatórios – Redação. 2. Redação oficial. I. Título. CDU: 001.818

Laboratório de Design Instrucional LDI coordenação Heliana Pacheco José Otávio Lobo Name Letícia Pedruzzi Fonseca Priscilla Garone Ricardo Esteves

Gerência Daniel Dutra Giulliano Kenzo Costa Pereira

Ilustrações Alex Furtado Paulo Caldas

Editoração André Veronez

Impressão Gráfica e Editora GSA

Copyright © 2013. Todos os direitos desta edição estão reservados ao ne@ad. Nenhuma parte deste material poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrito, da Direção Administrativa do ne@ad – UFES. A reprodução de imagens nesta obra tem caráter pedagógico e científico, amparada pelos limites do direito de autor, de acordo com a lei nº 9.610/1998, art. 46, III (citação em livros, jornais, revistas ou qualquer outro meio de comunicação, de passagens de qualquer obra, para fins de estudo, crítica ou polêmica, na medida justificada para o fim a atingir, indicando-se o nome do autor e a origem da obra). Toda reprodução foi realizada com amparo legal do regime geral de direito de autor no Brasil.

suMÁrIo aPresenTaÇÃo • 4

1. dIsTInÇÃo enTre as CorresPondÊnCIas oFICIal e eMPresarIal 2. ProBleMas GeraIs de CoMunICaÇÃo

• 10

3. CaraCTerÍsTICas da redaÇÃo oFICIal

• 14

3.1 3.2 3.3 3.4

IMPESSoALIDADE • 16 ForMALIDADE • 17 CoNCISÃo E CLArEZA • 17 ForMAS DE trAtAMENto • 21

4. eXeMPlos de doCuMenTos oFICIaIs e eMPresarIaIs

• 32

4.1 MEMorANDo • 34 4.2 oFÍCIo • 38 4.3 rEQuErIMENto • 43

5. relaTÓrIo: deFInIÇÃo e TÉCnICas de elaBoraÇÃo

• 46

6. GraFIa e uso de CerTas PalaVras da lÍnGua PorTuGuesa 7. ConsIderaÇÕes FInaIs reFerÊnCIas • 74

• 70

• 58

• 6

Prezados alunos, Este fascículo é destinado à disciplina Técnicas de Elaboração de Relatórios. Nele, buscamos fazer uma breve apresentação sobre as correspondências oficial e empresarial; oferecemos explicações e exemplos de como redigir determinados documentos técnicos e fizemos uma rápida revisão sobre a grafia e o uso de certas palavras e expressões da nossa língua. Além disso, tratamos sobre os relatórios, sua definição, técnicas de elaboração, o que deve ser evitado e o que deve ser observado no momento de escrever esses documentos. O objetivo é ajudá-los a esclarecer dúvidas e incentivá-los a redigir textos oficiais e empresariais, sobretudo relatórios, mostrando que, com um pouco de atenção e técnica, esses textos podem ser facilmente escritos. A boa comunicação é indispensável para qualquer profissional, independentemente de sua área de atuação. Comunicar-se bem tornou-se um diferencial para quem deseja evoluir e se destacar em seu mercado de atuação. Portanto, aproveitem bem a disciplina. Leiam, consultem outros materiais e, sobretudo, pratiquem a escrita. Não há receita ou fórmula pronta para quem deseja escrever bem. Como para qualquer outra habilidade, a recomendação é praticar, aprimorar o que já foi feito. Desejo a vocês muito sucesso! Bons estudos e mãos à obra!

A autora 5

dIsTInÇÃo enTre as CorresPondÊnCIas oFICIal e eMPresarIal A correspondência, como notam Martins e Zilberknop (2009), é um modo de comunicação escrita entre pessoas, sejam elas físicas ou jurídicas, estabelecido quando se objetiva tratar de assuntos de interesse de uma ou de ambas as partes. A correspondência, portanto, pode ser endereçada: 1. de pessoa física para pessoa física; 2. de pessoa física para pessoa jurídica (e vice-versa); 3. de pessoa jurídica para pessoa jurídica. Tomando por base esse conceito de correspondência, Martins e Zilberknop (2009) explicam que ela pode ser classificada em três tipos: 1. Correspondência particular: é aquela mantida entre pessoas físicas. Por essa razão, pode ou não denotar algum grau de intimidade entre as partes. Os assuntos tratados são de ordem pessoal e particular.

