STS/SVS - Sistema de Treinamento para o Sucesso
1.
Introdução STS/SVS e Particularidades do SVS
2.
Programação STS/SVS
3.
Produção Geral do STS/SVS
4.
Palestrantes
5.
Informações Adicionais
STS/SVS Sistema de Treinamento para o Sucesso Treinamento para Treinadores
1.1
Introdução STS/SVS
Para muitas pessoas, o Seminário de Treinamento de Sucesso é o primeiro contato com as oportunidades de bem-estar e de prosperidade disponíveis através da Herbalife. Muitas pessoas que participam dos Seminários de Treinamento de Sucesso (STS/SVS) já utilizam os produtos da Herbalife, mas pode ser a primeira vez que estejam considerando a Oportunidade de Negócios que a Herbalife oferece Os propósitos do STS/SVS são aprender, aprender a ensinar e aprender a ensinar como ensinar, fornecendo aos novos distribuidores da Herbalife conhecimento detalhado sobre os produtos Herbalife e sobre práticas de negócio já testadas que apoiarão o sucesso deles no desenvolvimento do negócio, além de ajudá-los a se integrar com todos os distribuidores e líderes. Fazer as pessoas se sentirem confortáveis com relação a você, com elas mesmas e com a Herbalife é uma parte importante neste processo. Estes objetivos podem ser cumpridos com o auxílio deste manual, que explica em detalhes os passos que você deve seguir ao preparar o local para um STS/SVS e para ajudar os palestrantes que servirão como exemplos de história de sucesso com a Herbalife. Os coordenadores do STS/SVS têm a responsabilidade de assegurar que todas as pessoas que vão ao seminário tenham uma experiência gratificante, que as estimule a seguir em frente para construir suas próprias histórias de sucesso com a Herbalife e possibilitar seu crescimento contínuo. O organizador/coordenador terá o apoio daqueles que já provaram os benefícios dos produtos Herbalife e do desenvolvimento da oportunidade de negócios em suas próprias vidas. Os coordenadores reunirão, para estar no local do STS/SVS com antecedência, uma equipe que irá apoiar nas atividades de registro de participantes, preparo dos shakes, operação dos equipamentos de luz, som e vídeo, acompanhamento da programação e do roteiro, entre outras. Este guia explica as atividades que precisam ser realizadas, os papéis de cada membro da equipe de apoio ao STS/SVS e fornece dicas e sugestões para organização de um evento de sucesso.
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1.2
Particularidades do SVS
A maioria das pessoas que participam de um SVS tiveram exposição aos produtos da Herbalife através de um Espaço Vida Saudável, já ouviram falar da oportunidade de negócios ou já são distribuidores cadastrados. Para algumas pessoas, pode ainda ser o primeiro contato com a oportunidade de prosperidade financeira disponível através da oportunidade de negócio Herbalife. O SVS tem como objetivo reforçar a importância do uso dos produtos; o reconhecimento que abrange desde os consumidores dos produtos Herbalife, o Distribuidor que recéminiciou sua atividade, até o que atingiu o mais alto nível no Plano de Marketing presente na sala; inspirar através da missão Herbalife de mudar a vida das pessoas, refletida nas histórias de sucesso compartilhadas pelos que estão sendo reconhecidos ao longo do dia; e apoiar a integração dos consumidores, distribuidores e líderes locais. Estes objetivos podem ser alcançados com o auxílio deste manual, que explica em detalhes os passos que você deve seguir ao preparar o local para um SVS e para ajudar os palestrantes que servirão como exemplos de histórias de sucesso com a Herbalife. Particularidades de Reconhecimento Os reconhecimentos são fundamentais tanto no STS quanto no SVS. No SVS, o reconhecimento de 500PV e 1000PV de volume (Sênior 500 e Construtor de Sucesso respectivamente), vem ao palco para um reconhecimento especial, durante a apresentação do tema Plano de Marketing, para receber o pin e tirar uma foto de seu reconhecimento no palco. Os novos Supervisores – além do reconhecimento mencionado acima, compartilham brevemente sua história: o que faziam/fazem, como conheceram a Herbalife, seu resultado com os produtos e quantos participantes/acessos tem por dia em seu Espaço. Como no STS, as flores e/ou o champanhe são reservadas aos níveis mais altos a serem reconhecidos (sugestão: Equipe Mundial com flores e novos membros da Equipe TAB com flores e champanhe – caso não haja novos membros da Equipe TAB no seminário, a cortesia do brinde de champanhe pode ser feita em celebração aos novos membros da Equipe Mundial). Particularidades de Treinamentos Além do SVS, que geralmente ocorre todo terceiro domingo do mês, sugerimos também para os líderes que desenvolvem a ferramenta do Espaço Vida Saudável um “Encontro de
STS/SVS Sistema de Treinamento para o Sucesso Treinamento para Treinadores Líderes” que poderá ocorrer todo primeiro domingo de cada mês, conforme descrito abaixo. Objetivos do Encontro de Líderes: Treinar e profissionalizar o Distribuidor que já adquiriu o mínimo de 500 pontos de volume. Reconhecer os novos líderes e os melhores resultados Compartilhar o foco do novo mês de trabalho e as promoções existentes. Programação do Encontro de Líderes: 9:00hs – Tabuladores e WT 9:30hs – Supervisores 11:30hs – Distribuidores Sênior 500 e Construtores de Sucesso 12:30hs – Intervalo do Shake 13:45hs – abertura das portas para convidados 14:00hs – Inicio do Seminário 16:30hs – fim Obs: Nas cidades que têm vários Tabuladores, faz-se uma sessão só para Tabuladores antes da sessão para Equipe Mundial.
