TRANSFORMATION OF ARCHIVAL SCIENCE AND PRACTICE

from АРХЕОН ЧАСОПИС АРХИВА ВОЈВОДИНЕ Год. 2, бр. 2

by Arhiv Vojvodine

ARCHIVE AND HISTORICAL SCIENCE – INTERACTION BETWEEN MEMORY INSTITUTIONS AND INFORMATION SYSTEMS

АРХЕОН год. 2, бр. 2 (2019): 49–60. 49

UDC 930.25"1914/1917"

Др Наталья Александровна Храмцовская1 Электронные Офисные Системы (Москва) Российская Федерация

ТРАНСФОРМАЦИЯ АРХИВНОЙ НАУКИ И ПРАКТИКИ

Аннотация: В статье изложена позиция автора о том, что является предметом архивной науки и её тесной связи с государственным управлением и деловой деятельностью. Перечислены факторы, заставляющие архивную отрасль меняться, том числе и необходимость обновления своевременной архивной теории с учетом новых инноваций в управлении информацией и документацией.

Ключевые слова: архивное дело, архивная наука, управление документами и информацией, дипломатика, информационное общество, цифровая экономика

ТРАНСФОРМАЦИЈА АРХИВСКЕ НАУКЕ И ПРАКСЕ

Сажетак: У чланку се излаже становиште аутора о предмету архивске науке и њеном блиском односу са јавном управом и пословним активностима. Наведени су фактори услед којих се архивистика мења, укључујући потребу за унапређењем архивске теорије, узимајући у обзир савремене иновације у управљању информацијама и документарним материјалом.

Кључне речи: архивска служба, архивска наука, управљање документима и информацијама, дипломатика, информационо друштво, дигитална економија

Предмет архивной науки и её связь с государственным управлением и деловой деятельностью

Как государственное управление, так и деловая деятельность осуществляются на основе не просто «данных» или «информации», но на основе

1 Наталија А. Храмцовскаја, Електронски канцеларијски системи (Москва), Русија // Natalia A. Khramtsovskaya, Electronic Office Systems (Moscow), Russia

документированной информации – надёжной, аутентичной, целостной (неизменной и полной), пригодной к использованию и защищённой от несанкционированного доступа. Такой, которая позволяет подтверждать права и обязанности и может служить надлежащим доказательством в суде.

Архивы традиционно выполняли роль доверенного хранителя ретроспективной документированной информации, главным образом образовавшейся в деятельности государственных структур и крупных негосударственных организаций. Они также – задолго до изобретения австралийцами теории континуума документов – оказывали обратное воздействие на делопроизводство, обеспечивая подготовку в делопроизводстве качественных и надлежащим образом организованных и описанных документов, которые будет проще сохранять и с которыми будет удобно работать пользователям архивов.

В отличие от музеев и библиотек, архивы сохраняют не отдельные артефакты, и не публикации «общего плана», а полные массивы документов известного происхождения, отложившиеся в конкретных организациях при ведении определённых видов деятельности и впоследствии всё время находившиеся под контролем известных доверенных хранителей. Подобный подход обеспечивает существенно большее доверие к архивным документам и возможности убедиться в их подлинности.

Хотя архивные документы не являются, как это иногда кажется малознакомым со спецификой архивов людям, некоей «истиной в последней инстанции», однако они часто позволяют, при выполнении определённых условий, говорить о том, как эту истину видел создатель документов (и не имеет при этом значения, как деятельность этого создателя оценивается сегодня – позитивно или негативно). В настоящее время данный момент становится принципиально важным в связи с попытками ряда идеологически мотивированных активистов (которых, к сожалению, поддерживает Международный совет архивов) «деколонизировать», а в ряде стран – «декоммунизировать» архивы, избавить их от «доминирования белой расы» и т.п., что неизбежно приводит к искажению исторической памяти и потере архивными документами их специфических качеств.

Повторю ещё раз – архивные документы не являются воплощением истины, они могут содержать неверные, неточные и недостоверные сведения и, соответственно, они должны при использовании в исследованиях интерпретироваться с учётом других имеющихся взаимосвязанных материалов и знаний об их происхождении. Интерпретация может измениться, однако сами архивные документы и поддерживающая их документация (а сегодня – метаданные) должны оставаться неизменными. Политические и иные взгляды сегодняшнего архивиста не должны приводить к искажению архивов и унаследованного научно-справочного аппарата, как преднамеренному, так и неумышленному.