2. Correspondência oficial: é aquela originada no serviço público (federal, estadual ou municipal), civil ou militar. 3. Correspondência empresarial: é aquela que os funcionários das empresas (bancos, indústrias e comércios) utilizam para se comunicar com pessoas físicas ou jurídicas. A linguagem utilizada nas correspondências deve ser adequada à finalidade a que elas se destinam e à natureza dos assuntos de que tratam. Nesse sentido, as correspondências particulares permitem o uso de uma linguagem mais próxima da informalidade; as oficiais e empresariais, por sua vez, devem prezar sempre pela formalidade.

ProBleMas GeraIs de CoMunICaÇÃo A razão primeira de todo e qualquer documento, oficial ou empresarial, é a comunicação clara, direta e objetiva. Por meio dos mais diversos gêneros textuais – carta, ofício, memorando, relatório, ata, requerimento, procuração, aviso, edital, contrato etc. – transmitimos ou recebemos informações importantes para o desenvolvimento de nossas atividades profissionais. Quando, por algum motivo, ocorrem “ruídos” ou problemas na comunicação, o entendimento do texto fica comprometido e o objetivo que se tinha, por meio daquela mensagem, pode não ser alcançado. Ferreira e Luppi (2011) explicam que esses problemas são oriundos de alguns fatores principais, tais como a pressa, o descuido e a falta de uma revisão analítica do texto produzido. Em decorrência deles, duas situações podem advir, como ajudam a esclarecer os autores: a) o receptor/decodificador (aquele que recebe a mensagem) pode não compreender o que está sendo dito porque, entre outras razões, não conhece o significado das palavras, a

linguagem utilizada é excessivamente técnica ou as ideias não estão expressas de maneira clara; b) o emissor/codificador (aquele que emite a mensagem) não consegue fazer-se entender, transmitindo, por esse motivo, a mensagem de modo errôneo. Isto é, aquilo que o emissor/ codificador pretendia dizer é, na verdade, diferente ou pouco parecido com aquilo que de fato está dito. A dificuldade do emissor em transmitir a mensagem é, também, uma das razões para que o receptor não consiga entendê-la. As ilustrações a seguir, retiradas de Ferreira e Luppi (2011, p. 8), servem para mostrar como a comunicação, em certas situações, torna-se extremamente comprometida ou obscura:

O seguinte exemplo, também de Ferreira e Luppi (2011, p. 9), demonstra como o emissor pode comprometer a comunicação ao redigir um texto sem certos cuidados: comunicado Comunicamos que perderá o direito aos vencimentos de domingo o funcionário que faltar ao trabalho no sábado e na segunda-feira do mesmo fim de semana.

O comunicado acima, como explicam os autores, é inválido, tendo em vista que a segunda-feira não faz parte do fim de semana. O correto, como esclarecem, seria dizer: comunicado Comunicamos que perderá o direito aos vencimentos de domingo o funcionário que faltar ao trabalho no sábado imediatamente anterior e na segunda-feira imediatamente posterior.

CaraCTerÍsTICas da redaÇÃo oFICIal A redação oficial é definida pelo Manual de Redação Oficial da Presidência da República (BRASIL, 2002, p. 4) como “a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações”. De acordo com o Manual, os textos oficiais devem ser escritos de tal modo que possam ser compreendidos pelos cidadãos, ou seja, eles devem ser claros, sem obscuridades ou uso de palavras desnecessárias que dificultem sua compreensão. Além disso, tendo em vista sua natureza e finalidade, esses textos devem prezar pela formalidade, pelo uso da norma padrão da língua e pela transparência de sentido. Do mesmo modo, não deve haver neles gírias, clichês, chavões, repetições e frases de sentido vazio. Para que todos esses objetivos sejam alcançados, alguns princípios são adotados na confecção de textos oficiais. São eles: impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal (BRASIL, 2002, p. 4). Neste fascículo, iremos nos ater, mais diretamente, apenas a alguns desses princípios, quais sejam: a impessoalidade, a formalidade, a concisão e a clareza.