STS/SVS Sistema de Treinamento para o Sucesso Treinamento para Treinadores Algumas diretrizes para um evento de sucesso A primeira exposição dos participantes à Herbalife acontece através do contato com os distribuidores independentes; por isso, com freqüência nos referimos aos distribuidores como “Embaixadores da Marca”. Todos que estiverem apoiando a organização do STS/SVS são embaixadores da marca Herbalife durante o evento. Todos devem se comportar de forma profissional, educada, amigável e entusiasmada. Devem ser positivos e prestativos. Os palestrantes, em particular, servem de modelo não apenas para os convidados, mas também para outros distribuidores. Os coordenadores e as equipes de apoio ao STS/SVS são observados pelos participantes durante todo o evento. Utilize a tabela abaixo como orientação para fortalecer comportamentos adequados e compartilhe essas diretrizes com todos os envolvidos na organização do STS/SVS. COMPORTAMENTOS ADEQUADOS
PERGUNTE A SI MESMO
Seja amigável e prestativo com todos os convidados e distribuidores.
Estou sendo amigável ou prestativo?
Espalhe o bom humor com o seu melhor sorriso. Demonstre constantemente uma atitude “sem problemas”. O STS/SVS não é lugar para discussões destinadas a resolver questões ou situações problemáticas. Ajude os demais distribuidores a evitar essas conversas durante o STS/SVS. Perguntas e discussões relacionadas ao STS/SVS devem ser feitas fora da reunião principal.
Estou estabelecendo um tom positivo?
Você será observado constantemente, dentro e fora do palco ou no exercício de suas atividades. Mesmo durante os intervalos, e também no jantar, os participantes observam o que está acontecendo. As atitudes falam mais que as palavras.
Estou sendo positivo sempre, no palco e fora dele?
Vista roupas impecavelmente limpas e profissionais. Vista-se bem; demonstre respeito pelos participantes, pela Herbalife e por você mesmo. Seja crítico quanto à sua aparência; esta é a primeira impressão que você vai passar sobre uma companhia mundial. A Herbalife é uma companhia de bem-estar. Você precisa aparentar bem-estar.
Minha aparência está impecável ?
STS/SVS Sistema de Treinamento para o Sucesso Treinamento para Treinadores Seja pontual e ajude os outros a serem também, especialmente ao voltar de um intervalo.
Sou pontual o tempo todo?
O STS/SVS é um fórum que trata exclusivamente dos produtos e materiais da Herbalife. Palestrantes e participantes só podem promover produtos e materiais da Herbalife; a promoção de quaisquer outros materiais ou produtos durante um STS/SVS é terminantemente proibida.
Estou me concentrando nos produtos e materiais da Herbalife?
Alguns convidados podem participar do STS/SVS sem um anfitrião ou patrocinador presente. Esses convidados podem querer falar com os palestrantes e/ou outros líderes e tentar se cadastrar com alguém que não seja a pessoa que os convidou. Evite este tipo de atitude: fale de maneira positiva ao convidado sobre o seu patrocinador em potencial. Assegure cada convidado que o negócio da Herbalife está baseado em princípios sólidos e que cada distribuidor receberá todo o apoio necessário de seu patrocinador. Se você for abordado por convidados querendo se cadastrar, oriente-os a encontrar a pessoa que os convidou para participar do STS/SVS.
Eu reconheço e apóio a integridade de cada organização?
Qualquer que seja o seu papel no STS/SVS, prepare-se muito bem para ele. Cada tarefa é muito importante para o sucesso do evento. O seu nível de energia deve ser alto. Fique no seu local designado o tempo todo e, se estiver na sala principal, assista a todas as apresentações. A sua atenção pode ajudar a refinar o conteúdo na hora de compartilhar suas sugestões nas reuniões de “Reconhecimento e Ajustes”. Você também poderá corrigir quaisquer interpretações errôneas por parte dos participantes caso venha a ser questionado por eles.
Estou prestando atenção às apresentações?
Trate cada convidado como se ele ou ela fizesse parte da sua organização. Como palestrante em um STS/SVS, você representa não apenas a sua organização, mas a mensagem da Herbalife como um todo.
Estou demonstrando interesse pessoal em cada convidado?
Como membro de uma equipe espalhe otimismo e entusiasmo. Ajude as pessoas a sentirem que a Herbalife é divertida, simples e mágica. Afinal de contas, somos todos distribuidores da Herbalife e temos um excelente motivo para estar contentes!
Eu contribuí para tornar o dia divertido, simples e mágico para todos?
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2. 1 Programação STS
STS/SVS Sistema de Treinamento para o Sucesso Treinamento para Treinadores Programação 1º Dia 09:00
09:45
45 min
Reunião Equipe Mundial e Equipe TAB
09:45
09:50
5 min
Início da música para abertura das portas
09:50
10:00
10 min
Simply the Best e VOZ anuncia o Mestre de Cerimônias
10:00
10:25
25 min
Boas-vindas & Programação do STS com apresentação dos palestrantes e coordenadores
10:25
10:50
25 min
História da Companhia, Indústria do Bem-Estar e MLM/Vendas Diretas
10:50
11:50
60 min
Produtos Nutrição Interna & Externa
11:50
12:10
20 min
Depoimentos – Produtos
12:10
12:30
20 min
Intervalo
12:30
12:35
05 min
Simply the Best
12:35
13:15
40 min
Plano de Marketing - Parte I
13:15
14:10
55 min
Intervalo para almoço Herbalife – Shake
14:10
14:30
20 min
Simply the Best & DVD
14:30
15:10
40 min
Plano de Marketing - Parte II
15:10
15:25
15 min
Herbalife Family Foundation – DVD
15:25
15:45
20 min
Intervalo
15:45
16:45
60 min
História do Convidado VIP
16:45
16:50
15 min
Intervalo / Encerramento do Treinamento Geral
17:00
18:00
60 min
Workshop de Supervisores com convidado VIP
18:00 20:00
Encerramento 1º. Dia* 24:00
Jantar & festa com o convidado VIP
* É importante que o Workshop de Supervisores tenha início logo após o encerramento do treinamento e que termine rigorosamente no horário previsto para que todos tenham tempo suficiente para se preparar para a festa.
