Gambar. 2.1 Struktur Organisasi Poltekkes Kemenkes Bandung

yankes. 7. Berkembangnya bisnis Poltekkes Kemenkes Bandung melalui kerjasama yang dikelola secara professional.

4)Struktur Organisasi

Gambar. 2.1 Struktur Organisasi Poltekkes Kemenkes Bandung

Profil Peserta

Nama

: Dewi Rohaeti,S.I.Pust. NIP : 199008242020122007 Tempat Tanggal Lahir : Subang 24 Agustus 1990 Pangkat / Golongan : Penata muda / IIIa Jabatan : Arsiparis Ahli / Penyuluh Kearsipan Unit Kerja : Poltekkes Kemenkes Bandung 9

Sasaran Kinerja Pegawai ( SKP ) merupakan unsur yang berhubungan dengan penilaian prestasi kinerja PNS. Sesuai dengan tugas yang diberikan kepada setiap CPNS Kementerian Kesehatan tahun anggaran 2019 maka disusunlah SKP sebagai syarat kelulusan CPNS. Adapun uraian kegiatan yang terdapat pada SKP yaitu: 1. Melakukan pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya 2. Mengelola arsip terjaga Kementerian Kesehatan 3. Mengubah arsip kedalam bentuk soft copy / file digital ( alih media) dengan menggunakan alat pemindai ( Scanner) 4. Memberikan pelayanan peminjaman kearsipan 5. Menyusun laporan pelaksanaan tugas sebagai pertanggung jawaban kepada pimpinan 6. Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan dalam rangka kelancaran kegiatan.

BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

3.1. Identifikasi Isu

Isu diidentifikasi berdasarkan pengamatan dan pengalaman bekerja di instansi Poltekkes Kemenkes Bandung dari bulan Januari 2021 sampai dengan bulan April 2021 sebagai arsiparis.Sebelumnya belum ada arsiparis di Poltekkes Kemenkes Bandung, ini tahun pertama adanya arsiparis, sehingga permasalahan yang dihadapi sangat kompleks mulai dari pengelolaan surat menyurat, penyusutan arsip, pengelolaan arsip aktif di unit-unit kerja dan arsip in aktif yang masih belum optimal pengolahanya. . Tetapi untuk pelaksanaan Latihan Dasar CPNS ini penulis akan membatasi bahwa bagian kepegawaian dulu yang akan menjadi prioritas dikarenakan waktu yang diberikan hanya 30 hari. Dikarenakan bagian kepegawaian ini yang sangat urgent untuk dilakukan pengelolaan arsip in aktfinya, misalnya arsip data pegawai , surat keputusan (SK), surat tugas capaian kinerja pegawai dll. , Agar target yang akan dilakukan tercapai dengan waktu yang singkat ini.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan / peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga negara, pemerintahan daerah , Lembaga Pendidikan, perusahaan , organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui Pendidikan formal, Pendidikan , dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. Tugas pokok seorang arsiparis meliputi pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, penyajian arsip menjadi informasi.

Ada 4 Jenis arsip yaitu:

1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung oleh pencipta arsip dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. Arsip dinamis terdiri dari 3 jenis yaitu arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya masih tinggi dan terus menerus. Arsip in aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun. Arsip vital adalah arsip yang keberadaanya sangat penting dalam keberadaanya tidak dapat tergantikan dan tidak dapat diperbarui.

2. Arsip statis adalah arsip yang tidak langsung digunakan dalam kegiatan pencipta arsip tetapi tetap disimpan karena memiliki nilai kesejarahan ,telah habis masa retensinya dan dipermanenkan. 3. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keamanaya dan keutuhanya. 4. Arsip umum. Adalah arsip yang tidak termasuk kedalam arsip terjaga.

Setiap hari arsip tercipta oleh pencipta arsip maka dengan semakin bertambah arsip setiap hari maka kegiatan kearsipan harus ditingkatkan

Berikut ini identifikasi isu yang dirumuskan: a. Belum Optimalnya penemuan kembali arsip ketika arsip dibutuhkan di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Arsip adalah rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga ,organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat,warkat, akta,piagam,buku dan lain sebagainya , yang dapat dijadikan bukti sahih untuk tindakan dan keputusan. Arsip mempunyai fungsi primer dan sekunder Begitu pentingnya arsip maka ketika arsip-arsip tidak ditata di simpan dengan baik maka akan menjadi masalah dikemudian hari. Berdasarkan pengamatan dan pengalaman yang terjadi di unit kerja , untuk penemuan kembali arsip membutuhkan waktu yang lama b. Belum Optimalnya kepatuhan peminjaman arsip oleh atasan / unit lain di bagian kepegawaian Direktorat Poltekkes Kemenkes Bandung Arsip-arsip yang dibutuhkan oleh atasan atau unit kerja lain ketika dipinjam waktunya lama bahkan tidak dikembalikan. Arsip akan selalu berperan penting dalam kegiatan organisasi , baik arsip dinamis yang tensi penggunanya masih tinggi ataupun arsip statis yang tensi penggunaanya sudah menurun. Arsip akan dijadikan bahan pengambilan keputusan atau kegiatan yang akan dilakukan selanjutnya. Atasan atau unit kerja lain meminjam arsip untuk penunjang kegiatan atau bahan pengambilan keputusan , permasalahanya pengembalian arsip terlalu lama atau bahkan tidak dikembalikan