GENERAL PUBLIC AND APPRAISAL OF ARCHIVAL RECORDS: PRESENT SIT- UATION AND PERSPECTIVES IN CROATIAN ARCHIVAL PRACTICE

АРХЕОН год. 2, бр. 2 (2019): 61–74.

Dr Nenad Bukvić1 Hrvatski državni arhiv (Zagreb) Hrvatska

61

UDC 930.25(497.5)

JAVNOST I VREDNOVANJE ZAPISA: STANJE I PERSPEKTIVE U HRVATSKOJ ARHIVSKOJ PRAKSI

Apstrakt: Vrednovanje zapisa sastavni je dio stručnih aktivnosti arhiva usmjerenih na odabir za dugotrajno očuvanje zapisa koji imaju trajnu vrijednost za kulturu, povijest, znanost ili druge djelatnosti, te za zaštitu i ostvarivanje prava i interesa osoba i zajednica. Kroz taj i druge stručne postupke, vodeći računa o zahtjevima i interesima sredine u kojoj djeluju, suvremeni arhivi trebaju pridonositi transparentnosti rada javnih službi i demokratizaciji društva. Istaknuti kanadski arhivist Terry Cook povijest arhivističkoga vrednovanja podijelio je u četiri razvojne faze, od kojih posljednja podrazumijeva dijeljenje funkcije vrednovanja između arhivista stručnjaka i različitih zajednica građana, tj. zainteresirane javnosti. Sredinom 2018. godine u Hrvatskoj je usvojen novi Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, kojim je među ostalim učinjen i svojevrsni normativni iskorak prema četvrtoj fazi Cookove periodizacije povijesti vrednovanja. U tom kontekstu članak donosi analizu potencijala, ali i rezerviranosti arhivske zajednice prema uključivanju šire javnosti u postupak vrednovanja zapisa. Radi boljega razumijevanja teme, daje se i kratki osvrt na pristup vrednovanju u hrvatskoj arhivskoj praksi u prethodnome razdoblju.

Ključne riječi: arhivska služba, arhivska praksa, vrednovanje zapisa, javnost, savjetovanje s javnošću, Hrvatska

Uvod

Javna arhivska služba i djelatnost arhiva u Hrvatskoj uređeni su Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima iz 2018. godine.2 Do njegova donošenja vrijedio je arhivski zakon iz 1997. godine koji je nekoliko puta djelomično mijenjan.3 Stručna arhivska

1 Nenad Bukvić, Croatian State Archives (Zagreb), Croatia 2 Cjeloviti tekst tog Zakona vidi u Narodnim novinama (dalje: NN), mrežno dostupnom službenom listu Republike Hrvatske, br. 61/2018 i 98/2019. 3 Vidi Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, NN br. 105/1997, 64/2000, 65/2009 i 46/2017.

zajednica niz je godina poticala na donošenje cjelovitoga novoga zakona koji će pratiti značajne promjene u okruženju u kojem arhivi djeluju. Posebno se to odnosi na osiguravanje primjerene zaštite, trajnoga očuvanja i iskoristivosti elektroničkoga gradiva koje nastaje kao rezultat digitalizacije poslovanja tijela javne vlasti i drugih stvaratelja arhivskoga gradiva, kao i usluga koje pružaju građanima i drugim organizacijama.4 Suvremeno informacijsko društvo arhivima nameće i sve širi okvir djelovanja koji nadilazi samo čuvanje gradiva i uobičajene usluge korisnicima, ponajprije istraživačima. Kako su to saželi S. Ćosić i V. Lemić, od arhiva se traži da se u oblikovanju svojih usluga usmjere na posebne zahtjeve i interese svoje sredine, te da svojim radom pridonose transparentnosti državne administracije, a time i demokratizaciji čitavoga društva.5

Da bi mogli oblikovati usluge koje će odgovoriti zahtjevima i interesima sredine u kojoj djeluju, arhivi moraju prikupiti znanje o njima. Drugim riječima, moraju komunicirati sa svojom sredinom i pronaći modele kako tu komunikaciju uspješno ostvariti. Možemo reći da se na jednoj strani nalazi načelo publiciteta koje arhive obvezuje na otvoreno djelovanje pred građanima, a na drugoj strani pravo javne riječi koje građanima otvara mogućnost slobodnoga izražavanja mišljenja o tom djelovanju i svemu ostalome što smatraju važnim za svoj život.6

Kada se govori o odnosu arhiva i građana, tj. javnosti u najširem smislu riječi, recentni strateški dokumenti Ministarstva kulture kao upravnoga tijela mjerodavnoga za arhivsku djelatnost u Hrvatskoj i pojedinih državnih arhiva izražavaju opredjeljenje za povećanje broja i poboljšanje kvaliteta usluga putem kojih se javnost uključuje u rad arhiva. Uz standardne usluge korisnicima (korištenje gradiva u čitaonici, stvaranje preduvjeta za mrežnu dostupnost gradiva, izrada preslika i izvoda iz gradiva i sl.), naglasak je na izložbama, obilježavanjima raznih obljetnica, radionicama, različitim predavanjima i prezentacijama, poboljšanju komunikacije putem društvenih mreža i drugih suvremenih komunikacijskih alata, sve s ciljem da arhivi približe svoju djelatnost i postanu relevantni i za osobe koje nisu primarno motivirane za istraživanje arhivskoga gradiva. Takvo opredjeljenje uključuje i stvaranje preduvjeta za rad zainteresiranih osoba u programima arhiva putem rada mnoštva (engl. crowdsourcing), kooperativnih, participacijskih i sličnih programa. Jedan od pokazatelja uspješnosti takvih programa je broj građana koji su se uključili u njihovu provedbu.7