STS/SVS Sistema de Treinamento para o Sucesso Treinamento para Treinadores Programação 2º Dia 09:15
9:45
30 min
Reunião Equipe Mundial e Equipe TAB
09:45
10:00
15 min
Simply the Best, DVD e VOZ anuncia o Mestre de Cerimônias
10:00
10:10
10 min
Boas-vindas & recapitulação do 1º dia
10:10
10:45
35 min
Vendas
10:45
11:20
35 min
Recrutamento
11:20
11:35
15 min
Intervalo
11:35
11:40
05 min
DVD
11:40
12:25
45 min
Acompanhamento ao Cliente e ao Distribuidor
12:25
12:45
20 min
Sistema de Trabalho
12:45
13:35
50 min
Intervalo para almoço Herbalife – Shake
13:35
13:45
10 min
Simply the Best & DVD
13:45
14:05
20 min
Ética
14:05
14:55
50 min
Fundamentos: Use, Vista e Fale + Histórias de Sucesso & Aprenda a Compartilhar sua História
14:55
15:15
20 min
Intervalo
15:15
16:15
60 min
Promoção
16:15
16:30
15 min
Agradecimentos e Encerramento
16:30
17:15
45 min
Pós-reunião
17:15
Encerramento
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2. 2 Programação SVS
STS/SVS Sistema de Treinamento para o Sucesso Treinamento para Treinadores Programação SVS 08:00
09:30
90 min
Preparação da Sala
09:30
10:00
30 min
Reunião Equipe Mundial e Equipe TAB
10:00
11:00
60 min
Reunião de Supervisores
11:00
11:05
05 min
Simply the Best e VOZ anuncia os Mestres de Cerimônias
11:05
11:25
20 min
Boas-vindas, História pessoal & Programação do dia
11:25
11:45
20 min
História da Companhia, Indústria do Bem-Estar e MLM/Vendas Diretas
11:50
12:15
25 min
Produtos Nutrição Interna
12:15
12:35
20 min
Produtos Nutrição Externa
12:35
12:45
10 min
MC: Resultados de Produtos dos participantes dos EVSs (promove a parte da tarde e o 3° copo)
12:45
13:25
40 min
Intervalo para almoço Herbalife – Shake
13:25
13:35
10 min
Simply the Best + Vídeo + MC
13:35
14:00
25 min
Ética e Vídeo HFF
14:00
15:20
90 min
Plano de Marketing com todos os reconhecimentos + Graduação da Academia
15:30
15:35
05 min
MC - dança
15:35
16:55
80 min
História Pessoal + Fechamento + Promoções
17:00
FIM
* Nas cidades que tiverem vários Tabuladores, pode-se também iniciar às 9:00hs com uma reunião só para Tabuladores.
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3. Produção Geral do STS/SVS A realização de um STS/SVS bem-sucedido depende de uma série de fatores. O principal deles é uma equipe de apoio comprometida, empenhada com o sucesso do evento, consciente de suas responsabilidades e atividades e equipada com todos os recursos necessários para exercê-las. Antes de iniciar um novo STS/SVS em sua região, converse com o membro da Equipe Presidentes de sua organização*; reúna-se com os distribuidores interessados em participar na organização do evento; apresente todas as etapas do processo e as atividades que precisarão ser executadas. Cada função tem necessidades específicas que deverão ser desenvolvidas sob a coordenação de um único líder e/ou coordenador. Utilize as diretrizes a seguir para determinar as atividades de cada membro das equipes de apoio do STS/SVS. Conforme apropriado, faça uma cópia das listas e distribua-as aos membros das equipes para assegurar que todas as atividades essenciais serão completadas a tempo e que estão de acordo com o que se espera. Quando os membros das equipes forem responsáveis por mais de uma atividade, no caso de grupos menores, verifique se eles possuem cópias de todo detalhamento das atividades que irão executar. Em eventos menores, algumas atividades também podem ser compartilhadas. Os coordenadores precisam ser flexíveis, assegurando que todas as atividades sejam cumpridas. * A Herbalife só divulga e fornece material de apoio aos STS/SVSs que sejam de conhecimento do membro da Equipe de Presidentes da organização do coordenador e se o coordenador for membro da Equipe TAB.
