Waar efficiĂŤntie, safety en security essentieel zijn
IQ-Soft access control software, de oplossing voor toegangsproces beheer en tijdsregistratie. Voor zowel tijdelijke als vaste toepassingen. 2
IQ-Soft IQ-Soft is een software platform dat is ontwikkeld door IQ-Pass International. IQ-Pass International is marktleider in Europa voor hoogwaardige, tijdelijke en vaste tijdsregistratie en toegangssystemen in o.a. complexe, veiligheidsgevoelige industrieën, grote maritieme en offshore projecten. Door de steeds verder groeiende vraag uit de markt is IQ-Soft doorontwikkeld voor vaste opstellingen in andere industrieën en bedrijven. IQ-Soft is implementeerbaar op zowel de fysieke toegangscontrole units van IQ-Pass als op andere systemen. Dit software platform is uitermate geschikt voor die branches waar een hoog veiligheidsniveau is gewenst of vereist. Daar waar risico’s ten aanzien van medewerkers moeten worden beperkt, waar toegangsproces beheer centraal staat en waar effectiviteit, kostenbeheersing en inzicht in uren en productiviteit van belang is. IQ-Soft is uniek in informatievoorziening over wie, wat, waar en wanneer op uw locatie is. IQ-Soft maakt alle informatie wensen over de personen op uw locatie overzichtelijk en duidelijk. U kunt direct analyses maken uit de standaard cockpits en daarop actie ondernemen.
Met IQ-Soft: In (access) control zijn Nooit meer boetes, snel en efficiënt aanmelden, overzichtelijke rapportages, risico’s minimaliseren en kostenbesparend werken.
3
IQ-Pass Hardware
200
250
150 100 50 00
300
200 350
94
100
450
50
500
250
300
150
400
200 350
1081
100
450
50
500
250
150
400
0
?
Uw toegangssysteem
300 350
6
400 450 500
Online informatie en cockpits
IQ-C
Online aanmelden
Mobiele apparaten
Veilige en gecertificeerde data opslag
Het IQ-Soft platform is ontstaan door de groeiende vraag naar intelligente beveiliging van locaties met een hoog veiligheidsrisico als aanvulling op de fysieke toegangscontrole units van IQ-Pass. In oorsprong was de software gericht op standaard toegangscontrole. Inmiddels is IQ-Soft doorontwikkeld tot een belangrijke tool in het toegangsproces beheer en het tijdsregistratie proces op zowel tijdelijke als vaste locaties. 4
Calamiteiten beheer Overheidsinstanties
Security
Werkgever
Pasgebruiker
Cloud
IQ-Soft Hardware
Digitale portier
Aan/Afmeldzuil
Met IQ-Soft wordt de veiligheid in uw organisatie en op uw locatie vergroot. Daarnaast wordt het toegangs- en registratie proces aanzienlijk vereenvoudigd. Een veilige werkomgeving is de basis. Waterdichte calamiteitenplannen versterken dit. Echter in het geval van een calamiteit is real time inzicht in te weten wie waar is van primair belang. Met IQ-Soft bewerkstelligt u dit. 5
Case study Industrie
6
Safety and control, that’s our spirit
Een revisie van een energiecentrale omvat veel inspectie en preventief onderhoudswerk. De gehele installatie wordt geopend, geïnspecteerd en waar nodig gerepareerd. Veiligheid heeft daarbij de hoogste prioriteit. Daarnaast dient eventuele overlast voor de omgeving zoveel mogelijk te worden beperkt. Voor een revisie van een energiecentrale in ons land zijn wij gevraagd om het toegangsproces beheer te verzorgen. Teneinde op alle vlakken het hoogst mogelijke veiligheidsniveau te bereiken. Tijdens de revisie zijn 1500 extra mensen met 50 verschillende nationaliteiten op locatie aan het werk. Voor onze opdrachtgever zijn daarbij diverse aspecten in het toegangsproces beheer van belang. Het proces moet ten eerste veilig maar ook kosten efficiënt en flexibel zijn. Daarnaast moeten verschillende aspecten gemeten kunnen worden zoals weten wie zich waar op locatie bevindt, wanneer en hoe lang. Niet alleen vanuit het veiligheidsaspect maar ook vanuit productiviteitsoogpunt. Eveneens dient van alle medewerkers geregistreerd te worden of ze over de juiste vereiste vergunningen beschikken om te mogen werken. Om dit niet van iedere extra medewerker handmatig te hoeven invullen wordt gekozen voor de online aanmeldingsprocedure van IQ-Soft Profit met online ID-Check. Door gebruik te maken van IQ-Soft Profit werkt de aanmeldingsprocedure sneller, controle gaat automatisch en de veiligheidsmedewerker kan zich focussen op andere veiligheidszaken. Ook kunnen de gegevens automatisch worden doorgestuurd naar de fiscus in het kader van de Arbeidstijdenwet. Zo werkt u efficiënt en effectief. 7
Kunt u alle gewerkte uren op uw locatie verantwoorden? Toegangsproces beheer en tijdregistratie zijn elementen die tegenwoordig op veel locaties vereist zijn. Niet alleen in de petrochemische industrie maar ook in de bouw, de food industrie en bij logistieke bedrijven. Projecten worden steeds groter en gecompliceerder, verschillende personen dienen op een locatie aanwezig te zijn op verschillende tijden met verschillende functionaliteiten. Daarnaast worden door diverse overheidsinstanties en andere instanties bepaalde richtlijnen opgelegd en daarbij worden diverse rapportages van opdrachtgevers verwacht. Zoals o.a. richtlijnen in het kader van werkgelegenheid en rapportages uit hoofde van de arbeidstijden wet. Ook de belastingdienst wil het nodige van u weten. Allemaal zaken die opgenomen kunnen worden in het toegangsproces beheer.