Архивные документы используются для решения следующих ключевых задач: • Защита и способствование совершенствованию существующей в стране общественно-политической и экономической системы посредством обоснования её законности, подтверждения преемственности власти, обеспечению необходимой подотчётности и прозрачности, подтверждения прав и обязанностей государства, граждан и организаций. Не случайно Архивист США Дэвид Ферьеро постоянно подчёркивает, что Национальные Архивы США – один из столпов и гарантов американской демократии. Отдельно здесь стоит выделить (особенно в таких странах, как Россия и бывшие республики СССР) выполнение архивами социально-правовой функции, которая связана с пенсионными правами и правами собственности граждан. Именно эта часть архивной работы делает архивы нужными в глазах основной массы населения; • Поддержка государственного управления и/или деловой деятельности посредством сохранения и способствования повторному использованию ретроспективной информации о фактах, событиях, принятых решениях и их мотивах и последствиях; • Сохранение документальной культурно-исторической памяти, способствование историческим и генеалогическим исследованиям, собственная исследовательская и публикационная деятельность сотрудников архивов; • В современную эпоху, когда данные становятся новой нефтью – сохранение и предоставление большей частью бесплатного доступа к большим объемам ценного контента, который может использоваться для создания инновационных продуктов и услуг; • Не главной, но тем не менее важной задачей архивов является инициативный сбор документов и артефактов, имеющих длительную или постоянную ценность, и даже самостоятельное инициативное документирование современных событий в тех случаях, когда больше некому это делать. По сути своей это музейно-библиотечная работа, которой архивы часто вынуждены заниматься (как, впрочем, и музеям и библиотекам также нередко приходится содержать архивы и заниматься архивной деятельностью).

Архивная практика тесно связана с особенностями национальной правовой системы. Традиционно в архивы попадают в основном те материалы, которые национальное право рассматривает как полноценные и необходимые доказательства фактов и событий; и. наоборот, в архивы могут не поступать на хранение те документы (как сегодня в России по большей части не принимается на

хранение переписка по электронной почте, электронные фотографии, видеозаписи и т.д.), которые в глазах юристов не имеют полновесной юридической и доказательной силы.

Факторы, заставляющие архивную отрасль меняться

Архивная отрасль существует не сама по себе. Она обслуживает в первую очередь органы государственной власти различных уровней, а также крупные учреждения и организации. Соответственно, происходящие изменения в обществе, реформы государственного управления и инновации в деловой деятельности самым непосредственным образом влияют на архивную науку и практику. Здесь важно отметить, что изменения в технологиях, которые более всего на виду, являются лишь одним из факторов.

Среди наиболее значимых факторов, являющихся движущей силой перемен, можно назвать следующие: • Изменение ожиданий общественности в части усиления прозрачности и подотчётности государственных органов, а также действующих от их имени негосударственных организаций, приводящие к необходимости сохранять и быстро раскрывать существенно большие объёмы более многообразных материалов; • Изменение ожиданий общественности в части сохранения более многообразной картины событий, с отражением точек зрения различных меньшинств и групп. Таким образом, если исторически архивы многих стран основное внимание уделяли сохранению документов и информации, образующихся в ходе деятельности государственного аппарата и значимых для страны учреждений и организаций, то сейчас всё чаще от архивистов ожидается, что они станут своего рода «летописцами», обеспечивающими сохранение разнообразных материалов, которые потенциально могут заинтересовать потомков; • Изменения законодательства, в том числе изменение порядка представления доказательств в суды. Англосаксонская система раскрытия и электронного раскрытия документов и информации, которая оказывает влияние даже на такие страны консервативно-континентального права как Россия (в первую очередь благодаря последствиям глобализации), заставляет иначе осуществлять экспертизу ценности, управление сроками хранения и отбор материалов на постоянное хранение; • Превращение ретроспективной информации, в эпоху больших данных и искусственного интеллекта, в ценный актив. Одним из последствий этого в России стали проблемы с получением государственными архи-