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Responsabilidades do coordenador-geral Antes
Elaborar um orçamento do evento Determinar data, local, número de participantes estimado, custo para os participantes (que deve ser condizente apenas para cobrir o orçamento do evento e similar ao custo dos demais STS/SVSs); Encaminhar ao presidente de linha ascendente e à Herbalife os dados da reunião para divulgação: data, horário, endereço do evento e número de telefone e/ou e-mail para contato para que interessados possam obter mais informações. Administrar bem os recursos do evento e ter transparência em relação à sua utilização, mantendo um livro-caixa do evento Negociar com fornecedores; Organizar os coordenadores de equipe Obs.: Algumas atividades podem ser exercidas em simultaneidade com outras. Verifique a disponibilidade e o interesse das equipes em participar de mais de uma atividade Exemplos: Os responsáveis pela sala podem ser úteis na coordenação do tempo ou na montagem do display Organizar de maneira rotativa e com transparência qual será o grupo responsável por fornecer os produtos para consumo durante o evento a cada mês Receber e compartilhar o material promocional do mês, que contém as atualizações necessárias, com o coordenador de palestrantes Participar das reuniões de preparação e da Equipe Tab e não esquecer de apresentar os palestrantes convidados para os líderes das equipes locais Marcar uma reunião ou telefonar para os líderes de equipe para obter relatórios de progresso de cada grupo
Durante
Estar disponível para ajudar quaisquer equipes que precisem Acompanhar o progresso e o sucesso do STS/SVS para implementar mudanças e melhorias Fazer anotações sobre a qualidade dos papéis desempenhados individualmente durante o STS/SVS e estar preparado para fazer sugestões de melhoria durante a reunião de “Celebração e Ajustes” após o STS/SVS
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Depois
Fazer uma breve reunião de “Celebração e Ajustes” no final do STS/SVS. Inclua todos os palestrantes, os líderes de equipe e a liderança local. Permita que cada palestrante fale de sua própria apresentação e faça sua autocrítica. A produção deve ser comentada pelos líderes de equipe. Peça para uma pessoa fazer anotações. Essa reunião deve servir como treinamento e apoio e promover o crescimento da liderança dentro da sua cidade, portanto certifique-se de evitar críticas sobre o desempenho ou o comportamento de qualquer um dos participantes perante os demais. Ajustar os horários e as tarefas das equipes, conforme necessário, para melhorar a qualidade do STS/SVS Enviar os números e dados dos eventos à Herbalife para recebimento do material promocional e atualizações das apresentações
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Responsabilidades do Coordenador de Produção
Coordenar a equipe de produção Ser o elo entre os líderes e os responsáveis pelo local do evento (hotel/centro de convenções). Trabalhar com os líderes de equipe O coordenador de produção organiza a infra-estrutura física do STS/SVS e as pessoas que vão contribuir na reunião dos objetivos do STS/SVS A infra-estrutura física inclui lugares especiais com mesas na frente do palco para a Equipe Tab, logo após, lugares para os Membros da Equipe Mundial, os lugares e os materiais que serão utilizados pelos convidados, apoio para convidados com necessidades especiais tais como cadeirantes etc. Inclui, além disso, equipamento audiovisual e outros que são organizados pelos membros da equipe do STS/SVS. O coordenador de produção provavelmente terá que interagir com os funcionários do hotel/local do evento para assegurar que as necessidades de seus convidados sejam atendidas.
Antes
Fazer uma reunião com o coordenador-geral para determinar o local do STS/SVS Servir como principal ponto de contato entre a coordenação das equipes e os responsáveis pelo local do evento Verificar se os líderes de equipe possuem as informações e o apoio necessário Fazer uma reunião de produção, cinco ou sete dias antes do STS/SVS, para coordenar os detalhes do evento. Inclua todos os líderes de equipe, o coordenador-geral e todos os palestrantes, conforme apropriado. Trabalhar com os funcionários do hotel/centro de convenções para garantir que o local e a organização da sala ajudem no sucesso do STS/SVS Participar da reunião de preparação da produção e da Equipe de Tabuladores
Durante
Ajudar na organização, preparação e checagem dos equipamentos. Durante toda a reunião, ficar atento para se certificar de que as tarefas de apoio estão sendo desempenhadas. Dar apoio aos membros das equipes conforme necessário Fazer anotações sobre a qualidade das atividades desempenhadas durante o STS/SVS e estar preparado para fazer sugestões de melhoria durante a reunião de “Celebração e Ajustes” após o STS/SVS
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Obs.: O ideal é que todos os voluntários no STS/SVS tenham a oportunidade de assistir aos treinamentos se ausentando o mínimo possível. Considere a possibilidade de contratar alguns recursos externos para exercer as atividades de controle de porta, registro e garçom, possibilitando assim a presença de todos nos treinamentos.
Depois
Fazer um reconhecimento e agradecer a todos os líderes de equipe Participar da reunião de “Celebração e Ajustes” Fazer um relatório sobre a qualidade do local e o serviço prestado pelos funcionários do hotel/centro de convenções e sobre qualquer questão ligada ao desenvolvimento dos trabalhos das equipes
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Responsabilidades dos líderes de equipe Os líderes de equipe são responsáveis por garantir que as tarefas designadas para suas equipes sejam desempenhadas de forma profissional e em tempo adequado para o bom andamento do evento. Eles devem ter uma atitude prestativa e precisam estar prontos para ajudar os membros da equipe, além de servir como “organizadores” do grupo.