conciso é objetivo, mas rico em conteúdo. Nele, são dispensados os clichês, as gírias, as redundâncias, os circunlóquios e o excesso de adjetivos. A concisão, portanto, diz respeito à densidade e não ao laconismo ou imprecisão. Uma vez que tanto as comunicações oficiais como as empresariais precisam ser breves e objetivas, visando à rapidez e à agilidade na circulação das informações, a concisão torna-se requisito indispensável no momento de redigir esses textos. Duas condições, porém, fazem-se necessárias para que se produza um texto conciso: 1) conhecer e entender o assunto que será tratado na comunicação e 2) revisar o que foi escrito (BRASIL, 2002). A diferença entre um texto prolixo, enfadonho, e um texto conciso e direto pode ser percebida no exemplo de Medeiros (2010, p. 73): texto prolixo

Agradeço imensamente sua carta e seu interesse em publicar conosco seus maravilhosos e bem redigidos trabalhos. Nossa diretriz editorial, contudo, está sendo gerida pelas atuais e catastróficas dificuldades por que atravessa o país, não podendo, por isso, a empresa investir em novos e atraentes títulos no presente momento. Fossem outras as condições do momento, certamente teríamos a maior satisfação em publicar sua insigne obra. Com nossos melhores agradecimentos pela oferta, manifestamos ao ensejo as expressões de nossa elevada consideração e apreço.

texto conciso

Fulano de Tal: Agradeço sua carta e seu interesse em publicar conosco sua obra. Lamentamos informar-lhe que a empresa não está investindo em novas publicações no momento, embora reconheçamos tratar-se de obra elaborada com apuro científico. Manifestamos nossa consideração pela oferta. Atenciosamente, Fulano de Tal.

Como se observa, o assunto tratado é o mesmo nas duas cartas. A primeira, no entanto, recorre à prolixidade, ao excesso de adjetivos e à circunlocução, características que tornam a comunicação extensa e, por vezes, cansativa. A segunda, por outro lado, preza pela objetividade e clareza sem, no entanto, omitir ou deixar de prestar as informações necessárias. Assim como a concisão, a clareza também é elemento imprescindível nas redações oficiais e empresariais. O Manual de Redação Oficial da Presidência da República (BRASIL, 2002, p. 6) define que claro é o texto que pode ser imediatamente compreendido pelo leitor, ou seja, é um texto coerente e de fácil leitura. Para redigir com clareza, alguns cuidados devem ser tomados, devendo-se, por exemplo, evitar: • ambiguidades ou duplos sentidos; • palavras pouco usadas ou desconhecidas; • estrangeirismos excessivos; • termos técnicos desnecessários ou pouco informativos; • jargão profissional; • circunlóquios, isto é, o uso de muitas palavras para expressar aquilo que poderia ser dito em poucas palavras, rodeio; • frases ou períodos longos, repletos de verbos e conjunções; • frases soltas, sem conexão sintática ou de sentido com o restante do texto; • inversão da ordem direta das frases em português, ou seja, sujeito + verbo + complemento; • ausência ou uso incorreto da pontuação. 19

eXeMPlos de doCuMenTos oFICIaIs e eMPresarIaIs Para que possam se comunicar por meio da modalidade escrita da língua, as empresas, públicas ou privadas, lançam mão de gêneros textuais distintos, cada qual com uma função específica. Esses gêneros apresentam padrões sociocomunicativos característicos, com aspectos linguísticos e formas bem definidos. Cada um deles se presta a uma finalidade e cumpre um objetivo comunicativo. Assim, por exemplo, se o diretor de um departamento precisa se comunicar oficialmente com outros setores da empresa onde trabalha, ele pode escrever um memorando circular. Do mesmo modo, para registro de deliberações e decisões tomadas em uma reunião, a empresa se utiliza da ata. Uma instituição pública, ao escrever para setores externos, públicos ou privados, o faz por meio de ofício. Vários outros gêneros também podem ser utilizados pelas instituições públicas e privadas de acordo com suas necessidades de comunicação. São alguns deles: contrato, convênio, convocação, decisão, declaração, despacho, edital, mensagem,

moção, notificação, ofício, ordem de serviço, parecer, portaria, procuração, recomendação, relatório, requisição, resolução etc. Selecionamos, entre os diversos exemplos citados, três gêneros de uso bastante recorrente quando se trata de textos oficiais ou empresariais: o memorando, o ofício e o requerimento. Neste capítulo, trataremos de cada um deles, apresentando suas características básicas e finalidades.

