14 minute read
STORAGE IN ORGANIZATION
АРХЕОН год. 2, бр. 2 (2019): 19–28. 19
UDC 002 UDC 930.25
Advertisement
Др Татьяна Александровна Быкова1 Др Юлия Михайловна Кукарина2
Российский государственный гуманитарный университет (Москва) Историко-архивный институт Кафедра документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов Российская Федерация
Аннотация: Статья посвящена такой важной проблематике, как создание единых систем работы с документацией, начиная от создания документов и до организации работ по их ведомственному хранению. Представлена история формирования системного подхода к организации документационного обеспечения управления в Российской Федерации, раскрывается роль архивных органов в определении принципов и методов делопроизводства в советских и российских организациях. Уделяется внимание современным подходам к управлению документами, которое должно обеспечивать взаимоувязанные процессы создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении их жизненного цикла. Значительная роль в этом отводится организации хранения документов на стадии делопроизводства с учетом требований соответствующих архивных органов в рамках действующего законодательства.
Ключевые слова: документы, хранение, делопроизводство, управление документами
1 Татјана А. Бикова, Руски државни универзитет за хуманистику (Москва), Историјскоархивски институт, Русија // Tatyana A. Bykova, Russian State University for the Humanities (Moscow), Institute of History and Archives, Russia 2 Јулија М. Кукарина, Руски државни универзитет за хуманистику (Москва), Историјскоархивски институт, Русија // Yuliya M. Kukarina, Russian State University for the Humanities (Moscow), Institute of History and Archives, Russia
20 Татьяна А. Быкова Юлия М. Кукарина
Сажетак: Чланак је посвећен важној проблематици као што је стварање јединственог система рада с документацијом, почевши од настанка докумената па до организације посла на њиховом складиштењу (смештају). Дата је историја формирања системског приступа организације управљања документима у Руској Федерацији, размотрена је улога архивских тела у одређивању принципа и метода канцеларијског пословања у совјетским и руским организацијама. Пажња се придаје савременим приступима у управљању документима који би требало да обезбеде међусобно повезане процесе настанка, обраде, складиштења и коришћења докумената организације током њиховог животног циклуса. Значајну улогу има и организација смештаја докумената у процесу канцеларијског пословања одговарајућих архивских тела, у оквиру важећег законодавства.
Кључне речи: документи, складиштење, канцеларијско пословање, управљање документима
Обязательным и важным элементом управленческой деятельности являются документы, содержащие необходимую информацию для отражения их деловой активности.
Именно документы позволяют организациям: - осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно; - предоставлять информацию последовательно и объективно; - обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений; - обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности; - повышать эффективность деятельности всей организации; - обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций; - соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности; - обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации; - защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон; - обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опыт-
Жизненный цикл документа: от делопроизводства до хранения в организации
но-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования; - предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности; - обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность; - поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память. 3
Организация работы с управленческими документами любой организации обязательно предусматривает порядок совершения действий с документами в процессе принятия управленческих решений (делопроизводство) и хранение необходимой для управления документации.
Существует достаточно устойчивое мнение, что обработка документов в делопроизводстве и хранение документов – это две области деятельности, не связанные друг с другом, имеющие разные цели и использующие разные технологии. Однако это не совсем так.
Национальный российский стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования», как и соответствующие международные стандарты, определяет содержание процесса управления документами как совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.4 Таким образом, можно говорить о делопроизводстве и хранении документов в организациях как о стадиях одного процесса, имеющих один объект – документ и единую цель: создание и обеспечение сохранности доказательств проведения деловых операций.
Такой подход в российской практике работы с документами имеет глубокие исторические корни. Так первый законодательный акт Российской Империи, в котором был зафиксирован порядок работы центральных учреждений управления России XXVIII века, – Генеральный регламент 1720 г.5 – определил, в том числе, и ведение делопроизводства в Коллегиях. И в этом же законе впервые закрепляется порядок передачи документов из канцелярии и контор в архив коллегии.
