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Introduzione Governance Gestione museale Politiche Organizzazione delle Funzioni del Museo Dipartimenti Esempi di Best Practice Profilo dello Staff Assunzione Esercitazioni Costi e ricavi operativi Priorità
Governance Nella sua essenza base, la governance ha a che fare con autoritĂ e affidabilitĂ . Evidenzia chi nell organizzazione ha il diritto e la responsabilitĂ di prendere quali decisioni, e a chi ne deve rendere conto.
Governance Ci sono quattro principali modalità di governance: 1. line departments 2. società partecipate 3. organizzazioni senza scopo di lucro (onlus) 4. società private C’è anche un modello ibrido, altrimenti detto della “società civile”, che presenta varie combinazioni tra quelle elencate.
Modalità di Governance Settore
Line Departments
Società partecipate
Onlus
Proprietà
Governo, Università o Corporazione
Governo, Università o Corporazione
Associazione o Azienda Azienda Pubblico/ individuale o partecipata collettiva
Decisionale o Consultivo
Decisionale
Consultivo
Fondi
Allocazione Annuale
Allocati e/o guadagnati
Guadagnati, attraverso fondi e dotazioni
Di origine privata, interna o esterna
Donazioni
Improbabile
Probabile
Molto probabile
Molto difficile
Staff
Funzionari pubblici o Università, Staff corporativo.
Funzionari pubblici o staff del museo
Dipendenti dell associazione
Dipendenti dell azienda
Volontari
Difficile
Possibile
Importante
Raro
Consiglio Direttivo Consultivo
Privato
Lo scopo del Management Lo scopo del management nei musei è quello di facilitare le decisioni che conducono a: • Raggiungimento della Mission • Compimento del Mandato • Realizzazione degli obiettivi per tutte le funzioni progettate FACILITARE LE DECISIONI
Lo scopo del Management •  Infondere lo spirito della Mission del museo in tutte le decisioni strategiche
Lo scopo del Management •  Comunicare il Mandato, sia internamente che esternamente.
Lo scopo del Management •  Guidare verso gli obiettivi, verificando il compimento della pianificazione
Lo scopo del Management • Il budget e l’agenda operativa quantificano gli obiettivi della pianificazione.
I ruoli del management nei Musei
POLICIES
• Ispirare un senso di mission
MISSION
• Comunicare un mandato operativo
INSPIRE
PLANS
MANDATE GOALS OBJECTIVES
FACILITATE LEAD / CONTROL DECISIONS
COMMUNICATE RELATIONS WITH OTHER INSTITUTIONS
BUDGETS SCHEDULES
• Condurre ad obettivi
EVALUATE
ADMINISTRATION
MUSEUM FUNCTIONS
Assets • Collecting • Documentation • Preservation
EVALUATE EFFICIENCY & EFFECTIVENESS
Activities • Research • Display • Interpretation
• Controllare il rispetto degli obiettivi • Valutare il raggiungimento e l'impatto delle funzioni del museo
Politica Museale POLICIES
MISSION
INSPIRE
FACILITATE DECISIONS
È una dichiarazione di impegno del museo alla sua missione, al mandato e agli scopi pianificati in relazione ad una particolare funzione museale e al raggiungimento di livelli specifici di qualità nel soddisfare questo impegno. Alcuni esempi sono: • Collection policy - Collezione • Conservation policy - Conservazione • Security policy - Sicurezza • Exhibition policy - Mostre • Research policy - Ricerca • Interpretation policy - Interpretazione
Organizzazione delle Funzioni Amministrazione pinaificazione, policy, procedure, personale, finanze, relazioni istituzionali
Funzioni Museali Beni • • • • • •
Collezioni Edifici e terreni Attrezzatura Documentazione Conservazione Sicurezza
Attività • Ricerca • Mostre • Interpretazione • Educazione • Estensione • Marketing
Dipartimenti La struttura tripartita di funzioni museo suggerisce un' organizzazione del personale in tre unità • Collezioni – legata ai beni • Programmi – legata alle attività • Amministrazione – funzioni amministrative
Schema di organizzazione dell’ufficio direttivo
Schema di organizzazione dell’ufficio collezioni
Schema organizzativo dell’ufficio programmi pubblici
Schema organizzativo dell’amministrazione
Esempi di Best Practice Benchmarking
Biblioteca Alessandrina
Alexandria, Egypt
Componenti: • 1 archivio • 6 biblioteche • 4 musei o 9 gallerie con esposizioni permanenti o 4 gallerie con esposizioni temporanee • 1 planetarium (99 posti) • 7 centri di ricerca accademica • 1 centro conferenze • 1 auditorium & sale meeting
Bibliotheca Alexandrina
Staffing: • Staff totale di 2060 • 1,790 Staff Amministrativo e culturale • 270 Staff Sicurezza • Volontari
Bibliotheca Alexandrina
Alexandria, Egypt
Director Academic & Cultural Affairs Sector
External Rela8ons Sector
Director’s Office Sector
Library Services Sector
Informa8on Communica8on Technology
Finance and Administra8on Sector
Informa8on & Communica8on Technology
Financial Department
Interna8onal School for Informa8on
Administra8ve Department
Planetarium & Science Center
Public Rela8ons & Interna8onal Contacts
Resources Sector
Access Services
Manuscript CEnter
Media Department
General Counsel Department
IFLA
An8qui8es Museum
Visits Department
