COMUNICACIÓN PROCEDIMIENTO REALIZACIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS
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1. OBJETIVO Indicar los pasos necesarios para la realización de eventos académicos extracurriculares solicitados en la Facultad 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para las actividades de coordinación logística de todos los eventos académicos y culturales extracurriculares que se realizan en la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Colombia 3. CONDICIONES GENERALES El desarrollo de este procedimiento requiere que los solicitantes cumplan con los requisitos relacionados en el documento anexo “Plan de Eventos Facultad de Ciencias Económicas”, y presenten su solicitud con tiempo suficiente para lograr el evento.
4. RESPONSABLE (s) Los asistentes de la Unidad de Divulgación y Publicaciones son los responsables de coordinar la logística para la realización de los eventos académicos y culturales extracurriculares en la Facultad, bajo la supervisión del Vicedecano(a) Académico de Facultad
La programación del evento es responsabilidad de la dependencia que solicita la realización de la actividad.
La aprobación de eventos que requieran ejecución de presupuesto es responsabilidad del Consejo de Facultad.
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5. DESCRIPCIÓN Y ETAPAS El procedimiento de realización de eventos académicos se representa en el siguiente flujo grama:
Realización de eventos académicos Consejo de Facultad FCE O Dirección de Bienestar FCE
Asistente de Divulgación y Publicaciones
INICIO
El usuario realiza la solicitud de evento
1
Planear y ejecutar logística del evento
Si Se aprueba el evento?
3
Plan del evento
Resolución de Aprobación del CF
2 No
Contratación requerida del evento
Resolución de presupuesto
Remitir a proceso GAF
4 Informar a las partes interesadas
2a Recibir Inscripciones del evento
5
Registro de preinscripción al evento
Fin Supervisar desarrollo del evento
6
Aplicar encuesta de satisfacción
7
Generar informe del evento
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FIN
La descripción de cada una de las actividades se muestra en la tabla:
Cuestionario de eventos
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PROCEDIMIENTO REALIZACIÓN DE EVENTOS ACADÉMICOS ACT
DESCRIPCIÓN
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS/ REGISTROS
Inicio
La dependencia o grupo de trabajo realiza la solicitud del evento. 1
Los grupos de trabajo la realizan a la Dirección de Bienestar de la Asistente de Divulgación y FCE y las demás dependencias los realizan directamente con la
Publicaciones
N/A
Unidad de divulgación y publicaciones La dependencia encargada, Bienestar cuando se trata de eventos 2
de grupos de trabajo, Consejo de Facultad cuando son eventos
Consejo de Facultad,
grandes y que involucran presupuesto, aprueban la realización del
Dirección de Bienestar
Oficio de aprobación
evento. 2a
Se informa a las partes solicitantes sobre la negación en la aprobación del evento
Consejo de Facultad
Comunicado
Se realiza la planeación del evento, teniendo en cuenta: Horarios del
evento,
espacios
físicos
requeridos,
elementos
de
audiovisuales, elementos de papelería. Elaborar la tabla de costos para los eventos que requieren de presupuestos. Se realizan las actividades publicitarias correspondientes a cada uno de los eventos, teniendo en cuenta la aprobación del Consejo 3
Facultad. Se realizan las invitaciones por medio virtual o en papel y en casos
Plan de eventos
Asistente de Divulgación y Publicaciones
Resolución de aprobación del Consejo de facultad
necesarios se anuncian los eventos en periódicos y pagina Web de la Facultad. Se organizan los libros, revistas, artículos y otros elementos bibliográficos que se consideren necesarios para la realización del evento. Ejecutar la contratación requerida para el desarrollo del evento En los casos en los que el evento requiera de una contratación de 4
actividades o alquiler de lugares, se realizan los trámites para su contratación.
Asistente de Divulgación y Publicaciones
Resolución de presupuesto
Remitirse a proceso de Gestión Administrativa y Financiera 5 6
En los eventos de entrada con preinscripción el asistente lleva a Asistente de Divulgación y cabo el registro de las personas que quieren participar del evento
El asistente dirige y supervisa el desarrollo del evento, velando por Asistente de Divulgación y el cumplimiento del cronograma y la correcta ejecución del evento Al finalizar el evento se entrega un formato de evaluación de las
7
condiciones y desarrollo de la actividad a los asistentes, con el propósito de evaluar el grado de satisfacción de los asistentes
8
Publicaciones Publicaciones
Cuestionario de eventos
Publicaciones
(B-FCE - FT-03.001.001)
Publicaciones Fin
N/A
Asistente de Divulgación y
En cada uno de los eventos se realiza un informe de asistencia Asistente de Divulgación y con el fin de medir el éxito de cada uno de ellos.
Registro de preinscripción al evento
Informe de eventos
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Anexo 1. PLAN DE EVENTOS 1. PLAN PRE EVENTO
1.1. Temática y Objetivos del Evento (Conferencia, Foro, Seminario, Simposio o Congreso). Informe académico: Tema, objetivo general, objetivos específicos, temáticas y público al cual va dirigido. Cómo fortalece a la academia 1.2 Público al cual esta dirigido (entrada libre, estudiantes, docentes, investigación, etc.) 1.3 Conferencistas o Ponentes:
Número de Conferencistas o ponentes para cada evento.