4 Konačni prijedlog Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, Vlada Republike Hrvatske, Zagreb lipanj 2018, 29. URL: https://www.sabor.hr/sites/default/files/uploads/sabor/2019-01-18/081440/ PZ_219.pdf (pristup ostvaren 28. 10. 2019). 5 Stjepan Ćosić i Vlatka Lemić, „Rad arhiva u uvjetima suprotstavljenih utjecaja: država – društvo – korisnici”, Arhivski vjesnik, god. 49, 2006, 15. 6 Tomo Jantol, „Javnost kao medij demokracije”, Politička misao, god. 50, br. 2, 2013, 13. 7 Vidi npr.: Strateški plan Ministarstva kulture 2018. – 2020., Ministarstvo kulture Republike Hrvatske, Zagreb rujan-listopad 2017, 56.

URL:https://www.min-kulture.hr/userdocsimages/Novosti/Strate%c5%a1ki%20plan%20MK%20

Javnost i vrednovanje zapisa: stanje i perspektive u hrvatskoj arhivskoj praksi

Osim različitih kulturnih i obrazovnih programa na kojima je primarni naglasak u opisanim strateškim dokumentima, u ovome članku polazi se od toga da je javnost potrebno uključiti i u druge temeljne segmente rada suvremenih arhiva, tj. stručne arhivističke poslove poput vrednovanja zapisa. Sudjelovanje javnosti može dati dodatnu kvalitetu rezultatima tog postupka, ali i doprinijeti jačanju povjerenja javnosti u rad arhiva u cjelini.

Pod vrednovanjem zapisa u arhivističkoj se literaturi i propisima podrazumijeva postupak kojim se utvrđuju rokovi čuvanja zapisa, odnosno odabiru oni koji imaju svojstvo arhivskoga gradiva i koje se želi trajno očuvati kao dio memorijske baštine društva. Polazeći od široke definicije zapisa – koja podrazumijeva da je riječ o svim jedinicama informacija zapisanih na bilo kojemu mediju, koje su nastale, zaprimljene ili prikupljene u obavljanju djelatnosti organizacija i građana, te mogu pružiti uvid u aktivnosti i činjenice povezane s njihovom djelatnošću – nedvojbeno je da u suvremenom poslovanju i svakodnevnom životu nastaje znatno više zapisa nego što ih organizacije i pojedinci, odnosno poslije arhivi, mogu dugoročno očuvati. Iz perspektive primjerice elektroničkih zapisa, to uključuje ne samo zapise nastale u okviru standardnih poslovnih procesa i službenih radnji, nego i neformalne zapise nastale primjerice uporabom društvenih mreža.

Takav porast u produkciji zapisa, znatno potaknut uvođenjem informacijskih tehnologija, u stručnoj je literaturi unazad tridesetak godina okarakteriziran pojmovima kao što su „eksplozija zapisa” i „eksplozija informacija”. Istovremeno, uvode se i koncepti poput „ekologije zapisa” ili „informacijske ekologije” koji polaze od toga da je odluku o tome što će se čuvati potrebno uskladiti sa stvarnim potrebama, ponajprije stoga što čuvanje stvara određene troškove. Oni ne uključuju samo potrebne materijalne resurse, već i potencijalne troškove u obliku gubitka ili otežanog pronalaženja konkretne jedinice u masi zapisa („gušenje” zapisa).8 Shvaćen u najširem smislu riječi, trošak može značiti i trajni gubitak dijela memorije značajnog za određenu sredinu u određenom vremenskom razdoblju. Drugim riječima, o pristupu vrednovanju zapisa u sadašnjosti ovisi što će kao slika tog vremena ostati očuvano za

2018.-2020..pdf (pristup ostvaren 28. 10. 2019); Strateški plan Ministarstva kulture 2019. – 2021., Ministarstvo kulture RH, Zagreb travanj 2018, 62.

URL: https://www.min-kulture.hr/userdocsimages/2005/Strate%c5%a1ki%20plan%20MK%20 2019.-2021.%20-%20Final%20(004).pdf (pristup ostvaren 28. 10. 2019); Strateški plan Hrvatskoga državnog arhiva 2016. – 2018., Hrvatski državni arhiv, Zagreb travanj 2016, 7.

URL:http://www.arhiv.hr/Portals/0/Dokumenti/Planovi%20i%20izvje%C5%A1%C4%87a/Strate%C5%A1ki%20plan%20HDA%202016.-2018.pdf?ver=2017-03-22-165505-537 (pristup ostvaren 28. 10. 2019). 8 Josip Kolanović, „Vrednovanje arhivskoga gradiva u teoriji i praksi”, Arhivski vjesnik, god. 38, 1995, 8. O studijama u kojima se obrađuje koncept informacijske ekologije vidi bilješku 52 i u njoj navedenu literaturu u: Nenad Bukvić, „Upravljanje zapisima u kontekstu poslovne izvrsnosti”, Arhivski vjesnik, god. 59, 2016, 25.

buduće naraštaje. Koliko su pristup vrednovanju i njegova kvaliteta važni, ilustriraju i uobičajene procjene u stručnoj literaturi da će kao arhivski zapisi „preživjeti” od 1 do 5 % ukupno stvorenih institucijskih zapisa, dok su za zapise privatnoga sektora, uključujući zapise obitelji i pojedinačnih građana, te brojke znatno niže.9

