ADMINISTRAÇÃO DE EVENTOS Alexandre Shigunov Neto Viktor Shigunov
DIRETOR GERAL Wilon Mazalla Jr. COORDENAÇÃO EDITORIAL Marídia R. Lima COORDENAÇÃO DE REVISÃO E COPYDESK Alice A. Gomes REVISÃO DE TEXTOS Bruna Oliveira Gonçalves EDITORAÇÃO ELETRÔNICA Fabio Diego da Silva Patrícia Lagoeiro CAPA Paloma Leslie Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) Shigunov Neto, Alexandre Administração de eventos / Alexandre Shigunov Neto, Viktor Shigunov. -- Campinas, SP : Editora Alínea, 2015. -- (Coleção administração & sociedade) Bibliografia 1. Administração de empresas 2. Eventos especiais - Marketing 3. Eventos especiais Organização e administração 4. Planejamento estratégico 5. Programa Estratégico de Gestão de Eventos (PEGE) I. Shigunov, Viktor. II. Título. III. Série. 15-05667
CDD-658.456
Índices para catálogo sistemático: 1. Eventos empresariais : Organização : Administração de empresas 658.456 ISBN 978-85-7516-752-6 Todos os direitos reservados ao
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Este é um momento especial, de agradecer e compartilhar a felicidade, com amigos e familiares, pela tarefa cumprida e os objetivos atingidos. Sem querer hierarquizar os débitos, deixamos aqui sinceros agradecimentos às pessoas que contribuíram, direta ou indiretamente, para que este livro pudesse tornar-se realidade. Somos profundamente grato a todos.
Sumário
Prefácio..................................................................................................7 Apresentação........................................................................................ 11
Parte I. Caracterização de Eventos................................................................17 Capítulo 1 Introdução............................................................................................19 Capítulo 2 Modalidades.........................................................................................25 Eventos técnicos.............................................................................26 Eventos científicos.........................................................................28 Eventos esportivos..........................................................................37
Parte II. Organização e Gerenciamento de Eventos......................................39 Capítulo 3 Eventos Técnicos e Científicos............................................................41 Planejamento..................................................................................43 Elaboração do projeto.....................................................................64 Divulgação do evento.....................................................................65 O orçamento do evento..................................................................69 Organização....................................................................................75 O início do evento..........................................................................88 Observações finais..........................................................................91 Capítulo 4 Eventos Esportivos...............................................................................97 Eventos esportivos – a competição esportiva na escola.................97 Etapas da organização de um evento esportivo............................108 Sistema de disputa das competições esportivas...........................129 Algumas considerações à forma de conclusão.............................133 Palavras Finais...................................................................................135 Referências.........................................................................................139 Anexos...............................................................................................143
Prefácio
Tradicionalmente, a administração de projetos sempre esteve associada a empreendimentos da engenharia, em particular, obras, embarcações e grandes equipamentos. Desde as pirâmides até as máquinas da moderna revolução industrial, essas são áreas consolidadas da administração de projetos, com parâmetros bem definidos de produto, prazo e custo. Em meados do século XX, um novo desafio foi criado para a ciência e a engenharia com a exploração do espaço. Foi a partir dessa época que surgiu uma abundante literatura sobre administração de projetos, firmando-se como disciplina. Com esse avanço, praticamente todas as áreas de desenvolvimento de produtos físicos ficaram cobertas pelas técnicas de administração de projetos. À medida que o mundo caminha para uma sociedade pós-industrial, no entanto, a administração de serviços torna-se mais importante que a de produtos como foco dos projetos. Entre os projetos mais importantes da atualidade, estão os eventos como os Jogos Olímpicos, a Copa do Mundo e a Fórmula I. Da mesma natureza são os eventos como os congressos, convenções e reuniões de todos os tipos. Todos esses empreendimentos, em maior ou menor escala, exigem complexos arranjos logísticos, que o participante ou espectador não enxerga.
8 Prefácio Os Jogos Olímpicos, por sua vez, duram duas semanas para o público. Para os organizadores e competidores, no entanto, é um trabalho que pode chegar de 8 a 12 anos, desde que uma cidade decide candidatar-se até que o evento se realize. Mesmo depois da cerimônia de encerramento, ainda há trabalho para fazer. O mesmo acontece com um congresso científico que dura três dias, mas que, normalmente, demanda cerca de dois anos de organização. Esses empreendimentos tornaram-se atividades que devem realizar-se dentro dos mais elevados padrões de profissionalismo. Em certos casos, o evento propriamente dito é menos importante do que outros componentes. As cidades e os países disputam a realização desses eventos, porque é bem conhecido seu impacto sobre a atividade econômica e a imagem. Um evento bem-sucedido, por exemplo, é a chave para a consolidação de uma cidade ou país como centro de turismo profissional ou polo de desenvolvimento econômico. Nenhum desses benefícios, contudo, é alcançado sem a profissionalização de gerentes de projetos de eventos. A administração de eventos, portanto, é o próximo desafio que a administração de projetos deve enfrentar. Assim, uma nova estirpe de líderes de projetos deve se desenvolver, capazes de lidar com os problemas de escopo, prazo, custo, qualidade, riscos e todos os outros aspectos que os eventos na atualidade envolvem. A profissionalização torna-se um desafio mais fácil de enfrentar quando há recursos técnicos para sustentar as atividades educacionais. Nesse sentido, é extremamente auspicioso o lançamento do livro de Alexandre Shigunov Neto e Viktor Shigunov. Trata-se, pois, de um texto que oferece um precioso auxílio a todos aqueles que precisam se envolver com o planejamento, organização e execução de eventos. Desde a categorização dos eventos, até sua logística, chegando aos detalhes dos formulários e da home-page, esta obra trata de todos os aspectos que os gerentes desses projetos devem conhecer.
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Administração de Eventos
Militando há muitos anos em atividades de pesquisa, consultoria e educação na área de administração de projetos, saúdo a iniciativa de Alexandre e Viktor, e da editora, como importante contribuição para a formação de profissionais nessa área. Antonio Cesar Amaru Maximiano Professor de Administração – Universidade de São Paulo Coordenador de MBA em Administração de Projetos da Fundação Instituto de Administração Coordenador do Grupo de Interesse Específico de Educação do Project Management Institute, PMI, São Paulo.