Antes
Calcular o número de pessoas necessárias para desempenhar cada atividade Obs.: Tente conseguir uma ou duas pessoas que sirvam de backup no caso de algum membro da equipe ficar doente ou não estar disponível no último minuto Coordenar a preparação e a disponibilidade de todos os materiais necessários para a boa execução das atividades da equipe Reunir-se com a equipe para descrever e orientar sobre como desempenhar cada atividade Estabelecer a hora de chegada e o tempo limite para a execução das atividades Participar das reuniões de preparação da produção e da Equipe Tabuladora
Durante
Chegar cedo para encontrar-se com a equipe e verificar se tudo está em ordem Certificar-se de que todos os materiais e recursos necessários para execução do trabalho da equipe estejam disponíveis Organizar e coordenar as atividades de sua equipe Estar disponível durante o STS/SVS para dar apoio aos membros da equipe
Depois
Ajudar a equipe a desmontar e empacotar todos os materiais utilizados no desempenho das atividades da equipe Reconhecer o bom trabalho e agradecer à equipe Transmitir ao coordenador-geral ou coordenador de produção sua avaliação sobre eventuais problemas e o desempenho das atividades; estar preparado para fazer sugestões de melhoria durante a reunião de “Celebração e Ajustes” após o STS/SVS.
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Responsabilidades da equipe de registro*
Esta é a equipe responsável por coordenar todo o processo de registro dos convidados e distribuidores, assegurando que o processo seja agradável a todos participantes. Vestir-se de modo profissional, transmitindo aos convidados uma boa imagem como Distribuidor Independente Herbalife. Chegar uma hora e meia antes do início do evento. O registro deverá começar uma hora antes do evento Dar as boas-vindas aos participantes com um sorriso muito amigável Certificar-se de que o espaço e as mesas na área de registro são suficientes Seguir o sistema de registro pré-estabelecido Não discutir durante o registro Estabelecer um sistema de revezamento durante o evento para que sempre haja um membro da equipe de registro ou do 'ponto de encontro' disponível para registros de última hora e/ou esclarecimentos de dúvidas aos participantes Apresentar os participantes aos responsáveis de sala Manter uma caixa de achados e perdidos Ter todas as informações necessárias para garantir o bem-estar dos participantes; estar preparado para responder sobre os horários de início e término do evento, horários de intervalo, área de primeiros socorros no local do evento e toaletes mais próximos. Designar o responsável pela “ZONA AZUL” para orientar os convidados que estão sem seus futuros patrocinadores na sala Reportar ao Coordenador do evento, logo após o intervalo do almoço, o número de convidados, de Distribuidores, de Supervisores e o total de participantes no evento Manter todos os livros de registro de convidados organizados e à disposição caso sejam solicitados.
* Havendo possibilidade, dê sempre preferência à terceirização deste serviço de suporte ao registro, através da contratação de equipe de apoio. Líder da equipe de registro: Ler atentamente as atribuições gerais dos líderes de equipe
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Responsabilidades da equipe de palco & display
Chegar duas horas antes do início do evento Colocar os banners no palco e/ou plantas, se houver. Montar o display em uma ou duas mesas (com saia) do lado esquerdo e/ou direito do telão O palco e o display devem impressionar positivamente; devem ser montados no mínimo uma hora antes do início do evento, ou, melhor ainda, no dia anterior ao evento, se possível. Após o evento, desmontar e guardar banners e display.
Líder da equipe de palco e display: Ler atentamente as atribuições gerais dos líderes de equipe
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Responsabilidades da equipe de apoio do salão
Chegar duas horas antes do início do evento Verificar se a iluminação é suficiente para os participantes fazerem anotações Verificar localização dos interruptores da iluminação para que possa apagá-las durante apresentação de DVDs. Manter a iluminação no palestrante Verificar o ar-condicionado e a temperatura da sala durante o dia. Água/bebidas devem estar disponíveis fora da sala e na mesa do palestrante e Tabuladores Verificar se há lugares em número suficiente e adequado com boa visibilidade do palco e do telão. Dar preferência a adicionar cadeiras quando necessário, ao invés de deixá-las vazias. Obs. 1: Ter cadeiras extras no fundo da sala, para serem utilizadas caso forem necessárias. Obs. 2: O palco não deve estar a mais de dois metros da primeira fila OBs 3: havendo disponibilidade, colocar mesas redondas para a Equipe Tab ou apenas para a equipe de Milionários em frente ao palco Verificar com a equipe de registro quais serão os modelos de carimbos, crachás, adesivos e/ou pulseiras para as sessões do dia. Certificar-se de que a música ou o vídeo estejam preparados antes de abrir as portas e que os responsáveis pela checagem de credenciais estejam a postos Obs.: Sempre deverá haver alguém controlando as portas de acesso ao evento. As portas devem ser abertas 15/30 minutos antes do evento. Não será necessário reservar lugares à frente, pois os membros da Equipe TAB estarão na pré-reunião e poderão se acomodar adequadamente. Recomenda-se que os coordenadores, líderes e equipe de apoio sentem-se ao fundo da sala para que possam se locomover com facilidade sem gerar distrações. Uma mesa de apoio para os palestrantes deve ser colocada também ao fundo da sala; por se tratar de uma área de trabalho, somente devem ficar ali o coordenador-geral, o coordenador de palestrantes, o MC do dia e o próximo palestrante a entrar no palco. Ser amigável, prestativo e dar as boas-vindas a todos os participantes. Conduzir os participantes que chegarem atrasados para um assento livre Cinco minutos antes do fim do intervalo, comece a convidar os participantes a retornar para a sala.