вами на хранение научно-технической документации даже в тех случаях, когда права собственности на неё принадлежат государству; • Обострение идеологической борьбы, в рамках которой противоборствующие стороны нередко обращаются к архивным материалам; • Непрерывные инновации как технического характера, так и связанные с внедрением новых деловых процессов. Это приводит к тому, что постоянно появляются новые потоки информации и новые, нередко необычные и непривычные виды документов в новых форматах. К настоящему моменту в ряде стран традиционные архивы, которые прежде, вместе с музеями и библиотеками, контролировали все основные потоки информации и отбирали из них наиболее ценные материалы на постоянное хранение, - сейчас контролирует лишь часть таких потоков; • Непрекращающийся рост объёмов создаваемых и сохраняемых документов и информации; • Неравномерность внедрения инновационных технологий, когда даже в рамках одной страны в одно и то же время используется целый спектр разнообразных способов создания и управления документами. В итоге становится трудно стандартизировать практику создания документов и информации, в результате чего в конечном итоге растёт многообразие форматов, поступающих на архивное хранение. По-прежнему не снижаются, а в ряде стран растут объёмы документов, создаваемых на бумажных носителях – при этом, с учётом того, что документы, необходимые для оперативной деятельности, переводятся в электронный вид первыми, в среднем уровень исторической ценности бумажных документов повышается. Одновременно падает внимание высшего руководства к вопросам обеспечения сохранности бумажных документов, и, соответственно, сокращаются финансирование и выделение ресурсов. Наметилась тенденция утраты специалистов, умеющих правильно и эффективно работать с бумажными документами, как в сфере управления документами, так и в архивной сфере; • Глобализация, которая заставляет при работе с документами и информацией учитывать особенности, характерные для стран, с которыми поддерживаются экономические и политические связи.

В целом от архивов и архивистов как владельцы архивов, так и исследователи и широкая общественность требуют гораздо больших и более многообразных усилий, чем прежде, одновременное сокращая их финансирование и нередко понижая статус и заработную плату специалистов. Это противоречие лишь отчасти решается посредством автоматизации работы архивов, в рамках которой, в частности, значительная часть работы перекладывается на плечи самих пользователей.

Успеть за инновациями

Архивы по своей природе достаточно консервативны. В эпоху быстрых перемен неспособность оперативно на них реагировать приводит к тому, что ключевые информационные потоки выходят из-под архивного контроля, не обновляется своевременно архивная теория, что негативно сказывается и на практике.

В то время, как уже внедряются такие технологии, как большие данные, искусственный интеллект, блокчейн, интернет вещей, умные города, электронные многофункциональные карты и чертежи и т.д., приводящие к созданию новых и необычных видов документов, в том числе постоянного и длительного хранения, архивисты большинства стран не разобрались ещё с проблемами более раннего периода электронной революции, такими, как хранение баз данных или сохранение во времени юридической и доказательной силы документов, подписанных усиленными электронными подписями. Здесь у архивистов, к сожалению, мало помощников, поскольку представитель родственных профессий (ИТ, право, информационная безопасность) обычно фокусируют свои усилия на проблемах оперативной деятельности.

То же самое можно сказать и о проблемах, связанных с такими реформами, как открытое правительство (должны ли архивы принимать на хранение открытые данные?) или с такими социальными явлениями, как социальные сети или утечки конфиденциальной информации (должны ли архивы сохранять в качестве исторических свидетельств выложенные хакерами массивы документов?).

К сожалению, очень немногие из коллег-архивистов и специалистов по управлению документами обладают достаточным кругозором для того, чтобы не просто требовать места за столом обсуждений «на высшем уровне», но и действительно с пользой принять участие в таких обсуждениях, понимая как тактические, так и стратегические интересы организаций, различных заинтересованных сторон и общества в целом, и учитывая направления развития реформ и инноваций.

Архивное обучение и система повышение квалификации в общемировом масштабе не соответствует требованиям дня. В результате возникает негативный замкнутый круг: архивисты не получают необходимых ресурсов и финансирования, поскольку неспособны доказать свою полезность при решении актуальных проблем; а без этих ресурсов у них нет возможностей на то, чтобы подтянуть свои знания и уровень работы на нужный уровень.