IQ-Soft aanwezigen per locatie Werktijdoverschrijding in uren per subcontractor 0
8
Werknemer
A
8
B C D E F G H
IQ-Soft uren registratie
9
10
11
Take control Be in control IQ Access control
9
10
Toegangsproces beheer Bij het beveiligen van locaties komen veel aspecten kijken. Door wetgeving en regelgeving bestaat er niet alleen een veiligheidsbehoefte maar ook een informatiebehoefte om de veiligheid te optimaliseren. Met IQ-Soft voorziet u in beide behoeften. Verantwoordelijkheden en behoeften die zoals blijkt uit onderstaand figuur voor een ieder anders van aard kunnen zijn. Uitgangspunt is dat de veiligheid wordt verhoogd, zonder processen te vertragen. Sterker, IQ-Soft is er eveneens op gericht processen efficiĂŤnter en effectiever te laten verlopen!
Veiligheidsbehoefte
Informatiebehoefte
Garantie van juiste personen op de juiste plaats op juist tijdstip.
Realtime managementinformatie
Opdrachtgever / Management Signaleren van afwijkingen in het toegangsproces (signalering van ATW-overtredingen of toegang geweigerd)
Eenvoudig managen van de toegangsprocessen
Veiligheidsmedewerkers
Betere veiligheidsbeleving
Inzage in eigen productiviteit
SAFETY / WET-EN REGELGEVING / INFORMATIE / CONTROLE / SECURITY
Pasgebruikers toegangscontrolesysteem 11
IQ-Soft 6 Kernwaarden SAFETY & SECURITY
USABILITY & VISIBILITY
COMPLIANCE
LEAN
INTEGRITY
AWARENESS
Safety and security: Controleren, registreren, beheersen en monitoren van mensen, voertuigen en goederen met als doel een optimale veiligheid in een omgeving te garanderen en risico’s te minimaliseren. Compliance: Een combinatie van maatregelen, regels en normen om toezicht te houden op risico’s en om risico’s te beheersen. Lean: Manier van werken waarbij alles en iedereen in de onderneming zich richt op het creëren van waarde in alle processen en het elimineren van verspillingen. Efficiënt en effectief. Usability and visibility: De bediening is simpel, logisch en consequent en vanuit het werken
in standaards is onze visie ontwikkeld.