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Durante os intervalos, instruir os participantes e direcioná-los conforme necessário ao local do Shake, toaletes etc. Durante o dia, verificar se há alguém gravando ou filmando o treinamento. Só a equipe oficial de filmagem pode exercer essa atividade Encaminhar os fumantes para a área de fumantes, fora da área interna do evento e da área de registro em local aberto e ventilado para não incomodar os demais participantes Encaminhar achados e perdidos à área de registro Ficar atento para grupos de conversas paralelas que se formam eventualmente no fundo da sala ou à porta, gerando distrações. Peça gentilmente que as pessoas voltem aos seus lugares, em respeito ao palestrante e ao objetivo principal de sua participação no evento. Para garantir o bem-estar dos participantes, ter todas as informações necessárias sobre horários de início e término do evento, horários de intervalo, área de primeiros socorros no local do evento e toaletes mais próximos. Caso verifique que um participante está agindo de maneira inadequada, aproxime-se de maneira cordial, explique a fundamentação do comportamento esperado e sempre parta do princípio de que a pessoa está agindo sem a intenção de prejudicar o bom andamento do evento. Importante: caso surja um clima de animosidade entre você e o participante, evite discussões; peça auxílio a alguém da equipe que não tenha participado da discussão e afaste-se para que o relacionamento cordial possa ser restabelecido.
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Responsabilidades da equipe de Shakes
Participar da pré-reunião, duas horas antes do evento Familiarizar-se com a sua atividade e verificar se tem todos os ingredientes e equipamentos necessários para o preparo dos shakes Fazer uma pré-reunião com a equipe para coordenar o intervalo de Shakes Explicar as atividades que serão desenvolvidas Verificar se as mesas para os shakes estão montadas uma hora antes do intervalo de Shakes Os shakes precisam ter boa aparência! Devem ter boa consistência, mas devem ser servidos em forma líquida. Colocar cartazes indicando os principais ingredientes. Seguir as instruções do rótulo Sair da sala com antecedência para ter tudo pronto na hora do intervalo do shake Se houver outros intervalos, verifique sempre antes do intervalo o abastecimento de água, chás, copos descartáveis, materiais nos toaletes e suas condições de limpeza. Verifique a apresentação dos shakes, sucos e frutas. Sua higiene deve ser impecável
Líder da equipe de Shakes: Ler atentamente as atribuições gerais dos líderes de equipe
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Responsabilidades da equipe de som e imagem
Chegar uma hora e meia antes do início do evento Fazer a montagem e verificar a qualidade do som e do equipamento audiovisual Certificar-se de que todos os membros da equipe têm a agenda do STS/SVS para esse dia Testar todos os sistemas de áudio, microfones, multimídia e DVD, bem como os CDs e DVDs Sempre deve haver música tocando quando as portas forem abertas; durante os intervalos; quando um palestrante estiver subindo ou descendo do palco; quando os distribuidores que forem dar seu depoimento estiverem subindo ou descendo do palco; durante aplausos e até que 90% da sala tenha sido esvaziada ao fim do dia Escolher música de boa qualidade e colocá-la em volume adequado para cada ocasião; evitar músicas que geram polêmicas ou que possam ofender. Exemplo: músicas com letras que possam ofender alguma crença ou grupos minoritários, que expressam preconceito ou cujas letras tenham palavrões ou apelo sexual inadequados para uma reunião de negócios. Começar na hora certa! Comunique-se com o coordenador de palestrantes e toque "Simply the Best" no inicio do evento e no horário de retorno depois dos intervalos ou da hora do Shake Estar sempre a postos para colocar a música. Se tiver de se ausentar durante algum tempo, procure um substituto temporário.
Líder da equipe de som e imagem: Ler atentamente as atribuições gerais dos líderes de equipe
STS/SVS Sistema de Treinamento para o Sucesso Treinamento para Treinadores
Responsabilidades do coordenador de palco
Chegar uma hora e meia antes do início do evento Fazer a montagem de sua área atrás do palco com copos, água e chá para oferecer aos palestrantes. Trocar o copo do palestrante a cada mudança de palestrante Explicar o funcionamento do equipamento (microfone, multimídia) ao palestrante. Trocar as baterias dos microfones sempre que necessário Oferecer caneta para autógrafos e ficha para as anotações do palestrante Dar apoio aos reconhecimentos (providenciar flores, certificados etc.) Ter sempre em mãos: todas os materiais impressos oficiais fornecidos pela Herbalife, os bótons oficiais da Herbalife, itens da linha Promote!, um kit de Distribuição em excelente estado de conservação, agulha e linha, caixa de primeiros socorros etc.
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Responsabilidades do coordenador de tempo
Preparar os seus cartões de tempo para o evento (em LETRAS GRANDES) Chegar uma hora antes do início do evento Verificar o roteiro do STS/SVS Apresentar-se aos mestres de cerimônias e palestrantes Escolher uma posição favorável para que de forma discreta, mas visível, mostre aos mestres de cerimônias e palestrantes o tempo que lhes resta Comunicar-se com o coordenador de palestrantes toda vez que os horários não estiverem alinhados com o roteiro do evento para receber instruções e efetuar ajustes Certifique-se de ter um substituto se precisar se ausentar da sala
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FIM
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Responsabilidades do coordenador de palestrantes
Estabelecer com o coordenador-geral, coordenador de produção e liderança local os critérios e o processo para a escolha dos palestrantes. Exemplo: solicitar aos membros da Equipe TAB e Equipe Mundial na pós-reunião indicações e criteriosamente selecionar com eles os mais indicados para cada tema, certificando-se de que todas as organizações presentes estejam devidamente representadas em palco. Lembrar e disponibilizar a todos os palestrantes cópia do material referente às responsabilidades do palestrante disponível neste manual – os palestrantes precisam estar coerentes à indicação através de seus próprios resultados no desenvolvimento do negócio, sua produção pessoal, além de não ter quaisquer questionamentos relativos às normas e a ética em andamento. Certificar-se que os palestrantes estejam totalmente familiarizados com as responsabilidades do palestrante Dar apoio ao treinamento de outros treinadores: incentive-os a começar em escala menor. Exemplo: um painel, parte da HOM, em um Quickstart e outros. Sugerir a inclusão de novos GETs e membros da Equipe Mundial que não sejam palestrantes habituais na sua região para variar o programa e torná-lo mais interessante Em conjunto com a liderança local, assegurar a seleção de um mestre de cerimônias com experiência e que se sinta confortável na frente de um grupo. O MC é uma das posições mais importantes dentro de um STS/SVS 1 1
O MC e os palestrantes são geralmente selecionados pelas equipes locais de liderança. A tarefa do coordenador é assegurar que isto seja feito em tempo hábil Sugestão: Para dar maior oportunidade de participação em palco, utilize 2 MCs que não sejam da mesma organização ou parceiros no negócio.
