EL PRE-DISEÑO en

Para la creación de un proyecto es preciso alinear un conjunto de actividades relacionadas entre sí que persiguen un objetivo en común, aunque cada proyecto sea único, todos suelen estar formados por fases y etapas, unos requisitos, unas tareas específicas, un equipo de trabajo concreto y un periodo de ejecución determinado.

En la etapa de Pre-Diseño se definen las actividades o acciones con las que podemos llegar a cumplirlo, encontrar la mejor ruta de trabajo, definiendo los procesos, tipos de herramientas a implementar, estrategias de comunicación / análisis, definiendo tiempos y algo muy importante, definiendo los recursos tanto humanos como de inversión que contribuirán al logro de la meta, estableciendo todo el alcance desde un punto esquemático hasta el desarrollo del proyecto ejecutivo.

Una buena etapa de Pre-Diseño ayudará al cliente a decidir si puede seguir adelante con el proyecto de construcción, dependiendo si el costo, alcance, procesos y el tiempo están alineados al modelo de negocio y así evitar sorpresas desagradables en el transcurso de las siguientes etapas del proyecto.

Es en este momento se establece qué es lo que se obtendrá de ese proyecto mediante la redacción de una propuesta en la que se manifiestan objetivos, alcance, calidad, tiempo, riesgos, etc.

Además se designa al equipo definir las actividades que serán llevadas a cabo por cada integrante, de igual manera, se establece una relación con el cliente para fomentar un vínculo entre ambas partes y crear un mejor entendimiento sobre qué se hará y se espera del proyecto.

También se establecen los procedimientos de gestión, la línea de comunicación y los medios de comunicación, tareas específicas, roles, facturación, etc…

Mediante juntas de seguimiento con cliente y el equipo de trabajo se establecen las prioridades de las actividades que tienen unas sobre las otras, los recursos necesarios para llevarlas a cabo y los tiempos esperados para cada una de las tareas. Ya dividiendo el proyecto en actividades y cada una de ellas en tareas. Este proceso se conoce como desglose de trabajo, que es descomponer el proyecto en partes más pequeñas y fáciles de manejar, donde el último nivel es denominado “paquete de trabajo”. Desde luego, en el desglose de trabajo, cada actividad debe estar orientada hacia los entregables del proyecto.

Durante esta fase se determinan las normas, los procedimientos del proyecto, se especifica en qué condiciones se producirán y aprobarán los entregables.

Como parte final se identifican y evalúan los riesgos, creando el plan correspondiente a partir de la identificación de fuentes potenciales, sus consecuencias.

Además de generar un presupuesto preliminar, debe considerarse que durante el desarrollo surgirán imprevistos que inevitablemente crearán modificaciones en los planes iniciales, así que el equipo directivo debe ser flexible y reconocer la oportunidad detrás de cada evento, por esto mismo es muy importante la comunicación en esta fase, ya que podría ser necesario tomar decisiones rápidas en caso de que surja un imprevisto y que el proyecto se desvíe de su objetivo inicial.

Herramientas principales en la etapa del Pre-Diseño

1. Cliente

• Expectativas de involucrados clave

• Matriz de toma de decisiones

3. Abastecimientos

• Búsqueda de empresas especializadas

• Especificaciones de Diseño

• Declaración de alcance

• Programa de fechas clave

5. Costo

• Estimado de costos paramétricos

• Benchmark del proyecto

7. Riesgo

• Matriz de riesgos

9. Sustentabilidad

• Bases del diseño sustentable

11. Comunicación

• Matriz de comunicación

• Reportes semanales y mensuales

• Considerar que dentro del alcance estén definidos los parámetros necesarios

12. Recursos Humanos

• Matriz de roles y funciones

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13. Integración

• One page plan del proyecto