INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO
MICROSOFT EXCEL 2007 Conceptos básicos de Excel Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Nóminas, Balances Generales, Kardex, Presupuestos, Formatos Comerciales como Facturas, Manejo de Bases de Datos, Gráficos Estadísticos. Etc.
¿Qué es y para qué sirve Excel 2007? Excel2007 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint,... te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Los documentos de Excel se denominan “libros” y están divididos en “hojas”. La hoja de cálculo es el espacio de trabajo. Excel 2007 comparte la misma interfaz de otros programas de la suite Office 2007, por lo tanto, encontraremos el Botón de Office y la Cinta de opciones, organizada en fichas y grupos.
Elementos de una hoja de cálculo:
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9 La Vía del Progreso!!!
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO 1) La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Excel. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. 2) Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con números. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas. 3) Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número de la fila, como por ejemplo, A1. 4) Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa. 5) Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas. 6) Selector de Celdas: Nos indica la Celda Activa. Donde esté ubicado el Selector o Indicador de Celda se insertara el texto o la formula. 7) Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un asistente para insertar funciones. 8) Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones que veremos más adelante. 9) Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel 2007 presenta 3 hojas de cálculo, pero desde este ícono podemos agregar más.
Otros conceptos básicos -
Rango de celdas: cuando seleccionamos más de una celda hablamos de un “rango”, por ejemplo, A1:B5 significa que estamos afectando un rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) significan “hasta”. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) significa “y”. Más adelante, cuando veamos funciones, comprenderemos mejor este concepto.
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Alineación predeterminada de texto y números: de forma predeterminada, los caracteres de texto se alinean a la izquierda, y los números a la derecha. Excel reconoce como números a los números enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en operaciones de cálculo.
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INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO También podemos insertar Filas y Columnas dando COMO MODIFICAR EL TAMAÑO DE LAS clic con derecho sobre la celda donde deseamos CELDAS Podemos variar el Ancho de la Columna y el Alto de la Fila. Por Ejemplo: Deseamos Ampliar el ancho de la Columna B y el alto de la Fila 2.
insertar la Fila o la Columna.
De clic en la opción Insertar. Aparece la siguiente Imagen
Ubique el puntero del Mouse en la unión de los encabezados de Fila o Columna que usted desea modificar. (en este caso ubicamos el cursor en medio del encabezado de la columna B y C. Cuando el puntero cambie de presentación clic sostenido y modifique el ancho deseado.
Seleccione la opción deseada
de
Cuando insertamos una fila, toda la información se desplaza hacia abajo y cuando insertamos una columna, esta desplaza la información hacia la derecha. El mismo procedimiento hacemos para modificar el alto de las Filas.
INSERTAR UNA HOJA DE CÁLCULO En Microsoft Excel 2007 es muy fácil agregar Hojas de cálculo,
INSERTAR FILAS O COLUMNAS Seleccione la celda o celdas donde desea insertar la Filas o Columnas. Clic en la opción INICIO. Damos clic en Insertar
Cuando insertamos una Hoja Nueva esta queda enseguida de la hoja que esta activa.
MODIFICAR EL NOMBRE A LAS HOJAS DE CÁLCULO 1.
De doble clic sobre el nombre de la hoja que desea modificar. 2. Digite el nombre deseado.
Seleccione la opción deseada
ELIMINAR UNA FILA O COLUMNA
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INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO TAMAÑO Y TIPO DE LETRA, NEGRITA, CURSIVA Y SUBRAYADO
Para eliminar una Fila o Columna podemos hacerlo de dos formas. 1. Seleccione los encabezados de Fila o Columna que desea Eliminar. 2. Clic en la Opción Inicio. 3. Clic en Eliminar. 4. De clic en la opción deseada.
ALINEACIÓN DEL CONTENIDO DE LAS CELDAS
COMBINAR O CENTRAR OTRA FORMA PARA ELIMINAR FILAS O COLUMNAS 1.
Seleccione las celdas de las Filas o Columnas que desea Eliminar. 2. Clic con el Botón Derecho encima de la Selección. 3. Aparece la siguiente Imagen.
