3. A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása 3.1. Létszámgazdálkodás és munkakörök Az utolsó nagy témakör a személyi feltételek megteremtésének körülményeit hivatott bemutatni. Minden vállalkozásnak meg kell terveznie a létszámigényét, kivéve, ha a vállalkozó önmagán kívül nem akar más személyt foglalkoztatni. De még az egyszemélyes vállalkozásnak is tisztában kell lennie a munkaviszonyhoz, a munkavégzéshez kapcsolódó szabályokkal, hiszen egyszerre lehet munkáltató és saját maga alkalmazottja. A személyi feltételekkel kapcsolatosan felmerülő legfontosabb feladatok között szerepel a létszámtervezés, -elemzés, a szükséges létszám toborzása, kiválasztása, a munkaviszonnyal és foglalkoztatással kapcsolatos feladatok ellátása, a bérgazdálkodás; valamint a létszám hatékonyságának vizsgálata, a hatékonyság növelése. Mindezeket együttesen létszámgazdálkodásnak nevezzük. A létszámgazdálkodás a feladatok ellátásához szükséges létszám biztosítása, foglalkoztatása és az ehhez kapcsolódó tevékenységek összessége. A nagyvállalatoknál a létszámgazdálkodással külön részleg foglalkozik: HR (Human Resources), magyarul emberi erőforrás részleg, és Magyarországon is egyre fejlettebb a HR szakemberképzés. Nézzük meg, hogyan alakul a munkavállalókkal kapcsolatos munka a cégméret szerint! Amióta vállalkozások léteznek, szükséges dolgozók foglalkoztatása, az ehhez kapcsolódó adminisztráció elvégzése. Ez kisvállalkozásoknál a cégvezetők feladata. Eldöntik, mennyi emberre van szükség, kiválasztják a szerintük megfelelőt, és alkalmazzák az éppen érvényes szabályozók szerint. A következő lépcső a személyzeti adminisztráció kialakítása. Továbbra is a vezetés kezében van a döntés, de a kapcsolódó adminisztrációt külön személy vagy személyek végzik.
190
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása
A nagyvállalatok megjelenésével szükségessé vált a személyzeti munka külön osztályba szerveződése. A személyzeti osztály, illetve (kisebb vállalatoknál) a személyzeti vezető feladata már nem merül ki az adminisztrációban. A személyzeti vezető részt vesz a munkaerő kiválasztásában, felvételében, és irányítja az ehhez kapcsolódó adminisztrációs munkát. A dolgozókra vonatkozó döntéseket a személyzeti vezető és a cégvezetés együttesen hozza meg. Ennél magasabb szint a HRM (Human Resources Management), melynek magyar megfelelője az emberi erőforrás menedzsment. Itt már a személyzeti munkához kapcsolódó döntések mindegyike az emberi erőforrás menedzsment vezetésének kezében van. De ennél fontosabb előrelépés, hogy a cégvezetés a munkaerőt nem csupán költségtényezőnek tekinti, hanem fontos vállalati erőforrásnak, a hatékonyság egyik alapvető kulcsának. Ezért az emberi erőforrás menedzsment feladata és hatásköre nem merül ki az eddigi hagyományosnak tekinthető személyzeti munkában. A vezetőnek ismernie kell a vállalat tevékenységét, felépítését, a hatékonyság fokozásának személyi lehetőségeit, és ezeket integrálnia, alkalmaznia kell a vállalat egészére. A legmodernebb szakmai felfogás szerint létezik Stratégiai Emberi Erőforrás Menedzsment, aminek lényege a hoszszú távú, azaz stratégiai tervezés és a vállalaton belüli szervezetek közötti összhang megteremtése. A létszámgazdálkodás területeit a következőképpen rendszerezhetjük: Gazdálkodási feladatok – A létszámigény meghatározása, létszámterv, munkakörök meghatározása – A létszám hatékonyságának elemzése – Bérgazdálkodási feladatok Foglalkoztatási feladatok – Toborzás, interjú, a megfelelő személy kiválasztása – Munkaerő-felvétel, munkaszerződés megkötése, munkaköri leírás elkészítése – A munkavégzés szabályszerű megszervezése – A munkaszerződés módosítása, munkaviszony megszűnése – A munkaviszonyhoz kapcsolódó nyilvántartási, bejelentési kötelezettségek A következőkben ezeket a feladatokat vesszük sorra, de nem a fenti sorrendben, hanem úgy, ahogyan a vállalkozásoknál sorra kerülnek.
Létszámgazdálkodás és munkakörök
A létszámigény meghatározása Létszámtervet minden szervezet készít, van, aki formálisan, van, aki informálisan.
A munkaerő-tervezés fő célja a megfelelő számú és összetételű munkaerő biztosítása a megfelelő munkakörbe, a kellő időre.
A munkaerő különleges áru, ami egy sajátos piacon jelenik meg. Ez a munkapiac, a potenciális munkaerő-kereslet és -kínálat találkozásának színhelye. A keresletet a vállalatok képviselik, akik a működésük során foglalkoztatják a munkaerőt, a kínálatot pedig a háztartások adják, akik munkaerejükért megfelelő jövedelmet várnak. A vállalkozás gazdálkodását jelentősen befolyásolja, hogy milyen munkakörökben hány főt alkalmaznak, és az alkalmazottak milyen végzettséggel, szakmai tapasztalattal rendelkeznek. Ezért ezeket a sarokpontokat nagyon körültekintően kell meghatározni.
Hány emberre van szükségünk? A tervezés első lépése a munkaerőigény (kereslet) előrejelzése. Az alkalmazottak iránti jövőbeli kereslet részben a termékek, szolgáltatások iránti keresleti becslésen, részben a szervezet pénzügyi teljesítménycéljain (bevétel, profit) alapul. Egy kereskedelmi vállalkozás indításakor és a működése során szükséges létszámot elsősorban a cég nagysága alapján határozzuk meg. Ha több telephelyet vagy üzletet működtetünk, több emberre van szükségünk. De nem csupán a hálózatban működő egységek száma lényeges, hanem a hálózat minősége is, például az, mekkorák ezek az egységek, és milyen messze helyezkednek el egymástól. Az egy kereskedelmi egységen belüli alkalmazottak száma az egység nagyságától, berendezésétől függ. Fontos a kereskedelmi egységek árbevétele is. A nagyobb árbevétel – amennyiben az értékesítés volumenéből adódik – nagyobb létszámot von maga után. Azonban az üzlet forgalomnövelése nem feltétlenül igényel létszámnövelést. Az árbevételt növelheti például a hatékonyság javulása vagy a megfelelően előkészített áremelés is.
191
192
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása
A következő lényeges szempont a döntés során a választott tevékenységi kör. Vannak olyan tevékenységek, amelyeknek magas a munkaerőigénye, és vannak kevésbé élőmunka-igényes területek. Azt már tudjuk, hogy a kereskedelem nem gépesíthető teljes mértékben, a boltban szükség van személyes közreműködésre. De a kereskedelmen belül is eltérő az egyes területek létszámigénye. A három belkereskedelmi alágazat közül a közúti gépjármű- és üzemanyag-kereskedelem igényli legkevésbé az élőmunkát, majd a nagykereskedelem, a leginkább létszámigényes a kiskereskedelem. Ha a kiskereskedelmet tovább bontjuk, érdemes különválasztani a bolti és bolt nélküli értékesítési formákat. A bolt nélküli kereskedelemből az automata értékesítés kívánja a legkisebb létszámot, gyakorlatilag csak az automata feltöltéséhez, karbantartásához szükséges emberi beavatkozást. Alacsony létszámigényű a csomagküldő kereskedelem is, a vevő a cég kiadványából vagy az internetről tájékozódik, levélben, telefonon vagy interneten rendel, így csupán a raktárkészlet kezeléséhez, a rendelés teljesítéséhez kell munkaerőt alkalmazni. A mozgóárusítás hasonlóan működik, mint a bolti hagyományos értékesítés, csak nem üzlethelyiségben, és kisebb területen zajlik. Speciális az üzletkötővel történő értékesítés. Az üzletkötő minden vevővel személyesen tárgyal, tehát ez a forma létszámigényes. A bolti kiskereskedelmet tekintsük át értékesítési mód szerint! Legkevesebb dolgozót a minta utáni értékesítés igényel. A vevő a mintaboltban önállóan tud válogatni, de kérheti is az eladó segítségét. Tehát a mintaboltban nem kell sok dolgozó. A raktárban dolgozók árutárolási, árukiadási feladatokat látnak el. Az önkiszolgáló értékesítés során a vevő önállóan válogat az üzletben, önállóan dönt a vásárlásról, csak igény szerint kér segítséget az eladótól. A személyzet kompetenciája, hogy a vevő igénye szerint kapjon segítséget. Az önkiválasztó értékesítési mód jellemzője, hogy a vevő önállóan válogat, de a döntése után szüksége van az eladó segítségére az áru megvételéhez. Ilyen például a virágbolt, vagy egy cipőbolt, ahol a pár cipő egyik fele, illetve egy-egy fazonból csak egy-egy pár kerül kihelyezésre. Ezért az értékesítésben több eladóra van szükség, mint az önkiszolgáló értékesítésnél. A hagyományos értékesítési mód igényli a legtöbb ember foglalkoztatását, hiszen a vevő az értékesítési folyamat egészében személyes kapcsolatban áll az eladóval. A létszámigényt befolyásolja az üzletben forgalmazott cikkek munkaigényessége is. A munkaigényesség függ az áru természetes tulajdonságaitól, mert eszerint kell az árukezelési, értékesítési feladatokat ellátni. Például a nagy terjedelmű
Létszámgazdálkodás és munkakörök
áruk mozgatása nehezebb, a romlandó árukat válogatni kell. Az is befolyásolja a munkaigényességet, hogy az értékesítés során mennyire szükséges az eladó közreműködése. A munkaigényességet a kereskedelemben nem az adott termék értékesítéséhez szükséges munkamennyiséggel mérjük, hanem a forgalom értékéhez kapcsoljuk.