Terry Cook, istaknuti kanadski arhivist koji se ponajprije bavio vrednovanjem, povijest arhivističkoga vrednovanja podijelio je u četiri razvojne faze: - arhivist u ulozi čuvara ne provodi vrednovanje, nego to prepušta stvaratelju (prva faza), - arhivist-povjesničar neizravno donosi odluke o vrednovanju na temelju vrijednosti koje potječu iz trendova u historiografiji (druga faza), - arhivist kao stručnjak izravno vrednuje na temelju istraživanja, analiziranja i procjenjivanja društvene funkcionalnosti i svih povezanih aktivnosti na relaciji građanin-država (treća faza), - arhivist stručnjak dijeli funkciju vrednovanja s različitim zajednicama građana (četvrta faza).10

U kontekstu Cookove periodizacije povijesti vrednovanja, posebno njegove četvrte faze, te novoga arhivskoga zakona usvojenog u Hrvatskoj sredinom 2018. godine, u nastavku članka analizira se potencijal, ali i otpori uključivanju šire javnosti u postupak vrednovanja zapisa u hrvatskoj arhivskoj praksi. Radi boljega razumijevanja teme, daje se i kratki osvrt na tu praksu u prethodnome razdoblju.

Javnost izvan kruga odlučivanja o vrijednosti zapisa

Prije donošenja novoga zakona 2018. godine, pravni okvir za arhivističko vrednovanje u Hrvatskoj činili su Zakon o arhivskome gradivu i arhivima iz 1997. godine i Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva iz 2002. godine.11 Njima je utvrđen okvir za vrednovanje društvenih funkcija i njihovih nositelja (makrovrednovanje) i vrednovanje cjelina zapisa (mikrovrednovanje).

Spomenutim Pravilnikom iz 2002. godine utvrđeno je devet osnovnih kriterija po kojima se procjenjuje vrijednost zapisa, tj. određuje obveza, potreba i interesi, te

9 Terry Cook, „‘Mi smo ono što čuvamo; čuvamo ono što jesmo’: prošlost, sadašnjost i budućnost arhivskog vrednovanja”, Arhivski vjesnik, god. 56, 2013, 10. 10 Terry Cook, nav. djelo, 20. Riječ je o uvodnom referatu izloženom na temu vrednovanja na godišnjoj konferenciji Društva arhivista Ujedinjenoga Kraljevstva 2010. godine u Manchesteru, koji je u prerađenome obliku 2011. godine objavljen u časopisu Journal of the Society of Archivists, a dvije godine kasnije preveden na hrvatski i uz dozvolu izdavača objavljen i u Arhivskome vjesniku. 11 Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, NN 105/1997; Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva, NN 90/2002.

Javnost i vrednovanje zapisa: stanje i perspektive u hrvatskoj arhivskoj praksi

pojedinačna ili šira društvena korist od trajnoga čuvanja zapisa ili njihova čuvanja do isteka određenoga roka: - značenje djelatnosti i funkcija nekog stvaratelja, - pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuvanja gradiva, - potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja gradiva, - zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo odnosi, - interes javnosti za uvid u činjenice sadržane u gradivu, odnosno činjenice koje gradivo dokumentira, - evidencijska vrijednost gradiva, odnosno mogućnost pouzdanog, cjelovitog i autentičnog uvida u djelatnosti tijekom kojih je gradivo nastalo, u jasnom i preglednom obliku, - informacijska vrijednost gradiva, odnosno postojanje viška podataka i obavijesti u jedinici ili cjelini gradiva u odnosu na druge poznate izvore informacija, zajedno s mogućnostima obradbe i korištenja informacija, - značenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti, - vrijednost gradiva kao kulturnoga dobra.12

Kao rezultate vrednovanja zapisa primjenom opisanih kriterija i osnovne alate za upravljanje rokovima čuvanja (provedbu postupaka odabiranja i izlučivanja) navedeni arhivski propisi predviđali su izradu triju vrsta popisa s rokovima čuvanja: općega, granskih i posebnih popisa. Prema sadržaju i karakteru sve tri vrste popisa trebale su biti sveobuhvatne i mješovite, na način da obuhvaćaju sve vrste zapisa neovisno o rokovima njihova čuvanja (trajno, ograničeni vremenski rok). Donošenje općeg popisa za vrste zapisa nastalih ili zaprimljenih obavljanjem administrativnih poslova, te granskih popisa za pojedine vrste djelatnosti, dano je u zadaću Hrvatskome arhivskom vijeću (savjetodavno tijelo ministra kulture za arhivsku djelatnost) na prijedlog Hrvatskoga državnog arhiva, a izrada posebnog popisa s rokovima čuvanja utvrđena je kao obveza svih stvaratelja gradiva uz ishođenje odobrenja mjerodavnoga državnog arhiva.13

Unutar takvog pravnog okvira, primjenjujući međunarodna arhivistička iskustva, poglavito kanadska, hrvatska arhivska služba u praksi se opredijelila za funkcionalni pristup u vrednovanju zapisa. Glavno je njegovo obilježje da polazi od konteksta nastanka zapisa i njihove uloge/vrijednosti u dokumentiranju poslovnih funkcija i aktivnosti konkretnih organizacija i društvenih zbivanja u cjelini, a ne na njihov sadržaj. Takav se pristup temelji na pretpostavci da je zapise nemoguće ispravno vrednovati pojedinačno zapis po zapis, nego se procjena roka čuvanja