Discutir os pontos fortes e fracos da região com o palestrante Convidado VIP Incluir o palestrante Convidado VIP na agenda com temas selecionados por ele Convidar os palestrantes selecionados pela liderança local e coordenar suas apresentações com as do mestre de cerimônias. O STS/SVS precisa de um palestrante para cada parte da agenda Apoiar o palestrante nas entrevistas quando o tema incluir painéis para alinhamento do conteúdo de cada participante ao tema do painel Comunicar a todos os palestrantes a agenda final e os horários alocados para suas apresentações Com antecedência, certificar-se de que o material de treinamento seja compartilhado com o palestrante e vice-versa
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Organizar uma reunião com antecedência com todos os palestrantes do STS/SVS: convide todos os palestrantes confirmados, a sua liderança local e os líderes de equipe do STS/SVS. A participação dos palestrantes e do coordenador nesta reunião é muito importante para o sucesso do STS/SVS Certificar-se que a história do palestrante, a música selecionada por ele e apresentação sejam entregues aos operadores de multimídia Ser flexível quando o palestrante convidado VIP for um membro da Equipe de Presidentes ou um palestrante corporativo vindo de outra cidade Obter o itinerário do palestrante convidado VIP e informá-lo ao responsável pelo transporte do palestrante Checar e informar ao palestrante convidado VIP o telefone para contato do responsável por seu transporte e as informações sobre hotel e agenda do evento Estar disponível para o contato do palestrante e dar-lhe apoio na preparação de sua apresentação Assistir a todas as apresentações para verificar se todos os tópicos que deveriam ser abordados foram cobertos; fazer ajustes com o mestre de cerimônias e/ou próximo palestrante caso algum ponto precise ser integrado ao treinamento. Durante todo o evento, manter contato com o coordenador de palco, coordenador de tempo e líder da equipe de som e imagem, certificando-se de que qualquer ajuste no roteiro do evento seja comunicado a todos os envolvidos no processo. Quando necessário, providenciar tradução. Certificar-se que cada palestrante esteja vestido adequadamente e com bóton antes de subir ao palco
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4.
Palestrantes
Responsabilidades dos palestrantes Em qualquer evento Herbalife, corporativo ou não, você é um embaixador da Marca Herbalife.
Aceitar o convite para ser palestrante e estar presente ao longo dos dois dias de treinamento Declinar o convite para fazer a palestra se não se sentir apto a fazê-lo (exemplo: dar treinamento sobre uma ferramenta que nunca utilizou ou se não estiver atingindo a pontuação mínima da “casa elite” no mês anterior ao treinamento) Participar da conferência telefônica para palestrantes e/ou estar presente na reunião dos palestrantes Preparar a sua apresentação com base na sua experiência e conhecimento do negócio Herbalife. Tente fazer da sua apresentação um reflexo da sua personalidade. Você poderá utilizar uma lista de convidados, outro palestrante, ou ainda fazer toda a apresentação, dependendo do assunto. Caso prefira utilizar uma lista de convidados, certifique-se de fazer, previamente, um resumo da sua apresentação para compartilhar com eles. Certifique-se de que a sua apresentação segue as Normas e Regulamentos contidos no Manual de Oportunidade Internacional de Negócios (IBO) da Herbalife e que está de acordo com as práticas éticas do negócio. Exemplo: folhetos adequados às normas, Plano de Marketing conforme escrito etc. Reforçar sua posição de fazer parte da “Equipe de Distribuidores Independentes Herbalife” abstendo-se de “destaques” ou de reconhecimentos ao seu próprio grupo. Sua função é fazer com que todos se sintam parte da Herbalife – a razão fundamental para o nosso sucesso Vestir-se sempre com elegância e ter comportamento profissional; palavrões e comportamentos arrogantes ou egocêntricos não são adequados no palco. Nunca falar além do seu tempo – todos os palestrantes têm informação valiosa para compartilhar É importante que todos os palestrantes compartilhem sua história de sucesso, entretanto, o tempo reservado para sua história deve ser, no máximo, entre 3 e 5 minutos. Estabelecer sempre um bom exemplo do que um líder Herbalife representa. A sua responsabilidade não termina quando acaba a sua apresentação.