Необходимость обновления архивной науки

Многие из факторов, заставляющих меняться практику, одновременно меняют условия деятельности архивистов таким образом, что привычные положения архивной науки требуют переосмысления.

Традиционно архивисты были доверенными хранителями целостных массивов документов, которые естественным образом откладывались в рамках деловой деятельности государственных органов и коммерческих организаций, при этом публичное раскрытие этих документов не предусматривалось. Документы создавались в интересах внутренней деятельности, а не «для прокурора», благодаря чему им как раз и можно было более-менее доверять.

Сегодня в условиях повышенных требований к прозрачности документы всё чаще создаются с оглядкой на возможность их раскрытия, и, соответственно, снижается достоверность содержащейся в них информации.

Развитые возможности поиска позволяют исследователям напрямую получать доступ к содержащим нужные сведения документов, что, с одной стороны, открывает замечательные возможности для научных исследований, которые без этого просто невозможно было осуществить; а с другой – приводит к утрате культуры интерпретации сведений в контексте их создания и риску умышленной или неумышленной искажённой интерпретации документов и данных.

Инициативный сбор и сохранение архивами разного рода материалов, потенциально представляющих историческую ценность, является важным и нужным делом, но при этом часто забывают, что это по своей сути музейно-библиотечная работа, и такого рода материалы, строго говоря, архивами не являются, поскольку соответствующие коллекции формируются достаточно произвольным образом, и часто отражают весьма субъективную точку зрения вовлеченных в это сторон.

С нашей точки зрения, особую опасность представляют популярные ныне идеи «деколонизации» и т.п. архивов, которые фактически призывают приравнять к архивам музейные коллекции неопределённого происхождения, и, хуже того, оправдывают вмешательство в уже сложившиеся архивные фонды и научно-справочный аппарат, тем самым полностью отвергая основополагающие принципы архивной науки и практики в угоду сиюминутным политическим амбициям. В прошлом такое уже случалось, и всегда это заканчивалось утратой или серьёзной порчей архивных материалов и потерей доверия к архивным коллекциям.

Архивная наука в 20-м веке была ориентирована на централизованное хранение и управление бумажными документами, образующимися в ходе сильно централизованной и формализованной деятельности государственных органов

и крупных корпораций; и опиралась на законодательство этого периода, которое значительно уже, чем сейчас, трактовало понятия «документы» и «доказательства». Текущую ситуацию отличает многообразие деловых процессов, существенная степень децентрализации как хранения, так и контроля над документами и информацией, что заставляет всё чаще использовать «пост-кастодиальный» подход. Одновременно всё чаще информация создается и используется коллективно и/или коллективно используется информационная инфраструктура – в России, например, есть случаи, когда государственные органы всех уровней целого региона работают в одной системе управления электронными документами. В результате перед архивистами встаёт задача пересмотра порядков и методов комплектования архивов, поскольку в подобной ситуации традиционная система комплектования становится неоправданно трудоёмкой и может привести к потере существенных взаимосвязей между документами.

Во многих странах серьёзного пересмотра требует сложившаяся система экспертизы ценности и отбора документов и информации на архивное хранение и на уничтожение. Сегодня приходится решать проблемы, связанные как с большими объёмами подлежащей экспертизе информации, так и с постоянными изменениями в законодательстве и в ожиданиях общественности.

В последнее время большое внимание привлёк (пусть и на волне не слишком чистоплотных политических спекуляций) важный вопрос о доверии к архивным материалам. На данный момент существует ряд дисциплин, которые этим вопросом занимаются, в их числе право и правоприменительная практика, «обычная» и цифровая криминалистика, архивная наука и дипломатика. По историческим причинам все они развивались в той или иной степени отдельно друг от друга, и пришло время объединить достижения этих дисциплин в более-менее единую концепцию.

В конечном итоге необходимо обновить, с учётом изменившихся условий, практически все разделы архивной науки. Важно также понять, что именно должно остаться неизменным – и, с моей точки зрения, неизменными должны остаться основополагающие принципы, хотя в новых условиях их придётся трактовать более гибко.