12 Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva, čl. 3, NN 90/2002. 13 Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva, čl. 7 – 11, NN 90/2002.

pridaje užoj ili široj skupini zapisa u kontekstu poslovnih funkcija, procesa i aktivnosti u čijem obavljanju oni nastaju ili se prikupljaju.14

Treba naglasiti da su dosadašnja regulativa i praksa bile takve da je prilikom vrednovanja zapisa u pravilu bila riječ o dvosmjernoj komunikaciji između stvaratelja i imatelja s jedne strane, te državnih arhiva s druge strane. Drugim riječima, pojedinci, skupine građana ili šira javnost o čijim se pravima i interesima prilikom vrednovanja također trebalo voditi računa, iz samog su postupka u pravilu bili isključeni, tj. bez uvida i utjecaja na to kako stvaratelji i arhivi vrednuju zapise.

Slika 1. Ilustracija pristupa kojim se javnost isključuje iz postupka vrednovanja zapisa

Opisani pristup vrednovanju zapisa mogao bi se svrstati u treću fazu Cookove periodizacije povijesti arhivističkoga vrednovanja. Naznaka iskoraka prema četvrtoj fazi bila je javna rasprava o nacrtu Općega popisa s rokovima čuvanja koju je Hrvatsko arhivsko vijeće provelo prilikom njegova donošenja 2012. godine, iako to formalno nije bilo obvezno učiniti.15

14 Opširnije o arhivističkome vrednovanju u Hrvatskoj u posljednjih dvadesetak godina vidi: Nenad Bukvić, „Vrednovanje u hrvatskoj suvremenoj arhivskoj praksi”, u: Silvija Babić (ur.), Arhivi u Hrvatskoj – (retro)perspektiva: 5. kongres hrvatskih arhivista, 24. – 27. listopada 2017., Zadar, Hrvatsko arhivističko društvo, Zagreb 2017, 103–126. 15 Opći popis s rokovima čuvanja sadržava pregled administrativnih poslovnih aktivnosti i vrsta zapisa zajedničkih organizacijama neovisno o njihovoj specifičnoj djelatnosti. Sadržava pet osnovnih skupina, s daljnjom razradom na poslovne aktivnosti i vrste zapisa: organizacija i upravljanje; ljudski resursi, rad i radni odnosi; nekretnine, postrojenja i oprema; financijsko poslovanje i računovodstvo; informacijski resursi i dokumentacija. Vidi opširnije: Opći popis gradiva s rokovima čuvanja, Hrvatsko

Javnost i vrednovanje zapisa: stanje i perspektive u hrvatskoj arhivskoj praksi

Prvi normativni koraci prema uključivanju javnosti u vrednovanje zapisa

Zakon o arhivskome gradivu i arhivima iz 2018. godine vrednovanje definira kao postupak kojim se utvrđuju rokovi čuvanja dokumentarnoga gradiva, te odabire koje dokumentarno gradivo ima svojstvo arhivskoga gradiva. Pod arhivskim gradivom podrazumijeva odabrano dokumentarno gradivo koje ima trajnu vrijednost za kulturu, povijest, znanost ili druge djelatnosti, ili za zaštitu i ostvarivanje prava i interesa osoba i zajednica, zbog čega se trajno čuva.16

Za izradu tog zakonskog prijedloga formirano je posebno Stručno povjerenstvo koje su činili predstavnici Ministarstva kulture, Hrvatskoga arhivskoga vijeća, Hrvatskoga državnog arhiva kao matičnog arhiva u Hrvatskoj, više područnih državnih arhiva, Hrvatskoga arhivističkoga društva i Katedre za arhivistiku i dokumentalistiku Filozofskoga fakulteta Sveučilišta u Zagrebu.17 Konačni Nacrt zakona, Stručno povjerenstvo je izradilo do početka travnja 2017., nakon čega je stavljen na javnu raspravu putem središnjeg mrežnog portala e-Savjetovanja.18 Samo savjetovanje i Nacrt zakona najavljeni su javnosti na posebnoj konferenciji za medije koja je tim povodom upriličena u Ministarstvu kulture.19

Zakonski nacrt sadržavao je prijedlog odredbe da mjerodavni državni arhiv popise s rokovima čuvanja zapisa pojedinačnih stvaratelja odobrava tek nakon provedenog savjetovanja sa zainteresiranom javnošću. Time je, smatram, u punom opsegu pokazana namjera za iskorak prema participativnom modelu vrednovanja koji polazi od stava da, pored arhiva i stvaratelja gradiva (slika 1), i šira javnost ima legitiman interes i pravo utjecati na to koje će se gradivo trajno čuvati. Ipak, s druge strane, za ogledne popise s rokovima čuvanja (uključuju dosadašnje kategorije općih i granskih popisa) bilo je predloženo da ih donosi Hrvatsko arhivsko vijeće, pri čemu savjetovanje sa zainteresiranom javnošću nije izrijekom navedeno kao dio tog postupka.20 Tijekom e-Savjetovanja na prvu predloženu odredbu izneseno je više