Se utiliza para unir las celdas, podemos utilizarla para centrar un texto en un rango de celdas. 1.
Seleccione las celdas que desea unir.
2. Clic en
APLICAR FORMATO NUMÉRICO Antes de aplicar cualquier formato debemos seleccionar las celdas a las que deseamos aplicarlo.
Estilo Contabilidad: Separa los valores en Miles y les coloca signo pesos.
1. Seleccione la opción deseada. 2. Clic en Aceptar.
APLICAR FORMATO AL CONTENIDO DE LAS CELDAS Para aplicar formato al contenido de las celdas podemos utilizar la opción Inicio, estudiada en Microsoft Word. Recuerden que en la opción Inicio encontramos la Categoría Fuente, la Categoría Numero. Etc.
Estilo Porcentual: Multiplica los valores Por 100 y aplica signo Por ciento. Estilo Millares: Separa los valores en Miles Aumentar Decimales. Disminuir Decimales.
APLICAR BORDES
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INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 1.
REGIONAL CHAPINERO Para relacionar en una fórmula los distintos
Seleccione las celdas a las que desea aplicar bordes. 2. Oprima Ctrl 1
3. De clic en la Ficha Bordes.
valores que vamos a utilizar en un cálculo, tenemos que usar operadores. Los operadores básicos de Excel son: +
SUMA
-
RESTA
*
MULTIPLICACIÓN
/
DIVISIÓN
En una formula no se recomienda utilizar valores
estándar
o
números
constantes.
Debemos utilizar las referencias o Celda donde se encuentra ubicado ese valor. Al trabajar con 4. Seleccione el estilo de Borde Deseado. 5. Seleccione el color deseado. 6. Aplique el Borde dando clic en alguno de los Botones o dando clic directamente sobre la vista previa.
Celdas solo basta cambiar un valor y todos los resultados cambiaran automáticamente. Ejemplo de Formulas Básicas
Orden de prioridad 7. Al terminar damos clic en Aceptar.
Operaciones de cálculo en Excel Para Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que hemos ingresado en la hoja de cálculo. Para que
El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos que encuentra en una misma fórmula es:
Excel identifique que estamos solicitando que realice un cálculo, toda fórmula debe comenzar con el signo = (igual).
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Cálculos entre paréntesis Exponentes Multiplicación y división Suma y resta
INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO Ejemplos de Cálculos Combinados:
Muchos estudiantes harían lo siguiente para calcular la nota de Javier:
1. Calcule el resultado del siguiente enunciado:
3 + 2 * 4
Recuerda Que..
Para muchos esta
operación da como resultado
20
..
FALSO
Si observamos esta fórmula está mal planteada porque solamente se está dividiendo es la celda D2. El resultado será 9.1.
3 + 2 * 4 3
+
Un promedio es la suma de los Valores dividido entre el número de valores
= B2 + C2 + D2 / 3
8
= (B2 + C2 + D2) / 3
11 La Respuesta Correcta es 11 Porque según la prioridad de los operadores Aritméticos; primero se Multiplica y luego se Suma
Esta fórmula si está Bien Planteada. Primero debemos
los
valores
y
después
lo
dividimos en el número de Valores.
2. Ahora hagamos la misma operación Agrupando los dos primeros Valores:
ALGUNOS CONCEPTOS DESCUENTO: Mecanismo que permite obtener un producto por un precio menor a su valor nominal.
(3 + 2) * 4 5
agrupar
* 4 20
Según la prioridad de los operadores Aritméticos primero debemos resolver las operaciones que se encuentran dentro de los paréntesis. 3. Un estudiante tiene tres notas parciales, calcule la nota final.
INCREMENTO: Cualquier aumento en el valor de un bien o servicio en un intervalo de tiempo. Aplicase también a la diferencia entre el valor, cantidad, peso o medida anterior respecto del posterior. PORCENTAJE: Cociente o fracción expresado en tanto por ciento, que se representa por el símbolo %. Se calcula dividiendo el valor correspondiente entre el total que lo comprende y multiplicando por cien. Ejemplos: Iva: se le aplica un porcentaje al Valor del Producto.