Например, должен остаться принцип происхождения, основной смысл которого заключается в том, что мы должны достоверно знать, как документы были созданы, в рамках каких деловых процессов, как они использовались и как впоследствии мигрировали из одной системы и форматов другие и переходили от одних доверенных хранителей к другим. Такое знание позволяет нам подтверждать подлинность и целостность документов и информации, а также давать объективную оценку содержащихся в них сведений.

Используя новые возможности электронной среды, когда документы упорядочиваются и структурируются, как правило, посредством использования

метаданных и могут одновременно поддерживаться несколько различных представлений коллекции документов (одно из которых обычно ориентировано на нужды архивистов и специалистов по управлению документами, и позволяет сохранять, в том числе, первоначальный порядок документов и привязку к деловым процессам организации), сегодня можно обеспечить выполнение принципа уважения первоначального порядка, не ущемляя интересы тех пользователей. Которым удобнее группировать документы по иным признакам.

Трансформация архивного дела

В условиях непрекращающихся революционных реформ государственного управления, деловой деятельности, права и технологий, изменений в обществе в целом, трансформация архивного дела неизбежна.

Как и во многих других видах деятельности, сегодня архив – это то учреждение или подразделение, которое выполняет архивные функции, даже если в его названии нет слова «архив». Архивист сегодня не тот, кто может предъявить красивый диплом специализированного вуза, а тот, кто действительно выполняет функции архивиста в отношении тех или иных массивов документов и информации.

Если где-то традиционные архивы и архивные службы отворачиваются от электронных документов, кто-то всё равно занимается их архивацией – например, ИТ-специалисты; и эти ИТ-специалисты становятся фактическими архивистами. Учитывая быстро возрастающую роль электронных документов, в подобной ситуации именно традиционные архивисты отбрасываются на обочину прогресса и становятся нишевыми специалистами, которые с огромным трудом наскребают необходимые для своей деятельности ресурсы.

Самое главное для архивной отрасли сегодня – определить своё место в обществе, в системе государственного управления и в деловой деятельности, позволяющее архивам оставаться необходимыми для своих владельцев и благодаря этому получать необходимые финансирование, кадровые и иные ресурсы. Эту задачу нельзя решить, ориентируясь исключительно на исследователей и на любопытствующую публику; архивам необходимо включиться в самые высокопрофильные программы и стать важным элементом поддержки основной деловой деятельности как государственных органов, так и коммерческих организаций. На этом пути, скорее всего, будет в значительной степени ликвидировано разделение профессии на архивистов, сохраняющих вышедшие из активного использования и сохраняющие постоянную либо долговременную ценность документы и информацию; и специалистами по управлению

документами, специализирующимися на работе с активно используемыми в деловой деятельности документами.

Современный архив должен в меньшей степени, чем раньше, быть историческим, делая более сильный акцент на организацию работы с документами в оперативной деятельности организации-владельца и на поддержку такой деятельности, в том числе за счёт эффективного многостороннего совместного использования как свежей, так и ретроспективной информации. Архив фактически должен стать информационным хабом организации, собирающим информацию у тех, кто её произвёл / отработал, и предоставляющий её тем, у кого возникла потребность в её повторном использовании.

В равной степени важно не забывать о принципиальном отличии архивных фондов от музейных и библиотечных коллекций, особенно в связи с тем, что в будущем архивистам придётся чаще брать на себя работу, которая больше свойственна музеям и библиотекам, такую, например, как инициативное документирование происходящих в обществе событий и приём на хранение материалов частных коллекций. Это отличие как раз и позволяет больше доверять именно архивным документам как надёжным свидетельствам событий.

В ряде случаев архивистам необходимо будет изменить свою идеологию. Прошло то время, когда можно было десятилетиями работать по одним и тем же, долго не меняющимся детальным инструкциями, в которых были ответы на все вопросы. Сегодня быстрые изменения и многоукладность привели к тому, что общими для всех могут быть только высокоуровневые принципы, - а вопрос о том, как именно реализовать эти принципы на практике, каждая организация должна решать самостоятельно.