arhivsko vijeće, Zagreb travanj 2012. URL:http://www.arhiv.hr/Portals/0/Dokumenti/Zakoni%20i%20 pravilnici/Op%C4%87i%20popis%20gradiva%20s%20rokovima%20%C4%8Duvanja.pdf?ver=2017-03-31-130541-960 (pristup ostvaren 30. 10. 2019). 16 Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, čl. 3 točke f) i k), NN 61/2018. 17 Stručno povjerenstvo za izradu novog Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. URL: https:// www.min-kulture.hr/default.aspx?id=18346 (pristup ostvaren 31. 10. 2019). 18 Bilješka sa 3. sjednice Stručnog povjerenstva za izradu novog Zakona o arhivskom gradivu i arhivima održane 5. travnja 2017. URL: https://www.min-kulture.hr/default.aspx?id=18359 (pristup ostvaren 31. 10. 2019). 19 Predstavljen Nacrt prijedloga Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. URL: https://www. min-kulture.hr/novost/default.aspx?id=18515 (pristup ostvaren 31. 10. 2019). 20 Nacrt prijedloga Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, Vlada Republike Hrvatske, Zagreb travanj 2017, čl. 13 stavci 4. i 7. URL: https://esavjetovanja.gov.hr/ECon/MainScreen?entityId=5123 (pristup ostvaren 30. 10. 2019).

komentara s dvojbama o njezinoj svrhovitosti i opravdanosti. Ilustracije radi, svi ti komentari, zajedno s odgovorima predlagatelja Zakona, navedeni su u tablici u nastavku.21

Tablica 1. Komentari na prijedlog zakonske odredbe o donošenju popisa s rokovima čuvanja zapisa pojedinačnih stvaratelja nakon obavezno provedenog savjetovanja sa zainteresiranom javnošću

Komentar na prijedlog zakonske odredbe Odgovor predlagatelja Zakona

Komentar 1: „Stavak 4. ističe kako nadležni arhiv odobrava popis s rokovima čuvanja dokumentacije nakon provedenog savjetovanja sa zainteresiranom javnošću. To će u praksi značajno produžiti vrijeme izdavanja odobrenja na popis s rokovima čuvanja stvaratelja, jer savjetovanje sa zainteresiranom javnošću u ovome slučaju nepotrebno birokratizira postupak izdavanja odobrenja. Puno bi svrsishodnije bilo kada bi se napravili kvalitetni granski popisi, tj. jedinstveni popisi s rokovima čuvanja za pojedine djelatnosti, ali i jedinstveni Pravilnici o zaštiti i obradi arhivskog i dokumentarnog gradiva (npr. za dom zdravlja, osnovnu školu, vrtić, općinski sud, prekršajni sud, državno odvjetništvo, gradsku knjižnicu, općinu, grad itd.), kao što imaju npr. javni bilježnici za koje je Hrvatska javnobilježnička komora donijela jedinstveni Pravilnik koji se primjenjuje u svim uredima. Na taj način bi se izbjeglo da pojedini Arhiv mora na području svoje nadležnosti izdavati svakoj školi, vrtiću, knjižnici itd. Popis s rokovima čuvanja i Pravilnik. Predlažem da se stavak 4. izbaci iz članka 13.” „Svrha je savjetovanja sa zainteresiranom javnosti postupak odlučivanja o tome koje će se gradivo čuvati trajno učiniti transparentnijim i uključivijim. Popisi s rokovima čuvanja ne donose se po hitnom postupku. Savjetovanje sa zainteresiranom javnošću podrazumijeva objavu popisa na internetskim stranicama i mogućnost da se predlože drugi rokovi čuvanja.”

Komentar 2: „St. (4) savjetovanje sa zainteresiranom javnošću dodatno bi oduljilo ionako dugačak proces donošenja i odobravanja – smatram da je prevelik nesrazmjer eventualne koristi od štete koja bi nastala produljivanjem postupanja.” Obrazloženje je dano u odgovoru na prethodni prijedlog.

21 Komentari navedeni u tablici preuzeti su iz: Nacrt prijedloga Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, Vlada Republike Hrvatske, Zagreb travanj 2017. URL: https://esavjetovanja.gov.hr/ECon/MainScreen?entityId=5123 (pristup ostvaren 30. 10. 2019). U tablici ne navodim pojedinačna imena osoba ili organizacija koje su autori komentara. Ti podatci čitatelju su dostupni na citiranome mrežnome mjestu.

Javnost i vrednovanje zapisa: stanje i perspektive u hrvatskoj arhivskoj praksi

Komentar na prijedlog zakonske odredbe Odgovor predlagatelja Zakona

Komentar 3: „Dakle, ZAINTERESIRANA JAVNOST će odrediti koliko će Tijelo javne vlasti čuvati dokumentaciju pojedine vrste iako postoje propisi za određenu vrstu gradiva? Ovo je iznimno upitna odredba. Čemu takva odredba, ako postoje stručne osobe u arhivu, kao i pojedine prakse. Eventualno OPĆI, a po mogućnosti uvesti po djelatnostima GRANSKI POPIS se može dati na javnu raspravu. Zbog čega je potrebna ŽALBA Ministarstvu kulture za POPIS, a nije predviđena žalba za RJEŠENJE o nadzoru? Vrlo upitna odredba.” „Savjetovanje sa zainteresiranom javnošću dio je postupka vrednovanja karakterističan za neke metodologije vrednovanja. Održava stav da, pored arhiva i stvaratelja gradiva, i druge osobe imaju pravo i legitiman interes utjecati na to koje će se gradivo trajno čuvati. Kako se navodi u komentaru, postupak javne rasprave karakterističan je za opći i granske popise s rokovima čuvanja gradiva. Granski popisi u RH nisu izrađeni. Javnosti je tako uskraćena mogućnost uvida i utjecaja na to kako arhivi vrednuju dokumentarno gradivo.”

