TEKST TOM HUIZENGA
|
Beeld ONDERHOUDNL
RESULTAATGERICHT SAMENWERKEN
‘Ons bedrijf
sterker in de markt
neerzetten met VGO-keur’ DEN HAAG – Binnen OnderhoudNL Totaal zijn er 39 bedrijven die het VGO-keur in huis hebben. En 25 bedrijven zijn bezig om dat keurmerk binnen één jaar te halen. ‘Heko BV’ is daarvan een voorbeeld. Via een interview met directeur Frank van der Voort wordt een indruk gegeven wat er zoal bij komt kijken om het VGO-keur te halen. Over zijn ambitie is hij heel duidelijk. ‘Met het VGO-keur willen we ons in de vastgoedmarkt nog sterker profileren als dé onderhoudsaannemer’, laat Van der Voort weten. Frank van der Voort: ‘De nieuwe en permanente mindsetting Foto: Suzanne Hanekamp
Wat is de aanleiding voor jullie bedrijf om het VGOkeur te willen halen? “Ons credo is dat ‘Heko’ zorgt voor vastgoed. We willen ons met het VGO-keur onderscheiden in de markt. We doen namelijk meer dan schilderen alleen. We staan bijvoorbeeld ook voor renovatie, inclusief alle energiebesparende maat regelen die daarbij horen. Ons bedrijf doet verder aan beton renovatie en heeft ook een bouwkundige poot met een eigen houtzagerij. Met het VGO-keur willen we ons neerzetten als dé aannemer van onderhoud. Temeer omdat we binnen drie tot vijf jaar willen toewerken naar 65 procent resultaat gericht samenwerken. Dat ligt nu rond de 20 procent.” Hebben jullie dan ook al ervaring met het maken van onderhoudsscenario’s? “Als we de ambitie hebben om eind maart 2014 het VGO-keur in ons bezit te hebben, dan begin je niet vanaf nul. Bij een aantal klanten hebben we al jarenlang prestatieafspraken lopen. Waarvoor we onderhoudsscenario’s maken voor de
moet dus zijn: wat zijn de wensen van de opdrachtgevers en wat betekent dat voor mijn werk?’
lange termijn. Denk dan aan een corporatie als ‘Staedion’, waarvoor we voor zo’n dertig jaar het onderhoud uitvoeren voor zo’n 3.500 huurwoningen. Een recent voorbeeld is het onderhoud aan het pand van de Algemene Rekenkamer van de Rijksgebouwendienst aan de hand van een onderhoudsscenario voor de komende 28 jaren.” De eerste stap richting het VGO-keur is het laten uitvoeren van een nulmeting. Kunt u eens vertellen waaraan je dan moet denken? “Cruciaal is de vraag of je organisatie klaar is voor resultaatgericht samenwerken en of je over voldoende kennis van zaken beschikt. Financieel moet je aantonen dat je een gezonde onderneming bent. Dat laatste is geen punt. Qua organisatie zitten we met een score van 60 punten al op de minimale eis. Maar we willen zelf doorstoten naar 80. Voor kennis scoren we nu 62 punten, maar dat willen we verbeteren naar 70. Verder wordt er gekeken naar wat voor type bedrijf je bent. We zitten in de fase van strategisch
OnderhoudNL MAGAZINE
|
nummer 10-2013
|
27
tot dertig jaar, heb je het over beduidend meer bedrijfsrisico. Niet dat we er geen ervaring mee hebben, maar de impact wordt groter als je naar 65 procent resultaatgericht samenwerken toe wilt groeien. De risico-inventarisatie die we nu ook uitvoeren, moeten we breder trekken. Waarbij we nog meer aandacht aan de vastlegging moeten geven. Het tweede aspect is dat we het in ons bedrijf qua documentatie picco bello op orde hebben. Maar dat gaan we herordenen volgens de manier zoals auditeurs van KIWA dat graag zien. Want zij zijn de onafhankelijke partij die de audit voor het VGO-keur per definitie uitvoeren. ”
Frank van der Voort: ‘Hoe meer vertrouwen er is, des te groter de kans op
Rust er met het grotere financiële risico van lang durige onderhoudsscenario’s dan geen extra druk op de schouders van jullie twee calculatoren die de onderhoudskosten goed in kaart moeten brengen? “Dat is een gedelegeerde verantwoordelijkheid. Als directeur ben ik hoofdverantwoordelijk. Daarom stelt onze werk systematiek een grondig vooronderzoek als eis omdat het van groot belang is om er financieel niet bij in te schieten. Intern komen we dan ook in een groot comité bijeen om alle mogelijke risico’s in kaart te brengen. Dat doen we ook als we samen met andere uitvoerende partijen in een bouwteam zitten. Maar nogmaals: we zijn niet onbekend met het opstellen van onderhoudsscenario’s en ook niet met het bewust zijn van de financiële risico’s.”