A munkaigényesség megmutatja, hogy egységnyi forgalom eléréséhez mekkora munkaráfordítás szükséges.
A kereskedőnek nemcsak az a lényeg, hogy egy terméket mekkora munkaráfordítással értékesít, hanem az, hogy ezzel mekkora bevételre tesz szert. A karórák értékesítésekor az egyes típusok között nincs jelentős eltérés munka tekintetében. A munkaigényesség azonban már eltérő, mert egy márkás óra kerülhet 50-100 ezer forintba, míg egy egyszerűbb néhány ezer forintért megvehető. A márkás óra kevésbé munkaigényes, mert például a 100 ezres forgalom eléréséhez kevesebb munka szükséges, mint az olcsóbb terméknél. Megállapíthatjuk tehát, hogy a munkaigényesség nagymértékben függ az áruk egyedi értékétől.
Munkaigényes
Kevésbé munkaigényes
A létszámigényt befolyásoló tényezők közül fontos megemlíteni a bolt technikai felszereltségét. Minél korszerűbb egy bolt, annál kevesebb emberre van szükség ugyanakkora forgalom lebonyolításához. Az árumozgató eszközök, a szeletelőgép, a kódleolvasó, a korszerű csomagolóval kombinált mérleg és más eszközök gyorsítják az áruforgalmi folyamatot, ezáltal növelik a hatékonyságot. Az optimális létszám meghatározásához döntenünk kell a nyitvatartási időről is. Élelmiszerüzleteknél, szuper- és hipermarketeknél a hosszabb nyitvatartás miatt két műszakot alkalmaznak, így minden munkaterületre két embert kell foglalkoztatni. Az éjjel-nappal nyitva tartó üzleteknél lehetséges három műszakos munkarend kialakítása.
193
194
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása
Csökkentheti a létszámigényt, ha megfelelő a munkaszervezés. Érdemes az egyes munkafolyamatokat tudatosan megtervezni. Az áruszállítást, előkészítést végezhetjük a nyitvatartási időn vagy csúcsidőn kívül. Csúcsidőre alkalmazhatunk részmunkaidős dolgozókat. Nagyobb üzletekben lehetőleg szakosodjanak a dolgozók az egyes munkaterületekre, munkafázisokra. Ha begyakorolják az adott munkafolyamatot, ha megismerik a rájuk bízott részleg sajátosságait, hatékonyabbá válik a munkavégzésük. A dolgozók szakképzettsége, felkészültsége is befolyásolja, hogy mekkora létszámot kell foglalkoztatnunk. A szakképzett dolgozó hatékonyabb, rövidebb betanítási idő után képes elvégezni a rábízott munkát, a szakterület ismerete miatt elvárható tőle az önálló munkavégzés. Aki hosszú távon akar a piacon maradni és jó kereskedőként kíván tevékenykedni, annak megéri a szakképzett munkaerő foglalkoztatása.
Az üzletünk délelőtt 10-től este 6-ig lesz nyitva, így nem kell két műszakot alkalmazni. Induláskor vegyünk fel két főt, aki rendelkezik szakmai végzettséggel a gyermekfelügyelet terén és egy főt, aki kereskedelmi végzettségű. Mi is részt veszünk a munkában. A játékok értékesítése és a speciális szolgáltatás minimum négy embert igényel. Rögtön a nyitás után kezdődhet az átképzés. A gyerekfelügyelők végezzenek el egy bolti eladói tanfolyamot, a kereskedő pedig egy gyermekfelügyelőit. Ezzel elérhetjük, hogy mindenki minden területet el tud látni. Ideális esetben már induláskor ilyen alkalmazottakat kereshetünk.
Létszámgazdálkodás és munkakörök
A létszám összetétele A létszám tervezésekor nem elegendő a dolgozók számának meghatározása. Legalább ilyen fontos eldönteni azt, hogy ki milyen munkakörbe kerüljön, milyen szakképzettséggel, tapasztalattal és egyéb tulajdonságokkal rendelkezzen. A szükséges feltételeket az alapján határozzuk meg, hogy milyen tevékenységeket kell ellátni a vállalkozáson belül. A létszámot és annak belső arányait különböző szempontok szerint határozhatjuk meg. Egyik lehetséges csoportosítási mód a végzett munka jellege szerinti bontás. Ekkor megkülönböztetünk fizikai, vagy szellemi munkát végzőket és vezető állásúakat. A kereskedelemben az eladók, raktári dolgozók és a tevékenységet más módon kiszolgálók fizikai állományba tartoznak. Szellemi munkakörnek számít például a bérszámfejtő, az elemző közgazdász, a marketingmunkatárs. A vezető állású alkalmazottak lehetnek középvezetők, mint az áruházi osztályvezető, részlegvezető és felsővezetők, mint az ügyvezető igazgató, gazdasági vezető vagy pénzügyi vezető.
A dolgozókat besorolhatjuk szakképzettségük alapján is. A szakképzett dolgozók tanulmányaik és szakmai tudásuk alapján hatékonyabban képesek ellátni munkájukat, ezért is érdemes mindig a szakképzett munkaerő mellett dönteni. Még akkor is igaz a fenti megállapítás, ha tudjuk, hogy a szakképzett munkaerő magasabb bért kap. Ez a többletköltség bőven megtérül a hatékonyság és a magas színvonalú munka többlethozamával. A szakképzetlen munkaerő betanítása sokkal hosszadalmasabb, munkája jellemzően kevésbé gyors és szakszerű, mintha szakképzett alkalmazott végezné. Ezért is mondhatjuk, hogy hosszú távon „olcsóbb” a szakképzett munkaerő. A következő táblázatban 1998-tól láthatjuk a munkavállalók iskolai végzettségét. A táblázatot elemezve kitűnik, hogy évről évre többen kapcsolódnak be a
195
196
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása
felsőoktatásba és szereznek diplomát. Egyre csökken a 8 osztályt vagy kevesebbet végzettek száma. A szakiskolák és szakközépiskolák változatlan, vagy kissé növekvő népszerűségnek örvendenek. A munkavállalók iskolai végzettség szerinti megoszlása (ezer fő, forrás: KSH) Szakiskola és szakGimnázium munkásképző
Év
8 ált. iskolánál kevesebb
Általános iskola 8. osztálya
1998
29,4
772,6
1129,5
423,9
737,9
355,7
246,6
3695,6
1999
33,1
676,6
1215,1
309,2
947,1
383,3
244,9
3809,3
2000
27,0
644,9
1246,0
332,6
940,1
389,9
275,7
3856,2
2001
26,3
639,9
1277,3
329,5
927,9
397,6
269,8
3868,3
2002
20,3
612,9
1290,4
329,0
935,7
416,7
265,6
3870,6
2003
18,1
574,6
1262,9
345,4
978,4
443,5
299,0
3921,9
2004
14,9
544,8
1220,8
334,8
974,4
478,0
332,7
3900,4
2005
13,2
537,1
1223,9
342,6
956,7
492,5
335,5
3901,5
2006
13,2
506,0
1243,2
348,4
976,7
511,8
330,8
3930,1
Egyéb érettségi
Főiskola
Egyetem
Összesen
A cég tevékenységében közreműködőket foglalkoztatási forma szerint is feloszthatjuk. A vállalkozásban munkát végezhetünk tulajdonosként, segítő családtagként, alkalmazottként vagy egyéb, nem tipikus foglalkoztatási formában.