Манифест об «Общем учреждении министерств» 25 июня 1811 г. подробно регламентировал порядок создания, движения и обработки документов (образ
3 ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования» - М.: Стандартинформ, 2007. 4 Там же. 5 Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии також и все оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют, 28 февраля 1720 г. // ПСЗ РИ, т. VI, № 3534.
22 Татьяна А. Быкова Юлия М. Кукарина
производства дел) в министерствах России XIX в. Так, образ производства дел включал в себя: 1) порядок вступления дел, 2) движение их, или собственно так называемое производство, 3) отправление дел, 4) ревизию и 5) отчеты. Отдельно было определено, что в числе отделений при каждом департаменте состоит архив, и передача туда документов предусматривалась законом как обязательная операция на этапе отправления дел.
Обязательной являлась систематизация документов в архиве в соответствии с описями: общей, в которой дела располагались по алфавиту, и частной, разделенной «на столько частей, сколько есть Отделений»6. Таким образом, основой систематизации документов в архиве министерств являлась их организационная структура.
После 1917 г. происходят серьезные изменения в управлении делопроизводством и архивным делом: государство берет решение этих вопросов под свой контроль. В стране создаются многочисленные органы и организации, занимающиеся рационализаторской деятельностью в сфере делопроизводства. В круг их интересов входили и вопросы хранения документов, вышедших из делопроизводства. Деятельность рационализаторских организаций в 1920-е гг. была тесно связана с государственными органами управления архивным делом.
С начала 1930-х гг. решение вопросов постановки делопроизводства в общегосударственном масштабе прекращается, однако ими активно начинает заниматься архивная служба. Это было связано с тем, что к 1930-м гг. в советских учреждениях уже отложилось значительное количество документов, созданных в процессе их деятельности. Приём дел от учреждений на архивное хранение отчётливо выявляет плохое состояние делопроизводства в учреждениях, что напрямую сказывается, прежде всего, на сохранности документов, а неверный порядок формирования документов в дела, описания дел, составления описей и других видов работ, которые должны выполняться в делопроизводстве, негативно отражается на работе архива. Именно поэтому, начиная с 1930-х гг., одним из важных направлений деятельности архивных органов становится упорядочение делопроизводства, разработка перечней документов со сроками хранения и инструкций по делопроизводству.
В 1943 г. Главное архивное управление создает проект «Инструкции по поставке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий Союза ССР»7, в
6 Манифест об «Общем учреждении министерств» 25 июня 1811 г. // Российское законодательство X–XX вв.: в 9 т. Т.6. Законодательство первой половины XIX века. – М., 1988. 7 Инструкция по постановке документальной части и охране документальных материалов текущего делопроизводства в Народных комиссариатах и других учреждениях, организациях и предприятиях Союза ССР : Проект – М., 1944 (СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД).
Жизненный цикл документа: от делопроизводства до хранения в организации
котором впервые было сказано о единстве требований к документам в делопроизводстве и архиве.
Эта мысль была зафиксирована и в более поздних нормативных документах, например, в Положении о Государственном архивном фонде Союза ССР (1958 г.)8 или в Основных правилах постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР» (1963 г.) 9. Эти и последующие документы исходят из того, что работа учреждений и организаций с документами, как в делопроизводстве, так и в архиве, представляет единый процесс, что основы государственного архивного фонда закладываются именно в делопроизводстве.
Главное архивное управление при Совете Министров СССР возглавило и работы по созданию в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)10, а впоследствии – Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ)11, основным разработчиком которых стал Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), созданный в системе Главного архивного управления.
И в настоящее время Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства12, а находящийся в его подчинении ВНИИДАД разрабатывает не только правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, но и правила делопроизводства в государственных органах и организациях13. Кроме того, ВНИИДАД является основным разработчиком действующих национальных стандартов в области документоведения и управления документами
8 Положение о Государственном архивном фонде Союза ССР // СП СССР, 1958, N 14, ст. 112. 9 Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, 1963 г. (одобрены Главархивом СССР 28.04.1963). 10 Единая государственная система делопроизводства (Основные положения) (одобрено Постановлением ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435) – М.: Главархив СССР, Госкомтруд СССР, Госстандарт СССР, Минприбор СССР, 1974. 11 Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (Утверждена Главархивом СССР, 1991 г.). 12 Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293) // Собрание законодательства РФ, 27.06.2016, N 26 (Часть I), ст. 4034. 13 См., например, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ( утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 26.04.2016) // Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru - 28.04.2016; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 N 76).