Komentar 4: „Članak 13. stavak 4. Nakon teksta: ‘nadležni arhiv odobrava popis s rokovima čuvanja dokumentacije’ brisati tekst: ‘nakon provedenog savjetovanja sa zainteresiranom javnošću’.” Obrazloženje je dano u odgovoru na 3. komentar/prijedlog.

Komentar 5: „Prilično je nejasno što se podrazumijeva pod pojmom ‘zainteresirana javnost’. Ako predlagatelj zakona predviđa da svaki popis s rokovima čuvanja ide na nekakvu javnu raspravu to nema nikakvog smisla zato što su rokovi čuvanja često uvjetovani propisima po kojima je stvaratelj dužan postupati. Dakle, po meni se radi o uvođenju jednog nepotrebnog koraka u proceduri, k tome prilično nezgodnog za provedbu.”

Komentar 6: „st. 4 Tko je zainteresirana javnost? Ako su to stvaratelji ili imatelji savjetovanje i suradnja s njima se podrazumijeva jer oni najbolje znaju koju vrstu dokumentacije stvaraju. Tko se ne bavi arhivskim poslovima ne može znati što se i koliko dugo treba čuvati. Javnost je za arhivske poslove zainteresirana samo kada se radi o političkim obračunima.” Obrazloženje je dano u odgovoru na 3. komentar/prijedlog.

Obrazloženje je dano u odgovoru na 3. komentar/prijedlog.

Komentar 7: „u st. 4 ukoliko je potrebna javna rasprava istu treba provesti tijelo javne vlasti prije podnošenja zahtjeva za odobrenje popisa s rokovima čuvanja.” Obrazloženje je dano u odgovoru na 3. komentar/prijedlog.

Sažeto se može reći da se jedna od osnovnih primjedbi na zakonski nacrt odnosila na to da se na osnovi dosadašnje prakse može očekivati da će provođenje savjetovanja

s javnošću dodatno usporiti i produžiti postupak izrade i odobravanja propisa s rokovima čuvanja. Takva primjedba samo je djelomično opravdana s obzirom da se prilikom pokretanja savjetovanja ujedno određuje i razdoblje njegova trajanja. Primjerice, predviđanje roka od 30 dana za taj postupak, uz nekoliko dodatnih dana potrebnih za analizu zaprimljenih prijedloga i utvrđivanje konačnog prijedloga, smatram da ne podrazumijevaju bitno usporavanje i produženje tog postupka u usporedbi s postojećom praksom.22 Tim više što – kako je navedeno i u odgovoru predlagatelja Zakona – nije riječ o dokumentu za koji je predviđeno donošenje po hitnome postupku. No, više pažnje treba pridati rezerviranosti, tj. svojevrsnom otporu same arhivske zajednice i pojedinih stvaratelja ideji o uključivanju šire javnosti u postupak arhivističkog vrednovanja. Za takvu se rezerviranost u citiranim komentarima navode najmanje tri argumenta koja bismo mogli sažeti ovako: - rokovi čuvanja pojedinih vrsta zapisa unaprijed su zadani drugim propisima te nema smisla o tome provoditi javnu raspravu (prvi argument), - zašto u vrednovanje zapisa uključivati javnost, kada za taj posao postoje stručne osobe u arhivima (drugi argument), - javnost ionako nije zainteresirana za rad arhiva, te ne treba očekivati rezultate od njezina uključivanja u postupak vrednovanja zapisa.23

Kao kritički osvrt na prvi argument može se reći da zanemaruje činjenicu da i drugi propisi koji mogu sadržavati odredbe o vrstama dokumentacije i njihovim minimalnim rokovima čuvanja (npr. propisi o računovodstvu, radnim odnosima i sl.) također prolaze postupak savjetovanja s javnošću. Pritom treba naglasiti da se predlagači prvenstveno orijentiraju na utvrđivanje minimalnih rokova čuvanja koji odgovaraju potrebama poslovanja u određenoj djelatnosti. Dodatno savjetovanje o takvim vrstama zapisa i propisanim minimalnim rokovima čuvanja prilikom njihova uvrštavanja u ogledne popise ili popise s rokovima čuvanja zapisa pojedinih stvaratelja čini se opravdanim jer može rezultirati procjenom o potrebi i zajedničkom interesu arhiva, stvaratelja i javnosti da se odrede i dulji rokovi čuvanja.

Drugi argument polazi od toga da je osoblje u arhivima dovoljno stručno da obavi posao vrednovanja na temelju istraživanja, analiziranja i procjenjivanja društvenih aktivnosti, te izravne suradnje i savjetovanja sa konkretnim stvarateljem o čijim je zapisima riječ. Osnovni nedostatak takvoga argumenta ostavljanje je velikoga prostora za subjektivni pristup i neujednačenost u primjeni kriterija vrednovanja. Drugim riječima, kvaliteta vrednovanja zapisa pojedinog stvaratelja dovodi se u izravnu vezu s vlastitim znanjem pojedinog stručnog djelatnika u arhivu, ali i vlastitim znanjem i

22 Savjetovanje sa zainteresiranom javnosti putem internetskih stranica u trajanju od 30 dana predviđeno je odredbama čl. 11. Zakona o pravu na pristup informacijama, NN 25/2013. 23 Nacrt prijedloga Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, Vlada Republike Hrvatske, Zagreb travanj 2017. URL: https://esavjetovanja.gov.hr/ECon/MainScreen?entityId=5123 (pristup ostvaren 30. 10. 2019).