Létszámgazdálkodás és munkakörök
A tulajdonos közreműködése az egyéni vállalkozónak, a bt. beltagnak és a kkt. tagjának kötelessége, de más vállalkozási típusoknál is találkozhatunk úgynevezett önfoglalkoztatással. Szintén a kisvállalkozásokra jellemző a segítő családtag bevonása a tevékenység végzésébe. A leggyakoribb foglalkoztatási mód mégis az alkalmazotti jogviszony keretében történő munkavégzés, ahol a munkavállaló és a munkáltató jogviszonyát munkaszerződésben szabályozzák. A nem tipikus (atipikus) foglalkoztatás legismertebb területei a bedolgozói jogviszony, az alkalmi munkavállalás, a részmunkaidős foglalkoztatás, az önfoglalkoztatás, a munkaerő-kölcsönzés vagy az ösztöndíjas foglalkoztatás. A bedolgozó a munkáját általában otthon, önállóan végzi. A foglalkoztató biztosítja a munkához szükséges alapanyagokat, segédeszközöket, és ő szabja meg, milyen és mennyi terméket kell előállítani. Az anyagok és termékek szállítását is rendszerint a megbízó szervezi. A munkához szükséges gép egyes esetekben a megbízó, máskor a bedolgozó tulajdonában van. A bedolgozás modernebb változata a távmunka, amit az Európai Unió is támogat. A Szociális és Munkaügyi Minisztérium honlapján lévő meghatározás szerint a távmunka személyi számítógépen végzett olyan szellemi tevékenység, amelyben a munkavállaló otthon, vagy egy közelébe kihelyezett munkahelyen (például teleházakban vagy telecenterekben), önállóan old meg feladatokat a távolban lévő munkáltató megbízásából. Munkája eredményét (amely valamilyen elektronikus formában továbbítható dokumentum) valamilyen távközlési módszerrel (interneten, intraneten, e-mailen vagy valamilyen elektronikus levelezőrendszeren) továbbítja, s többnyire a feladatokat is ugyanígy kapja. Munkáltatójával, főnökével és munkatársaival így elsősorban elektronikus úton tartja a kapcsolatot. Személyes megjelenésére a munkáltató központjában csak esetenként van szükség. Az alkalmi munkavállalás alkalmi munkavállalói könyvbe történő bejegyzéssel lehetséges. A foglalkoztatási idő felső határa ugyanannál a munkavállalónál öt egymást követő naptári nap, egy hónapon belül tizenöt naptári nap, egy éven belül kilencven naptári nap, több munkáltatónál sem lehet több a naptári évben összesen százhúsz naptári napnál. A részmunkaidős foglalkoztatás lényege, hogy az alkalmazott nem napi 8 órában dolgozik, hanem kevesebben. Jellemző a hat- vagy négyórás munkaidőben történő foglalkoztatás. Ez főként azoknak a munkavállalóknak előnyös, akik családi vagy egyéb okból nem tudnak, esetleg nem akarnak teljes munkaidőben
197
198
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása
elhelyezkedni. Előnyös megoldás a részmunkaidő a kisgyerekes anyukáknak, mert így több idejük marad a gyerekre, illetve a családra. Az Európai Unióban a részmunkaidős foglalkoztatás jóval elterjedtebb, mint Magyarországon. 2002-ben az EU 15 tagállamában a foglalkoztatottak 18 százaléka dolgozott részmunkaidőben, Magyarországon ugyanez az arány 2,9 százalék volt. A részmunkaidős foglalkoztatás gyakoribb a nők körében: az EU átlagában a női munkavállalók harmada dolgozik részmunkaidőben, de Hollandiában például ez az arány 72 százalék. A munkaerő-kölcsönzés lényege, hogy a munkavállaló a kölcsönző céggel áll jogviszonyban, de a tényleges munkavégzés a kölcsönbe vevő telephelyén, üzletében történik. A munkaerő-kölcsönzés kereteit a kölcsönbe adó és a kölcsönbe vevő szerződésben szabályozza a Munka Törvénykönyve és egyéb vonatkozó jogszabályok figyelembevételével. Speciális terület az ösztöndíjas foglalkoztatás. A gyakorlati ismeretekkel nem rendelkező, foglalkoztatási jogviszonyban még nem állt pályakezdő a szükséges gyakorlat megszerzése céljából létesíthet ilyen jogviszonyt a felsőfokú végzettség megszerzését követően egy alkalommal legalább 9 hónapig, legfeljebb 1 évig terjedő határozott időre. Az ösztöndíjas foglalkoztatott önálló munkakör ellátásával nem bízható meg, csak olyan feladatokat láthat el, amelyek a munkatapasztalatszerzést szolgálják, s amelyek közvetlenül kapcsolódnak az egyéni programjában foglaltakhoz. A foglalkoztatási ösztöndíj mértéke havonta nem lehet kevesebb a mindenkori legkisebb munkabérnél. Minden vállalkozásnak jelentési kötelezettsége van a Központi Statisztikai Hivatal felé a foglalkoztatási adatokról. A KSH a jelentés megkönnyítésére közzéteszi a besorolási szempontokat az egyes statisztikai csoportokba. Eszerint az állományi létszám az intézményi statisztika létszám-megfigyelési körébe tartozó létszám. Idetartoznak a munkavégzésre irányuló jogviszonyban állók, vagyis a munkaviszonyban közalkalmazotti, közszolgálati, hivatásos szolgálati, bedolgozói vagy megbízásos jogviszonyban állók, a társas vállalkozásoknál munkaviszonyban álló tagok, valamint az egyéni vállalkozó és nem fizetett segítő családtagjai. Az állományon kívüli létszám az a létszám, amely nem tartozik a létszámmegfigyelés körébe. Például a gazdasági társaság azon tagja, aki személyesen nem vesz részt a vállalkozás tevékenységében, vagy egyszeri, eseti megbízási szerződéssel végez munkát.
Létszámgazdálkodás és munkakörök
A megfigyelt létszámot az alábbiak szerint csoportosíthatjuk:
Forrás: KSH
A munkaidő hossza szerint megkülönböztethetünk teljes munkaidőben foglalkoztatottakat és nem teljes munkaidőben foglalkoztatottakat. A kereskedelemben dolgozókat érdemes még nem és kor szerint is megvizsgálni. Nem kell komoly felméréseket végezni, hogy lássuk, a kereskedelemben az átlagéletkor alacsony, vagyis sok fiatal dolgozik az üzletekben. Ez jó azért, mert így az ágazat dinamikusabb, rugalmasabb, nagyobb a lehetőség a kreatív ötletekre, és a fiatalok munkabírása kedvező. De nem szabad elfelejteni az elmélyült szaktudásban és a tapasztalatban rejlő tartalékokat. Az idősebbek rutinosak, éppen ezért általában hatékonyabbak is. A nemek szerinti megoszlás már komolyabb gondot jelenthet, hiszen mondhatjuk, hogy a kereskedelmi pálya is elnőiesedett, jóval kevesebb férfi dolgozik az üzletekben,
199
200
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása
mint nő. A férfi munkaerő főként a nehéz áruk mozgatásában és a vas-műszaki cikkek értékesítésében fontos. Ráadásul a kereskedelem munkabeosztása olyan, ami nem kedvező a háziasszonyok és családanyák otthoni időbeosztásában sem.
A Kismackó Játékboltban kizárólag szakképzett alkalmazottakat foglalkoztatunk, mind a gyermekfelügyelet, mind az értékesítés terén. Egyelőre nem tervezünk részmunkaidős foglalkoztatást, mindenkit főállásban, teljes munkaidőben alkalmazunk. A jelentkező neme kevésbé fontos, de a nők általában könnyebben vállalnak gyermekekkel kapcsolatos munkát, és gyermekfelügyelőből is kevés férfi lehet. Ezért várhatóan nőket veszünk fel. A kort nem érdemes előre behatárolni. A pályakezdő a lelkesedése és a kora miatt alkalmas a gyerekekkel való kapcsolat könnyebb kiépítésére és a játékok értékesítésére, az idősebbek mind a kereskedelem, mind a gyerekekkel való foglalkozás terén szerzett tapasztalatukkal tehetik hatékonyabbá és gördülékenyebbé az üzlet működését.