resultaatgericht samenwerken’
meedenken als minimum eis. De toppositie als adviseur ligt nu nog niet binnen ons bereik. Dat willen we de komende één tot twee jaren behalen.” Wie voert zo’n nulmeting uit? Doe je dat zelf of is dat een externe partij? “Dat is altijd een externe partij. We zijn met BPO axsys in zee gegaan als adviseur om het VGO-keur te halen. Enerzijds omdat deze partner van OnderhoudNL onze organisatie goed kent omdat we met hen vier jaar geleden het OHSAS 18001certificaat in huis hebben gehaald. Anderzijds omdat BPO axsys ons verzekert dat we binnen een half jaar over het VGO-keur beschikken. Dat is voor ons belangrijk want we willen de vaart erin houden. Half maart 2014 streven we na als certificatie moment. BPO heeft in detail, en heel concreet, op papier gezet waar we nog mee aan de slag moeten. Da’s heel praktisch.” Wat zijn de belangrijkste zaken die jullie tot het certificatiemoment in maart 2014 moeten oppakken om het VGO-keur te kunnen halen? “Dat zijn twee dingen. Eén keer onderhoudszaken verkeerd inschatten bij regulier aanbesteden is tot daaraan toe. Bij resultaatgericht samenwerken, met termijnen van twintig
28
|
OnderhoudNL MAGAZINE
|
nummer 10-2013
Hoe pak je zo’n omslag naar resultaatgericht samenwerken dan aan? Te beginnen bij je middenkader? “We zijn al enige maanden geleden gestart met een projectgroep. Afgezien van mijzelf, zitten daarin ook twee van onze calculatoren/werkvoorbereiders. Zij zijn al bekend met het opstellen van meerjarige onderhoudscontracten en onderhoudsscenario’s. Onze mvo-man is erbij betrokken omdat hij verantwoordelijk is voor al onze certificeringen. Dus ook die voor het VGO-keur. Tot slot mag de bedrijfsleider niet ontbreken. Die heeft ten slotte de leiding over de dagelijkse uitvoering. Dit team gaat, net als de rest van de organisatie, een opleidingstraject in op het gebied van resultaatgericht samenwerken.” Hoe krijg je resultaatgericht samenwerken tussen de oren bij je uitvoerend personeel, zoals schilders? “Goede vraag. Ik heb van veel andere werkgevers gehoord, die dezelfde slag wilden maken, dat het inderdaad cruciaal is dat de werkvloer begrijpt wat resultaatgericht samen werken is. Twee van de acht ploegen werken al vanuit die optiek. Bij elke aftrap van een project legt de voorman/ uitvoerder aan het uitvoerend personeel uit hoe lang het vastgoed nog mee moet gaan. Zodat er draagkracht komt voor een instandhoudingsbeurt omdat er binnenkort
afbraakplannen zijn. Of dat we voor een zeer grondige aanpak gaan omdat het pand namelijk nog tot in lengte van dagen goed onderhouden moet worden.” Op een vergelijkbare manier worden de andere zes vaste ploegen geïnformeerd over een project à la resultaatgericht samenwerken? “Inderdaad. Per project spreken de calculator en de bedrijfsleider de details met een voorman/uitvoerder door. Die dan op hun beurt aan hun ploeg moeten aangeven of het om een regulier werk gaat of om resultaatgericht vastgoedonderhoud. In alle gevallen staat de vraag van de klant centraal. En niet de natuurlijke neiging bij bijvoorbeeld schilders om het allerbeste eindresultaat na te streven. De nieuwe en permanente mindsetting moet dus zijn: wat zijn de wensen van de opdrachtgevers en wat betekent dat voor mijn werk? Juist ook bij de werkvloer laten we niet na om daar met opleidingen en trainingen in te gaan investeren.” Kosten voor een nulmeting, kosten voor begeleiding van een externe adviseur, kosten voor het opleiden van je personeel, kosten voor een audit van KIWA: aan het halen van een VGO-keur hangt dus wel een prijskaartje. “Het kost inderdaad een flinke duit. Je kunt het anti-cyclisch investeren noemen in deze slechte economische tijd. Kijk, ik ben trots op ‘Heko’ met z’n drieëndertig schilders, vijf serviceschilders (schilders die ook kunnen behangen en stucen) en vijf timmerlui en talloze flexibele krachten die ons steevast bijstaan in drukke tijden. Onafhankelijk onderzoek wijst uit dat alle klanten ons als een fantastisch bedrijf ervaren. Met goede vaklui en een uitstekende communicatie.
