Standar operasional dan prosedur pelatihan perkumpulan pusat parlemen indonesia

Perkumpulan Pusat Parlemen Indonesia

Perkumpulan Pusat Parlemen Indonesia 1/13/2012

Bab I Ketentuan Umum Pasal 1 Dalam SOP ini, yang dimaksud dengan: (1) Pelatihan adalah kegiatan pelatihan yang diselenggarakan langsung oleh Perkumpulan sebagai penyelenggara atau pihak lain dengan mengundang Perkumpulan sebagai penyelenggara; (2) Modul adalah panduan pelatihan bagi fasilitator dan nara sumber agar tujuan dan output pelatihan tercapai; (3) Fasilitator adalah pemandu acara sepanjang pelatihan berdasarkan modul yang sudah disusun sebelumnya; (4) Narasumber adalah pengisi materi yang diundang untuk membahas satu topic tertentu secara lebih mendalam dan terperinci; (5) Tenaga pendukung adalah bagian tenaga bidang administrasi, keuangan dan teknis; (6) Peserta adalah peserta pelatihan yang direkrut menurut standar rekrutmen yang sudah ditetapkan sebelumnya; (7) Persiapan dan evaluasi adalah segala kegiatan yang dilakukan sebelum dam setelah pelatihan dilaksanakan yang terdiri dari rekrutmen, pengembangan modul, simulasi modul (training of trainer), evaluasi modul dan penulisan modul; (8) Perangkat pendukung pelatihan adalah alat-alat teknis penyelenggaraan pelatihan; (9) Rekrutmen adalah proses penjaringan peserta pelatihan; (10) Waktu adalah waktu sepanjang pelaksanaan penyelenggaraan pelatihan; (11) Tempat adalah tempat penyelenggaraan pelatihan;

Bab II Maksud Tujuan dan Ruang Lingkup Pasal 2 Maksud diterbitkannya SOP ini adalah: a. Untuk menertibkan penyelenggaraan pelatihan-pelatihan; b. Untuk menciptakan suasana kerja yang mendukung selama penyelenggaraan pelatihan-pelatihan.

Pasal 3 Ruang lingkup SOP ini adalah pelatihan-pelatihan yang diselenggarakan Perkumpulan secara mandiri dan pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak luar dengan mengundang Perkumpulan sebagai Penyelenggara, dengan maksimal peserta sebanyak 30 orang.

Bab III Pelatihan Pasal 4 (1) Jenis pelatihan Perkumpulan adalah: a. Pelatihan yang diselenggarakan oleh Perkumpulan secara mandiri; dan b. pelatihan-pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak luar dengan mengundang Perkumpulan sebagai penyelenggara.

(2) Pelatihan terdiri dari tiga tahapan a. Tahapan persiapan; b. Tahapan pelaksanaan; dan c. Tahapan paska pelatihan.

Pasal 5 Waktu penyelenggaraan pelatihan paling lama adalah tiga malam empat hari.

Pasal 6 Ketentuan pengadaan tempat pelatihan yaitu: (1) Tempat penyelenggaraan pelatihan adalah tempat yang sudah dipersiapkan dua minggu sebelum penyelenggaraan pelatihan dengan kriteria sebagai berikut: a. Memiliki ruang pertemuan yang cukup dan leluasa untuk menampung minimal 35 orang (terlampir); b. Terdapat ruang pertemuan dengan penataan meja dan kursi yang membentuk U-Shape; c. Terdapat media yang bisa digunakan untuk menempel pada ruang pertemuan tersebut; d. Terdapat pengeras suara pada ruang pertemuan tersebut; e. Memiliki kamar penginapan yang cukup untuk menampung minimal 35 orang; f. Menyediakan makan dan jeda; dan g. Menyediakan pelayanan yang nyaman bagi peserta dan penyelenggara pelatihan.

(2) Administrasi Perkumpulan mendaftar dan mengklasifikasikan tempat pelatihan berdasarkan lokasi dan harga Pasal 7 1. Seluruh akomodasi pelatihan yang diselenggarakan oleh Perkumpulan secara mandiri ditanggung oleh Perkumpulan.

2. Seluruh akomodasi pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak lain yang mengundang Perkumpulan ditanggung oleh pengundang.

3. Akomodasi pelatihan terdiri dari:

a. b. c. d. e.

Penginapan; Tiga kali makan dalam satu hari; Dua kali jeda coffie break dalam satu hari; Transportasi penjemputan dari lokasi yang telah ditentukan; dan Transportasi pengantaran ke lokasi yang telah ditentukan.

Pasal 8 (1) Biaya transportasi peserta akan diganti oleh Perkumpulan sesuai dengan aturan keuangan Perkumpulan.