Munkakörök meghatározása A létszám különböző szempontok szerinti csoportosítása után meg kell határoznunk, hogy a vállalkozásokban milyen munkaköröket kívánunk kialakítani.
A munkakör a szervezeti struktúra alapegysége. Szűkebb értelmezésben azon feladatok összességét jelenti, amelyeket egy embernek kell elvégeznie. Tágabb értelemben a szervezet azon szabályozási egysége, amelyhez hozzárendeljük a feladatot, a munkavégzés helyét, a munkavégzés rendjét, kapcsolatait és a felelősségi kört is.
Az adott munkakört ellátó személynek tisztában kell lennie azzal, mit várnak el tőle, és milyen jogai, kötelezettségei vannak a munkájával kapcsolatban. Tisztázni kell az egyes munkakörök kapcsolatát, az alá-, fölé- és mellérendelési viszonyokat, a munkakörhöz tartozó feladat- és hatásköri jellemzőket; jogokat és kötelezettségeket. A feltételeket, jogokat és kötelezettségeket munkaköri leírásban kell rögzíteni.
Létszámgazdálkodás és munkakörök
A munkaköri leírás a szervezetekben a munkakörök elemzésén alapuló, egységes, tömör formátumú dokumentum, amely a munkakörre vonatkozó lényeges elemeket határozza meg.
A munkaköri leírás legfontosabb elemei: Az elvégzendő munka azonosításához szükséges információk. Ebbe beletartozik a munkakör elnevezése, a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye, a közvetlen felettes, munkaköri és fizetési státus, a munkavégzés helyszíne (telephely, üzlet, osztály, részleg), körülményei. A tartalmi elemek közül a legfontosabb egy rövid összegzés a munkakör legáltalánosabb funkciójáról, céljairól, a fő feladatokról. Rögzíteni kell a felelősségek, a vonatkozó hatáskörök rendszerét. Meg kell határozni a más munkakörökkel meglévő kapcsolatokat, azt, hogy miről, hogyan, kitől, mikor, milyen formában (szóban vagy írásban) kap, illetve ad információt az adott munkakörben dolgozó. Ki kell dolgozni a munkakörhöz kapcsolódó követelményprofilt. Rögzíteni kell a munkakör betöltéséhez szükséges tudást (végzettség, tapasztalat), képességeket, készségeket, a szükséges gyakorlatot, kompetenciákat és a technikai feltételrendszert (például számítógép-kezelés, szövegszerkesztő, táblázatkezelő, internet ismerete). A munkaköri leírás mellett érdemes elkészíteni egy egzakt mérési, ellenőrzési rendszert, amelyben egyértelműek az elvárások és a teljesítményszintek. Példa egy munkaköri leírás felépítésére: Cég neve: Munkaköri leírás: Részleg/osztály Hely Beosztás Felettes Szint/fokozat
Beosztás Munkakör típusa Részmunkaidős ________ óra / hét
Teljes munkaidős megbízásos/alkalmi munkavállaló
201
202
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása Általános leírás Feladat, munkavégzés: Ellenőrzési feladatok: Karbantartási munkálatok: Jelentések, igénybejelentések: Tájékoztatás felettesek felé: Tájékoztatás beosztottak felé:
Munkahelyi tapasztalatra vonatkozó követelmények
Iskolai végzettségre vonatkozó követelmények
Átnézte
Beosztás
Jóváhagyó
Beosztás
Feladás dátuma Alkalmazás dátuma
Minden munkakör más módon és eltérő mértékben járul hozzá a szervezet céljainak eléréséhez. Ezért a munkaköri leírás elkészítését meg kell előznie egy komoly előkészítő munkának, a munkakörelemzésnek.
A munkakörelemzés a munkakörök tanulmányozásából, az azokra vonatkozó adatok gyűjtéséből, valamint a munkakörök leírásához és követelményeinek meghatározásához szükséges véleményalkotásból álló, rendszerezett folyamat.
A munkakörelemzés segít a munkakörök tartalmának világos meghatározásában, a szükséges képességek, a pozíció felelőssége és a teljesítménykövetelmények tekintetében. A munkakörelemzés során a szakemberek összegyűjtik az információkat a jellemző feladatokról, résztevékenységekről. Megvizsgálják a feladatok, résztevékenységek gyakoriságát, nehézségi fokát, kapcsolatát más munkakörökkel, a hozzá
Létszámgazdálkodás és munkakörök
tartozó felelősségeket és munkakörülményeket. A munkakörelemzés alapján nemcsak a munkaköri leírást készíthetjük el, hanem a munkakör-értékelést is. Az értékelés meghatározza, hogy mennyit ér az adott munkakör a munkáltató számára.
Munkakör-értékelésnek nevezzük a vállalatnál kialakított munkakörök relatív fontosságának megállapítását, melynek célja a bérkategóriákba sorolás.
Főbb munkakörök a kereskedelemben A leggyakoribb munkakörök a hálózati egységekben a következők: boltvezető, illetve áruházi osztályvezető, eladó, pénztáros, egyéb kiegészítő munkakörök. Az egyes munkakörökben ellátandó feladatok áruforgalmi, munkaszervezési és adminisztrációs jellegűek, hiszen mindegyik munkakörben foglalkozni kell az árukkal, biztosítani kell a feladatok elvégzéséhez szükséges feltételeket, és kisebbnagyobb mértékben adminisztrációs, ügyviteli feladatokat is el kell látni.
Boltvezető, áruházi osztályvezető munkaköre Az egység vezetőjének feladat- és hatáskörét nagymértékben befolyásolja, hogy alkalmazotti minőségben, vagy a vállalkozás tulajdonosaként látja-e el feladatát. Ha a tulajdonos és a vezető személye megegyezik, akkor a vezető minden esetben egy személyben felelős az egység zavartalan és eredményes működéséért. Ha alkalmazottként vezeti az egységet, akkor hatáskörét, önállóságát a tulajdonos korlátozhatja. Az alkalmazott vezető önállósága a cég hálózatának jellemzőitől is függ. Ha a hálózat csak két-három üzletből áll, akkor általában a cégvezetés, illetve a tulajdonosok gyakrabban beleszólnak a működésbe. A sok egységet működtető hálózatok egyes feladatokat centralizálnak, ezért megint csak kisebb az önállósága az egységvezetőknek. Központosíthatják a beszerzést, a reklámot, vagy egységesíthetik az árubemutatás módját, rendszerét. A legnagyobb önállóságot és ezzel felelősséget is a közepes méretű hálózatok boltvezetői kapják. A boltvezető, áruházi osztályvezető feladatai: Áruforgalmi feladatokat lát el. Irányítja, szervezi és ellenőrzi a bolt működését, áruforgalmi tevékenységét. Ennek kapcsán az egység vezetőjének ki kell jelöl-
203
204
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása
nie és a többi dolgozó számára egyértelművé kell tennie az egység által elérendő célokat. Ez lehet a bevétel növelése, költségcsökkentés, piaci részesedés növelése, új vásárlók megnyerése, a hatékonyság növelése. A vezetőnek folyamatosan informálódnia kell az áruforgalmi adatokról, a vevőkör nagyságáról, igényeiről, a beszerzési lehetőségekről, az új árukról, a versenytársak helyzetéről, az egység működését befolyásoló jogszabályokról. A vezető biztosítja az értékesítés zavartalan lebonyolítását folyamatos áruellátással, a beszerzés, raktározás, értékesítés kézben tartásával. Tárgyal a szállítókkal, rendezi a beszállítással kapcsolatos adminisztrációt. Intézi a vevőreklamációkat, minőségi kifogásokat. Munkaszervezési feladatokat lát el. Személyi feladatokban dönt, biztosítja a szükséges dolgozói létszámot. Megszervezi, irányítja az egységben folyó munkát úgy, hogy a kitűzött célok eléréséhez biztosítja a szükséges tárgyi és személyi feltételeket, az árukat, berendezéseket, felszereléseket és az ezeket működtető létszámot. A vezető gondoskodik arról, hogy minden a kellő időben, helyen és megfelelő állapotban rendelkezésre álljon. Biztosítania kell a biztonságos munkavégzés körülményeit. Dönt és irányít. A kellő információk megszerzése, értékelése után meghozza a működéshez szükséges döntéseket és azt a megfelelő formában közli a dolgozókkal. Megadja a dolgozóknak a munkavégzéshez szükséges információkat. Döntéseiben figyelembe veszi a vonatkozó jogszabályokat, a lehetőségeket és a cég érdekeit. Ellenőrzési, értékelési feladatokat lát el. Ellenőrzi, értékeli az elvégzett munkát és a dolgozók teljesítményét. Az értékelésnél döntő szempont, hogy a dolgozó mennyiben járult hozzá az egység céljainak megvalósulásához, legjobb tudása szerint és megfelelő szakértelemmel, hatékonysággal végezte-e a munkáját. Kisebb boltokban a vezető az eladói, pénztárosi munkában is részt vesz. A jó boltvezető képes önálló döntéseket hozni, racionálisan gondolkozik. Magas színvonalú szakmai ismeretekkel rendelkezik, és képes a szervezési feladatokat is ellátni. Tud tárgyalni a szállítókkal, de ért a beosztottjai nyelvén is. A boltvezetőt, illetve áruházi osztályvezetőt feladatainak ellátásában helyettes vagy helyettesek segíthetik. Ilyenkor a vezetői feladatok megoszlanak a vezető és a helyettesek között. A boltvezető távollétében a helyettes a teljes jogú vezető.