Qua klanttevredenheid zitten we in het topsegment van vijf procent van de bedrijven die als excellent uit de bus rollen. Over medewerkerstevredenheid hebben we ook niet te klagen. We waren op dat punt in 2011 genomineerd voor een landelijke prijs. Voor de toekomst van ‘Heko’ is het belangrijk dat we ons met het VGO-keur gaan profileren. Steeds meer opdrachtgevers zullen het keurmerk in ons marktsegment gaan eisen. Zo simpel ligt het.” Bij regulier aanbesteden is er veelal geen direct contact met een directie. Dat is wel cruciaal als je strategisch wilt sparren over de economische levensduur van een pand. Hoe kom je met resultaatgericht samenwerken binnen op een hoger hiërarchisch niveau? “Als buitenstaander nam ik dit bedrijf enkele jaren geleden over. De vorige directie heeft me kennis laten maken met onze opdrachtgevers. Omdat ik in mijn vorige werkbare leven in diverse directiefuncties heb gewerkt bij een Zweedse multinational, kan ik snel schakelen en sparren met zowel onze reguliere contactpersonen als directies en Raden van Bestuur. Als ik niet op directieniveau kan sparren, dan zou ik resultaatgericht samenwerken bespreekbaar maken met de reguliere contactpersoon. Om samen op een hogere trede in de hiërarchie af te stappen.” Is er volgens u een grote markt voor resultaatgericht samenwerken? “Dat wisselt nogal. Ik gaf eerder al enkele opdrachtgevers aan die met ons resultaatgericht willen samenwerken. Daarnaast heb je bijvoorbeeld corporaties die wel willen, maar tegen een financiële drempel aanhikken. In aanvang ben je wat meer onderhoudsgeld kwijt. Je moet dan wel over de middelen beschikken, ook al onderken je dat resultaatgericht samenwerken op termijn beter en goed koper uitpakt. En er zijn corporaties die domweg niets willen weten van resultaat gericht samenwerken. Omdat het op de korte termijn prijstechnisch interessant is om bij reguliere aanbesteden aan te sturen op de laagste prijs. Uiteindelijk kan op basis van de berekening van de netto contante waarde worden aangetoond dat dit niet het geval is. Ook de geleverde kwaliteit kan afwijken bij ouderwets aanbesteden.” Een projectgroep, waarin ook de bedrijfsleider, een mvo-man en twee calculatoren/werkvoorbereiders zitten, bereidt de omslag bij de werkvloer voor richting resultaatgericht samenwerken
OnderhoudNL MAGAZINE
|
nummer 10-2013
|
29
Hoe probeert u opdrachtgevers warm te maken voor resultaatgericht samenwerken? “Door opdrachtgevers bijvoorbeeld uit te nodigen voor het Opdrachtgeverssymposium van OnderhoudNL van eind maart in ‘De Doelen’ te Rotterdam. Dat was – samen met de publicatie van de nieuwe ‘Leidraad Resultaatgericht Samenwerken’ – een prachtige aanleiding om met hen in gesprek te komen over de voordelen van resultaatgericht samenwerken. Dat leverde me vervolggesprekken op. Via een speciale presentatie wijs ik mijn opdrachtgevers dan op de onmiskenbare voordelen van resultaatgericht samenwerken: tegenover lagere kosten staat meer kwaliteit en meer bewonerstevredenheid. Binnen twee maanden overstag gaan zit er niet bij. Het kost je toch snel minimaal een jaar.”
