BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 Deskripsi Isu

Dalam membuat rancangan aktualisasi,langkahutama yangharus dilakukan adalah menetapkan isu. Chase dan Jones mendeskripsikan isu sebagai sebuah masalah yang belum terpecahkan yang siap diambil keputusannya. Isu yang harus dimunculkan adalah suatu kondisi atau peristiwa didalam organisasi, yang jika dibiarkan akan mempunyai efek yang signifikan pada fungsi atau kinerja organisasi tersebut atau pada target organisasi dimasa yang akan datang. Setelah mengamati dan berdiskusi dengan teman sejawat dan mentor mengenai isu-isu yang dapat diidentifikasi dilingkungan kerja dan isu tersebut disortir maka terpilih 3 (tiga) isu yang dapat diangkat dengan gagasan penyelesaian isu sesuai dengan kewenangan tugas pokok dan fungsi penulis sebagai Perekam Medis di Pendaftaran pasien baru rawat jalan.

3 (tiga) isu yang diangkat oleh Penulis adalah:

Isu 1: Belum Optimalnya Fitur Penarikan Data Pasien Baru Pada Aplikasi

Pendaftaran Rawat Jalan Bagi Pasien Baru yang Sudah Melakukan Reservasi Online Berdasarkan pengamatan langsung ketika sedang bekerja di Pendaftaran pasien baru rawat jalan masih banyak pasien yang sudahmendaftarkan diri sebagai pasien baru melalui web reservasi.rshs.or.id namun terlewat nomor antriannya.

Dampak dari isu tersebut adalah:

1. Waktu pelayanan pendaftaran pasien menjadi lebih lama bila pasien sudah terlewat nomor antriannya karena walaupun sudah mengisi data di web namun bila antrian sudah terlewat belum difasilitasi fiturnya

2. Sedikit banyak berpengaruh pada waktu tunggu pendaftaran pasien rawat jalan dengan indikator dibawah 3 menit.

3. Kelengkapan data kurang maksimal

4. Kepuasan Masyarakat kurang

Isu 2: Petugas pendaftaran harus berbicara dengan suara keras dalam menyampaikan informasi kepada pasien/keluarga.

Setelah mendaftarkan pasien, Petugas harus memberikan informasi alur selanjutnya pasien harus kemana dan apa yang harus dilakukan selanjutnya oleh pasien setelah selesai dari loket pendaftaran. Jarak antara kursi petugas pendaftaran ke kursi pasien atau keluarga yang sedang mendaftar cukup berjarak dan suara di area sekitar loket pendaftaran juga sedikit banyak berpengaruh sehingga perlu pengeras suara (microphone) dua arah antara petugas pendaftaran dan pasien/keluarga. Saat ini microphone yang tersedia kurang berfungsi maksimal sehingga tidak jarang Petugas berbicara dengan suara keras agar terdengar. Dampak dari isu tersebut:

1. Adanya kesan Petugas Pendaftaran bersikap kurang ramah, judes dan marahmarah

2. Bisa terjadi salah pemahaman dari pasien/keluarga terkait informasi yang disampaikan oleh Petugas

3. Kurang optimalnya informasi yang disampaikan

4. Tenggorokan petugas pendaftaran cepat kering dan haus

Isu 3: Terhentinya bridgingantara sistem pendaftaran dengan aplikasi BPJS

Ketika mendaftarkan pasien baru JKN, pasien harus membawa beberapa persyaratan salah satunya rujukan dari Faskes 2 dan rujukan online dari BPJS. Seluruh pasien yang mendaftar dengan JKN harus dibuatkan SEP rawat jalan untuk pelayanan rawat jalan di RSHS. Saat ini ketika akan mencetak SEP, Petugas Pendaftaran harus membuka aplikasi vclaim dari BPJS kemudian memasukan nomor kartu BPJS dan mengisi data lainnya, setelah SEP rawat jalan muncul Petugas pun harus mengopy pastenomor SEP RSHS ke sistem pendaftaran RSHS. Bila sudah bridgingkembali maka waktu pelayanan pendaftaran pasien baru rawat jalan akan lebih efektif dan efisien, serta Petugas akan mengetahui tanggal masa berlaku rujukan agar pasien diingatkan untuk memperpanjang rujukan.

Dampak dari isu tersebut:

1. Waktu pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan menjadi lebih lama

2. Adanya risiko kesalahan dalam melakukan copypastenomor SEP

3. Adanya risiko lupa untuk mengopy paste nomor SEP ke sistem pendaftran

Dari ketiga isu diatas kemudian dipilih menggunakan metode tapisan Urgency, Seriousness,Growth(USG) dengan definisi sebagai berikut:

1) Urgency(U): seberapa mendesak isu dikaitkan dengan waktu yang tersedia

2) Seriousness(S): apabila masalah ini tidak ditangani maka akan muncul masalah yang lain

3) Growth(G): apabila masalah ini tidak dipecahkan akan berkembang menjadi lebih buruk

Setiap aspek kemudian diberikan skala Likertantara 1 sampai dengan 5 dengan nilai 1 bermaknasangat kecil, 2 kecil, 3 sedang, 4besar, 5 sangat besar. Isudengan total nilai tertinggi akan diangkat sebagai isu terpilih dan dibuat gagasan penyelesaian isu.

3.2 Penetapan Core Isu

Tiga isu yang telah teridentifikasi dianalisa menggunakan tapisan metoda USG sebagaimana dijabarkan dalam tabel.