Az eladó munkaköre Az eladó legfontosabb feladata a vevők kiszolgálása, de az áruforgalmi folyamat egészében részt vesz.
Létszámgazdálkodás és munkakörök
Az eladó feladatai: Segíti a boltvezetőt a megfelelő rendelési tételek kialakításában úgy, hogy figyeli az árufogyást, valamint a vevők igényeit. Jelzi a vezetőnek, ha szükséges az árukészlet feltöltése, vagy új termék iránti igény jelent meg. Ezeket a feladatokat gyakorlatilag a napi munka mellett folyamatosan ellátja. Nincs más dolga, mint figyelmesen dolgozni, megjegyezni a rábízott részlegben a polcfeltöltés során kihelyezett árukat, a fogyás gyorsaságát. Ha a vevők olyan árut keresnek, ami kifogyott, vagy nincs a bolt választékában, jelezni kell a vezetésnek, akik megvizsgálják, érdemes-e felvenni a bolt készletébe a javasolt árut. Részt vesz az áruátvételben is, segíti a gyors és zavartalan áruátvételi folyamatot. Részt vehet a mérésben, számlálásban, de a boltvezető megbízhatja a folyamat egészének lebonyolításával is. Ehhez természetesen komoly szaktudással és felelősségtudattal kell rendelkeznie az eladónak. Természetesen ott, ahol külön áruátvételi részleg van, az eladó nem végez ilyen jellegű munkát. Gondoskodik a megfelelő árutárolásról. Ismeri a tárolási szabályokat, és azokat be is tartja. Tudja, melyik árunak milyen tárolási igénye van, mitől kell óvni, figyel a tárolás során betartandó vagyonvédelmi szabályokra. Tárolás közben elvégzi az árukezelési feladatokat, igény szerint tisztán tartja, kezeli, válogatja az árut. Az árufőcsoportok közül az élelmiszerek árukezelése a legmunkaigényesebb, így az élelmiszer-eladók munkájának nagyobb részét teszi ki ez a munkafolyamat, mint például egy bútorbolti dolgozónak. Az áru-előkészítés fázisában szükség szerint méri, darabolja az árut, és azt kivagy becsomagolja. Ehhez szükséges ismernie a boltban alkalmazott mérlegek és csomagológépek működési elvét, meg kell tanulnia azok kezelését. Tudja, milyen információkat kell tartalmaznia a csomagolásnak, hogyan kell szabályosan feltüntetni az árat a termékeken. Ismeri és biztonsággal alkalmazza az árukihelyezés biztonsági és áruforgalmi szabályait, a kihelyezés során alkalmazható marketingeszközöket. Az eladási folyamat során megfelelően köszönti, fogadja a vevőt, foglalkozik vele. A hagyományos értékesítést folytató üzletben kiemelt szerepe van a személyes kapcsolatnak. A vevő első benyomása rányomja bélyegét az eladási folyamat egészére, ezért kell udvariasnak, figyelmesnek lenni. Az eladó a vevő kérésére ajánlja és bemutatja az árut, felvilágosítást és tanácsot ad, így könnyítve meg a vásárlási döntést. A vevők többsége az áruajánlást tekinti a legfontosabb mércének az üzlet megítélésében. Aranyszabály, hogy az elégedett vevő a legjobb reklám. Az eladó munkájával segíti a vezetőt és együttműködik a kollégáival. A rábízott gépeket, eszközöket rendeltetésének megfelelően, az előírások betartásával használja. Ezzel védi a gépeket, kollégáit és saját magát. Az eladói munka legfőbb célja
205
206
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása
a hatékony, vevőcentrikus eladás és annak előkészítése. A jó eladó növeli az üzlet bevételét és nyereségét. A fenti feladatok magas színvonalú ellátásához az eladónak jól képzettnek kell lennie, és rendelkeznie kell megfelelő pszichés tulajdonságokkal is. A vevőkkel való foglalkozás jó kapcsolatteremtő készséget, biztos fellépést és beszédkészséget kíván. Emellett nagyon fontos az empátia, a jó megfigyelőképesség, hogy tudjuk, mikor kell segítség a vevőnek, és mikor kell hagyni válogatni. A vevő meggyőzéséhez szükséges a stabil áruismereti tudás, a bolt adottságainak és áruforgalmi adatainak ismerete is. A munkakör magas színvonalú ellátásához az eladónak folyamatosan képeznie kell magát mind az áruismeret, mind az áruforgalmi ismeretek terén, tudásának mindig naprakésznek kell lennie.
A pénztáros munkaköre Az értékesítési folyamat végén a vevő a pénztárossal találkozik. A pénztáros fő feladata az áru ellenértékének elszámolása. Ehhez ismernie kell a pénztárgép működését, a forgalmazott termékeket, az ellenérték leolvasásának és gépre vitelének módját. Tudnia kell a készpénz és a pénzhelyettesítők kezelésének szabályait, és azt, hogy az üzletben milyen pénzhelyettesítőket lehet elfogadni. Az önkiszolgáló üzletekben különösen fontos a pénztáros munkaköre. A vevő önállóan válogat, csak szükség esetén kerül kapcsolatba az eladóval. A pénztáros az a személy, akivel mindenképpen találkoznia kell. Ezért az üzlet megítélésében kiemelt szerepe van a pénztáros viselkedésének, gyorsaságának, szaktudásának. A pénztáros feladatai: A vevő által vásárolt áruk ellenértékét rögzíteni kell a pénztárgépben. Ez történhet az ár beütésével vagy vonalkódok alkalmazásával. Az ár beütése már egyre ritkább, sokkal inkább jellemző a vonalkód leolvasása. A pénztáros feladata a folyamatban a kódleolvasó kezelése. A fenti folyamat szerves része a pénztárgép kezelése. Minden üzlet árbevételét rögzíteni kell a pénztárgépben. A kódleolvasó csupán a termék adatait jelzi, de azt, hogy a termékből mennyit vásárolnak, a pénztárosnak kell beütni. Van olyan eset is, amikor a kód sérült, vagy nem helyezhető el a terméken (például pékáruknál). Ilyenkor a pénztáros üti be a kódot jelentő számsort és azt, milyen csoportba tartozik az adott termék. Ezért tudnia kell kezelni a pénztárgépben lévő regisztereket. A visszáru, sztornó és a göngyöleg értékét mínuszként kell beütni. Sok esetben a pénztáros nem tud önállóan sztornózni, kell hozzá egy külön kulcs, ami egy vezetőnél van. Az ellenérték beütése után az összesítés következik. A pénztárgép kijelzője a vevőnek is mutatja az összeget, a pénztárosnak mégis jól hallhatóan és érthetően közölnie kell a vevővel a fizetendő értéket.