Voorkommanagement staat hierbij centraal: het systeem helpt voorkomen dat de gebruiker een fout maakt en voorziet de gebruiker van goede feedback. Integrity: Zorgvuldig, transparant en standvastig handelen waarbij de veiligheid en privacy van de mens centraal staat. Awareness: Bewust zijn 12
Meer rendement door IQ-Soft Profit
IQ-Aanmeldzuil IQ-Vooraanmelden (online) IQ-ID/Paspoort scan IQ-Werksoort registratie IQ-Cockpits IQ-Foto & video registratie IQ-Cloud IQ-Calamiteitenbeheer
13
Securitas bij Taqa TAQA Energy realiseert samen met partner EBN de Gasopslag Bergermeer, Alkmaar. De ondergrondse opslag van aardgas is nodig om de komende decennia te zorgen voor een stabiele en gegarandeerde beschikbaarheid van voldoende aardgas in alle seizoenen. Gasopslag Bergermeer wordt de grootste vrij toegankelijke gasopslag van Europa, met een werkvolume van 4,1 miljard kubieke meter aardgas: ongeveer 10 procent van het jaarlijkse totale gasverbruik van Nederland, en genoeg om te voorzien in het jaarlijkse verbruik van 2,5 miljoen huishoudens. In samenwerking met Securitas verzorgt IQ-Pass de beveiliging van dit project op twee locaties: Bergermeer en Boeklermeer. De uitvoering van het project is in handen van ongeveer 8 hoofdaannemers, die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het slagen van het project. Op de site zelf zijn ongeveer 6 a 700 bedrijven actief. In totaal zijn rond de 9000 mensen werkzaam op de locatie. Inmiddels zijn 10.000 toegangspassen uitgegeven. Een belangrijk, zeer omvangrijk en complex project. De belangrijkste voorwaarden die vervuld moeten worden naast het veilig kunnen werken zijn het voorkomen van illegale arbeid, het kunnen verstrekken van juiste rapportages aan de fiscus, exacte tijdsregistratie en controle op de VCA. Verder wordt er geëist dat 80% van de medewerkers uit de regio komen. De locatie wordt fysiek afgeschermd door toegangscontrole units bij de ingang zelf maar ook bij de verschillende zones op het terrein. De locatie Boeklermeer heeft 3 ingangen met in totaal 5 Control Gate XS-en. Een extra zone is gecreëerd op het bouwterrein als high risk gebied en beveiligd met nog eens 5 Control Gates van IQ-Pass. Tevens is er toegangscontrole voor voertuigen met slagbomen. De locatie Bergermeer is beveiligd met 3 Control Gates XS en 1x Car Gate. Op beide locaties zijn tevens in totaal 6 Musterpoints ingezet. Hier kan in geval van een calamiteit ‘Gemusterd’ worden zodat hulpdiensten direct geïnformeerd kunnen worden van wie zich waar op welke locatie bevindt, indien iemand wordt vermist. Een teller display voorziet iedereen op beide locaties van informatie over het totaal aantal aanwezigen. Beide locaties worden beveiligd met IQ-Soft Profit. Er is een centrale server waar alle data wordt gehost en waar beide locaties, informatie beveiligd en versleuteld kunnen ophalen en opslaan. IQ-Soft wordt toegepast voor de toegangscontrole en er worden urenregistraties van de (sub)contractors opgeleverd ten behoeve van de Belastingdienst en Staatstoezicht op de Mijnbouw. Voorts voorziet IQ-Soft in de Arbeidstijdenwet controle.
14
IQ-Soft toegangsproces beheer biedt u de tool om alles snel te organiseren en te meten voor en van die personen die op uw terrein en/of gebouw werkzaam dienen te zijn. Het proces omvat aanmelden, controleren, accrediteren, eventueel examineren, toegang verlenen, tijd registreren en rapporteren. Volledig geautomatiseerd, maar begeleid door uw eigen mensen dan wel personeel van IQ-Pass.
15
Welke oplossing kiest u? U heeft de keuze uit twee pakketten. IQ-Soft Pro en IQ-Soft Profit.
Modules Toegangscontrole Database pasgebruikers Acties op locatie Urenrapportage ID-scan Arbeidstijdenwetcontrole Urenrapportage belastingdienst Online aanmelden Online ID-verificatie Online cockpits IQ-portier IQ-video IQ-urenapp
16
IQ-Soft Pro
IQ-Soft Profit
Veel van de stappen in het proces kunnen al doorlopen worden voordat de bezoeker zich fysiek aanmeld. Via bijvoorbeeld online aanmelden, waarna alleen de identiteit nog gecheckt hoeft te worden, wat zelfs ook met een online ID-check kan. Zelfs kunt u in dit geval uw portier vervangen door een digitale portier. Waarmee vervolgens de toegangspas wordt geproduceerd. Een efficiënte en effectieve slag in uw toegangsproces beheer. Alle gegevens die in het systeem worden ingevoerd, worden snel en efficiënt gecontroleerd en al dan niet goedgekeurd. De informatie blijft bovendien bewaard, voor eventuele vervolgprojecten. Ook wordt informatie over geldigheid van vergunningen, diploma’s en accreditaties bewaard en zo nodig volgt een waarschuwing als een vergunning of certificaat binnenkort verloopt. Een sluitende administratie (bijvoorbeeld voor audit), up to date inzicht in geldigheid van vergunningen of certificaten, kortere doorlooptijd bij uitgifte en administratie van passen en beduidend minder administratieve lasten. IQ-Soft Profit ontzorgt u hierin op veel vlakken.