Tabel 3.2.1. Penetapan Isu dengan Metode Penapisan Isu USG

Ket. 1 : Sangat Kecil, 2: Kecil, 3:Sedang, 4: Besar, 5 : Sangat Besar

Berdasarkan penapisan identifikasi isu menggunakan metode USG, Belum Optimalnya

Fitur Penarikan Data Pasien Baru Pada Aplikasi Pendaftaran Rawat Jalan Bagi Pasien

Baru yang Sudah Melakukan Reservasi Online yang diangkat untuk dibuat gagasan kegiatan untuk pemecahan isu tersebut. Dari sisi urgency isu ini mendesak untuk diselesaikan karena sedikit banyak mempengaruhi waktu tunggu pelayanan pendaftaran pasien baru rawat jalan. Dari sisi seriousnessbila isu ini tidak diselesaikan berpotensi mempengaruhi antrian yang lebih panjang di loket pendaftaran pasien baru rawat jalan lantai 1. Dari sisi growthbila optimalisasi ini tidak dilakukan maka dapat berpotensi semakin banyak pasien baru yang sebetulnya sudah daftar melalui web reservasi online harus mengambil lagi antrian manual untuk daftar.

3.3 Deskripsi Isu Terpilih

Pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan dibagi menjadi pendaftaran pasien rawat jalan baru dan pendaftaran pasien rawat jalan lama yang akan kontrol ke poliklinik. Di RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, pendaftaran pasien baru dilayani di lantai 1 sedangkan untuk pasien lama mendaftar di masing-masing lantai poliklinik yang dituju danharusmelakukanreservasiterlebihdahulu,karenasaatiniuntukpasienlamasudah disediakan APM (Anjungan Pendaftaran Mandiri) disetiap lantai dengan Perekam Medis yang ditempatkan dimasing-masing lorong poliklinik untuk membantu proses pendaftaran pasien lama. RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung memfasilitasi pendaftaran pasien secara online yaitu 1. Pasien lama bisa dibantu oleh Petugas di APM melakukan reservasi untuk kunjungan berikutnya sesuai dengan arahan dari Dokter setelah selesai menerima pelayanan dari Dokter, 2. Melalui reservasi.rshs.or.id, pada awalnya web tersebut hanya untuk pasien lama yang akan melakukan reservasi karena harus memasukan nomor rekam medis pasien namun dalam perjalanannya mengamati dan mengidentifikasi kebutuhan masyarakat sehingga dilakukan pengembangan oleh tim SIRS RSHS yang berkolaborasi dengan Instalasi Rekam Medis dan Instalasi Rawat Jalan. Pengembangan dilakukan untuk memfasilitasi reservasi bagi pasien yang baru pertama kali berkunjung ke RSHS, sehingga pasien yang baru akan pertama kali berkunjung dapat melakukan reservasi secara online dengan memasukan data-data yang disesuaikan dengan kebutuhan inputan di aplikasi pendaftaran. Aplikasi reservasi online pasien baru sudah link/bridgingdengan aplikasi yang ada di loket pendaftaran sehingga bila kita memanggil nomor antrian yang sudah melakukan reservasi, Petugas dapat memanfaatkan fitur “Isi Data Pasien Baru” untuk mengisi data-data pasien dan melengkapi dengan menanyakan langsung pada pasien/keluarga bila ada data yang terlewat belum terisi. Menurut penulis hal tersebut memiliki kontribusi dalam efisiensi waktu pelayanan pendaftaran pasien baru agar lebih cepat. Namun dalam pelaksanaanya setiap harinya selalu ada saja banyak pasien yang dipanggil nomor antriannya namun tidak ada kemudian tiba-tiba saat Petugas sedang mendaftarkan pasien lain, pasien yang sudah melakukan reservasi tersebut datang ke loket pendaftaran dan menyampaikan bahwa yang bersangkutan sudah melakukan reservasi melalui web reservasi RSHS namun nomor antriannya sudah terlewat. Saat ini pasien yang terlewatnomorantriannya akandiarahkanuntuk mengambilantrianbaru dimesin antrian manual sehingga pasien harus menunggu lagi sampai antriannya dipanggil, ketika pasien tersebut dipanggil antriannya dan datang ke loket pendaftaran Petugas tidak bisa menarik data yang sudah diinput oleh pasien pada sistem reservasi online pasien baru. Hal ini dapat mempengaruhi pada waktu tunggu pelayanan pendaftaran pasien baru rawat jalan, karena yang seharusnya data dapat ditarik namun saat ini masih harus tetap input data dari awal oleh Petugas Pendaftaran.

3.4 Analisis Faktor Penyebab Core Isu

Analisis faktor-faktor yang berkontribusi menyebabkan isu tersebut adalah sebagai berikut

Pasien yang sudah reservasi online dan sudah terlewat harus ambil antrian manual

Fitur aplikasi belum tersedia

Pasien datang tidak disiplin Pengisian data pasien baru banyak

Belum Optimalnya Fitur Penarikan Data Pasien Baru Pada Aplikasi Pendaftaran Rawat Jalan Bagi Pasien Baru yang Sudah Melakukan Reservasi Online

3.5 Gagasan Kreatif Penyelesaian CoreIsue

Rancangan kegiatan pemecahan masalah yang dibuat oleh Penulis untuk mengatasi masalah tersebut adalah optimalisasi pengembangan fitur isi data pasien baru untuk pasien yang sudah melakukan reservasi online .