Létszámgazdálkodás és munkakörök
A következő lépés a pénz átvétele, a visszajáró kifizetése. Ha a vevő készpénzzel fizet, átveszi a pénzt, beüti annak értékét a gépbe, és az kiírja, mennyi a visszajáró. Ezzel komolyan csökkenthető a tévedés a pénz visszaadásánál. A készpénz nélküli fizetési módok köre egyre bővül. Ma már sokan fizetnek bankkártyával, amihez a pénztárosnak tudnia kell kezelni a bank által telepített terminált, a bankkártya-leolvasót. A fizetésnél elterjedt még a vásárlási utalvány. A reklamáció kapcsán kiadott csereutalványok, a göngyöleg értékét tartalmazó jegyek is készpénzt helyettesítenek. A pénztárosnak tudnia kell, hogy a forgalomban lévő pénzhelyettesítők közül melyiket hogyan lehet elfogadni, és milyen egyéb adminisztráció szükséges hozzá. A vásárlási folyamat lezárásaként a pénztáros átadja az árut a vevőnek, ha szükséges, becsomagolja, majd elköszön tőle. A pénztáros feladatai azonban nem fejeződnek be a vevő távozásával. A bolt zárásakor, vagy a munkaidő végén a kasszát zárni kell. A pénztárgép a megfelelő kulcs és/vagy billentyű használatával kiadja a zárást. Ez alapján tudják a bevételt és a sztornók értékét. Ebből le kell venni a pénzhelyettesítők értékét. Az így megmaradt összegnek egyeznie kell a kasszában lévő készpénzzel. A pénztáros köteles a pénztárgépet rendeltetésszerűen és szabályosan használni. Figyelnie kell a tételek és mennyiségek pontos beütésére, a szabályszerű és precíz pénzkezelésre. Legyen gyors és megbízható, a vevővel figyelmes és udvarias. A pénztárosnak is rendelkeznie kell bizonyos fokú áruismerettel, követnie kell az új áruk készletre vételét. A munkakörben különösen fontos az árak és akciók ismerete.
Egyéb munkakörök a kereskedelemben Az eddigi ismertetés a kereskedelemben alapvetően előforduló munkaköröket tartalmazza. Minél kisebb egy üzlet, annál kevesebb az elkülöníthető munkakör. A legkisebb üzletben, ahol 1 fő dolgozik, minden feladat és jogkör a boltvezetőé. A kis és közepes üzletekben elkülönül a vezető, a helyettes, az eladó és a pénztáros feladata. A legnagyobbaknál további munkakörök kialakítása válik szükségessé. Ilyen lehet az áruátvételi munkatárs, a raktáros vagy az adminisztrátor. Áruátvételi munkatárs A nagyobb üzletekben alkalmazzák, ahol lehetőség van külön áruátvételi osztály vagy részleg kialakítására. Az átvételi munkatárs feladata az áruházba, hipermarketbe vagy más nagyobb üzletbe érkező áru fogadása, a mennyiségi és minőségi átvétel lebonyolítása, az átvétel igazolása és az esetleges reklamációk intézése. A
207
208
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása
feladat ellátásához naprakész információkkal kell rendelkezni a beszerzésekről, megrendelésekről, tehát szoros kapcsolatot kell tartani a beszerzési területtel. Az átvétel után az áru bekerül a raktárakba, illetve az egyes osztályokra, ezért fontos a kapcsolat a raktárral, illetve az eladókkal is. Az áruátvételi munkatárs legyen jártas az átvételi folyamat lebonyolításában, az átvételhez kapcsolódó okmányok kezelésében, kitöltésében. Ismernie kell az üzlet készletének összetételét, a forgalmazott termékek jellemzőit, minőségi követelményeit és leggyakrabban előforduló hibáit. Az átvétel zavartalan lebonyolításához az áruátvevőnek a szükséges eszközöket is biztonsággal kell kezelnie. Raktáros A raktáros felel az áruért attól a pillanattól kezdve, amikor az áruátvétel megtörtént, egészen addig, amíg a termék ki nem kerül az üzlet eladóterébe. Elsőként elhelyezi a raktárban a beérkezett és átvett árut. Az elhelyezés során az eladónál már részletezett szempontok alapján jár el. Ha külön raktárost alkalmazunk, akkor a készletre vételt és a készletek folyamatos ellenőrzését is rábízhatjuk. Főként akkor célszerű ezt a megoldást választani, ha a készletnyilvántartás számítógép segítségével történik. Ezzel a raktáros nem csupán fizikai, de szellemi tevékenységet is végez. A munkavégzéshez szorosan kapcsolódik az egységen belüli árumozgatás. Ha egyszerű kiskocsival vagy „békával” történik az áru továbbítása, akkor nincs szükség külön vizsgára, de a targoncák kezelése már komolyabb felkészülést igényel. Ezek működtetéséhez külön tanfolyamot kell elvégezni és vizsgát kell tenni. A raktárban elhelyezett termékek épségéért, minőségéért a raktári dolgozók felelnek. Az ő feladatuk a termékek tisztán tartása, az állagmegóvás, szükség esetén a válogatás és egyéb árukezelés. A raktárban biztosítani kell az áttekinthetőséget és azt, hogy a frissen érkezett áru mindig a régi mögé kerüljön. A raktáros figyel a termékek minőségmegőrzési idejére. Ezzel is segíti a készletek megfelelő forgását, és azt, hogy ne legyen nem vagy nehezen eladható áru az üzletben. A raktáros részt vesz az áruk értékesítésre történő előkészítésében. Ha az árut mérni, darabolni vagy csomagolni kell, azt célszerű a raktárban vagy az előkészítő helyiségben végezni. Az előkészítés teljes folyamatát végezheti a raktáros, vagy az eladó és a raktáros közösen. Ez függ az egyes munkakörök leterheltségétől, a munkafeladatok megoszlásától is. Az utolsó fázis megint csak az árumozgatás, de most már a raktárból az eladótérbe kell eljuttatni a termékeket.
Létszámgazdálkodás és munkakörök
A kereskedelmi álláshirdetésekben előforduló elnevezések, rövidítések FMCG: gyorsan fogyó fogyasztási cikkek Olyan termékek, amelyeknek rövid a minőségmegőrzési idejük, és a készletértékük naponta változik. Ilyenek az élelmiszerek, dohányáruk, higiéniai és tisztálkodási termékek, takarítószerek. Merchandiser: polcszervizes Lényege, hogy az eladás helyén a gyártó, forgalmazó cégek szervezik meg saját termékeik elhelyezését. A merchandiser rendszeresen látogatja a rábízott üzleteket, és feltölti, elrendezi a termékeket, ellenőrzi a minőséget, választékot, figyel a figyelemfelkeltő árukihelyezésre. Fő feladata a termékek üzleten belüli gondozása, a megfelelő kommunikációs, illetve jelentési rendszer működtetése. A polcszervizesnek kell elérnie, hogy az üzlet vásárlói az általa képviselt árut észrevegyék és megvegyék. Brand manager: termékmenedzser A termékmenedzser feladata egy vagy több márkához kapcsolódó marketingfeladatok ellátása, többek között arculattervezés, piacelemzés és marketingtervezés. Ilyen munkakört kialakíthat a gyártó vagy a nagykereskedő. Supervisor: vezető vagy ellenőr Valamely területet összefogó munkatárs, akinek a feladata néhány beosztott, esetleg részleg koordinálása, ellenőrzése vagy egy csapatmunka levezénylése. Telesales munkatárs: telefonos értékesítő Feladata új ügyfelek felkutatása, telefonon történő felkeresése. Rendszerint az a fő feladatuk, hogy az új ügyfeleket úgymond előkészítsék az üzletkötővel való személyes találkozásra. A másik lehetőség a telefonon történő értékesítés, amikor is az értékesítő bemutatja a céget és a terméket. Key Account Manager: értékesítési vezető Munkája a rábízott értékesítési terület komplex irányítása, tervezése, a célok kitűzése és a megvalósítás megszervezése. Elsődleges feladata az üzletfejlesztési és értékesítési stratégia kidolgozásában való aktív részvétel és az ehhez kapcsolódó aktuális projektek menedzselése, ellenőrzése. Értékesítési tervek elkészítése, kereskedelmi-értékesítési tárgyalások önálló lebonyolítása, az értékesítésben részt vevő munkatársak irányítása. Személyes kapcsolatot alakít ki és tart fenn a kiemelt ügyfelekkel, és felügyeli a számukra történő értékesítést. Felkutatja az új üzleti lehetőségeket, felveszi a kapcsolatot az új ügyfelekkel.