Debemos tener en cuenta que para calcular la nota final debemos aplicar un Promedio. Para este caso aplicaremos una operación Matemáticas básica, mientras entramos al tema de las Funciones.
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INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007 REGIONAL CHAPINERO EL ESTUDIANTE DICE Y HACE 1. Desarrolle la siguiente tabla escribiendo las formulas para cada caso… este ejercicio es escrito.
Recuerde no calcule resultados aplique FORMULAS……………
90000 75000 55000
a. Calcule la Ganancia, Aplicando el 5% a la Pensión; ____________________________ b. Calcule los materiales aplicando el 8% a la suma de la Pensión y Ganancia ____________________________ c. Calcule el Subtotal sumando Pensión, ganancia y materiales: _________________________
d. Calcule la Oferta aplicando el 3% al Subtotal: ____________________________ e. Calcule la Rebaja aplicando el 5% a la suma de Ganancia y Materiales: __________________ f. Calcule el Precio Final Restando del Subtotal Oferta y Rebaja _________________________
EJERCICIOS PRÁCTICOS Plantee la solución de los siguientes enunciados en una hoja de cálculo. SOLO FORMULAS… En forma escrita Ejemplo:
Eduardo Lara Técnico de Colombia necesita conocer el promedio de edad de sus tres arqueros: Calero 35 años, Peña 28 y Botero 25.
Escriba la Formula
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REGIONAL CHAPINERO Don Maximiliano Ortiz gana mensualmente 521.000 y obtuvo un incremento del 20%. Mostrar el Incremento y el Nuevo Sueldo.
Doña María compro un Televisor Plasma en 1.520.000 y obtuvo un descuento del 5%. Mostrar el Descuento y Valor a pagar.
Don Aureliano compro 6 Arrobas de Papa y necesita repartirlas entre la comunidad en Kilos.
Gloria tiene 4500 euros y necesita convertirlos a pesos. Mostrar a Lorenza la respectiva equivalencia.
La Pirámide la Milagrosa ofrece a sus clientes la siguiente rentabilidad. A un mes 90%, Dos meses 75% y tres meses 50%. Arnulfo tiene 1.250.000 y no sabe en cual modalidad invertir. Mostrémosle a Arnulfo el interés ganado y el total que obtendría
en cada
modalidad invirtiendo su capital.
Luis se compra un Televisor en 850.000, un Dvd en 52.000 y una Bicicleta en 120.000. Mostrar a Luis el subtotal, el valor del Iva del 16% y el Total final a pagar.
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REGIONAL CHAPINERO Calcular la edad de Sebastián en Años, Meses, Semanas, Horas, Minutos y Segundos.
El Hijo de Paola peso 4650 Gramos y ella desea saber la equivalencia en Libras y Kilos.
Sergio David se consiguió un contrato por $3.500.000 por el cual se gano una comisión del 8%.
Ingrid Paola se gano un incremento del 6% sobre su sueldo. Mostrar a Ingrid Paola el Valor del Incremento y su nuevo Sueldo.
ACERTIJOS Encuentra la solución a los siguientes Acertijos… Esto nos ayudara a pensar mas rápidamente y encontrar un poco de Lógica EL FRASCO DE DULCES Estaban reunidos Jairo, Juan, Pedro, Isaías y Manuel entorno a un frasco de Dulces y apostaron una hamburguesa al que dijera la cantidad exacta de dulces que había en el Frasco. Jairo dijo que había 30, Juan dijo que había 25, Pedro dijo que había 29, Isaías dijo que había 24 y Manuel dijo que había 28. De las cantidades anteriores se deduce lo siguiente dos personas se equivocaron en un dulce, otro se equivoco en 5 dulces, otro en 4 y uno fue el acertado… ¿Cuál sería la cantidad correcta? LOS TRES INTERRUPTORES Un hombre esta al principio de un largo pasillo que tiene tres interruptores, al final hay una habitación con la puerta cerrada. Uno de estos tres interruptores enciende la luz de esa habitación, que esta inicialmente apagada. ¿Cómo lo hizo para conocer que interruptor enciende la luz recorriendo una sola vez el trayecto del pasillo? Pista: El hombre tiene una linterna.
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