4.1 MEMORANDO O memorando é o documento utilizado para a comunicação entre as unidades administrativas pertencentes a uma mesma empresa ou órgão público. É, portanto, um documento de circulação interna. A palavra memorando, como explicam Ferreira e Luppi (2011, p. 124), origina-se do latim memini e quer dizer “aquilo que deve ser lembrado”. Seus textos, por conseguinte, devem ser curtos, concisos, visando à agilidade no processo de comunicação. Há dois tipos de memorando: aquele que se destina a um único setor, para tratar de um assunto específico e pontual, e aquele que, com um único teor, se destina a vários setores ao mesmo tempo, a fim de fazer um comunicado geral a interessados distintos. O primeiro é tratado apenas como memorando; o segundo é convencionalmente chamado de memorando circular. Assim, por exemplo, se o Departamento de Contabilidade de uma empresa necessita de papel ofício para imprimir seus documentos e notas, ele pode encaminhar um memorando ao Departamento de Compras solicitando esse material. Notem: nesse caso, o assunto é específico, endereçado pelo Departamento de Contabilidade a um único setor, o de Compras. 34

Exemplo de memorando1

5 cm

Memorando nº 23/DA Em 18 de outubro de 2012.

Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração

3 cm

Assunto: Aquisição de material permanente

1,5 cm

1. Considerando o término da construção de nossa nova sala de reuniões, solicito a Vossa Senhoria a compra do mobiliário necessário, a saber: uma mesa com doze cadeiras. 2 Destaco que, por questões de padronização, a mesa deve ser em cor branca e as cadeiras estofadas em marrom, todas com braço. 3. Por fim, informo que a inauguração da sala está prevista para 04 de dezembro de 2012, data em que o material solicitado deverá estar devidamente instalado e disponível para uso. Atenciosamente,

Manoel das Neves Diretor do Departamento de Administração

1 Com base no Manual de Redação Oficial da Presidência da República.

os dados ficam mais evidenciados e podem ser observados de maneira mais fácil e rápida. As tabelas, segundo Medeiros (2010, p. 60-61), são utilizadas para organizar as informações em colunas e fileiras. Elas ilustram o que foi dito, facilitam as comparações e economizam espaço. A importância da tabela pode ser bem percebida no exemplo fornecido pelo autor, abaixo:

Em 2008, a Editora Alfinete vendeu no primeiro semestre 20 livros e no segundo 30. No primeiro, tivemos uma devolução de 5 exemplares e no segundo este número elevou-se a 10. Em 2009, tivemos 25 livros vendidos no primeiro semestre e 35 no segundo, sendo devolvidos 2 e 4 exemplares respectivamente. Em 2010, 90 livros foram vendidos até o meio do ano e 180 durante todo o transcorrer do segundo semestre. Foram devolvidos 10 exemplares em julho e 20 em dezembro.

2008

2009

2010

Vendas/Devoluções

1º Semestre

2º Semestre

180

Exemplo de Relatório Administrativo - página 1

Relatório da Administração

Em cumprimento às disposições legais e estatutárias, submetemos à apreciação de V. Sas as demonstrações financeiras da Caterpillar Financial S.A. – Crédito, Financiamento e Investimento relativas ao exercício findo em 31 de dezembro de 2002, acompanhadas do parecer dos auditores independentes. Resultado do Exercício e Patrimônio Líquido A Cartepillar Financial S.A. – Crédito, Financiamento e Investimento realizou volume de negócios no montante de R$ 169.997 mil, encerrando o exercício com saldo de aplicações em operações de crédito de R$ 223.071 mil. O lucro líquido do exercício foi de R$ 2.022 mil e o patrimônio líquido, em 31 de dezembro de 2002, era de 23.963 mil. Em 31 de dezembro de 2002, foram destacados os juros sobre o capital próprio no montante de R$ 1.300 mil. Agradecimentos Dando ênfase à nossa missão – “ajudar os nossos e os clientes da Caterpillar a ter êxito através da excelência dos serviços financeiros”– agradecemos o apoio dos acionistas, a confiança depositada pelos clientes e revendedores Caterpillar e a dedicação e empenho demonstrados por nossos funcionários na constante melhoria de nossos produtos e serviços.