A bolt indításakor egy eladó-pénztárost, két gyermekfelügyelőt alkalmazunk. Mi leszünk a boltvezetők, de mi is közreműködünk az értékesítésben. A szükséges átképzések után szükség szerint az eladók is végeznek gyermekfelügyeletet és fordítva. A dolgozók számára kétféle munkaköri leírást kell
209
210
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása
készítenünk. Az eladó pénztárosi tevékenységet is végez egyben, mert egy külön pénztáros munkaidejét nem tudnánk kitölteni. A két gyermekfelügyelőnek ugyanolyan munkaköri leírást készítünk. Miután mindenki megszerezte a másik végzettséget is, készíthetünk két új munkaköri leírást. Az eladók munkájába beépítjük a gyermekfelügyeletet és fordítva. Készítünk egy munkaköri leírást magunknak is a boltvezetői munkakörre. Ebbe bele kell venni az értékesítésben való részvételt és a pénztárosi teendőket is.
Feladatok
I. Ellenőrző kérdések 1. Fogalmazza meg a létszámgazdálkodás, az emberi erőforrás gazdálkodás és az emberi erőforrás menedzsment lényegét! 2. Miért fontos a megfelelő létszámgazdálkodás? 3. Milyen tényezők befolyásolják a létszámigényt? 4. Csoportosítsa a létszámot legalább két ismert szempont szerint! 5. Mit jelent az atipikus foglalkoztatás, milyen formáit ismeri? 6. Milyen adatszolgáltatási kötelezettsége van a cégeknek létszámmal kapcsolatban a statisztikai hivatal felé? 7. Határozza meg a munkakör és a munkaköri leírás fogalmát! 8. Hogyan kapcsolható össze a munkaköri leírás és a munkakörelemzés? 9. Milyen áruforgalmi feladatokat lát el a kereskedelmi egység vezetője? 10. Sorolja fel, hogy az eladó milyen feladatokat láthat el az üzletben! 11. Milyen elvárásoknak kell megfelelnie az eladónak, hogy munkáját magas színvonalon tudja ellátni? 12. Milyen eszközöket kell tudnia kezelni egy pénztárosnak?
II. Döntse el az alábbi állításokról, melyik igaz és melyik hamis! Válaszát indokolja! 1. A HR nem más, mint a tevékenységhez kapcsolódó létszám biztosítása. 2. A létszámgazdálkodás nem egyezik meg a HRM-mel. 3. A stratégiai emberi erőforrás menedzsment a legmagasabb szintű létszámtervezési és gazdálkodási elvárásoknak is meg tud felelni.
Létszámgazdálkodás és munkakörök
4. A létszámgazdálkodás gazdálkodási feladatai között szerepel a toborzás. 5. Ha nő az üzlet forgalma, akkor növelni kell a létszámot is. 6. Az önkiszolgáló értékesítési mód kisebb létszámigényű, mint a hagyományos. 7. Az önkiválasztó értékesítésnél a teljes értékesítési folyamatban felesleges az eladó közreműködése. 8. A munkaigényesség függ a termékek árától is. 9. A dolgozók szakképzettsége nem befolyásolja a létszámigényt. 10. A bedolgozó maga gondoskodik gépről és alapanyagról. 11. Távmunka esetén szükséges egy számítógép. 12. Az alkalmi munkavállalói könyv diákoknak is kötelező. 13. A munkaerő kölcsönzésekor a munkát adó cégnek nem alkalmazottja a dolgozó. 14. Kft. csak teljes munkaidőben foglalkoztathat dolgozókat. 15. A munkaköri leírás nem tér ki a dolgozó feladataira. 16. A munkakörelemzés a munkakörök egzakt kialakításához szükséges. 17. A munkakörelemzés és a munkakör-értékelés szinonim fogalmak. 18. Az áruházi osztályvezető és a boltvezető feladatai alapvetően különböznek egymástól. 19. A boltvezető szervezi és irányítja a boltban folyó munkát. 20. A boltvezető feladatait nem ruházhatja át másra. 21. Az eladó részt vehet az áruátvételben is. 22. Az áru-előkészítés az átvevő feladata. 23. Az eladó sosem dolgozhat a pénztárban. 24. Az eladó mindig személyesen ajánlja a vevőnek az árut. 25. A pénztáros átvehet pénzhelyettesítőket is. 26. A pénztárosnak ismernie kell az érvényes áfakulcsokat. 27. A pénztárosnak nincs szüksége áruismeretre. 28. Az áruátvevő munkakör elengedhetetlen minden üzletben. 29. Ha van külön raktáros, akkor részt vehet az áru-előkészítésben.
III. Feleletválasztás (feladatonként csak egy helyes válasz van) 1. A feladatok ellátásához szükséges létszám biztosítása, foglalkoztatása és az ehhez kapcsolódó tevékenységek összessége a) a létszámgazdálkodás, b) az emberi erőforrás menedzsment, c) a stratégiai emberi erőforrás menedzsment. 2. A HR-részleg a) minden vállalkozásnál van,
211
212
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása
b) a létszám foglalkoztatásához kapcsolódó minden döntésben benne van, c) végzi a bérszámfejtést is. 3. Foglalkoztatási feladatok közé tartozik a) a létszámterv elkészítése, b) a létszám hatékonyságának mérése, c) a toborzás. 4. A foglalkoztatni kívánt létszám nagyságát befolyásolja a) a bolthálózat nagysága, jellemzői, b) a nyitvatartási idő, c) mindkettő. 5. Legkisebb a létszámigénye a) az automata kereskedelemnek, b) a csomagküldő értékesítésnek, c) az önkiszolgáló üzletnek. 6. Legnagyobb a létszámigénye a) az önkiszolgáló értékesítésnek, b) az önkiválasztó értékesítésnek, c) a hagyományos értékesítésnek. 7. Melyik cikk értékesítése munkaigényesebb? a) aranylánc, b) bútor, c) eper. 8. A munkaigényesség azt jelenti, hogy a) egy termék eladásához mekkora munkaráfordítás szükséges, b) egységnyi árbevétel eléréséhez mekkora munkaráfordítás szükséges, c) egységnyi munkaráfordítással mennyi terméket tudunk eladni. 9. A létszámigényt növeli, ha a) az üzlet technikailag jól felszerelt, b) szakképzett dolgozókat alkalmazunk, c) rossz a munkaszervezés. 10. Ha a létszámot a végzett munka jellege szerint csoportosítjuk, akkor beszélhetünk a) fizikai, szellemi és vezető állású dolgozókról, b) állományi és állományon kívüli létszámról, c) szakképzettekről és szakképzetlenekről. 11. Az alábbi foglalkoztatási formák közül egy nem lehetséges: a) családtagot alkalmazottként foglalkoztatni, b) alkalmi munkavállalói könyvvel napi négy óránál rövidebb munkaidőt megjelölni, c) tulajdonost segítő családtagként alkalmazni.
Létszámgazdálkodás és munkakörök
12. Az alkalmi munkavállalás a) nem lehet több évi 60 naptári napnál, b) nem lehet kevesebb évi 60 naptári napnál, c) nem lehet több évi 120 naptári napnál. 13. A munkaerő-kölcsönzésre a) nem vonatkoznak a Munka Törvénykönyve előírásai, b) külön szerződést köt a két cég, c) nem kerülhet sor a kereskedelemben. 14. A kereskedelmi dolgozókra jellemző a) a magas átlagéletkor, b) a sok női alkalmazott, c) a távmunkában való foglalkoztatás. 15. Munkaköri leírást a) minden dolgozóra egyénileg kell elkészíteni, b) csak a beosztottaknak kell készíteni, c) minden munkakörre el kell készíteni. 16. A munkakörelemzés a) során megvizsgálják a feladatok, résztevékenységek gyakoriságát, nehézségi fokát, kapcsolatát más munkakörökkel, a hozzá tartozó felelősségeket és munkakörülményeket, b) a vállalatnál kialakított munkakörök relatív fontosságának megállapítása, c) a szervezetekben a munkakörök elemzésén alapuló, egységes, tömör formátumú dokumentum. 17. Központosított beszerzés esetén a) a boltvezetőnek semmilyen beleszólása nincs a beszerzésbe, b) a boltvezető javaslatot tehet a beszerzendő árukra, c) a boltvezető dönt, irányít, a központi beszerzés csak végrehajt. 18. A boltvezető feladata többek között a) az üzlet gépeinek ellenőrzése és karbantartása, b) a dolgozók bérének megállapítása, c) a zavartalan munkavégzés biztosítása. 19. A boltvezető ellenőrzéskor a) a dolgozók munkáját, teljesítményét vizsgálja, b) a bolt más boltokhoz viszonyított teljesítményét nézi, c) nem vizsgálja a hatékonyságot. 20. Az eladó a) kizárólagos feladata a vevő kiszolgálása, b) részt vesz a szállítási szerződések megkötésében, c) részt vesz az áru-előkészítésben is. 21. Az áruátvétel a) mindig az eladó feladata,
213
214
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása
b) mindig a boltvezető feladata, c) mindig a boltvezető vagy az általa megbízott személy feladata. 22. A jó eladónak a) elegendő, ha jó a rábeszélő készsége, b) szüksége van áruismeretre és a bolti készlet ismeretére, c) ismernie kell az összes pénzhelyettesítőt. 23. A pénztáros feladata a) az ellenérték elszámolása, b) a pénztárgép karbantartása, c) a termékek beárazása. 24. Az áruátvételi munkatárs a) átveszi az árut, és elhelyezi a raktárban, b) átveszi az árut, és igazolja az átvételt, c) átveszi az árut, és előkészíti az értékesítésre.