Het VGO-keur halen in een notendop Wie lid wordt van OnderhoudNL Totaal moet binnen één jaar het VGO-keur halen Het wordt aangeraden om een externe adviseur in de arm te nemen bij dit traject Eerst wordt er bij het bedrijf een nulmeting gehouden door een externe partij De ijkingspunten zijn de graad van organisatie, kennis en financiële stabiliteit Per onderdeel moet de score minimaal 60 punten zijn op een totaal van 100 punten Er moeten minimaal drie pilotprojecten resultaatgericht samenwerken zijn geweest Tot slot verzorgt KIWA een onafhankelijke audit en verleent dan het VGO-keur Het VGO-keur is drie jaar geldig: daarna volgt opnieuw een audit bij het bedrijf
•
•
•
•
•
•
•
•
Kijk voor alle details op de website www.vgo-keur.nl
30
|
OnderhoudNL MAGAZINE
|
nummer 10-2013
Voor het behalen van het VGO-keur moet je minimaal drie pilots qua resultaatgericht samenwerken hebben gedraaid met opdrachtgevers. Gaat dat lukken? “We zitten wel op schema. We hebben al projecten met resultaatgericht samenwerken met wat corporaties en de Rijksgebouwendienst. Verder zijn we nog met een opdracht gever in gesprek die de intentie heeft uitgesproken om met ons bedrijf een pilot te gaan draaien met resultaatgericht samenwerken. Het gaat dan om de renovatie van honderd woningen, waarbij tegelijkertijd energiebesparende maat regelen worden uitgevoerd om een beter energielabel te halen. In dit geval gaat het ook om een klant met wie we al een langdurige relatie hebben opgebouwd. Hoe langer je een klant kent, hoe meer vertrouwen er is. Hoe meer vertrouwen er is, n des te groter de kans op resultaatgericht samenwerken.”
Ondersteuning bij resultaatgericht samenwerken € 600,- korting voor een nulmeting Leden van OnderhoudNL Vastgoed en OnderhoudNL Totaal krijgen € 600,- korting – waarmee veelal alle kosten zijn gedekt – voor het laten uitvoeren van een nulmeting om het VGO-keur te behalen. Mits daarbij gekozen wordt voor één van de volgende externe adviseurs: BPO axsys (Kees Keizer), AdmiKeur (Dirk Norbruis), PGAB (Egbert Kunst), TNO (Dick Keus) of KIWA (meerdere adviseurs). € 25,- korting op aanschaf van leidraad De werkwijze van resultaatgericht samenwerken is voor zowel opdrachtgevers als onderhoudsbedrijven vastgelegd in het boekwerk ‘Leidraad Resultaatgericht Samenwerken bij Investeren en Onderhoud’. Leden van OnderhoudNL krijgen 20 procent korting op de aanschafprijs van € 125,- als u uw lidnummer aangeeft bij de bestelling via de website www.sbrcurnet.nl. Filmpje en Powerpoint-presentatie OnderhoudNL heeft een video gemaakt van zo’n negen minuten over de werkwijze van resultaatgericht samenwerken. Tevens kunt u gebruik maken van een PowerPoint-presentatie om opdrachtgevers kennis te laten maken met resultaatgericht samenwerken. De video en presentatie kunt u zien en downloaden op onze website via het ledengedeelte van de sectoren Totaal en/of Vastgoed. Klik dan in het blok ‘producten’ op ‘Leidraad Resultaatgericht Samenwerken’. Speciale trainingen bij Savantis Op initiatief van OnderhoudNL zijn er drie trainingen ontwikkeld om uw kennis op het gebied van resultaatgericht samenwerken te vergroten. Er is een training voor directies en management, een training voor het middenkader én een training voor de projectuitvoering. Voor meer informatie, zoals de aanvangsdata en de kosten, kunt u terecht op de website van Savantis (www.savantis.nl).