24 Татьяна А. Быкова Юлия М. Кукарина
в организациях нашей страны. Таким образом, архивные органы уделяют внимание не только вопросам делопроизводства, непосредственно влияющим на архивное хранение (классификация документов, разработка номенклатур дел, экспертиза ценности документов, создание типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения, подготовка дел к передаче в архив), но и другим, связанным с ними, процессам управления документами.
Обратимся еще раз к определению понятия «управление документами», которое четко указывает на то, что системами управления документами должны быть обеспечены процессы создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении их жизненного цикла. В состав таких процессов входят: 1. включение документов в систему, 2. регистрация, 3. классификация, 4. установление сроков хранения и выбор действий, 5. хранение, использование документов, 6. отбор или передача их на хранение или уничтожение.
Это в целом соответствует понятию «делопроизводство», которое российским национальным стандартом определяется как деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов14. Можно с уверенностью говорить, что такие процессы управления документами, как классификация, установление сроков хранения и выбор действий по отбору документов, хранение, использование документов, отбор или передача их на хранение или уничтожение, соответствуют стадии оперативного хранения документов (хранения документов в делопроизводстве), которая предшествует стадиям передачи документов на хранение и их хранения в архиве организации.
Оперативное хранение требует совершения определенных операций и применение технологий, которые делают возможным не только принятие документов архивом, но и обеспечивают четкую и эффективную работу самого архива.
Так, этап оперативного хранения документов предполагает грамотное формирование пригодных для использования, правильно оформленных документов в дела, систематизацию документов и дел (включая электронные документы), оформление дел в соответствии с правилами, разработанными архивными органами. В делопроизводстве проводится первоначальная оценка документов (экспертиза ценности документов) и определение сроков их хранения
14 ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2013.
Жизненный цикл документа: от делопроизводства до хранения в организации
или возможности уничтожения, что позволяет не перегружать архив организации лишними малозначительными документами, которые в дальнейшем не будут использоваться. И наконец, именно в делопроизводстве составляются описи документов, которые затем становятся главными архивными справочниками, которые используются в архиве для систематизации дел, их учета, поиска и т.п.
Основой для классификации и систематизации документов в отечественной практике традиционно является номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.15 Форма номенклатуры унифицирована и закреплена нормативно16. Она представляет собой таблицу, в которую заносится вся необходимая информация о формируемых делах. Основой распределения дел внутри номенклатуры чаще всего служит структура организации:
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации На ____ год Подпись Расшифровка подписи Дата
Индекс дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения и N статьи по перечню Примечание
1 2 3 4 5
Название раздела (название структурного подразделения)
Как уже говорилось, основным назначением номенклатуры дел как классификационного справочника является систематизация документов и формирование дел. Однако она часто служит инструментом и других делопроизводственных процессов, в частности регистрации документов, справочной работы при поиске документной информации или экспертизы ценности документов с целью установления сроков хранения и выбора действий по отбору документов или передаче их на хранение или уничтожение.
15 Там же. 16 Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.15 N 526).
26 Татьяна А. Быкова Юлия М. Кукарина
Составление номенклатуры дел, формирование дел, обеспечение сохранности документов в делопроизводстве и т.п. – это процессы, позволяющие достичь целей управления хранением документов организации . В их числе: - сохранение информации о прошлых и настоящих решениях и видах деятельности (как части корпоративной памяти) в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем, - сохранение доказательств прошлой и настоящей деятельности для соблюдения обязательств отчетности, - своевременное санкционированное и систематическое уничтожение документов, которые больше не используются, - сохранение контекста документа для того, чтобы будущие пользователи могли считать документы аутентичными и достоверными даже в тех случаях, когда системы управления документами, в которых они хранились, прекратили свое существование или подверглись существенным изменениям; - соблюдение требований соответствующего архивного органа в рамках действующего законодательства и т.д.17
Приведенный перечень еще раз свидетельствует о взаимоувязанности процессов, начиная от создания аутентичных, достоверных, надежных и т.п. документов, и заканчивая организацией хранения информации о решениях и видах деятельности как части корпоративной памяти «в целях информационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем»18 .