Perfil de cada uno de los conferencistas o ponentes.
Titulo y resumen de cada conferencia o ponencia. (Forma de la presentación y formato)
Agenda (Horarios, duración, orden en se va realizar)
Hospedaje: Separar habitación en el hotel
Alimentación en el hotel y fuera de este.
Viajes: Separar vuelos (en el caso de internacionales)
Gestionar itinerarios de cado uno de los conferencistas o panelistas que asisten al evento. (Aeropuerto, hotel, auditorio) Así mismo como los espacios culturales o de divertimento a los cuales se llevarán.
Agenda de los conferencistas durante el congreso
Traslados internos.
1.4 Auditorio o lugar donde se realice el evento:
Confirmar y separar auditorio (anticipación necesaria)
Para cuantas personas se encuentra habilitado
Puesta en escena en que se harán las Conferencias, Seminarios o ponencias.
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Ubicación de Pendones. (Dentro y fuera del auditorio)
Ubicación zona de refrigerios
Ubicación de mesas de inscripción o verificación. (Organización de las mismas)
Ubicación de los Stands (número de stands)
Ubicación (Conferencistas, invitados especiales, Decanos, etc) y público en general.
Lugar habilitado para ruedas de prensa (en el caso en que sea necesario)
Verificar los equipos necesarios y su ubicación dentro del Auditorio (Video beam, micrófonos, amplificación, traducción simultanea)
1.5 Evento
Definir organización para los segmentos de preguntas.
Designar las labores que desempeñará en todas las fases del evento.
1.6 Divulgación y Difusión
Realización de folletos, material informativo del evento, página web en el caso en que sea necesario:
Cotización y Realización del arte grafico o diseño de los folletos, material informativo, afiches, pendones, escarapelas, invitaciones, carpetas y (página web)
Cotización e impresión de folletos, afiches, pendones, escarapelas, invitaciones, carpetas (Tipo de papel, a cuantas tintas, tamaño, diagramación etc)
Página web (si es necesario)
Actualización de bases de datos (Nombre, cargo, dirección oficina o casa, teléfono fijo, tel. celular, correo electrónico empresa y personal).
Bases de Datos: Estudiantes, profesores, investigadores, gremios, empresas privadas y públicas, organismo estatales, Facultades de la universidad, facultades de otras instituciones universitarias.
Gremios: Directivas, oficinas de comunicaciones o de prensa.
Envío de la información a estas dependencias por correo electrónico y/o correo físico.
Enviar afiches, folletos o material informativo a instituciones privadas, públicas, gremios y universidades.
Publicación en la página web del CID o Facultad
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1.7 Divulgación Medios de Comunicación
Actualización de bases de datos (Nombre, cargo, dirección oficina o casa, teléfono fijo, teléfono celular, correo electrónico empresa y personal).
Bases de Datos Bogotá (Medios impresos, radiofónicos, televisivos): Editores económicas, editores de otras áreas, periodistas sección económicas o dependencia necesaria para el evento.
Base de datos Regionales (Medios impresos, radiofónicos, televisivos): Editores
económicas,
editores de otras áreas, periodistas sección económicas o dependencia necesaria para el evento.
Realización de Boletines de prensa e informativos del evento y sus actividades. (De acuerdo con las temáticas y objetivos del evento, para cada tipo de medio)
Realización de ruedas de prensa, actividades de divulgación y envío de los boletines a cada uno de los medios (Masivos, regionales, locales e interuniversitario).
2. PREPARACIÓN DURANTE EL EVENTO 2.1 Habilitación del lugar donde se realizará el evento:
Instalación de la mesa de inscripción.
Instalación de Stands. (Cuantos y que necesitan: pendones, afiches, mesas etc)
Instalación de Zona de Refrigerios.
Instalación de la presentación (forma en que se realizará la conferencia)
Instalación de las banderas y pendones (Dentro y Fuera del auditorio)
Instalación zona de invitados importantes, decanos y conferencistas.
Instalación equipos de audio, video beam, equipos para la traducción simultanea, computadores para las presentaciones, prueba de presentaciones.
Instalación de la sala o el auditorio para las ruedas de prensa (dependiendo del evento).
2.2 Comunicaciones
Realizar guión del evento ( en el caso en que sea necesario)
Realización del material informativo que se entregará a los participes del mismo. (agenda y boletín informativo)
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2.3 Evento
Entrega de las Escarapelas que lo acreditan como participante del evento (En el caso sea necesario)
Entrega del material informativo del evento, agenda, temas, conferencistas, horarios y actividades alternas.
Entrega de las memorias del evento a cada uno de los participantes al evento. (En el caso en que sea necesario)
3. PREPARACIÓN POST- EVENTO 3.1 Retroalimentación y comunicación del evento
Recopilación de toda la información del evento para realizar las memorias del mismo.
Actualizar bases de datos de los asistentes al evento.
Recopilar y almacenar toda la información de divulgación del evento.
Recopilar y almacenar la información de las conferencias, ponencias y actividades del evento.
Evaluación del porcentaje de asistencia al evento.
Realizar boletines de prensa con información que demuestre los resultados de este evento. (Medios masivos, regionales, locales e interuniversitarios)
Difundir por medio del correo electrónico y la página web los resultados del evento o memorias.