Javnost i vrednovanje zapisa: stanje i perspektive u hrvatskoj arhivskoj praksi

motiviranošću osobe/osoba koje je stvaratelj zadužio za izradu takvog dokumenta i njegovo usuglašavanje s mjerodavnim arhivom. Iskustva u dosadašnjoj praksi pokazuju da sami stvaratelji za te poslove često zadužuju osobe iz administrativnih službi koje nemaju cjeloviti uvid u katalog funkcija, procesa i aktivnosti koje se u organizaciji obavljaju i najčešće ne mogu relevantno procijeniti vrijednost zapisa koji pritom nastaju.

U svezi s trećim argumentom, realno je za očekivati određenu razinu nezainteresiranosti šire javnosti za sudjelovanje u savjetovanjima o pojedinačnim popisima s rokovima čuvanja zapisa. Međutim, koncept javnoga savjetovanja podrazumijeva otvoreni dijalog, suradnju, pa i partnerstvo građana, organizacija civilnoga društva, odnosno općenito zainteresirane javnosti s javnim i državnim institucijama. Prema tome, odaziv javnosti u bitnome ovisi i o aktivnostima i mjerama koje su same institucije, u ovom slučaju arhivi, spremni poduzeti kako bi ih motivirali na sudjelovanje.

U odnosu na predloženo, u konačnome tekstu Zakona o arhivskom gradivu i arhivima koji je Hrvatski sabor usvojio 29. lipnja 2018. godine, određeno je da popis s rokovima čuvanja zapisa pojedinog stvaratelja odobrava mjerodavni državni arhiv rješenjem, pri čemu je dio odredbe o obvezi savjetovanja sa zainteresiranom javnošću izbačen.24 S druge strane, za razliku od predloženoga u Nacrtu, u usvojenom tekstu Zakona predviđeno je da ogledne popise s rokovima čuvanja ne donosi Hrvatsko arhivsko vijeće, već Hrvatski državni arhiv i to nakon provedenog savjetovanja s javnošću.25 Može se reći da su takve odredbe o postupku vrednovanja zapisa kompromisno rješenje između opisanih kritika iznesenih tijekom e-savjetovanja (tablica 1) i poštivanja općih načela za savjetovanje sa zainteresiranom javnošću u postupcima donošenja zakona, drugih propisa i akata tijela javne vlasti kojima se uređuju pitanja i zauzimaju stavovi od interesa za opću dobrobit.26 Odlučivanje o tome što će ostati sačuvano kao dio društvene memorije zasigurno pripada u tu kategoriju.

Zaključak

Pravila o vrednovanju zapisa usvojena novim hrvatskim arhivskim zakonom iz 2018. godine čine normativni iskorak prema četvrtoj fazi Cookove periodizacije povijesti arhivističkoga vrednovanja. Koliko će ona stvarno zaživjeti u praksi, tj. u kojoj će mjeri široj javnosti biti omogućena ili uskraćena mogućnost uvida i utjecaja na to kako arhivi vrednuju arhivske zapise, velikim će dijelom ovisiti o aktivnostima hrvatske arhivske službe na izradi oglednih popisa s rokovima čuvanja.

24 Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, čl. 10. stavak 4., NN 61/2018. 25 Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, čl. 33., NN 61/2018. 26 Vidi: Kodeks savjetovanja sa zainteresiranom javnošću u postupcima donošenja zakona, drugih propisa i akata, NN 140/2009.; Zakon o pravu na pristup informacijama, čl. 11. stavak 4., NN 25/2013.

Dosadašnji rezultati na tom području ne ohrabruju i ne nude optimizam. U proteklom dvadesetogodišnjem razdoblju izrađen je i usvojen samo spomenuti Opći popis s rokovima čuvanja, dok, unatoč određenim aktivnostima koje su oko toga poduzete, hrvatska arhivska služba dosad nije izradila i verificirala nijedan granski popis s rokovima čuvanja. Tu činjenicu uočio je i predlagatelj Zakona koristeći je kao glavni argument za predlaganje savjetovanja sa zainteresiranom javnošću prilikom usvajanja popisa s rokovima čuvanja zapisa svakog pojedinog stvaratelja. Stoga se izrada oglednih popisa zasigurno nameće kao jedan od prioriteta hrvatske arhivske službe u narednom razdoblju. Sastavni dio tog procesa treba biti daljnji iskorak arhiva prema praksi vrednovanja koja građanina neće i dalje gledati prvenstveno kao korisnika, već kao sudionika i partnera.

Popis izvora

a) Pravni propisi

Kodeks savjetovanja sa zainteresiranom javnošću u postupcima donošenja zakona, drugih propisa i akata, NN 140/2009.

Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva, NN 90/2002.

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, NN br. 105/1997, 64/2000, 65/2009, 46/2017, 61/2018 i 98/2019.

Zakon o pravu na pristup informacijama, NN 25/2013.

b) Literatura

Bukvić, Nenad, „Upravljanje zapisima u kontekstu poslovne izvrsnosti”, Arhivski vjesnik, god. 59, 2016, 11–33.

Bukvić, Nenad, „Vrednovanje u hrvatskoj suvremenoj arhivskoj praksi”, u: Silvija Babić (ur.), Arhivi u Hrvatskoj – (retro)perspektiva: 5. kongres hrvatskih arhivista, 24. – 27. listopada 2017., Zadar, Hrvatsko arhivističko društvo, Zagreb 2017, 103–126.