Для реализации программы совершенствования делопроизводства и создания условий для передачи документов на архивное хранение, необходимо решение следующих задач: - объединение различных источников документной информации в единую сеть; - организация документов на различных носителях на основе общей классификационной схемы; - устранение дублирования информационных и документационных потоков; - унификация приемов работы с документами на различных этапах их жизненного цикла.
Эти задачи могут быть решены при условии наличия определенной регулятивной среды, что является обязательным условием эффективности систем управления документами. Как уже говорилось, в Российской Федерации разработка правил работы с документами является функцией ВНИИДАД. Особое внимание институт уделяет правилам хранения документов. Можно сослаться
17 ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования» - М.: Стандартинформ, 2007. 18 Там же.
Жизненный цикл документа: от делопроизводства до хранения в организации
на действовавшие до 2015 г. «Основные правила работы ведомственных архивов « (1986 г.), «Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.). В 2015 г. были утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»19, которые заменили более ранние документы, однако сохранили преемственность подходов к обеспечению сохранности документов.
Так, во всех названных Правилах закреплен порядок действий с документами не только в архивах организаций, но и в делопроизводстве при их оперативном хранении. Таким образом, подчеркивается, что хранение документов в делопроизводстве и хранение документов в архиве организации – это две стадии одного процесса: обеспечения сохранности и использования документов с целью доказательства проведения деловых операций.
Список использованных источников и литературы:
1) Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии також и все оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют, 28 февраля 1720 г. // ПСЗ РИ, т. VI, № 3534. 2) Манифест об «Общем учреждении министерств» 25 июня 1811 г. // Российское законодательство X-XX вв.: в 9 т. Т.6. Законодательство первой половины XIX века. – М., 1988. 3) Инструкция по постановке документальной части и охране документальных материалов текущего делопроизводства в Народных комиссариатах и других учреждениях, организациях и предприятиях Союза ССР : Проект – М., 1944 (СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД). 4) Положение о Государственном архивном фонде Союза ССР // СП СССР, 1958, N 14, ст. 112. 5) Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, 1963 г. (одобрены Главархивом СССР 28.04.1963). 6) Единая государственная система делопроизводства (Основные положения) (одобрено Постановлением ГКНТ СССР от 04.09.1973 N 435) – М.: Главархив СССР, Госкомтруд СССР, Госстандарт СССР, Минприбор СССР, 1974.
19 Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.15 N 526).
28 Татьяна А. Быкова Юлия М. Кукарина
7) Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (Утверждена Главархивом СССР, 1991 г.). 8) Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293) // Собрание законодательства РФ, 27.06.2016, N 26 (Часть I), ст. 4034. 9) Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ( утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 26.04.2016) // Официальный интернет-портал правовой информации http:// www.pravo.gov.ru - 28.04.2016 10) Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 N 76). 11) Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.15 N 526). 12) ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Стандартинформ, 2013. 13) ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования» - М.: Стандартинформ, 2007.
Tatyana A. Bykova Yuliya M. Kukarina
DOCUMENT LIFE CYCLE: FROM CREATION OF DOCUMENTS TO THEIR STORAGE IN ORGANIZATION
Abstract: The article is devoted to the creation of document management systems, from the creation of documents to the organization of work on their departmental storage. The article presents the systematic approach to the organization of document management in the Russian Federation, reveals the role of archives in the determining of the principles and methods of records management in the Soviet and Russian organizations. In the article the authors paid the attention to the modern approaches of document management, which should provide different processes of creation, processing, storage and using of documents in the organizations throughout their life cycle. A significant role in this process is given to the organization of documents storage at the stage of records management.
Keywords: document, storage, records management, document management