17
Case study Bouw “Our construction site is much more efficient now”
In de Randstad wordt aan een groot kantoorgebouw een nieuw stuk gebouwd. De werkzaamheden op het kantoor gaan tijdens de bouw gewoon door. Op het project zijn naast de 200 medewerkers van het kantoor ongeveer 100 mensen aan het werk, met diverse functies en bevoegdheden, met veelal flexibele werktijden. Daarnaast is er veel verkeer voor aan – en afvoer van materieel. Vanzelfsprekend is niet iedereen bevoegd om in alle delen te komen. Alle betrokkenen dienen toegang te hebben tot dan wel een of meerdere delen van het kantoor en het terrein er omheen. Het belangrijkste voor onze opdrachtgever is, dat het veiligheidsaspect voor een ieder gewaarborgd is. Hij wil graag weten, in geval van calamiteiten, wie er op het terrein zijn, waar en hoe lang. Om het werk vlot te laten verlopen tegen zo min mogelijk risico is
18
IQ-Pass benaderd om het toegangsproces te verzorgen. Allereerst hebben wij binnen het terrein en in het kantoorpand zelf verschillende zones aangebracht. Door middel van mobiele toegangscontrole systemen (2 Control Gates en een Car Gate) op het terrein en vaste toegangscontrole op diverse plekken in het pand, om de toegang daar waar nodig goed te eheren. Daarbij hebben wij IQ-Soft Pro ge誰mplementeerd, om te weten wie zich waar bevindt. Op de vaste toegangscontrole hebben we als extra, op diverse afdelingen in het gebouw zelf, eveneens een speciaal aanmeldmodulesysteem ge誰mplementeerd waardoor je in een oogopslag ziet wie er op een bepaalde afdeling binnen is. Een mooie combinatie van mobiele en vaste toegangscontrole om de toegang op de locatie goed te beheren
19
Consultancy Met IQ-Consultancy kunt u al in een vroeg stadium van uw project gebruik maken van de brede kennis en ervaring van onze consultants die al tientallen veiligheidsvraagstukken met succes hebben ingevuld. De expertise die onder andere is opgebouwd op het gebied van toegangsproces beheer, toegangscontrole, tijdsregistratie, bewaking, logistieke processen op locaties, veiligheidsnormen, calamiteiten management, crowd management, afrastering, beveiliging en camera toezicht is veelomvattend maar is bovenal praktisch toepasbaar.
Analyse en korte communicatielijnen Aan de basis van elk advies staat een grondige analyse van de situatie. Welk veiligheidsniveau wilt u bereiken? Wat zijn de knelpunten, wat is het gewenste resultaat, wat is nodig om dat te bereiken, welke van de IQ-Pass oplossingen kunnen worden ingezet? Omdat de oplossingsrichting vaak multidisciplinair is werkt IQ-Pass samen met partners die ieder expert zijn op hun gebied. IQ-Pass houdt daarbij altijd de regie en is de vaste aanspreekpartner van de klant. EĂŠn aanpak, ĂŠĂŠn aanspreekpunt, maximaal resultaat. Om deze reden zijn onze consultants gewend om bij dergelijke projecten als veiligheidsregisseur te werken, zodat u volledig ontzorgd kan worden met de zekerheid van een totaaloplossing die uw normering van veiligheid kan waarborgen.
20
Samen met u optimaliseren wij uw toegangsproces
21
22
Rapportages o.a. Aanwezigheidsoverzichten per gebied Fiscale aanmeldingsregistraties Aanmeldingsregistratie arbeidsinspectie Calamiteitenlijsten Arbeidstijdsoverschrijding Diverse afwijkingspercentages Aan/afmeld gegevens pasgebruikers
USP’s Plug and Play
In de cloud
Betrouwbare hoogwaardige software
Voorkommanagement
Gebruiksvriendelijk
Productiviteitsmeter
Real time online management informatie
Kostenbesparend
Online aanmelden
Tijdbesparend
Flexibel
Automatische blokkade bij 30 dagen niet op site
Cockpits
Automatische blokkade bij verloop ID of VCA
Voor vaste en tijdelijke opstellingen
Automatische blokkade bij ATW overtreding
Snellere afhandeling van uitreiking van bezoekersbadges
Minder fouten Vooraf weten wie er komt
23
IQ-PASS INTERNATIONAL B.V. Keulschevaart 20 3621MX Breukelen The Netherlands www.iq-pass.com www.iq-soft.nl info@iq-pass.com +31 (0)346 80 01 00
IQ-Pass: VCA & ISO 9001 certified IQ-Soft data center: ISO 27001 & ISO 9001 certified 24
Eerste druk 01/2014