Cook, Terry, „‘Mi smo ono što čuvamo; čuvamo ono što jesmo’: prošlost, sadašnjost i budućnost arhivskog vrednovanja”, Arhivski vjesnik, god. 56, 2013, 9–26.

Ćosić Stjepan, Lemić Vlatka, „Rad arhiva u uvjetima suprotstavljenih utjecaja: država – društvo – korisnici”, Arhivski vjesnik, god. 49, 2006, 7–19.

Jantol, Tomo, „Javnost kao medij demokracije”, Politička misao, god. 50, br. 2, 2013, 11–22.

Kolanović, Josip, „Vrednovanje arhivskoga gradiva u teoriji i praksi”, Arhivski vjesnik, god. 38, 1995, 7–22.

Javnost i vrednovanje zapisa: stanje i perspektive u hrvatskoj arhivskoj praksi

c) www izvori

Bilješka sa 3. sjednice Stručnog povjerenstva za izradu novog Zakona o arhivskom gradivu i arhivima održane 5. travnja 2017.

URL: https://www.min-kulture.hr/default.aspx?id=18359 (pristup ostvaren 31. 10. 2019).

Konačni prijedlog Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, Vlada Republike Hrvatske, Zagreb lipanj 2018. URL: https://www.sabor.hr/sites/default/files/uploads/sabor/2019-01-18/081440/PZ_219.pdf (pristup ostvaren 28. 10. 2019).

Nacrt prijedloga Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, Vlada Republike Hrvatske, Zagreb travanj 2017. URL: https://esavjetovanja.gov.hr/ECon/MainScreen?entityId=5123 (pristup ostvaren 30. 10. 2019).

Opći popis gradiva s rokovima čuvanja, Hrvatsko arhivsko vijeće, Zagreb travanj 2012. URL:http://www.arhiv.hr/Portals/0/Dokumenti/Zakoni%20i%20pravilnici/ Op%C4%87i%20popis%20gradiva%20s%20rokovima%20%C4%8Duvanja. pdf?ver=2017-03-31-130541-960 (pristup ostvaren 30. 10. 2019).

Predstavljen Nacrt prijedloga Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. URL: https://www.min-kulture.hr/novost/default.aspx?id=18515 (31. 10. 2019).

Strateški plan Hrvatskoga državnog arhiva 2016. – 2018., Hrvatski državni arhiv, Zagreb travanj 2016.

URL:http://www.arhiv.hr/Portals/0/Dokumenti/Planovi%20i%20izvje%C5%A1%C4%87a/Strate%C5%A1ki%20plan%20HDA%202016.-2018. pdf?ver=2017-03-22-165505-537 (pristup ostvaren 28. 10. 2019).

Strateški plan Ministarstva kulture 2018. – 2020., Ministarstvo kulture Republike Hrvatske, Zagreb rujan-listopad 2017. URL: https://www.min-kulture.hr/userdocsimages/Novosti/Strate%c5%a1ki%20plan%20MK%202018.-2020..pdf (pristup ostvaren 28. 10. 2019).

Strateški plan Ministarstva kulture 2019. – 2021., Ministarstvo kulture RH, Zagreb travanj 2018. URL: https://www.min-kulture.hr/userdocsimages/2005/Strate%c5%a1ki%20plan%20MK%202019.-2021.%20-%20Final%20(004).pdf (pristup ostvaren 28. 10. 2019).

Stručno povjerenstvo za izradu novog Zakona o arhivskom gradivu i arhivima. URL: https://www.min-kulture.hr/default.aspx?id=18346 (pristup ostvaren 31. 10. 2019).

Nenad Bukvić

GENERAL PUBLIC AND APPRAISAL OF ARCHIVAL RECORDS: PRESENT SITUATION AND PERSPECTIVES IN CROATIAN ARCHIVAL PRACTICE

Summary: Appraisal of records is part of professional activities of archives, focused on selection for permanent preservation of records which have lasting value for culture, history, science and other professions, as well as for protection of rights and interests of citizens and communities. Through right approach to appraisal of records and other professional activities, taking into account special demands and concerns of the community in which they operate, archives have to contibute to the transaparency of the public administration and services, as well as to democratization of society. In such way, needs of contemporary society impose to archives wider operational framework, which, in many ways, go beyond simple safeguarding of archival records and usual provisions to users and researchers. Terry Cook, prominent Canadian archivist, divided the history of archival appraisal in four stages, the latest of which implies sharing of appraisal function between professional archivists and different communities of citizens, i.e. public concerned. In mid-2018 in Croatia was adopted new Law on archival records and archives. Inter alia, it made a step to the fourth stage of Cook’s periodization of archival appraisal. Until then, appraisal of records included primarily communication and cooperation between archives and creators/ holders of archival records. In other words, individuals, groups or public concerned in general, whose rights and interests were also subject of appraisal, were excluded from such process, i.e. without insight and impact on appraisal process conducted by archives and creators/holders. In contrast, the new archival legislation stipulates some changes in such practice: archives must include public concerned in the process of creation and adoption of the orientational disposition schedules by conducting a public consultation. In such context, the paper analyzes the potential, but also a sort of reservation among archival professionals in Croatia about inclusion of general public in appraisal of records. With the aim of better unterstanding of such topic, paper also gives a short review of appraisal in Croatian contemporary archival practice in the last two decades.

Keywords: archival service, archival practice, appraisal of records, public, public consultation, Croatia