(2) Biaya akomodasi fasilitator dan fasilitator pembantu ditanggung oleh pihak pengundang sesuai dengan aturan keuangan Perkumpulan atau atas kesepakatan bersama.

Pasal 9 Tata tertib pelatihan dirumuskan dan disepakati oleh peserta pelatihan pada saat pelatihan diselenggarakan.

Pasal 10 Perangkat pendukung training terdiri dari: (1) Perangkat pendukung yang bersifat substansi: a. Term of Refference; b. Modul Pelatihan; c. Alat bantu forum berdasarkan modul; d. Materi pelatihan; e. Perangkat pendukung tersebut harus tersedia maksimal 2 (dua) hari sebelum pelaksanaan pelatihan.

(2) Perangkat pendukung yang bersifat teknis: a. Proyektor; b. Layar proyektor; c. Laptop; d. Laser point; e. Kertas plano; f. Spidol; g. Metaplan; h. Lakban kertas; i. Lakban hitam; j. Gunting; k. Kontainer; l. Paku dan palu;

m. n. o. p. q. r. s. t. u. v. w.

Kain hitam 3 m x 1,5 m; Papan flipcart; Lem kertas dan lem semprot; Sound system; Printer; Recorder; Kamera; Notulensi; Absensi; Catatan logistik kegiatan; dan Buku album peserta pelatihan.

Pasal 11 (1) Hak peserta pelatihan adalah: a. Memperoleh akomodasi pelatihan; b. Memperoleh paket pelatihan dan materi pelatihan; dan c. Memperoleh ongkos pengganti transport sesuai ketentuan keuangan Perkumpulan.

(2) Kewajiban peserta pelatihan adalah: a. Menaati tata tertib pelatihan yang telah disepakati; b. Mengikuti seluruh sessi pelatihan kecuali ada halangan dan memperoleh izin dari fasilitator.

Pasal 12 Tugas penyelenggara pelatihan adalah: a. Menentukan tanggal dan waktu; b. Menentukan tempat dan akomodasi; c. Mempersiapkan fasilitator, fasilitator pendamping dan narasumber; d. Mempersipkan paket pelatihan dan materi pelatihan; e. Mempersiapkan alat pendukung pelatihan; f. Mempersiapkan anggaran-anggaran pelatihan; g. Membuat catatan logistik bagi peserta; dan h. Membuat Jadwal dan alur pelatihan.

Pasal 13 (1) Rekrutmen peserta diselenggarakan untuk menjaring peserta training; (2) Tahapan rekrutmen; a. Penyebaran informasi pelatihan; b. Verifikasi dan wawancara; c. Pengumuman hasil verifikasi dan wawancara; dan d. Penugasan-penugasan.

(3) Peserta yang sudah dinyatakan lulus tidak bisa diganti dengan peserta lain; dan (4) Jika mengganti dengan peserta lain, maka harus melalui tahapan-tahapan rekrutmen.

Pasal 14 Monitoring dan evaluasi pelatihan dilakukan oleh penyelenggara pelatihan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Evaluasi mingguan pada tahap persiapan pelatihan; b. Evaluasi harian pada saat pelaksanaan pelatihan; dan c. Evaluasi paska pelatihan.

Pasal 15 (1) Kegiatan paska pelatihan dirumuskan bersama menjelang akhir pelatihan.

(2) Penyelenggara berkewajiban untuk memonitoring dan mengevaluasi kegiatan paska pelatihan sekurang-kurangnya sebulan dalam jangka waktu satu bulan.

(3) Perkumpulan membuat kompilasi kegiatan-kegiatan paska pelatihan dalam modul.

Bab IV Modul Pasal 16 (1) Modul disusun sekurang-kurangnya satu bulan sebelum pelatihan dilaksanakan; (2) Modul disusun oleh tim penyusun modul yang terdiri dari: a. Koordinator pelatihan; b. Fasilitator; c. Fasilitator pendamping; dan d. Ahli.

(3) Setiap modul yang disusun dibukukan berdasarkan standar penulisan modul; (4) Penyusunan modul dievaluasi setiap pelaksanaan pelatihan usai.

Pasal 17 (1) Setiap modul yang telah selesai disusun harus disimulasikan oleh tim penyusun modul dan tim pendukung pelatihan; (2) Simulasi modul dilaksanakan sekurang-kurangnya tiga hari sebelum pelaksanaan pelatihan.

Pasal 18 (1) Modul yang sudah diimplementasikan dan dievaluasi akhir merupakan draft modul yang siap dicetak (2) Sebelum masuk proses cetak, draft modul diedit dan disempurnakan oleh divisi pelatihan dengan melibatkan pihak luar jika diperlukan, dan jika habis, pihak luar bisa mengcopy dengan biaya pribadi.