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Empregue o conceito “sem problemas”. Concentre-se nos fatos, não nas emoções. Construa o conceito de equipe. Como palestrante ou membro da Equipe TAB, você está lá como um líder para fornecer soluções. Exemplo: a sala está muito quente ou fria, é pequena – “sem problemas”! Seja positivo! Deixe os aspectos de sua “personalidade” em casa. Como treinador, você é parte da equipe. Os membros da equipe podem não ter a mesma opinião, mas devem ter respeito mútuo. Participar do jantar ou festa. Certifique-se de que a atividade comece no horário certo e ajude a criar um bom ambiente Ofereça a sua ajuda em outras funções, além de palestrar. Se todos nós ajudarmos uns aos outros, atingiremos o nosso objetivo pessoal mais rapidamente. Prestar atenção às apresentações dos outros palestrantes para que possa ter, depois, um papel ativo na reunião de palestrantes. Seja amável e gentil, mantenha-se sempre pronto para tirar fotos com todos que solicitarem. Veja abaixo alguns lembretes e cuidados necessários à sua aparência: Homens: Paletó e gravata Sapatos sociais Cabelos penteados Barbeados Unhas e mãos limpas Mulheres: Observar comprimento de saias/vestidos Observar decotes e transparências Braços cobertos Cabelos arrumados Unhas tratadas Maquiagem
Como palestrante, você é um embaixador da marca que expressa suas informações seguindo as normas e diretrizes da empresa. Proteja sempre a Galinha dos Ovos de Ouro.
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Responsabilidades específicas do mestre de cerimônias
Familiarizar-se com as responsabilidades do palestrante. O mestre de cerimônias, antes de tudo, também é um palestrante, e todas as responsabilidades do palestrante se aplicam aos mestres de cerimônias. É uma honra apresentar um palestrante convidado e chamá-lo ao palco. Dê aos participantes algumas informações sobre o palestrante (mas fique atento para não contar a história do palestrante) e o tema do treinamento Certificar-se de que tem as informações corretas sobre a pessoa que estará apresentando O mestre de cerimônias (MC) deverá estar sempre em contato com o coordenador de palestrantes e ficar na sala durante todo o tempo, para que, se necessário, possa intervir em palco. Verificar quem é o palestrante seguinte e dar-lhe algumas palavras de motivação! Ser o melhor exemplo para todos os palestrantes
Responsabilidades específicas do Palestrante VIP
Familiarizar-se com as responsabilidades do palestrante Aceitar o convite para ser palestrante convidado Lembre-se! Você representa a organização de Mark Hughes e não a sua organização de linha ascendente/descendente ou para defender qualquer forma específica de fazer o negócio Você receberá um pacote informativo do coordenador de palestrantes contendo informações sobre a cidade, o hotel e o local do evento, promoções atuais (próximos STS/SVSs e/ou Workshops) e dia e horário de sua palestra Certifique-se de informar seu itinerário e/ou quaisquer alterações que houver Discuta os seus pontos fortes com os seus contatos e explique o que gostaria de abordar durante o seminário Prepare a sua apresentação de forma que se encaixe no seu tempo disponível na agenda
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5.
Informações adicionais
Pré-reunião do STS/SVS
Com a participação de todos os membros da Equipe Mundial Caso algum palestrante esteja ausente, sugerimos substituí-lo neste momento por algum palestrante experiente que esteja presente. Excelente oportunidade para lembrar a todos que são anfitriões do STS/SVS – o CONVIDADO é a estrela do evento e, portanto, todos os demais devem direcionar seus esforços para proporcionar a ele um excelente evento.
Pós-reunião do STS/SVS
Com a participação de todos os membros da Equipe Mundial e reconhecimento dos novos membros da Equipe Mundial (aqueles que estão na pós-reunião pela primeira vez) Reconhecimento de todos os colaboradores e palestrantes Todos podem contribuir com dicas de melhorias de forma construtiva Verificar quais os temas e atividades que os participantes da reunião gostariam de desenvolver no próximo STS/SVS Verificar com os participantes quem serão os próximos líderes e coordenadores do próximo STS/SVS Manter sempre uma pessoa que apoiou no grupo em cada área; assim, todos os meses haverá alguém que conhece o trabalho (isso não se aplica à atividade de administração financeira dos recursos do STS/SVS, que deve contar sempre com duas pessoas e ter contabilidade aberta e transparente para os demais) Depois da definição de todos os coordenadores e líderes, inicia-se a seleção dos palestrantes, que devem ser indicados pelos demais e aprovados por todos. Caso não haja unanimidade, e mais de um palestrante for indicado para o mesmo tema, a escolha deve ficar com a maioria; o outro indicado será considerado em outra oportunidade. Neste momento não é recomendado que os palestrantes se candidatem, pois já tiveram a oportunidade de sinalizar antes o tema que gostariam de desenvolver. Isso permite que os participantes escolham sem se sentirem constrangidos.
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Os palestrantes devem ser escolhidos através das indicações dos participantes da reunião Após tudo estar definido, basta entregar o material (CD com apresentações e manual do STS/SVS) para que todos possam se preparar para o próximo STS/SVS A pós-reunião é fundamental para que o próximo STS/SVS aconteça de maneira correta
Sugestões para a festa do STS
Iniciar às 20h, pontualmente, com o jantar Música ambiente para que as pessoas possam conversar durante o jantar, das 20h às 21h30 Após as 21h30, inicia-se a música dançante, até às 23h45 Das 23h45 à meia-noite, música mais calma e encerramento Novamente cabe aos líderes o papel de anfitriões da festa; eles devem interagir e confraternizar com os participantes. Divirtam-se! Para que a festa se torne ainda mais divertida e inusitada a cada mês, faça noites temáticas. As sugestões podem ser avaliadas na pré-reunião. Os temas podem estar relacionados a uma data específica (ex.: Festa Junina) ou não (ex.: Noite Italiana ou à Fantasia)
Comentários para o SVS: Em geral, como o custo do convite do SVS é baixo, não são oferecidos jantar e/ou festa. Uma possibilidade, caso haja recurso disponível, é servir um coffee break ao final do dia.
Sucesso a todos!