Special Advisors & Resource Department
Special Libraries Department
Personnel Department
Manuscripts Museum
Internal Audit
Public Services
Engineering Department
Center for Special Studies & Programs
Publishing Department
Technical Services
Internal Security Department
Calligraphy Center
Corporate Secretariat Department
New Ini8a8ves
Na8onal Center for Documenta8on
Peace Studies Ins8tute
Alexandria Mediterranean Center
Govern. Organiza8on Technical Desk
Dialogue Forum
Financial Control Department
Arts Center
Enabling Infrastructure
Centre Pomipidou
Paris, France
Componenti: • gallerie con esposizioni permanenti • gallerie con esposizioni temporanee • biblioteca • 2 cinema (320 posti l'uno) • teatro (400 posti) • Istituto per la Ricerca e il Coordinamento Musicale/Acustico (IRCAM)
Staff: 1,335 staff full time senza volontari • 361 staff sicurezza • 402 staff dedicateo ad attività culturali • 318 staff amministrativo • 254 staff biblioteca
Centre Pompidou
Paris, France
Chairman Board of Directors
Ins8tute for Music/Acous8c Research and Coordina8on
Public Reference Library Presidency/General Direc8on Audiovisual Cultural Ac8on Office
Digi8za8on Office
Safety and Building Unit
Publishing Unit
Communica8on Unit
Produc8on Unit
IT Unit
Human Resources Unit
Public and Educa8onal Ac8on Unit
Legal and Financial Unit
Accounts Office Na8onal Museum of Modern Art/Center of Industrial Design Department of Cultural Development
Biblioteca
Istituto per la Ricerca e il Coordinamento Musicale/Acustico
Dipartimento dello Sviluppo Culturale
Museo Nazionale di Arte Moderna Centro di Disegno Industriale
Ufficio del Presidente
Harbourfront Center
Toronto, ON, Canada
Componenti: • Museo – 3 gallerie • 3Teatri (350 - 450 posti l'uno) • Outdoor Stage (spazio 1,500 persone) • Laboratorio artistico e laboratorio infantile • Sale meeting e per eventi • Giardini, sentieri e terrazze • Estensione con punti vendita e aree ristoro • 2 porti turistici 5 aree parcheggio • Pista skating
Staffing: • Full time staff of 160 • Part time staff of 200 • 550 full time staff during the summer months • 2,000 volunteers • 30 security staff
Harbourfront Center
Toronto, ON, Canada
One Chief Executive Officer -13 Managing Directors
Barbican
London, England
Componenti • sala concerti (1949 posti) • 2 teatri (1166, 200 posti) • 3 cinema (280,286,156 posti) • 2 gallerie d'arte • bibilioteca pubblica per prestiti e conservazione • 7 sale conferenza e 2 spazi espositivi
Staffing: • 333 staff full time • 318 staff part time • 1616 stagisti e volontari
Barbican
London, England
Profilo di Selezione dello Staff E' imporatnte definire gli “ingredienti” di un lavoro e come l'organizzazione opererà definendo un piano d'azione per ogni unità organizzativa
Le questioni principali sono: • Quali ruoli di maggiore responsabilità si necessitano? • Quali conoscenze, competenze e attitudini comportamentali? • Quale livello di staff è richiesto?
Assunzione dello Staff Acquisire e conservare staff di alta qualità è un punto critico per ogni organizzazione di successo. Il processo di pianificazione e selezione richiede molte ore e risorse. Non è un aspetto secondario. È quindi vitale che l'organizzazione trovi la persona giusta per un determinato ruolo; è essenziale ponderare la scelta.
Processo di Assunzione
• Selezionare i candidati migliori • Valutazione dei candidati • Test psicometrico • Annunci • Ricerche su Database • Networks • Definizione di criteri e ruoli • Preparazione delle descrizioni di ogni posizione
Training Lord Academy è lo strumento di Lord Cultural Resources per organizzare la nostra partecipazione in centri d'istruzione superiore. Diamo corsi in college e università di tutto il mondo, e costituiamo una risorsa per la distribuzione del sapere in forma di presentazioni, articoli e pubblicazioni. Queste includono i nostri Manuali su vari aspatti della pianificazione e gestione culturale, e i nostri Lord Museum Books per i piÚ giovani.
Costi e norme operative • Staff (50%) • Gestione Strutture (manutenzione, utenze, assicurazioni, sicurezza) (15-20%) • Mostre (5-10%) • Educazione/programmi (2-5%) • Cura delle Collezioni (2-5%) • Amministrazione (5-10%) • Fundraising (2-5%) • Marketing (2-5%) • Punto Vendita: costo dei prodotti venduti (40% del prezzo)
Costo delle Funzioni Museali - Gail UK SURVEY %
UNITED STATES SURVEY %
Curatoriali ed mostre
31
32.5
Pubblico (eccetto mostre)
7
7
Biblioteca
2
3
Sicurezza
14
13
Amministrazione
19
19
Gestione edificio
18
17
Altro
9
8.5
100
100
COSTO
Totale
Potenziali fonti di ricavo • • • • • • • • • • • •
Entrate Punto vendita Serivizio ristoro Affitto materiale e spazi Tesseramenti, carte fedeltà Programmi pubblici Programmi esclusivi per scuole Eventi di fundraising Parcheggio Donazioni Dotazioni Governo
Fonti di Ricavo derivanti da operazioni
Priorità • Acquisizioni? (budget separato) • Ricerca? Conservazione? (occorre un piano a lungo termine) • Mostre? Blockbusters? • Educazione? (a che livello?) • Altro?