Pasal 19 (1) Modul didistribusikan oleh Perkumpulan kepada lembaga-lembaga yang ada kerjasama dengan Perkumpulan; (2) Jika ada pihak luar yang menginginkan modul yang sudah dicetak, Perkumpulan wajib memberikan dengan meninggalkan identitas.

Bab V Fasilitator dan Nara Sumber

Pasal 20 (1) Fasilitator yang dapat memandu pelatihan adalah: a. Telah mengikuti ToT; b. Menguasai materi yang akan disampaikan; dan c. Menguasai standar metode-metode pelatihan.

(2) Fasilitator terdiri dari fasilitator utama dan fasilitator pendamping.

Pasal 21 Fungsi fasilitator adalah: 1. Pemandu pelatihan; 2. Pengatur jalannya diskusi; dan 3. Pencair suasana.

Pasal 22 Tugas fasilitator antara lain: a. Setiap pelatihan setidaknya dipandu oleh satu orang fasilitator utama dan atau satu orang fasilitator pendamping; b. Fasilitator utama bertugas memandu jalannya pelatihan sementara fasilitator pendamping bertugas membantu mempersiapkan peralatan dan mengingatkan fasilitator utama jika melenceng dari tujuan modul; c. Fasilitator utama dan fasilitator pendamping harus terlibat dalam proses pengembangan modul dan simulasi modul;

d. Fasilitator utama dan fasilitator pendamping melakukan review dan evaluasi terhadap proses implementasi modul dan membuat modifikasi-modifikasi sepanjang masih relevan dengan tujuan modul; e. Hadir di forum paling tidak 15 menit sebelum acara dimulai; f. Fasilitator mempersiapkan materi yang akan dipandu, termasuk materi ice breaking.

Pasal 23 Kriteria narasumber: a. Telah memahami dan membaca ToR; dan b. Memiliki rekam jejak dalam materi yang akan dibawakan.

Pasal 24 (1) Tugas narasumber adalah menyampaikan materi yang sudah dipersiapkan pada forum yang telah disediakan oleh penyelenggara.

(2) Sebelum narasumber menyampaikan materi-materinya, narasumber harus memberikan materi yang akan disampaikan minimal satu hari sebelum pelatihan dilaksanakan.

Bab VI Sistem Pendukung Pasal 25 Sistem pendukung merupakan bagian dari penyelenggara pelatihan yang bertugas mempersiapkan akomodasi, perangkat pendukung, proses rekrutmen dan mendampingi selama pelaksanaan pelatihan.

Pasal 26 Sistem pendukung terdiri dari: a. Staf Administrasi; b. Staf Keuangan; dan c. Pelaksana teknis.

Bab VII Hak, Kewajiban dan Larangan Pasal 27 Hak dan kewajiban fasilitator dan narasumber diatur dalam SOP keuangan Perkumpulan.

Pasal 28 Hak dan kewajiban sistem pendukung diatur dalam peraturan umum kepegawaian dan SOP Keuangan Lembaga.

Pasal 29 Larangan-larangan selama proses pelatihan adalah: (1) Tidak boleh meninggalkan lokasi pelatihan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu; (2) Membawa senjata tajam dan obat-obat terlarang; (3) Membawa orang luar yang membebani anggaran pelatihan dan mengganggu jalannya proses pelatihan; (4) Penyelenggara tidak boleh memberikan janji kepada peserta pelatihan yang tidak mungkin bisa dipenuhi; dan (5) Melakukan kegiatan-kegiatan yang mengganggu peserta lain.

BAB VIII Peningkatan Kapasitas Pasal 30 Untuk meningkatkan kualitas pelatihan-pelatihan, Perkumpulan memberikan peningkatan kapasitas kepada staff divisi pelatihan dan sistem pendukung.

Pasal 31 Peningkatan kapasitas sebagaimana diatur dalam pasal 30 disesuaikan dengan kemampuan keuangan kelembagaan.

BAB IX Permintaan Pelatihan Pasal 32 Untuk mendukung perluasan jaringan, Perkumpulan dapat menerima permintaanpermintaan pelatihan dari pihak luar.

Pasal 33 Tata cara permintaan pelatihan dari pihak luar: a. Mengirimkan surat kepada Perkumpulan untuk pelaksanaa pelatihan minimal dua minggu sebelum pelaksanaan;

b. Perkumpulan mengundang pengirim permintaan untuk mendiskusikan perihal permintaan tersebut; dan c. Perkumpulan mempersiapkan modul dan fasilitator pelatihan.

Bab X Penutup Pasal 34 1. SOP ini berlaku semenjak disahkan.

2. Perubahan terhadap SOP ini hanya dapat dilakukan pada rapat kerja.

Disahkan di Bogor Tanggal 13 Januari 2011

Oleh :

Sulastio Direktur Perkumpulan Pusat Parlemen Indonesia