São Paulo, 31 de janeiro de 2003.

Notas Explicativas da Administração às Demonstrações Financeiras em 31 de Dezembro de 2002 e de 2001 Em milhas de reais 1. CONTEXTO OPERACIONAL A Caterpillar Financial S.A. – Crédito, Financiamento e Investimento, subsidiária da Caterpillar Financial Services Corporation, tem por objeto social a realização de financiamentos para aquisição dos produtos Caterpillar e demais produtos comercializados pela rede de revendedores Caterpillar no Brasil, bem como a prática de todas as atividades legalmente admitidas para as sociedades de crédito, financiamento e investimento. As operações são conduzidas no contexto de duas instituições que atuam integradamente no mercado financeiro e os benefícios dos serviços prestados entre essas instituições e os custos da estrutura operacional e administrativa são apropriadas a cada instituição.

ConsIderaÇÕes FInaIs Chegamos ao final da disciplina Técnicas de Elaboração de Relatórios. Nosso objetivo, nesta disciplina, foi tratar a respeito das correspondências oficial e empresarial; explicar e exemplificar a redação de alguns documentos técnicos, como memorando, ofício e requerimento; revisar a grafia e o uso de certas palavras e expressões da Língua Portuguesa, além, é claro, de tratar sobre o tema central desta disciplina: os relatórios, sua definição, técnicas de elaboração, o que deve ser evitado e o que deve ser observado e contemplado ao se redigir esse documento. Entre as características dos textos técnicos, abordamos, por exemplo, a formalidade, a objetividade e a concisão, aspectos que, intencionalmente, buscamos utilizar e manter ao longo de todo este fascículo. Desse modo, além dos exemplos que fornecemos, este material, como um todo, serve para demonstrar como os textos formais podem ser escritos. Não tivemos, entretanto, a pretensão de esgotar os assuntos sobre os quais nos dispusemos trabalhar. Ao con-

trário, nossa intenção foi iniciá-los, alunos da disciplina, nos temas aqui discutidos e permiti-los, como estudantes e pesquisadores, buscar outras e novas fontes. Como afirmamos ao longo dos capítulos, todo texto pode, e deve, ser revisado, relido e reestruturado. Dessa forma, colocamo-nos à disposição para aceitar contribuições que visem à melhoria deste material no caso de uma possível reedição. Desejamos, também, que, ao longo da disciplina, vocês possam ter perdido ou desmistificado possíveis medos ou receios em relação à escrita de documentos. Outrossim, que tenham percebido a importância de uma comunicação clara, concisa e objetiva e que coloquem em prática o que estudamos aqui. Sucesso profissional a todos vocês!

GABrIELA BAroNI

reFerÊnCIas BECHARA, Evanildo. Gramática escolar da língua portuguesa. Rio de Janeiro: Lucerna, 2003. BRASIL. Congresso. Câmara dos Deputados. Manual de Redação. Brasília: Câmara dos Deputados, Coordenação de Publicações, 2004. BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação Oficial da Presidência da República. 2. ed. rev. e atual. Brasília: Presidência da República, 2002. DINTEL, Felipe. Como escrever textos técnicos e profissionais: todas as orientações para elaborar relatórios, cartas e documentos eficazes. Belo Horizonte: Gutenberg Editora, 2011.

FERREIRA, Reinaldo Mathias; LUPPI, Rosaura de Araújo Ferreira. Correspondência comercial e oficial: com técnicas de redação. 15. ed. rev. e ampl. São Paulo: WMF Martins Fontes, 2011. LIMA, Antônio Oliveira. Manual de redação oficial: teoria, modelos e exercícios. 3. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2010. MARTINS, Dileta Silveira; ZILBERKNOP, Lubia Scliar. Português Instrumental: de acordo com as atuas normas da ABNT. 24. ed. rev. e ampl. Porto Alegre: Sagra Luzzatto, 2003. MEDEIROS, João Bosco. Correspondência: técnicas de comunicação criativa. 20. ed. São Paulo: Atlas, 2010.