IV. Esettanulmányok IV/1. Egy kereskedelmi vállalkozás a kertvárosban ABC-áruházat akar nyitni. Az áruház alapterülete 350 négyzetméter. A csemegeosztály és a zöldségosztály hagyományos értékesítési módon üzemel, a többi cikket önkiszolgáló módon értékesítik. Az üzletbe összesen 3 pénztárgépet terveznek úgy, hogy állandóan működik egy, és szükség szerint állítják be a másik kettőt. Az üzlet reggel 7-től este 7-ig tart nyitva, szombaton pedig déli 1 óráig.
Kérdések, feladatok 1. Keressen lakóhelyéhez közel hasonló üzletet! Nézze meg, hány ember dolgozik az üzletben, és ezek alapján tegyen javaslatot a bolt létszámára! 2. Lehetőség szerint tervezze meg a létszám összetételét is! IV/2. Kora Hajnalka reggeli futárszolgálatot hozott létre 2000-ben. Jelenleg négy megyében összesen 16 városban működik a szolgálat, 170 fő alkalmazottal. A központban dolgozik a 3 fős vezetőség, a kereskedelmi és marketingmunkát egy négyfős marketingrészleg végzi. A központban ezenfelül még 3 fő dolgozik adminisztrációs területen. A rendelések felvételével városonként 2–2 fő foglalkozik, mellettük dolgozik 1–1 diszpécser, aki a kiszállítást szervezi. Minden városban van két fő olyan munkatársuk, akinek feladata a kiszállítandó termékek összekészítése.
Létszámgazdálkodás és munkakörök
A 16 helyen összesen 80 fő végzi a reggelik, a tej, a péksütemények és egyéb termékek kihordását.
Kérdések, feladatok 1. Csoportosítsa a létszámot a végzett munka jellege, valamint az intézményi statisztika szabályai szerint! 2. Nyáron, a szabadságok idejére egyetemistákat is alkalmaznak minimum 2, maximum négy hétre. Őket milyen formában foglalkoztathatja a cég? IV/3. Kalapács Kornél kovácsműhelyt működtet, ahol főként kerítéseket készít. A tevékenységet egyéni vállalkozóként végzi. Munkájában fia segíti, aki lakatos. A fiú ötletei alapján hozzákezdenek kisebb dísztárgyak gyártásához is. Először csupán megrendelésre dolgoznak, de úgy döntenek, érdemes lenne piacra gyártani. Ezért a jövő évtől 3 fő alkalmazottat terveznek felvenni, egy értékesítőt, és két kovácsot.
Kérdések, feladatok 1. Milyen minőségben foglalkoztathatja a vállalkozó a fiát? Ön milyen formát javasol és miért? 2. Mindhárom új alkalmazottat főállásban kívánják foglalkoztatni. Ők milyen foglalkoztatási kategóriába tartoznak? IV/4. Gyakorlati munkahelyén gyűjtse össze, milyen munkakörök kerültek kialakításra!
Kérdések, feladatok 1. Írja le röviden az egyes munkakörökhöz kapcsolódó feladatokat! 2. A tankönyvben található minta alapján készítsen egy munkaköri leírást a pénztárosnak! IV/5. A Kati Csemege üzletben 18 fő dolgozik. A cégvezetés a következő módon határozta meg a boltvezető feladatait, hatáskörét:
215
216
A vállalkozások személyi feltételeinek biztosítása Napi rendelések összeállítása
Az üzletműködés koordinálása
A reszortfelelősök utasítása a hiányzó áru rendelésére
A következő heti munkabeosztás megtervezése
Árurendelés
Az áru előkészítése az éjszakai tárolásra
Üzletkötők fogadása Árubemutatón való részvétel A megrendelt áru beérkezésének ellenőrzése Megrendelésmódosítás készítése naponta Az áru átvétele A szavatossági időn belüli minőségi hibás termékek kicseréltetése
A műszakváltás lebonyolítása A dolgozók munkájának értékelése Heti takarítási terv készítése Az évi szabadságok megtervezése A számlák előkészítése a könyvelésre
Tanulók oktatása Balesettel kapcsolatos tevékenység Tűzvédelmi, balesetvédelmi, munkavédelmi oktatás Szabályváltozásból adódó feladatok ismertetése Beszámoló a havi boltvezetői értekezleten A dolgozók képzése pénzellenőrzéssel, étkezési utalvánnyal kapcsolatosan A szabadságról visszajött dolgozók meghallgatása Kapcsolattartás a kismamákkal, nyugdíjasokkal
Árnyilvántartás vezetése
Az előző napi pénztárjelentések összesítése
Árufeltöltés szervezése
Pénztárzárás
Piackutatás a vevők között
A tabló ellenőrzése
A vagyonvédelem biztosítása
Értékesítési akció szervezése
A jelenléti ív kitöltésének ellenőrzése
Szúrópróbaszerű pénztárellenőrzés
A dolgozók felszólítása az akciós áruk kínálására
A számítógépes adatrögzítés ellenőrzése
Tűzoltó készülékek ellenőriztetése
A reklámozandó termékek körének összeállítása
Jegyzőkönyv felvétele (árváltozási, lopási, baleseti)
Rágcsáló- és kártevőirtás megszervezése
Kapcsolódás az üzletlánc országos és régiós akcióihoz
Létszámtervezés
A leltározás lebonyolítása
Havi zárás készítése (forgalom, beszerzés, készlet, selejtezés)
A központi körlevélben lévő utasítások végrehajtása
Árak kialakítása
Kapcsolattartás a vevőkkel Javaslatkészítés az üzletlánc áruforgalmi tevékenységéhez
Bér kifizetése
Árudiszponálás (áruátadás más boltnak)
Az éves forgalom megtervezése havi bontásban
Az üzletláncnak megfelelő bolti arculat biztosítása
A pénztárgépek éves forgalmának lezáratása
Munkabeosztás készítése
Jövedéki leltár készítése
Reggeli eligazítás
Nyilvántartás vezetése a költségekről, termelékenységről
A pénztárosi munka szervezése Az alkalmazottak megjelenésének, magatartásának ellenőrzése A raktári munkarend kialakítása Megbeszélés a reszortfelelősökkel
Munkaerő felvétele Munkaerő elbocsátása Fegyelmi jogkör gyakorlása A dolgozók továbbképzésének megszervezése
Konfliktuskezelés
A hűtők működőképességének ellenőrzése A bolti eszközök karbantartása A megfelelő munkakörülmények biztosítása Az ellenőrzési és felügyeleti szervek előírásainak betartása Költségcsökkentés A tulajdonosi érdekek képviselete A kiszállításhoz szükséges információk beszerzése A szállítási útvonal megtervezése
Létszámgazdálkodás és munkakörök
Kérdések, feladatok 1. Jelölje meg azokat a feladatokat, amit az ön által ismert üzlet vezetője nem lát el! Adjon rá magyarázatot, miért! 2. Sorolja be az egyes feladatokat a boltvezetőnél leírt csoportok szerint! (Áruforgalmi, munkaszervezési, döntési-irányítási, ellenőrzési-értékelési feladatok)
Megoldások
Igaz–hamis 1. H
6. I
11. I
16. I
21. I
26. I
2. I
7. H
12. H
17. H
22. H
27. H
3. I
8. I
13. I
18. H
23. H
28. H
4. H
9. H
14. H
19. I
24. H
29. I
5. H
10. H
15. H
20. I
25. I
Feleletválasztás 1. A
6. C
11. C
16. A
21. C
2. B
7. C
12. C
17. B
22. B
3. C
8. B
13. B
18. C
23. A
4. C
9. C
14. B
19. A
24. B
5. A
10. A
15. C
20. C
217