Кроме того, не нужно закрывать глаза на то, что специальность архивиста и специалиста по управлению документами перестаёт быть массовой. Быстро исчезают уполномоченные по работе документами, которые когда-то были в каждом подразделении, и другие специалисты среднего звена; и даже на крупных предприятиях остаются один-два высококвалифицированных специалиста-руководителя и несколько человек вспомогательного персонала. Для современных электронных архивов типичными являются небольшие коллективы примерно из 12 человек, среди которых нередко всего лишь один профессионально обученный архивист.

В условиях, когда даже мелкие обычные склады уже массово перешли на электронный учёт и начинают внедрять интегрированное с учётными системами автоматизированное оборудование для быстрого поиска и доступа к физическим объектам, абсолютно все архивы должны перевести свою деятельность в электронный вид, даже если в их фондах хранятся традиционные физические документы.

В будущем продолжится оцифровка физических архивных документов; а инновационные технологии уже в ближайшее время революционизируют

возможности для использования таких «трудных» видов документов, как фотографии, аудио- и видеозаписи, рукописные документы. Особенно следует отметить следующие перспективные технологии, во многом опирающиеся на достижения в области искусственного интеллекта и машинного обучения: • Оцифровка документов по принципам томографии без их раскрытия (в том числе таких, как сгоревшие и окаменевшие древние пергаменты); • Распознавание рукописного текста; • Распознавание речи; • Распознавание лиц и объектов на фотографиях и в видеозаписях; • Распознавание людей по голосу в аудиозаписях; • Автоматизация экспертизы ценности, определения смыслового содержания и/или степени секретности/конфиденциальности документов; • Автоматизация подготовки версий документов для раскрытия, очищенных от секретных сведений и персональных данных. • Продвинутые инструменты поиска, позволяющие автоматизировать подбор материалов, отвечающих заданным критериям.

В части работы с электронными документами, помимо многочисленных технологических проблем, придётся также решить ряд сложных правовых вопросов, среди которых можно выделить следующие: • Обеспечить корректировку законодательства о защите персональных данных таким образом, чтобы не допускать перекосов в ущерб праву общества на полную и достоверную историческую память, и в первую очередь исключить злоупотребление «правом быть забытым»; • Снять связанные с авторским правом препятствия, мешающие электронным архивам обеспечивать сохранность электронных документов и информации длительного и постоянного срока хранения, разрешим им для внутренних целей и на некоммерческой основе преодолевать системы управления цифровыми правами, использовать без лицензии программное обеспечение и оборудование и при необходимости их модифицировать. Обществу стоит подумать и о том, чтобы в определённых случаях обязывать (а если нужно – принуждать) поставщиков программного обеспечения и оборудования к сотрудничеству с архивными учреждениями; • Где это необходимо, архивам следует явным образом предоставить право проводить захват материалов из интернета, в том числе содержащих персональные данные, и право проводить обработку таких материалов, необходимую для их сохранения, включая идентификацию физических лиц при создании архивных описаний.

Опыт показывает, что архивное хранение вынужденно становится всё более облачным и распределённым, ввиду объёмов создаваемой информации и

сложности многих информационных объектов (таких, например, как электронные карты и чертежи, данные научных исследований и экспериментов), - и архивисты должны приспособить свою практику к этому обстоятельству.

Должна коренными образом измениться система подготовки и повышения квалификации архивистов. Сегодня востребованы многосторонние специалисты, разбирающиеся как в вопросах управления документами и архивного дела, таки в вопросах права, безопасности и информационных технологий, и имеющие при этом хорошее представление об основной деятельности своей организации. И так же, как в 20-м веке мало кто готовил профессиональных программистов, сегодня очень немногие университеты готовят архивистов 21го века; в результате мы наблюдаем, что на руководящие должности всё чаще приходят ИТ-специалисты, получившие дополнительную подготовку по вопросам архивного дела, а не выпускники специализированных архивных факультетов и учебных заведений.

В заключение я хочу отметить, что мы живём в эпоху, которая одновременно ставит перед нами одну за одной трудные проблемы, но при этом открывает и удивительные новые возможности, о которых люди моего поколения, приходя на работу в архивную отрасль, даже и не мечтали. Сейчас работа архивиста становится как никогда прежде интересной и перспективной, а у людей с хорошей деловой хваткой есть также возможность добиться высокого положения и хорошей зарплаты.

Natalia A. Khramtsovskaya